合同签订管理(精选8篇)
时间：2023-08-04
时间：2023-08-04
（一）组织管理不到位。一是未建立合同管理制度。主要表现在：未明确合同授权审批和签署权限，未建立会计财务部门与合同承办部门沟通协调机制和合同履行的监督检查机制，也没有对合同起草、审核、签订、执行、监督等全过程控制；二是未设置具体的合同管理岗位及人员职责，未建立合同管理台账和合同管理档案，合同分散在内部各主办部门管理，保管又分散在各经办人手中；三是合同印章使用不规范。如有些单位对签订合同使用的印章类型未作统一规定，对外签订合同有的使用单位行政公章、有的使用合同专用章，有的使用财务专用章或单位办公室公章等；四是基层央行普遍未设立专职的法律顾问和公职律师。（二）合同订立及审核环节管理不到位。1、合同条款约定不完整。一是未明确合同标的、数量、质量、价款、付款条件、违约责任、验收日期、验收方法等内容；二是未明确合同的有效期限和合同终止条件，少数装修改造工程合同没有对工期作出规定，也未约定款项的支付时间和方式以及收取质保金等内容；三是少数合同缺少关键条款，存在一定的法律风险，如某单位分别与两家公司签订办公楼窗户改造安装合同和空调维修保养合同，两份合同中均未明确安装（维修）人员的安全事故责任。2、合同签订存在瑕疵。一是未对合同主体资质进行考察，部分协议供货单位未提供资质证明文件；二是少数合同没有法人代表签字（用签章代替）；三是有些存在招标公示期未到即签订合同，或存在履约时间早于合同签订时间的现象；四是合同签订主体不合规。主要表现为：签订合同的主体为基层央行内设部门，由部门负责人（未经授权）签字并加盖部门印章。3、合同审核把关不严。一是有些签订的合同未经法律部门审核，或存在先签订合同后经法律部门审核的现象；二是少数合同虽经法律部门审核，但仍出现合同条款与招标文件不一致现象。如某单位与某基建项目管理公司签订《建设合同招标合同》，约定招标服务费由中标人支付，而招标文件中则确定由招标人支付服务费；三是法律部门审核意见未得到重视。主要表现在：少数基层央行对法律部门提出的修改意见或建议基本不予以采纳，且未见理由。4、长期合作对象合同签订期限待规范。如基层央行与电信、联通等网络运营商存在长期租赁的关系，有些基层央行为减少合同签订的次数，一般签订的网络租赁合同约定期限都是几年以上，合同期限过长，在网络资费不断下调的趋势下，基层央行的利益保护会受到限制，承担的合同风险会相应上升。（三）合同履行和监控不到位。1、合同变更不规范。一是少数合同重要内容变更未签订补充协议。如某单位与物业管理公司签订物业服务合同，约定服务事项包括办公楼保洁、保安、收发管理、绿化管理，但在合同履行期内，服务内容增加了老干部活动室、食堂等保洁工作，而又未签订补充协议；二是合同变更未经双方确认。如某单位与某物业公司签订劳务合同，岗位数量由5个改变为4个，变更合同上仅有某物业公司一人签字（加指印），未见用工方即某单位负责人或被授权人签字。2、合同履行存在薄弱环节。主要表现：一是未追究违约责任。如某单位与施工单位签订的《建筑工程施工合同》竣工日期为2016年9月4日，而实际竣工日期为2016年10月28日，竣工延期了54天，未见三方确认同意的工程延期说明，也未按照合同要求履行违约责任；二是未按合同约定的标准进行验收，或验收手续不完善；三是未按合同约定时间付款，或未按规定留存质量保证金等。3、合同后续的跟踪不到位。目前，基层央行普遍更注重对合同的事前审核，对合同的履行、变更、解除、违约责任、合同风险责任的追究等方面关注不够，对合同的事中和事后监督管理缺位，未对合同的履行情况及实施效果进行监督检查和分析，无法保证合同签订后的实施效果达到预期目的，同时也无法确认在合同履行过程中如果出现问题，能够采取有效措施保护自身的利益。
二、基层央行合同管理中存在问题的原因分析
（一）合同管理制度不健全。目前,基层央行的上级管理部门还没有建立一套统一全面的合同管理基本制度，基层央行在建立和完善合同管理相关制度时，无章可循、无据可依，缺乏上级行系统部署和顶层设计的制度进行统一指导和规范，导致基层央行合同管理工作缺少制度规范，存在着一定的制度性风险。如：对合同履行情况的监督检查，因缺乏上级行的政策指导，基层央行对做好此项工作的积极性不高，没有建立合同履行监督检查机制，也没有履行监督检查职责，影响合同履行效果。（二）合同管理职责落实不到位。首先，合同签订部门及经办人员对自身在合同管理中的职责认识不足，认为合同管理应该是法律事务部门或集中采购部门的事情，所以在合同起草、谈判等关键环节还存在把关不认真、核心条款审读不仔细，致使条款内容不完整、必备要素缺失、合同后续管理松懈等；其次，基层央行法律事务部门多为兼职人员，日常事务较多，加之合同标的金额较小、合同对象较为固定，受惯有的工作习惯和“熟人”思想的影响，审核合同时容易产生麻痹思想，没有引起足够的重视，难免出现一些合同虽经法律部门审核但仍存在瑕疵的现象。（三）合同管理人员法律意识不强。基层央行合同管理人员多为事权部门综合人员，虽然具有一定的专业技术知识和管理知识，但却不具备法律专业知识，且缺乏相关法律知识培训，不能满足合同管理工作需要，给合同管理带来风险隐患。还有部分合同管理人员风险意识淡薄，只注重合同起草，忽视合同签订、审核、执行等过程控制以及合同档案管理，导致了无授权签订合同、合同条款约定不完整、法律部门意见未采纳等现象发生。
合同管理制度
在公司的经济活动中，为保证合同法律、法规的正确适用，保证合同全面履行，公司根据自身特点，制定合同管理制度。
