电子档案管理方式(精选8篇)
时间：2023-08-15
时间：2023-08-15
关键词：区块链技术；高校；电子档案管理；应用
电子档案内容的真实性，尤其是在区块链技术中哈希算法、时间戳等多种技术的应用，都能够在很大程度上实现对电子档案准确性的优化，同时降低档案被篡改的几率随着我国科学技术水平的发展，越来越多的现代化技术被应用在实际的高校电子档案管理环节，其中区块链技术就是近几年高校电子档案管理过程中比较常见的优化模式之一，合理的应用区块链技术不仅能够将现代技术中的分布式存储技术、识别技术等应用在实际高校电子档案管理的过程中，同时还能够推动高校电子档案管理的发展，进而帮助高校获得更加有效的档案管理目标。
一、相关理论概述
1、区块链技术的概述
区块链技术是近几年比较常见的现代化数据分析技术，其本质就是一个能够进行现代化分析的数据库，在区块链技术中，转变了原有网络中必须存在中心节点的弊端，将网络中的各个节点以平等的状态应用在系统中，从而通过各节点互相证明的方式实现保障数据信息准确性、安全性等目标。在区块链技术下，网络系统可以对所有经过节点的往来记录进行登记，从而保障这一技术中数据操作的可追溯性，从而在本质意义上提升系统管理过程中数据的安全、稳定。就区块链技术中的安全机制而言，通常情况下区块链技术中常见的安全机制大都表现为共识机制、去信任机制、防篡改机制、共同监管以及追溯机制等。这些机制的应用都能够在一定程度上实现保障系统中数据运行稳定性的原则，从而实现对数据真实性的提升。在区块链技术中通常会应用时间戳、哈希函数等方式对数据进行加密，从而确保数学在传递、使用过程中的相对稳定。比如，在通过哈希算法加密的环节而言，这一算法能够在一定程度上随机的为数据购置数字签名，进而实现对数据的加密保护。与此同时，在进行哈希算法加密后，应用为数据加盖时间戳的方式也能够在很大程度上实现对数据的二次加密，继而保障数据不会被二次篡改，从而完善原有的数据保护。
2、高校电子档案管理的概述及特点
高校电子档案管理是近几年高校管理改革中新出现在人们视野中的一种新型档案管理模式，这一模式顺应了现阶段大数据时代的发展背景，并将更多现代化的信息、数据处理技术与传统的高校档案管理融合在一起的一种高效、稳定的新型档案管理模式。就高校电子档案管理工作而言，这一工作将原有高校运行中纸质的档案进行了改革，实现在一定程度上纸质到电子层面的转变，同时推动了现阶段高校档案管理的发展。通过以往高校电子档案管理的研究，笔者认为就这一环节的特征来说大都表现在如下四个方面：首先，高校电子档案管理具备一定的社会性。高校作为社会人才培养的摇篮，这一特性的存在导致高校势必会与社会存在比较密切交集，高校将源于社会的学生，经由“打造”后在回馈给社会，同时高校研究的很多内容也服务于社会，这些都造成了高校电子档案的特异性，并在一定程度上影响实际管理工作的开展；其次，高校电子档案管理也具备一定的综合性，其档案管理的内容不仅仅涉及了高校所拥有的产业资料、科研资料、人才资料等多个方面，同时也囊括了实际教学过程中产生的教学方案等等，多属于高校电子档案管理中不可或缺的重要组成部分；第三，便是高校电子档案管理具备较强的系统性特征，受高校运行模式的影响，高校运行中的载体、数量种类繁多，也正是这些种类繁多的内容促使高校电子档案形成了一个相对独立的系统，从而为后续高校运行中存在的各类型工作提供支持，推动我国现代化背景下高校电子档案管理的发展。最后，高校电子档案管理也具备加强的通用性水平，这些电子档案的内容大都按照统一的教学周期、管理制度等予以记录，所以，可以认为这一内容具备较高的通用性水平。
二、区块链技术在高校电子档案管理中应用的可行性
通过对区块链技术和高校电子档案管理的研究，笔者认为将区块链技术应用在高校电子档案管理中应用的可行性大都表现在如下三个方面：首先，合理的将区块链技术应用在实际高校电子档案的管理过程中能够在很大程度上确保。其次，区块链技术的应用能够在一定程度上保障高校电子档案管理的安全性，一方面，这一技术的应用能够平衡原有高校电子档案管理系统中各不同组成部分的重要性，分散原有档案管理过程中的攻击，进而提升实际高校电子档案管理的安全性；另一方面，在区块链应用背景下，所有面向高校电子档案管理系统的攻击都将被记录、被追溯，从而在一定程度上实现对高校电子档案管理的保障。最后，区块链技术的应用能够在一定程度上实现对高校电子档案管理的全生命周期管理，同时促使高校电子档案管理朝向更加科学、高效的方向发展。尤其是近几年，随着我国高校教育体系改革的推进，在高校电子档案管理的重要性也逐步的凸显出来，区块链技术的应用能够从高校电子档案的生成环节入手，全面的覆盖到电子档案管理的各个环节，将高校中有关档案管理的多个部门凝聚成一个电子档案管理的整体，从而优化后续高校电子档案管理的发展，解决以往高校电子档案管理发展中存在的问题。
三、新时期开展高校电子档案管理过程中存在的问题
