档案全流程管理(精选8篇)
时间：2023-08-15
时间：2023-08-15
关键词：现代企业；档案管理；模式；创新；信息化
中图分类号：G27文献标识码：A
一、现代企业档案管理模式分析
（一）集中管理模式
集中管理模式是企业所设立的档案机构(企业档案馆、企业档案室或企业档案信息中心等)和档案工作者对本单位档案实行集中统一管理的模式。集中统一管理是我国长期以来档案工作基本原则的核心。
1、集中管理模式的优势
这种模式的优势在于能够保证企业档案的整体性和安全性，便于企业档案工作的全面建设，能够有效发挥企业档案的整体功能。采用这种管理模式，档案管理系统权利集中、制度规范，在档案整理过程中能够及时发现缺档漏档现象，便于形成统一的档案信息中心，能够最大限度地体现档案的整体性，对优化企业内档案的管理和利用效果明显。
2、集中管理模式的不足
集中管理模式属于单一的档案管理模式。在当今社会，尤其是在市场经济条件下，这种单一的档案管理模式因为所存储档案的单一性、所显示信息的滞后性、所提供资料的局限性，已很难适应企业进一步变革的需要和满足企业对各类信息的渴望。
（二）分散管理模式
分散管理模式是企业没有为档案管理设立一个专门的管理部门，企业档案掌握在企业各机构或职员个人手中的一种档案管理模式。
1、分散管理模式的优势
在分散管理模式下，企业能够对档案的归属方和责任方进行清晰划分。其优势表现在：一是多元化的管理方式简捷又简单，只需要根据档案的来源进行分类、编目等简单的管理程序即可便于利用。二是充分利用企业的人力、物力、财力等资源。
2、分散管理模式的不足
企业对自身产生的档案不能行使高度的控制权，对企业自身档案的整体性了解得不够透彻，企业内没有形成一个统一的平台使档案资源能够高效运转，企业也就无法形成一个档案信息中心，难以淋漓尽致地体现档案的作用。
（三）分布管理模式
分布管理模式是指企业的档案由档案部门和业务职能部门分别保管的管理模式，分布管理也称“集中―分散式”、“网点式管理”和“联邦制”。
1、分布管理模式的优势
分布管理模式的优点主要表现在管理高效、便利，更适合各办公机构协作等方面，具体体现在：一是档案部门和其他办公部门都可以保管档案，所以在档案移交这个程序上可以任意选择最终对象，展现了分布管理模式的便利性特点；二是由于分布管理模式具有档案中心机构集中领导的特性，所以档案部门和各办公部门在保管档案方面能够有一个统一的、标准的程序和制度，避免了重复与分歧，提高了工作效率。
2、分布管理模式的不足
分布管理模式的不足之处在于，第一，对于怎样清晰划分档案部门和其他办公部门在档案管理、保存方面的先决权利是一个很难解决的问题；第二，会使许多企业渐渐忽视档案部门，因为此模式下档案部门的作用和权利都被削弱了。[1]
二、现代企业档案管理模式创新的切入点
（一）工作平台的切入
企业为提高自身在国内、国际的市场竞争力，根据企业的职能，加快信息化建设步伐。在建或已投入运行的、承担企业职能和业务活动的各种信息管理系统，体现了企业信息化建设的成果。建立信息系统的目的是将传统业务工作流程优化后，借助于软件编程和数据库管理技术，重塑计算机工作流程来支持、执行和管理机构各项职能的业务活动。这些信息系统正是企业电子文件的来源中心。
以办公自动化系统为例，它在行政办公领域创建起数据信息的产生登录、流转处理、收集归档、鉴定、保存、迁移、利用的全新工作平台。它具有涉及信息量大;参与应用岗位人员众多;处理流程繁琐多变;数据库功能强大;信息传递迅速，易于交流;信息流向与办公的工作流程非常接近的特点。同时，办公自动化系统为企业员工提供了现代文明办公和规范管理的工作平台:
一是快捷通信。通过电子邮件系统，建立机构内部通信，信息交流快捷流畅，并与因特网邮件互通。
二是协同办公。将机构传统的垂直化领导模式转化为基于项目或任务的、可操作的“扁平式”管理，提高机构各级领导或部门协同工作的效率。
三是公文流转。机构内、外部的收发文、呈批件、签报、文件管理、档案管理、合同管理、事务通知等，均采用电子起草、传阅、审核、会签、签发、归档等电子化流转方式，实现无纸化办公。
四是信息服务。系统地利用机构积累的信息资源，为机构提供改进创新能力和快速响应能力的手段，以提高生产效率。
（二）创新流程的切入
在纸质文件时代，由于受工作环节、工作岗位、工作步骤的限制，企业文件与档案管理更多地关注具体的业务活动，管理活动就如一个一个的串行节点，前行工序直接制约着后面的工序。传统工作模式形成的串行工作流程，是影响工作效率的重要因素。而信息化时代，创建文档一体化流程成为全新的理念“，它是对分工后的工作环节、工作岗位、工作步骤的一体化集成”的过程，“它不是把因分工而形成的工作碎块拼装起来，而是根据总体目标经过技术和业务的互联提供无缝的互操作平台”。文档一体化流程正是依托信息管理系统，对文件与档案管理工作流程重组、再造的过程。
在信息管理系统中，业务流程和信息流程是不可分割的，文件是机构运转中最重要的信息流，同时也反映出该机构的业务流程。这就意味着在形成业务流程的同时，也形成了文件从生成、流转到归宿的文档一体化流程;意味着信息系统在满足业务活动管理的要求的同时，必然也满足了文件与档案案管理的要求。因此，建立信息管理系统的过程，是将这两个流程有机地融合在一起的过程，即在文件流程中体现业务流程的要求，或把业务流程要求嵌入文件流程，以实现以下目标：一是减少流程的中间环节；二是建立并行、平行工作流程；三是建立跳转、分流工作流程；四是建立循环工作流程；五是建立交叉、条件等工作流程。
三、推动现代企业档案管理模式的创新的举措
（一）观念创新是创新企业档案工作的基础
创新是时代的要求，观念创新是各方面创新的基础。现在已进入信息时代，档案工作要适应新时期经济社会发展的需要，服务经济建设，服务企业发展，档案工作者就必须作为创新主体，主动迎接挑战。
档案工作的创新来自于对档案管理的创新想法和欲念，没有创新的认识，档案创新就无从谈起。网络经济时代是一种全新的经济时代，档案工作要适应这种新时代的要求，就应当有创新的意识和思想，档案工作者要充分理解创新工作为知识经济的灵魂，在档案工作网络化方面，渗透创新思想，开展创新实践。
（二）信息化是创新企业档案工作的重要内容