一、 合同管理的协作责任制度
（一）岗位责任制度
公司合同管理工作由经营部负责，负责人肖建水，并设5名专职合同管理人员，在宣传、贯彻合同法，签订和履行合同中要分工明确，各司其职，各负其责。
（二）会签制度
在合同订立之前，要由招标部、经营部工作人员参加，共同研究，并出具能否订立合同的意见，以保证合同的合法性、可行性，各职能部门之间要相互衔接和协调。由经营部负责制作《签订合同申请表》。此表包括两部分，一是有关合同本身的内容，二是会签的程序安排。
（三）协作制度
合同签订后，各有关业务科室和工作人员，根据自己的职责，共同协商，及时采取措施，解决履行合同中出现的问题，以保证合同的兑现。
（四）奖惩制度
对合同管理人员的工作情况给予奖惩，并与《公司岗位目标责任施实办法》挂钩。工作尽职尽责、成绩显著的，或是为公司免受重大损失，为企业多创效益的，给予表扬和奖励，包括授予荣誉称号、发给奖金、记功、升级、升职等。工作差的，给公司带来损失，或有重大失误的，给予批评教育、并按其情节轻重分别给予不同的纪律处分、行政处分或经济处罚。
二、 公司合同管理的监督检查和制度
（一）汇报登记制度
公司业务人员代表本公司签订合同后，应按规定向公司有关职能部门或公司有关负责人汇报，合同管理员则将合同的有关内容登记到相关的台帐簿上，以便监督检查。
（二）法人代表授权委托制度
由于公司的法定代表人不可能直接参予每一份合同的签订，而常常是由业务员、或其他人员总经理去签订合同。实行法人代表授权委托制度，使签订合同人员取得合法资格，既可以取得对方的信任，顺利签订合同，又能促使和制约人认真签订合同。
法人授权委托制度的内容主要包括：（1）公司有关业务人员要认真学习合同法，在参加工商部门组织的法规考试合格后，方可接受经理签发的签订合同“授权委托证明书”。未经法定代表人授权或超越授权范围签订的合同一律无效，由此产生的责任由本人承担。（2）领用长期、临时“授权委托证明书”应向经营部办理登记手续，公司向工商行政管理部门领取统一制定的签订合同授权委托证明书，如事项变更，应及时办理变更手续。对发放盖章空白授权委托书，要由总经理审批。
（三）审查审批制度
经营部负责对合同对方当事人的资格、资金、信誉等情况进行审查。
公司签订合同要经总经理签署意见后方可加盖公章，合同才能正式成立。
（四）合同专用章管理制度
1、合同专用章公司统一刻制、编号、保管、使用，并到工商行政管理部门备案；
2、合同专用章由经营部设专人负责保管、使用只限本企业对外签订合同使用，原则上不得携带外出；
3、合同专用章应在正式合同文本上使用，并有法定代表人签署，或者有法定代表人签发的“授权委托证明书”，方可使用；
4、合同专用章、或盖有合同专用章的空白合同方遗失与被盗时，要及时通知有关部门进行处理，同时登报声明挂失作废，给公司造成经济损失的，要追究当事人责任。
（五）检查履行制度
公司总经理、副总经理及经营部负责人要定期或不定期对合同的签订履行情况进行检查，以防止发生问题，酿成纠纷。规定的制定和落实，对及时解决履行中困难和矛盾很有作用。特别是对标的金额较大或履行期限较长的合同，一般都应作出中途检查的规定。
（六）索赔制度
在对方违约时，由经营部负责，依法及时向对方提出索赔要求，追究对方违约责任，以挽回因对方违约行为给公司造成的经济损失。
三、公司合同管理的统计考核制度
（一）统计报表制度
根据上级业务部门或合同管理机关的要求，对合同的签订、履行、变更、解除及发生纠纷的处理等项数字和情况，进行统计汇总，按规定的日期和要求上报。
（二）合同考核制度
通过引进激励机制，将合同管理纳入公司经济责任制考核范围，以调动合同管理人员的积极性。考核内容一般包括合同签约率、履约率指标，合同送审时间，签订合同内容的合法性及条款的完备性，合同管理台帐、报表、档案的管理情况等；考核办法一般是实行竞赛评比活动，采用百分制，公开考核，并同奖金挂钩。
四、公司合同管理的合同档案制度
合同依法签订后，当事人各方将合同正本交由各自单位合同管理员保管，合同副本留合同承办人员备用，必要时抄送、抄报有关单位。合同管理员对已经生效的合同要编号登记，逐个建立档案。合同档案的内容包括合同文本及附件、合同签订申请表、签约洽谈纪要、合同变更解除的往来文书、合同履行情况记载等。合同档案管理实行平时立卷，年终一次归档，专人保管的制度。合同档案是企业合同管理的重要资料，一旦履行中发生纠纷，完整的合同档案资料有助于纠纷的顺利解决。
招标公司
2007---
（此页无正文）
主题词：合同 管理 制度
招标公司
第一，石油合同管理系统存在风险。在石油合同管理中存在着一种其他合同管理中罕见的风险――合同管理系统风险，造成这种现象的主要原因在于市场波动、政治因素和市场价格波动等因素都在合同的签订过程中起到重要的影响，最终给合同管理系统带来一定的风险。企业应当注意的是合同管理系统风险并不受企业自身所控制，属于不可控制风险、不可预测风险范畴，在全面风险管理中也被称为系统风险。合同管理系统本身存在的漏洞使得石油企业合同签订常常处于无序状态，最终导致了企业合同管理和风险规避的难度都大幅度上升。
第二，石油合同监督方面存在风险。在合同的签订之后，一些石油企业不注重合同的跟踪监督，导致合同的执行和实施得不到有效的跟踪处理，给石油企业的发展带来较大的经济风险和管理风险。部分石油企业的履约意识较差，在合同执行过程中往往还面临着违约风险。在某些情况下，石油企业因为对自身管理不到位导致合同履行难以取得预期的经济效益和社会效益，最终影响了自身的可持续发展和稳定发展。
