档案分类与管理(精选8篇)
时间：2023-08-05
时间：2023-08-05
关键词：档案管理系统 档案借用 档案归还
中图分类号：TP314 文献标识码：A 文章编号：1007-9416(2012)07-0215-01
1、引言
随着科学技术的不断提高，计算机科学日渐成熟，其强大的功能已为人们深刻认识，它已进入人类社会的各个领域并发挥着越来越重要的作用。作为计算机应用的一部分，使用计算机对员工档案信息进行管理，具有手工管理所无法比拟的优点。
2、系统功能分析
本系统主要任务是对档案进行分类和分柜管理，还可进行档案借用和档案归还管理。另外还提供友好的用户操作界面，并且具有密码和权限管理功能。其功能主要有如下几项：
(1)密码和权限管理功能，不同权限的用户具有不同的操作权利。
(2)应用程序与数据卡服务器连接配置功能，用于在应用程序中配置SQL Server 2000数据库服务器名和档案管理系统数据库名。
(3)档案分类资料录入，包括分类序号、档案分类名、档案分类所属部门、备注、建档人员、建档日期、修改人员、修改日期。
(4)档案柜资料录入，档案柜号、档案柜名称、备注。
(5)档案记录录入，包括档案编号、档案名称、档案柜号、档案人姓名、档案人工号、修改人、修改日期、建档人、建档日期、正文页数、附件件数、附图张数。
(6)档案借用记录录入，包括档案编号、档案名称、借用人员、借用日期、备注。
(7)档案归还记录录入，包括档案编号、档案名称、归还人员、归还日期、备注。
(8)档案分类资料和档案柜资料记录的修改和删除功能。
(9)档案记录的修改、删除和组合查询功能。
(10)档案借用和归还记录的修改、删除和查询功能。
3、系统主要窗体详细设计
3、1 档案管理窗体设计
档案管理窗体是档案管理系统的核心，在这里可以增加、修改、删除和查询记录。在“档案管理”窗体中，档案分类信息表的档案分类名称字段记录会显示在树状检视元件TreeView对象的档案分类节点下。双击档案分类名，程序自动从档案记录信息表中提取双击档案分类名的所有档案记录，显示在右边的DBGrid对象里。单击“增加”按钮可以在选择的档案分类名下增加一条档案记录，其中建档人员、建档日期、修改人员和修改日期字段自动填写为档案分类记录中的对应字段值。与创建档案分类管理窗体一样，将窗体命名为“F_Manage”，对应“Archives_Manage、pas”单元文件保存。档案管理窗体如图1所示。
3、2 数据记录组合查询窗体设计
本系统具有通用性组合查询窗体。在档案管理窗体中单击“查找”按钮打开“数据记录查询”窗体。选择了查找字段和查找条件，再输入或选择查找值，单击“增加”按钮可以增加一条参数查找条件记录。参数查找条件记录显示在列表检视元件ListView中，在列表检视元件ListView第一列上选中一条参数查找条件记录，单击“删除”按钮可以从ListView对象中删除该记录。添加好参数查找条件后单击“查找”按钮，执行查询操作。也可以单击“全部数据”按钮来提取得到所有档案记录。查找字段下拉列表框使用了ComboBoxEx控件对象，与ImageList搭配使用，在每一个列表项前可以显示图标。查找条件列表使用了ListView控件对象，它可以实现资源管理器右半边的四种显示方式。
3、3 档案借用和归还窗体设计
当“档案借用和归还管理”窗体开始时，档案编号文本框处于不可编辑状态，单击“增加”按钮，档案编号文本框处于可编辑状态。在档案编号文本框中输入想借用的档案编号，并且自动启动过滤功能，如果档案在档案记录信息表存在，则会自动填写档案名称字段值。此时才可以单击“保存”按钮来增加一条档案借用记录，如果输入的档案编号在档案信息表中不存在，当然也就没有借用档案之说了。单击“档案归还管理”属性页，可以方便地切换到档案归还管理操作界面，其操作过程于档案借用管理差不多。档案借用和归还管理窗体如图2所示。
4、结语
该档案管理系统给预拌混凝土企业的管理工作带来了极大的方便，为企业档案管理提供了有效的管理工具，提高整个部门的工作效率、技术水平和管理服务水平。
参考文献
[1]张增强、Delphi7实用教程、第一版第三次印刷、北京:中国铁道出版社,2003、5、
（一）对档案工作重视程度偏低。一般来说，企业只注重经营这一个“一线”业务，却忽视了档案与后勤这一类型的“二线”业务，档案管理人员往往是由企业其余的人员兼职，而档案设施与库房等准备也不够齐全。
（二）管理水平无法跟上发展要求。由于企业档案制度健全度偏低，缺少档案管理方面的有效措施，使得档案人员无法及时掌握法规规范；甚至出现部分企业未进行各个部门资料的收集整理，也就无法涉及档案的规范整理与利用。
（三）繁多的档案门类，制约管理效率。在《工业企业档案分类试行规则》中，企业的档案管理分为专门类、科技类、管理文书类等方面，又设置有一级类目十个，二级类目若干个，但是各种档案立卷归档的方式有所差异，因此，很难掌握新门类档案的归档问题。
（四）档案人员素质跟不上档案工作提出的要求。总体来说，大部分档案管理人员都属于“半路出家”，绝大部分档案管理人员都达不到档案管理业务水平的基本要求，更谈不上高水平管理。
二、办公室档案管理规范化的有效途径
面对企业档案管理工作规范化现状时，提出以下几点措施，能够让相关的人员认识到办公室档案管理工作规范化的重要性，提升办公室档案管理效率。
（一）规范档案管理程序。管理程序化是档案管理规范化最明显的特征。对于档案的立卷、存档以及调档等档案工作开展时，需要制定相匹配的工作流程，并且在实际环节严格地遵守程序要求，确保每一道工序都能做到真实、准确，并且还有专门的负责人监督。另外，尽可能简化档案管理程度，在满足管理效率与管理质量的前提下，简化工作程序，避免管理人员花费过多的精力与时间在档案管理上。
