国企档案管理(精选8篇)
时间：2023-08-13
时间：2023-08-13
关键词：国有企业；人事档案管理；优化路径
人事档案管理是传统人力资源管理中的重要组成部分。人事档案记载了员工个人的学习经历、工作及任职经历、政治思想、家庭情况、工资待遇、奖惩情况等各个方面的内容，是员工在历史成长过程中，经过组织人事部门所形成的具有法律效用的动态记录。这些记录对于企业全面考察、选人用人、岗位配置方面有着不可替代的作用，同时也事关员工个人的职级晋升、退休审批、工作调动等切身利益，在需要出具证明材料的个人事务如房产公证、退伍兵补助等各个方面，发挥着重要的依据和凭证作用。因此，了解国有企业人事档案管理的现状及问题，探析如何进一步优化人事档案管理路径，对于更好地发挥其在人力资源管理工作中的作用尤为重要。
一、人事档案的性质及特点
人事档案除具备一般档案所共有的本质属性即原始记录性外，还具有它自身的一些特点，主要表现在：现实性。人事档案是直接为人力资源管理的现实工作服务，直接为员工在企业的选拔、岗位调整等活动中提供有效依据，这是人事档案区别于其他档案的主要标志。真实性。人事档案的真实性是所有特点中最为重要的一点，也是所有档案管理工作的基础和前提。人事档案只有客观、真实地反映员工在现实工作和生活中的实际情况，才能为企业人力资源管理提供有力依据。人事档案必须做到材料来源清楚，档案记载内容准确可靠、实事求是，严禁任何形式的涂改造假。全面性。人事档案的内容必须反映员工的全面情况和全部历史。它包括了一个人的履历、自传、鉴定、入团、入党、奖惩、任免、工资、家庭等方方面面的内容，是一个人所有个人信息的记载，是其成长过程全貌的体现。动态性。人事档案要随着员工本人情况的变化，不断收集和整理新产生的档案材料，及时将材料归入本人人事档案，确保员工实际情况与人事档案内容相一致。流动性。人事档案必须跟随员工的岗位变动、工作变动及时转递，只有确保管档单位与员工所在单位相一致，才能真正发挥人事档案的作用。否则，员工已调离，但人事档案仍不知在何处，这就失去了档案管理的意义。涉密性。人事档案涉及个人的全部信息和隐私，是具有秘密性质的档案，只能由组织上掌握和保存，任何人都不得泄露档案内容或私自保存他人的档案材料。服务性。人事档案管理本质上是为企业开展相关人力资源管理工作、为个人事务提供便利依据而服务的，它具有极强的服务属性。
二、国企人事档案管理现状及问题
随着我国社会经济的快速发展以及现代人力资源管理模式的逐步确立，企业对人事档案管理工作的重视不够，同时管理方法和思维滞后，人事档案管理工作逐渐显现出了各种问题。
（一）管理者对人事档案管理工作重视不够，人事档案管理意识不强由于很多管理者对人事档案工作的意义认识不足，认为人事档案管理就是简单的存放、整理，认为这样毫无技术含量的工作，什么人都能干。这种错误认知导致其对档案管理工作缺乏足够的重视和关心，在管理上投入的时间精力较少，选用人员也较为随意，管理工作长期松散懈怠，被动应付，使人事档案不能发挥其真正的作用。同时，由于档案管理工作无法直接产生经济效益，管理责任重大而无法取得明显的成绩，在效益最大化成绩最大化的理念下，部分企业管理者更加不重视档案管理工作，使人事档案管理流于形式，发挥不出其在人力资源管理中的真正价值。个人对人事档案意识不强。很多员工在填写履历表、考核表之类表格上的内容时，不够重视，认为没有什么用处，简单潦草，能省则省，经常一些学习经历、工作经历填写不完整，或者出现错别字及涂改的情况，在一定程度上影响了档案的真实性和可利用性，可能给个人在今后的评审、退休等各个方面带来麻烦。另外，很多人新取得后续学历的学籍资料、培训、职称等相关材料觉得放到自己手中最安全，不及时交回，导致学历、培训经历等未能及时认定，对其个人在后续职称评审、选拔任用等各个方面产生重大的影响。
（二）人事档案管理人员水平参差不齐，档案管理基础薄弱由于管理者对档案工作不够重视，大部分企业未能按照国家的相关规定对人事档案管理人员进行配置，很多企业的档案管理人员不是中共党员也不是专职档案员，他们身兼数职的同时还一个人管理着几千人的人事档案，因此，根本没有时间和精力投入到档案管理工作中，不仅未能及时转递、归档档案材料，更谈不上对档案信息的审核认定、真假辨别等专业性内容的学习和整理，大大影响了人事档案管理的水平。同时，作为一项政策性较强的工作，人事档案管理人员需要具备过硬的业务素质，但当前企业档案管理人员流动性大、更换频繁，企业在上岗之前不仅没有考量员工的胜任程度，也没有对其进行专业的培训和指导，这些人员对档案管理的专业知识一无所知，对自己的工作职责认知模糊，对档案管理工作敷衍了事，认为只要保管好不丢失就万事大吉了，因此造成了档案基础工作中出现的各种问题，使工作开展停滞不前。
（三）企业人事档案利用方式单一，利用率低对于人事档案管理者来说，无论是对档案的保管保护，还是对材料的鉴别整理，都是为企业人力资源管理提供决策依据，为个人所需提供信息材料所服务的，其目的在于利用。而目前，大部分国有企业人事档案利用率偏低，利用方式单一，组织人事部门查阅档案信息一般都是在员工提拔任用时，审核员工的三龄两历一身份是否真实，是否符合任用的条件。其他时候查阅档案信息，一般都是办理具体事务时需要确认某一项内容而被动查阅，完全没有发挥出人事档案信息的主观能动性。这种传统守旧的管理思维和方法，使得人事档案的功能和价值越来越弱化。