就我国实际的高校电子档案管理而言，随着教育体制改革的不断推进，原有电子档案管理过程中存在的问题也逐渐的凸显了出来，就以往的电子档案管理中存在的问题大都集中表现在学生档案管理和高校档案信息化管理两个方面：首先，就高校电子档案管理环节，随着我国高校教育普及程度的提升，很多高校的招生门槛都出现了不同程度的降低，这种门槛的降低在根本上导致了高校学生数量的激增，从而最大程度上提升了档案管理的难度。与此同时，随着学生数量的增多，相应的教职人员数量也会随之相应的提升，这些因素的存在都会在一定程度上影响实际高校电子档案管理的效果。其次，高校电子档案管理制度的不完善也是目前高校电子档案管理过程中比较常见的问题之一，尤其是近几年，随着高校电子档案改革的推进，原有的档案管理模式已然无法贴合时展对于电子档案管理的客观需求，如何在保障为学生们营造良好的传道、受业、解惑氛围的同时，保障学生们的档案信息安全就成为了现阶段高校电子档案管理环节迫在眉睫需要解决的问题。最后，高校电子档案专业管理人才的匮乏也会在一定程度上影响实际高校电子档案的开展效果。尤其是近几年，随着电子技术的革新，高校电子档案管理模式也随之发生了很大程度的转变，传统的高校电子档案管理人员已然无法在本质意义上满足时展对于高校电子档案的管理需求，从而限制了实际高校电子档案管理的顺利开展。
四、区块链技术在高校电子档案管理中的应用
纵观以往的高校电子档案管理而言，通常情况下传统的高校电子档案管理大都分为下述三个模块，即档案搜集模块、应用模块以及数据管理模块，这三个模块的相互协调才能够帮助高校更好的开展日常事物中的档案管理。下面笔者将分别从上述三个方面入手探究区块链技术在高校电子档案管理的应用：
1、区块链技术在档案搜集、整理中的应用
就目前高校的电子档案管理工作而言，通常情况下是通过定时、定点的方式将档案业务中集成的数据分享到相关档案管理系统中，虽然这种模式的应用在很大程度上减轻了高校档案管理工作的强度，但是，在实际数据形成、传输的过程中仍旧存在一定的风险因素，可能会对后续的高校电子档案管理埋下隐患，由此，在这一背景下，合理的应用区块链技术，就能够充分的让高校中的各个部门积极的参与到实际档案管理的过程中来，从而以“分布式”的状态开展有关高校电子档案信息的等级，并将其电子档案的副本留存在每个区块中，从而实现优化原有高校电子档案管理的目标。首先，在区块链技术下，各个档案数据搜集站点在进行档案数据的搜集时都会在内容确定后，将该搜集的档案数据记录在区块链技术中，从而实现在源头上保护档案数据准确性的目标。其次，在这一信息搜集节点的档案信息，区块链技术会应用哈希函数的方式对节点数据进行保护、传输，以此实现保障数据传输过程中的安全性目标，避免在档案传输过程中出现纰漏，与此同时，在这一技术上搜集的数据，如果想要通过这一节点进行对数据进行修改，就需要获得其他网络节点的批准，从而最大程度上减轻了单一电子档案管理节点的安全压力，实现更大意义层面的电子档案保护目标。例如，在进行高校档案管理的环节，区块链技术的应用能够实现对原有高校档案的区块式管理，从而将各个职能部门单位的业务系统档案情况整合到整体的档案网络系统中，从而弥补以往高校电子档案管理过程中非法篡改档案内容的问题。与此同时，将区块链技术应用到高校财务档案的管理环节，也同样能够实现优化财务管理信息的目标，以此推动整体高校电子档案的管理进程。
2、区块链技术在档案应用中的应用
对于高校的电子档案管理而言，如何帮助电子档案提升原有的使用效率，才是未来高校电子档案管理发展的必然方向，在过去的高校电子档案管理环节，传统的电子档案管理大都是通过账号、密码的方式进行使用者的身份验证的，虽然这种方式能够在一定程度上保障档案管理在应用过程中的相对安全，但是，其中在以往的使用过程中仍旧会为有心之人留有余地，同时也不便于校外合法工作者使用电子档案资料，由此，区块链技术的应用则能够在很大程度上解决这一问题。在区块链技术的应用过程中，首先，电子档案管理者们可以根据电子档案使用者的需求将电子档案系统划分为几个存在相互交叠的区域模块，以便后续不同的档案管理部门、校内非档案管理部门以及校外工作者们进行使用，一方面，保障校内的档案管理部门能够最大程度上提升原有高校电子档案管理的使用效率，另一方面，对于校内非档案管理部门或校外工作者们使用时，只需要通过简单的网上审核、申请、审批流程即可实现对后续电子档案的应用，从而提升原有高校电子档案的使用效率。与此同时，区块链技术的应用能够对不同身份的电子档案使用者进行标记，便于电子档案使用监管，同时提升在电子档案使用环节的安全性。
3、区块链技术在高校电子档案管理监督中的应用
区块链技术还可以被应用在实际的高校电子档案管理监督环节，尤其是对于高校学生电子档案管理的环节，合理的应用区块链技术能够及时的将使用者们所需要的数据反馈给管理人员，从而最大程度上保障高校电子档案管理的应用情况，避免在实际的电子档案管理过程中出现遗漏等问题，继而逐步的推动未来高校电子档案管理工作在实际高校改革中的落实。除此之外，在完善区块链技术在高校电子档案管理中落实的同时高校也应着眼于原有的档案管理人才进行培养，构建具备更强专业性、创新性的专业区块链电子档案管理人才，并为后续高校电子档案管理工作的开展打下基础。例如，就这一环节，高校一方面应在选拔档案管理人才的阶段，侧重于选择档案管理专业毕业的、具备一定档案管理知识和实践能力的新鲜血液参与到实际高校的档案管理过程中来，从而保障区块链技术在高校电子档案管理过程中的落实；另一方面，则应针对原有的电子档案管理人才进行优化，通过定期组织有关区块链技术的普及、宣讲，让更多的档案管理者们重视到这一技术在实际高校电子档案管理过程中应用的重要性，从而实现区块链技术在高校电子档案管理中的应用。
关键词：电子档案管理；传统档案管理；区别
一、引言
计算机的产生和应用极大的改变了人类发展的进程和方式，尤其是二十一世纪以来，各种相关的电子信息技术的迅猛发展，更是对人们的沟通方式和生活方式实现了改变。这种情况下，档案管理也摆脱了原有的传统管理模式，实现了信息化的管理。要想实现对现代电子文件的有效档案化管理，就必须要明确其同传统的档案管理的区别。下文中笔者将从几个方面对该问题进行分析。
