档案管理措施(精选8篇)

档案管理措施篇1

【关键词】“互联网+”；医院；档案管理；特点：问题；对策

1“互联网+”时代医院档案管理特点

1、1便捷化查找档案

在“互联网+”体系下建立档案管理工作流程，主要是借助计算机科学信息技术，将零散的信息进行整合处理，形成电子档案文件，其中涉及医务信息、护理信息、网络信息以及人事信息等[1]。借助数字化档案能在医院各个科室之间建立资源数据共享的管理体系，有效整合并建构搜索引擎，维护档案资料的应用效率。

1、2全面收集档案

在“互联网+”时代，医院档案管理要对各项业务、行政工作中的文件、影像等资料信息进行集中收集。在医院档案管理工作中，信息收集工作和管控流程十分关键，是提升档案使用价值的根本，能在节约存储空间的基础上，确保信息处理和甄别工作更加有效。需要注意的是，在科学技术不断发展的背景下，医院利用计算机科学信息技术就能对档案进行电子化管理，维护其全面性、流动性以及机密性，也为及时优化信息记录和信息管控效率奠定基础。也就是说，借助电子化信息处理工作能够在节约人力资源成本的同时，确保信息的全面性。

1、3管理服务的多元化

借助“互联网+”模式能有效建立全过程化信息收集机制，在查找档案信息的同时，确保能提高档案工作的服务职能和应用综合价值[2]。应用互联网管理体系构建信息处理平台，确保信息收集、信息归纳以及分类工作的完整性，也为资料存储和档案管控提供保障，有效借助信息网络实现线上线下资源共享管理，为充分提高档案资源价值性奠定了坚实基础。

2“互联网+”时代医院档案管理存在的问题

尽管医院已经认识到“互联网+”医院档案管理工作的重要性，但是在具体执行体系建立的过程中依旧存在一些亟待解决的问题，需要引起相关部门的高度关注[3]。第一，档案管理理念的滞后性。信息技术在不断发展，但是，由于医院内部档案管理工作人员依旧存在观念落后的问题，所以还存在利用传统方式和理念进行档案管理的现象，管理工作没有得到改善，就算是将档案信息收录在电脑中，也仅仅只是更换了数据的存储位置，没有对其进行数据化处理和电子信息库的应用，数据依旧无法发挥其实际价值，也不能对医院档案管理工作的全面优化提供保障。第二，网络设备应用完整度缺失，在医院内应用电子化产品对于网络设备资源有着较高的要求，但是，因为多数医院更加关注医疗业务，往往对档案管理工作较为忽视，就会造成自身管理模式不能完全顺应医院发展的问题出现，网络设备配置不足、存储功能欠缺、分析合理性不足、医院信息档案提取滞后等现象较为明显，使得医院人员管理和档案管控工作效率难以得到有效提升，都会对医院的可持续发展造成制约。第三，管理人员综合素质较低。在医院档案管理部门，多数工作人员的年龄较高，对于新技术和信息处理操作流程的认知度不足，加之自身专业能力和理论水平受到限制，就会出现实践操作较差的问题。“互联网+”视域下医院档案管理专业化人才数量不足，技术水平和操作体系不能满足实际需求，就会导致发展模式落实不到位。另外，因为档案管理工作人员的综合素质较低，创新意识不足，就造成患者档案管理和医生档案管控体系不能发挥其时效性，间接造成了“看病难”“看病贵”等医疗问题[4]。

3“互联网+”时代医院档案管理的路径

3、1优化管理意识

在医院档案管理工作中，档案管理观念滞后是较为关键的问题，需要引起医院管理层的高度关注，管理层要在集中优化医疗服务体系的基础上，对医院自身档案管理工作给予一定的重视，确保能推动医院档案管理创新水平[5]。第一，领导部门要认识到“互联网+”档案管理体系对于医院全面化管理的重要性，从而建立常态化管理监督机制，确保档案管理工作能被纳入到日常工作体系中，一定程度上制定档案管理的常态化运维机制。第二，相关人员要结合医院的实际情况和发展目标制定档案管理规章制度，并且定期开展相应的督查工作，有效在检查中发现问题并解决问题，提高档案管理工作的常态化水平。针对整改流程要进行实时监督和管理，保证监管流程更加贴合医院的发展需求。第三，医院要组织内部档案管理人员参与常规化培训，不仅要提升其档案管理专业知识，也要优化其岗位意识，合理性明确档案管理部门中各个管理人员、科室部门的职责和任务。最重要的是，要确保管理人员能对相关档案法律知识予以了解，利用定期考核和奖惩机制提高其工作积极性，形成良好的管理氛围。第四，在信息化管理工作体系建立的过程中，档案管理体系要将人员培训项目、网络设备购置项目和信息安全防护项目等进行联合管理，建构一体化监督管理体系，维护管控流程的完整性[6]。与此同时，医院内部相关领导也要将其纳入到医院基础性预算体系内，确保能从根本上提升管理工作的节本水平和工作效率，维护管理流程的合理性。

3、2完善网络设施

为了顺应“互联网+”视域下的管理趋势，医院要整合网络设施管控工作流程，积极建立健全统筹性较好的监督机制，确保能依托网络信息技术开展具体的工作，从而有效了解工作的进度和实践要求[7]。一方面，医院要加大管理力度和资金投入力度，确保能建立医院档案数字化管理的专项部门，及时进行设备设施的引进和改善，对一些陈旧的设备予以及时更换，以保证档案数字化管理工作的完整程度贴合实际需求。另一方面，临时领导部门要强化对档案管理工作的重视程度，确保能结合医院实际需求进行网络设施架构体系的处理，落实具体的实施方案，维护设计档案信息管理工作的流程。并且，要聘请或者是培养专业工作人员对网络软件、硬件设施等进行应用性管理和创新性升级改革，从而顺应时展要求，提高医院档案管理工作的基本水平[8]。