信息化是当今世界经济和社会发展的大趋势企业档案部门应争取领导支持，为档案信息化建设营造良好的发展环境。信息时代已经到来，如何依托计算机技术，建立高效、方便、快捷的档案信息系统，更好地服从、服务于企业的发展是档案工作面临的重要课题。但档案信息化建设必须以一定的资金、技术和人才为基本条件，因此，如何取得领导的重视与支持，为档案信息化建设创造一个良好的环境显得尤为重要。
（三）管理创新是创新企业档案工作的重要手段
1、采用“兵团协战”策略
充分利用国内外多方协作的机会，和同行业或跨行业企业精兵强将合作，攻克未来企业档案事业发展过程中的高新科技难关。
2、采用“优势互补”策略
利用网络的潜能，吸纳国内外企业档案信息和相关知识，建构档案信息库，利用光盘等高新技术“海量”存贮，以满足本企业全方位利用需求，实现信息和知识共享。
（四）创新学习是创新企业档案工作的关键
信息时代的到来，给我国档案工作既带来难得的发展机遇，又提出严峻的挑战，迫切要求用信息技术开展档案工作，以提高档案工作服务的效率和质量。档案工作者应掌握如何使用计算机网络，如何利用计算机处理信息等信息处理技术，使用网络的应用成为每一位档案工作者的基本功。档案工作者还应学会利用网络进行档案信息的应用开发，最好还能根据工作实际独立开发档案网络信息资源，在管理方面实现计算机网络管理，做到档案信息资源共享。
（五）创新服务机制，改善服务方式
市场经济的实质是效益经济，在现代企业制度下，企业的任何活动都要服从于效益原则。拥有用户是档案事业存在和发展的关键。但是，由于最初“重藏轻用，以藏为主”的观念一直到今天还在一部分档案工作者的头脑中不同程度地存在着，笔者认为，档案部门可以借鉴一些服务行业的做法，开展优质服务、规范服务、承诺服务，改良服务态度，提高查全率、查准率，使利用者高兴而来，满意而归。重新强调档案机构的服务性宗旨是十分必要的，即要“一切为了用户”。以档案用户为中心，积极开展各种深层次的档案信息服务。[2][3]
参考文献
[1]于晓泳、现代企业创新档案管理的思考[J]、经济研究导刊，2011、17、
提到档案管理信息化，一些人以为把档案资料输入到电脑也就实现管理信息化了，这是一种简单化的理解。过去，由于客观条件限制，以及思想观念和知识水平所限，导致人们对新技术、新流程、新理念不去主动接受和学习，在实施信息化过程中，会受到人为观念的影响。实现档案管理信息化是现代社会快速发展的必然要求，是以信息技术广泛应用为主导、信息资源建设为核心、信息网络为基础、信息人才为依托、政府财政支持及各类政策为保障的综合体系。
现代科学技术水平的应用、发展、推广与提高，推动了档案管理的发展进程。信息化的应用加快了档案资源的开发进程，有效提升了现代化档案管理的发展水平，推动了档案管理信息化建设的发展。与此同时，在有效储存档案信息与文件管理的实践操作中，进一步促进了信息记录收集、查询检索、储存管理以及人员素质等方面的提高，使得档案管理信息化建设水平得到了整体性提升。档案管理信息化有效地保存了机关、企（事）业以及个人在社会活动中所直接形成的具有价值的文字、图表、音像等各种形式的历史记录，完整地记述了人类活动的相关重要信息，为推动社会发展奠定了重要的信息储存基础。
一、档案管理信息化建设理念确立
何为档案信息化？就是指在档案管理实际工作中，利用现代计算机技术、网络技术、信息技术对所记录的档案信息进行录入、检索、管理与开发等，全面记录信息存储的全过程。档案信息化可达到为社会发展提供良好的服务支撑作用，有效保存人类社会活动在历史发展进程中的重要信息，具有深远意义和重要影响。简言之，档案是具有保存价值的文字、音像等形式的历史记录，是信息资源，是信息和载体的统一体。针对传统档案管理方式存在的各种问题，实现档案管理信息化建设迫在眉睫。当下，档案管理的发展也应顺应新形势的要求，在积极推进档案管理工作中，应逐步加强档案信息数字化建设，实现以信息化建设为核心。在推进档案管理信息化建设进程中，要有效整合和利用信息资源为经营管理服务。充分发挥对档案信息的储存、检索与管理作用，将档案管理模式从实体模式向信息化模式转变，改变传统纸质档案的形态，形成档案信息的收集、保管与使用于一体的完整数字化形态，使之在信息化的时代下，能够提供更加有效、方便、快捷的档案信息服务机制。
同时，档案管理信息化建设是实现档案管理现代化建设的关键环节，也是发展档案管理的重要途径。因此，在档案管理发展过程中，要大力提升档案管理工作人员现代化理念，加强对档案管理工作人员进行定期、全面、系统培训，从源头提高档案管理工作人员的管理水平，强化档案管理工作人员素质，健全现代化的档案保护与管理技术相互配套的机制，进而能够更好地发挥档案管理信息化建设的功能与作用。在档案管理工作实践操作中，要加强对档案管理工作人员科学技术水平培养，实现对档案管理信息化建设的人才储备。一方面，牢固树立科技进步与现代管理理念，提高对档案管理工作人员的培训力度，使其能够及时有效地更新档案管理的知识储备与技能的熟练程度，充分调动广大档案管理工作人员的积极性，形成良性竞争机制；另一方面，通过引进精通计算机网络和软件开发等技能专业人才，加快推进档案管理信息化建设工作进程，使之从源头上强化现代档案管理理念，提高档案管理工作效率，逐步提升档案管理信息化的建设，适应现代化发展方向与要求，与当前经济社会发展方向相一致，努力提升档案管理的发展步伐。
二、加强档案数据库管理与建设
档案管理信息化建设，是以现代科学技术手段来实现的，通过将档案信息的全部内容录入到电脑等电子设备中，并按照一定格式形成分门别类的档案材料，使之形成电子档案的形式，实现档案信息的整理、录入、分类等有效集合，达到档案资源的高度共享，提高档案管理的工作效率。因此，档案管理信息化建设，有效解决了传统档案管理的严重弊端，更加安全可靠地保存了档案信息的完整性，从而为更好地研究档案材料和开发档案资源提供重要的物质保障。
档案管理信息化建设同样也离不开对档案数据库管理的建设，这是对档案信息化建设更深层次的发展与深入，能够有效地推动档案资源的合理存放与相互共享，实现现代化的档案信息存储，促进相关数据资源的整合与联动，强化档案信息之间的数据关联，为推动档案管理信息化建设提供重要的动力支持。因此，档案管理信息化建设的工作应紧跟时代步伐，应用现代化的技术装备，加快提高档案数据库管理建设的发展步伐，努力发挥档案管理信息化的处理功效，充分提升档案信息化发展水平，使其在档案管理信息化建设的基础上，加快构建现代化档案数据库管理建设。利用所配备的先进技术与设备条件，充分运用大数据、云计算和档案数字化技术，大力推动档案数据库管理系统建设，实现档案信息全程跟踪与记录，确保档案信息的客观性与准确性，使之能够有效地利用档案信息资源，实现档案信息的全程监控与管理。