（四）人事档案管理方式落后，信息化程度较低随着时代的进步及科学的发展，信息技术、数字技术已经广泛应用到生活、工作的各个领域。在这种时代大背景下，人力资源管理方式面临极大的变革，人事档案信息化建设的要求也在不断地提高。目前，大部分企业人事档案管理的信息化程度较低，管理者的信息化理念还未完全建立，管理依然按照传统纸质化、人工化的方式，由档案管理员对档案进行翻找查阅，对纸质材料收集归档、管理存放，没有建立电子档案，更没有配备信息化管理软件。传统的纸质档案虽然可以保持原始的记录，保证材料的真实和安全，但却存在保管成本大，人力维护成本高，检索使用不便捷等缺点，这种纸质化的管理方式满足不了信息时代对人事档案管理的各种需求，它不仅造成人力资源的浪费，还降低了管理效率，使人事档案的价值不能最大化发挥。
三、优化企业人事档案管理的路径
由于经济的快速发展以及企业人力资源管理的变革，在企业人事档案管理方面，传统守旧的管理方式已经显现出了以上的各种问题，因此，国有企业应该尽快改变管理思路，创新管理模式，以适应高速发展的信息时代。现对如何优化人事档案管理路径，提升人力资源管理水平，提出了以下对策。
（一）增强人事档案管理意识，提升对管理工作的重视度管理者应当主动学习了解人事档案相关专业内容，充分认识人事档案在人力资源管理中的重要价值和作用，了解人事档案工作的严肃性，从而增强人事档案管理意识，提高重视度，改变管理思维及工作定位，积极探索人事档案管理的创新之路，争取将人事档案的利用价值最大化。在我国现有的制度下，体制内工作的员工其人事档案关乎个人方方面面的利益，对员工本人来说是极为重要的，所以个人要加强对人事档案重要性的认知，认真细致填写工作中的各类表格，及时交回个人手中需要归档的材料，以端正负责的态度配合企业人事档案管理相关工作，使人事档案真正为其个人成长及发展发挥出积极的作用。
(二)提高人事档案管理人员专业素质，加强档案基础管理首先，管理者要严把选人用人观，要设置高标准的人事档案管理人员选拔条件，严格按照中组部规定的档案管理员的配备要求及岗位职责选择合适的档案管理人员。人事档案管理岗位要求管档人员必须是中共党员，管理1000册以上的档案必须专人专管，同时，这个岗位要求工作人员必须有专业的档案管理水平，耐心细致，具备强烈的责任感。因此，企业要想有高素质的管档人员，在第一步选人上先把好关。其次，提升人事档案管理人员的政治素养和专业能力。员工入职后企业要加强培养其对档案工作严肃性和纪律性的认识，要求员工将人事档案管理当成一项政治工作，坚持原则、遵守纪律、保守秘密。同时，企业要在培训体系中增加人事档案管理专业的培训内容，加强对档案管理人员的培训力度，定期组织学习交流，强化其专业技能和素质，提高岗位胜任度。再次，加强人事档案管理力度，完善各项制度体系，扎实做好档案管理基础工作。在档案日常管理中，严格按照档案管理的制度、流程以及日常转递查借阅的要求，认真履行签字审批手续，及时将需要入档案的材料归档并加强对归档材料的审核鉴别，确保档案的真实完整。准确把握档案信息的确认要求，做好新员工的基本信息审核认定及新学历学位的审核认定工作。
（三）丰富人事档案利用方式，提高其利用率人事档案作为员工完整个人信息的载体，对于企业人力资源的开发管理应该发挥出其巨大的价值，而不应该仅仅被动利用。我们要在保障其真实性和安全性的基础上，开发出多元化的利用方式。由于档案中信息记录的全面性和真实性，企业人力资源管理中员工信息库的建立，都应该以人事档案信息为基础，将人事档案信息进行数字化转化，通过对相关信息的提取，为人力资源管理决策提供有力依据。比如，可以通过对年龄、学历、工作经历及考核、奖惩等有关信息的分析，建立符合企业条件要求的核心员工信息库，为企业选人用人及后续的人才培养提供参考；可以提取年龄、性别、学历、岗位、劳动合同等相关信息，了解分析企业人员结构组成，为企业下一步的招聘及规划发展提供依据。
（四）加强人事档案管理数字化、信息化建设所谓数字化，即对纸质人事档案进行扫描，将纸质的数据信息转换成数字的文本和图像。数字化的档案材料能够有效避免使用过程中人为涂改、撤换，保证人事档案的真实性,并且节省存储空间和成本，能长期保存的同时满足了无纸化办公的需求。同时，数字化人事档案管理能及时快速的查阅信息和更新信息，高效便捷，极大提高工作效率。因此，企业要尽快加强人事档案数字信息化建设，确保档案工作能更好地为人力资源管理服务。第一，建立人事档案信息化管理系统。充分利用互联网技术和大数据技术建立集信息的采集、导入、分类、整合等为一体的信息化管理系统，搭建动态的、全面的、安全的信息化平台，真正实现人事档案管理的数据化、智能化。第二，定期优化、维护档案管理系统。在数字化人事档案管理的过程中，要指定专业的技术人员定期进行系统维护，防止计算机遭受攻击、系统破坏、数据丢失等事件的发生，确保档案管理系统能正常稳定运行。第三，加强信息安全管理，保证电子档案安全规范使用。一方面要利用安全技术手段防范数据丢失损坏、人为篡改的可能，诸如可以采取电子档案备份、信息设备实时监控、木马病毒定时查杀等相关技术措施来防范安全风险。另一方面，在档案管理系统的使用上要严格控制信息审批，设定各个级别的使用权限，全方位保护员工隐私信息。
关键词：国有企业档案管理；方法；探讨
档案全面质量管理就是单位领导档案工作全体人员参加的，以科学方法为手段，充分发挥科学管理和专业技术的作用，建立一套贯穿于档案形成全过程的质量保障体系从而保证高质量的档案。其核心是强调提高档案工作水平，以保证档案的高质量。