3、3优化管理水平

对于医院档案管理项目而言，管理人员的综合素质和管理机制较为关键，也就是说，医院档案管理体系和信息资源结构受到限制，只有及时更新要求才能有效提升管理工作的基本效率。因此，医院要在“互联网+”视域下积极建构资源为本、依法治档的管理准则，确保能向患者和医生提供有价值且具有实时更新优势的档案，维护医疗服务需求[9]。在医院档案中，档案资源和信息资源较多，要建立健全互联网+档案的管控平台，确保管理流程和管理效果能满足实际需求，也为信息档案共享体系和远程体系维护提供保障，为提高服务工作的实时性和便捷化程度奠定基础[10]。医院档案管理工作要将提高服务水平作为管理根本，借助信息系统技术建设医院档案控制平台体系，为患者设置专门的档案“身份证”，一定程度上将信息化记录和常规化健康管理结合在一起，保证就医诊断单元、体检过程以及转诊等基础信息都能得到及时的收录和处理，维护“互联网+”时代医院档案管理的整体效果[11]。例如，在“互联网+”医院档案管理控制工作中，从架构体系层面对其进行分析，要将患者电子健康档案作为基础，一方面整合医院科室信息，另一方面对信息进行收集和整理，从而形成健康体检信息、电子病历信息、妇保信息、计划免疫信息以及药品管理信息等模块，从而保证电子档案的完整性，也为后续提供良好的医疗服务奠定基础。若是从档案实际操作的层面进行分析，则要借助计算机技术对患者信息、医生信息等进行档案平台的监督和处理，对医疗记录予以有效管理，确保能解决看病难的问题[12-13]。

档案管理措施篇2

关键词：医院档案管理；现状；改进措施

医院档案是指在医生工作过程中形成的各种文件，如住院记录、常规化验、影像学检查等图画、文字材料。医院管理工作中以医院档案作为凭据，对医学科学研究有理论指导作用，是医院进行义诊、宣传教育的生动资料，也是医院的一笔宝贵财富，加强对医院档案的管理，有效利用这一信息资源，对医院管理现代化建设非常重要。随着社会的不断发展，科学技术日新月异，医院要想适应社会主义市场经济体制，就要在充分调查医院档案管理的现状后，了解分析医院档案管理中存在的问题，采取一些改进措施，如转变档案管理模式，加强档案规范化管理等。笔者的观点如下。

一、医院档案管理的现状

一是在医院管理中， 各级医院都依据本院情况制定了较为完善的医院医疗、人事、行政、后勤等方面的管理制度，其中涉及到档案管理的制度却非常少。医院档案管理制度不健全，没有将档案管理纳入目标管理考核方案中，导致档案收集效率低，档案缺损。同时医院档案的管理工作进展缓慢，还没有制定科学的统一的管理制度标准，各级医院都根据自己的想法进行实践，导致医院档案的内容划分不明，管理范围界定不清。

二是医生对档案管理方面的意识不强，档案利用率低，造成档案信息资源的浪费。由于疾病的复杂性，病人有可能在不同科室治病，这样既会造成档案重复保存，也不利于医生查看既往病史。各科室分散管理档案，各科室都要有人兼管保存档案的职责，不利于档案的完整和安全，不便于综合利用。

三是档案工作硬件投入低，现代化管理水平不高。有些医院由于历史原因，医院占地面积小，医疗用房非常紧张，造成档案用房更加狭小，不符合档案管理的标准。档案管理的设备陈旧，管理技术落后， 也使档案管理没发展起来。随着网络技术在医院管理中的大量运用，医院管理手段也不断升级。而运用网络技术管理档案的却很少，一般都停留在手工收集、检索，信息量小，还得定期清理，不利于档案的收集、利用、保管和开发。

二、医院档案管理的改进措施

一是举行讲座让医生学习《档案法》，提高依法归档的自觉性。在医院内大力宣传档案工作，让领导、职工都充分认识到归档的优势和重要性，档案工作与自己日常工作和生活的密切相关性，让更多的人支持档案管理工作，形成全员档案意识的格局。档案工作实行统一领导、分级管理的原则，为了确保档案的完整与安全，以便于社会各方面对档案的利用。经过问卷调查，医院管理人员档案法制观念缺乏，因而加强档案法规的学习、宣传刻不容缓。

二是档案不能分散管理，应该实行统一管理。可以适当运用行政以及法律手段对档案工作进行统一管理，制定档案工作标准化管理的制度，对各级医院档案进行规范化管理，真正地、充分地发挥其凭证作用，是医院档案工作的重中之重。

三是促进档案工作规范管理， 建立科学的档案管理体系， 健全档案管理制度， 是促进档案工作规范管理的关键。各医院要结合本院档案的实际情况，通过查阅相关法规，制订一套比较科学、系统的档案管理制度。对各科室的各类档案材料进行集中统一管理，统一考核，定期对档案管理进行和医疗业务同步的考核。

四是提高档案管理人员的综合素质，档案管理人员素质直接反映档案管理水平， 医院要将档案人员培养纳入人才培养计划中去。并且要加大资金投入，引进现代化的技术和设备，一方面要提高档案保护设备和技术现代化的配备，另一方面要利用计算机技术储存整个医院系统，包括各种业务、行政方面的档案，方便使用者及时查阅，提高了工作效率，同时可以减少存放实际档案的空间，保存信息的方法方便简单易操作，也增加了其保密程度。

五是管理者要有不断创新的意识，不断解放思想，增强对新生事物的敏感程度和接受能力。可积极开展多种档案管理活动，对信息进行合理开发，编写一些专题报道，为使用者提供多方面、有效的管理信息。同时医院档案管理者要进入临床进行调查，了解各科室在医疗实践工作需要什么样的档案信息，有目的地从档案材料中提取有r值的信息资料，为临床、科研、领导决策提供主动服务。逐渐打破院与院之间的界限，加强与各级医院的信息网络联系，互通档案信息，为了实现信息资源共享，来满足医疗、教学、科研的需要。

参考文献：

档案管理措施篇3

1档案整理含义

档案整理是档案管理的一项基础工作，主要包括区分全宗、全宗内档案分类、案卷目录编制、案卷封面编目等。其类型分为局部调整、系统排列和编目、全过程整理三大类，通过分门别类划分能有效提高档案存储安全性。

2农村公路管理部门档案整理现状

2、1没有充分现实公路档案整理现状。公路交通部门在解决三农问题过程中提出建设农村公路网建设，可以说这是一项促进农村经济发展的重要措施。而农村公路建设项目中如工程监理、勘察设计等全部单位工程都应通过招投标及签订合同等步骤后才能投入建设。因为农村公路建设关系到农村千家万户，民众都给予了强烈的关注。然而在把农村公路建设中每年都会有大批量群众前往市农村公路管理部门查询自己所在农村公路建设资金筹措、里程、建设、质量管理等情况，因此对查询体制进行完善十分有必要。农村牧区公路是农村公路重要的公益性基础设施，但由于受资金限制等因素影响，目前还无法圆满解决农村公路养护与管理，只有准确分析和正确认识农村公路建设情况才能避免出现只建不养和公路损坏严重等情况。2、2缺少相应的法律制度。近年来随着国民经济的大幅度提升，交通建设也逐渐覆盖到农村地区中。公路档案作为农村道路建设的资料参考依据，其整理方式就不同于教学档案、人力资源档案等事。档案作为记录历史发展过程的形式，它的可信性和真实性为其他文献提供有效依据。自从进入法制社会后，我国在档案管理方面还缺乏可靠的法律制度，毫无疑问为后续农村公路档案整理工作设置了路障，更不利于农村经济发展。2、3整理档案设施落后。自我国改革开放以来，相关部门一直不重视农村公路档案整理工作，甚至在处理现有的档案整理不规范行为都缺乏执行力度，多存在口头批评情况。与此同时大部分农村公路档案建设硬件设施都相对落后，依旧以手工记录为主，但手工记录会随着时间流逝而慢慢淡化，一旦丢失，将会造成极大的损失。因此农村公路管理部门应先解决档案硬件设施和人才缺失问题，增强档案整理监督力度，提高档案整理效率。