第三，石油合同签订和管理过程中存在法律风险。石油企业在签订合同或者管理合同时，往往因为条款的合法性和恰当性而给合同带来一定的问题和风险。由于法律上的风险带来的经济利益侵害将会将石油企业带入到合同纠纷的旋涡，最终可能因为经验的不足而导致纠纷问题处理的不当，产生经济利益损失或者名誉损失。
二、规避石油企业合同管理风险策略
（一）完善管理机制，建立清晰的权责关系
首先，要建立合同归口管理部门。石油企业应该完善管理体制和制度，企业领导应该承担起建立合同归口管理部门的职责，积极地进行部门建立和资源分配，对合同档案保管和中大?济合同谈判制定规范的管理制度，明确合同签订专用章，将合同的归口管理落在实处。
其次，要建立有效的沟通渠道，明确各部门的沟通职责。企业要清晰地划分财务部门、业务部门和合同归口管理部门的职责，并在各个部门之间建立起良好的沟通渠道，在合同签订的过程中实时沟通、定期了解。
再次，要完善并落实管理制度。在结合现行法律法规的基础上，石油企业可以针对合同管理各个层面进行职责划分，确定各部门签订经济合同的范围和条件，明确合同审批流程和权限，并对经济活动的关键环节设置详尽的流程以供遵循，在明确要求的基础上坚实地落实各项制度。
最后，要注重合同档案管理。档案管理部门应当定期地进行资料整理和更新，根据合同谈判和签订的进程来收集、整理和保存档案资料，各部门还应该在自身职责范围内建立合同台账。
（二）有效地规避合同管理系统风险
石油企业在签订合同之前要做好市场调研工作，进行国际形势变化预测，从市场经济发展的角度去思考将风险管理和企业管理有效融合的方法和对策。在签订合同的过程中，企业应当在考虑市场现实状况和综合分析自身实际情况的基础上考虑签订事宜，分析合同签订过程中每一个环节可能潜在的风险，及时做出风险评估和预警方案，提升企业应对市场风险的能力和合同管理能力。石油企业应当针对合同管理系统风险形成自己的一套科学化和有笑话的管理方案，让合同管理能够有章可循，使得各个合同管理部门能够明确自身的职责，在无形中加强各部门之间的联系和合作，合同签订的每一个过程都要有明确的记录和记载。除此之外，石油企业还要加强对合同管理相关人员的培训，使得管理人员的专业知识能够在合同管理过程中得到大幅度的提升，以便胜任将来更多的合同管理工作。
（三）进行事前调研、做好源头管理工作
第一，对采购需求进行审查。在实施采购活动之前，石油企业首先应当对采购需求进行调查，论证采购目标的合理性，如果合同涉及到较高的专业技术和复杂的法律关系，还要组织技术专家、财务人员和法律专家参与到合同的签订过程之中来，力求使得采购需求合理合规，避免资源的浪费和重复的购买。对于不同金额和不同重要程度的采购合同，要采取不同级别的立项审批流程。
第二，加强合同订购的前期审查。石油企业需要在签订合同前对对方当事人的资信状况、履约能力、资质情况、是否具备完全民事行为能力进行详尽的调查，论证其是否能按时履行合同、合同履行质量高低以及产品质量保证程度，将合同风险降到最低。
（四）注重合同审查，强化监督程序
首先，要注重对合同的审查。合同的签订应该严格按照程序进行审批，在签订合同前对合同文本、合同约定事项进行严格地检查，避免出现漏洞，留下风险隐患。
在电网企业物资合同管理要点中，法律要点是比较重要的，对于招标采购得到的相关物资而言，按照法律相关要求，应严格按照招标文件中的规定时间签订合同，没有正当理由的情况下，不能延长签订时间。对于招标采购得来的相关物资而言，在签订合同前，要以相关资料作为重要依据，这些资料不仅包括中标通知书，还包括相关合同条款、招标规范文件、招标文件、澄清文件和货物清单等；对于不是通过招标采购得来的物资而言，要在确定物资采购结果后签订合同，合同签订的依据主要是与结果相关的资料和信息。对于招标采购得来的相关物资而言，要保证书面合同中的相关条款与中标者的相关条款一致，还要保证和招标文件具有一致性，不允许签订不具有实质性的合同条款。
2电网企业物资合同管理的模式
至今为止，电网企业物资合格管理模式一直处于不断变化当中。在最初的电网企业管理中，还没有对物资合同管理制度进行完善，还没有实现统一化管理，电网企业物资合同管理主要应用招标采购管理模式，物资签约对象即项目出资单位。目前，在电网企业中，物资集约化制度和体系已经有了广泛应用，对合同管理模式进行了创新，实现了物资集约化管理，省公司主要负责合同签订和合同结算工作。经过电网企业物资合同管理模式的不断完善和创新，分批次采购合同的管理模式得到了广泛应用。电网企业物资合同管理已经实现了统一化目标。在电网企业中，关于物资采购的相关文件非常多，这些文件都是加强合同管理的重要依据。在当前的电网企业物资合同签订过程中，应应用电子平台，对签订流程进行系统固化，实现招标全自动化，促进合同文本智能化生成。在合同签订过程中，应尽量实现签约文件简单化，明确相关商务合同和条款中主要的签订依据。
3电网企业物资合同管理的流程
3、1系统流转
在电网企业物资合同管理中，管理人员主要依照中标结果和物资合同制订，合同应符合专业模板，供应商在经过在线审核确认后，将合同的相关资料和信息输入ERP系统，最终形成订单。在此过程中，合同审批工作得到了落实。
3、2书面合同的签订
在完成系统流转环节后，供应商应带着相关信息和文件前往专业服务大厅签订合同。在签订前，相关承办者要加强对合同相关信息的审核力度，还应派出代表人员进行合同签订或加盖公章。
3、3合同履行