一、档案管理论文阐述了档案质量管理的要求
1、必须牢固树立档案质量意识
档案质量的提高，与工作人员的质量意识有着密切关系。其中，领导的档案质量意识最为关键，领导通知必须提高认识，转变观念，认清档案管理的重要性，认清档案数字化是大势所趋，要高度重视本单位档案网络信息化、数字化建设，因此档案管理论文内容要求从事档案工作的人员，特别是各级领导，要牢固树立档案质量意识，用较高的工作质量来促进档案质量。
2、要不断提高档案人员素质，加强管理，完善规章制度，建立内部人员的制约机制
良好的政治思想素质和业务素质是搞好各项工作的基础。从事档案工作的人员要有良好的政治思想素质。具体来说，就是要有强烈的事业心和高度的责任感，要有良好的服务意识，要有默默无闻、无私奉献的档案人精神。档案工作又是一项业务性比较强的工作，档案人员业务素质的高低，对档案质量起着至关重要的作用。档案工作人员要从搞好档案工作、提高档案质量的角度来加强自身的业务学习。领导要给从事专兼职档案工作的人员创造业务学习和培训的计划，使他们的业务知识能更好地适应新时期档案工作的要求。
二、档案管理论文中阐述了档案管理的正确方法
1、档案库房的设立
从总体上讲不论单位规模大小，凡是档案库房的设立，必须档案库房应按照国家有关规定单独兴建。但是有一些不具备条件的单位，往往将库房附设在机关办公楼内。但应注意的是，不是任何一间办公室都可以用作库房的（首先要考虑到楼墙、板的承重性），从档案管理与安全保密的角度来看，不宜将库房设在办公楼的最底层，库房门窗等应专门加固，以防盗窃。还应尽量做到库房与办公室分开，库房与阅览室分开。档案库房应指定专人负责管理，制定严格的库房管理制度，无关人员一律禁止入内。实践证明，档案库房的科学管理，是做好档案保管、维护档案保密与安全的基本保障。
2、制定可操作的档案管理人员的职责
一个单位档案管理的成效很大程度上与档案管理人员的素质和责任心有关。因此制定适宜，可操控的档案管理人员的职责尤显重要。职责制度就是要维护档案的完整与安全。这既是档案保管工作的基本任务，也是档案保管工作的目的。档案保管工作的具体任务就是做到不坏、不丢、不散、不乱。不坏，就是使档案保管得完好无损，不致因各种不利因素而使档案损坏。
3、注重档案的交接
由于档案具有及强的延续性，档案人员调动工作时，必须在办完档案移交手续后方能离开岗位。”然而在实际工作中，尤其是在基层单位中，有一部分单位或档案人员却忽视了这一工作环节，
4、致力企业档案的信息电子化建设
我公司档案室经过多年努力，开展了企业档案信息电子化管理。其优势就是以室藏档案资料，纸质或机读形式的，为主要物质对象，用微机对档案文献进行收集、筛选和不同层次的加工，使之转化成为微机软件形式的二次文献信息供人们利用的过程。我们的体会是
4、1 充分利用和发挥现有微机的潜能，提高利用率。（目前，大多数基层档案室对计算机的应用单一，开发功能简单，有的仅仅用于档案着录或文件打字贮存，利用的低效率造成人力、物力、财力和时间的极大浪费，使现代化设备不能尽其用）。
5、档案的管理
大型或特大型企业的产品往往涉及到国家（企业）的核心秘密，它关系到党和国家的安全，关系到国家的政治活动、军事活动和一个企业经济发展的成败，关系到企I建设的进程。因此，为确保核心秘密的安全，必须管理好档案。
5、1 档案应与非档案分别保管。要设保险柜、保险锁、防盗器，从保管条件上确保绝密档案的安全。
5、2 层层提高档案管理人员与人员的素质。绝密档案管理人员必须有较强的责任心、事业心和高度的保密意识，不仅要有严谨的工作作风，经手的事情件件有头有尾，手续清楚，而且要防止“无形”储存在头脑中秘密的泄露。所以档案人员无论在什么场合，都应做到守口如瓶，万无一失，把保守国家和企业秘密做为自己的神圣职责和应尽的义务。
5、3 加强档案的日常管理。档案的调阅、移出、销毁等应严格按规定手续办理，必须经指定领导人审批，认真履行登记、签字手续，任何人无权擅自调阅。档案使用完毕后应及时清对、检查，发现失密、泄密问题，应及时查明原因，进行补救。
第一，国有企业档案管理工作运行机制。国有企业档案管理工作由于企业特性、管理规章等原因会有所差异化，但是档案管理工作内容主要是以下几点：将企业接收和使用的相关档案资料进行分类整理及妥善保存，及时记录企业工作实施进程并进行总结以便推进企业管理，进行档案管理工作人员技能培训并建立人员考核激励制度，档案分类保存后建立高效率的档案检索系统，积极利用现代信息技术与网络技术推动档案管理工作进步。以上就是国企档案管理工作的大致内容，这种工作方式容易受到国企内部管理情况约束，在当前我国进入经济中高速发展的经济新常态后，国有企业档案管理制度也应该及时转变管理观念进行机制创新。第二，目前国企档案管理工作存在的问题。随着信息技术进步、信息量剧增以及经济形势变化等情况的出现，国有企业档案管理工作模式中的弊病开始不断暴露出来，只有深入探究出现问题的原因才能寻找问题解决途径。首先，部分国企档案管理工作不到位、员工队伍不专业。传统国有企业在公司管理方面侧重于经济效益，对档案管理工作往往敷衍了事，进行档案管理工作的工作人员往往是外聘人员或者退休人员，这些人缺乏专业档案管理知识与技能，进行工作缺乏创新意识与进取心，导致档案管理工作长期停滞不前，国有企业对档案管理工作的忽视又进一步加重了这种现象。