3加强农村公路管理部门档案整理措施

3、1正确认识农村公路档案整理。我国农村公路无论从养护管理力量还是技术能力都只能简单满足干线公路，根本无法兼顾农村牧区公路。而档案部门作为收集整理公路建设信息资料的主要组织，应及时了解我国农村公路近年来档案信息情况，充分认识及了解农村公路档案整理现状，并有序安排相关工程文件材料的整理和归档等工作。农村公路管理部门应合理划分档案管理人员，实施专人档案负责制度，由此保证档案安全新以及出现突发事件的可追究性。根据我国农村公路发展和建设情况对其养护管理等方面存在问题进行分析，并提出如何完善公路档案管理的意见，尽可能将农村公路发展和小康社会建设策略相持平，从而为农业及农村经济发展创设良好的交通环境。3、2引进农村公路档案整理与人才。农村公路档案作为真实反映农村公路建设情况和宣传农村公路建设的主要素材，对其档案整理工作进行加强完善十分重要。近年来随着农村公路档案事业的快速发展，工作人员也改变传统思想理念，逐渐工作重点转向为建设新农村提高档案服务层面。但是农村公路档案整理还存在的硬件设施落后及缺少技术型人才等问题仍然成为影响农村档案整理工作的主要因素。因此就需要全面跟踪管理农村公路建设质量，积极引进优秀档案整理人才，优化农村公路管理部门档案整理人员结构，不断加强对档案整理体系监督。此外农村公路工程建设投资力度相对较大，资金可能来自多个渠道，整个工程建设周期长，因此就要求农村公路档案整理具有阶段性、复杂性、广泛性等特点，在分析档案整理现状时应与其特点进行有效结合，由此一来才能推动农村公路档案管理可持续发展。3、3实施档案整理信息化。目前大部分档案工作人员在高速发展的网络信息环境下都充分认识到创建档案信息的重要性，更有利于提升档案整理工作效率和强化档案信息化意识，推动档案整理工作顺利开展。一般实施档案整理信息化要从以下几个方面着手：首先完善档案信息硬件设备，如电脑、服务器、交换器、打印机、扫描机等，组织档案整理工作人员接受信息化系统软件使用培训，工作人员熟悉新系统软件并投入应有一段时间后可根据实际情况提出意见或建议。其次运用数字化技术管理档案目录和档案内容，可以说数字化也是目前档案管理作为基础的方式。及时汇总并整理公路管理各个部门提交的数据、图片及视频资料，可先从信息资料源头创建统一的数据资料，在这个过程中应避免出现重复整理情况，提高档案管理工作效率。第三针对互联网可以查询到的档案资料设定加密措施，根据绝密区、机密、秘密、内部、公开等依次排列，有利于公路管理部门建设资料不被泄漏并采用实名登记式管理已公开信息查询者，即根据不同查询对象提供不同资料，进一步保证档案资料安全性。此外农村公路管理部门应定期组织档案管理工作人员接受各项技能培训，督促其明确自身责任，更督促其重视自身专业知识提升，从而为今后发展创造有利条件。

4结语

总之，随着社会不断发展，信息化也成为当下社会最明显的标志，档案整理工作也应从传统方式逐渐过渡到信息化管理。对于农村公路管理档案部门来说，应根据档案管理实际情况及时向国家申请设施更新经费，保证能通过档案情况真实反映农村公路工作，从而推动农村公路管理健康稳定发展。

作者:徐学 单位:黑龙江省克山县农村公路管理站

参考文献

档案管理措施篇4

一、学校档案管理的意义

档案管理是一种信息控制系统，档案的建立需要学校各个部门的材料汇集。材料是在管理工作中形成的，其形成和管理也就是各部门的管理工作之一。搜集和汇总后的档案材料经过加工。输出又为管理工作服务。提供各项数据。同时，通过对档案材料的分析和总结又起到促进管理工作的作用。档案管理是学校管理的一部分，同时又显现和作用于整个学校管理当中。所以说档案管理不能简单的说是学校管理的一部分。

二、加强学校档案管理的措施

（一）严把进入关

现今，从事档案管理的人员大多都是中文系出身，专业并不对口，致使很多非专业人员从事档案管理工作。为了提高服务质量及工作效率，引进专业内的工作者十分重要。首先，在招聘人才时，尽量招聘档案管理相关专业者。第二，在对引进的人才进行的考核时，要分为面试和笔试两部分。笔试多为理论知识和基础知识的考察，但是也要有相应的对实际问题的分析。面试的考察重点即位才和德。一方面，引进的人才要熟悉工作流程，必要时可现场操作。另一方面，从事档案管理人员必须具备较高的素质，这是由档案管理工作的特殊性所决定。档案具有一定的绝密性，从业人员不能利用职权之便，泄露他人信息或者其他信息以谋取个人私利，这就要求从业者必须具备较高的素质。

（二）加强档案管理工作重要性的认识

很多人对档案管理工作的重要性缺乏足够的认识，认为档案管理工作可有可无。再加上一些企业的档案管理工作人员自身就对档案管理工作没有给予高度重视，在档案管理工作中缺乏高度的工作责任感，良好的职业道德，办事细心的工作态度，乐于奉献的工作精神，又没有积累扎实的档案管理的理论知识、科技知识，因而不能充分认识到档案事业在社会发展中的战略作用和实际意义。工作中存在失位现象，工作责任心不强，对档案管理工作重要性的宣传力度不够，档案管理无用论在本部门滋生蔓延到整个企业。不利于形成企业管理层关心、重视档案管理工作的氛围，整个企业的档案意识进一步弱化。从而导致档案管理工作在管理方式新旧更替的历史进程遇到新的障碍，在整个企业发展进程中有边缘化危险。

