电子档案管理方法(精选8篇)
时间：2023-08-04
时间：2023-08-04
关键词:电子档案；信息；安全保障
随着社会发展的进步，如今档案管理也进入了信息化的时代。传统的纸质形态档案已经落后，新型的数字媒体类信息存档已经广泛存在于社会当中。信息数字媒体一体化，并且储存密度大。便于接收，接收速率快，这些都是将档案进行数字化媒体转换存储的优点，并且电子档案，易于传送与收纳储存。不过由此也产生一些隐患。数据容易被黑客攻击更改，若硬盘丢失，还将造成很大的难以承担的后果。电子档案使用是未来社会，档案储存的必经之路。因此在电子档案发展的初期，就应当建立合理的规章制度来规范管理。
1影响电子档案信息安全的主要因素
1、1自然因素
自然因素可分为两大类。一类为外界环境对于载体的影响;一类为载体自身的随时间的老化。一般来说自然环境对于载体的伤害是不可修复的。并且载体自身的材料所限，在使用一定年限过后需要更换储存工具。这一切都是自然因素所带来的。电子档案信息管理的问题。
1、2技术因素
在电子档案信息安全管理当中。技术因素是至关重要的因素。首先一份档案安全管理，便是重中之重。它能够保障用户在使用时，信息的合法性与安全性。还必须保证不受外来黑客病毒的影响使信息的内容未被更改。其次，随着时代的变迁信息技术的发展会，与时俱进，新旧版本的数字媒体的不兼容会导致信息的缺失遗漏，甚至损坏等现象。
1、3管理因素
有了技术支持对于信息管理的安全保障。在电子档案的存储当中，信息管理扮演着“大脑”的角色。在电子信息管理当中组织者和管理者共同完成的工作才是信息储存的基石工作，对于技术的提升，这些都是组织者和管理者的一种手段。只有科学的进行电子档案制度的规范改革，才能保证电子档案的信息安全。
1、4人的因素
自然因素，技术因素等都是不可控的因素，而管理因素和人为因素机，均由人为操作。因此在电子档案存储安全因素当中，人为因素占着较大的比重。在电子档案信息安全中，管理人员对于档案的重视程度以及技术设备的安全等级的了解程度都会产生影响。如果一个了解电子档案安全制度的管理人员心怀不轨，那么将造成巨大的破坏。因此在电子档案信息管理当中，人为因素是最为脆弱的一环。对于管理人员挑选应当再三斟酌。不过，研究人员对于电子档案信息技术的提升与了解创新对于信息安全也会产生一些良好的作用。
2电子档案管理改进创新对策
2、1制定电子档案管理规范
对于电子档案的建立以及保存之中，还存在着许多环节，这些环节都存在，这使信息遗失或损坏的风险。为将此类风险降至最低，应当制定相关的法律法规来完善相应的电子档案存储制度，并且对于管理人员进行统一培训，规范和测评。还应当建立相应的网络安全制度，来保证电子档案信息不被病毒和黑客所攻击。
2、2统一电子档案管理软件
将电子档案存储管理模式定性要求。制定出相应的各个模版。再将模版推广于应用市场。定期开展对于电子档案存储的培训工作。聘请相关的专业人员进行讲解指导，让整个部门和公司的档案全部统一化便于管理。
2、3提高电子档案的保存质量
电子文件的保存必须注意，“灵魂”和“肉体”的时刻保护。电子文件的储存介质，容易受到环境的影响，应当做好相应的防磁，防潮，防机械损坏等。是电子文件的肉体，保证良好的健康状况。对于它的“灵魂”———文件信息。应当注意防病毒黑客，建立专门的档案库，配置专业的安全防护技术性较高的档案机房与设备。还需要注意对于文件信息的及时备份，检查更新，文件保存档案软件的兼容模式等。
2、4加强电子档案的安全
(1)建立数据备份和恢复系统。在电子档案存储中备份技术是一种必不可少的安全手段。这样的话在面对电子病毒风暴时，可有效地安全储存。以面对不同的隐藏风险。(2)要加强网络的安全管理。加强对于档案库的入口保密工作，多重验证方式及防火墙等，均可实现保护作用，以此确保档案库的监督秩序。(3)对重要文件采用“双重“归档法。对于一些重要文件采取双存法:纸质，电子同存。例如签署类文件等也能保证以后的真实有效性。部分纸质文件(例如:发票)需原件保存，但电子也可备用。
2、5提高档案工作人员素质
档案管理的电子数字媒体化，是档案管理朝着现代化发展前进的一次。不过，需要面对的问题也是相当之多。因此对于管理人员的要求也必须提高。合格的管理人员应当熟练的掌握计算机技术，并且大致了解自己所管理的电子档案的内容信息。运营单位应当对管理人员进行权限设置，避免权力过大导致档案出错。单位在引进管理人员是应当同时注意他们应当是计算机使用技术与管理档案技术的兼备。纵观全局，档案管理的工作者应该与时具进，随时学习，吸纳新型的档案存储技术，确保档案存储与时代的脚步一同前进。并且应当不断地开发针对性的方案去处理不同的档案存储，来面对日新月异的发展社会。档案存储是一项重要的工作，可以说之便是“史书”因此应当给予相当的重视。
参考文献:
［1］李卫育、推进城建档案馆数字化建设打造城市建设信息数据库［J］、城建档案，2013(03)、
目前，人们生活中一个非常重要的，必须的工具的就是电子计算机，其具有多种多样的功能，这为企业的办公带来了巨大的变革，使企业办公变得更加方便快捷。而在信息技术时代，最新的档案方式就是电子信息档案，它对企业在高科技方面的创新发展意义重大。但是根据具体情况来看，电子信息档案并不全是优化，它也有自己的不足，比如与传统的纸张档案相比，具有更大的风险性，如果没有积极制定防范风险的措施，那么很容易导致企业的数据被盗，所以，企业在使用信息档案时一定要注意信息的安全性，积极主动的制定一些避免风险的措施，以使信息资源更加安全。
一、避免风险的措施