其次，国企档案管理工作缺乏制度规范与硬性约束。档案管理工作往往没有强制、科学的工作规范进行工作指导，管理人员主观能动性对工作质量影响严重，导致一些重要档案资料没有记录下来甚至遗失。在档案管理过程中没有统一档案管理、保存标准，档案检索是内容与目录不符、检索效率低下等问题频频出现，国企档案管理缺乏强制性规范与连续性规划导致工作效率低下。最后，国有企业档案管理工作技术水平落后。很多国有企业的档案管理往往采用简单计算机软件辅助工作，这种信息管理手段虽然操作简单但管理效率低下，随着国有企业资料信息量逐渐加大已经不能适应国有企业发展，当出现较为复杂的档案信息时往往不能及时记录在档，导致新经济形势下国有企业档案管理工作开始落伍。综合以上分析，目前国企档案管理工作内容简陋、操作简单，出现经济形势新变化时工作弊端会阻碍国有企业创新改革，需要加快国有企业档案管理工作创新性改革步伐。
二、国有企业档案管理工作创新措施研究
进行国企档案管理工作创新性改革要求国企各个部门积极配合，档案管理的工作宗旨、工作技术、工作队伍三个方面都要跟随时展进行创新。第一，加强对档案管理工作的重视与管理。国企领导应当加强对档案管理工作的重视与支持，帮助改善目前档案管理人员简陋的工作环境，投入更多专项资金与先进技术支持档案管理工作进步与创新。国有企业要加强对档案管理工作人员的培训与管理，首先要建立一支素质较高、结构合理、知识全面的复合型并且相对稳定的人才队伍；其次要对工作人员实行考核制度与奖惩激励制度，对工作考核不合格的工作人员及时进行惩罚措施，并定期组织企业员工参观先进企业档案管理流程，学习目前流行的档案管理工作经验并积极推广，让公司员工能够在学习中养成档案管理规范意识。第二，提升国企档案管理工作水平。国有企业倡导建立合理、科学的档案管理制度约束管理行为，在档案收录、检索等工作方面进行创新性变革，档案管理工作可以实行“三位一体”管理制度，这种管理制度要求管理方法与管理流程进行对应，信息收集严格符合档案管理流程要求，各个环节相互牵制、相互辅助、相互呼应，能够合理化国企档案管理平台建设，提升国企档案管理信息实用度，对国企进行企业改革起到推动作用。在进行档案管理时也应该注意收录档案的质量与信息的完整性，在进行档案收集后需要对档案信息进行挑选，将不符合收录要求的档案信息重新修改，将繁杂、冗长的档案信息进行删减后收录。真正能够收入国企档案的应该是能够反映国企人事状况、经济发展状态的真实信息，能为国有企业发展提供更多经验与参考信息，有效帮助提高国有企业档案质量。相关工作人员应该及时更新档案信息防止信息遗漏，保证及时、准确将企业信息计入档案，不能贪图数据美观就迫于压力私自修改信息，要保证国有企业档案信息的真实客观性。第三，结合现代信息技术创新国企档案管理工作。普通电脑软件的信息收集与处理能力已经不能适应新常态下的国企档案管理需求，档案管理应该及时进行信息技术革新才能保证档案管理工作效率。国企可以将计算机、扫描仪等现代设备进入档案管理系统，让公司报表、文字档案能够高效转化为可视化电脑数据，能够减少人工数据抄录可能出现的纰漏。大型国有企业可以与软件公司合作开发自身档案管理操作系统，在软件设计时充分考虑本企业档案特点实行个性化设计，保证档案系统能够为企业其他系统提供稳定、高效的档案信息，公司还应该做好档案管理系统的信息安全工作，防止外部人员钻空子盗取企业内部信息。利用网络信息技术实现档案管理系统与企业经营决策系统协同互动，提升企业管理经营科学性与正确性，实现国有企业现代化创新管理。
根据以上分析可以发现，目前国有企业对档案管理工作缺乏重视与支持，档案管理队伍水平与技术运用能力都较为低下，为使国有企业在新一轮的改革重组中有效的参与市场竞争，实现国有企业自我发展和经济效益的最大化，必须加快国企档案管理工作信息化改革与队伍建设，让国有企业档案管理工作为国企创新改革更好服务。
作者:宋玉芬 单位:天津渤海轻工投资集团有限公司
参考文献：
[1]聂洁、新时期创新国企档案管理工作的若干思考[J]、决策论坛，2015（09）、
关键词：国有企业；档案管理；创新思维
我国的改革开放进入深水区，国有企业改革的不断深化成为目前的一个重要发展趋势。作为国有企业的重要组成部分的档案管理面对新的形势、新的环境，需要更新自己的管理模式，适应国有企业深化改革的需要，为国有企业深化改革提供有力的保障。做好国有企业方案管理模式的更新换代，要结合国有企业的特殊性以及传统档案管理模式所形成的实际情况，更要借鉴信息技术时代信息管理模式的创新之处、先进之处，把档案管理做成既具有国有企业特色又不失当今时代的创新特色，为国有企业管理工作提供重要的保障，打下坚实的基础。
1 国有企业档案管理模式类型
我国国有企业管理模式主要有集中管理模式、分散管理模式、分部管理模式三种模式。这三种模式是在档案管理过程中逐渐发展完善起来的，对国有企业档案管理工作起到了重要的作用，其中集中统一管理是我国档案管理工作长期以来的基本原则的核心。集中管理模式是指国有企业管理者建立档案室或者其他档案管理机构，配备档案管理工作者对本企业的档案进行集中统一的管理，这种管理模式最大程度的保证企业档案的完整性和安全性，便于企业管理者能够全面把握企业的整体情况，利于管理者做出完善的决策。另外集中管理模式下形成了企业的档案信息中心，在档案管理过程中能够及时发现缺档漏档的现象，更大效率的利用的档案信息。但是在信息技术的时代下，集中管理模式更新企业信息较慢，造成所提供的信息具有局限性，很难满足当下经济社会企业对信息的需求。