（二）紧跟时代步伐，完善档案管理设施。档案管理工作效率会受到档案管理设备的直接影响。无论是任何企业，都应该认识到只有投资才能有所回报。目前，档案管理逐渐朝着数字化信息管理的模式前进，这不仅能提高档案的安全性，同时也避免纸质档案的过渡消耗，并且相比传统的管理模式，更加的高效、便捷。在档案管理工作开展时，应紧紧贴近时代潮流，引入最新的管理方法与设备，在培养人员实际操作能力的同时，提升档案管理系统的应用能力，确保工作人员将理论与实际相互联系，提升档案管理工作效率。对于企业而言，只有认识到档案管理运转效率提升对企业发展的重要性，能够及时地更新工作设备，才能提高档案管理工作效率。信息化的档案管理是为了合理地运用信息，最大化信息作用。当今社会强调智能化管理，这也是社会发展大势所趋。在有限的财力之下，审时度势、深入调查，确保信息化建设最核心的部分能够得以有效运转，确保硬件设施与档案管理工作人员的工作保持最大程度的贴合，如此才能迎合可持续发展的要求，为企业发展奠定物质方面的基础。
（三）注意档案信息开发利用，做好信息的反馈与收集。开展档案管理是为档案的利用服务。在做好管理的同时，档案管理人员还应调整原本被动的服务方式，转变成主动出击，完善档案的开发与利用，可以编写《机构沿革》《大事记》等档案，利用定期的分析、汇集相关的参考材料，以便领导和相关部门在工作决策是有一定的参考依据。此外，重视档案利用信息的反馈与收集。在日复一日的工作中，档案人员从事了大量的工作，而成果的利用、信息收集作为档案工作的延伸，也能够成为最佳的工作成效证明，因此，注重信息开发利用，就成为档案管理的核心。
（四）提高档案管理人员的素质。档案管理规范化工作的开展与办公室档案管理人员的素质之间是相辅相成的。提高管理人员的基本素质，就能规范化档案管理工作，同样，在档案管理工作规范化开展的进程中，也能提高档案管理人员的基本素质。提升档案管理人员的综合素质，不仅仅是专业素质与技术能力水平，同时，档案工作责任重大，涉及到企业的机密，思想品质也是档案管理工作开展不可或缺的一部分，保持档案管理人员过硬的技术、高度的政治可信度也成为企业规范化档案管理必备条件。
三、结语
关键词：教务管理；信息化档案；规范化
随着科学技术的不断发展，传统的手工档案已逐渐被信息化档案所替代，其管理的方式方法也同样出现了信息化趋势，在档案的收集与整理，包括使用方面都越来越表现出自动化、网络化与实时性等特征。这不仅减轻了相关管理人员日常的工作负担，同时使得档案在查询与共享上也变得十分简单与便捷。教务管理工作是保证学校教育教学机制正常合理运行的枢纽，教务档案则为学校的教育教学在资料查证参考、数据统计分析及管理控制决策方面提供了重要且真实的数据资料，同时也为教学评估分析提供真实的数据支撑与评价依据。随着近年来高职教育的不断开展，其办学规模不断扩大，教学模式也得以不断丰富与更新，其教务信息档案也变得越来越重要。它从客观层面上反映了一个学校的整体教学管理水平，规范化的教务信息档案管理将为学校更好地开展教学提供基本保障。
一、教务档案管理工作中存在的问题
教务信息档案是学校教育教学中一种特殊的工作资源。它不单提供数据资料的查证，还可以为学校在管理决策上提供重要的数据分析与数据支撑。因此它是学校发展的一项重要的数据资源。但目前在教务信息档案管理工作中仍然存在一些档案管理的共性问题以及信息化管理所带来的特殊问题，主要体现在以下几个方面。
（一）部分教务管理人员档案管理意识不强
目前，部分学校的教务管理部门，尤其是学校内部的各个教学部门在教务管理工作中并没有安排或设立专门的教务档案管理人员。一般由教务管理人员来对相应的教学教务档案进行管理，而这些管理人员并没有经过专业的档案管理相关知识培训，或因教务教学管理工作所累，档案管理意识不强，没有更多的精力去面对繁杂的档案管理工作，从而造成了档案归档不及时、档案管理不规范、档案遗失等问题。
（二）档案管理规范及分类标准不统一
教务档案应根据学校在教育教学内容和形式对其所产生的归档件进行相应的分类，并对归档的形式进行统一。但目前仍然存在档案整理没有统一的分类标准和存档形式，大多是按照各个教务管理人员平时的工作习惯对档案进行存档归类，从而造成了在档案收集和数据调用的时候出现资料数据查询困难或有重复数据产生，使得档案的整体利用价值下降，同时降低了工作效率。
（三）信息化档案管理人员专业能力不高
随着时代的不断发展，档案信息化被越来越多地运用到教务档案管理工作中。但在教务档案信息化管理方面，由于大部分教务教学部门很难找到信息化管理能力和教务管理能力同时都能够达到要求的工作人员，而又没有足够的人手和精力去对工作进行分解，从而在信息化档案管理操作能力、信息化系统使用及维护能力、信息化档案安全保障等方面产生诸多问题。
（四）档案信息化管理工作还需进一步规范
档案管理工作在部分学校已经有一套基本的管理规范，但随着信息化档案运用越来越普及，对其信息化的管理从工作流程到具体工作内容仍然需要进一步完善，如信息化档案的存档与提交，通过什么载体对信息化档案进行共享与，信息化档案如何与纸质档案进行相对统一管理等方面都需要设立相应的管理流程及规范。
二、规范教务信息化档案的构成与分类
高职教务管理信息化档案是学校在各级教学及管理实践活动中所形成并具有一定价值的文字、表格、图表、图像、影音视频等相关电子档案；随着电子信息化的飞速发展，其文件类型也在逐渐增多，但无论其如何增加，教务信息档案仍然应该按照教务档案管理的规范进行相应的分类，以方便将来对这些档案进行查找与分析。
（一）教务档案的分类
关于教务档案如何分类，不同的院校可能会根据不同院校的教学特点以及教务管理人员平时的工作习惯进行不同的划分。笔者认为，从教务教学管理的日常工作内容和工作性质上来看，教务管理档案主要分成教务行政职能管理档案、教学管理档案及学生学籍档案三大部分，确定这三大类档案后再根据各院校不同特点进行相对细化。
1、教务行政职能管理档案