提前预防，在风险还没有出现的时候就进行遏制是规避风险最有效的方式，也是最经济的方式，对于电子档案来说，应该以其自身的潜在缺陷为根据来实施控制管理，来保证内部信息的安全可靠，主要措施有：
1、积极引进最新技术。计算机在工作过程中要同时结合多种措施，而规避风险的最好的办法就是引进新的技术，新技术对可以使电子信息档案更加安全可靠。其中一个很重要的方法就是设置密码，这是现代操作系统最常运用的方式，在对电子信息档案实施密码设置后，要积极的训练一些计算机技术人员来实施管理控制，避免信息资源被一些外界因素干扰。
2、制定一些制度。为了保证信息资源的安全性，那么必要的管理制度是必不可少的，所以企业要主动制定一些有针对性的制度来进行预防，也可以根据需要授权档案管理人员自己制定制度，例如：可以规定只有管理人员才能进行相关的系统操控，而无关的人员没有权利操作系统等。
3、及时消除风险。为了确保信息档案数据的安全性，及时消除潜在的风险是非常重要的，在计算机维修期内，企业尤其要注意随时可能存在的风险，主动采取应对措施。因为计算机网络的的复杂性，使得控制风险工作也极其的不容易，不过，只要及时且做到全面看待问题，那么就可以把问题解决掉。比如，对于那种对计算机激进主义异常敏感的机构来说，为了应对潜在的危险，那么采取一定的措施是非常必要的。
4、及时进行预防和保护。为了消除危险电子信息档案的因素，其中一个很重要的措施就是安全防护，其可以有效的避免信息数据受到外界因素的破坏，保证信息的安全可靠。
二、缓解风险的措施
电子信息档案在遭到外界的干扰后，为了把危险降到最小，就需要管理人员尽最大的努力把危险掌控在一定的范围内，那么管理人员应该怎么做才能使风险得到缓解?目前，许多企业开始利用风险转移的策略进行缓解，电子信息档案管理的风险缓解就是通过制定实施应变计划、灾难恢复计划、电子信息档案相关资产重新布置等手段来减小电子信息档案及相关资产价值本身或风险的后果或影响。常见的风险缓解方法包括：事前措施、事后措施。前者是指在损失发生前为减少损失程度执行的方案;后者是在损失发生后为减少损失执行的方法。需要强调的是，在进行电子信息档案的管理时如果发生危险，那么不管是什么情况，企业都要积极主动的进行及时的处理，这才是最为关键的。
三、分散风险的措施
在电子信息档案管理中，还有一种经常使用的规避风险的措施就是转移策略，所谓转移策略实质上是一种风险的分散，即把风险转到其他的地方，以此来把已经存在的风险降到最低，一般而言，能够从多个角度对风险转移的方法实施修正，如：修改配置模式、购买保险、外包给其他机构、或者与提供商签署服务合同等等。经过这样的处理之后，我们可以把复杂的风险问题进行简化，再对原先实施的电子信息档案管理策略优化改进，创造更加先进的电子信息档案管理系统。此外，还可以与网络供应商互相协调，让供应商的安全服务符合电子信息档案的使用需要。另外，还要强调的是，外包同样隐含着风险，如果外包人员不符合合同的标准，那么后果会很严重。所以为了预防人为因素给企业造成损失，那么那些使用电子信息档案的人员要做的就是一定要严格遵守操作标准。
四、评估风险的措施
当风险来临后，企业最需要做的就是积极采取措施进行处理，为了把风险造成的影响控制在最小的范围内，还要积极与其他措施相结合使用。风险评估的目的是为了能够使预防计划更加科学合理，在对电子信息档案实施全面分析的基础上，探究引起风险的因素以及其带来的后果。需要实施分析评估的基本内容是：发生危险的概率，危险带来的后果有多大，危险的成本探析，有哪些合适的控制防范办法等等。此外，企业管理者要树立风险观念，积极主动的制定一套体系完善的针对多种风险的预防计划。需要强调一点，如果机构中每个已被识别的弱点通过承认得以控制，这说明企业在安全防范工作中未能给予足够的重视。企业防范风险的最大弊端在于，许多经营管理者错误地认为电子信息档案无危险性，在使用档案资料时未采取针对性的安全管理方案，这对于电子信息档案带来了诸多不便。而对于档案管理人员来说，其在管理期间要控制好各个环节的工作，这对于档案管理是极为重点的。在进行评估中，为了确保档案信息的安全性，档案管理人员就必须要非常警觉，对于潜在的风险能够及时发现，并把其扼杀在萌芽状态，对于已经发生的风险要积极采取措施，力求使风险造成的损失最小。
简而言之，管理者或管理部门在对电子信息档案管理时，一定要有这样的意识，即电子文件的风险不是主观的，而是客观存在的，这种风险不是确定的，而是不确定的，而且还可能带来很大的危险，所以一定要有对风险的警觉度，把预防风险看做所有工作的重中之重，积极制定风险防范办法，使电子信息档案的管理水平得以提高，这对于有效规避风险和降低损失有重要的意义。
参 考 文 献
[1]冯惠玲、论电子文件的风险管理[J]、档案学通讯、2005(3)：8～11
[2]王兆新，裘洁、浅议电子文件信息的安全与保密[J]、浙江档案、2004(1)：36～37
[3]邹生、开放网络环境下的信息安全问题[J]、信息安全与通信保密、2004(4)：28～29
关键词：档案管理；信息化；电子化；信息检索
档案电子化指的是利用电子计算机、网络等现代信息手段对档案、文献等进行收集、整理、存储和加工，建立档案数据库，提供高效信息检索功能。现代科技的不断进步，信息数据的不断更新且呈爆炸式增长，为企业发展长远计，档案电子化管理是必然趋势，其不仅能够提高档案管理的效率和质量，节约档案管理成本，还能为档案二次开发打下良好基础[1]。然而档案电子化也会带来一些不可忽视的问题，比如信息安全、管理标准等。笔者将结合本单位档案电子化管理的实际情况进行探讨。
一、 档案电子化管理的优势
1、 管理便利