分散管理模式是国有企业的档案在各部门或者职工个人手中管理的一种管理模式，这种管理模式不设立专门的档案管理机构。分散管理模式管理简单、快捷，只需对档案的类别进行简单份分门别类就可以加以利用，节省企业的人力、物力和财力，档案管理工作的权责也更加明确。但是分散管理模式不能从整体上体现一个企业的发展面貌、信息全景。企业管理者不能对企业档案进行高效的控制，造成对企业的整体性缺乏了解。由于各自为政，企业缺乏一个有效的统一的信息交流平台，不能对企业档案进行有效的利用，不能充分体现档案管理工作对企业发展的重要作用。
分布管理模式又称集中―分散管理、网点式管理、联邦制管理，是指企业的档案由企业的档案管理部门和业务职能部门分别管理的一种档案管理模式。分布管理模式与集中管理模式、分散管理模式相比，档案管理更加便利、高效，更能满足各个办公机构协作办公的需要。但是分布管理模式也有自己不足的地方，由于是档案管理部门和业务职能部门分别管理企业档案，谁具有企业档案的优先保存权、管理权，及那些档案优先存放在档案管理部门还是业务职能部门，这些都很难进行清晰的划分。长此以往，档案管理部门的作用将会被弱化，造成企业管理者对档案管理工作的不重视。
2 当前国有企业档案管理存在的不足
2、1 专业的档案管理人才缺乏
当前，有的国有企业的档案管理部门独立运行，有的在其他部门的管理之下，档案管理人员大都不具备档案管理的专业知识和技能，有很多人员都是从其他部门或专业调入过来。档案管理人员有的受教育程度低，不具备运用档案、图书、计算机等专业知识的能力；有的档案管理人员身兼数职，而且往往档案管理工作是其兼职，不能全身心的投入档案管理工作中，这些都制约了档案管理工作的发展。另一方面，国有企业对档案管理缺乏足够的认识，缺少对档案管理人员的专业培训，缺少档案管理的体系化、系统化建设，使得档案管理人员不能够顺利的应对档案管理的各项工作。
2、2 档案管理工作不规范现象突出
国有企业的档案管理工作缺乏制度性建设，没有形成一套行之有效的管理模式。在国有企业普遍存在档案管理分散，职责分工不明确、责任落实没力度等现象，造成国有企业目前档案管理杂乱无章的局面。更甚者，国有企业的某些档案信具有较强的保密性，由于档案管理工作缺少必要的保密措施，档案管理人员缺乏保密意识，对此项工作不够重视，使得信息被随意借取、复印，到时企业的保密信息被泄露，这些都会给企业甚至国家带来严重的经济财产损失。
2、3 管理方法更新Q代较慢
国有企业档案管理方式方法依旧采用了传统的管理理念和管理方法，没有进行管理模式上的转变，造成目前国有企业档案管理模式已经不适应现在信息技术社会的发展需要，不能为国有企业在新形势下的发展提供重要的保障，甚至出现了档案管理与企业发展相互脱节的现象。目前，国有企业档案管理工作效率低下，没用充分利用信息技术的创新成果在当档案管理中的应用。国有企业的管理者对档案管理在企业发展中的作用缺乏足够的认识，把档案管理工作摆在了相对次要的位置，造成国有企业档案管理工作难以有序的开展。
3 国有企业档案管理模式应具备的创新思维
3、1 建立专业的档案管理队伍
一支具备良好的专业素质的档案管理队伍是档案管理工作发展的重要基础。国有企业管理者应该注重对档案管理人员的专业培训，定期举办档案专业知识培训班，或者选派人员参加档案管理工作的相关培训活动，促进档案管理人员专业技能的提升，提高档案管理人员专业视野。另一方面通过实践的工作的长期积累，经验不断地丰富，档案管理人员的综合素质将会有质的飞跃，对档案管理的认知将会不断加深，能够吸收不同管理模式的额优点，结合企业发展的自身情况，制定一套合理的、适合企业发展的档案管理模式，为企业发展提供重要的保障。
3、2 建立档案管理的长远规划
档案管理工作要立足长远，要认识到档案管理工作服务于企业发展，企业是不断向前的发展的，这就需要档案管理人员用发展的眼光看待自己的本职工作。档案管理工作要结合企业目前的发展现状和企业未来的发展潜力，适时调整档案管理模式以满足企业各个时期的发展需求，一是要做到管理合理有序，二是建立弹性机制，保障企业顺利发展的同时，也能够为企业发展提供理论保证。
3、3 建立服务化的档案管理模式
信息化的社会档案管理工作的一个重要发展方向就是不断提高自身的服务化水平。促进档案管理部门向服务机构转变，提高管理效率，建设一个信息服务平台，为企业发展提供多重服务，真正实现档案管理工作在国有企业发展中的价值，促进档案管理模式在新形势下的创新。
新形势下国有企业改革不断深化，作为国有企业重要组成部分的档案管理工作，要不断探索新的档案管理模式，提高服务化水平，真正发挥出档案管理工作在企业发展中的作用，为企业发展提供重要的保障。
参考文献
一、国有企业档案管理工作中存在的弊端
（一）缺乏对档案管理工作的正确认识
现如今，仍有一部分国有企业的管理层将时间以及精力都放在了怎样提高经济效益上，而忽视了档案管理对企业发展的重要性。这种错误认知直接导致的后果就是，企业负责人会聘请一些兼职人员或者离退休人员来负责这项工作。这些人员由于缺乏对档案管理的正确认识，同时又不具备档案管理的能力，使整个工作漏洞百出，不单单会影响到档案管理工作的质量以及效率，严重时还可能因为疏忽大意而造成重要文件或资料的丢失。
（二）缺乏健全的档案管理机制