此类档案主要应包含国家相关的法律法规、管理条例、政策及实施细则等相关规定，学校及各院系有关教务教学管理的各项规章制度及实施细则，学校及各院系教务及教学管理相关工作人员的相关档案等。
2、教学管理相关档案
此类档案主要应包含各专业的专业建设、课程建设相关文件资料，各类课程开课及课程安排相关信息，教学实施与教学过程控制相关内容与信息，教学研讨、专业人才培养方案制定规划相关记录，各类考试安排与考务管理相关表格文档，各类学生竞赛文件、照片、视频等相关资料，教学质量情况调查统计及教学设施设备的采购与管理等相关材料档案。专业建设方面，相关档案资料可细分为重点专业建设与普通专业建设相关材料、专业建设调查报告与专业建设相关规划以及各专业的人才培养模式及计划进程等。考试管理方面，相关档案资料可细分为各类课程考试安排及考务管理相关表格、考试试卷及各类考核成绩档案，学生参与各类职业资格证书考试、英语、计算机等部级考试相关信息表格等相关档案。课程建设方面，相关档案资料则可细分为精品课程、公共课程、专业课程建设相关文档表格资料等。课程建设方面档案包含的种类较多，其存档形式应以课程为单位分别包含了课程教材建设材料，课程师资（包含教师的个人相关资料）及教学团队相关材料，课程相关教学文件、课程标准、授课计划、教案、课程演示文稿总结等相关材料，学生的实习实训作业及相关照片、视频，同时还应包含实践课程等相关信息资料档案。
3、学生学籍信息档案
此类档案主要应包含学校及各专业每学年的新生录取情况报表，学生相关电子照片、身份证复印件或扫描件，各专业班级情况表，每学期学生注册登记及学籍异动情况表，每学年毕业生情况信息表等相关信息档案。
（二）高职院校教务档案分类
随着高职院校的不断发展，在原有的理论教学基础上，高职教育越来越注重学生的动手操作能力与实验实训及创新能力，实践教学、顶岗实习越来越多地融入到高职教学范畴中来。教务档案管理本身就涉及学校在教育教学中的方方面面，是一个复杂的管理过程。若在原有的教务档案管理分类的基础上对这类档案进行规整的话，不但增加了档案规整的复杂性，容易产生错误，同时在档案整理与查询方面也增加了不小的难度。笔者认为，在高职教务档案管理分类上，应在原有的教务档案分类基础上再增加一项“校企合作与实践实习”信息档案类别，从而能够更好的对高职教育在校企合作及实践实习方面的教学档案进行整体的分类管理。这其中可包含校企合作相关规章及协议、校企合作“订单班”人才培养方案模式与计划、企业专家讲座教学、企业实践教学、学生顶岗实践实习及企业专家信息资料等相关信息档案。
三、教务信息化档案管理的规范性
高职教务信息档案不但涉及到学校日常教学中方方面面的信息，同时在校企合作、学生实习实践等方面也会产生大量的信息档案，因此在管理方面一定要采取必要的规范化措施以保障档案管理工作能够有条不紊的进行。
（一）规范信息化档案的类型
教务档案管理是一项严肃的工作，必须保证真实性，然而随着信息化水平不断提升，其文件载体与文件类型也多种多样，这在一定程度上影响了教务信息档案的统一性，对档案的收集与整理也造成了很大的困扰，同时也增加了档案的数据分析难度。因此，在教务信息档案管理过程中，必须要严格规范其文件存储类型和操作载体，以保证信息档案文件的统一性。
（二）规范信息化档案的文件命名格式
规范信息档案的文件命名格式，主要是为了方便档案有效的归类与查找，同时可以有效地避免档案的重复存储造成的数据冗余。
（三）规范信息化档案管理的操作流程
任何的管理模式都必须要有一套规范性的操作流程，在当前信息化的条件下，档案的收集整理与检索统计等工作，都可以利用自动化的信息技术来高效完成。这大大提高了档案管理人员的工作效率，从而能够最大限度地发挥信息技术的效能。
四、教务信息化档案管理的安全策略
当前，是信息爆炸的年代，信息载体随处可见，这也给教务档案管理工作带来了变革，使得其信息的查询与共享没有了时间与空间的概念。由于当前网络环境复杂，部分教务档案管理人员的安全意识不足，且教务档案有其一定的隐私性，因此，加强教务信息档案管理的安全意识变得尤为重要。
（一）加强教务档案管理人员的安全意识培训
通过多种渠道和方法对档案管理人员进行专业及能力培训，提高其计算机应用及软件操作能力，同时也要增强其安全防范意识。如不要将各种管理档案存放在公共的网络平台上，每一台服务器、计算机要确定其安全保障范围，服务器和计算机要有专人进行管理并设置相应的安全口令。
（二）从技术上完善安全防范措施
在教务信息档案系统中，设定专属的用户账户、权限及口令，规定和限制访问用户的合法性及操作权限。由专人通过定时备份和及时备份等相关手段，保存好教务信息档案相关数据，确保档案信息在遗失或系统瘫痪后能够以最快的速度恢复。教务档案管理的最终目的是更好地为学校的教育教学提供服务。在完善教务信息化档案管理工作的同时，我们还应该强化教务档案管理人员的管理意识，加强其档案管理的业务能力，强化管理流程和管理规范，从而使得教务档案管理工作能够更加规范、有效且顺利地开展。总之，教务档案管理工作是学校教学管理工作的基础，而教务信息化档案只是教务档案中的一部分。档案的信息化管理只是为档案管理工作所提供的一种工具，并不是档案管理的全部，因为纸质档案具有明显的原始性、真实性和权威性，这是信息化档案所无法替代的，如“学生相关信息”、“校企合作协议”和“相关的审批材料”等。因此，我们在对教务信息化档案进行规范管理的同时，一定要坚持重视纸质材料档案的存档与管理，并要做好两者之间的相对统一，以免在档案查找、利用、检查与评估的过程中出现材料缺失等相关问题。高职院校的不断发展和科学技术水平的不断提高必然会对高职院校的教务档案管理工作提出更高的要求。我们一定要充分利用现代化的资源和方法，科学有效地管理好教务档案，使其能够在学校今后的发展中发挥更大的作用。
作者:王田荣 单位:南京城市职业学院
参考文献:
[1]李文华、高校教务档案的功能及规范化管理[J]、中国成人教育,2010(16):36-37、
