档案分类方式(精选8篇)
时间：2023-08-12
时间：2023-08-12
［关键词］合同档案；风电企业；管理分类
合同档案详细记录了风电企业的各项经济活动，在企业制定年度预算、评估和审计等工作中发挥了重要的参考价值。调查发现，许多企业对合同档案管理的重视程度不高，合同档案管理存在分散、混乱等问题，给档案的查找和利用带来了很大困难。因此，风电企业必须要采取合理的合同档案管理分类办法，实现合同档案的科学分类和优化管理，为各项工作的开展提供指导，维护企业的合法权益。
1企业合同档案的基本特征
对风电企业来说，企业运营中产生的档案种类主要有技术合同、劳动合同、工程合同等，这些档案虽然在具体内容和使用价值上各有不同，但在某些方面也具有一定的共性，主要表现为以下几方面。
1、1法律性
法律性是企业合同档案的基本特征，也是区别于企业其他档案的标志之一。合同档案的内容主体是合同，而依法成立的合同，受到法律的保护。因此，企业合同档案具有明显的法律特征，这也意味着无论是合同档案的保存、管理还是销毁，都必须严格依照相关的法定程序。除此之外，合同作为记录了企业经济活动和维护企业法律权益的文件，也只有在具备法律特性的前提下，才能发挥应有的作用。
1、2凭证性
近年来，风电行业蓬勃发展，风电企业在推动自身经济发展的同时，也加剧了行业内竞争的激烈程度。部分企业为了谋求私利，往往会采用不正当的竞争手段，从而带来许多经济纠纷。合同作为企业生产经营活动的真实记录，对企业应尽的义务和拥有的权利进行了明确说明，在解决经济纠纷、维护自身合法权益方面发挥了重要的凭证作用，从而避免了不必要的损失。
1、3规范性
规范性是企业合同发挥法律效力的必要条件，合同档案的规范性主要体现在两方面。一方面是合同档案内容的规范性。一份完整的合同档案，应当包括具有法律效力的内容、当事人的亲笔签名、合同的数量以及书写形式等，只有这些条件符合法律规定，才能确保合同具备法律效力。另一方面是合同档案管理的规范性。合同档案在管理过程中，如果出现损坏或缺失，都会影响其法律效力的发挥。因此，必须要严格按照相关的规定进行管理，保证合同档案的完整性。
1、4繁杂性
企业每年都会产生大量的合同，合同档案的管理工作面临着较大的压力。同时，企业合同档案还需要根据不同的类别进行分类管理，例如，合同签订前的洽谈、招投标等；合同签订后的招标书、评标报告、会议记录等。要想确保合同档案应用价值的发挥，相关工作人员就要收集、整理和保存好这些合同档案。
2企业合同档案管理分类的优化措施
2、1强化企业合同档案管理机制
建立健全合同档案管理机制，能够为合同档案管理工作的优化开展提供必要的制度保障。完善的管理机制应当包含合同档案的收集、汇编、整理、保存等工作。相关工作人员要根据风电企业经营业务的发展情况，有针对性的补充合同档案管理制度的内容，以确保合同档案的管理能够与企业发展向适应。从企业发展的角度说，只有在完善的合同档案管理制度下，才能借助于合同档案，帮助企业减少市场竞争风险，进而在保证自身利益不受损害的情况下，推动风电企业实现健康和持续发展。
2、2加强合同档案之间的联系
企业合同档案数量较多，如果采用单独整编和单独管理，必然会导致档案管理人员的工作压力剧增。因此，为了提高企业合同档案的管理效率，在进行合同档案的整理过程中，相关工作人员需要有重点的寻找合同档案间的内在联系，而合同档案的分类管理，可以显著提升其工作效率，减轻工作压力。例如，可以根据实际工作情况，单立类目、分类组卷，这能够起到化繁为简的效果。当然，企业管理者也要为合同档案管理分类工作提供必要的支持，可指派独立部门负责合同档案管理的相关事宜。
2、3实施合同档案的统一编号
为了便于进行合同档案的管理，风电企业在开展分类管理时，可以将不同的合同进行统一编号。这样一来，今后在查找某一份合同档案时，不需要花费过多的时间进行翻找，而是直接查找编号，极大的提高了合同档案的管理效率。合同档案的编号要按照一定的要求进行，例如可以根据合同档案内容的不同进行分类，如物资类、工程类等；还可以根据合同档案的生成时间进行分类等。需要注意的是，无论采用何种分类形式，都需要在档案袋上进行标注，避免混淆。
2、4定期进行档案材料的整理
合同档案的管理是一项动态的工作，随着企业各项业务的不断开展，也源源不断的产生了许多新的合同档案。因此，风电企业在进行合同档案的管理分类时，也要注重对新生产合同档案的整理和保存。档案管理人员还需要定期进行档案检查，确保合同档案的完整性和安全性。例如，要保持合同档案储存室的整洁干燥，避免因空气潮湿导致档案发霉、变潮。在合同档案移交时，也要提前清点好合同档案的数量、种类，对于失效的合同档案要按照法律流程进行销毁。对合同文件变化情况都要进行及时的掌握，由于有些合同文件资料的不确定性，不能一次性终结，因而不主张将刚签订的合同归入档案室，而需要相关工作人员关注合同的变化情况，将完结的合同档案统一移交给档案管理部门，这会使合同档案分类管理更为全面和系统化。
3优化企业合同档案管理分类的方法
3、1集分式归类原则为核心的合同档案分类管理
企业合同档案的分类管理要重点对科技档案和文书档案进行分类整理，科技档案主要包括企业的生产、科研内容以及建设项目的文件资料，具有技术性和保密性较强的特点。文书档案的分类整理包括企业行政事务的管理以及经营方面的管理内容，这些档案内容不利于查找和统计，在进行分类、收集、整理的过程中，存在较大的难度，因而，需要依循集分式归类的原则，进行合同档案的分类管理，还要依照《合同法》中的无名合同和有名合同的不同种类，进行重新拟定和分类，从而增强合同档案分类管理的有效性。
3、2集分式分类表
我国企业的有名合同主要涵盖了9种不同的合同形式，又称为典型合同，是具有规则和名称的合同形式；而无名合同又称为非典型合同，是没有规则和名称的合同形式。这9种不同形式的合同要以有名合同和无名合同为前提，拟定规范且科学的集分式分类表，并要在集分式分类表中，对合同档案进行分类归档，进行统一的编号和整理。实践证明，集分式分类表能够在很大程度上，提高企业合同档案管理分类的效率，与传统的分类方式相比，无论是在管理工作强度还是人力资源需求上都更具优势，这也是集分式分类方法在企业合同档案管理中得到普遍应用的主要原因。
3、3分类表的使用方法
集分式分类法作为一种新型的合同档案管理办法，具有提升合同档案管理效率、减轻档案管理工作压力等优点，但考虑到合同档案管理工作的重要性，在应用集分式分类管理时，仍然需要使用标准化的操作方法，以确保其应用优势得到完美的体现。首先，要明确合同档案的分类标准及其所包含的基本信息，例如合同档案的生成年份、分类号、合同数量等，这些信息都需要记录在分类表中，以便于档案管理人员进行参考。其次，科学区分合同档案的年号、分类号和流水号，这三个要素分别代表了不同的含义，在合同档案分类管理和后期档案查找中发挥着重要的作用。
4结语
企业一般将档案实体分为文书档案、科技档案、声像档案和专门档案。在这种分类体系下，将照片、录音、录像、奖杯等特殊介质档案称为声像档案。这种分类方法虽然在理论上存在划分标准不一，同一层级的内容相互交叉等不足，在实际的档案管理工作中因可操作性强，管理方便，在企业逐渐成为一种档案分类习惯。近几年，笔者所在企业在各类生产和经济活动中形成的声像档案越来越多，声像档案已成为企业档案的重要组成部分，成为档案管理工作的重要内容之一，怎样做好声像档案管理工作已成为摆在企业面前的一个重要课题。与此同时，上级档案主管部门对于声像档案的检查验收也越来越严格。为了更好地做好声像档案管理工作，发挥声像档案的作用，确保声像档案的完整、准确、系统、有效，为提升企业档案工作管理水平打下良好的基础，笔者所在企业积极探索声像档案管理工作的新方法，建立了适应企业自身管理方式的声像档案管理模式，下面就具体措施做一介绍。