不管开展什么类型的工作，必须要有一个健全的管理机制予以支持，对国有企业档案管理也不例外。然而现实是，很少有企业专门为了档案管理制定一套行之有效的管理制度，或者现有的管理制度存在很大纰漏。举例来说，在有些档案管理制度中，没有对整个档案管理的流程以及注意事项进行清晰表述，使档案管理工作很难落到实处，有些档案资料还会因为种种原因丢失或受损。
（三）缺乏先进的档案管理技术
在信息化时代，国有企业的档案管理也要与时俱进，合理加入先进的管理技术以及科技技术，而有些企业却没有开展这部分工作，对信息化档案管理的投入也较少，使企业的档案管理与时展需求之间的差距越拉越大，一方面抑制了国有企业的生存发展，另一方面也让整个档案管理无法发挥它应有的作用。
二、新时期提升国有企业档案管理工作效率的有效策略
在新时期，国有企业想要在市场竞争中发展壮大，就必须要从档案管理工作入手，借鉴国内外优秀的管理经验，实现对档案管理的改革创新，只有这样，才能在提升国有企业档案管理工作效率的基础上，促进企业的良性发展。其中，国有企业想要实现档案管理工作效率的提升，可以从以下几个方面进行。
（一）加强对档案管理人员的培训教育
人，是档案管理工作的主体，提升管理效率的关键就是要加大对档案管理人员的培训力度。第一，提高正确认识。通过培训或者讲解实际案例来让相关管理人员充分意识到，做好档案管理工作对国有企业未来发展的重要性，并以此来激发他们的工作责任感以及积极性，体现自我价值；第二，培养专业能力。国有企业在生产运营过程中，要每年划拨出一部分资金投入到工作人员培训学习上，定期或不定期的组织档案管理人员进行专业技能的培训；第三，树立正确的学习观。除了要培养以及锻炼档案管理人员的专业水平以及职业素养外，在工作之余，还要让每一位档案管理人员都树立起正确的学习观，奉行活到老学到老的思想观念，在工作中通过不断的学习探索，来提升自身的能力。
（二）建立健全档案管理机制
国有企业的档案管理是一项系统性工作，需要一个完善的管理机制作为支撑。第一，对档案管理的工作流程进行界定。在制度中要明确什么该做什么不该做以及怎样做等内容；第二，制定一个统一的档案管理规范标准，让整个档案管理工作中的每一个细小环节都有章可循，结合科学合理的激励机制以及奖惩制度，对工作出现失误的员工进行适当惩罚，工作表现突出的要给予奖励，以此来提升每一位档案管理人员的工作热情以及责任感。
（三）实现国有企业档案的信息化管理
在我国现代化进程稳步迈进的今天，国有企业也要与时俱进，将先进的信息技术融入到企业档案管理工作中，这也是促进国有企业可持续发展的重要依据。
第一，提高企业上下的信息化建设意识。国有企业管理层要以信息化建设为宗旨，放开思维，进一步加大对档案信息化管理的建设投入，让计算机技术以及网络通信技术等都能在档案管理领域中生根发芽，并以此来提升整个档案管理的效率以及健康发展；第二，国有企业的档案管理人员要积极探索档案管理新模式以及新技术，在现有管理模式基础上，实现它的改革以及创新，进而不断提升自身的档案管理水平；第三，借助信息技术，在国有企业内部建立一个完整的档案信息数据库，尽可能的将原有的文本档案资料都转化成电子版上传到数据库中，有效防止文本档案的破损或者丢失，从而提高档案资料的利用率；第四，国有企业还可以在建立数据库的同时，构建档案信息网站，为企业员工或下属单位等提供一个可供查询浏览档案信息的平台，充分发挥档案的积极作用；等等。
通过上述方式，就可以保证国有企业档案信息化管理的顺利展开与进行，这也是国有企业能在市场中占据有利地位的关键。
三、结语
关键词：国有企业改革 企业档案管理 规范化管理
一、前言
对于任何企业而言，档案均是非常重要而且关键的信息资源，尤其是对于处于改革大潮中的国有企业而言，档案既是总结相关经验的重要参考，尤其是改革开拓创新的重要依据。在新的历史形势下，国有企业的战略性改革与重组不断地深化，面对日益复杂的国际形势，其该组过程中必然充满艰辛。相应地，档案管理作为企业管理的一个重要部分，它同样需要解决当前面临的问题、顺利未来的发展潮流，在企业的不断改革中实现档案资料的规范化管理。
二、限制国有企业档案规范化管理的因素
处于不断改革中的国有企业，其档案管理主要面临着下述三个困境，即档案管理功能弱化、日常管理人员不足以及高级管理人才流失。具体而言：
第一，档案管理功能弱化。目前不少国有企业在改革的过程中逐渐弱化了档案管理功能，不少规模不大的档案管理机构不是被裁撤便是被合并，某些国有企业的档案管理机构被合并到信息管理部门，成为其下属的分支管理部门。另外，不少国有企业的规模均非常大，有的会有不少子公司分布在全国各地，因为裁撤了类似档案处职能的管理机构，使得档案工作没有办法通过一个专用的、相对固定的渠道实现上通下达，不少工作问题无法得到及时有效地解决，档案管理边缘化的趋势越加明显。另外，在国有企业的集团总部会议上，类似档案管理工作的规划、安全、人员配置、经费预算等问题得不到应有的重视，甚至类似这种问题根本无法提上会议的议事日程，最终导致企业的档案管理功能被严重的弱化，某些企业已经积重难返。
第二，日常管理人员不足。日常管理人员不足是档案管理功能被弱化之后对档案管理带来的不利影响之一。当前的国有企业进行改革的重要内容之一便是“减员增效”，许多职能部门的管理人员和工作人员数量被大幅度缩减，另外，为了尽可能增强市场竞争力，获得高额利润，不少国有企业将企业员工尽可能充实到一线环节，例如生产和销售环节。不少大型国有企业在进行改革的过程中，利用职能更加综合化的部门取代了原有的档案管理部门，将原有的档案管理工作扩充为现在的集档案管理、文字打印、文书收发、机要交通、办公用品发放、秘书、接待等众多职能于一身的综合管理职能部门，因为人员不足，工作琐碎，工作人员很难依照原有方式进行档案管理。