[2]叶建国、论高校教务档案管理[J]、考试周刊，2011(15):191-192、
关键词：城建档案馆；档案全宗；客体全宗
我国的城市化规模逐渐扩大，城市化发展迅速，为我国的城建馆档案工作带来了不小的考验，为了能够做好城建档案的管理，需要不断增强城建档案的管理水平，本文主要论述城建档案馆档案的全宗设置相关问题。
1 城建档案馆档案全宗设置的重要作用
由于当时城建档案种类单一、数量不多，城建档案利用工作以保密为主，服务对象主要是政府机关，因此，这种管理模式尚能满足城建档案工作需要。然而，随着社会发展与科技进步，城建档案的种类日益丰富、内容日臻完善、数量急剧增加，城建档案服务对象除了政府机关外，还有社会各界和广大民众。为了顺应形势的发展需要，城建档案分类体系在城建档案管理实践中也随之发生了变化，城建档案的收集、整理、编目著录、保管、鉴定、统计、检索、提供利用等一系列管理活动都以“建设工程项目“为单位进行。“建设工程项目“是城建档案工作者在具体城建档案工作实践中探索出来、适应城建档案工作发展要求的分类单位，具有其合理性和可操作性。为了对这种客观存在的事实给予理论上的诊释，可以考虑在城建档案馆设置档案“全宗“。
2 城建档案馆档案全宗设置相关问题分析
2、1 城建档案馆档案全宗设置的理论基础
新中国成立后，从苏联引进的传统全宗定义对我国档案工作实践与理论研究产生了巨大影响。然而随着实践的发展，传统全宗理论对实践中出现的新问题难以给出圆满的答案。如与传统全宗按来源原则（主体）分类不同，城建档案馆中的大型档案有机整体是按客体事物（建设工程项目）分类的。同时，传统的全宗理论仅规定了综合档案馆中的文书档案的全宗划分原则，对城建档案馆等其他各类档案馆保管的档案没有作出明确规定。
2、2 城建档案馆档案全宗的设置
工程建设项目大多由有关主管、建设、监理、施工、设计、勘察测绘单位等多个主体参与，从城市建设专业角度围绕着具有相当规模而又相对完整、独立的建设工程项目展开的社会实践活动，可以将在这一过程中所产生的档案有机整体看成是以客体为中心组织社会活动所形成的客体全宗。
城建档案馆并非只有客体全宗而绝对没有主体全宗。一般情况下，城建档案馆自身作为一个立档单位收藏的本单位具有永久保存价值、能够全面反映木单位历史发展状
况的档案（一般城建档案馆具有相对独立的社会职能，并主要以自己的名义对外行文，可以构成主体全宗立档单位），应该组成主体全宗。
2、3 城建档案馆档案全宗的划分
由于主体全宗就是我国传统观念中的全宗，所以城建档案馆主体全宗的划分，可以大体上参照现有的传统全宗理论进行。
对城建档案馆客体全宗进行正确划分，首先，要明确立档单元的概念和立档单元的构成条件。立档单元是指客体全宗据以组建的核心的名称。构成立档单元的条件必须是：（1）在一定范围、层次、级别内自成系统，具有完整性；（2）具有一定规模，因而相关的文件具有相当数量。
在城建档案馆，应以一个自成体系、相对独立而又具有相当规模的建设工程项目为基木立档单元组成客体全宗，而建设工程、单位工程、分部工程等则只能作为建设工程项目的组成部分，不能独立构成客体全宗。至于工程准备阶段档案、监理档案、施工档案、竣工图档案、竣工验收档案等只能作为该项工程档案的各个组成部分，也不能独立构成全宗。
这里需要说明两个问题：第一，“建设工程项目“并非存在于传统城建档案分类体系所有大类之中。一般来讲，仅仅在市政工程类、公用设施类、交通运输工程类、工业建筑类、民用建筑类、名胜古迹园林绿化类、县（村）镇建设类、人防军事工程类、水利防灾类等大类才有。例如，综合类档案主要由与城建档案工作有关的文件组成；城市勘测类档案主要由与地质、测量等有关的图纸组成；城市规划类档案主要由与城镇规划有关的文木和图纸组成；城市建设管理类档案主要由与土地、规划、建设等有关的文件和图纸组成；环境保护管理类档案主要由与环境管理和保护有关的资料组成；城市建筑科学研究类档案主要由与城市规划、建设、建筑科学技术以及城市现代化管理有关的资料组成；工程设计类档案主要由与城市工程建设有关的设计文件组成；地下管线类档案主要由与城市地下、给水、排水、排污、供气、供热、供电、电讯、军事、工业输送管线及附属设施有关的文字材料和图纸组成；声像类档案主要由反映工程建设概况的照片和反映城市发展风貌的声像编研成果以及地下管线光盘组成。以上所列举的几个大类中，都不包含“建设工程项目“，这几大类档案就不能以“建设工程项目“为基本立档单元组成客体全宗。
第二，组成“建设工程项目“的档案可以是跨类别的，它可以跨越传统分类体系的大类。不存在“建设工程项目“的几个大类中的档案可以与存在“建设工程项目“的几个大类中的档案互为交叉或补充。例如，城市勘测类、城市规划类档案可以是县（村）镇建设类同一“建设工程项目“档案的补充；城市建设管理类档案可以是市政工程类同一“建设工程项目“档案的交叉和补充；地下管线类档案可以是工业建筑类同一“建设工程项目“档案的补充等等。
3 城建档案全宗设置的创新
无论是城建档案归属与流向办法，还是建设工程文件归档范围规定，城建档案馆没有、也不可能对一个建设工程项目全过程形成的档案面面俱到地予以接收和保管。事实上，有相当一部分档案资料由建设过程中形成档案的相关单位保管，而城建档案馆馆藏中并没有这些档案。这部分档案也是一个完整的“建设工程项目“的有机组成部分，理应与馆藏档案一起组建城建档案“客体大全宗“。
通过信息化，把“客体大全宗“城建档案信息以数字化的形式存贮，在搭建先进完备大容量存储平台（数据库）的基础上，建成全市性、超大型、分布式、规范化、可共享的“客体大全宗“城建档案信息资源数据库，以城建档案馆为城市建设信息资源管理和咨询服务利用中心，对城建档案信息资源实行集中统一管理，通过网络平台进行信息传递和信息交流，向用户提供包括原文在内的“客体大全宗“城建档案信息产品，支持用户对“客体大全宗“城建档案信息的有效访问、检索和查询利用，实现“客体大全宗“城建档案信息资源全社会共享。