（三）制定详细的档案管理工作流程

现今的学校档案管理工作存在一定的不合理性，缺乏一套完整的系统的流程，有时甚至影响工作的正常进行。因此，制定一套详细的工作流程刻不容缓。将学校档案管理系统分为四部分，分别为系统管理、读者管理、书籍管理、统计分析。在读者管理中，分为读者分组管理和读者资料管理。之前学校档案管理通常会将图书管理作为重点工作，但是建立学生借阅档案也十分重要。将这条加入今后档案管理的系统工作中，是学校创新管理的突破口之一。对于书籍管理，可分为书籍类别管理、书籍资料管理、出借资料、归还资料、损坏资料。细化工作流程，既方便读者，也对今后的学校的档案管理大有益处。

（四）合理的档案分类

日积月累，档案的数量十分庞大，如果没有合理的分类标准，查询起来就像是一件大海捞针的工作。因此，合理的档案分类十分必要。目前，中图分类只是针对大致方向进行的概括分类，还有很多跨属类的存在，给分类工作带来很大的不变，且中途分类因此是大致分类，不细化，也存在一定的弊端。所以，制定详细的、合理的分类十分必要。首先，对每一类下一个准确的定义很重要，这可以为分类提供必要的参考。其次，每一小类的分类标准要准确详细，制定合理的关键词，方面他人的查询。

（五）创新管理手段

1、加强知识管理的核心是以人为本管理。发挥馆员主观能动性，内凝外联，改革创新，整体推进。要强化校内宣传，取得学校各方面的理解和支持，不断把学校档案工作推向新层次、新台阶。2、加强信息资源建设。开展资源整合，优化馆藏，提高档案利用率。强化信息技术利用。及时购买档案管理软件，扩大对于数字信息的发掘、整理、组织以及使用，设计一个多功能并具有吸引力的网站来指导用户直接使用各种有用的网上资源。3、建立档案管理人才竞争机制。鼓励馆员轮岗，带动知识在馆内流动，在工作中学习、成长。对那些通过写作、出版、讲座，或以辅导方式与他人共享自己隐性知识和专业技术知识的组织文化。同时，注重档案管理人员的在职培训及继续教育，以保证专业知识的更新和扩充，防止其老化或停滞不前。

三、结语

档案管理措施篇5

（山西省太原市太钢工程管理部，太原 030003）

（Taiyuan Taigang Engineering Management Department，Taiyuan 030003，China）

摘要： 工程项目档案涉及范围广、内容多、周期长，这就要求在工程项目建设过程中，要高度重视档案的管理工作，健全机制，提前介入，及时跟踪，收集完整，提高档案归档率、完整率和准确率三项指标，为企业的生产经营可持续发展发挥更加充分的作用。

Abstract： The engineering archives cover a wide scope， lots of content and long period、 This requests great attention to the management of archives work in the process of project construction： mechanism improvement， early intervention， timely tracking， plete collection， to improve the filing rate， plete rate and accuracy rate， so as to be beneficial for the sustainable development of the production and operation of the enterprise、

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关键词 ： 工程项目档案；“三率”；措施

Key words： engineering archive；"three rates"；measures

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1006-4311（2015）19-0033-02

作者简介：陈贵娥（1966-），女，山西灵丘人，馆员，1997年毕业于山西电大档案学专业，研究方向为档案管理。

0 引言

随着技术进步和企业发展的需求，企业工程建设项目规模愈来愈大，生产经营与工程建设项目交叉进行也愈来愈多，而在工程建设项目中，业主单位大多会将很多精力投入工程建设项目的立项、设计、招标、合同、造价、进度、质量、安全及现场施工管理等环节上，对工程项目档案的收集、整理、归档等管理工作却很容易忽视。加之参建单位和人员数量多，分布面广，流程繁琐，因此与普通办公室档案管理工作相比，工程档案管理工作更具有挑战性。面对严苛的工作要求，我们首先要提高思想意识，高度重视档案管理在工程建设中的重要作用。领导要率先垂范，监督和强化工程档案机制建设，做到提前介入，实时跟踪，全面搜集，使工程档案归档工作由原来“工程建设期间抓工程，工程结束以后抓档案”的事后控制，转为全程动态控制，将档案管理关口前移，使善后工作变为前置条件，确保工程项目档案真实完整，准确无误。为此，笔者结合多年工程档案管理实践经验，就如何提升工程项目档案归档率、完整率和准确率三项指标，应采取哪些有效措施提出如下观点，供同行商榷。

1 档案归档率、完整率和准确率是衡量工程项目建设档案工作水平的标准

工程项目建设档案是反映工程项目建设过程的重要依据，是企业档案中最重要的部分。一套完善的工程项目建设档案，涵盖了从工程项目立项、可行性研究、设计勘探，到招投标、投资控制、进度计划、安全质量、施工过程及管理以及竣工验收等多个流程，期间每道工序所用材料、人员数量等细节全部囊括其中。那怎样衡量工程项目建设档案工作的水平呢？工程项目建设档案的归档率，档案的完整率和档案案卷质量的准确率一般作为衡量档案工作的关键指标，业内主要根据这三个指标来综合评估工程项目建设档案管理水平。

早在1996年4月，国家档案局就颁布了《企业档案工作目标管理办法》。该法规给出了具体的档案管理体系评估标准，即归档率和准确率必须达到100%，完整率应该达到90%。归档率是前提、是基础，缺少了归档率，其它两个指标就会失去依托；完整率是归档率的深化和细化，它直接反映出档案资料的实用价值；准确率是“三率”的核心，没有准确率，工程建设项目档案就失去了其存在的意义，档案的凭证作用不但无法保证，有时甚至会起负作用。因此，三者的关系是紧密相连，相辅相成的。

2 做好收集工作是提高工程项目建设档案“三率”的基本保证

归档工作是档案工作各个环节的首要环节，因此归档率在三项指标最为重要。在提高工程项目档案归档率的过程中应采取以下措施：

①要按照“超前介入、同步管理、依法治档、从严要求”的方针，保证工程项目档案的“三率”达到100%。建立纵向到底、横向到边覆盖工程建设各个方面、各个层面的工程档案收集管理三级网络体系。即一级管理网络由企业档案部门领导挂帅，专业员分系统进行指导监督管理验收工程项目档案；二级管理网络由项目经理部领导负责，收集职责落实到工程各专业员，项目专职档案员负责指导并兼任工程项目档案收发管理；三级管理网络分别分解到设计勘探、施工单位和监理单位，明确总工负责，各专业员配合，专职资料员负责工程项目档案过程收集、竣工后整理和移交管理。同时，在工程项目建设初期，工程项目项目经理部成立之时，必须设置档案资料室和配置档案管理设施、设备，设立专职档案人员，进一步明确档案管理制度、归档标准、质量及进度要求，确保档案管理与工程建设过程同步。