档案电子化管理过程中，所有的档案信息的存储，都是通过数据库系统来实现的，档案的内容可以囊括文字、图像、音像、影像，以多媒体的形式进行保存。在信息录入的过程中，可以进行复制、黏贴、剪切等操作，大大节省时间，有些内容还可以直接导入，避免人工输入时的疏忽大意而产生错误。利用网络技术，可以进行远程操作，在档案馆外面也可以进行档案管理。
2、 查阅简易
档案电子化管理以数据库的方式来对档案进行处理，大大方便了档案的查询和检索，提高档案信息查询效率，特别是可以利用网络登陆数据库，这样管理员就可以在任何时间、任何地点对档案信息进行查阅。
3、 传递和保密
电子化的档案都在系统里面可以进行独立查询，避免了传统档案传递中单个档案传递困难且容易丢失的问题，在传递的过程中可以通过检索后直接提取所需要的档案，不会对档案本身造成任何影响，也不会担心档案会丢失。另外档案管理系统可以设定档案管理权限，大大提高档案保密性。
4、 存储和共享
电子档案的存储要相较于传统档案的存储更为便利和长久，电子档案一般采用光盘、磁盘来进行存储，其保存时间可以达到几百年，而纸质文档则不可能存储这么久。存储空间和存储量也是传统档案不可比拟的。电子档案的存储相较纸质文档更为便利也就促进了档案的共享，为档案共享提供了坚实基础。笔者所在企业由于技术性比较强，档案信息中存在着大量的技术档案，比如有关设备的技术改造方面的、有关设备维修方面的信息，就要求档案管理系统能够提供强大的共享功能，利于档案的二次利用。
二、 档案电子化管理面临的问题
1、安全性问题
不管是传统的档案管理，还是电子化档案管理，档案信息的安全性一直都是档案管理的核心。我们在建立档案电子化管理系统时，由于客观或主观的原因而没有及时的为档案电子化系统提供强有力的安全保障，缺乏专门的人才来对档案安全性进行管理。另外档案电子化管理依靠的是电子计算机技术和网络技术，在这方面的欠缺也会导致档案管理系统的安全性缺乏保障，档案管理系统漏洞频频，为不法分子提供了可以攻击和危害档案安全的入口。这些都是档案管理过程中可能存在的档案安全隐患，从不同程度上威胁了档案信息的完整性、准确性和保密性[2]。
2、管理标准问题
建立于数据库基础之上的档案管理系统，在建设的过程中就会要求考虑档案信息管理标准，以方便档案信息的录入、存储、检索和使用。但是我国由于档案电子化管理起步晚，相关标准相对落后，尽管国家相关部门也出台了档案管理标准，但是各个企业都会针对自身特点而去重新建立一套管理标准，造成管理标准相对混乱，给档案管理带来了一定的阻碍。
3、二次利用问题
档案管理的目的不仅仅只是存储档案，更为重要的是对档案信息的二次利用，发挥档案的信息价值，特别是像我们这样的技术性强的企业，档案的二次利用重要性不言而喻，然而由于管理标准的混乱，也对档案的二次利用产生了极大的影响。
4、法制问题
我国现有档案方面的法律法规还不能满足快速发展的档案电子化管理的需求，法律依据不足，经常出现档案管理方面的违纪违法事件而无法进行处理，如档案没有及时更新或者档案泄密等，这在一定程度上降低了档案管理的规范性和安全性。
三、 档案电子化管理优化对策
1、加强档案电子化管理的重视力度
档案电子化管理系统的建设需要企业的高度重视，只有企业所有人都认识到档案电子化管理的重要性，才能把档案管理做好做实。企业应该加大投入，不仅在物质资源上，更要在人力资源上，加强档案管理队伍的建设，提高档案管理队伍素质，才能实现档案电子化管理的放好发展。
2、加强档案电子化管理的安全建设
安全性问题是档案管理的核心，所以在档案电子化管理系统建设的过程中，要做好安全性保障，不管是硬件，还是软件，两手都要抓，两手都要硬。要建立一套安全性能强的档案管理系统，加强网络监管，降低被攻击的可能性；更要加强档案管理队伍安全方面的培训，不断提高档案管理人员的安全防护能力和意识。另外，对于档案管理，要设立有效的管理权限，对于不同的用户采用分级管理方式，设定其可以进行的操作，通过权限来确保档案的保密性和安全性，降低档案管理的安全风险。
3、加强档案电子化管理的标准建设
档案电子化管理系统建设是一项复杂的工程，档案管理系统的高效使用，有赖于所有用户在同一个管理标准下进行操作，这就要求档案管理部门建立一套适合企业发展的档案管理标准，将企业的各个部门都衔接到一起，防止脱节。并且尽量与国家标准相吻合，以提高本系统的普适性。
4、加强档案电子化管理的法制建设
为了促进档案电子化管理的规范性、安全性和高效率，国家相关部门必须针对档案电子化管理建立相关法律法规，企业必须要求所有的档案管理人员依照法律法规来进行档案管理，并结合企业自身档案管理中出现的问题和漏洞，在国家制定的法律法规上进行补充和修正，以确保档案管理科学地、高效地开展。
四、 结语
综上所述，档案电子化管理是今后档案管理的趋势，但是其健康成长还要依靠企业所有的档案管理人员的积极贡献，不断提升自身的档案管理能力和意识，在科学的管理标准和体系下进行档案管理，才能杜绝在档案电子化管理中出现各类疑难问题，加快企业档案电子化管理进程，为企业发展打下更好的基础。
参考文献
从电子文件形成的过程和特点看，电子文件仍像普通文件一样具有形成阶段、管理阶段、处置阶段。根据文件生命周期理论，电子文件的处置阶段（归档）仍应由档案部门集中统一管理。这是《中华人民共和国档案法》有关规定的要求，也是电子文件形成部门的必然选择。
现有的计算机存储设备，容量虽然很大，但面对呈几何级数发展的电子文件，总有穷尽的时候。而且应用软件的更新很快，许多早期形成的文件在新的软硬件环境下不能读取，即使同时期的电子文件也有应用软件不兼容的问题。每个文件形成部门为存储档案信息投入大量的精力，保留旧的设备和多种应用软件，显然从人力和物力上都是一种浪费。所以，电子文件归档工作要走社会化管理这条路，由专业的档案部门去管理。