强化制度建设，声像档案必须实行集中统一管理。
针对声像档案管理工作的现状，企业根据实际情况，制定落实相应的规章制度和管理办法。从立档部门与档案工作人员的责任落实抓起，明确声像档案的摄录、整理、归档、保管、利用等工作要求；明确声像档案归档范围，建立归档控制措施，防止分散、流失，杜绝归为己有；明确声像档案保存时效，对永久、长期保存的声像档案定期向档案部门移交，并对声像档案的日常保管、借阅、利用作出明确规定。同时，按照企业声像档案管理办法谁主管、谁归档的原则，建立声像档案目标考核制度，使声像档案管理得到足够重视而成为日常工作的自觉行动，从根本上改变目前重视文字档案，轻视声像档案的局面。企业对声像档案实行集中统一管理，维护声像档案的完整与安全，便于企业各项工作的利用，明确责任，严格管理，解决了声像档案由个人保存或随意处理造成流失的问题。
控制摄录源头，做好声像档案的收集工作。
声像档案的收集工作是档案管理工作的源头，声像档案的管理工作也必须从源头做起，确保声像档案各种要素齐全，特别是企业在生产经营活动中直接形成的，具有保存价值的以摄影影像为主要反映方式的专门载体。声像档案的收集主要由摄像人员具体负责，档案部门协助。采取以下方法和措施：方法一：通过正常移交收集声像档案。企业各部门按照程序和归档制度的有关规定，对声像资料进行整理，向档案部门移交归档，这是正常声像档案的收集形式。方法二：通过重点单位、重点科室收集声像档案。企业重点单位、重点科室产生的声像资料，档案部门应该明确具体的收集对象，定向、定内容的进行收集。方法三：通过重点人员直接收集声像档案。部分摄录人员不仅承担本部门的摄录任务，有时还被指派到其他单位摄录重大活动、重要会议、外事活动等，对保存在这部分人手中的属于归档范围的声像资料，档案部门抓住重点摄录人员，不失时机地做好收集和征集。
为保证声像档案所记录的信息齐全、完整，档案管理人员及时地记录所摄录的时间、地点、人物、事由、摄影、摄像者等相关要素，根据记录中的内容再通过计算机进行登记、整理相关要素，准确地反映出声像资料的内容，避免出现声像资料积压和信息含混不清的情况发生。为保证声像档案及时归档，及时解决收集过程中的各种具体问题，特别是对企业重大活动、重要会议、企业建设、外事活动等重要声像资料的收集，档案部门采取开会集中协调，面对面交流，电话沟通等多种方式与相关部门进行及时沟通协调，共同努力，确保声像资料收集完整、及时、准确、有效。
科学立卷归档，推进档案工作规范化、标准化。
企业声像档案产生的领域十分广泛，而且内容交叉的情况很多，我们根据声像档案管理的特点，按照企业的自身需要和管理要求，选择了声像档案单独立卷，分库保管的管理模式。采取分年度整理，把一组具有共同主题内容关系密切的若干份声像资料排列在一起，对每份声像资料编号，按介子类型+问题+案卷号组成案卷，集中编放的编制模式。按案卷编写文字说明，填写卷内目录，并利用一系列手段完善这一编制模式。如企业在重大活动中，一般会形成文字、照片、录像、录音、领导题词等档案，在立卷编号时，如果按介子类型分别立卷编号，就将这些档案之间的联系割裂开来，不便于展现整个活动的全貌，为了弥补这一分类方法的不足，在声像档案与其对应的纸质档案可作出参见号或指引卡，编制对应目录，便于查询和提供利用。采用介子类型+问题+案卷号组成案卷这种档案分类模式，使所形成的声像档案突出反映出档案的分类体系，既完整、又准确，存取更方便。为档案工作的规范化、标准化管理，奠定了坚实的工作基础，从而达到了为档案各项工作服务的目的。
严格保管制度，确保声像档案长期保管
声像档案的保存必须根据声像档案载体的化学性、物理性等特点创造条件，妥善保管，确保声像档案长期保存下去。声像档案保管主要做好以下几点：一是声像档案与纸质档案分库保管，使用音像磁带柜或密闭铁柜单独存放，入库前要进行安全检查，发现有被污染、破损的，要及时进行处理。二是声像档案库房要恒温、恒湿，远离光线、磁场，对录音、录像制品采取定期倒带检查、刻录光盘等保护措施。三是依托计算机系统进行保管。目前声像摄录工具都是数码产品，与计算机系统进行连接，在计算机上观看或保存。利用计算机保管还有不易丢失、操作、查阅方便等优点，代表了未来声像档案保管的方向。
五、加强队伍建设、提升档案管理人员的能力和素养。
关键词：档案管理；归档整理；分类；技巧
当我国引入现代化管理的模式与先进理念之后，无论在企业、政府部门、事业单位通过对人力资源管理的重视与普遍运用，逐渐开始意识到了档案管理的重要价值与功能取向。一方面，在不断的实施档案管理的改革；另一方面，也在进行相关的匹配措施的研究与资源配置。在这种新的档案管理局面之下，有必要针对当前档案管理所面对的新情况，对其配套的归档整理分类问题及提升效率的技巧进行具体探讨。
1 档案管理归档整理分类解析
1、内涵
不同的行业档案的类型、种类、数量、机密程度等也不相同。但是，从档案管理的本质来看，它的价值在于使数据、信息资源得到科学的管理，并能够在系统的管理中，方便保存、查询、提取、运用，以及按照管理程序进行的销毁等。因此，归档整理分类就非常关键。目前企事业单位、政府行政管理部门，按照人力资源管理中的档案管理体系，均有一定的培训，而且，已经将档案管理的归档整理分类作为了一个专门化的职能。
2、原t
从原则方面看，归档整理分类要求精准性、规范性。比如，精准性中，要求分类标准的准确、标识的简化、细则的清晰；再如，针对具体档案中的材料、价值的差异分析、等级划分，保管组织单位在不同种类中的对应性，目录的编辑、顺序的排列组合等。除了这些基本的原则之外，在归档整理分类制度、程序、装订，纸质、电子档案不同的运用形式，以及保存、转移、销毁等各个方面，也需要与之相匹配的精准性、严肃性、规范性等。
3、注意事项
根据现阶段的档案管理及其归档整理分类现状、经验分析，应该注重在这个方面的可操作体系构建，这样就可以实现统筹规划、统一管理，通过方法、流程使归档整理分类在秩序的基础上，逐渐的形成简化、快捷、便利的主要特征与表现，从而推动档案管理功能与价值体现的最大化；并将其转化为一种资源利用渠道，为进一步的人力资源管理、企业治理提供牢靠的依据。
2 档案管理归档整理分类技巧
1、以整理程序为准
一般而言，归档整理分类可以划分为两个层面，在整理过程中，可以按照设计文件、文字材等进行进一步的项、子项方面的划分，这样在划分中形成一个制定程序的基础，然后，按照我国的相关法律要求，设计出一套与现阶段的档案管理改革相匹配的归档整理分类程序。而在分类方面，则主要集中于对方法的运用，以及技能的熟练性。具体来看，整理分类程序相对简单，重点是按照档案的性质、材料、种类、类型、对应部门等做好划分。程序与整理分类本身就属于一个密切关联的系统构成要素。因此，建议从这些构成要素出发，制订与其相符合的程序。比如，以科学归档文件的整理分类为例，一是对其进行收集，如在文字材料、设计文件的大类下，进一步从子项的外部、内部、会议，以及次子项等进行一一的对应收集、整理，再进行对应的整理、分类。再如，对于人事档案的整理分类，就可以按照时间、职能、级别等进行划分，然后，进一步整理、分类。总之，不同的档案管理对象，应该采取与其相适应的程序，但主要的思路应该明确，并坚持简化原则等。
2、纸质档案电子档案区别对待
现阶段的档案管理中有纸质、电子档案管理两种，所以需要区别对待。
（1）纸质档案
针对纸质档案可以按照传统的流程进行一些简化，在化繁为简之后，先进行一系列的收集、检查，然后，再按照原来的基本分类，进行进一步的整理、分类。这个方面没有必要花费更多的功夫。因为传统的纸质档案管理在经过电子档转化的过程，已经实现了一次有序的整理、分类，所以，只需要在归档整理分类中细化、简化，保证其完整性、有效性、精准性即可；尽可能减少劳动要素中的资源浪费。