②要依据工程项目建设档案收集涉及面广，周期长，难度大等档案形成的特点，区别不同情况，按照“三率”指标采取科学的档案搜集办法。有的档案资料形成周期较长，需要参考投资计划划分时间区段进行搜集整理，也可以按照工作阶段或工作内容来划分。另外，还要核查当年年度已竣工验收的工程项目是否全部归档，并在签订设计、施工、监理合同时，明确工程项目档案的版本、份数、质量及移交方式，保证所有资料全部归档。

③制定工程项目档案编制规范。档案管理部门应该密切联系各职能部门，从监理、造价、施工等部门选调经验丰富的专家组建课题组，根据工程项目建设管理部门和国家、省档案行政管理部门有关文件的规定以及“三率”指标，编制一套适合本单位的《企业档案归档范围和案卷组成标准》，为企业内部的工程档案管理工作提供参考依据。

3 把控工程项目竣工档案形成全过程，是提高工程建设项目档案“三率”的根本保证

工程项目建设的原始资料和技术档案是全面鉴定工程项目建设质量的依据，是以后工程项目维修、改扩建的重要参考资料，也有助于我们总结施工经验，提高技术水平，积累实践经验。因此，工程档案管理应贯穿于从项目规划、施工开始到竣工验收的全过程。为确保工程项目档案收集、整理、归档工作达到收集齐全、内容真实、数据可靠，应采取如下措施：

①做好事前策划工作。工程项目档案的完整率是衡量每个案卷内归档材料是否齐全的指标，它反映的是档案案卷内归档材料的完整程度，所以它是一项重要指标。档案管理部门在收到施工图纸后，要与工程管理部门共同根据工程的专业、规模，划分单位工程，对每个单位工程中所包含的分部工程、分项工程、检验批进行了预划分，经过监理单位、业主单位的认可，把资料划分为工程项目管理资料、工程项目质量保证资料、工程项目评定资料，明确工程资料收集范围，作为资料收集整理的依据，为工程项目档案案卷有较高的完整率打好基础。

②参与过程监控。为确保资料收集及时，数据真实准确，做到资料与工程同步，形成对工程实体及资料的过程检查制度，根据工程进展情况，参加企业工程管理部门对工程项目建设阶段性监管，分别对不同阶段项目的资料收集情况进行检查评价，并将评价结果列入工程进度考核，实现工程建设过程与档案形成积累同步，及时整改存在的问题，确保预定目标实现。

③加强对施工单位和监理单位的业务指导。从源头入手，督促施工单位建立完整的质量管理体系，配备专职质量及资料管理人员，有专门存放资料的场所，提出归档要求，定期进行培训、检查、督促、完善。在编制监理规划、专业监理细则、各项监理管理制度（包括资料收集、验收管理制度）以及参加由业主组织的图纸会审、设计交底等各环节，指导监理人员的档案管理工作。

4 把好项目竣工档案验收关是提高工程项目档案“三率”的措施保证

①按照档案管理的要求，指导监督监理单位要对以下资料的同步性进行严格审核验收，确保资料与实体基本一致。一是工程项目管理资料，这部分资料主要形成于施工前，主要包括施工组织设计方案、施工单位质量管理制度、体系、图纸会审、设计交底等，对于这部分资料主要审查针对性、时效性及对施工管理的指导作用。二是工程项目保证资料，包括各种原材料、设备合格证、各类试验检测记录、测量、沉降记录、隐蔽记录等，这些资料与工程强制性条文都具有对应性，是确保结构主体安全及设备稳定运行的过程管理资料，也是资料审核验收的重点。三是工程项目质量评定资料，依据单位、分部、分项、检验批的划分，重点检查这部分资料数据的真实性，各级质量管理人员及项目负责人验收记录的合规性，与工程项目评定资料的对应性。四是加强设备随机资料的接收，根据设备合同中的设备清单，提前设定设备随机资料接收目录，实行有依据接收。

②案卷质量的合格率也是工程项目归档工作不可忽视的指标。按照“工程完工一个，验收一个”的原则，要求工程管理部门组织由档案管理部人员参加的交工验收协调会，提出工程项目档案验收要求和存在问题。并以国家标准为依据，按照国家对科技档案工作的要求，以《科学技术档案卷轴构成一般要求》为标准，制定工程项目档案案卷的整理规范。同时开办档案整理培训班，将工程项目档案的整理规范，向工程技术人员及各部门的兼职档案员做出明确的解释，必要时档案工作人员还要上门指导、实际操作。

③做好竣工验收阶段工程项目档案的整理编目、组卷等工作。在竣工验收阶段按照档案管理的要求，对形成的资料由项目经理部按照单位工程进行整理、编目、组卷，经监理单位、工程管理部门、工程质量监督部门的审核，将合格的档案资料移交业主单位和档案管理部门。

5 实例分析

太钢档案部门在新建150万吨不锈钢工程中实践了以上做法，为保证此工程荣获国家优质工程金奖（山西省首项金奖项目）创造了条件。此工程估算总投资165、78亿元，建设工期30、5个月，参加工程建设的中外单位共计88个（设备厂家52个，施工单位36个）。档案部门与太钢提出的将150万吨不锈钢工程建成世界上“无与伦比的精品工程”相匹配，推行档案人员“首问负责制”，承担工程建设项目档案资料管理包括项目资料的收发、查阅、保管，成为工程建设项目成员，参加设备开箱，随时参加工程例会给予业务指导和定期检查评价、监督验收，不仅使工程项目档案管理前移，而且直接参与整个施工全过程，实行预立卷制度，统一存放于工地档案室，以保证工程完工后，档案的完整与安全。还对未能按要求完成竣工文件编制和整理工作的建设单位考核工程质量保证金。由于在工程建设过程中档案工作实现了事前介入、事中控制、事后核查、验收把关的全过程控制的管理，以“四个同步”为主线贯穿整个工程施工过程，保证了工程项目档案齐全、完整、准确“三率”达标。

6 结论

总之，档案管理工作是工程建设期的一项重要的基础性工作，必须有一整套行之有效的档案管理机制，严格控制项目建设过程中档案资料的管理流程，才能确保工程建设期间档案材料的齐全完整与准确，充分发挥其在企业生产经营建设可持续发展中的作用。