二、电子文件档案化管理的基本含义
所谓电子文件档案化管理，就是在档案管理的过程中，使用电子信息技术手段对其文件进行数据形式的存储和管理。在这个过程中不需要用到传统的纸质档案资料，也可以实现对相关的档案的有效管理，一般来说，电子文件的档案化管理要通过一定的网络系统和管理软件来实现。
由于电子文件的特殊性，使得其不能采用传统的文件和档案的管理方式来进行，也就是说不能够按照传统的文件管理的方式对各种资料进行存放。但是同所有的档案管理活动一样，电子档案也需要经过文件的形成、文件的管理和文件的处理等几个阶段。而我国的相关档案管理办法也对文件档案的管理形式有着非常明确的规定。所以，在落实的过程中，有关部门应该根据电子档案的特点对其进行档案管理的灵活调整，以更好的适应自身的特点和档案管理的流程。
在这个过程中，要注意的是电子文件同传统的纸质档案文件有着非常明确的本质区别，他们的存储形式和处理方式都有很大的不同。所以在管理的过程中，应该充分的认识到电子文件的编码和解码的特点，并且由于不同格式的电子文件对于介质的要求是不同的，不可以采用传统档案管理方式的统一纸质管理。由此可见，在电子文件的档案管理的过程中，我们还有很多的问题要明确。
三、电子文件的档案化管理同传统档案管理的区别
电子文件档案化管理是由电子档案部门集中统一管理电子文件，对电子文件采取社会化、自动化、标准化、网络化管理，它不由文件形成部门或其它非专业部门来管理电子文件，也和传统的档案管理方式有所区别。
第一、电子档案的归档时间与传统档案不同。电子文件档案可以在文件办理结案后随时归档，或在某一时间周期定时统一归档，由文件形成部门通过网络传送给档案部门，并用电子数码签名封签认证，由档案工作人员接收登记，按事由原则给出档案分类号，设定访问限制级别，以便将来用户查找利用。这样随时归档，一方面可以避免文件漏归，保证归档率和完整率，另一方面也符合电子文件自身的特点，快速便捷，还可以避免档案的流失和病毒的破坏。而传统的档案的归档则是由档案管理部门统一的搜集所填表格和报告，在这个过程中需要经过一定的周期，也就是说要对某项档案进行统计时，应先制定一个固定的表格和纸质材料，然后进行发放、收回。
第二、电子文件的归档方式与传统档案不同。电子文件由于采用电子编码技术，可以编辑修改而不留痕迹，载体无法固定，某些鉴别文件原始凭证性的关键信息也可以更改，这些都使电子文件的原始凭证性辨别变得复杂而困难。因此，电子文件在形成过程中要随时进行数字签名、信息认证、身份验证和加密保护，保证文件在传输、处理过程中不会出现错误，以确保档案部门收到的电子文件的原始性，真实性和准确性，保证电子文件的法律凭证地位。传统的档案的归档方式相对于电子文件就比较简便，是通过一定部门的证明开据，对现有的材料进行更改，在更改的过程中，由于介质是纸制品，所以没有严格的验证程序和要求，对于材料的保密性的要求也并不十分高。
第三、电子文件在保管方式上和传统档案有差异。电子文件载体易老化变质及信息多媒体、新存贮介质的产生和发展，都会影响电子文件的长期可读性。档案部门可以在接收到电子文件后打印出一份纸质档案以作备份，但最终的解决办法还是需要计算机技术的发展和文件形成部门的配合，档案部门在接收到电子文件后对文件进行格式转换，以通用、统一的格式存储接收到的电子文件档案，以便将来计算机技术发展后，仍能读取以前存储的档案，保证信息资源方便利用。传统的档案的保管主要是通过对纸制品资料的存储进行的，也就是说在管理过程中必须要占用一定的空间，而且要严格的控制存储的环境，避免由于受潮和其他环境因素导致纸制品的破损和损毁，所以，传统的纸制品资料的管理的难度比较大。
第四、电子文件的分类、编目等管理方式与传统档案不同。因为电子文件的特殊性，可以达到文件一级的管理，所以，档案部门在接收到文件同时，可以马上给每份文件编制一个唯一的文件号，并给出相应的分类号和档案号，根据上下行文之间的关系，再给出相关文件号，在归档的同时进行主题词标引、著录。技术条件允许时 可以编制多角度、全方位的检索工具 方便检索查询信息。用户只须给出文件分类号或主题词，即可以找出相应的文件和相关的上下级行文及附件，从而大大减轻档案工作人员的劳动强度。传统的档案管理在分类的过程中，需要工作人员和档案管理人员进行手工的分拣，也就是说要根据不同的类目要求和类型的区别，对各种档案材料进行手工的逐一整理，这种情况下不仅耗费大量的时间和人力，还容易导致工作失误，增加了档案管理的难度，而现代电子文件的档案化管理就有效的克服了这一问题。
第五、电子文件查询利用方式和传统档案不同。只有符合一定条件，利用者才能注册、登记成为电子文件中心或电子档案馆的会员，会员就可以通过远程登录等方式，经电子文件中心进行确认身份并确定查阅权限获得许可后，才可以查询有关的电子档案信息，并要进行借阅登记和缴纳查询费用。传统的档案管理过程中，要想实现对某一个资料的查询，必须要通过专门的档案管理人员的查找和取件，也就是说要耗费一定的时间和精力，但是现代电子档案的文件管理就有效的克服了这一不足。
四、总结
综上所述，现代电子档案的信息化管理同传统档案管理有着非常明确的差异和区别，这些问题都应该引起有关部门的注意和重视，以便更好的实现自身档案管理的系统升级和优化，更好的利用电子档案管理技术对企事业单位进行管理。■
参考文献
[关键词]纸质档案；电子档案；管理；融合
一、纸质档案管理概况
纸质档案管理方式在信息化时代环境之下，仍然有着其不可或缺的作用，同时其在档案管理工作中的地位仍然是不可斗量的。档案管理工作要展现严谨、科学以及证明等首先就应当具有合法性、原始性等特点。往往纸质档案管理具有如下所述的特点：