（2）电子档案
针对电子档案目前已经有了较专业的电子档案归档整理处理的软件，所以，在这个方面，重点应该放置在对于相关软件的专业知识与操作技能的训练，并做好技术性的安保措施。
3、技巧与方法说明
（1）以材料流向、流量为导向提升归档率
技巧与方法的使用，应该与效率结合起来。无论纸质、电子档案，都可以按照企事业单位等机构的文件流向、流量进行归档率的计算，并针对性的安排归档整理工作的投入比例。在这个方面，可以透过建立的数据库、运用频率进行数据图表的制作，根据流向、流量趋势图谱进行进一步的归档率提升。
（2）透过职能确保范围、期限
不同的职能，所处理的档案归档、整理范围也不相同，但可以按照项目管理的方法，划分不同的阶段，在明确数量、种类、类型、完整度、内容等基本要素的条件下，以机构、编制、职能设计出具体的方案，从而让机构的工作职能能够有理有序的体现在归档整理的范围、期限之内，这样就可以更好的实现针对性的整理分类，提高效率。
（3）以“主体”为旨归的归档法
所谓以主体为旨归，指的是在从机构或组织团体本身出发。比如，以学校的档案管理为例，其中的归档整理分类，就可以透过“以我为用、以我有用”的主导原则，尽可能从其功能、价值、应用方向，进行具体的归档整理分类。可以理解为从用途的角度进行划分，有助于提升针对性，提高工作效率。
（4）行业标准先行，提高整理质量
行业标准导向的直接指向是整理质量问题。所以，一方面，要明确相关的国家管理规范、条例、细则；另一方面，在纸质、电子档案整理中，按照行业的基本标准，进行整理、立卷等。具体看，如文件材料之间的历史性联系、保存价值、分别立卷，还需要注意时间性、秘密性与非机密性等。
（5）归档范围、分类方案密切结合
目前来看，传统的纸质档案归档整理分类主要用于保存、核对；而电子档案则倾向于利用方面；所以，需要运用好计算机文件整理，如范围、方法的融合、代码表的编制等。在这个方面可以推荐使用南大之星软件，因为它在目前的档案管理中的运用反响较好，也能够满足现阶段的电子档案归档整理分类的基本要求等。
3 结束语
由于现阶段的归档整理分类因档案管理整体革新还处于量变的过程，所以，可以透过对相关的技术性解析，提升归档整理分类水平，为档案管理质量与水平提供更好的促进作用。具体来看，一方面可以按照系统论的理论思路与框架，构建起归档整理分类的可操作体系，使其与目前的档案管理改革相适应。另一方面，可以在区分纸质、电子档案的形式、用途、功能及现阶段的利用情况方面，按照上面所说的五个提高质量与效率的方法进行进一步整理水平提升。
参考文献
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1 办公室文书档案管理工作的特征研究
1、1 文书档案管理活动组织的重要性
所谓办公室文书档案管理活动，实际上就是针对各类业务性信息进行整合、认证、检索、应用、维护的行为流程，这部分工序流程彼此之间存在着缜密关联，占据主导地位的便是应用，至于其余环节则主要是针对信息应用服务而设置的。处理好办公室文书档案管理事务，进一步为相关机构提供富有针对性的发展建议，这是办公室人员的重要性职责之一，主要是因为文书档案能够为企业各类工作方案推广执行提供参谋作用，既可以作为宣传教育的素材、历史的凭证，又可以被认证是科研研究活动中的基础性服务条件，其应用的重要性，自然无法被轻易地忽视。
1、2 文书档案载体形式和涉猎内容的多元性
正如上文所?U述的一般，文书档案是办公室工作体系中的必要性结构单元，主要是由于能够针对各个部门工作状况加以真实化地记录，并为日后各类合理化改革方案制定实施，奠定基础。不过需要注意的是，这部分档案的载体形式和涉猎内容往往极为多元化。
首先，在档案载体形式方面，将包括机构之间签订的合作协议、电子档案、责任书等多重表现形式。
其次，档案本身涉及到的内容方面，主要透过科技、会计、行政等不同类型档案之中予以逐步深层次地舒展。
1、3 文书档案管理工作流程的一体化
顾名思义，文书档案主要是在文件工作环境之中沿用，同时也主要在文件工作过程中衍生。透过实际调查认证，文书档案整理工序可以被认定是文件工作布置交接的最终结果，主要是在文件收集、运行、催办、承办等基础条件下延展的，而在此期间，有关文书档案和文件工作两者之间的关系，往往是相辅相成的，换句话说，即文书档案源自于文件工作，而文书档案日后的收集和归档应用的可靠性，也将直接决定整个档案工作的运行质量。
2 新时期下办公室文书档案收集和归档工作的科学化处理要点解析
2、1 文书档案收集工序中需要全面关注的操作要点
在不同企业之中，为了确保相关档案资料收集地更为健全完善，有关工作人员则有必要在文件衍生阶段中便细致化观察认证其完整性效果基础上，组织文件管理全过程的监督活动。一旦说其间发现任何弊端迹象，则需要在第一时间内向有关机构领导报告，进一步搭建起完善化的组织控制体制，并且确保辅助内部文书、承包机构，以及有关职员，完成办公室档案文书在衍生、传输、处理、归档等环节中遗留缺陷的整改任务。毕竟唯独这部分文件齐全了，有关机构文书档案的收集和应用工作的实效性，才会得到合理的保障条件。
相比之下，办公书文书档案收集工作组织的核心要点，将主要锁定在档案室对本机构需要归档档案的接收层面上。在组织该类接收活动期间，作为现代专业化的办公室档案工作人员，必须全面贯彻后续诸多规范要求，即实时性优化改造既有的档案内容、全面强化对档案室外工作环境的调查和认证力度、长期维持入室档案内容和形式的标准化特征，再就是归档档案务必要同步彰显出齐全、完整特性。事实证明，唯独确保将这几类处理要点予以按部就班地执行之后，才能充分满足现代办公室档案收集工作的数量充分、结构和质量优良、工作实时、特色彰显等诸多规范要求，避免上级领导在今后各类发展类决策活动中产生思维模糊的现象。
2、2 文书档案归档环节中应该谨慎对待的处理要点
归结来讲，文书档案归档工作务必要秉承三类基础性规范守则，即维持文件之间的历史关联特性，包括文件来源途径、归档时间、涉及内容等都要维持紧密的关联效果；确保准备工作处理完毕之后延展出全新样式的整理工序内容，就是要求相关工作人员合理沿用前人整理的工作基础和相关档案资料，开发出全新的文件体系；方便实时性地加以保存和沿用，就是要求工作人员在整理档案的同时，想方设法维持档案自身的可查找性和利用性特征。至于这部分文书档案归档过程中需要遵守的操作要点则表现为：
第一，科学化分类。办公室工作人员在组织合理规模的档案整理工作前期，有必要依照特定标准针对既有的档案内容进行分类处理。如今经常使用的分类方式包括年度、机构、保管期限等分类模式，它们在工作环节中通常会进行组合式沿用，借此维持档案类别的清晰性效果。
第二，高效率装订。就是要求办公室工作人员针对各类档案进行合理程度地拆顶和修裱调试，尤其是在一些破损档案维修期间，需要注意尽量维持这部分文件的原始面貌。
第三，有序化排列组织。强调工作人员在处理好档案装订任务之后，在分类方案之中的最低一级类目之中，结合特定模式进行归档文件的先后排列次序确认。目前经常沿用的排列形式主要就是时间顺序法，此类模式不管是针对相同事务的衍生变化顺序，或是进行不同事务发生顺序认证过程中，都能够保留较强的操作特性。
第四，细致化地编号。要求工作人员将各类归档文件在全宗中的位置进行特殊形式的符号标识，并且保证凭借归档章的模式在最终的归档文件之中予以注明，这类工序的核心存在意义，就是为后续诸多繁琐的编目工作交接，奠定基础。