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参考文献：

[1]许安泰，刘秀凤、重点工程项目档案的管理[J]、城建档案，2009（12）、

档案管理措施篇6

[关键词]档案管理；信息化；制约因素；应对措施

前言

随着现阶段科技的发展和时代的进步，各个行业均已经开始采用信息化管理模式，档案管理工作也不例外。档案管理信息化具体是指在进行档案管理过程中，应用相应的信息化技术对档案资源进行合理的开发、利用、采集等等，最终实现档案资源的社会共享。但是追究现阶段档案管理的现状，却呈现出来管理现状不适应档案事业发展的特征，具体表现为档案业务的重心不合理。本文将系统分析现阶段档案信息化制约的因素，并针对这些制约因素提供具体应采纳的应对措施，具有一定的现实意义。

一、简析档案管理信息化的制约因素

现阶段档案管理信息化的制约因素主要表现在三个方面，其中最根本的问题是现阶段档案信息化管理的基础工作不牢靠，最核心的问题是档案管理工作的保密性极差，最亟待解决的问题是档案管理工作的工作人员素质普遍较低。事实上，制约档案管理信息化的因素有很多，但这三个因素为最需要解决的因素，只有从根本、核心和眼前的现状着手，才能够保证档案信息化管理的科学合理。

档案管理的信息化管理基础工作不牢靠方面，主要表现在硬件和软件两个方面。硬件方面存在的最主要问题为档案管理信息化的工具不健全，档案管理信息化原则上需要的工具有很多，包括光盘、打印机、扫描仪、相机、磁盘等等，这些硬件设施只有齐全了才能够保障档案管理工作的全面落实，保障工作时间和工作效率。由于资金的有限和档案管理信息化的配置有限，现阶段档案管理信息化的硬件设施一般都比较匮乏。软件方面存在的最主要问题为档案管理的各个操作环节没有一个标准化的流程管理，这样的要求不统一会使得工作效率差，增大工作强度，延缓工作进程。

档案管理的信息保密安全性差是现阶段档案信息化管理存在的最核心问题，具体表现为信息共享的保密性与共享性不能兼容。档案信息的共享是档案信息建设的基本要求之一，但是在共享的过程中，应用网络技术会使得病毒、黑客、木马入侵到档案内部，这样一来很容易出现信息外漏的现象。而由于信息化管理下的档案载体与下载的信息并不是一体的，这样档案信息即使丢失，管理人员方面也极难发现，因此对于档案信息的信息丢失问题，也无从进行补救工作的开展。

档案信息化管理人员素质低方面，主要表现在管理人员的能力不足。合格的档案信息化管理工作者要求具备的理论知识和专业技能有很多，理论知识方面要求其掌握计算机方面的相应技能，技能方面要求对档案信息进行加工和转化，但是这样的专业人才往往不满于档案信息化管理给与的待遇，难以被聘用，这就导致了现阶段我国档案信息化管理人才的缺乏。

二、实现档案信息化管理的有效对策

上文中笔者已经详细概述了现阶段我国档案信息化管理存在的一些制约因素，本部分针对这些制约性因素，笔者提供具的解决措施以实现我国档案的真正意义上的信息化管理。

针对档案信息化管理中存在的最根本问题，我们首先要采取的措施是夯实档案信息化管理的基础，对档案信息化管理的软件和硬件均加以完善，一方面加强硬件的配置，另一方面完善软件方面的配置。硬件方面档案部门要争取领导的注意，加大对电子设备的投入，配备档案信息化管理需要的各种机器，并定期加以维护。软件方面要制定一个合理的标准化流程，要求档案实行电子文件的制度化、专业化和规范化，确保电子档案格式、大小、样式的一致，只有这样，才能在硬件和软件两个方面从根本上保障信息化管理的科学有效。

针对档案信息化管理中存在的核心问题，我们要依赖计算机的网络的安全，保障档案信息化管理的安全运行。具体可以从三个方面做起，首先要对储备信息建立一个层次分明、角色明确的安全机制，并且配备合理的流程；其次要建立一个信息管理的管理系统和检验机制，最重要的是设置防火墙，采取技术手段保障计算机上的不安全隐患被隔离和网络系统的安全运行。

针对档案管理信息化工作人员素质低的问题，我们可以采取的措施有两个。首先要对现有的工作人员进行培训和知识的普及，使其能够掌握相应的专业技能，其次要加大对人才聘用的投资力度，进行专业人员的招聘，使得更多的专业人才加入到档案信息化管理中来，在管理的同时更带动人才的发展。

三、结束语

这就是档案信息化管理的制约因素以及相应的解决措施，希望本文能够起到抛砖引玉的作用，为更多的档案管理工作者带来灵感，并推陈出新，发现更多档案信息化管理方面的不足，并及时加以补充，最终促使档案信息化管理向着科学的方向前进。

参考文献：

[1]高瑞芹、关于进一步加强和改进高校档案管理工作的思考[J]教育与职业2011（21）：15、

档案管理措施篇7

关键词：输变电工程档案管理问题 措施

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：

工程档案是指经过鉴定，整理并归档的项目文件材料，包括项目从酝酿、决策至建成投产、使用的全过程中形成的、应归档保存的文件材料。电网建设项目具有投资大、周期长、环节多、内外部协作关系复杂的特点， 因而形成的档案种类多、数量大、价值重。这些档案是公司安全运行、日常维护、大修改造的重要依据，也是公司档案管理的重要组成部分。所以加强输变电工程建设项目档案管理工作措施有着很重要的意义。

1 输变电工程档案管理的现状及原因

1、1存在的主要问题

目前，就输变电工程档案管理而言，往往存在着不完善、不规范的问题。一个项目下来，常常会出现资料不全、目录与实际资料顺序不相符、装订不整、未按时报送等现象，致使质量不高，主要表现在以下几个方面：

（1）作为建设单位，一些项目管理人员往往追求工程质量、安全和工期的管理而忽略了工程档案管理环节。特别在施工阶段，因环节多、时间紧、任务重，忽略了项目前期阶段的资料收集，也未对各参建单位提出档案的具体要求。

（2）参建单位重视工程形象进度，却忽视了档案收集、整理工作。事实上，项目从立项、可研申请与批复、“三通一平”及拆迁等前期工作、招标、设计、施工、安装、调试、验收投运、监理等各环节工序中，都会产生大量有价值的文资需随时地收集与整理，但通常各相关参建的设计、施工及监理单位的注意力往往会盯在进度上，当工程结束办理竣工验收手续时，才投入人力、物力搞突击，造成报送的档案资料质量差，准确性、真实性、完整性达不到规范要求，直接影响到日后的提供利用。