在档案数据库管理的系统中，实行档案资源的自动化处理装置。首先，配备统一的管理设备，将低质量的档案信息转化为数字化信息，这也就必须依靠网络，配备现代信息化设备。现实中，实现计算机在档案部门的全覆盖，采用高容量的储存载体，运用行业“地面通信骨干网”实现档案信息传递、交流共享等尤为重要。同时，我们还要通过对档案信息的收集、整理、查询、全程跟踪与记录，更好地发挥档案数据库管理潜力，努力开发出丰富的档案信息以满足现代经济社会发展需要，使之为档案工作发展注入新鲜活力，实现档案数据库管理广泛应用，为档案工作现代化可持续发展提供充足的动力保障。
此外，在档案数据库管理实践过程中，应充分利用数据化档案信息的优点，加快纸质档案的快速转化与分类归档，确保电子档案储存的品质与质量，努力构建一整套完整的现代化的档案数据库管理，使之能够更加有效地保护好现存的档案信息，实现安全、高效的档案数据库管理模式，建设更加强大的数据化档案信息数据库。
三、建立健全档案管理体制机制
在档案管理的发展进程中，健全档案管理机制，能够有效地保存档案信息的收集、储存与使用，并以此适应现代化档案管理的建设要求，满足现代化档案管理机制的健康运行，这是档案管理信息化建设内在调控装置的客观要求。因此，应当努力健全档案管理机制，严格规定档案管理业务的技术流程，使其能够充分细化构建电子档案工作的各个环节与步骤。在此基础上，将纸质档案快速转化成电子档案，确保电子档案的安全性与可靠性，使其能够充分保管好现存的电子档案，发挥其功能与效用，实现档案管理的服务机制。
在保障机制上，进一步地加强监督与检查力度，利用现代化仪器设备，做好对文档病毒查杀以及漏洞检测等问题，及时处理这些相关文档所存在的漏铜，防止信息被篡改、删除等现象。同时，加强对档案管理工作人员责任心培养，档案管理工作人员应当及时整理与归类相应档案信息，协调各个档案部门之间的配合，加快整合电子档案工作，使其能够有效地提高档案管理的工作效率，促进档案管理工作能够高效、合理地运行，保证档案管理信息化建设发展进程。
开展标准化运行的工作流程，应当通过制定统一的标准，规范相应的技术流程，使之能够完整规定电子档案从制定、采录，以及最后的存贮，都要按照一定的标准进行，细化分类各个环节与步骤，确保各项工作都能按照规范的技术流程进行。严格档案的分类与管理，使其有效发挥档案管理工作各个环节上的使用效率，落实严格的监督制度和责任制度，有效保证档案信息的准确性，提高档案信息保管的安全性，从而能更好地实现档案资料和信息的准确性与科学性，为档案管理工作的有效开展提供充足的保障，进而更好地实现档案管理机制的更加完善与创新。
建立规范的档案管理机制，是档案管理现代化的客观提要求。因此，在建立健全档案管理机制中，要创新档案管理制度，健全和完善档案管理业务流程和技术关键、规范，细化电子档案工作和步骤；制定必要的措施，确保电子档案的完整性；要统一档案管理的标准，因为标准?范化是档案信息化建设的重要基础之一。
四、确保档案管理信息化的安全性
档案管理信息化的安全问题不容忽视。一方面，档案管理者在档案管理信息化过程中，可能只注重档案信息的流转和沟通，只是注重档案信息的参考和借鉴作用，忽视档案凭证作用这一根本问题。档案的实体是档案发挥凭证作用的现实表现，档案实体被忽视，其安全性就得不到不保障。在档案信息使用过程中，一些人会只注重档案信息使用，忽视信息使用过程中存在的安全问题。这里有信息存储实体安全和档案信息流转安全，这就要求档案管理者注重档案管理系统和设备的稳定性、安全性。另一方面，个人档案信息的泄露也是一个不容忽视的问题。对于个人档案信息，要规范取阅，不能任其借阅，要严格程序，避免流失。对于那些弄虚作假行为坚决制止，避免虚假档案出现。
另外，建设复合型档案管理队伍任务艰巨。这里，我们要提高档案管理人员的信息化意识，提高档案管理人员的信息化工作技能，没有一支过硬的档案工作的管理和技术队伍，是干不好档案工作的。对于档案管理人员来说，档案管理信息化可谓是一个全新领域，每个现代档案人都要学习通信技术、网络技术、计算机技术，更需要学习与档案管理信息化相关的标准和规章制度。要积极与计算机系统管理人员沟通，并参与到管理系统的开发应用中去。实践证明，只有业务素质高的档案管理队伍，才能保证档案管理信息化建设的顺利进行。
五、实现档案信息价值的深层次挖掘
强化信息意识和信息理念，变静态信息为动态信息搞好信息资源开发利用，克服“等”的思想。要重视档案的继承性，对现有档案进行全面开发利用。档案的开发利用是档案价值实现的必然趋向，很多有价值的档案信息资源需要我们档案人深入挖掘，实现其为地方经济社会发展的助力作用。现实中，我们有许多有价值的档案被闲置，多数有历史文化价值的档案信息未被开发利用，实在是一件可惜的事情。为此，档案工作者或档案研究者要潜心研究有文化价值的档案资源，为地方经济社会发展提供支持。实现可分类检索拷贝、按类储存、实验传递等，加强档案目录数据库、档案全文数据库和多媒体数据库管理。
档案管理工作在经济社会发展进程中扮演着十分重要的角色，能够有效地记录档案信息全程，实现信息资源有效利用与相互共享。因此，在建设档案管理过程中，应当进一步健全有效的档案管理机制，加强对档案管理工作的重视。在保障信息化建设以及数据安全正常运行前提下，结合实践经验，运用现代科学技术，健全科学、合理、高效的档案管理机制，从而为更好地建设档案管理信息化提供助力，更好地实现档案管理工作的全面落实。
1 确定纸质档案数字化对象的价值原则
一般来说，各个行业内部的档案在进行归档处理的过程中，都要遵循档案永久保管原则，并对社会利用价值高的档案实施数字化技术。另外，不同行业的档案保管制度也存在差异，因此，保证纸质档案保管合理性的关键在于档案管理人员对本单位行业性质有所了解。在这个过程中，应对档案数字化工程量、人力物力财力和档案保管周期等方面进行深入分析，按照纸质档案的利用率、原始状况好坏制定数字化加工顺序。
2 纸质档案数字化技术规范及归档现状