在完成合同签订工作后，要有效履行合同，要健全电网物资合同管理机制。在建立系统化台账后，应加强对招标过程、履约过程和结算等过程的管理，实现供应一本账系统化管理。
3、4健全物资调配机制
要在省公司有效建立物资调配机制，完善物资调配部门。调配部门要加强对各个项目和工程业务的管理，完成物资的供应和安排工作，对物资供应的相关情况进行调差分析，加大监控力度，保证供应商正常履约，加大对物资到货情况的管理力度。
3、5健全调度机制
物资调配部门的相关人员要建立物资调度机制，定期进行供应规划，制订物资到货计划，定期开展履约协调会议，对物资发货情况进行合理调度，及时掌握物资运输情况。
3、6健全预警机制
在物资供应中，健全预警机制是十分重要的，要加大对物资供应情况的监督力度，做好及时预警、跟踪，实现履约保障目标；要不断增加预警功能，合理进行预警参数设置，实现全方位监控和预警，及时采取有效措施解决预警问题。
4未来电网企业物资合同管理的重点
4、1落实计划的制订和实施，加强采购管理
在电网企业中，要想加强物资合同管理，就必须加强计划管理，从保证物资管理各个环节工作落实到位，提高合同签订效率和合同后期履行的安全性；严格遵循相关管理标准，按照合约制订方案、确定物资采购时间和交货时间；加大对文件信息的审核力度，健全物资供应审查机制，应用闭环管控方案。
4、2有效解决合同变更问题
在物资合同后期的履行中，合同变是导致合同履行不到位出现的主要原因，提出物资合同变更的主体应当是管理部门的人员，并开出规范化的技术变更单。企业物资部门严格按照技术变更单上的相关内容确认合同商务变更单上内容的合理性，且签订的对方应是物资供应商。
5结束语
关键词：合同管理；煤炭物资；采购
中图分类号：F279、23 文献标识码：A 文章编号：1001-828X（2013）11-0-01
近年来随着煤炭企业的整合、兼并、重组的速度的加快，为保证煤矿工作面正常安全生产，煤炭生产企业经济效益的实现，煤矿对于煤矿物资的需求在不断增加；在这种大的市场环境的影响下，煤矿物资采购部门发挥了非常重要的作用，各煤炭企业都成立了适合本单位实际生产经营情况的合同管理部门，明确了合同管理职责，为企业的经济活动保驾护航。
一、煤炭企业合同管理的基本现状分析
1、合同管理人员管理水平低下
⑴合同管理员不设专人管理，部分的矿厂没有设专门的合同管理部门，合同管理与财务管理没有分开，这样就造成一人肩负多种职务的现状，造成管理上的混乱。致使合同签订的效率低下错误频发。
⑵由于煤炭企业采购部门过去多年来一直是由业务科室中的业务员自行办理合同，所谓的“自行办理”就是业务员自己携带合同章与生产商或供应商签订合同，在办理合同的过程中无专业的合同管理员对内容进行审核，这样签订的合同就存在很大的风险，容易给企业带来不必要的损失。
⑶煤炭企业的管理者认为煤炭企业的主要任务就是多出煤、出好煤，搞好煤炭生产就万事大吉了，签订合同就是个程序，是无关紧要的事情只是盖章就行，忽略了合同管理的重要性。
2、各项合同管理方式落后单一，合同管理制度未落到实处
⑴合同签订审批流程未按照“四职审批”的要求进行，我局合同审批的流程是由合同业务员报采购计划后由业务经理—财务经理—总经理审批后方可生成合同再由合同审核部门审核通过打印签订，由于一些客观原因，审批流程偶尔会出现越级审批现象，这就导致合同签订内容与计划不一致的现象，出现“管理错误”。
⑵合同没有统一的文本，由于采购过程中签订合同的一方不是固定的，合同文本五花八门，合同内容不统一，就会出现合同条款不全，签订合同对方的信息不完整，有时还有错别字等情况发生。这就给合同审核制造了难度，增加合同签订后的法律风险。
⑶合同签订后对合同中涉及到货、付款等随后的程序没有监管，合同执行的过程是从合同的来源、订立、履行及落实跟踪合同执行情况等一系列行为的总称，在现在使用的管理制度中对合同来源、订立两项可以说做到有据可依，但是履行一项没有落到实处，“履行”包括到货、验收、付款，由于涉及的部门较多，信息无法快速收集，导致对合同履行监管成为一纸空文。
⑷合同管理中合同统计没有实现自动化、信息化，合同管理工作量较大。合同管理过程中报表统计是一个非常重要的环节，它为企业的决策者提供了依据，指导企业朝着健康的方向发展。我局去年一年的合同量就达到6000多份，30多亿元，签订数量庞大；每个月合同还需人工进行统计，无形中增加工作难度降低了工作效率。
二、加强合同管理的意见和对策
1、制定并使用同一的合同文本
积极与公司内部法律顾问处沟通联系，委托专业的法律顾问或者律师制定适用我公司实际经营情况的合同文本。合同文本中不仅要体现大部分合同中需要买受的标的物的名称、数量、规格等做出明确说明，还必须对付款的方式、到货验收和处理纠纷的方式等方面进行严格规定。这样就使得煤炭内部所签订的合同具有广泛的适用性，有效的阻塞了合同管理员的法律水平和语言水平的不足出现合同签订文本的漏洞。当签订合同双方有违约行为时，利于解决合同争议。
2、平时需加强合同管理人员的素质
在平时的日常工作中我们在审核合同过程中往往对合同中主要的部分审核不清，导致签订的小部分合同出现倒签、资质过期、价格无依据等问题，这些问题的产生主要是由于合同管理员个人专业素质较低而产生的。煤炭企业就要在平时加强合同管理人员的素质教育，如聘请专业的法律院校的教师来煤炭企业授课、进行实际案例的电视讲座、通过自学参加法律顾问的考试等方式来逐步提高合同管理人员的专业修养，推进煤炭企业合同管理的整体水平稳步提高。
3、利用计算机网络技术把合同审核制度落到实处