1、档案管理不失真是档案管理工作中的基本要求。纸质档案具有唯一性特点，这一特点能够展现出档案管理工作档案记录的原始性。因此，纸质档案在多年来的发展成熟过程中，逐渐形成了自身科学有效的管理机制，充分保障了档案资料的原始性和唯一性。纸质档案是档案资料记录的原始内容，是不可涂改和不可复制的。
2、纸质档案管理中的存储和检索较为明了，档案管理人员管理和查找也比较简单。纸质档案管理中是将纸张作为档案管理载体，不需要任何数字化和现代化的设备就能直接明了的展现出来。在长时间的档案管理工作中，纸质档案管理方式是大多数档案工作者比较容易接受的。因为纸质档案管理无论在什么情况下都能实现档案的查找以及利用，受到客观因素影响较小。
3、纸质档案最大的特点就是存放时间长久。纸质档案管理中不会出现档案使用次数限制和档案使用的期限限制的情况（排除保密档案的解秘时间）。我国是造纸术的发明国，自从纸张出现就一直作为档案资料保存的载体被广泛使用。纸张的主要制作材料是纤维素，而纤维素具有高强度的耐久性，虽然纤维素制作的纸张在某些情况下会发生氧化或者电解，但是悉心管理排除化学作用的发生就可以顺利延长纸质档案保存的期限。而且我国保存数千年的古代字画就是纸质档案管理耐久性的最好证明。
二、电子档案管理概述
电子档案往往是指信息时代环境下人们利用计算机、计算机硬盘、磁盘、光盘、大容量硬盘等化学磁性材料作为档案管理的储存载体，是社会科技高速发展之下的高科技产物。电子档案管理作为当今信息时代环境下的新兴档案管理手段展现出了其管理的智能化、现代化、信息化以及电子化。档案管理工作受到信息时代环境的影响是必然的，因此其也具有一些纸质档案无法替代的特点：
1、电子档案管理过程中档案贮存的载体小，但是贮存量大。电子档案往往是将需要保存的档案资料通过现代信息技术转化为电子档案资料进行贮存，改变了以往档案管理过程中纸张作为载体的纸质档案管理模式。电子档案的最大特点就是占据的空间面积小。以现在的电子档案管理的储存载体量来计算，一个U盘的储存量大约为1G到64G之间。如果以一张写满字的A4纸张为基本单位，那么一个U盘就可以存储大约20480页到1310720页的A4纸张的档案资料。其所占的空间面积仅仅一个打火机大小。
2、电子档案管理可以多样化进行管理。多样化管理是依靠贮存内容的多样化而实现的。电子档案管理不单单是进行文字数据工作的管理，同时也可以对图片、视频、声音等多媒体档案资料的管理。这些档案都可以储存于同一个储存载体上面。这样的储存方式改变了纸质档案管理中只可以进行文字档案管理的情况，让档案管理方式多样，档案资料也更加丰富。
3、电子档案管理打破了传统纸质档案管理过程中时空的局限。电子档案管理在异地也可以进行档案资料的管理和档案资料的共享。由于信息时代环境的出现，电子档案管理就实现了信息贮存、处理、传递的可视化和可听化，打破了时空的限制，实现了异地同时的档案资料管理。
三、纸质档案管理与电子档案管理的融合
（一）纸质档案管理与电子档案管理融合的必要性
纸质档案管理和电子档案管理的融合是两种档案管理自身的特点以及信息时代环境发展所决定的。纸质档案管理拥有了档案管理的基本特点，也是档案管理工作中的基本模式。但是其缺乏电子档案管理中大储量、方便携带、方便利用等特点。信息时代环境下电子档案管理模式已经深入人心，其电子化和信息化等特点更是社会发展的必然选择。但是纸质档案管理有着长久以来科学严谨的管理体系，这是电子档案管理无法取代的。因此纸质档案管理和电子档案管理在当下信息时代环境下都拥有了彼此无法替代的特点和作用，将纸质档案管理与电子档案管理融合是档案管理工作的必然选择。
（二）纸质档案管理和电子档案管理的融合
纸质档案管理与电子档案管理的融合主要就是在档案管理工作当中实现二者的“并轨”。所谓“并轨”就是在档案管理中进行采用纸质档案管理方法的同时也采用电子档案管理方法。通过二者的优点进行融合，确保二者在管理工程中的无缝衔接，将纸质档案管理和电子档案管理的优点通通结合起来，形成一种档案管理的最优方式。具体融合实施策略如下：
1、针对已经保存的纸质档案可以通过拍照、复印、扫描等进行信息化处理制作成为相对应的电子档案。
2、建立健全纸质档案管理与电子档案管理的融合机制，档案管理工作人员原则上要按照融合机制进行档案管理工作。通常在查阅和检索档案资料的时候利用电子档案进行，减少纸质档案的使用磨损。
3、将二者都作为一种档案资料的展现形式展现给利用者，满足利用者对于档案资料的需求。
参考文献：
[1]中华人民共和国国家档案局、电子文件归档与电子档案管理概论[M]、中国档案出版社，2007-8-1、
[2]王雪梅、论纸质和电子期刊并存的管理[J]、河北科技图苑，2007（09）、
[3]高颖，吴荔妍、对电子档案与纸质档案长期并存的思考[J]、福建档案，2002（01）、
关键词：电子文件；档案化；管理；维护
电子文件档案管理相对于传统档案管理有很大的优势，它是通过网络这一媒介去完成一系列的程序过程，大大提高了工作效率；但对于电子文件档案的管理需要专业很强的人员才能够完成这项工作，对于善于传统档案管理人员来说，冲击力很大，但同时也有利于提高员工的工作能力。对于电子文件档案的管理，要做好备份和安全工作，善于电子文件档案的保管和维护。
1 电子文件档案化管理的概念和模式