电子文件有别于传统的档案文件，它必须通过复杂的编码和解码过程，才能提供利用，与载体没有必然的联系，它可以复制并存储于不同介质之中，利用者只要获得允许，就可以随时随地调出查阅所需的档案信息。面对全新的电子文件管理形式，传统的档案管理方式和方法已经无法适应，因此，适应现代管理制度和信息社会的发展，加强电子文件归档工作，对电子文件实行档案化管理成为一个可供选择的出路。
电子文件档案化管理
那什么是电子文件档案化管理呢？电子文件档案化管理，就是在传统档案管理经验和形式基础上，结合电子文件自身的特点，采用先进的计算机和网络技术，有针对性的汲取文件中心、虚拟立卷等前沿档案管理理论，对电子档案实行文件级的管理，对本部门、本地区形成的电子文件实行社会化、自动化、网络化管理，从而实现高效、快捷的电子档案信息管理模式，并相应的成立地区性、部门性电子文件中心或电子文件档案馆，本着服务社会，回报社会的原则，发挥档案部门的管理和技术优势，相对集中地保存和管理电子文件，为电子文件形成部门提供优质、稳定、安全的存储环境和空间，为社会提供真实、准确、快捷的档案信息服务。
电子文件档案化管理模式应采取先进的技术和理念，以虚拟、开放、灵活的手段来管理电子文件档案。专业档案部门通过网络、计算机、图文扫描、光盘存储等先进技术手段对各个单位产生的电子文件信息进行集中统一的管理，并保管、存储符合电子文件形成部门要求的电子档案，电子文件形成部门（全宗构成者）以定期或不定期的方式，把日常产生的电子文件档案信息，以标准化的格式通过网络传递给档案部门，由档案部门进行分类、整理、编目，分别存储在档案部门主服务器相应的存储空间里，在必要时档案信息还可以脱机存储到其它更安全的介质上，并做多个备份，避免自然因素损坏和非法访问。档案部门对电子文件档案信息采取维护电子文件产生原始性的原则进行管理。档案部门为信息存储单位提供信息查询功能，并进行用户确认，以确保档案的完整与安全。
因此，电子文件档案化管理是由电子档案部门集中统一管理电子文件，对电子文件采取社会化、自动化、标准化、网络化管理，它不由文件形成部门或其它非专业部门来管理电子文件，也和传统的档案管理方式有所区别。
电子文件档案化管理与传统档案管理的区别
首先，电子档案的归档时间与传统档案不同。电子文件档案可以在文件办理结案后随时归档，或在某一时间周期定时统一归档，由文件形成部门通过网络传送给档案部门，并用电子数码签名封签认证，由档案工作人员接收登记，按事由原则给出档案分类号，设定访问限制级别，以便将来用户查找利用。这样随时归档，一方面可以避免文件漏归，保证归档率和完整率，另一方面也符合电子文件自身的特点，快速便捷，还可以避免档案的流失和病毒的破坏。
其次，电子文件的归档方式与传统档案不同。电子文件由于采用电子编码技术，可以编辑修改而不留痕迹，载体无法固定，某些鉴别文件原始凭证性的关键信息也可以更改，这些都使电子文件的原始凭证性辨别变得复杂而困难。因此，电子文件在形成过程中要随时进行数字签名、信息认证、身份验证和加密保护，保证文件在传输、处理过程中不会出现错误，以确保档案部门收到的电子文件的原始性、真实性和准确性，保证电子文件的法律凭证地位。
第三，电子文件在保管方式上和传统档案有差异。电子文件载体易老化变质及信息多媒体、新存贮介质的产生和发展，都会影响电子文件的长期可读性。档案部门可以在接收到电子文件后打印出一份纸质档案以作备份，但最终的解决办法还是需要计算机技术的发展和文件形成部门的配合，档案部门在接收到电子文件后对文件进行格式转换，以通用、统一的格式存储接收到的电子文件档案，以便将来计算机技术发展后，仍能读取以前存储的档案，保证信息资源方便利用。
第四，电子文件的分类、编目等管理方式与传统档案不同。因为电子文件的特殊性，可以达到文件一级的管理，所以，档案部门在接收到文件同时，可以马上给每份文件编制一个唯一的文件号，并给出相应的分类号和档案号，根据上下行文之间的关系，再给出相关文件号，在归档的同时进行主题词标引、著录。技术条件允许时可以编制多角度、全方位的检索工具方便检索查询信息。用户只须给出文件分类号或主题词，即可以找出相应的文件和相关的上下级行文及附件，从而大大减轻档案工作人员的劳动强度。
关键词：电子档案电子档案管理电子档案利用
中图分类号：G271文献标识码： A 文章编号：
一、加强电子档案管理的重要意义
电子档案对于大部分的单位和部门来说，还是一个新鲜事物，加强对电子档案的管理意义重大。作为档案管理工作者，做好电子档案的管理，从理念上说，要求我们必须完成由传统的管理模式向现代化管理模式的转变。下面，我们将就加强电子档案管理的重要意义进行分析。
1、加强电子档案管理，有利于节省人力物力
在传统档案管理中，由于档案工作的特殊性，特别是一些易破碎的档案资料，一般需要大量的人财物力才能够更好地保管，而且还不可避免地存在损坏的风险。然而，计算机及其网络的出现，不但为归档提供了快捷的管理手段，而且提供了信息利用的快速途径，免除了立卷归档、检索查找的困难，减轻了工作人员的劳动强度，提高了归档质量和检索速度，有利于节省大量的人力物力。档案管理工作实现电子化以后，就可把按“卷”立卷归档，改为按“件”整理归档，大大提高了档案管理的工作效率。
2、加强电子档案管理，有利于提高服务质量
档案管理的目的是为使用者提高便捷高效的服务，加强电子档案管理，资源信息实现电子化，有利于提高档案管理的服务质量。电子档案的特点是实物资料的信息化，大量的原始档案可以集中在计算机存储介质中，通过互联网进行传播，这可以使得用户在查阅时可以实现对海量信息的快速筛选。加强电子档案的管理，为读者提高高质量的服务，要求我们必须拓宽知识面，努力学习新技术，增长技能，提高驾驭现代化技术的能力，使档案管理工作发挥出应有的社会效益和经济效益。