第五，清晰化编目。归根结底，就是针对归档文件进行目录编辑。在实际处理期间，编目理当以件为单位布置拓展，其间更应该注意在文件目录之中一件只可体现一类条目，一旦说来文和复文作为一件时，在归档文件目录之中，便只可以针对复文进行编目处理。
第六，妥善化装盒。要求工作人员依照件号的有关顺序，将档案分别装入档案盒之中，并且注意要维持档案盒顺序和归档文件目录之中对应条目顺序的一致性，这样就能够方便日后进行高效率地检索和应用。
【关键词】独立学院 艺术类 档案管理 教学管理
【中图分类号】G647 【文献标识码】A 【文章编号】2095-3089（2014）10 -0018-02
独立学院艺术类档案是教学、科研等各项工作中具有保存价值的文字、实物等原始记录，能系统地反映艺术生产、艺术研究、艺术教育的历史面貌和工作成果，也是进行艺术创作研究、艺术交流等工作不可缺少的重要资料来源和保障。由于艺术类档案类别的多样性，比如雕塑、绘画、传统工艺、现代设计等门类，特别是随着独立院校积极开展“产学结合、校企合作”的教学应用研究，各类实践类教学档案也相应出现，远远未达到档案管理规范化的程度。因此，规划化的艺术类档案管理具有重要的意义。
一、独立学院艺术类档案工作的内容
艺术类专业分支多，作业类型多、种类差异大，档案在教学、科研和管理等各项活动中形成，具有保存价值的文字、实物、声像等不同载体的材料组合。独立学院艺术类的档案工作内容包括以下两个方面：
（一）实物档案。实物档案包括在艺术类教学过程中形成的各类具有保存价值的纸质、模型等实物，具体分为：
1、教学相关文件档案，包括学科建设规划文件、人才培养方案、课程建设与教学改革等文件资料。
2、教学相关工作档案，包括授课计划表、执行计划表、教学检查情况的记录、各类考试安排以及教学质量保障等内容。
3、 学生学习档案，包括学生期末考试作业、期末考试成绩、毕业设计相关（报告书、图册、展板、实物模型）学生补考和重修相关资料等内容。
（二）电子档案。电子档案主要包括教学光盘、视频和教学成果放在校园网上共享。
1、教学光盘档案，包括期末考试作业光盘、毕业设计光盘等相关内容。
2、视频档案，主要指各类教学研讨会、管理工作会、教师教学过程等的工作记录。
3、校园网的档案，主要指将教学相关的文字材料变成电子案存档，比如，将教学过程中的教研成果、毕业设计指导过程、教学课件、典型教案等制成数据库，放在校园网上，全院师生共享资源，促进教学质量的提升。
二、独立学院艺术类档案工作的作用
1、衡量独立学院艺术类教学的质量和管理水平
独立学院教学的质量和管理水平直接影响着独立学院的办学，其教学质量取决于各二级学院的教学管理水平，二级学院的教学档案管理工作是教学工作的基本组成部分。二级学院将教学管理和教学活动过程中形成的具有保存价值的图片、文字等材料归档，成为独立学院办学质量的支撑力量。
2、规范教学秩序，提高教学工作
艺术类教学档案记录了教学和管理工作的实际情况，是学院的重要依据。比如，全院教师集体备课，形成统一的教学大纲、教案，稳步推进整个教学秩序。同时，教学档案记录了专业教师们在教学过程中的教学内容、教学方法以及学生的成绩分析表等材料，对今后教师的教学、管理和实践具有参考和借鉴作用。
3、做好教学评估的“软件”工作
教育部教学评估主要是从办学指导思想、师资队伍、专业建设、教学管理和教学改革、教学条件、教风和学风等方面对独立学院教学质量和教学管理水平进行分析。艺术类档案能如实的反应整个艺术类教学和管理的全过程，直接为教学活动服务。因此，最真实、完整的艺术类档案是独立学院顺利通过教学评估的重要条件。
4、营造良好的校园文化
校园文化是独立学院在长期的育人过程中形成的价值观念、文化观念、思维特征、审美情趣和行为方式。艺术类档案以多种形式发挥文化服务功能，促进校园文化建设。
三、独立学院艺术类档案整理现代化的对策
1、全面提高档案工作者的综合素质
目前独立学院正处于向民办普通高校“转设”的过渡期，由于时间短，需要大量的资金投入校园基础建设，几乎没有专职的档案管理员，导致工作缺乏效率。因此，独立学院档案整理人员需要提高自身的综合素质。
第一，掌握运用必要的档案知识。艺术类档案是属于档案管理的一个分支，作为艺术档案工作人员，必须通晓档案相关的知识，包括档案学知识、档案馆知识以及档案管理期限表的相关知识等。
第二，掌握艺术档案的性质、作用和内容。设立艺术档案室，档案管理人员依据管理制度的规范化艺术类档案特殊性及，了解本部门的艺术类档案，做好档案信息的筛选、排序、分类和汇总，为艺术研究、艺术教学服务。
第三，随着办公的现代化，许多档案采取以电子档的方式保存，注重档案管理者计算机技术、数字信息的学习掌握显得尤为重要。
2、教学形式多样的艺术类档案的科学整理
独立学院艺术类专业分支多，教学形式多样，形成丰富的教学档案。全院上下不仅要重视教学过程的控制和管理，对各种教学资料的收集整理也不容忽视。在配备专业化的艺术档案室、艺术类档案柜的基础上，把艺术类档案的整理工作主要分为几个方面：其一，期末教学课程考试作业若为文字类，如试卷、调查报告等，依然以文稿实物存档；其二，课程考试作业若为作品类，如绘画雕塑、陶艺、园林设计等，考虑到档案室的规划，以电子稿（照片）形式存档，节约空间；其三，艺术类专业学生毕业设计，包括毕业设计报告书、实物作品、展板、图册、光盘等，我院将报告书存放于档案室，实物作品和展板以展览的形式展示在艺术学院展厅，供师生们参观、交流学习，图册由指导教师自己保存用于下一届毕业设计指导，光盘里面刻录着每个学生的报告书、图册、展板，实物等，同时，每年给学校图书馆选送一些优秀毕业设计报告书，这些不但是学校教学过程的客观记录和真实，也利于独立学院教育教学工作的持续健康发展。另外，我院表演课视频作业较大，采用节选代表性的优秀段落章节刻盘存档的方式，同时，在改变课程考试作业存档方式后，依然要在作品类作业中，以一定比例选取优秀作品以实物形式存档，建立了优秀作业收藏制。
3、重视实践类教学档案的科学化管理
以四川师范大学成都学院艺术学院为例，结合我校开展“产学结合、校企合作”教育教学应用研究，加强对教师教学科研成果、师生获奖作品以及参展参赛作品等进行科学化归档，推进理论与实践教学相结合的教育。建立教师科研工作登记表，鼓励教师申请项目、、作品比赛、作品参展等。学生获奖作品方面，收集教师对学生的专业辅导方面档案，完成作品收集，同时学院给提供作品的教师和学生出具收藏证书和补偿一定的制作成本费用。
综上所述，艺术类档案形式多样、内容丰富，档案整理工作是独立学院教学工作的重要组成部分，是学校教学管理水平的可靠保证。独立院校应该高度重视艺术类档案管理工作，改变传统的存档观念，提高艺术类档案工作者的艺术修养，实现艺术类档案管理的最优化，为教学管理和改革做出贡献。
参考文献：
[1]林伟、独立学院档案管理之我见[J]、高等教育，2012
[2]齐爱年、关于独立学院二级院系教学档案管理的思考[J]、文学教育，2013
关键词：档案网站；网站建设；档案网络资源
近几年来，伴随着我国政府信息化的进程。档案信息化建设取得了很大进展，作为信息化建设重要载体的档案信息网站纷纷建立起来，并在经济社会发展中发挥了一定的作用。
1 数据统计分析
本文以“题名”、“全文”和“关键词”为检索项，以“档案网站建设”、“档案网站”为检索词，对发表在