第三，高级管理人才流失。在档案管理功能被弱化、原有档案管理部门被功能更加多元化的职能部门取代之后，实质上已经等于档案管理部门的等级被降低了一个乃至两个级别，原本享有高级管理职称的管理人员及其相应待遇均被取消；另外，在实际工作中，档案管理人员因为档案管理无法实现直接促进企业盈利的目标而备受冷落，不仅收入不高，而且增长幅度也不大，相对于其他管理部门差异非常显著。这也直接导致了许多高级人员不愿意来档案管理部门，或者借故调离，或者另寻他路，或者工作态度消极。综合以上情况，许多责任心强、经验丰富、管理能力较高的高级管理人才流失严重，严重限制了档案管理的可持续发展。
三、国有企业实现档案资料规范化管理的途径
第一，确定企业档案作为重要信息资源的地位，制定相关资源开发利用方案。在信息化社会中，信息已经成为市场一种非常重要的资源和财富，目前档案具有高度的可靠性、真实性以及原始依据性，作为能够视为当前市场上最为权威的信息资源形式之一，是企业进行决策的重要依据，非常有必要对其进行开发和利用。依照开发程度的深浅可以将国有企业档案资源开发分为三个阶段，即处于信息资源收集、建档、整理阶段的第一次开发，处于对档案信息提示和提出阶段的第二次开发，处于对于档案信息进行加工、处理阶段的第三次开发。为了能够充分地开发和利用档案信息资源，为企业创造效益，必须要重点克服下述几个问题：首先，重点突破现有档案管理制度的局限性，根据企业的发展要求和信息化时代的要求进行制度创新；其次，提高档案室当中档案的质量和数量，为资源开发和利用奠定坚实基础；再次，通过制度建设、机制改革来提高企业档案管理人员的工作积极性；最后，花力气提高企业档案管理的信息化水平。
第二，档案新闻媒体适度报道一些企业档案工作负而状况，以期引起社会关注。全而反映企业档案工作状况，可以使档案行政部门得到有关企业档案工作的客观准确信息，实现科学决策，及时研究解决企业档案工作存在的问题。同时，通过新闻媒体将企业档案工作困境适时适度向社会披露，使企业档案工作接受社会舆论监督，可增大社会舆论对企业档案工作的督导作用。
第三，理顺企业档案工作行政监督渠道，加大档案行政监督力度。在档案行业管理力度不断弱化，一些行业档案工作监督检查和业务指导功能逐渐丧失的情况下，在文教卫生系统和越来越多的企业实行属地管理的条件下，应将实行了多年的档案“条、块双重管理体制”改革为单一的档案属地管理体制，建立与完善各级档案行政部门对企业档案工作监督渠道，加大企业档案管理的行政监管和执法力度，有效督促企业重视档案工作，将档案工作摆到应有位置，保证企业档案工作的正常开展。
四、结束语
为了更好地适应当前的社会经济环境，国有企业不断推进并深化了对自身的全方位改革。在改革的过程中，做好国有企业的档案管理意义非常重要。但是由于多种因素制约，目前国有企业的档案管理存在诸多不足，相信通过档案规范化管理的实现可以促进档案管理的可持续发展。
参考文献：
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内容摘要：我国国有企业人事档案管理方面还存在很多不足，需要进一步发展与完善。本文对此进行了探讨。人事档案管理作为国有企业人力资源管理的主要方法，受到了越来越多的重视。
国有企业人事档案管理制度还比较落后，档案管理意识不强。国有企业普遍存在档案意识淡薄的情况。企业把精力和资金主要投向生产经营、产品销售、树立企业形象上，而对档案基础工作的投入不够，甚至片面地认为没必要把太多的精力用在人事档案管理上。这就导致了国有企业人事档案管理工作不健全，缺乏科学性、先进性，利用率低，且仍有很多国有企业的人事档案管理还停留在经营管理和手工阶段，制约着人事档案功能的发挥，越来越不能满足现实工作的需要。
国有企业人事档案管理存在的问题
国有企业人事档案内容陈旧、简单。目前，有不少国有企业的人事档案材料仅记录了员工的姓名、年龄、性别等基本信息，已不适应新形势的发展。档案记载的个人历史材料较多，现实材料不全。这种人事档案不能为选人、用人提供参考，会影响到国企员工的正常晋升与轮换。人事组织部门主要掌握个人履历、政治面貌、学历、职务评聘、工资等方面的材料，而反映员工工作业绩的材料却没有收集进来，使人事档案在使用中缺少员工工作能力评估这方面的相关信息。这种状况不但造成管理成本增加，而且破坏了人事档案内容的完整、统一，使之不能全方位地反映员工的真实面貌。随着我国社会主义人才市场的完善，国有企业的用人机制更加灵活，短期招聘、劳务用工的情况纷纷出现，国有企业往往忽视这些人员的档案材料管理。
国有企业人事档案管理不适应新时期的发展要求。在数字化、网络化、信息共享的社会中，国有企业人事档案的管理手段明显落后，不适应现代化的要求。一是手工操作使档案不易于检索利用，易被人为破坏，使档案材料丧失了真实性、严肃性、权威性，导致人力资源的配置以及未来人力资源的供求缺乏有效依据。二是有的档案转递不及时，操作程序不规范。例如，有的人早已跳槽，但其人事档案还未按规定转递到新单位。有的企业违反规定，把人事档案当成普通邮件寄送，不通过机要交通转递，容易造成档案丢失。这些情况不仅不利于个人工作的发展，也不利于国有企业人事档案的规范化管理。