数字化技术能够有效提升纸质档案管理力度，但是纸质档案数字化技术本身就是一项周期长、操作复杂的任务，因此，在实施纸质档案数字化技术时，需要分步实施这项技术，保证数字化技术在纸质档案管理过程中发挥自身最大的作用。目前我国制定的相应管理规范能够从一定角度上实现纸质档案数字化技术的安全性和稳定性。对于纸质档案材料可以采取扫描等方式进行字符识别，与此同时将扫描的字符转换成图形文件，并将图形文件储存在计算机中。但是我国目前实施的纸质档案数字化技术还有些不足，主要表现在三个方面：
（一）数字化标准缺失
尽管在实施纸质档案数字化技术时有相应技术指导的参与，但是由于纸质档案管理的规范程度较低，导致纸质档案数字化技术不能有效落实。加上一些企业制定的纸质档案数字化技术准则与档案管理流程不能全面衔接，不同纸质档案的储存条件也存在差异，种种因素影响纸质档案管理和数字化技术全面性，严重时，还会出现纸质档案转换问题，影响纸质档案整体质量。在实施纸质档案扫描时，应考虑扫描设备的图形控制能力，只有这样才能确保纸质档案数字化技术全面落实。
（二）相关部门之间协调困难
在纸质档案数字化进程中，一方面由于档案数字化工作涉及部门较多，所以在档案部门分工明确的实际现状中会出现协调难的现象。另一方面，由于技术标准自身的局限性，在对档案进行数字化处理的过程中，档案经常需要与大学或专业技术单位合作，也需要与相关部门进行彼此的协调。同时，在档案管理系统中，还可能面临诸多问题，比如数据格式不兼容，无法读取文件数据。为了解决长期访问和网络使用等数字档案共享的问题，以确保及时的软件升级，也需要涉及不同部门之间的合作和协调，所以为了促进数字档案实施有效的转换，需要加强相关部门之间的合作和协调。
（三）数字化工艺存在安全隐患
在档案数字化过程中，针对档案原始文件的信息安全会产生一定的影响。为了保护文件的安全性，需要优化工作流程，根据档案实际情况制定相应的文件接收和存储系统。但由于纸质档案数量庞大，参与数字档案工作的人员较多，无法找到相关档案的情况时有发生。同时针对文件的数据安全，由于数据编程人员，计算机硬件和软件等具有很大的不确定性，这就对数字档案的安全造成了很大的安全隐患，甚至在一定程度上影响了数字档案的进展。
3 提高纸质档案数字化水平的建议措施
（一）加强纸质档案数字化的过程管理
《纸质档案数字化技术规范》提出了包括档案整理、目录建库、档案扫描、图像处理、图像存储、数据挂接、数据质检和验收、数据备份、成果管理等9个基本环节。对纸质档案数字化的安全管理，应贯穿9个环节的过程之中，确保档案原件和数字化档案信息的安全。制定档案的交接制度，确保交接手续清楚，清点档案数目准确，记录翔实，责任到人；档案的临时保管制度，正在数字化加工的档案应有专人管理；通过人员的安全保密管理制度，对工作人员加强管理，未经批准不得自行进出数字化加工场地。在数字化工作的同时建立起完整、规范的加工记录，各个环节均应进行详细的登记，并及时整理、汇总，装订成册。
（二）优化纸质档案数字化流程
结合我国纸质档案数字化技术规范及归档工作的具体现状，合理对该工作进行准确定位，优化档案数字化流程。从合理使用档案，加强档案保护的角度考虑，充分考虑档案建设成本效益等因素，充分体现档案材料的经济，文化，科学和技术价值，当然这也是数字档案信息发展的需求，不断优化纸质档案数字化流程，按照相关档案管理理念和过程管理方法，对档案数字化管理各环节的全过程进行合理的优化设计，建立科学合理的流程管理概念，运行科学的数字化转化技术和方法，有效地控制档案数字化过程的每一个环节，提高档案数字化的质量和效率。另外，要正确把握纸质档案数字化的扫描范围和深度，应详细了解档案分类和使用状况，从本单位的实际需求，科学制定分类依据，确保纸质档案数字化流程科学合理。
（三）完善档案数字化相关标准和制度
在宏观层面上，国家应加强现有档案数字化标准和数字档案馆标准建设，建立完善的数字化管理体系。从微观层面上而言，在数字档案化工作进程中，需要基于统一的国家标准，结合自身情况，共同制定统一的法规，使档案数字化技术规范及归档工作符合具体的工作规则。同时，在纸质档案数字化过程中，还需要加强相关标准制度的宣传，并严格执行，确保档案数字化处理，保证具体工作的质量和规格。在档案文件管理过程中，合理加强标准化建设，才能确保对文件?n案进行合理的数字化处理，同时也应建立严格的档案数字化管理制度和质量规范，以确保处理的标准化和数字化档案质量。加强档案技术标准管理体系的建设，确保数字档案的顺利发展，不断加强数字档案的质量标准建设和完善。
（四）加强纸质档案数字化的技术保障
纸质档案数字化可以发挥数字产品的作用，提高纸质档案数字化信息技术的水平，当然这需要相应的技术保障来推动这一进程的开展，要尽可能消除由于技术上的局限性带来的数字档案发展进程的障碍。技术档案应遵循国家标准和规范，以确保运行规则和数字结果共享，合理加强数字信息系统的选择，使用合理的存储介质和设备，运用成熟的技术和存储设备确保档案数字化的质量可靠，确保数字档案共享的有效性，同时要做好跟踪和存储设备的定期检查更新，并要做好相应的技术升级，防止载体老化现象的发生，并及时进行数据迁移和向量更新，避免数据的丢失。另外，要着重重视数字化档案的质量。根据相关法律法规的要求，认真做好数字处理档案，确保档案数字化质量。不仅要保证数字档案扫描内容完整和画面清晰，而且要确保它具有法律效力。
一、重大投资项目档案工作的现状及问题分析
项目档案验收是项目竣工验收的必备和先决条件，档案验收不合格则项目竣工验收就不能通过，做好重大投资项目档案的管理工作非常重要。
(一)现状
重大投资项目档案从形成到收集归档，需要设计、施工、监理、竣工验收等多个单位共同配合完成，是一项复杂的系统工程。虽然各参建单位对项目档案工作都非常重视，但是由于项目档案自身的特点及各项目组的主观因素，项目档案工作仍存在许多问题，具体表现在：
1、重大投资项目建设周期长，涉及面广，时间跨度较大与承建单位较多等特点易造成档案的丢失。一个重大投资项目建设周期短则一两年，长则可达十多年，项目档案工作一直处于运动和补充状态，再加上承建单位较多，使得项目文件很难做到及时归档，极易造成档案丢失。
2、项目建设人员主观认识不足，重视红头文件和结论性文件的管理，疏忽对过程性文件的控制，造成过程性文件缺失。项目人员都知道红头文件很重要，但是对项目建设过程中形成的一些过程文件、随机文件则不太重视，对这部分文件的处理比较随意，常常用后即弃。
3、文件材料收集归档难。部分参建单位或图自用方便，或因产权归属问题，找种种借口，拒绝移交归档。