我国档案网站在设计方面存在的具体问题主要表现为：网站域名格式不统一。目前我国综合性档案网站域名的后缀形式有9种之多：；net；cc；on；gov、cn；net、cn；、cn；org、cn和行政区域名、cn。例如，海盐档案信息网(/)、嘉善县档案局(/)、乐清市档案信息网(/)、温州市鹿城区档案局(、cn/)等，形式多样，五花八门。二是导航栏目设置不科学。2006年我国省级档案馆网站有26个。在一级类目数量上。最少的为北京市档案信息网，其类目数量为5个；而天津档案网的类目数量却多达20个。在一级类目名称上有网站首页、档案服务、局馆概况、信息动态、现行文件、档案检索、档案编研、利用实例、人才交流、教育天地等，各种类目名称数量有300余种之多。同时，每个网站看起来大同小异，栏目设置也缺少特色和个性。三是网页不够美观。网页主体颜色不够协调，整体艺术感不强；网页内栏目位置分布不够适当、重点不够突出，空间利用不够充分；网页中的某些细节做得不够精细、不 够人性化等。
2、2 对国外优秀档案网站的分析
主要以美国国家档案与文件署(简称nara)和加拿大国家档案馆(简称na)网站为例。对其内容建设和整体设计进行分析。
2、2、1 对网站内容建设的分析
信息量。美国国家档案与文件署网站的类目体系完整，结构清晰，内容丰富。一级类目共18个，加上二级类目总数已近200个。18个一级类目概括性强，涵盖了档案利用的方方面面，其下还有二级、三级、四级甚至是五级类目，并且每级类目中都有与政府网站、图书馆网站、博物馆网站等相关网站链接的内容，设置合理，内容完备，种类齐全丰富。加拿大国家档案馆网站上内容丰富，其信息按载体形式分类，可分为文本档案、声像档案、胶片档案、照片档案等；按主题分类，则可分为“土著居民档案”、“邮政档案”、“战争档案”等。
信息类型。中外档案网站所提供的档案信息类型都是以文本文件为基础，主要差别在于其他类型信息的丰富性和多样性。美、英、加等国在图片信息的提供方面比较丰富和充实。有些也提供动画、音频和视频信息。2006年2月24日，美国国家档案馆网站与谷歌公司合作，共同开发历史影片数字化和免费在线利用实验项目，现在通过链接网址video、google、/nara、html、。我们能够看到101个可以在线观看的影片，按片长分为小于4分钟、4到20分钟和20分钟以上三种。
信息组织方式。主页方式：类似于档案全宗的组织方式，将有关某个机构或某个部门的各种档案信息组织在一起。自由文本方式：主要用于档案全文数据库的组织。超文本方式：将网上相关档案信息邮寄编织在一起的信息组织方式。数据库方式：利用数据库技术对档案信息资源进行统一管理以方便用户实现异地查询。联机目录方式：根据统一规则和格式对入网的档案馆和文献信息机构提供的文献信息进行编目。电子商务方式：利用电子方式对网上的一年规划提供档案信息有偿服务。
2、2、2 对网站设计的分析
从页面风格上看：nara主页以浅灰、纯白为基调，湛蓝为点睛，文字则以深蓝为标题，浓黑为说明，色调清新冷峻，整体上艺术性较强。网站风格统一，采用“丁”字式框架结构，显得和谐井然。na的主页以平和的鹅黄色为背景，深沉的蓝色为前景，中心分别以英、法两种文字标明na字样，并设置英、法文的进口，恰似一张简洁素雅的封面。翻开英文扉页，网页以同样的风格展现了na的网站地图。
从网站页面布局上看，主要有两种：一种是以美国档案网站为代表的布局形式，上下左右分别为题头文件、脚注及超级链接等，中间集中主要信息，这种布局可以充分利用版面，信息量大；另一种是以澳大利亚档案网站为代表的布局形式，大部分图片和文本都集中在页面中心，这种布局由于信息集中，版面中因而有大量空白，显示出网页的格调，容易吸引人的注意力。
2、3 我国档案网站的改革与对策
档案网站的建设不应是档案馆的再现，而是一个新的服务空间，是用户检索、利用档案的新平台。借鉴国外优秀档案网站的成功经验，优化改革我国的档案网站是步入良性发展轨道的必经之路。为此。我们应该采取的措施如下：
转变观念，提高认识。档案部门的领导和工作人员要转变观念，提高对档案网站建设重要性的认识。不能为了应付做表面文章，设计几个网页，具备档案网站的表现形式就万事大吉。要重视档案信息网站建设工作，加大资金投入，提供技术支持，加快档案信息数字化进程，把档案网站做到实处，切实发挥档案网站的社会功用，实现档案的真正价值。
做好网站规划。档案网站的建设、运营和发展，具有很强的路径依赖性，也就是说，一旦规划好了，容易朝着良性的方向发展；一旦走错，就容易误入歧途，深陷其中而不能自拔。档案网站建设的目标宜定位为：服务窗口、宣传窗口、对话窗口、中介窗口和交流窗口。因此，档案网站应根据自身的功能定位，提前做好建设及发展规划。
优化网站设计。主页是网站的门面，一个成功的主页要既能展现站点的特色，又能将丰富的信息以简洁的形式传递给用户。档案网站的设计优化主要有以下几点：规范域名。例如“
加强网站的互动性。美国nara网站对我国档案网站建设的启示之一是，实现档案网站功能定位从“宣传一展示型”向“互动一服务型”的转变。10j自web2、0广泛应用以来，这种转变要求的迫切性更加明显。在web2、0环境下用户需求的显著特点就是个性化、差异化。他们不再满足一视同仁的信息内容，要求网站能够根据他们的个体需求，提供不同的信息内容，换句话来说就是档案网站的服务对象由以往的“大众市场”转为“小众市场”，针对个体提供有针对性的服务。web2、0为用户创造了互动、交流的氛围，用户不再只是网站内容的被动服务者，他们也可以参与网站建设，包括管理、维护、存储网站内容。web2、0从本质上改变了网站的属性，将其从以往的“只读”属性变为“可读写”属性，用户既是信息的使用者，同时也是信息的、修改和传播者。web2、0在档案网站中的应用还有以下几种方式：利用rss开展档案信息推送服务：利用blog营造与用户的双向交流空间：利用podcast营造档案馆人性化形象：利用wiki创新档案馆业务活动和信息服务模式等。
3 结束语
目录体系的内在联系
档案目录是按照一定的次序编排而成的条目汇集，是档案管理、检索和报道的工具。①经过长期的实践和积累，档案机构根据丰富的馆藏和多样的档案利用需求，形成了管理型、检索型、报道型等多种类型、不同结构的档案目录。随着相关技术的发展，档案目录逐渐从以卡片式、书本式为主的手检目录发展为机读目录;进入电子文件时代，档案目录数据库成为了主流形式，实现并扩展了档案目录的各项功能。无论档案目录以何种形式存在和表现，其编目都是按照一定的著录项目、著录格式、著录符号、著录用文字等著录规则，对档案的内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程，以及按照科学的规则和方法，把档案条目组成系统的档案二次信息系统的过程。
政务信息资源目录体系以国家统一的电子政务网络为基础，通过构建覆盖中央、省、市、县的多级政务信息资源目录体系技术总体构架，采用元数据对共享政务信息资源特征进行描述，形成统一规范的目录内容，通过对目录内容的有效组织和管理，形成部门间政务信息资源物理分散、逻辑集中的信息共享模式，提供政务信息资源的发现定位服务，支持全国范围内跨部门、跨地区的普遍信息共享，方便用户发现、定位和共享多种形态的政务信息资源，支持政府的经济调节、市场监管、社会管理和公共服务。②
首先，档案目录和政务信息资源目录体系的目的和作用具有一致性。它们都是运用了目录控制的思想，将目录作为组织管理和检索利用信息资源的一种基本机制。它们都是通过在微观上著录、标引、规范控制和在宏观上利用选择、描述和检索控制等手段，实现对信息资源的整合、管理、发现与定位，协调和引导信息资源的流动和有效利用，以此解决信息组织、分类、存储、检索、定位、获取等问题。比较而言，政务信息资源目录体系更偏重于检索型目录，是通过建立信息库系统和目录内容服务系统，方便用户发现、定位所需的政务信息资源，促进信息资源的共享和利用;而档案目录是以档案管理为基础，根据档案目录类型的不同，相应地侧重于管理、检索和报道，或是几种用途的组合。