3、加强电子档案管理，有利于满足多样化需求
随着社会的进步，越来越多的使用者对档案的多样性提出了要求，他们不但要看原始的文字资料，更要看原始的图像、视频等资料，而传统的档案模式已经无法满足这一需求。电子档案因为对信息保存的多样性，逐渐成为了满足使用者多样化需求的主要解决方案。档案利用需求的多样性，与社会发展水平和人们生活的文明程度有着密切的联系，随着社会发展和科学技术的进步，档案工作的服务对象和档案利用需求都会发生变化，表现出一定的动态性，加强电子档案的管理，有利于满足这一多样化需求。
二、电子档案使用的主要途径
电子档案具有快捷、方便的特点，与传统的纸质档案相比，其查全率和查准率是纸质档案无法可比的。然而，电子档案的利用必须建立在相对应的信息技术基础之上，而且还需要发挥管理的软功能才能充分展示其优越性。当前，关于电子档案的利用，其途径主要有三种：提供拷贝、通信传输和直接利用。
1、提供拷贝。拷贝是电子档案使用的第一途径，目的是向使用者提供档案的原始状态，确保其使用过程中的权威性。作为档案部门，当向利用者提供载体拷贝时，应将文件转换成通用标准文档存储格式，由利用者自行解决恢复和显示的软硬件平台。当利用者不具备利用电子文件的软硬件平台时，也可向这些用户提供打印件或缩微品。
2、通信传输。通信传输可以解决使用者无法到达档案所在地的难题，而且可以节省时间和财力，是电子档案在使用中的一个重要方式。所谓通信传输，即用网络传输电子档案，在不同的馆际之间，可以实现档案资源互相交流，以及向相对固定的查档单位提供档案资料，可以通过点对点转换数字通信或互联网络来实现。
3、直接利用。直接利用指的是利用档案部门或另一检索机构的电脑，在档案部门的网络上直接查询。直接利用的特点是可为利用者提供技术支持，也可使更多的读者同时利用同一份电子档案。这一方法的可能性，取决于档案馆网络系统中可供直接利用的信息资源的多少。
三、做好电子档案管理和利用的主要措施
由于电子档案提供利用方式的多样化与所依赖技术的多样化，导致利用工作的复杂性。因此，加强电子档案的利用管理是十分重要的工作，需要多方面的密切配合，并从多个角度展开工作。
1、建立档案利用制度，整合各类档案资源
要建立档案利用审批制度，相关人员需要查阅和利用档案时，必须获得档案主管领导的审批，还要建立档案利用管理制度，档案收藏部门可利用网络技术来进行档案收集管理活动，使档案收集更为及时，保证电子档案的及时更新，更好的满足电子档案利用者的需求，并做到电子档案利用和纸质档案利用互补，整合档案资源来创新档案管理模式，实现电子档案需求利用质的飞跃。
2、规范档案利用方式，避免不可挽回损失
电子档案的利用不能够无原则，应该根据利用者的情况而定，并且依据电子档案内容的密级层次进行有效管理。一般情况下，对内容不是完全开放的电子档案，不宜用拷贝的方式提供使用，对这类文件浏览的过程必须在有效的监控下进行。采用网络方式提供利用时，有密级的信息内容应进行加密处理，并对所使用的“密钥”进行定期或不定期的更改，避免由于误操作所带来的不可挽回的损失。
3、建立“双套制”模式，确保重要信息完整
所谓“双套制”，指的就是电子档案和纸质档案同时提交保存归档。“双套制”管理模式对档案工作者提出了新的挑战，要求档案人员要紧跟时代步伐，掌握现代信息技术，熟练运用电脑及现代通讯技术，否则就无法介入文档的形成和保管。另外，“双套制”所面临的问题，主要是哪些档案应该实行“双套制”，哪些不应该实行“双套制”。只有根据各个档案的内容特点采取相适宜的管理方法，有选择性地实行“双套制”管理，才不会造成人、财、物力的浪费，并且实现对重要信息的完整保存。
4、加强工作人员管理，提高档案保护意识
电子档案由于提供利用方式的多样化与所依赖技术的多重化，导致了利用工作的复杂化。因此，必须加强对档案管理工作人员的管理，从思想上认识到档案管理工作的重要性，从技术上确保档案管理工作的安全性，达到既能使电子档案信息最大限度的被利用，又能使这些资源得到可靠、安全、有效的保护。总之，必须提高电子文件的制作者和管理人员的责任心，使他们养成忠于职守、认真负责、精益求精的工作态度，这是保证电子文件原始性、真实性的根本措施。
四、结语
现代社会正在跨入“信息时代”，网络技术的广泛利用会产生越来越多的电子档案。电子档案的归档、保管与利用，是一项极其重要而复杂的工作。为了适应电子档案工作需要和档案事业发展，电子档案的管理与利用着眼点要高，立足点要实，要符合本单位的客观实际，顺应其规律，加强科学管理，确保电子档案能够安全可靠地处于可准确提供利用的状态，使其在社会生活中发挥更大的作用。
参考文献
关键词:电子档案;双套制;管理;研究
引言
当今社会，信息化技术在人们的日常生活中的应用越来越普遍，信息资源逐步向数字化趋势发展，信息资源的共享也越来越方便，在人们的日常生活和工作中大量的电子档案不断地产生，电子档案与纸质档案并存。这样在电子档案的管理工作上就形成了一种内容相同而载体不同的电子档案双套制管理方式，这种电子档案管理现状给目前的档案工作与档案学研究带来了全新的研究课题。因此，档案工作者必须要深刻认识当前电子档案双套制的管理现状，并在工作中正确处理电子档案与纸质档案二者之间的关系，做好电子档案双套制管理的工作，尤其是要重视对电子文件的管理。本文就对电子档案双套制管理的问题展开了一系列的相关研究。
1电子档案双套制管理的概念