随着煤炭企业采购量的日益增多，合同管理职能的日趋重要。已往传统的合同管理模式终究将被合同信息化管理模式所取代，REP企业管理软件中合同管理部分能够实现合同的逐级审批，规范了审批流程，杜绝审批过程中的漏批或者是越级审批的现象。从而减少审批时间、提高工作效率、提高合同审核的准确性，还实现了办公无纸化节约了工作成本。
4、加强合同履行全程的监管
煤炭企业的合同管理是从报送计划、订立合同、履行合同三个重要环节组成的，而合同的履行是衡量合同执行过程是否合理、合法的重要依据。合同管理部门可以利用网络信息系统（ERP）把合同中的到货、验收、付款纳入信息监管，对履行过程的信息收集做到准确及时。通过加强对合同履行过程的监管，会发现采购合同中签订合同双方的责任和义务是否依照约定履行，及时发现影响履行的原因，准确的向企业各个部门反馈，排除履行阻碍，协调合同签订双方关系，防止违约行为的发生。
三、小结
随着我国加入WTO以来，给煤炭企业带来的好的机遇同时也面临着严峻的考验，煤炭企业会真正的与国际市场接轨，合同管理也就成为防控市场风险，约束经济行为的一条准绳。这就要求我们煤炭企业加强合同管理制度建设，规范合同管理工作，为煤炭企业的良性发展保驾护航。
参考文献：
[1]胡科峰、企业合同管理实务指南[M]、北京：法律出版社，2007、
依法维权是保证企业经营活动正常进行的最根本保证，也是确保企业经济效益有效获取的根本途径，而企业能够依法维权的前提是合同管理。因此，必须加大合同管理力度。首先是要对合同管理的真正内涵有一个深入的了解和认识。
1、合同管理制度
制度建设是企业管理的基础和根据。合同管理工作的合理有序开展就需要依赖于相关的制度建设。企业合同管理制度的建立，需要进行一下几个方面的工作：第一，在企业内部设立合同归口管理部门和相应的合同岗位；第二，建立相应的相关制度，并制定相应的合同评审程序，来作为开展合同管理工作的依据。管理制度的完善和规范不能仅仅只停留在设想阶段，还需要积极的应用于实践之中。也只有以规章制度为指导，严格的进行操作，才能使企业的合同管理进一步向制度化和规范化方向发展，并将企业的所要面对的经营风险降至最低。
2、签订合法有效的合同是企业依法经营的前提
合同在进行签订时需按照一定的规范来进行，因此，合同的承办人必须在合同签订的过程中时刻保持慎重、仔细的态度，以最终达到合同签订主体适格的目的；合同中所运用的概念的定义必须十分的明确且只有一种解释，避免含糊不清的语言出现在合同之中；对合同履行过程中可能发生的各种变化提前进行最大程度上的预测，并在合同条款中进行详细的设定，以加强合同的可操作性。在实践中，用户和供电企业签订供用电合同时，供电企业必须事先做好主体资格审查工作。尤其对于法人和其他组织，企业对其法人代表或负责人的姓名、地址等相关信息必须有全面的了解和掌握。当不具备签订供用电合同资格的民事主体前来申请用电时，为使主体不适格问题得到有效的解决，可要求其出示上级主管部门的授权委托证明。
二、合同管理的注意事项
第一，在合同签订之前，需要进行两项调查工作：一、资信调查；二、尽职调查。对于合同中的事项，双方都应该有明确的认识和把握。如当事人是否具备有效的法人资格和经营资格，双方的履约能力状况等。第二，合同的签订时必须严格遵循《合同法》、《公司法》相关的法律法规。签约双方都需明确的了解合同中提及的权利义务、约定事项、履行能力、违约责任和预期目标，避免出现上当受骗现象，或签订的合同无效现象的发生，以使合同中提及的事项按照约定有效的履行，并使签约双方的目标得以实现。第三，在企业自身经济利益得到充分满足的条件下，可以做出适当的必要让步，使对方的利益也得到一定的满足。第四，只有企业的法定代表人才有权进行对外合同的签订，若委托人来进行合同签订工作，有效的法定代表人授权委托书等委托依据是委托人必须具备的。除此之外，任何人任何情况签订的合同都不具备相应的法律效力。
三、企业合同管理中存在的问题
企业加强合同管理是为了与当前的经济发展需求相适应。激烈的市场竞争中，共同追求目标的形成，最终的目的在于使企业经济效益得以提升。但在我国具体国情和电力企业行业等的影响下，电力企业的合同管理工作一直存在着一些问题。
1、企业合同订立过程中存在的问题
首先，是合同主体资格不清。即一方当事人的签订资格存在不完全问题、人没有资格或权限不够，甚至有一方当事人根本就不具备签订合同的主体资格。其次，是合同文本不规范问题。一些企业没有给予合同充分的重视，导致签订的合同中，出现内容不明确、文字不严谨、条款有漏洞等现象。双方当事人的权利和义务在合同条款中并没有进行明确的约定，使履约条款中存在一些模糊的规定。甚至在签订过程中出现一些规定内容被忘记的现象，合同内容十分的粗糙模糊。合同签订过程中采用的合同文本不规范，在这种情况下进行合同的签订，必然会使合同中存在一定的瑕疵或合同的不完全履行现象的发生，最终导致出现合同纠纷。再次，是合同的签订过于的草率。一些当事人在进行合同签订时，对于合同的签订条件了解不够深入，在调查对方当事人的资信情况和履约能力时有疏忽的地方，或进行合同签订时没有严格按照相应的法律法规进行办理，这些问题都会导致合同的签订过于的草率。使合同内容中存在瑕疵，或使合同内容不真实，最终会造成企业在发生重大经济损失时，无法依法维权，寻求索赔。甚至有一些企业在遭受损失后还需要向对方进行赔款，严重损害了企业的利益，给企业的发展造成一定的影响。最后，是法律意识的淡薄。一些企业在签订合同时存在着法律意识欠缺或法律意识淡薄的问题，这就导致这些企业在合同签订时往往忽略违约责任和争议解决方式的约定。而当纠纷发生时，企业就不能以合同为依据来进行维权。此外，这也会给一些不法分子制造进行违法活动的机会。