结束语
综上所述，在城建档案馆，档案全宗设置为客体全宗与主体全宗，即反映专业活动状况的，主要由客体全宗构成；反映进行专业活动的主体单位历史活动面貌的，主要由主体全宗构成。根据社会客观需要，城建档案馆应该以客体全宗为主组织馆藏。
参考文献
[1]何嘉荪，傅荣校、文件运动规律研究-从新角度审视档案学基础理论[M]、北京：中国档案出版社，1999，9：197、
关键词：水利工程；施工建设档案；档案管理；评价指标；管理流程 文献标识码：A
中图分类号：G271 文章编号：1009-2374（2017）06-0262-02 DOI：10、13535/ki、11-4406/n、2017、06、131
水利工程施工建设档案是保证水利工程质量安全和可维护性的重要参考资料，所以水利工程施工建设档案管理工作一直以来都是承建单位在施工建设中的重要内容。某工程渠道长68、46km，设计引水流量350m3/s，最大引水流量500m3/s，该渠道1标段长5、848km（桩号4+085～9+909）。渠道纵穿多条支流、公路和居民区，施工复杂度高，地质条件复杂。在建设过程中参与单位众多，包含了勘察设计单位、承建单位、材料供应商、设备供应商、监理单位等，工程资料类型众多、结构复杂，所以对于资料的收集、整理、分类、归档等一系列的档案管理工作对于工程的开展与后期的维护具有非常重要的意义。
1 档案管理工作的内容
1、1 档案管理组织
档案管理要有独立的办公室和专业的档案管理人员，档案管理办公室要符合档案管理要求，包括档案保管要求，防水、防火、防潮等，还包括档案应用要求，配置打印机、复印机、扫描仪、计算机等。档案管理人员要具备档案专业管理技术资格，熟悉水利工程施工建设全过程业务的开展顺序与流程，通常配置两名以上工作人员，可做到相互帮助与监督。
档案管理制度是档案规范化管理的有效保证，包括档案接收制度、档案保管制度、档案利用制度、档案安全制度和档案统计制度等。档案的分类与归档要具体到项目的个体单位，设立档案保管期、责任人和工作节点目标。档案管理经费由各项目的工作单位提供，将其纳入单位工程年度经费预算中。
建立档案管理保障措施，明确档案管理工作流程：（1）明确工程档案的质量、份数、移交审批制度；（2）档案管理的收集与整理工作要与水利工程施工进度和施工质量控制同步；（3）单元工程质量验收时，验收资料归档要具备完整性；（4）已验收的部分工程档案，在十日内必须完成归档、整编；（5）建立自查制度，将其纳入部门考核。
1、2 档案管理整理、分类与归档
档案的管理、分类与归档要保证文件资料的完整性、准确性、系统性。在水利工程施工建设开始前，就要收集工程开工建设的有关资料，其中包括施工技术资料、材料与设备资料、质量评定与验收资料等。施工建设过程中，要及时对文件的施工图、施工合同、施工规范标准等进行收集，保证文件材料与施工进度同步。档案的保存形式多种多样，对于纸质文件要保证材料的字迹清晰、图表整洁，签字审核手续完备。电子资料要进行备份，可采用刻盘等方式进行保管。标注的案卷名称要简洁准确，目录编制规范，便于快速定位档案位置。档案的分类要根据水利工程施工建设的内容进行科学的划分，如综合类档案、合同类档案、进度控制资料档案、质量控制党刊、施工管理档案、生产控制档案等。
要求工程建设的参与单位各职能部门要按时、按要求归档，移交各完成的工程档案或者是根据施工需要调取档案时要建立严格的审批制度，按照用户需求移交有关工程档案。使用完毕后，要及时归还。工程档案的收集与整理要根据工程节点设置考核办法，保证完成各节点的档案整编目标。
1、3 档案后期管理
档案从工程部门接收后到档案室要进行档案的保存与统计，保存时要在档案柜架上清晰的标出档案的内容，根据档案归属分类保存。档案柜及档案柜上的资料要整齐摆放，统一间距，档案数量要与目录数量相吻合，定期进行档案检查，落实三防工作，保证档案的保管安全性。
档案利用时要根据目录进行档案定位，在信息化档案管理过程中，可通过软件系统通过关键词定位，找到档案所在位置。档案的编研工作是对水利工程施工建设过程中的重要事记、科研成果、基础资料等进行汇编，使档案更加规范，做到能够合理开发和利用。
目前的档案管理中，使用档案管理软件辅助管理已经成为了一种重要的档案管理手段，将档案的案卷目录、文件级目录、档案简介等建立数据库，归档的电子文件直接存储在服务器中，建立双活数据中心，保证电子文件的安全性和7*24小时可利用性。
2 档案管理评价
2、1 评价方法
档案管理评价是以《水利工程建设项目档案验收管理办法》和《水利工程项目档案管理规定》等文件为依据，根据水利工程施工建设项目的具体情况建立档案管理评价指标体系，拟定评价阈值、指标等参数，并采用层次分析的方法M行综合评价。层次分析结构可划分为三个层次结构，包括目标层、准则层和指标层。其中目标层A作为档案管理的综合评价，准确层B1为档案管理组织机构，B2为档案整理、划分与归档，B3为档案接收后的管理。指标层是以实际情况确定管理指标，Cij（i，j=1，2，…，n），指标内容包括：档案管理组织机构下分的管理机构人员、档案管理设施、档案管理制度、档案管理经费、档案管理保障措施；档案整理、划分与归档下分的文件资料完整性、文件资料的准确性、文件材料的系统性、归档与移交、节点目标完成情况；档案接收后的管理下分的档案保管与统计、档案利用、档案信息化和档案管理标准化等。
2、2 指标系数
指标系数依据档案管理工作检查过程中的实际情况，以及管理规范文件的评分标准，采用了等间距分级法确定系数标准。评价指标与分值如表1所示：
档案管理的评价方法与指标系数对某工程渠道的档案管理工作进行权重分析，得到档案管理综合评价指数G=0、92，评价为优良；准则层中档案管理组织结构G1=0、89，评价为合格；档案整理与归档G2=0、93，评价为优良；档案归档接收后的管理G3=0、92，评价为优良。