电子档案的双套制管理指的是在电子档案的管理上，采用纸质文档和电子文档相结合的电子档案管理方式，即纸质文档和电子文档并存的双套制管理方式。纸质文档和电子文档是电子档案双套制管理的两种不同的载体形式，二者虽然在内容上是相同的，但是在涉及到的信息技术和管理方式上却存在着较大的差异。电子文档是充分利用信息化技术的产物，电子文档以主要是数码或符号的形式在一定的信息设备中进行保存，这些信息设备主要包括磁带、硬盘、光碟等，它们都需要借助相关的计算机设备等来进行查阅和处理。但是电子档案对档案管理工作者的素质有着更高的要求，它需要电子档案管理工作者有较熟练的计算机设备操作技术水平、网络技术水平和安全管理技术知识水平。电子文档比纸质文档的信息共享性更强大，电子文档可以通过计算机设备和网络技术在全球范围内进行传递，允许多用户同时进行查阅，突破了时空的限制，方便了大范围内的档案资源的共享，而纸质文档不能达到这样的效果;相比于传统的存储介质，这种信息化设备存储量大，且容易携带，但是其稳定性不如纸质文档的载体好，容易损坏和丢失。
2电子档案双套制管理的现状与问题
2、1电子档案双套制管理的现状
目前，大多数的机关单位、事业单位和企业单位对电子档案的双套制管理不够重视。这些单位在档案的管理上主要是以形成电子文档和纸质文档为主，其中有些文档的形式只有电子文档的形式，并没有相应的纸质文档形式，例如数据库等;也有一些文件在保存的过程中制作了电子文档，但是在形成纸质文档后就将电子文档删除了，只保存了文件的纸质文档形式;还有一些文件是以纸质文档和电子文档的形式同时保存的。这些单位在保存纸质文档和电子文档时采取的保存方法也不一样，主要是相关部门将电子档案以纸张和信息化设备这两种不同的载体进行双重备份制作，然后再对它们分别进行归档移交，从而就形成了两种载体保存同一内容的档案，即对电子档案进行双套制的管理。电子档案是否有必要进行双套制管理一直是人们在档案研究中不断讨论的问题，纸质档案纵然重要，但当前有很多档案工作者在从事档案管理的工作中已经认可了电子文件所具有的的档案价值，也对电子档案进行双套制管理有了一定的支持。这主要是考虑到法律涉及的问题，当前电子档案的法律效力还不能完全实现，这一点无法与具有较高法律效力的纸质档案相比。换句话说，电子档案的法律效力在没有被完全认可之前，纸质档案是不会被人们所摒弃的，因此，有很多单位机构都倾向于采用这种电子档案双套制的管理方式。
2、2电子档案双套制管理存在的问题
1)电子档案双套制管理过程中对资源的利用存在较大的浪费。众所周知，无纸化办公可以节约大量的资源成本并能够提升一定的工作效率。但是，电子档案双套制管理在传统办公的基础之上，又增加了一个信息系统处理过程。这个信息系统的构建需要大量的硬件设施和研发成本，工作人员既要对电子文档进行归档，还要对纸质文档进行归档，从而造成了资源未得到节省、纸张也依旧浪费的现象，经费的开支很大。2)很多电子文件在归档时无法制作成纸质版本。电子公文可以很容易地被制作成纸质形式，只需要打印出来就行，但电子公文仅仅是电子文件中的一小部分内容。在信息化的社会中图形、录像、声音、和数据等正在逐渐增多，这些电子文件中有些根本无法被制作成纸质形式或者缩微胶卷版本，比如数据文件、矢量图和影音资料等。3)电子档案双套制管理存在电子档案法律凭证混乱的现象。单位机构在对电子档案进行双套制管理时，一般是将电子文档打印出来进行归档，这种纸质文档与电子文档只是载体不同，这就会导致电子档案的法律效力凭证性混乱，从而产生哪个是档案，哪个具有法律效力的问题。还有电子文档是通过信息设备流转来完成办理的，所以电子档案的纸质版本只能显示出电子文档的内容，而不能说明其完整的办理流程，法律对这种不完整电子文档的效力的认可是存在一定问题的。
3电子文件管理的防范措施
电子文件的管理一方面需要完善的信息安全技术提供支持，另一方面需要健全的管理措施来确保管理工作的有效实施。电子文件的管理是一个复杂的过程，电子文件需要经过形成、处理、归档、保存、传递和利用等诸多环节，在其中任何一个环节中都可能出现信息被更改或文件丢失的情况。因此，档案管理机构采取有效的电子文件管理的防范措施是十分重要的。为了加强对电子文件的管理，可以从以下两个方面入手。
3、1加强对电子文件制作和工作人员的管理
电子文件是由人创作出来的，在电子文件的管理上这一点是不容忽视的。电子文件的形成、处理、归档、保存、传递和使用等环节均是通过人的操作来完成的，因此，加强对电子文件制作和工作人员的管理是十分必要的。从事电子文件制作和工作的人员必须要有强烈的责任心，在做好自己本职工作的同时，要提升自己的思想觉悟和保密意识，做到尊重档案、保护档案。此外，档案工作人员必须具有较高的专业素质和知识素质，一方面要坚持维护档案的完整性和安全性，这包括档案载体的完整安全和档案内容的完整安全，同时要保证档案保管整齐规范、方便查阅;另一方面要充分利用自己所学的知识，积极适应档案管理技术和档案管理事业的发展。
3、2建立电子文件管理制度
电子文件的管理工作涉及的环节比较多，无论哪个环节出现问题，都会导致电子文件的原始性、安全性和真实性受到威胁，建立健全的电子文件管理制度是避免此类问题出现的有效措施。建立电子文件管理制度需要明确电子文件管理的各个环节的职责和要求，建立起严格的使用制度、归档制度、保存制度和制作制度。特别是要将电子文件与纸质文件区别开来，注意到二者归档范围和归档要求的不同，工作人员在归档时要做好相应的检查工作，并明确不合格档案的处理措施。此外还要严格要求电子文件的载体，相关的保护措施一定要完善，并及时消除一些危害电子档案安全的隐患。
4结语