4、档案完整性、系统性不足，档案验收不合格，影响项目竣工验收。由于项目档案形成的分散性和阶段性特点，以及项目建设人员对档案工作认识上存在误区等主观因素，导致文件材料归档难，档案收集不齐全，完整性、系统性得不到保证，档案验收难通过等问题。
(二)问题分析
项目档案收集难、归档问题多，原因有多个方面，根本原因还在于档案人员无法对项目建设的全过程进行有效跟踪，难以对过程性文件做到全面监管。要解决这个问题就必须认真研究有效的应对策略，建立科学、合理的全过程档案管控模型，通过对项目建设流程进行跟踪，从而对文件产生流程进行管控。
二、项目档案管控应对策略
(一)健全项目档案管理机制，理顺档案管理与项目管理的关系
在项目建设过程中，项目建设人员往往不认可档案工作也是自身本职工作，档案管理与项目管理之间常常脱节。究其原因，就是档案管理与项目管理的关系没有理顺，项目建设人员没有认识到档案管理本身就是整个项目管理的一部分，档案管理应当与项目建设同步进行。任何一个工程项目决不是为了形成档案而去建设的，其产生的档案材料都是服务于该项目本身的，因而不可能将档案工作单独分割开来，档案管理与项目管理之间是一个有机联系的整体，属于包含于与被包含的关系。项目建设单位应当建立健全项目档案管理制度，建立项目档案工作领导责任制，指定专人管理项目档案，将项目档案工作纳入项目年度计划，纳入项目管理程序，纳入项目建设人员的职责，从根源上确保档案工作与项目建设的同步进行，从而确保档案材料始终处于管控之中。
(二)档案部门要转变思路，提前动手主动介入，变事后收集为事前知晓和事中管控
档案工作在传统上属于工作流程的最末端，在工作层面上处于后台位置，档案部门要想在末端的位置控制前端刚刚生成或尚未生成的文件，就必须转变工作思路，提前介入到工作流程的前端。首先，在制度层面，建立项目档案备案制度，项目建设单位应在项目立项审批后向档案部门备案，使档案部门在后方也能事前知晓前方的工作。档案工作无法对项目建设进行同步跟踪，关键的难点就在于档案部门事前不了解项目建设方的情况。其次，档案部门在备案后应立即组织人员对项目负责人和项目档案管理人员进行档案知识培训，一方面培养他们的档案意识，另一方面使其掌握必要的档案管理技能。此外，建立项目档案工作信息通报制度，强化对项目档案工作的监督指导，做到事中管控。
(三)认真研究项目档案的产生和流转规律，建立有序可控的文件控制体系
全程管控理念的目标是将项目档案工作贯穿于项目建设的全过程，使项目建设的每个阶段、每个环节产生的每份文件都处于受控状态。这就要求档案人员熟悉项目运作流程，准确把握项目文件的产生和流转规律，做到文件运转与材料归档无缝衔接，文件在某阶段运转完毕即进入归档程序，即使归档不全，文件也可处于可追踪状态，从而确保文件可控。档案人员可以根据项目建设的流程图，对应地设计一个文件产生、流转和控制图，在项目建设的不同阶段跟踪相关的文件材料，做到项目建设与档案工作同步，避免文件流失。
(四)建立项目档案验收制度，赋予档案部门否决权力，加大档案工作约束力度
按照国家有关规定，在项目竣工前必须进行项目档案专项验收。档案专项验收是项目竣工验收的必备条件之一，档案验收赋予档案部门一票否决权力，让档案工作在项目管理中占有一席之地，使项目建设单位不得不重视档案工作。然而在实际工作中，许多单位并未真正落实该项制度，档案部门是服务部门，对建设单位既无约束权力也无有效约束手段，除由国家或有关省部委投入的重点项目上级要求必须组织档案验收外，一般情况下建设单位对档案验收既不邀请也不配合，档案验收制度成了一纸空文。这就要求档案部门加强与项目主管部门的协同配合，借外力推动项目档案工作的发展，档案行政主管部门要转变思路，与各业务主管部门多协调沟通，在立法和制度层面上明确档案部门的权力，档案收集工作才会真正得到保证。
三、重大投资项目档案的控制方法与模型研究
(一)控制思路
总体思路是前端控制，过程跟踪，全程管控。
传统项目档案收集工作是在项目竣工验收前才开始进行突击收集归档，这种事后收集的做法必然会导致许多文件材料归档不全。我们要打破这个模式，从项目立项开始对每个环节的文件进行管控，项目建设完成档案收集工作即完毕，整个建设过程文件都处于跟踪和监控当中，真正做到档案工作与项目建设同步进行。
(二)控制方法
1、前端控制：制度控制
前端控制的关键在于制度控制，即在项目起动时从顶层框架上设计出一种符合项目建设的档案管理制度，在制度上理顺关系、明确职责、规范做法，把档案工作的基本要求与工程管理的相关要求有机结合，从源头开始将项目文件纳入到管控范围之中。档案制度的建设和贯彻落实是项目档案管控的核心，是做到项目档案全过程控制的保证。
2、法律控制：合同控制
法律控制主要是采取合同明文规定的方式，明确把项目档案的收集归档纳入到合同当中去，运用法律手段约束参建单位，为档案的管控取得主动权和法律保障。在合同条款中明确规定参建单位的档案收集义务、归档的具体要求、档案工作的进度及档案工作不合格的惩罚性措施等，通过法律条文为档案工作提供刚性保障，规避拒不归档的各种借口，从数量、质量、内容和时间等方面保证档案的完整性，从而最大限度地防止档案的流失。
3、人员控制：责任控制
人员控制主要是从相关人员自身责任的角度明确有关档案工作的义务。从项目建设开始，建立对口的档案机构，组建各参建单位组成的档案管理网络，明确项目负责人、项目档案管理员、设计施工监理人员、开箱人员的有关档案责任。项目负责人作为总抓人员应当从全局角度督促做好档案工作；指定的项目档案管理人员负责具体档案业务，要想方设法协调各方人员进行档案移交，从根本上保证档案的完整；设计施工监理等参建单位应按合同或协议要求提交经系统整理的项目文件；参与设备开箱的文件管理人员应当清点检查随机文件，并及时向档案人员进行移交。
4、过程控制：环节控制
过程控制是确保项目档案齐全完整的关键，指定的项目档案管理人员应当要跟踪和掌握项目建设的进度，从项目立项到项目竣工每一个阶段都应做到项目建设与文件材料形成归档同步进行，确保过程文件完整。指定的项目档案管理人员应当是参与项目建设、熟知项目运作流程的项目人员，项目档案管理员能够参加各种会议，动态掌握项目文件的流向，能够根据项目建设的不同阶段科学地编制出对应的文件归档范围，协调各方人员按照归档范围及时归档文件，对于流失的文件材料有能力进行追踪和补救。通过对项目建设分阶段、分环节的控制，达到对过程文件的控制，最终达到对整个项目建设的全程控制。