3 结语
水利工程施工建设档案是水利工作中不可或缺的重要资料，它不仅能够辅助工程建设顺利完成，而且是竣工后的维护与保养的重要参考依据。所以作为水利施工企业在进行水利工程建设时，必须要完善档案管理工作内容，提高档案管理水平，保证所建设的水利工程有档可查、有据可依。
参考文献
[1] 严杰、浅谈大型水库水利工程建设档案管理[J]、工业b，2015，（31）、
应该说，进入21世纪，人们处于一个纸质与电子、模拟与数字共存的状态，处于传统管理向现代管理转变的过渡转型期：档案馆内部存有大量的纸质档案、缩微胶片、录音和录像带等各种载体的实体档案，档案馆新接手的档案既有各种形式的电子信息，也有大量的纸质档案。在这个特殊时期，档案载体形式多元化、管理工作复杂化、技术手段多样化、服务利用个性化成了现实的挑战，而档案管理的组织和队伍却很难随之更新和发展。因此，随着档案资源和档案信息管理规模的不断扩大，档案信息的管理问题势必引起社会的高度重视，引起档案工作者思考同一的管理思路，兼顾所有载体档案的统筹管理。
一、档案管理传统理论面临的机遇
在知识经济快速发展的今天，人们对档案资料的需求呈现出全方位、多元化、高效率的趋势，档案馆目前的单一馆藏结构、有限馆藏内容很难满足人们的这种需求。挑战与机遇并存，困难与发展同在；现代信息社会对档案管理传统理论的严峻挑战，同时也意味着档案管理传统理论面临着绝佳的更新和发展机遇。
1、社会环境的巨大变化。当前我国社会安定团结、经济稳步快速发展、民主政治建设稳步推进，全社会正在坚持以人为本，全面、协调、可持续发展的科学发展观，推动物质文明、政治文明和精神文明的和谐发展，努力构建社会主义和谐社会。这就为档案管理理论的更新与发展提供了较好的社会大环境。
2、国际交流与合作不断开展。档案管理传统理论所面临的严峻挑战具有全局性、广泛性和全球性的特点，这必然会增强世界范围内的广大档案界人士发展更新档案管理理论的紧迫感，促进他们不断进行创新性思考与探索，不断加强区域之间、国家之间、学科之间、行业之间的交流与合作，从而有效推动档案管理传统理论的革新。
3、档案科学研究工作日益深入。现代档案学教育层次多种多样，同时为了适应时代和实践需要，现代档案学教育往往注重培养和造就掌握现代信本文由收集整理息技术、具有广博管理知识的档案专业人才，这些人才较少受到传统观念与思想等条条框框的束缚，思想活跃，必然能促进档案学理论的发展与进步。
4、现代信息机数飞速发展。运用现代信息技术的档案管理实践必然会逐步积累起许多成功的经验或者失败的教训，通过对经验和教训的概况总结、抽象升华，必然会形成适应新的信息技术、新的网络环境的行之有效的现代档案管理的新理论。
二、档案管理理论对档案数据库建设的影响
1、档案分类理论对档案数据库的建设起着导向作用。
从管理学上讲，任何管理活动，抛开其最终目的，其最基本的目的或者基本要求都是要使被管理对象有序化，档案管理的基本目的就是要使档案有序化，包括档案实体管理和信息管理的有序化。将数量庞大、内容形式复杂多样的档案有序化的具体方法很多，但最基本的方法就是分类，即对档案总体进行分割、划分，将其分为若干层次、小不同的部分或门类、种类、类别，然后对这些不同的部分、门类、类别等实施分别管理。
在档案理论界中逻辑主义和历史主义的分类思路得到普遍认可。逻辑主义的分类思路是根据档案的一般特征作为分类标准和依据，根据严格的形式逻辑进行划分的分类思想，比如按照保管期限、密级等进行划分。
历史主义的分类思路是按照事物的现实存在状态与界线对事物进行区分的，强调根据事物的现状进行把握，尽可能接近事物的真实状态，是一种客观主义的分类思路。历史主义方法在档案实体管理领域的具体体现就是全宗原则，在分类时首先按照档案所属的全宗进行归类。
2、全宗原则及其理论发展。
对档案数据库建设发挥指导作用档案管理基本理论认为档案的实体管理必须维护和尊重档案的本质特性，必须采用历史主义的方法，遵守全宗原则，这一思路对于档案数据库的建设具有重要的指导作用。
首先，全宗原则是档案实体分类的基本方法，是人们经过理论分析和实证研究之后得出的宝贵经验。以全宗为基本单位建设档案数据库，数据库内容反映的
转贴于
是一个现实的实体单位的历史记录，保证了档案数据具有一个坚实可靠的立足点，这是单纯地依靠逻辑分类方法所达不到的。
其次，采用全宗原则指导建设档案数据库，能够最大限度地维护档案的原始记录性。因为全宗作为一个独立组织或个人形成档案的全部，是一个不可分散、不可打乱混淆的有机整体，这样能够最大限度地维护和保持档案的本质特性原始记录性，这也是档案信息在管理组织上独树一帜、不同于图书、资料、情报等文献的根本原因。档案数据库作为档案信息管理的重要工具和手段，必须服从这一更高的管理目的。
3、电子文件管理理论。
为档案数据库的未来发展提供营养电子文件管理已经成为目前档案信息化进程中不可回避的课题。电子文件是信息化环境中业务过程和业务成果的真实记录，因此保证电子文件的真实、完整、可用具有非常重要的意义。
电子文件生命周期理论认为，电子文件从形成到销毁或保管是一个完整的运动过程，对电子文件生命全程的管理和监控措施应当前置到电子文件管理系统的设计之中，包括对其运动全程的状态记录。档案数据库在电子文件管理环境中如何发挥作用，需要电子文件管理理论提供支持。
与传统档案进行事后管理不同，现代文件档案管理倡导的前端控制原则要求将整个文件管理过程的目标、要求、规则等进行系统分析，将需要在文件形成阶段实现的功能尽可能进行整合。这就要求对文件数据结构的设计要考虑到整个文件管理活动的需要，实时收集需要进行前期控制的数据元素，为确保电子文件的真实可靠、完整安全、长期可读提供保障。
换言之，档案数据库不能像传统方式那样，在档案文件接收完毕、文件的真实性有案可查的情况下开始数据建设，而是要在第一时间规划完毕，伴随文件生命周期进行动态跟踪，将各个环节需要记录的数据各就其位，构成一个完整的数据链条，为该文件的描述、利用、验证、保存等提供信息。