其次，档案目录和政务信息资源目录体系的编目内容具有内在的联系。据统计，目前各级政府部门的政务信息资源约为全社会信息资源总量的80%，其中约50%的政府信息在办理和使用完毕后作为档案存入档案保管部门，有的地区政府形成的档案甚至达到当地档案馆藏的绝大多数。如图1所示，在《政务信息资源目录体系》中，档案是政务信息资源的主要内容之一;而从档案资源的角度看，政务信息资源是馆(室)藏档案的重要组成部分。
如果说文件与档案表示的是同一事物的不同运动阶段，那么政务信息资源与档案也相应的存在这种同一事物先后相连的内在联系。如图2所示，随着时间的推移，政务信息资源由现行利用，经归档过渡到档案室保管阶段，满足一定条件后移交至档案馆保管利用。我们可以姑且将政务信息资源与文件等同理解，只不过政务信息资源在载体形态、服务对象、管理及利用方式等方面与传统纸质文件有所不同。
政务信息资源归档后，在档案室保管阶段，为便于管理利用，也需按照有关标准形成室编目录;移交进馆的档案，还须由档案馆赋予档号等著录内容，作为管理、检索利用等的标识。我国档案目录早已有之，以档案馆编目录为主且相当成熟稳定。室编目录也属档案目录范畴，其编目对象亦可列入政务信息资源目录体系中。可以说这部分具有同源性的信息资源将档案目录和政务信息资源目录体系紧密地联系了起来。但我们目前通常所说的档案目录是指馆藏档案目录，我国于2007年正式的政务信息资源目录体系与之相对独立，因而政务信息资源目录体系与档案目录是对同一事物所处的不同时间阶段进行的独立编目。
由于目前这两个目录之间并未建立起关联，那么，处于政务信息资源目录体系之下的应归档或已归档的信息资源，在进入档案馆保管阶段并经馆编目录加以管理和控制之后，不易再通过原利用体系独立对其进行查找利用;档案馆也不易通过目录控制的方式对应归档及尚未进馆档案进行前端控制和全程管理。
二、档案目录与政务信息资源目录体系编目的比较
正因为档案目录和政务信息资源目录体系之间内在的联系，且无论是档案目录还是政务信息资源目录体系，目录编制均为核心，由此对二者进行比较。
(一)档案目录的著录项目与政务信息资源目录体系中核心元数据的比较
著录项目是档案目录的基本构成单元，是编制档案目录的基础和条件。元数据是描述政务信息资源特征的数据③，在政务信息资源目录的编目、建库、和查询中发挥着重要的作用。因此我们将《档案著录规则》(DA/T18—1999)规定的著录项目、《政务信息资源目录体系》核心元数据及《北京市综合档案馆目录数据库结构与数据交换格式》中部分数据库的著录项目进行比较。
1、《北京市综合档案馆目录数据库结构与数据交换格式》中的文书文件、案卷目录库的著录项目基本使用了《档案著录规则》中的著录项目，但省去了稿本与文种项、载体形态项、附注与编号项等著录项目中的内容，增加了开放状态、档案复制类型及编号等著录内容。案卷目录数据库和文书档案文件目录数据库同属管理型目录，但著录项目也因级次的不同而有差异。所以在编制档案目录时，著录项目的选定并非一成不变，而是要根据目录类型、级次、专题、分类方法等的不同加以选择。此外，无论是《档案著录规则》规定的著录项目，还是《北京市综合档案馆目录数据库结构与数据交换格式》中列出的字段名称，都是反映文件或案卷的内容和形式特征，而不包括相应的结构和背景信息。
2、档案著录项目与《政务信息资源目录体系》中核心元数据的关系:(1)交叉关系。如信息资源名称、信息资源摘要、信息资源提供方、信息资源日期、关键字等核心元数据与档案著录信息中的题名、责任者、提要、时间项、关键词等，可以通过技术等手段进行转化。(2)不是所有核心元数据都是档案著录信息源，如全宗号、目录号、案卷号、页(件)号、缩微号、载体类型、密级、保管期限、开放状态等明显体现档案专业特性的著录项目，无法从元数据中提取，需要人工进行编制。(3)有些核心元数据，如信息资源标识符、元数据标识符等可以在文件形成与管理过程中自动形成的元数据实体及元素，目前在档案目录中尚未体现;对信息资源分类的有关信息、在线资源链接地址、服务信息、元数据维护方等核心元数据的著录内容，也尚未列入档案目录的著录信息之中。
(二)档案著录条目和政务信息资源核心元数据编排组织的比较
档案目录和政务信息资源目录体系共有的条目编排方法是按主题类别分类编目。我们就以此对二者进行分析比较。
档案分类标引时，应首先对档案文件进行周密地主题分析，确定文件、案卷所论述的事物中，哪些主题应予以标引，能为利用者提供检索途径，然后根据主题性质，到《中国档案分类法》中查找其所属的类目④，并准确地给予分类标识。政务信息资源的主题分类也是通过对主题分析的结果进行分类，再确定类目名称和类目编码。不同的是:
1、分类依据。档案主题分类主要依照《中国档案分类法》，政务信息资源分类主要依据《主题分类类目表》。
2、类目设置。《中国档案分类法》设置了19个基本大类，每一基本大类下再根据需要设置若干属类。而《主题分类类目表》则规定了21个一级类及133个二级类。
3、标识符号。档案分类采用汉语拼音字母与阿拉伯数字相结合的混合号码制，用一个字母表示一个大类，以字母的顺序反映大类的序列。在字母之后，采用数字编号制，用数字表示大类下类目的划分，数字的位数一般代表类目的级位，遵循层累制原则。⑤政务信息资源目录体系中类目代码编制规则是:分类类别用1位大写罗马字符表示，“Z”代表主题分类;一级类用1位大写罗马字符表示;二级类用1位大写罗马字符及2位阿拉伯数字表示。即在主题分类中，分别用“A”至“W”标识21个一级类，用大写罗马字符“A”至“Z”加两位阿拉伯数字“00”标识二级类。
4、著录要求。在《档案著录规则》和《北京市综合档案馆目录数据库结构与数据交换格式》中，分类号分别为必选项、可选项，且均无著录类目名称的规定;在《政务信息资源目录体系》中，“信息资源分类”是必选核心元数据，其中包括分类方式、类目名称、类目编码等元数据元素。这在一定程度上体现了档案分类标识和政务信息资源类目编码在检索利用频次和各自目录系统中地位的不同。
(三)档案目录与政务信息资源目录体系编目技术的比较
随着计算机技术的发展和普及应用，纸质档案目录逐渐淡出，档案目录数据库形成规模。由于我国尚未出台全国统一的档案目录数据库结构标准，因此本文参照《北京市综合档案馆目录数据库结构与数据交换格式》及《政务信息资源目录体系》编目系统技术要求，对二者主要的编目技术进行比较。
1、档案编目要根据目录作用和编目对象特征、级次、序列等，有针对性地具体设定符合实际利用需要的各种档案目录数据库结构表、使用说明与数据交换格式。政务信息资源的编目要根据编目对象的具体粒度采用不同的单位编目。
2、档案目录数据库普遍为Xbase关系型数据库。在编制档案目录时，首先根据规定，在数据库管理系统中设定目录字段名称、字段名、字段类型、字段长度等，再由人工将著录信息插入到该数据库相应的表格中。而插入过程只能针对事先定义好的字段结构。这一过程对未被事先定义字段结构的著录内容无能为力，除非更改数据库结构，如增加表的字段或者新的数据库表。跨平台、跨系统的数据交换是通过扩展名为、DBF的Xbase关系型数据库文件格式实现。⑥经过压缩、分割处理的数据交换文件，应将其解压缩、合并后再进行交换。⑦
3、政务信息资源目录体系基于XML技术。XML应用面主要分为文档型和数据型两种类型。前一类型中，XML存放整个文档的XML数据，然后XSLT将XML转换、解析，结合XSLT中的HTML标签，最终成为HTML显示在浏览器上。而后者则是利用相关的XML API(MSXML DOM、JAVA DOM等)对XML进行存取和查询。XML还可以作为信息传递的载体，主要是为分布式应用程序服务。XML文本本身不仅可包含信息内容，还涵盖了信息结构。只要是格式正确的XML文本，都可以随时添加到数据库里，并可以与分布式的应用进行数据交互。比较而言，XML和数据库的联合兼有关系数据库和面向对象数据库的优势，因此基于XML技术的政务信息资源目录比目前的档案目录数据库更具扩展功能。此外，对编目对象、分类技术等的比较前文已有表述。