1、1 电子文件档案化管理就是指在传统档案管理经验和形式基础上，结合电子文件自身的特点，采用先进的计算机和网络技术，有针对性的汲取文件中心、虚拟立卷等前沿档案管理理论，对电子档案实行文件级的管理，对本部门、本地区形成的电子文件实行社会化、自动化、网络化管理，从而实现高效、快捷的电子档案信息管理模式，并相应的成立地区性、部门性电子文件中心或电子文件档案馆，本着服务社会，回报社会的原则，发挥档案部门的管理和技术优势，相对集中地保存和管理电子文件，为电子文件形成部门提供优质、稳定、安全的存储环境和空间，为社会提供真实、准确、快捷的档案信息服务。
1、2 电子文件档案化管理模式应采取先进的技术和理念，以虚拟、开放、灵活的手段来管理电子文件档案。专业档案部门通过网络、计算机、图文扫描、光盘存储等先进技术手段对各个单位产生的电子文件信息进行集中统一的管理，并保管、存储符合电子文件形成部门要求的电子档案，电子文件形成部门（全宗构成者）以定期或不定期的方式，把日常产生的电子文件档案信息，以标准化的格式通过网络传递给档案部门，由档案部门进行分类、整理、编目，分别存储在档案部门主服务器相应的存储空间里，在必要时档案信息还可以脱机存储到其它更安全的介质上，并做多个备份，避免自然因素损坏和非法访问。档案部门对电子文件档案信息采取维护电子文件产生原始性的原则进行管理。档案部门为信息存储单位提供信息查询功能，并进行用户确认，以确保档案的完整与安全。
2 电子文件档案化管理与传统档案管理的区别
2、1 归档时间不同。传统档案都是需要在规定的时间内进行归档，而电子文件档案的归档时间较为自由，在文件办理完成后，文件形成部门可以随时通过网络将文件发给档案管理人员，然后档案管理人员按照标准对文件进行电子化管理，设定档案名称，方便日后的查找利用。这样一来，有利于增加档案的完整度、提高文件的归档率，避免漏掉文件的归档。
2、2 归档方式不同。传统档案管理是将文件进行收集整理后，然后根据目录存放指定的位置就可以了。而电子文件档案是利用互联网技术对文件进行编辑修改，无法固定载体，会造成某些鉴定文件原始凭证性的关键信息的模糊不清。因此，在电子文件形成档案过程中要进行信息和身份的认证，还要做好保管和维护工作，保证电子文件档案内容的完整性和真实性。
2、3 保管方式不同。传统档案的保管方式是将整理好的档案放在档案袋里，存放在档案室中，而电子文件档案的保管方式则是将文件档案以文件夹的形式存在计算机中，但是电子文件档案会由于多媒体的老化、存储介质的改变而发生无法读取的现象，为了避免对文件档案利用的影响，可以在电子文件档案形成之前，输出一份纸质的档案用来备份，但根本上的解决办法还是档案工作人员在接受到文件后，就要进行文件的格式转换，用通用统一的格式进行存储，以适应计算机的发展速度。
2、4 电子文件的分类、编目等管理方式与传统档案不同。因为电子文件的特殊性，可以达到文件一级的管理，所以，档案部门在接收到文件同时，可以马上给每份文件编制一个唯一的文件号，并给出相应的分类号和档案号，根据上下行文之间的关系，再给出相关文件号，在归档的同时进行主题词标引、著录。技术条件允许时可以编制多角度、全方位的检索工具方便检索查询信息。用户只须给出文件分类号或主题词，即可以找出相应的文件和相关的上下级行文及附件，从而大大减轻档案工作人员的劳动强度。
2、5 查询和利用方式不同。传统的文件档案的查询和利用都是通过到指定的地点才能够完成，而电子文件档案的查询和利用就方便的多了，只要身边有一台电脑，就能都迅速地饿完成文件档案的查询以便使用。但电子文件档案的使用是对使用者有一定的要求的，只有使用者注册相关账号成为电子文件档案的会员，在登录过程通过身份验证后，才能够查询有关的电子文件档案。
3 电子文件档案的保管和维护
3、1 搞好电子档案载体的存放环境。电子档案载体应存放在防磁性能好的专用柜架内，环境温度可控制在15℃-24℃，湿度保持在45%-60%。同时注意防尘、防火、防有毒气体等库房“七防”工作。
3、2 做好备份工作。由于电子文档的稳定性较低，所以做好电子文档的备份工作是十分必要的，否则一旦出现异常，造成电子文档的丢失，就大大降低电子文档的使用率了。具体的做法是：对文件进行两份或三份的多套备份，并且要分开保管；还要及时定期的对电子文档的载体进行检查和更新。
3、3 做好安全保密工作。首先，防止电脑网络上“黑客”们的攻击。现在黑客技术和手段越来越高明，仅靠一道简单的密码是根本阻挡不住黑客的，国内外一些部门采取设置“双层电子门”的办法，除使用磁卡身份证对访问者验明正身外，还要设置电子密钥，使用个人活动密码。纵使如此，也不能保证其百分百不被黑客高手入侵，所以还应使自己的电脑网络系统具有良好的逆流跟踪查找功能，以便及时查出黑客行踪，逮住恶意的黑客，给予法律上的制裁，这样可以起到威吓作用，使黑客们不敢入侵破坏系统。其次，还要严密防止计算机病毒。
结束语
将电子文档推行到现代的企业中，是我们长期的工作，要努力实现企业的文档电子化。电子文件档案实施有效的管理对整个档案部门都有重要的意义。同时，档案部门在对电子的文件档案实施管理时，还要和各个部门以及各个行业的专业人员相互配合，使他们的档案法律意识有所增强的同时，还能推动电子文件走向社会化、网络化等现代化方向。有利于管理电子文件的工作顺利开展，还能为电子文件的资源信息共享做出贡献。
参考文献
[1]柳向红、电子文件档案化管理的特点[J]、兰台世界，2005（11）、
[2]韦艳、电子文件档案化管理探究[J]、吉林省教育学院学报，2010（5）、
一、会计电子档案信息管理平台的搭建
1、利用会计电子档案管理系统整合会计档案信息
以会计电子档案管理系统为基础平台，整合SAP系统、共享报账服务平台、银企直联系统、资金稽核平台等的报账流程报账和影像信息、自动收集各种信息，保留调阅其它业务财务管理系统数据的能力，全方位提供会计档案电子信息。