（3）大多施工单位对竣工资料的质量要求心中无数，结果出现了文件表式不对、签字手续不完备、没有原件归档等现象。

（4）工作职责不够明确，档案人员更换较快，档案队伍不够稳定，整体素质比较薄弱，加之有些档案人员的责任心不够强，未能严格执行管理制度到位尽职，造成了一些资料甚至是一些重要的设备资料遗失或收集不全。

1、2 原因分析

（1）思想认识偏颇。不少项目建设单位有“重工程建设、轻档案管理”的现象，尤其是工程档案资料的收集、报送、利用的意识还很淡薄。有的认为工程档案是单位档案主管部门的事，与已无关；有的认为建设工程“一份合同、一张图纸”足以说明问题，没有必要搞得太复杂；还有的甚至把档案作为私人财产，不愿移交归档。显而易见，认识不到位是造成工程档案不到位的首要原因。

（2）管理工作失职。输变电工程档案缺乏有效的管理制度，部门责任未明确，造成“推诿扯皮”的现象。工程档案往往全部由档案室人员一抓到底，没有落实专人具体负责，即使有也只是兼职。档案网络没有延伸到各个具体工程，未能形成一个覆盖设计、施工、监理等各个方面的立体化的档案工作网络。档案主管部门下现场少，对下监督指导不够。制度缺少、管理失职，是造成工程档案不到位的主要原因。

（3）考核措施缺位。有相当一部分人认为档案工作没有列入单位或个人年度绩效考核，又无硬性的奖惩措施，档案工作质量好差无关紧要，不会影响评先评优和工资奖金。因此，听之任之，没有把档案工作纳入议事日程，更不把档案工作当回事，这就造成了工程档案工作“说起来容易，做起来难”的现象。考核激励措施的缺失，是造成工程档案管理不到位的关键原因。

（4）人员素质不高。工程档案收集归档工作专业性、技术性很强，一般档案人员缺乏技术知识，难以搞好工程档案工作；而项目建设单位档案人员往往一人兼任多职，没有过多的精力和时间投入档案工作，疲于应付日常事务，更谈不上档案业务学习、业务素质提高，导致档案管理只满足于以后急用时作为应付的需要。人是生产力发展的第一要素，档案人员素质不高，是造成工程档案不到位的根本原因。

2 加强输变电工程档案管理的措施

基于输变电工程档案管理中普遍存在的问题，本人结合自己在工程建设的管理部门从事输变电工程图资档案管理多年的工作实践，提出以下几方面的加强措施。

2、1 建立健全输变电工程档案工作制度

改变目前工程项目竣工验收投运后才进行资料收集整理工作的管理模式，建立分段性纵横统一细化性管理模式。工程项目从立项、可研申请与批复、“三通一平”及拆迁等前期工作、招标、设计、施工、安装、调试、验收投运、监理等各环节工序中，作为档管理部门首先要做好指引工作，制定每个环节中图资归档的范围目录与要求；作为参建单位应予领会并予参照以及按步执行；作为项目的监理单位有责任检查各环节整理好的资料，做好监督工作，把好质量关。项目竣工验收投运后在规定的时间内，各环节的参建单位必须参照“指引”整理好相关资料移交至工程建设管理部门，建设管理部门接收后，按“指引”目录复检一遍，再按各环节的顺序重新整理编排序号，移交档案管理部门进行归档程序，形成一个项目档案管理的整体流程。从而保证工程档案工作有章可循， 有法可依，达到规范化管理的目标要求。同时，积极采取多项控制措施和手段，严格手续，做到接收材料有登记，查阅、借阅档案有登记，保证档案的完整、准确和系统。

2、2 强化档案管理考核机制

建立档案管理考核目标，把档案工作纳入综合考核的范畴。结合劳动竞赛、达标投产、评先创优等活动，强化考核激励，着重在领导意识、人员素质、资金落实、完善制度、收集齐全、整理质量等环节上加大考核力度，不断增强参建人员的档案责任意识。推行档案工作责任制管理，对不按规定执行的基建单位，在工程竣工验收备案后逾期不交档案的，及时提出口头或书面整改意见，仍不按时移交的，依照规定给予经济和政治上的处罚，严重的应追究责任，以保证档案管理的质量。

2、3 推进输变电工程档案信息化建设

严格按照国家有关电子文件归档及管理规范、档案数字化技术规范等技术标准，统一系统数据库的建设，统一档案信息的存储格式，确保信息技术条件下各类档案能够全面收集、安全保管、有效提供利用。各参建单位在将档案条目录入的同时，所有资料的电子文件通过扫描等其它形式一并上传数字档案馆，从而通过网络就能实现档案便捷而快速的全文查阅利用，真正做到档案内容的现代化、数字化管理，为档案的开发利用提供方便。

2、4 强化输变电工程档案全过程管理

输变电工程时间跨度大，要想提高其档案管理水平就必须实行标准化、规范化管理，即要求档案管理的收集、整理、保管等各个环节都要按照统一的程序和科学的方法进行，做到档案管理与工程建设同步进行，实现全过程管理。

（1）前期介入。坚持从档案材料形成的“源头”抓起，做到前端控制。开工前，档案主管部门要将工程档案具体要求、竣工文件材料的收集范围、归档清单等逐一向工程建设参与单位进行技术交底。各工程参建单位要以“建一流工程、创一流档案”为目标，认真分解档案工作任务，要根据规程规范要求，做好技术文件材料的形成、积累，并注重形成质量，技术文件材料的形成，将档案管理与工程建设同时计划、同时布置、同时检查、同时考核，以保证其真实性及可靠性。

（2）中期控制。档案主管部门要加强现场的检查和指导力度，全程参与，确保工程档案各个管理环节始终受控在控。在业务指导上，应勤跑工地，跟踪了解项目信息，随时检查指导。在具体工作中，要主动参与各项重要建设活动和工程的竣工验收，把工作做到现场，超前控制，把问题解决在档案提交之前。遇到收集确有难度的，要积极向领导汇报，及时与施工建设相关单位沟通，争取理解支持。

（3）后期检查。参与工程建设的各施工、安装、监理等单位在工程竣工投运后1个月内，应整理、组卷移交竣工技术文件、竣工图、调试报告等，并提交相应的电子文件。对重大建设项目可采取阶段性归档。档案主管部门应加强督查，发现不符合规范要求的，坚决退回整改。在档案接收方面，要充分利用行政程序把关，建立工程档案初验认可制和档案验收合格报送移交制，保证工程档案的规范化、标准化，保证不出现擅自修改、伪造或事后补做的现象。