国有企业人事档案管理的改革和发展
（一）对国有企业人事档案进行信息化管理
传统的人事档案管理缺乏信息化管理的理念，提供快速、高效、优质的档案利用服务是档案工作发展的必然趋势。国有企业人事档案部门要努力创造条件，实现档案信息管理现代化，促进档案信息的开发，提高人事档案的利用价值和工作效率。将国有企业的职工的档案信息输入电脑分类管理，建立人力资源的电子网络以及优秀人才库，利用计算机对人事档案进行信息储存，对于正式职工、短期聘用人员、劳务人员等分别进行编号并且管理，从而方便查找。
（二）对国有企业人事档案进行动态管理
在人事档案的收集上要及时、完整；在人事档案的鉴别上必须遵循“去伪存真”的原则；人事档案的整理归档要严谨、科学；人事档案的借阅应注意人事档案的安全；人事档案的更新应及时、准确、全面，尤其应注意对人事档案的新内容进行及时、主动的补充收集。建立企业的优秀人才库，对于各类具有专业技能证书及资质的职工，分类录入到优秀人才库中，这样使国有企业在选拔和任用员工的时候，更高效便捷，从而充分发挥人事档案的作用。
（三）电子文件的整理与归档工作
做好电子文件的整理归档是提供企业人事档案管理水平的需要。电子文件的出现，特别是企业信息网络的应用，对企业档案工作的影响不仅仅是信息载体的变化，更是一次观念的转变和管理模式的变革，也是提高企业档案管理水平，充分发挥企业档案信息效用的极好机遇。电子文件的运用，将冲破档案工作与文件处理工作的界限，使文档一体化管理进程加快。文件从形成到归档均可以利用计算机网络进行，大大提高档案管理工作的质量和效益。
（四）加强对国有企业人事管理人员的培训
思想上不够重视少数单位对人事档案工作重视不够，甚至认为“档案无用”；有的领导虽然口头上也说人事档案工作重要，但往往是“说起来重要，排起来次要，用起来需要，忙起来忘掉”。
（二）日常管理不规范
档案材料的现象时有发生，“年龄改小、工龄改早、党龄改长、学历改高”等现象仍存在，导致有的人事档案不真实、不准确。
（三）档案内容建设有待提高
有的单位人事档案材料的收集、鉴别、分类、整理不够及时和规范，人事档案中重要材料差缺比较多，特别是学历、培训、奖惩、晋升、职称等反映干部基本信息、使用频率较高的材料归档不及时的现象比较普遍。
（四）信息化水平偏低
有的单位档案硬件条件较差，安全隐患比较多，管理手段和使用方式陈旧、单一；有的单位SAP-HR人事信息系统存在信息过时、与档案材料记录不一致等问题。
二、新形势下做好人事档案工作的方法
（一）领导推动是做好人事档案工作的关键
要把人事档案工作列入议事日程，真切关心、扎实推动，为人事档案工作创造有利条件。要健全人事档案管理机构，配置专兼职人事档案管理人员，落实管档人员待遇，定期组织政治素质和业务技能培训，充分调动管档人员的积极性和创造性。要加大投入力度，做好预算安排，将人事档案管理经费落实到位，特别是对档案的保管和档案信息化建设等方面所需费用要予以重点保障。要加强硬件设施建设，按照防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温等“六防”要求，切实改善档案管理的硬件条件，购置和更新必要的设备。
（二）抓好落实是做好人事档案工作的基础
要有埋头苦干精神，按照人事档案管理相关规定和程序，务实严谨、规范操作。要抓好资料收集归档，打破“你送我装”、坐等材料的被动做法，及时收集各种材料，把档案工作由偏重档案整理、转变到完善档案内容上来，为人事工作提供更好的服务。要定期组织开展人事档案核查工作，全面清查人事档案中存在的各种问题，重点是“三龄两历”，并抓好问题的整改落实，从每一份材料、每一个环节、每一道程序入手，集中时间、集中人员进行归档整理。
（三）健全机制是做好人事档案工作的保障
不断健全完善相应的人事档案管理制度，对档案资料从收集、归档到移交、转递，以及档案的日常保管、借阅、利用，都要制定一套严格的管理办法，做到制度化、程序化、规范化。要加大人事档案管理人员的监督考核力度，规范履职行为，避免其利用专业“特权”，更改档案材料、泄露档案信息、为自己或他人谋利。要切实抓好人事档案信息维护和安全管理，坚持“谁主管、谁负责”，“谁使用、谁维护”的原则，建立人事档案信息维护管理制度，坚决杜绝涂改档案内容、伪造档案材料的现象发生。要坚决杜绝“无头档案”、“空头档案”的产生，做到档案随人走，将人事档案真正管“实”、管“活”。
（四）发挥效用是做好人事档案工作的核心
要围绕如何提高利用水平、迅速准确地提供人事档案信息，除了满足人事管理的一般性日常需要外，人事档案应逐渐成为各级党组织和组织部门考察了解和选拔使用人才的重要依据。要把查阅档案作为考察任用干部人才的规定程序，通过调阅工作经历、学历职称、政治面貌、奖励惩处、培训情况、职务变动等完整反映个人历史的材料，了解其成长轨迹，为选人用人提供重要参考。要自觉将信息化管理应用于人事档案管理工作中，快速、准确完成人事工作中的调转、调资、统计以及各种登记、查阅等工作，高质量、高效率地使用档案信息资源。要严格人事档案利用过程监管，重点保护好人事档案的原始材料，抓好借阅、转递等环节的审核把关，防止在使用环节出现问题。
三、结束语
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