2、利用会计电子档案管理系统管理全生命周期纸质会计档案
通过电子档案管理系统和影像子系统管理纸质档案制作、接收、流转、出入库、调阅等工作，借此将会计档案电子信息和纸质会计档案对应，使电子档案管理系统成为管理全部周期会计档案的信息平台。
3、形成统一的电子会计档案信息管理平台
形成1个门户、2个子系统、3个应用层面构成的统一的会计档案管理平台，会计电子档案管理系统与影像子系统统一按门户、集中存储、统一管理、统一安全规则，影像子系统数据在纸质档案归档完成后转移至电子档案管理系统统一管理。
二、形成基础会计档案影像化整体方案
1、借助报账流程直接解决报账类原始凭证影像化
通过扫描前置到报账发起环节直接对报账类原始凭证影像化，为后续管理和业务审批、会计处理全流程提供电子档案信息支撑，通过提升流程效率补偿扫描环节发生的劳动耗费。
2、利用信息自动收集手段解决非报账类原始凭证影像化
直接获取非报账类原始凭证所涉及转固和预转固、资产、省代、税费、收入等业务及相应业务管理平台生成的会计档案电子信息，方便会计电子化处理及非报账类原始凭证电子数据的直接生成。
3、通过现有业务管理流程改造引入影像化
对基于纸质档案流转的业务管理模式进行改造，在业务管理流程初期引入影像化操作，使业务管理模式由基于纸质流转的处理模式转变为基于纸质档案的电子处理模式，如采购类物料模块凭证影像化管理试点问题。
三、寻求银行电子回单解决方案
1、寻求对直联银行回单进行电子化对接
取得工行、招行、农行、建行等主要直联银行配合，推进银行回单电子化对接，通过银企直联系统取得经过稽核确认的完整银行电子回单支付数据，同时完成电子回单与电子记账凭证之间的信息集成与关联，支持后续电子会计档案信息利用。
2、建立资金业务稽核机制，保证资金支付安全性
考虑到银行业目前尚未形成可认证的银行电子对账单，电子回单数据完整性无法直接核对确认，需依靠保证电子支付业务安全的及时稽核机制确认资金支付电子回单数据完整性。
3、与第三方支付公司合作实现非直联银行回单电子化
除主要直联银行外，剩余非直联银行全部采用直联方式进行银行回单电子化成本过高，且费时费力。通过将剩余银行账户交易转移到第三方支付公司、交易最终结果直接进入主要直联银行的方式可快速、高效地完成剩余银行的回单电子化工作。
四、会计档案“去纸质”整理方案
1、形成记账凭证电子化应用模式
提出基于纸质原始凭证的整理、制档和检索模式，通过原始凭证条码信息解决原始凭证的成档、检索以及与记账凭证之间的匹配问题，并在此基础上实现取消打印保管纸质记账凭证，仅保管纸质原始凭证的做法，同时在电子会计档案管理系统保管记账凭证完整的电子信息。
实际操作中，原始凭证成档在电子会计档案管理系统中依旧以记账凭证为基本单位，同时通过电子会计档案管理系统及纸质档案卷首的记账凭证与原始凭证勾稽关系表管理卷内纸质原始凭证。
2、推动账簿及银行回单电子化应用工作
在各类账簿、银行回单初步电子化基础上取消纸质的打印、处理和保管工作，仅在电子会计档案管理系统中保管对应电子信息；利用电子会计档案管理系统的电子数据合成相关档案信息满足各项调阅需求。
五、开展业务协作，简化会计档案相关操作流程
1、完善流程
通过与法律、档案管理部门协作，将现有合同管理流程进一步延伸到合同接收保管环节，形成合同闭环管理。在此基础上将报账过程直接应用电子合同，节省合同报账过程中反复提供、扫描、传递、稽核、保管纸质合同的劳动，堵塞报账过程中利用未签字、未审批合同报账、利用不同合同版本取得报账利益的漏洞。
2、引入影像化模式
与采购、工程等部门合作，在业务管理流程中引入影像化模式，通过业务环节扫描提升业务管理流程审批效率，通过自动获取业务管理系统数据生成影像化原始凭证，减少基于纸质收集和流转的物料模块凭证整理劳动及传递浪费，为将来压缩不必要的纸质原始凭证流转和保管打好基础。
六、精心打造立体式会计档案信息质量管控模式
对电子会计档案信息产生和处理过程的责任，以及档案信息在处理、交换、全方位收集与跟踪方面的信息质量予以控制，并通过相关制度体系予以落实。
1、依托报账流程建立多元化信息质量责任体系
明确报账流程中报账单位、报账人及财务共享服务中心（以下简称“FSSC”）之间的责任关系，落实报账人在信息申报、报账单位和FSSC在电子会计档案信息流转与审核、FSSC在信息处理方面的管控职责，形成三位一体的信息质量责任体系。
2、以事前稽核体系保证电子会计档案信息的真实性和一致性
建立省市一体的两级事前稽核体系，在防范报账风险、健全内部管理和控制的同时，保证纵向流程纸质和电子会计档案信息真实性和一致性，健全保障电子会计档案信息品质的长效机制。
3、形成各业务管理系统数据交换与校验机制
统一电子会计档案管理系统与各业务管理系统数据界面，建立标准化的系统间数据交换模式，设置系统间数据交换后的校验复核机制，保证档案数据获取过程的一致性、完整性和安全性。
一、电子档案管理存在的问题
信息的发展，使得“无纸化”管理进入办公室档案管理的阶段。传统的档案管理主要是集中式管理和分散式管理两种方式。这两种方式不能完全符合电子档案的特点。所以，对电子档案的管理存在以下几个问题。
（一）电子档案的归档问题
电子档案的归档主要的第一手资料来源于纸质文件，每一份的纸质文件都来自于各个办公部门。而办公自动化系统在设计时，并没有档案工作者的参与，而是有各个部门人员录入，这就造成了电子文件的归档不完整，问题的考虑并不全面等一系列的问题。