1 城建档案馆档案全宗设置的重要作用
由于当时城建档案种类单一、数量不多，城建档案利用工作以保密为主，服务对象主要是政府机关，因此，这种管理模式尚能满足城建档案工作需要。然而，随着社会发展与科技进步，城建档案的种类日益丰富、内容日臻完善、数量急剧增加，城建档案服务对象除了政府机关外，还有社会各界和广大民众。为了顺应形势的发展需要，城建档案分类体系在城建档案管理实践中也随之发生了变化，城建档案的收集、整理、编目著录、保管、鉴定、统计、检索、提供利用等一系列管理活动都以“建设工程项目“为单位进行。“建设工程项目“是城建档案工作者在具体城建档案工作实践中探索出来、适应城建档案工作发展要求的分类单位，具有其合理性和可操作性。为了对这种客观存在的事实给予理论上的诊释，可以考虑在城建档案馆设置档案“全宗“。
2 城建档案馆档案全宗设置相关问题分析
2、1 城建档案馆档案全宗设置的理论基础
新中国成立后，从苏联引进的传统全宗定义对我国档案工作实践与理论研究产生了巨大影响。然而随着实践的发展，传统全宗理论对实践中出现的新问题难以给出圆满的答案。如与传统全宗按来源原则（主体）分类不同，城建档案馆中的大型档案有机整体是按客体事物（建设工程项目）分类的。同时，传统的全宗理论仅规定了综合档案馆中的文书档案的全宗划分原则，对城建档案馆等其他各类档案馆保管的档案没有作出明确规定。
2、2 城建档案馆档案全宗的设置
工程建设项目大多由有关主管、建设、监理、施工、设计、勘察测绘单位等多个主体参与，从城市建设专业角度围绕着具有相当规模而又相对完整、独立的建设工程项目展开的社会实践活动，可以将在这一过程中所产生的档案有机整体看成是以客体为中心组织社会活动所形成的客体全宗。
城建档案馆并非只有客体全宗而绝对没有主体全宗。一般情况下，城建档案馆自身作为一个立档单位收藏的本单位具有永久保存价值、能够全面反映木单位历史发展状
况的档案（一般城建档案馆具有相对独立的社会职能，并主要以自己的名义对外行文，可以构成主体全宗立档单位），应该组成主体全宗。
2、3 城建档案馆档案全宗的划分
由于主体全宗就是我国传统观念中的全宗，所以城建档案馆主体全宗的划分，可以大体上参照现有的传统全宗理论进行。
对城建档案馆客体全宗进行正确划分，首先，要明确立档单元的概念和立档单元的构成条件。立档单元是指客体全宗据以组建的核心的名称。构成立档单元的条件必须是：（1）在一定范围、层次、级别内自成系统，具有完整性；（2）具有一定规模，因而相关的文件具有相当数量。
在城建档案馆，应以一个自成体系、相对独立而又具有相当规模的建设工程项目为基木立档单元组成客体全宗，而建设工程、单位工程、分部工程等则只能作为建设工程项目的组成部分，不能独立构成客体全宗。至于工程准备阶段档案、监理档案、施工档案、竣工图档案、竣工验收档案等只能作为该项工程档案的各个组成部分，也不能独立构成全宗。
这里需要说明两个问题：第一，“建设工程项目“并非存在于传统城建档案分类体系所有大类之中。一般来讲，仅仅在市政工程类、公用设施类、交通运输工程类、工业建筑类、民用建筑类、名胜古迹园林绿化类、县（村）镇建设类、人防军事工程类、水利防灾类等大类才有。例如，综合类档案主要由与城建档案工作有关的文件组成；城市勘测类档案主要由与地质、测量等有关的图纸组成；城市规划类档案主要由与城镇规划有关的文木和图纸组成；城市建设管理类档案主要由与土地、规划、建设等有关的文件和图纸组成；环境保护管理类档案主要由与环境管理和保护有关的资料组成；城市建筑科学研究类档案主要由与城市规划、建设、建筑科学技术以及城市现代化管理有关的资料组成；工程设计类档案主要由与城市工程建设有关的设计文件组成；地下管线类档案主要由与城市地下、给水、排水、排污、供气、供热、供电、电讯、军事、工业输送管线及附属设施有关的文字材料和图纸组成；声像类档案主要由反映工程建设概况的照片和反映城市发展风貌的声像编研成果以及地下管线光盘组成。以上所列举的几个大类中，都不包含“建设工程项目“，这几大类档案就不能以“建设工程项目“为基本立档单元组成客体全宗。
第二，组成“建设工程项目“的档案可以是跨类别的，它可以跨越传统分类体系的大类。不存在“建设工程项目“的几个大类中的档案可以与存在“建设工程项目“的几个大类中的档案互为交叉或补充。例如，城市勘测类、城市规划类档案可以是县（村）镇建设类同一“建设工程项目“档案的补充；城市建设管理类档案可以是市政工程类同一“建设工程项目“档案的交叉和补充；地下管线类档案可以是工业建筑类同一“建设工程项目“档案的补充等等。
3 城建档案全宗设置的创新
无论是城建档案归属与流向办法，还是建设工程文件归档范围规定，城建档案馆没有、也不可能对一个建设工程项目全过程形成的档案面面俱到地予以接收和保管。事实上，有相当一部分档案资料由建设过程中形成档案的相关单位保管，而城建档案馆馆藏中并没有这些档案。这部分档案也是一个完整的“建设工程项目“的有机组成部分，理应与馆藏档案一起组建城建档案“客体大全宗“。
通过信息化，把“客体大全宗“城建档案信息以数字化的形式存贮，在搭建先进完备大容量存储平台（数据库）的基础上，建成全市性、超大型、分布式、规范化、可共享的“客体大全宗“城建档案信息资源数据库，以城建档案馆为城市建设信息资源管理和咨询服务利用中心，对城建档案信息资源实行集中统一管理，通过网络平台进行信息传递和信息交流，向用户提供包括原文在内的“客体大全宗“城建档案信息产品，支持用户对“客体大全宗“城建档案信息的有效访问、检索和查询利用，实现“客体大全宗“城建档案信息资源全社会共享。
关键词:档案管理;边缘化;科学体系