三、档案目录体系
与政务信息资源目录体系的交互融和
基于档案目录与政务信息资源目录体系的内在联系及上述异同点的比较，我们可以考虑在现有的档案目录与政务信息资源目录体系之间建立交互渠道。具体做法是建立档案著录项目和政务信息资源目录体系核心元数据的映射关系，利用已有技术，采用现阶段比较流行的WEB数据库方式进行处理，使系统可以根据用户的检索请求，检索相应的目录数据库，并将查询记录，以WEB的形式反馈给用户，同时实现多种模式检索服务，满足不同权限用户异地查询需求。在实际操作中应考虑的问题主要有:
1、检索质量。档案著录项目和核心元数据在含义、编排组织、条目涵盖范围、特征等方面存在差异，如不能严格定义好映射关系，可能导致映射不清，扩大或缩小检索范围，从而影响查全率和查准率等检索指标。
2、档案馆内各目录数据库之间的系统关联。档案馆如不能将各层级、类别的目录数据库系统组织关联起来，充分发挥、扩展如档号等共有著录项目功能，将不利于实现两个目录体系的双向映射，还可能增加检索的复杂度，从而影响检索质量与效率。
3、使用权限。档案目录与政务信息资源目录体系建立交互，在为利用者提供便利的同时，也可能带来档案内容安全的高风险，因而还应考虑对不同档案利用者加以权限设定，设置针对立档单位、查阅已开放档案、查阅未开放档案、查阅公民个人档案信息等的不同接口，以满足利用者通过一体化利用服务平台，在相应权限内同时查阅档案和政务信息资源中有关信息的利用需求，并尽可能保护好档案安全，避免未到期或不宜开放的档案向社会开放。
总之，我们可以尝试利用档案目录和政务信息资源目录体系之间的关系，建立交互渠道，以促进档案和政务信息资源的共享和利用。但是，我们也不能忽视实际操作中可能出现的上述或是更多有待进一步研究探讨的问题。
注释:
①DA/T18-1999《档案著录规则》
②③GB/T21063、1-2007《政务信息资源目录体系 第1部分:总体框架》
④GB/T15418-1994《档案分类标引规则》
一、数字档案信息资源的共享设计
实现数字档案信息资源共享是数字档案管理平台设计的根本目的，是减少重复劳动，多头建设，实现资源有效整合和广泛利用的重要途径。“警务数字档案管理平台”，遵循了数字文件信息和档案信息的形成规律和利用特点，实现了数字档案资源全过程的共享管理。
1、数字档案信息资源的共享建设。数字文件建设共享是数字档案信息资源共享的首要环节。如何充分利用机关在工作中形成的大量数字文件，建立数字档案信息资源，避免档案部门重复劳动、重复加工是数字档案管理平台设计与实现的一个重要课题。“警务数字档案管理平台”根据全程管理和前端控制的原则，将包括文件的著录、分类和归档鉴定等档案基础工作都完全融入文件办理运行程序之中同时进行，各部门数字文件在形成之后，通过公共数据控制与交换平台，向数字档案管理平台移交。实现了数字文件信息资源形成过程的自动过渡与高度共享。
具体做法是：(1)建立数字文件规范及归档标准。我们明确规定，凡已建或在建的各类信息管理系统，都必须加入标准规范的归档功能模块。(2)建立公共数据控制与交换平台。在各类系统的基础上，集中建立公共数据库，用于与各系统进行访问与交换。(3)建立数字档案接收平台，自动接收来自于公共数据控制与交换平台归档的数字文件信息。警务数字档案管理平台通过网络与其建立了连接。用户在自己的业务系统中工作办理完毕后，系统对形成的数字文件通过建立的标准自动分析研判，向数字档案管理平台提交归档，实现了真正意义上数字文件信息的共享和文档一体化管理。
2、数字档案信息资源的共享管理。数字档案资源的合理布局是实现数字档案资源共享管理的基础。江苏省公安系统下辖13个市级公安机关、120多个县(分)局公安机关和2000多个基层公安派出所，按传统的做法，每个单位都建立独立的档案管理系统，其人财物的投入是可以想象的，而且也不符合数字资源集中管理和有效整合的客观要求，也会对共享利用造成比较大的困难。
“警务数字档案管理平台”在设计和实现上采取了相对集中与分散相结合的管理模式。一方面，为了节省投资和提高效率，采用相对集中建设模式，将档案软件、服务器平台、数据资源集中在省、市公安机关(根据需要也可建设在县、分局)。省厅的服务器集中存储厅机关及直属单位的数据和提供数据管理服务；市级公安机关的服务器负责市局机关、县分局和基层派出所的数据管理和全文信息服务。另一方面，县、分局以及基层派出所任何客户机都可以通过公安信息互联网访问市局机关的中央服务器提供的数字档案管理平台，进人档案管理与档案利用服务。
采用相对集中和分散相结合的管理模式，其优越性十分明显：一是节省了大量的经费，实现了资源存储的优化，减少了数据冗余。二是便于提高用户的查询效率。用户查阅某人的违法犯罪信息即可通过该市的数字档案管理平台查询，从而避免了过去挨家挨户查询既费时又费力的现象产生。三是实现了网络上的业务指导功能。省市档案部门可以通过档案平台监测下辖档案部门的系统，指导工作的开展。
3、数字档案信息资源的共享利用。实现数字档案信息资源共享利用是数字档案管理平台设计和实现的根本目的。“警务数字档案管理平台”在设计数字档案资源利用共享方面，实现了多种共享利用的方式。
一是采取了多样化的检索方式。从检索手段上讲，既有通过档案平台检索模块进行的检索，又有通过警务综合查询平台查询的功能；从检索方式上讲，既能实现各类档案数据库检索、全文检索，又能实现多数据库的关联检索和跨平台多数据库的关联检索；从检索效果上讲，既能检索到各类档案数据信息，也能检索到全文信息、多媒体信息等。
二是实现了开架式的阅览服务。为便于用户了解和浏览机藏档案类型和具体内容，“警务数字档案管理平台”设计和实现了开架式的浏览服务方式，当用户通过数字档案管理平台进入开架式服务功能时，就像走进开放式的图书馆一样，用户可按菜单随意点击某类案卷或某份文件，系统自动显示其卷内文件目录和全文信息。
三是建立了专题信息服务平台。专题信息服务平台设计和提供了两项服务内容：一是用户可以直接查询由档案部门编研的各类专题文件信息汇集，通过点击相应的专题，系统显示各类专题的文件信息和全文信息；二是用户可以自设专题进行智能化检索并列出相应的专题文件信息和全文信息。
二、智能化设计与档案办公自动化
智能化设计是实现档案办公自动化的重要途径，也是衡量数字档案管理平台质量优劣的重要标准。所谓智能化设计就是运用自动控制的原理对数字档案管理的全过程实现自动化管理，最大限度地减少人工干预的设计方案。其基本原理是，将根据有关标准制定的参照系统输入计算机，由计算机自动比照参照系统对档案工作各项环节进行自动化处理。方法是必须建立一套指标完备的参照系统。“警务数字档案管理平台”在数字档案的接收、处理和分析评估等智能化设计方面进行了有益的探索。
1、数字档案接收的智能化设计。就是根据档案归档范围和归档标准，制定一套能够为计算机识别的、与输人的数据文件进行比对匹配，将符合条件的数据文件自动接收归档的参照系统。“警务数字档案管理平台”实现的基本思路是：将归档接收模块前置到OA系统或各类业务信息系统中，当用户在OA系统或各类业务系统中输入、处理文件信息工作完成时，系统自动将这些数据文件与接收归档前置模块中的参照系统进行比对匹配，将符合归档条件的数据文件自动导入到数字档案管理平台。接收归档的指标体系主要是依据“档案类型划分及编号规则”、“档案归档范围与不归档范围”以及“公安专业档案管理规定”等规定办法以及归档指标的相关内容，并结合档案工作的实践制定出来的。包括是否归档、归档类型、归档类别、归档年度等20多个主要指标体系。