(三)控制模型
项目档案的管控主要从项目建设流程、项目文件产生流程和文件的管控方式三个层面来进行建模，通过梳理和优化文件管控和归档流程，建立一个流畅、有序、可追溯的文件管控模型。
参考文献
1、丁洪、张小玲：《略谈重点建设项目档案的系统控制》，《档案与建设》，2005(10)。
关键词：水利工程；施工建设档案；档案管理；评价指标；管理流程
水利工程施工建设档案是保证水利工程质量安全和可维护性的重要参考资料，所以水利工程施工建设档案管理工作一直以来都是承建单位在施工建设中的重要内容。某工程渠道长68、46km，设计引水流量350m3/s，最大引水流量500m3/s，该渠道1标段长5、848km（桩号4＋085～9＋909）。渠道纵穿多条支流、公路和居民区，施工复杂度高，地质条件复杂。在建设过程中参与单位众多，包含了勘察设计单位、承建单位、材料供应商、设备供应商、监理单位等，工程资料类型众多、结构复杂，所以对于资料的收集、整理、分类、归档等一系列的档案管理工作对于工程的开展与后期的维护具有非常重要的意义。
1档案管理工作的内容
1、1档案管理组织
档案管理要有独立的办公室和专业的档案管理人员，档案管理办公室要符合档案管理要求，包括档案保管要求，防水、防火、防潮等，还包括档案应用要求，配置打印机、复印机、扫描仪、计算机等。档案管理人员要具备档案专业管理技术资格，熟悉水利工程施工建设全过程业务的开展顺序与流程，通常配置两名以上工作人员，可做到相互帮助与监督。档案管理制度是档案规范化管理的有效保证，包括档案接收制度、档案保管制度、档案利用制度、档案安全制度和档案统计制度等。档案的分类与归档要具体到项目的个体单位，设立档案保管期、责任人和工作节点目标。档案管理经费由各项目的工作单位提供，将其纳入单位工程年度经费预算中。建立档案管理保障措施，明确档案管理工作流程：（1）明确工程档案的质量、份数、移交审批制度；（2）档案管理的收集与整理工作要与水利工程施工进度和施工质量控制同步；（3）单元工程质量验收时，验收资料归档要具备完整性；（4）已验收的部分工程档案，在十日内必须完成归档、整编；（5）建立自查制度，将其纳入部门考核。
1、2档案管理整理、分类与归档
档案的管理、分类与归档要保证文件资料的完整性、准确性、系统性。在水利工程施工建设开始前，就要收集工程开工建设的有关资料，其中包括施工技术资料、材料与设备资料、质量评定与验收资料等。施工建设过程中，要及时对文件的施工图、施工合同、施工规范标准等进行收集，保证文件材料与施工进度同步。档案的保存形式多种多样，对于纸质文件要保证材料的字迹清晰、图表整洁，签字审核手续完备。电子资料要进行备份，可采用刻盘等方式进行保管。标注的案卷名称要简洁准确，目录编制规范，便于快速定位档案位置。档案的分类要根据水利工程施工建设的内容进行科学的划分，如综合类档案、合同类档案、进度控制资料档案、质量控制党刊、施工管理档案、生产控制档案等。要求工程建设的参与单位各职能部门要按时、按要求归档，移交各完成的工程档案或者是根据施工需要调取档案时要建立严格的审批制度，按照用户需求移交有关工程档案。使用完毕后，要及时归还。工程档案的收集与整理要根据工程节点设置考核办法，保证完成各节点的档案整编目标。
1、3档案后期管理
档案从工程部门接收后到档案室要进行档案的保存与统计，保存时要在档案柜架上清晰的标出档案的内容，根据档案归属分类保存。档案柜及档案柜上的资料要整齐摆放，统一间距，档案数量要与目录数量相吻合，定期进行档案检查，落实三防工作，保证档案的保管安全性。档案利用时要根据目录进行档案定位，在信息化档案管理过程中，可通过软件系统通过关键词定位，找到档案所在位置。档案的编研工作是对水利工程施工建设过程中的重要事记、科研成果、基础资料等进行汇编，使档案更加规范，做到能够合理开发和利用。目前的档案管理中，使用档案管理软件辅助管理已经成为了一种重要的档案管理手段，将档案的案卷目录、文件级目录、档案简介等建立数据库，归档的电子文件直接存储在服务器中，建立双活数据中心，保证电子文件的安全性和7*24小时可利用性。
2档案管理评价
2、1评价方法
档案管理评价是以《水利工程建设项目档案验收管理办法》和《水利工程项目档案管理规定》等文件为依据，根据水利工程施工建设项目的具体情况建立档案管理评价指标体系，拟定评价阈值、指标等参数，并采用层次分析的方法进行综合评价。层次分析结构可划分为三个层次结构，包括目标层、准则层和指标层。其中目标层A作为档案管理的综合评价，准确层B1为档案管理组织机构，B2为档案整理、划分与归档，B3为档案接收后的管理。指标层是以实际情况确定管理指标，Cij（i，j＝1，2，…，n），指标内容包括：档案管理组织机构下分的管理机构人员、档案管理设施、档案管理制度、档案管理经费、档案管理保障措施；档案整理、划分与归档下分的文件资料完整性、文件资料的准确性、文件材料的系统性、归档与移交、节点目标完成情况；档案接收后的管理下分的档案保管与统计、档案利用、档案信息化和档案管理标准化等。
2、2指标系数
指标系数依据档案管理工作检查过程中的实际情况，以及管理规范文件的评分标准，采用了等间距分级法确定系数标准。
3结语
水利工程施工建设档案是水利工作中不可或缺的重要资料，它不仅能够辅助工程建设顺利完成，而且是竣工后的维护与保养的重要参考依据。所以作为水利施工企业在进行水利工程建设时，必须要完善档案管理工作内容，提高档案管理水平，保证所建设的水利工程有档可查、有据可依。
参考文献
[1]严杰、浅谈大型水库水利工程建设档案管理[J]、工业b，2015，（31）、
1 电子文件与电子档案集成管控体系建设的必要性
1、电子文件完整归档、长期保存的迫切需要
随着办公自动化的全面推行，企业协同办公系统（以下简称OA系统）已经形成向上衔接主管部门、向下贯通权属单位的多级自动化办公系统，企业收发文的接收、登记、提交、流转、办理全部通过OA系统完成，实行无纸化办公，以提高公文管理水平和办事效率，随之而来的是巨量增加的电子文件如何保存和利用的重大难题。由于受到OA系统管理权限的制约，档案人员只是OA系统的普通用户，只能看到由自己办理的文件，无法清晰地掌握OA系统形成的全部电子文件的数量，加之档案收集、归档滞后于文件管理的现状，档案人员根本无法保证应收尽收、应归尽归。因此，建设从电子文件形成到销毁全程监控的电子文件和电子档案集成管控体系，对电子文件的形成、流转、收集、整理、归档、检索、利用等环节实行全程监管和记录，解决档案管理滞后文件管理的问题，是在当前自动化办公环境下，确保电子文件完整归档、长期保存的有效手段。