2、企业合同管理方面存在的问题
第一，是对合同的重视程度不够。当前，我国许多企业并未给予合同充分、全面的重视，法律意识也十分的薄弱，这对于合同监管工作的顺利开展十分的不利，合同管理工作自然也落实不到实处。而企业在设置管理机构、配备人员和执行相关制度方面也多多少少存在一些问题。甚至有些企业观念、态度没有摆正，认为只要签订了合同就万事大吉了。导致合同的签订浮于表面，无法在企业生产、销售、服务等管理过程中发挥其应有的效用。第二，合同订立过程中审查不严。有些企业甚至会出现在与对方当事人签订合同以后，对于对方当事人的主体资格、资信情况、履约能力等情况仍旧不是很了解的现象，这就会导致企业签订的合同无效或效力待定，也会给企业造成一些不必要的经济损失。第三，合同的签订流于形式。当前，在我国的一些合同签订中，虽具备了完整的合同会签流程，但签订的合同中内容编制却十分的不规范，在文字表述和内容审视方面也存在不严谨问题，有时还会出现签约不正式，签约把关不严等问题。除此之外，需要变更和解除合同时，存在合同纠纷隐患。第四，合同签订监管不到位。有些企业会为了自身利益，在进行合同签订时会避开政府的监管，签订“阴阳合同”，导致签订的履行合同与招投标文件出现诸多的不相符问题，最终导致合同中的内容无法被完全履行或者根本无法履行现象的发生。“阴阳合同”即双方当事人都不履行，只作应付外部检查之用的合同。而实际需要双方当事人执行的内容是以合同的补充条款形式进行签订的，这些条款大都是在私下进行签订，会中标合同中的部分内容或全部内容，将违法或违反国家、政府管理规定的内容写入条款内容之中。
3、关于档案管理方面存在的问题
首先，是档案管理人员专业素质问题。当前，从事档案管理的工作人员的相关专业素质不高，专业人才匮乏。无法对档案信息进行深入的研究和开发。其次，是未对档案进行规范化管理。主要表现为档号和安全标题不规范、案卷卷内目录缺少和组卷混乱。最后，是档案资料不全面。当前，很多企业在签订和履行合同的过程中，对于重要的档案资料并未进行及时的收集、整理和归档工作，这就造成了合同资料的缺失。
四、电力企业合同管理规范化的策略
1、合同签订需要注意的要点
电力企业在进行合同签订的过程中，需全面深入的调查对方当事人的资信和资格情况，双方当事人也需要在充分了解了合同的具体内容和相关的注意事项后才能进行合同的签订。合同格式方面，一般要选用书面格式，确保签订合同的内容词意明确清晰，相应的时间地点准确无误。此外，还需进一步确认合同中的价格、公章等重要内容，有效的避免合同不合法或不具备法律效率等现象的发生。最后严格遵照我国的《合同法》和《公司法》等相关法律法规来进行合同的签订，明确双方的权利和义务，并有效防止上当受骗现象的发生。
2、合同管理应采取的策略
首先，企业要提高对合同管理的重视程度，并进一步的推动合同规范化的进程，以使全体工作人员的合同管理意识和企业管理水平都有一定程度上的提升，最终实现企业经济效益的提升。然后，以电力企业的实际运行状况为基础，进一步完善企业的合同管理机制，并出台相应的管理制度和考核标准，是各部门的职责和义务都有明确划分。合同管理流程也要进一步的规范，并加大对合同管理人员的监管力度，使工作人员的工作质量和工作效率都有不同程度的提高。此外，还要对合同管理的先关功罪人员进行定期的培训，使之能够不断地提升自身的专业素质水平，获取最先进的管理模式和技术，真正将制定的合同管理制度落实到实处，最终使合同的全方位、系统化的动态管理目标得以实现。合同管理的人员在经过系统的培训后，其专业技能水平必然会在一定程度上有所提高，这就为企业经济效益的增长提供了有力的保障。最后，对合同签订过程的风险方法进行加强，是双方当事人的权利和义务得到进一步的明确，并注重企业法律顾问的培养，尽量减少合同纠纷问题的发生，并使合同管理渗入到企业整个生产销售和服务的全过程之中，进而使企业合同管理的规范化进程得到进一步的推动。同时，若出现违约情况，企业需要及时采取有效的措施对其进行处理，在使双方的权益都得到有效保障的情况下，进行合理的赔偿支付工作，将其对企业的损害降低至最小。
3、建立健全合同管理体系
合同管理体系的建立和健全是企业在进行合同管理工作时必须要慎重考虑的问题。企业的合同管理工作的开展，一定要结合自身的发展情况，而不是生搬硬套别人的合同管理方法和手段。合同管理体系的制定要具体、明确且具有一定的可操作性。这对于企业经济效益的提升也大有助益。企业经济合同管理体系包括合同管理体制建设和制度建设。合同管理体制建设和完善。首先，企业需要在企业内部自上而下的建立一个健全的合同管理机构，并随着企业的发展和市场经济的发展及时对其作出调整。使合同管理在企业的每个层次、各个角落都有所渗透和体现。运用归口管理和分工分类管理相结合的方式对企业的合同管理机构进行设置，并设立专门的管理部门将合同管理的各部分工作全部落实到实处，并实行统一管理。在合同管理机构的人员配置上。专门的合同管理机构配备专职的且专业技能水平和专业素质高的合同管理人员。各分部门上则可选择设置一些兼职的合同管理人员，专职和兼职相结合，确保企业的各个部门、各个层次和各个方面上的合同都得到有效的监督管理，并时刻处在有序的监督范围内，最终实现企业合同的全方位、立体、动态管理。
五、结束语