2、5 提高输变电工程档案人员的业务素质

加强档案员队伍建设，一方面通过专业业务培训、组织外出参观、学习交流，邀请专家举办讲座和现场讲解、开展档案工作检查评比等形式提高工程档案人员的专业理论水平。另一方面，专兼职档案员要自觉增强责任意识，树立终身学习的理念，加强档案知识和业务技术的学习，加强现代办公设备的学习，提高熟练运用计算机、网络等现代技术管理档案的技能水平，真正成为一岗多能、业务精湛的管理能手，以适应新时期新阶段对档案工作的要求。

3 结束语

总之，输变电工程档案是电力基础设施改善的真实记录。随着社会经济的飞速发展，输变电工程档案管理变得越来越重要，工作量也越来越大，这对我们以往的档案管理模式提出新的要求。因此，提升输变电工程档案规范化管理水平及整体质量，旨在不断保证工程的安全性及真实性。

参考文献

[1]任秋芬，任君娣、重大建设建设项目文件与档案材料的管理难点[J]、中国档案，2005、

档案管理措施篇8

[关键词]电子档案管理；问题；措施

中图分类号：TD327、3 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2014）29-0212-01

1 电子档案信息的特点

1、1 对软硬件设备的依赖性

电子档案信息对计算机网络软硬件设备的依赖性，主要表现在电子文件的形成和各种处理均在计算机等设备的支持下完成的。若离开了计算机等数字设备，电子档案将无法形成、保存和利用，也就无法实现信息资源的共享了。

1、2 内容、结构与存储载体的可分离性

电子档案信息内容、结构与存储载体的可分离性，主要体现在以下三个方面。一是电子档案信息的内容是以“数码序列”的形式存储，在利用时必须依赖于电子计算机软硬件平台将其内容还原显示；二是电子档案信息的物理结构与逻辑结构是相分离的。在电子文件信息的处理过程中，其物理结构经常发生变化，而其逻辑结构却可以保持不变；三是电子档案信息存储载体的可分离性。这是指电子文件的存放位置不是固定的，是可以变化的。

1、3 易逝和不稳定性

由于电子文件是在计算机等数字设备中生成，并依赖其进行处理、储存和运行。因此，人们在制作、阅读、处理和传输过程中，任一环节的操作失误或软硬件设备出了问题，都有可能出现电子文件被损坏或丢失的情况。电子档案信息的易变性，通常表现为电子文件容易被人为更改。且修改过的电子档案难以识别被更改的痕迹。

1、4 非直读性

电子档案信息的非直读性主要体现在三个方面。― 是电子文件以数字编码形式记录于载体上，肉眼无法分辨；二是载体上记录信息的密度极大，电子文件信息的记录痕迹相对极小，人们用眼睛无法读懂其记录的内容；三是载体上的数字信息往往进行了压缩编码和加密等处理，即使有设备，如果不解压解密也不能读取其内容。

2 当前档案管理的一些不足

2、1 在我国，大多数的档案馆都采用传统的完全以手工管理为主的方式进行档案管理工作。以手工检索为中心的著录卡片、目录等，不仅在编制阶段占用大量工作时间，检索过程也非常繁琐。而手工的档案查询方式，更显得信息获取和传递速度的缓慢。具体来说，有以下几方面的不足：一是档案管理手段太原始；二是档案管理的网络化意

识不强；三是档案管理的意识比较薄弱。

2、2 缺乏运用办公自动化对档案管理方法进行更新改造。目前，一般档案管理都是采用一台微机一套软件的管理办法，档案管理与提供利用远远适应不了档案网络化发展的需要。档案管理手段的落后，给档案工作带来消极后果，主要是落后的档案管理技术跟不上日益增长的档案利用需求。

2、3 档案工作缺乏制度化的管理程序。当前企业档案管理不规范主要表现在：一是档案收集不规范；二是档案整理不规范；三是档案综合管理力度不够；四是档案利用不规范。

3 提高我国电子档案管理水平的措施

3、1 开发功能完善的电子档案管理系统

由于电子档案本身具有与纸质档案不同的技术特性，电子档案管理制度，管理标准以及管理方法上的要求最终都要依赖软件系统来实现，因此电子档案的科学管理应采取以软件系统为中心的综合管理方法。为确保电子档案管理系统的性能和质量，在系统设计阶段，在遵循有关规定标准的前提下，应充分综合文件档案管理部门、业务部门、技术研发部门的意见，统筹协调，把相关的管理性措施纳入其中，通过技术手段来实现。通过软件系统来满足电子档案管理的功能需求，确保电子档案的真实有效。

3、2 加强硬件系统的管理

要选择性能稳定功能齐全的硬件设备，进一步完善设备的保管设施和环境，保证适宜的温湿度条件；强化防磁设施的完善和维护；有条件的应及时升级服务器主机和数据库的硬件设施，并通过热备或机群等技术保证应用系统的正常运行；合理配置存储设备，采用多种方式介质备份，如双机数据热备、定期冷备份、异地备份、磁带备份、光盘备份等，满足电子档案长期保存的需要。

3、3 确保网络环境的安全

制定和完善规章制度，加强权限管理，做到合理分配和有效监督；采用物理隔离、防火墙、入侵检测、病毒防范等技术保证网络运行安全，并及时修补漏洞，对防火墙和防病毒软件实现全天候自动升级；采用安全认证、数据加密、信息隐藏等技术保证电子档案在传输过程中的安全。

3、4 完善我国电子档案管理的法律法规体系

面对电子档案的发展现状，电子档案管理工作迫切需要理论上的指导，促进其实践工作，避免无章可循的现象。电子档案的管理是一项极其复杂的技术工作，与纸质档案管理不尽相同，迫切需要电子档案管理的各项标准、法规的建立，以防止有长远保存价值的电子档案在形成、使用、归档过程中遭受损失。所以，在技术环境中进行的电子档案管理工作，不论从理论还是实践都需要相应的电子档案政策与法规相支持。同时，在完善我国电子档案的法规体系时，应兼顾电子档案工作理论与实践需要。

总之，计算机技术的飞速发展几乎在所有业务领域都创造了奇迹，成为人类社会的巨大生产力。随着社会的不断进步，越来越多的社会活动和科技生产活动的记录产生于电子工作环境。因此，在推进档案信息电子化过程中，要充分利用和发挥电子档案管理的优势，适当拓宽档案信息的服务范围，扩大档案部门的社会影响，采取有效措施提高我国电子档案管理工作的水平。

参考文献

[1] 钟华、 BSI出版新书《卓越的集成式管理模式》[J]、 标准生活 ， 2010，（03） ：84-85

[2] 王树彤、刚性管理陷入泥潭[J]、 商界（评论） ， 2010，（07） ：94-95

[3] 张科、构建流动人口服务管理新机制[J]、 经营管理者 ， 2010，（03） ：146