2、 深入开展企业档案信息化建设的强烈要求
企业馆藏档案数字化建设已开展多年，档案目录数据库和原文数据库规模巨大，机读目录和数字化电子文件数量庞大，同时，企业档案管理系统以档案馆为中心，纵横分布于企业各部门及下属单位，系统具有档案著录、编目、整理、统计、检索、监督指导、报表生成、原文管理、信息共享的各项功能，为企业档案信息化建设奠定了坚实的基础。然而，由于档案系统与OA系统的脱节，电子文件在线归档一直无法实现，文管人员不得不把OA系统中的电子文件打印成纸质文件，再数字化转换成电子文件，挂接到对应的著录条目，这种操作，造成大量重复劳动，而且使整理归档工作更加复杂、繁琐，这既不符合提高工作效率的要求，更严重有悖于档案发展趋势，严重阻碍了企业档案信息化建设的深入开展。由此可见，按照统一的标准，搭建OA系统与档案管理系统的数据接口，实现电子文件在线归档、自动著录，档案管理直接共享OA系统中电子文件形成的劳动成果，是深入开展企业档案信息化建设的强烈要求。
3、 电子文件与电子档案集成管控切实可行
一方面，企业以档案馆为中心多级分布式档案管理系统，功能强大、操作简单，电子文件管理高效，电子档案的规范化、网络化管理水平较高。另一方面，企业无纸化办公的推行，所有业务都通过OA系统审批办理，从文件传输、行政办公到公文管理，各类流程设计捷流畅，审批承办高效快捷。OA系统的初步设计，已考虑到电子文件的归档需求，即预设了归档功能，功能设计上完全满足电子文件在线归档的需要，而目前仍无法实现，完全是因为两个系统的孤立，缺失中间桥梁。可见，公文管理和档案管理的业务现状，各自都为电子文件与电子档案集成管控打造了良好的平台环境和管理基础，只要建设电子文件归档管理系统，搭建OA系统与档案管理系统的桥梁，就可以轻松实现电子文件在线归档，实现电子文件与电子档案集成管控。
2 电子文件与电子档案集成管控体系架构及流程设计
电子文件和电子档案集成管控体系，即是以电子文件安全保管、完整归档、有效利用为目标，从电子文件形成、流转、存储、利用、整理归档、销毁等环节中进行规划、组织、控制、监督、保管、整理、统计、提供服务的多个系统协同、高效运作。因此，要实现电子文件与电子档案集成管控，必须具备完善的体系架构和简捷的流转程序。
1、集成管控体系架构主要由四大系统组成，一是电子文件形成系统（OA系统）；二是电子文件归档管理系统；三是电子文件管理系统；四是电子档案管理系统，这四大系统肩负着对电子文件从形成到利用的全程管理，各自独立，又相互制约。其中，OA系统是电子文件的形成系统，自动记录文件起草、审核、签发、办理的全过程，是控制电子文件质量的关键；归档管理系统是电子文件在线归档的核心系统，是连接OA系统与电子文件管理系统、电子档案管理系统的桥梁，具有捕获电子文件元数据、自动著录关键著录项、即时移交电子文件全文的功能；电子文件管理系统是对归档的电子文件进行整理的平台，文件管理员按照档案整理规则对自动生成的著录条目进行修改、添加、删除、合并，对电子文件进行鉴定、分类，并对整理完成的电子文件全文及其著录在线移交，从而实现电子文件向电子档案的转变；电子档案管理系统是对移交的电子文件进行审核、接收、归档、保存、检索、利用的管理系统，是电子文件的最终归宿。
2、在集成管理体系框架结构中，电子文件主要按以下流程运动：通过“归档”功能，电子文件从形成系统归档到电子文件管理系统，经过整理的电子文件及其著录，通过“文件移交”功能提交“移交申
请”，经专职档案员审核，没有保存价值的电子文件被拒绝后仍保留在子文件管理系统，以文件的身份进行管理，同意接收的电子文件及其著录，则正式移交到档案管理系统，归入馆藏，成为馆藏档案，开始行使电子档案保存、检索、统计、借阅、利用等一系列功能。
3 电子文件与电子档案集成管控的标准规范
电子文件与电子档案集成管控能否达到预期的效果，关键在于集成管控体系的功能设计和参数配置是否满足公文管理和档案管理的需要。首先，不同文种的电子文件格式、版头、 版记、发文机关标志必须符合《党政机关公文格式》（GB/T 9704-2012）、《版式电子文件长期保存格式需求》（DA/D47-2009）、《文书类电子文件元数据方案》（DA/D46-2009）的要求；其次，文件表单样式、项目内容的设置必须符合《党政机关公文处理工作条例》、《电子文件归档与管理规范》（GB/T 18894-2002）的要求。因此，只有在电子文件形成系统中规范设计电子文件版头、版记、发文机关标志，准确配置电子文件元数据参数，正确设计电子文件在线归档各项功能，才能确保电子文件归档管理系统能够从电子文件形成系统中准确、完整地捕获电子文件元数据、在电子文件整理系统中自动著录关键著录项、向电子文件整理系统即时移交电子文件全文。
4 人是影响电子文件与电子档案集成管控效果的关键因素
在各种模版、元数据都已规范、准确地嵌入文件形成系统，各种流程都已按规则固化到流程各环节中时，各环节上人员的管控质量将直接影响电子文件与电子档案集成管控质量和效率，成为影响管控效果的关键因素。 一是，总部机关各部门及权属单位发文质量直接影响归档电子档案的质量。由于各类发文要经文件起草人、部门负责人、审核人、签发人、复核人对文种、格式、人名、地名、时间、数字、引文的准确性进行层层把关，确保制发的公文符合要求，其中任何环节出现偏差，都将直接把问题留纷给下一环节，从原始稿、修改稿直至定稿，将直接影响电子文件质量，如果驳回重新提交，则将影响整个体系的运行效率。二是，文书人员表单填写的准确与否，是影响电子文件在线归档质量的关键。由于归档管理系统需要从表单项目中采集电子文件元数据（包括来文单位、文件题名、文件编号、形成日期等重要信息），任何一项填写不规范，都会造成归档管理系统捕获的元数据失真，无法准确反映电子文件全貌。另外，纸质文件的数字化转换质量，如数字化页面清晰度、整洁度、完整性也将直接影响后序电子档案质量。三是，部门兼职档案员，对电子文件的价值鉴定、分类、保管期限划定，著录的审核、添加、删除、整合，著录项的检查、修改、完善等、专职档案员对移交的预归档电子文件的审核验收，都将直接影响电子档案著准确性和电子文件完整性。