信息化技术的进步带动了电子档案双套制管理的发展，但是目前电子档案双套制管理还存在着不少的问题，尤其是将大量原生的电子文件转换为纸质文档造成了资源和人力的巨大浪费，还有一些电子文件无法实现向纸质形式的转换。因此，电子档案双套制管理问题需要进一步的改进，这些不足还需要依赖技术的发展和长期的实践。
参考文献:
［1］陶水龙，田雷、电子档案双套制管理问题研究［J］、档案学研究，2014(4):61－64、
［2］陈永生，杨茜茜，侯衡，苏焕宁、电子政务系统中的档案管理:问题与思考［J］、档案学研究，2015(2):28－37、
［3］王亚敏、档案“双套制”与电子文件管理探析［J］、宁波工程学院学报，2009(2):44－46、
一、地铁建设项目档案信息化建设的途径
档案管理信息化建设，是档案管理面临未来发展的必然选择，也是电子信息时代的发展要求。地铁建设项目档案信息化建设的关键，在于如何制定并完善相关的制度标准，、实现电子文件与纸质文件同步管理，并强化电子文件的监督管理，确保地铁建设项目档案信息化建设的有效性。那么，具体而言，地铁建设项目档案信息化建设可从以下几个方面进行着手：
（一）制定并完善相关制度标准，夯实档案管理信息化建设的基础
地铁建设项目档案信息化的建设与管理，需要严格依据国家的法律法规进行。一方面，在文件材料的归档方面，项目建设管理部门应建立完善的归档制度，对项目建设过程中具有保存价值的文件，严格依照《电子公文归档管理暂行办法》、《电子文档归档与管理规范》，制定严密且细致的电子档案管理制度;另一方面，基于完善的电子档案管理制度，进一步明确电子档案管理过程中各部门的职责，确保电子档案信息化管理的有效性。对此，首先，建设项目单位的档案管理部门，对于电子文件的归档管理，应充分基于电子文件管理系统;其次，在参建单位的合同之中，对于建设项目应明确归档的相关要求，规范并确保归档管理行为;再次，对于建设项目归档要求范围之内的文件，一旦形成电子文件，则需要进行归档标识，确保归档信息内容的安全与真实。《纸质档案数字化技术规范》（DA/T31-2005）
（二）纸质文件与电子文件同步管理，提高档案管理信息化的有效性
需要说明的是，纸质档案与电子档案各有优缺点，在地铁建设项目档案信息化管理的过程中，实现纸质文件与电子文件同步管理，具有一定的必要性。首先，在档案数据录入的过程中，各部门录入的规范化与标准化，强调并需要两者同步管理的推进;其次，为确保归档电子文件的完整性、真实性，相关管理部门一是要严格落实归要求;二是要提高档案的完整率和正确率;再次，建设项目中所形成的纸质文件，通过对其完整性的核对滞后，需要及时的进行归档处理，并进行扫描录入，完成电子档案信息的建立，保存至档案数据库之中。
（三）强化电子文件的监督管理，狠抓各环节档案管理工作
电子文件管理是一个过程，强调电子文件形成、归档等各环节的有效落实，以及各环节监督管理的有效开展。电子档案的形成、积累是档案完整性的重要基础，在监督管理的过程中，需要落实三方面工作：①在档案管理信息化的过程中，档案电子文件不仅需要实现全过程管理监控，而且对于前段监控要特别注重;②为确保电子文件归档的安全性，在归档交移的过程中，需要对归档文件的技术环境进行检测;③对于电子文件而言，其具有易更改、易消失等特点，对于地铁建设项目档案管理，应将其纳入管理系统之中，做到统筹规划，提高档案信息管理的有效性。与此同时，为强化档案管理，相关管理部门应不定期对电子文件的采集、著录及归档等情况进行检查。对实际工作中出现的问题，及时进行分析与解决，并将科学有效的工作经验或方法，在实际工作中进行推广。
二、抓好人才队伍建设，强化档案人员的信息能力
档案管理具有特殊性，从法律角度，档案管理人员一是要具备专业知识;二是要忠于职守;三是要遵守纪律。所以，档案管理人员需要具备良好的综合素质，方可胜任档案管理工作。而地铁档案管理信息化的实现，对管理人员有了更高要求。在电子档案管理中，主要是内容信息数字化、文档处理一体化，与传统纸质管理存在本质区别。对此，首先，为运用好科学技术，提高档案管理效率，应建立一支专业人才队伍，切实做好档案管理人员的培训教育工作，尤其是在计算机操作、电子档案建立、网络安全维护、信息资源开发等方面，要提高档案管理人员的技术水平;其次，加大人才引进力度，充实档案管理队伍，为社会发展提供更加优质的服务。在地铁档案管理信息化的进程中，势必存在诸多的问题，这些问题的有效处理，需要广大的专业人才;再次，强化管理人员的法律知识，提高职业道德与职业素养，在工作中做到遵纪守法。
在档案管理信息化的进程中，档案管理部门既要迎接挑战，又要在挑战中不断地创新，实现地铁档案管理信息化。这些，都需要档案管理人才队伍的建设，强化档案人员的信息能力，不仅满足当前档案管理工作的需求，也推动了地铁档案管理的现代化、科学化建设，具有十分显著的现实意义。
三、完善地铁建设项目电子文件的控制
当前，地铁建设项目电子文件的控制，是一项复杂而细致的工作，强调各方工作的狠抓落实。在完善地铁建设项目电子文件的控制过程中，不仅需要强化工作的有效落实，而且需要基于法律法规，确保档案管理信息化的有效性。
一是对于档案管理人员而言，需要对地铁建设项目有所了解，如项目设计的进度、项目的设计要求等。这样一来，不仅有助于档案管理人员开展工作，而且有针对性的提高档案管理的有效性，确保档案管理落实到位。
二是进一步的制定相关的规定，对于建设项目电子文档的归档，要明确其做法。此外，在电子文件的控制过程中，应强化与其他相关部门的沟通。如，通过与质监部门的沟通，确保电子文件中对于质量要求的文件积累。
关键词：学校电子档案;管理;安全性
中图分类号：G712文献标识码：A文章编号：1005-1422（2015）10-0086-02