接收归档的智能化设计的主要特点是：一是将接收归档与文件形成和处理融为一体，实现了文档一体化；二是当用户数据文件形成处理完成时，也就是接收归档之时，实现数据文件的形成、处理与接收归档同步实时完成；三是数字文件信息接收归档的整个过程，避免了人为的干预，由系统按照归档指标体系自动审核把关，实现了档案接收归档的自动化。
2、数字档案处理的智能化设计。数字文件信息进入档案管理平台后，即要对其进行处理，形成数字档案资
源。数字档案处理的智能化设计包括整理排列、自动编目、自动编写“整理归档年度报告(或说明)”等内容设计。
(1)数字档案的智能化整理排列。智能化整理排列的核心是要确立整理排列的原则、方法和要求。“警务数字档案管理平台”确定的方法是：①整理排列的原则。分为二种，即保管期限一年度一组织机构和年度一保管期限一组织机构排列。供用户选择。②整理排列的方法。分为三种，一是先按“文件形式”排列，然后按“专题”排列，再按“形成日期”顺序排列；二是先按“专题”排列，然后按“文件形式”排列，再按“形成日期”顺序排列；三是全部文件按“形成日期”顺序排列。各种排列方式由用户选择。③整理排列的要求：在第一种、第二种方法中。同一文件形式下，将属于同一类型的文件排列在一起。如同一文号的文件、同样形式的统计报表、简报等文件和同一组织活动(如会议文件等)的文件。当用户对某一年度组织机构的档案进行整理排列时，系统自动按用户选择的整理排列的原则、方法和要求列出文件目录，也可以进行局部微调。
(2)数字档案的自动编目。系统列出文件目录后，用户确定编号规则如全宗号―类别号―目录号―机构号―件号，并输入第一份档案的档号，系统自动编写其他档案的档号，并以归档文件目录的形式输出结果。为了减少实体纸质档案加盖归档章和填写归档号的工作量，提高文书处理人员的工作效率，系统设计了自动打印归档章功能。具体方法是：①事先用黏和度较高的不干胶纸(A4)印制归档章式样；②在系统中设置打印归档章功能；③当整理编目工作完成后，套打归档章；④文书处理人员按归档文件目录和归档章编号粘贴在实体纸质文件上。
(3)自动编写“整理归档年度报告(或说明)”。数字档案整理编目工作完成后，按规定必须要编写“整理归档年度报告或称为年度整理归档说明”，警务数字档案平台设计了自动编写的方法。在平台中建立基础数据库，把全宗名称、全宗号、全宗地址、变化情况，主要负责人，内部机构调整等情况建立基础数据。当整理归档工作完成后，系统自动形成整理归档年度报告或归档说明。
3、数字档案分析评估的智能化设计。对数字档案的接收、处理和利用进行分析评估，是数字档案管理平台建设的重要内容，也是提高数字档案和数字档案管理平台建设水平的极其重要的方面。数字档案分析评估智能化设计包括数字档案数量、质量分析、数字档案利用分析和实时自动监控等内容。
(1)数字档案数量、质量分析。①数字档案数量统计分析。警务数字档案管理平台设计了多种灵活的统计分析功能，包括各类档案机藏量统计、年度归档量统计、各类数据和电子文件数量统计、各类档案藏柱图、曲线图等等。②数字档案质量分析。对接收或形成数据的质量从各方面进行统计分析。例如，数据项目接收或录入结构齐全情况统计分析、机读目录差错率统计分析、各用户形成数据质量和差错率统计分析等等。③数字档案质量控制。即由计算机自动比照制定的质量标准对档案数据进行规范。警务数字档案平台制定和运用了100多种项目的数据标准，如全宗名称、各类档号结构、分类号、责任者、形成日期、性别、居民证号等等标准。当平台接收或录入的数据出现质量问题时，系统自动将存在的问题统一找出来并进行自动修改或手动修改，以保证机读数据内容的准确性。
(2)数字档案利用分析。一般档案管理系统对于网上查档利用仅以点击率来统计。这种分析方法既不准确，也难以说明问题。“警务数字档案管理平台”设计了一套比较科学的档案利用统计功能，从档案利用数量、利用类型、利用目的和用户等多方面进行统计分析。尤其是平台将用户上网查档点击详细信息和全文信息数作为计数单位，相比点击率统计而言，较为准确与科学。
(3)实时自动监控。通过利用公安机关建立的统一的身份认证和识别系统，对公安机关的上网用户进行自动认证和识别，并在监控功能上实时滚动式显示用户姓名、上网时间、操作的功能内容，用户的IP地址等等，使档案工作人员能够直观地监控网上用户的操作情况，一方面起到安全防范的作用，另一方面也为上网用户的研究提供了可靠的依据。
三、关联检索的设计及其应用
关联检索是一种智能检索方法，是在普通检索的基础上，运用关联技术方法，通过查询某一条信息将有相互关联的其他信息同步显示。其在数字档案管理平台中的应用，不仅能够减少重复检索的次数，提高工作效率，而且也有利于提高检索的完整性和准确性。
“警务数字档案管理平台”设计和实现了三种形式的关联检索：
1、内联检索―互动式检索。内联检索是指数字档案管理平台内部各数据库之间关联检索。按照传统的检索方法，用户查阅某方面的档案，既有可能在一类档案中，也有可能分布在其他档案类型中。用户除了检索某一类档案外，还得二次甚至三次检索其他类型和其他构成形式的档案。内联检索避免了传统方法，它使用户通过一次检索达到实现查询多类档案、获得多种结果的目的。它的基本原理是，在档案数据建设过程中，对具有相同联系的档案数据通过特定的字段项目建立联系，当系统查询这一字段项目时，与之相关联的档案数据信息就会自动调出。“警务数字档案管理平台”实现的内联检索分为两类：一是渐进式检索，即实现了档案构成单位从案卷信息一卷内文件目录信息一案件信息一人员信息一全文信息等渐进式的检索阅览。无论用户从哪个角度进行查询，均可以关联相关信息。这种渐进性检索完全模拟了人工浏览案卷的方式，使用户仿佛就是在翻阅档案一样。二是横向式检索，即实现了不同档案类型之间的关联查询。内联检索技术的应用，使得不同类型档案数据库的关联查询成为可能，从而大大提高了工作效率和查全率、查准率。
2、横联检索一综合性检索。横联检索是指数字档案管理平台与其他信息管理平台各数据库之间的关联检索。公安机关普遍建立了数量较多的信息管理系统，如人口、违法犯罪人员、案件信息等系统。各系统之间都保持相对独立的关系，用户要了解一个人的全面情况，就必须要进入各个系统分别检索一次，既浪费了大量时间，又难以保证检索的全面性和准确性。
横联检索属于一种综合性、跨平台的检索方法。它的基本原理是：从各类系统中抽取最常用的数据项目组成公用数据(索引)库，并建立与各个系统之间的关联，构成统一、规范、普遍关联的综合信息查询系统。用户通过该系统可以查询机关各类系统的数据和相关信息。实现横联检索的基本要求：一是必须要有共用的数据建设标准和检索项目；二是各类系统必须要有相同的项目作为关联的条件；三是最好使用相同类型的数据库管理软件；四是需要建立各个系统数据与公用数据(索引)库之间的数据同步，维持公用数据(索引)库中的数据与各个系统数据之间的关联。
3、纵联检索―分布式检索。纵联检索，亦称为分布式检索或广播式检索。是指分布在不同地区、不同单位的数字档案管理平台的检索系统通过约定的通信协议进行数据交换，将这些孤立档案检索系统组建成为一个协同运作的分布式系统。整个分布式系统以公安机关的隶属关系构成层次结构，来自上级的检索任务将自动的逐级分散到各级的检索服务器上，每个检索服务器完成本单位的检索之后，将检索结果逐级上报，最终形成综合检索结果。这种分布式广播检索在用户看来就像是从一个单一的系统中检索完全一样。
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