Abstract:In view of the records management in the marginalization tendency， proposed that enhances the cognition、 The establishment organizes the leader system、 Perfect institutional framework and viewpoints and so on construction characteristic management system、
Key words:records management; marginalization ;scientific system
1 加强针对性，提高档案管理认知
目前，学校档案管理工作存在着边缘化的倾向。很多人对档案管理工作的重要性缺乏足够的认识，认为档案管理工作可有可无。一些档案管理工作人员自身就对档案管理工作没有给予高度重视，在档案管理工作中缺乏高度的工作责任感、良好的职业道德、办事细心的工作态度和乐于奉献的工作精神，又没有积累扎实的档案管理的理论知识、科技知识，因而不能充分认识到档案事业在社会发展中的战略作用和实际意义。工作中存在失位现象，工作责任心不强，对档案管理工作重要性的宣传力度不够，不利于形成学校管理层关心、重视档案管理工作的氛围。整个学校的档案意识进一步弱化，平时不注意收集整理，到真正需要的时候，再去收集、补救，甚至造假，从而导致档案管理工作在整个学校发展进程中有边缘化危险。
学校档案是广大教职工在长期教育教学工作、学校管理和学生学习等活动中形成的具有保存价值的文字、图表、音像等不同形式的材料。档案不仅记载着学校的办学历史，而且记载着全校师生员工的德、能、勤、绩。这对于我们全面贯彻党的教育方针，深化学校内部体制改革，优化教师队伍，提高办学水平都具有重要的参考价值。学校档案还是学校教育教学活动的真实记录，它全面反映了学校最基本的职能活动，是评价学校综合办学水平的“窗口”，是从事教育教学活动、学校管理、教学科研工作和教育督导评估必不可少的资料。因此，档案管理是学校管理工作的一个重要组成部分。一个学校的管理水平、发展轨迹、文化积淀、办学特色，常常可以从档案中反映出来。
做好档案管理工作是每一个档案管理工作人员必须解决的问题。因为档案管理工作是学校管理工作的一部分，做好档案管理工作是一个学校健康发展的需要，是提高学校工作质量和工作效率的必要条件，是维护历史真实面貌的一项重要工作。科学规范的管理档案，是衡量一个学校业绩与管理水平的重要尺度。学校档案记载着这个学校发展史上的优秀成果，对研究本学校的办学业绩和科学发展提供了第一手资料，是进行科学分析，扬长避短，制定发展方向的好教材。档案管理工作做好了，一方面为学校高层管理人员及时了解学校整体办学状况，适时调整办学策略提供准确依据，为办学决策提供支持性证据;另一方面有利于社会各方准确认定学校办学成果，为学校与各有关方面进行有益合作奠定坚实的基础。在我国经济全面发展的历史背景下，做好档案管理工作，不断地更新档案管理观念，勇于探索和尝试新的档案管理手段，以全面、真实地反映学校整体发展状况和办学成果。
2 加强领导，建立管理组织体系
档案工作首先要得到学校领导的高度重视，把档案工作列入学校工作的议事日程，深入持久地组织好《档案法》学习与宣传活动。结合实际，领导要带头学，做贯彻落实《档案法》的带头人;通过学习与广泛宣传，使教职工能增强档案意识，形成人人重视档案，支持档案并自觉地维护学校档案工作。要建立健全档案管理机构和管理网络，成立以校长为组长、各科室负责同志参与的档案工作领导小组，配备专职档案员，学校各科(处)室都设有兼职档案员，建立综合档案室，从组织上保证档案工作的顺利开展。
3 完善制度，健全管理制度体系
建立完善的档案管理工作制度，是档案工作逐步实现规范化管理的有力措施和可靠保证。各科(处)室做到职责明确，使归档有范围，立卷有标准，借阅有规定，保密有条例，库房管理有措施，开发利用有目标，这就在细节上保证了档案管理的顺利开展。要制定《综合档案室工作职责》、《档案人员工作职责》、《档案库房管理制度》、《档案保密制度》、《档案利用制度》、《档案鉴定、销毁制度》、《档案室管理制度》等规章制度，给档案管理工作提供法律依据。
4 立足实际，构建特色管理体系
各档案管理科室除按照档案管理的要求和规章制度进行管理外，还要根据自身工作特点，制定有自身特色的档案管理制度。如本校电教中心是集电化教学和电教服务为一体的综合性服务处室，档案资料管理体现为内容多、资料多、载体形式多等特点，在管理和建档中难度很大。这就需要从实际出发，在不违反档案管理原则和要求的基础上，构建有本校电教中心自己特色的档案管理体系。
根据本校电教中心的档案来源特点，大致把电教中心档案分为教学资料档案、活动资料档案和其他资料档案三大类。教学档案资料主要以声像资料档案为主。笔者又根据制作材料的特点，细分为音带类、像带类、碟片类等类型。音带类又按专业分为中文类、外语类、艺术类等。像带类主要是与教学有关的录像带等，按其用途分为示范观摩类、改革研讨类、教学常规类等。碟片类主要指与教学相关的光盘影碟等，根据专业分为中外名著类、政治历史类、文化艺术类、体育活动类等。
活动资料主要指记录和反映学校各级各类活动内容的不同载体形式的资料，包括图片、照片、录像带、自己制作的光盘或碟片等。笔者根据活动级别的不同，分为学校类活动资料、系科类活动资料、班级类活动资料、社团类活动资料等。如学校举办的学术活动、纪念活动、文化活动、体育活动、对外活动以及系科举办的教学活动、班级举办的主题活动、学生社团举办的活动等等都属于活动资料范畴。
其他资料主要是指上级来文和电教中心自身建设的纸质资料，如上级管理部门和学校“两办”等下发的文件或方案资料以及电教中心的计划、总结、规划、制度、文件、通知等等都属于这类资料，笔者都按时间顺序进行分类装订建档。
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