随着计算机技术和网络技术的飞速发展与大量普及，人类社会进入信息时代，各个学校对电子信息的利用与日俱增，在办公自动化、教学、科研、后勤等方面的日常管理中产生了大量的电子档案。如何保障学校电子档案的原始性和真实性，并在存储、传输过程中的安全、保密，防范对电子档案的非法访问和随意改变。因此，加强学校电子档案管理安全就显得尤其重要。
一、电子档案的特点
电子档案，是指通过计算机磁盘等设备进行存储，与相对应纸质档案，相互关联的通用电子图像文件集合，是现代社会档案的主要形式，适应于计算机技术高速发展及满足人们对于档案快速高效运用的需求。而电子档案管理是指针对电子档案的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的保管实行全过程管理，应当由主管部门统一协调，指定专门机构或人员负责，保证管理工作的连续性。不同于传统纸质档案的繁琐而低效的管理存储手段，电子档案管理需要依靠专业的电子档案管理系统实现有效的管理，要求其能提供完整的解决方案，可以自成系统，为用户提供完整的电子档案管理和网络查询功能，也可以与本单位信息管理系统相结合，形成更加完善的现代化信息管理网络，具有系统设置、权限管理、数据录入、整编组卷、检索利用、借阅、销毁、制作标准光盘、统计报表、数据转换等功能，实时浏览检索到的档案文件、图像、图形等，还可在权限允许范围内下载档案。
二、电子档案的安全性问题
1、电子档案对载体依赖
电子档案的存储和传输必须依靠数据存储介质和通讯介质。存储介质主要有硬盘、软盘、光盘、闪存等几种，这些介质与传统介质相比，稳定性较差，容易受到周围环境如气温、磁场灰尘等影响。载体结构稍微有变化或受损，存储在其中的信息便会丢失或无法读出，网络通讯介质一旦中断也无法传输和共享。
2、电子档案容易被修改
电子档案与其他任何电子文件一样，具有易更改性，而且改动后不留任何痕迹。从纸质档案转化为电子档案的过程中可能出现档案信息失真，电子档案使用操作过程中也容易导致信息失实，遇到篡改或者伪造之徒更会导致档案的失实，造成不可挽救的后果。电子档案经常处于流动状态，如不及时捕获，可能会导致信息丢失，电子档案的背景信息伴随文件处理过程而不断累加，而且形式多样、存储分散，极易丢失，往往致使无法准确辨别电子档案原件。
3、电子档案管理的专业人员参差不齐
电子档案安全管理工作需要高素质的专业人员为技术支持，从而确保电子档案安全管理的水平。而许多学校并没有单独设立电子档案管理部门，还有许多管理人员缺乏专业的电子档案管理专业知识，或对计算机操作并不熟练，没有接受过专业的技能培训，造成电子档案安全管理工作的被动局限性，严重阻碍电子档案的安全管理工作正常运行。
4、校园网络条件下的电子档案管理制度不健全
在校园网络中电子档案的收集、形成、转换、处理、存储、整理、传输和共享等环节，档案信息可能被盗取、攻击、病毒感染，更有被更改、破坏和丢失的可能。由于计算机应用于档案管理和校园网中运行档案管理系统时间不长，传统的档案管理制度占主要方面，还没有形成一套系统的电子档案管理制度。
三、学校电子档案管理的安全措施
1、保护存储和网络传输介质安全
电子档案的特性不同于纸质档案，要建立可靠并且永久于可准确提供利用的状态。要建立一个合适存储介质保护的环境、规范保管条件，比如湿度的控制，存放载体的空间应达到有关标准的要求，满足避光、防潮、防潮、防震、防尘、防变形等的要求。鉴于校园局域网络容易受到计算机病毒感染，安装网络防火墙。防火墙技术一种访问隔离控制技术，是在某个平台网络与外界网络之间设置障碍，防止非法用户对本平台信息资源的非法访问。在校园网与互联网之间配备防火墙，防止互联网上的非法用户、网络攻击、病毒等对校园网络的侵害。并建议有条件的学校可购买企业云服务平台，防止现有的网络防火墙等技术仍无法抵挡“黑客”高手的入侵，可做到电子档案数据本地、云端等多方备份，来应对突发的紧急状况，确保学校档案信息得到最好保护。
学校电子档案管理安全性探析
2、加强电子档案载体的保管
电子档案形成后，因载体转换和格式转换而不断改变自身的存在形式，如果没有相关信息可以证实文件的内容没有发生任何变化，就无法确认它的真实性。因此，对形成档案的材料进行电子档案与纸质档案双套管理模式，将电子档案和纸质档案分别存储保管，并采用档案管理系统结合人工记录的方式，利用档案管理系统以电子的形式记录档案产生、加工、转换、传输及共享利用的全过程，同时辅以人工记录，用这些记录来证实电子档案内容的真实性和使用情况。
3、提升电子档案安全管理人员专业素质
电子档案安全管理人员的专业素质是电子档案管理工作有效展开的决定性因素，因此学校因着力加大现有档案管理人的岗位培训力度。通过培训、自学、赴兄弟学校参观交流等方式，重点培训档案管理人员学校与信息化相关的系统开发与维护、数字化加工与管理、标准化建设、数据库运行管理等方面内容，培养电子档案管理的复合型人才，为学校电子档案管理工作提供人才保障。
4、建立电子档案在校园网上应用全过程的管理制度
电子档案从形成到开发利用，中间经过多个环节，只要一个环节的职责不清，制度不明就可能造成电子档案的安全性构成威胁。建立电子档案信息安全评价标准体系，开发电子档案管理专用系统，将所有电子档案通过系统平台进行归档分类处理，明确归档流程和归档环节，对各科室的归档责任、工作内容和管理权限明确的划定，统一对每一份电子档案实行标准化、规范化管理。
参考文献：
[1]温怀玉、校园网条件下的电子档案安全体系研究[J]、泸州职业技术学院学报，2008（1）：43～46、
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