（二）纸质文档跟电子文档分离
很多企业在对电子档案的管理中，认为电子档案可以完全替代纸质档案，所以忽略了纸质档案在电子档案管理中的重要作用。电子档案由各个部门录入管理系统，纸质档案就不再保留，这给以后信息的核对带来了很大的问题。如果管理系统出现问题，不能及时备份，那么，信息将会永久流失。
（三）电子档案存储载体不安全[6]
现在的企业很多的电子档案直接存储在硬盘上，存取的方式十分简单，没有备份，没有加密，对硬盘的保存也没有十分的重视。这就使得电子档案的存储面临很大的威胁。这种方式虽然存储成本低，方式简便，但是如果系统一旦崩溃，电子档案的损失也将不可挽回。
二、基于数据库的电子档案管理模式
针对上面对现在企业电子档案管理存在的问题的分析，结合数据库存储的强大优势，提出基于数据库的电子档案管理模式。
各部门将纸质文件一一归档，录入各部门的分数据库中。各分数据库及时对数据库中的文档进行备份，并适时的更新，这些备份和更新也会同步到中心数据库中，从而保证了电子文档备份和更新，使存储更加安全可靠。
三、基于数据库的电子档案管理模式流程
根据第二小节提出的基于数据库的电子档案管理模式框架，结合企业文档管理的实际，对电子档案管理的流程进行详细的介绍。
（一）文档录入
文档的录入工作主要来自于各部门的第一手资料。这里，各部门需要将纸质文档和电子文档有效的合理利用，从而保证电子文档的质量、准确性和完整性。
（二）权限设置
权限的设置并没有的流程图中展示出来。对于文档的管理，权限是很重要的模块之一。其中，录入、查询、修改和删除更新，这些操作都需要权限的约束，来防止不同部门对数据的更改，导致数据失去其原有的真实性。
（三）信息提取
信息提取主要对文档的数据进行有效的分析，提取对不同部门有效的信息。例如对于销售部门的数据，相关的销售明细等文档就十分重要，这些数据的提取能够减少相关人员的工作，比较直观，正确。
（四）信息规范和备份
信息规范主要是在文档的录入等操作时需要建立一系列的规范标准，从而对不同的电子文档进行标准化的管理，减少电子文档因为格式等问题在存储在数据库中的损失。备份是在数据库存储的时时刻刻都存在的一项重要的任务。及时定期的备份，能够在突发事件的发生时，进行及时的反应，降低电子文档的损失。
电子文件有别于传统的档案文件，它必须通过复杂的编码和解码过程才能提供利用，与载体没有必然的联系。它可以复制并存储于不同介质之中，利用者只要获得允许，就可以随时随地调出查阅所需的档案信息。面对全新的电子文件管理形式，传统的档案管理方式和方法已经无法适应当前的工作需要，因此，为适应现代管理制度和信息社会的发展，加强电子文件归档工作，对电子文件实行档案化管理成为一个可供选择的出路。
那什么是电子文件档案化管理呢？电子文件档案化管理，就是在传统档案管理经验和形式的基础上，结合电子文件自身的特点，采用先进的计算机和网络技术、有针对性的汲取文件中心、虚拟立卷等前沿档案管理理论，对电子档案实行文件级的管理，对本部门、本地区形成的电子文件实行社会化、自动化、网络化管理，从而实现高效、快捷的电子档案管理信息管理模式，并相应的成立地区性、部门性电子文件中心或电子文件档案馆。本着服务社会回报社会的原则，发挥档案部门的管理和技术优势，相对集中地保存和管理电子文件，为电子文件形成部门提供优质、稳定、安全的存储环境和空间，为社会提供真实、准确、快捷的电子档案信息服务。
电子文件档案化管理模式应采取先进的技术和理念，以虚拟、开放、灵活的手段来管理电子文件档案。专业档案部门通过网络、计算机、图文扫描、光盘存储等先进技术手段，对各个单位产生的电子文件信息进行集中统一的管理，并保管、存储符合电子文件形成部门要求的电子档案。电子文件形成部门以定期或不定期的方式，把日常产生的电子文件档案信息，以标准化的格式通过网络传递给档案部门，由档案部门进行分类、整理、编目，分别存储在档案部门主服务器相应的存储空间里。在必要时档案信息还可以脱机存储到其它更安全的介质上，并做多个备份，避免自然因素损坏和非法访问。档案部门对电子文件档案信息，采取维护电子文件产生原生原始性的原则进行管理。档案部门为信息存储单位提供信息查询功能，并进行用户确认，以确保档案的完整与安全。
因此电子文件档案化管理，是由电子档案部门集中统一管理电子文件，对电子文件实行社会化、自动化、标准化、网络化管理，它不由文件形成部门或其它非专业部门来管理电子文件，也和传统的档案管理方式有所区别。
一是电子档案的归档时间与传统不同。电子文件档案可以在文件办理结案后随时归档或某一事件周期定时统一归档，由文件形成部门通过网络传送给档案部门，并用电子签名封答认证，由档案工作人员接受登记，按事由原则给出档案分类号设定访问限制级别，以便将来用户查找利用。这样随时归档，一方面可以避免文件漏归，保证归档率和完整率，另一方面也符合电子文件自身的特别，还以为避免档案的流失和病毒的破坏。
二是电子文件的归档方式与传统档案不同。电子文件由于采用电子编码技术，可以编辑修改不留痕迹，载体无法固定，某些鉴别原始凭证性的关键信息也可以改变，这些都使电子文件原始凭证性辨别困难。因此，电子文件在形成过程中要随时进行数字签名、信息认证、身份验证和加密保护，保证文件在传输、处理过程中不出错误，以确保档案部门收到电子文件的原始性、真实性和准确性。
一、电子档案的概念与特征
“电子档案指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文档”。1这一概念揭示了电子档案的两个基本特征：
第一，电子档案是由计算机生成和处理，其信息以二进制数字代码记录和表示，亦可称为“数字文件”。