1、1由于人力资源管理成本引发的风险由于人力资源管理成本引发的风险主要有两种，分别是由于劳动合同成本终止带来的成本风险和企业违规造成的成本风险。首先，在《劳动合同法》中对企业签订的劳工合同有硬性的规定内容为当企业方想要终止劳动合同时，那企业方必须对劳动方付出一定的经济补偿，通常经济补偿的费用为合同停止前劳动者一个月收入的一半。这条法律的规定就代表着一旦企业方想要主动终止劳动合同，就必须对劳动方付出一定的经济代价。同时，当企业在对员工安排了一定量的工作任务时，企业必须给予员工赔付相应的赔偿金，这也是双方劳动合同在《劳动合动法》中的硬性规定，同样是由于劳动合同成本终止带来的成本风险之一；其次，由于企业违规造成的成本风险主要包括自员工工作之日起，工作时间满一月但是不满一年依然没有签订劳动合同的企业要向员工支付双倍的工资、企业违反《劳动合动法》规定不与员工签订无固定期限劳动合同；同时，应向劳动者支付从应该签订无固定合同的时间开始算起的双倍工资、企业单方面解除劳动合同必须向劳动者支付双倍的赔偿金、企业没有按照《劳动合同法》规定向员工支付加班费用时必须支付赔偿金等内容。
1、2由于人力资源日常管理工作引发的风险由于人力资源管理工作引发的风险主要包括企业在没有与劳动者签订劳动合同就开始使用劳动者劳动能力的违法行为带来法风险、企业在计算劳动者工作年龄时没有将劳动者在其他企业的工作年龄计算在内的违法行为带来的风险以及人力资源管理制度不够完善带来的其他风险等内容。
2运用合同管理规避人力资源管理工作风险的措施
2、1签订完善、合理、合法的劳动合同在企业的人力资源管理工作过程中，企业必须与劳动方根据企业的实际情况，依照《劳动合同法》中对劳动合同的签订的规定，签订双方都能够认同的劳动合同，劳动合同的内容应该对双方的权责义务有清晰明显的描述，劳动合同应该以书面形式签订并且经过劳动方的签名和企业的签名同时认证。按照《劳动合同法》的规定，企业方应该在使用劳动者一个月内就签订双方的用工合同，从现实意义上来说，劳动合同的签订不仅能够规定双方在劳动关系中的权利与义务，还能够稳定劳动者的工作情绪从而有效提升劳动者的工作积极性，提升人力资源管理工作的效率，降低人力资源管理工作中的风险。
2、2规避无固定期限合同签订带来的风险对于即将签订无固定期限合同的员工，企业在与之签订无固定合同的过程中必须得到员工的切实确认和签字，同时，对于可能由于无固定期限合同引发的风险在附属的合同中清晰说明规定员工的行为再次交由员工签订，避免因为签订无固定期限合同员工突然反悔带来的人力资源管理上的风险。
关键词：施工合同；签订；管理
Abstract: The construction contract construction strictly binding on the legal relationship between the parties and the rights and obligations of all activities is the basis for the construction and inspection under、 In this paper, the signing of the contract with the construction enterprise management issues are discussed、Keywords: construction contract; signed; Management
中图分类号：TU723、1文献标识码：A文章编号：2095-2104(2013)
建筑施工合同在建筑施工中发挥着重要的作用，有效的合同管理是促进参与工程建设各方全面履行合同约定的责任与义务、确保建设目标顺利完成的重要手段。施工企业实行的总包、分包、内部承包等,也正是按照其与建设方签订的工程承包合同所承担的权利义务和经济责任来确定划分的,其内、外合同的关系不但一脉相承而且标的、权责也高度一致。也就是说,所有内部承包的具体内容,就是企业对外承包合同所含各项指标的分解与落实。这就使施工企业的合同管理从形式、内容和管理范围都不同于其他企业,而是一个格局完整的、自成系统的管理方式。
一、施工合同签订过程中应注意的问题
1、合同内容的严谨性和合法性
1)确保合同措辞的严谨性。目前签订建设工程施工合同,普遍采用建设部与国家工商局共同制定的《建设工程施工合同》示范文本,但也有使用业主与承揽方协商起草的其它合同文件。建设部与国家工商局共同制定的示范文本,签订合同前仔细阅读和理解通用条款十分重要,如果使用由业主起草的合同文本,则更应该仔细研究,对关键词和关键语句含义要达成共识,避免在理解合同条款时产生多义性和随意性。
2)确保签订合同的合法性。签订合同的内容要合法,内容的合法性具体表现在工程合同的各项条款中。合同的主要条款规定了双方的权利和义务,反映了当事人对合同的要求,工程合同价款中,履行方式及违约责任等必须符合法律规定的要求。关系到有关双方权利和义务等各项条款,在订立合同时应考虑全面、细致,避免出现责任不清。
2、审查发包人和分包人的资质等级及履约能力和信用
施工单位在签订合同时,对发包人和分包人主体资格的审查是签约的一项重要的准备工作。我国法律规定,从事建筑工程设计、房产开发的企业或从事工程监理、建筑施工的企业都必须取得相应的资质等级,承包人承包的项目应当是依法批准的合法项目。违反这些规定,将因项目不合法而导致所签订的建设工程施工合同无效。因此,在订立合同时,应先审查建设单位是否依法取得企业法人营业执照、是否取得相应的经营资格和等级证书,审查建设单位签约代表人的资格,审查工程项目的合法性以及发包方的履约能力和信用情况。在现实工程中对分包方的审查相对审查发包方更为重要,施工单位与分包单位的法律纠纷在工程中最为普遍也最为棘手,如何防止各分包单位的违约对施工单位来说至关重要。
二、施工合同签订过程中的一些技巧
1、明确规定发包方、总包方和分包各方的责任和关系
尽管发包方与总包方与分包方之间订有总包合同和分包合同,法律对发包方、总包方及分包方各自的责任和相互关系也有原则性规定,但实践中仍然常常发生分包方不接受发包方监督和发包方直接向分包方拨款造成总包方难以管理的现象,作为总承包施工企业,不仅要与业主签订总承包合同,同时也要与分包单位签订分包合同。因此,不仅在总包合同中应当将各方责任和关系具体化,在分包合同中也应将双方责任、权利和义务具体化,便于操作和管理,避免或减少纠纷。
2、规范监理工程师及双方管理人员的职责和权限
我国《民法通则》明确规定,企业法人对它的法定代表人及其它工作人员的经营行为承担民事责任。建设工程施工过程中,发包方、承包方、监理等方参与生产管理的工程技术人员和施工管理工作人员较多,但往往职责和权限不明确或不为对方所知,由此造成双方不必要的纠纷和损失。合同应明确列出各方派出的管理人员名单,明确其各自的职责和权限,特别应将具有项目变更、签证、价格确认等权利的人员、签认范围、程序、生效条件等做出明确的规定,防止其他人员随意签字,给各方造成损失。
3、量化合同中关于不可抗力的相关约定
施工合同《通用条款》对不可抗力发生后当事人责任、义务、费用等如何划分均作了详细规定,但发包人和承包人都不能认为不可抗力的内容只是这些。对此,在合同实践中很多合同的《专用条款》一栏都无约定内容。《通用条款》未明确,实践中双方难以形成共识,双方当事人在合同中对可能发生的风、雨、雪、洪、震等自然灾害程度应予以量化。如几级以上的大风、几级以上的地震、持续多少天达到多少毫米的降水量、降雪量等等,才可能认定为不可抗力,以免引起不必要的纠纷。
4、详细规定工程进度拨付款和竣工结算程序
在实际操作中,合同对工程结算一般只限于对工程进度按月拨付款或按工程进度拨付款的规定,而对如何申请拨款、如何审核确认拨款数额以及双方对进度款额认识不一致时如何处理等等问题往往缺少详细的合同规定,这样很容易引起双方的争议,影响工程施工进度。一般合同中对竣工结算程序的规定也较粗,不明确,不利操作。因此,施工合同中应特别注重对拨款和结算程序的约定,以避免不必要的争议,确保工程进度。
5、运用担保制度降低风险系数
在签订《建设工程施工合同》时,可以运用法律资源中的担保制度,来防范或减少合同条款所带来的风险。在实践中我们发现,通常都是业主要求施工单位向其出具履约担保,而业主向施工单位提供工程款支付担保的却较少。因此,从减少纠纷和降低风险出发,施工企业在向业主提供履约担保的同时,也要求业主向施工企业提供工程款支付担保。
三、加强合同管理的措施
1、加强工程投标阶段的管理
企业应加强工程投标管理，首先熟悉招标文件，图纸及有关的规范，考虑自己的技术实力能否达到业主的要求，以及为了达到这个要求的成本能否符合招标文件的要求，做到量力而行，对工程现场必须进行详细考察，熟悉现场的地理位置、气候条件、工地施工条件以及周边的居民情况和当地市场的材料价格、机械台班价格及市场的供应量，必须深入的研究这些因素，并进行详细的分析和计算，才能做出正确的判断；编制技术投标书时，要充分利用公司的技术实力优化施工组织设计，并善于利用先进的施工技术及管理技术，达到科学、高效、节约的要求。
2、做好工程施工合同分析
所谓合同分析是从合同执行的角度去分析、补充和解释合同的具体内容和要求，将合同目标和合同规定落实到合同实施的具体问题和具体时间上，用以指导具体工作，使合同能符合日常工程管理的需要，使工程按合同要求实施，为合同执行和控制确定依据。由于诸多因素的存在，承包人和业主签订的合同内容中存在：合同条文采用法律用语，往往不够直观明了，不容易理解；合同各方的责任关系。如工期、质量，费用等逻辑关系极为复杂；合同实施过程中可能存在的问题和风险等。只有通过施工合同分析，就合同条文达成一致理解，找出合同中的漏洞。解释有争议的内容，分析合同风险，制定风险对策，把合同任务层层分解，然后落实到具体部门、施工队、人员身上，便于实施和检查。
3、做好工程施工合同交底工作
企业合同管理部门对合同分析后应进行“合同交底”。即通过组织项目部管理人员和各施工分部学习合同条文和合同总体的分析结果。通过技术交底将工程项目和任务分解，明确其质量和技术要求以及施工中的关键工序和关键工作，将安全、成本目标细化分解，落实到各职能部门和各施工分部及个人；严格制定进度目标，明确完不成任务的影响和法律后果；明确施工合同有关各方(如业主、监理工程师)的责任和义务。通过合同交底工作使大家充分熟悉合同中的主要内容、规定、管理程序，了解合同双方的合同责任和工作范围，各种行为的法律后果等，使大家都树立全局观念，使各项工作协调一致。避免施工中违约行为。
4、加强施工合同索赔管理工作
施工合同是索赔的依据，索赔则是合同管理的延续。合同管理索赔要求承包商在签订合同时要充分考虑各种不利因素，分析合同变更和索赔的可能性，采取最有效的合同管理策略和索赔策略，在合同整个履行过程中，要随时结合施工现场实际情况，结合法律法规进行分析研究，以合理履行合同，这不仅有利于保护自己的合法权益，更重要的是有利于企业尽快适应国际工程建设规范，提高企业未来生存能力。
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