第二，电子档案是文件的一种类型，应该具有文件的各种属性，符合内容、背景和结构三个要素的要求，要有特定的用途和效力。
电子档案这些区别于传统纸质文件的特点，对维护电子文件信息安全提出了新的要求。
二、电子档案的特殊属性
（一）内容与载体的可分离性
对于传统的纸质档案而言，档案就是原件。电子档案的出现，则对传统的档案观念提出了挑战。内容与载体的可分离性，是电子档案不同于纸质档案最重要的特性之一。
（二）电子档案是数字化形式
其内容信息可与它的载体分离，它可以从一个载体复制到另一载体，可以从这台计算机传输到另一台计算机。电子档案的内容是以数字信号的方式存在于不同的存储空间，不再具有原先意义上的、有物理边界的原件。
（三）对计算机系统的依赖性
正是由于电子档案的生成是在计算机系统的支持下完成的，所以如果离开了计算机，电子档案既看不见也摸不着。其对计算机系统的依赖性体现在：一是数字编码，二是硬件，三是软件，四是技术设备更新，五是加密。
（四）快捷性、共享性、高密度性
在计算机环境中，文件的形式特征发生了变化，电子文件可以通过计算机系统进行迅速、有效、多方位的组合，不再需要对它进行像纸质文件那样的分类整理。不同的用户可以根据不同的需要，利用办公自动化系统对电子文件进行自由组合分类。通过计算机系统，一份档案可以同时在不同的地方被多人使用，突破了纸质档案在使用上的局限性，提高了档案的使用价值。
（五）不稳定性及不安全性
由于电子档案内容与形式的独立性，它具有比纸质档案更不稳定的因素。其原始性、真实性、完整性和安全性方面，都更难以保证。在档案的原始性方面，电子档案的原始性不易判断和确认。电子档案的生成形式是由实态变为虚态，其生成时的状态与传输、接收中的状态并非完全一致，可以说既是原始的，又是复制的。在档案的真实性方面，电子档案极易失真。在将纸质档案转化为电子档案的操作过程中，稍有失误即会导致档案信息失实。此外，电子档案可被原样复制，甚至被篡改后可不留痕迹。
三、电子档案的管理措施
（一）电子档案信息安全相关的管理思想
科学的管理措施是建立在正确的管理思想的基础上的。在制定和落实电子档案信息安全管理策略的时候必须贯彻以下相关的管理思想：
1、风险管理思想
风险指的是由于某些不可预知的因素引发问题的可能性，风险管理就是识别风险并采取措施控制风险的过程。确立风险管理思想，实施风险管理策略，可有效降低威胁电子文件信息安全的风险。
2、前端控制思想
前端控制是现代档案管理理念的重要内容，以档案生命周期理论为基础，它把档案从形成到永久保存或销毁的不同阶段看作一个完整的过程。前端控制是对整个电子档案管理过程的目标、要求和规则进行系统分析、科学整合，把需要和可能在档案形成阶段实现或部分实现的管理功能尽量在这一阶段实现。在已经建立了电子档案管理系统的地区和机构，电子档案是在系统中生成和运转的，电子档案管理过程的前端就延伸到了系统设计阶段，前端控制的形式也部分转移到系统功能的设计之中，尽可能把档案生命周期各个阶段的管理要求设计在系统之中，以功能合理的档案管理系统作为管好电子档案的先决条件。
3、全程管理思想
电子档案的全程管理是一种全面、系统、动态的过程管理，不仅涉及到电子档案的流程、管理规则、管理方法以及质量要求的完整管理，还要求整个管理体系的无缝连接，通过对电子档案生成、流转、利用、保管等每一项管理内容实施具体的过程监控，以便及时发现与纠正问题。
4、危机管理思想
危机管理思想是风险管理思想的补充，传统档案保护讲究的“预防为主，防治结合”的思想在现代电子文件安全管理中也是适用的。尽管我们尽最大努力保证电子文件信息的安全，但灾难还时有发生，因此，我们不得不对可能发生的灾难做必要的预防以及灾后的应急和补救
（二）电子档案信息安全相关的管理制度
电子档案信息的不安全因素贯穿于其形成、处理、收集、整理、归档、保管、利用的各个环节。在各个环节，信息都有被更改、丢失、损坏的可能性，即使拥有完善的信息安全防护技术，也要有相应的管理措施来保证其得以实施。因此，必须建立涉及全过程的一整套科学、合理、严密的管理制度并完善监督机制和严格加以执行。
1、电子档案制作责任制度
制作人员应该对其制作的文件负有全责，在合作制作的文件或大型设计项目中，要注意划清参与人员的责任范围。
2、电子档案及时积累制度
电子形成后应及时进行积累，以防在分散状态下发生信息损失和变动。收集积累过程中的一切变更都应记录在案，对收集积累起来的电子文件要有备份。
3、建立和健全科学的归档制度
归档时应对电子文件进行全面、认真的检查，在内容方面检查归档的电子文件是否齐全完整、真实可靠；在技术方面应检查归档电子文件载体的物理状态，有无病毒，读出信息的准确性等。
4、建立和执行严格的保管制度
归档电子文件应使用光盘作为存储介质，对所有归档的电子文件应作写保护处理，使之置于只读状态。对电子文件要定期进行安全性、有效性检查，发现载体或信息有损伤时，及时采取维护措施，进行修复或拷贝。
5、加强和规范电子档案的鉴定工作
电子档案信息的特点决定了电子文件必须采用不同于传统档案的鉴定方法，运用双重鉴定法。在双重鉴定中，内容鉴定是核心，技术鉴定是保障。通过有效合理的鉴定，为维护电子档案信息安全提供质量保障。
6、建立电子档案的提供利用管理制度
电子档案提供利用的主要方式是电子文件拷贝和网络查询，网络查询和拷贝利用要进行严格的身份认证和查询登记，并采取技术手段防止提供的内容被再复制。电子档案入库载体不得外借，只能以拷贝的形式提供利用，防止利用过程中的泄密和损伤信息。
热门推荐