5 电子文件与电子档案集成管控的优势分析
1、电子文件质量得到保障，实现劳动成果共享
首先，电子文件从起草、审核、签发、流转的每一环节都有严格的控制，层层把关，在技术条件充分保障的基础上，只要各个环节上的管控人员严格把关，细心审查，最终形成的定稿一定是质量合格的电子文件；其次，只要文书人员准确地填写表单，归档管理系统就能捕获到真实、完整的元数据信息，保证自动生成的关键著录项内容准确无误；再次，电子文件从起草到归档的全过程，都有详细的流程记录，文件管理员通过查看流程记录就可以对文件的形成、流转、办理结果一目了然，从而判断电子文件的真实性、完整性。由此可见，归档管理系统自动生成的著录项（包括责任者、题名、文号）、即时移交的电子文件全文（包括定稿、表单、原始稿、历次修改痕迹和流程记录），完全可以保障真实、齐全、完整，这大大减轻了文管人员对电子文件质量和著录质量鉴定审查的压力，同时，由于已自动著录和移交电子文件，文管人员不必再进行人工著录、扫描，现成的电子文件可以直接归档，减少了大量不必要的重复劳动，生成电子文件的成果直接转化成归档成果，实现劳动成果共享。
2、实现文档一体化管理，公文和档案管理的整体协调性、连续性、完整性不断强化
建设电子文件与电子档案集成管控体系，推动公文和档案实现流程化、系统化、信息化管理，遵循文件资料“谁承办、谁整理、谁归档”的原则，电子文件整理归档是由形成部门或承办部门完成，文件管理员是保证电子文件归档齐全性、完整性的关键角色，电子文件正式移交归档前的鉴定、整理、修改、完善著录项目、确定保管期限、编排归档顺序等工作，都是在档案部门的指导下，由文件管理员来完成，而且，在电子文件的利用中，文件管理员有很高的权限，可以同时从OA系统和电子文件管理系统查阅已归档的电子文件，文件管理员对电子文件的管理，向后延伸至对电子档案的管理，而档案馆对电子文件质量的控制向前延伸至电子文件形成系统设计阶段提前进行电子文件元数据参数配置，文件管理和档案管理之间的融合越来越紧密，公文和档案管理流程更加协调、连续。
参考文献
[1]陶水龙、文件归档模式与档案移交接收流程设计[J]、中国档案，2015（6）
关键词：流动人员；人事档案；存在问题；解决措施
1 信息化背景下进行流动人员人事档案管理的重要性
首先，在信息化背景下对流动人员的人事档案管理工作进行研究，有利于档案管理工作的理论创新与完善，进而使其更好的服务于档案管理。其次，有助于推进档案管理工作改革的整体进程，以适应不断发展变化的信息化社会。最后，在新形势下探讨流动人员人事档案管理工作，有助于激发档案管理工作人员的学习热情，改善档案管理工作方式，以不断提高其工作效率。
2 信息技术发展给流动人员档案管理带来的机遇与挑战
2、1 机遇
1、档案收集与管理方式更为便捷
随着信息技术的发展，纸质档案逐渐被电子化的档案所取缔。单位流动人员人事档案管理工作也由传统的档案收集、整理转变为对档案的监控，一改往日档案管理工作的繁琐与冗杂，使得单位档案管理向着便捷化方向大步迈进。
2、档案利用率明显提升
在传统档案管理模式下，档案主要以纸质为主且长期处于被动翻阅状态，使得一些单位对流动人员人事档案信息的分析利用不到位，失去了档案信息存在的意义。而在信息化背景下，通过云计算就能够实现档案信息的相互关联，继而用人单位通过这种方式对流动人员人事档案信息进行挖掘、利用，将档案信息的利用方式变被动为主动，实现了档案信息的最大化价值。
3、流动人员人事档案的保存更为完整
由于人事档案使用频繁，而纸质的案卷经常翻阅会不可避免的带来物理磨损，特别是一些年久的纸质档案，其纸张经老化、脆变，已经承受不起反复的翻阅。大数据背景下，利用信息技术将流动人员人事档案数字化后，就可以直接通^计算机终端进行相关的查找浏览操作，使得纸质档案的翻阅和复印次数大大降低。除此之外，在数字化过程中还可以对人员档案进行字迹颜色加深处理，最大程度的使其恢复原有的样貌，从而达到了保护档案实体的目的。
2、2 挑战
1、人员档案信息安全性有待提升
随着信息时代的到来，人事档案储存量的日益增多，在给数据分析利用带来便捷的同时也给流动人员人事档案信息的安全性带来挑战。由于很多单位人事档案管理工作缺乏科学性、严谨性、创新性，不仅使得人事档案管理工作效率低下而且极易使人员信息外泄，安全性得不到保障。因此，在这一时代背景下，如何维护流动人员人事档案信息安全，提升流动人员人事档案管理工作效率成为档案管理工作所面临的一大挑战。
2、对档案管理工作者专业素质提出更高的要求
信息技术的发展与应用在给档案管理工作者带来便捷的同时也对其专业素质提出了更高的要求。电子化的档案管理摒弃了传统的档案管理方式，代替以现代化的手段对档案信息进行归档处理，因而更需要一些专业人员进行科技管理。这就对档案管理者的专业素质提出了更高的要求。
3 提升流动人员人事档案管理工作效率的措施
3、1 加强流动人员人事档案管理人才队伍建设
流动人员人事档案管理工作的总体发展水平，很大程度上依赖于当地档案管理人员的继续教育水平。因此，作为一名档案管理者首先要树立起终生学习的理念，并要求自己恪守终身学习制度。其次，档案管理工作者要经常性的参加一些有关流动人员人事档案管理的知识培训讲座，不断扩充自己的知识库，以提升个人的学历层次。再次，档案管理工作者应当积极学习现代信息技术知识，并熟练掌握与档案管理有关的应用软件的使用方法，以适应信息化的发展要求。最后，档案管理人员也应当不断提升个人道德素养，不仅要时刻保持对工作的积极性，也要恪守职业道德规范，对一些特殊档案做到严格保密。
3、2 健全流动人员人事档案管理制度，提高流动人员档案管理的规范性
由于当前档案管理部门正处于由传统档案管理方式向信息化档案管理方式的过渡阶段，加之部门缺乏一定的档案管理经验。因此，其工作出现了很大的随意性和不规范性，对流动人员人事档案管理信息化建设进程造成了一定的阻碍。为了有效解决这一问题，相关人员应当结合发展实际情况，建立起一套符合目前发展规律的流动人员人事档案管理制度，以使档案管理工作人员有法可依，从而保证流动人员人事档案管理制度化、规范化建设的顺利进行。
3、3 进一步完善基础设备，为加快流动人员人事档案信息化建设进程提供外部保证
完善的软、硬件配置不仅是完成流动人员人事档案管理信息化建设的必要条件，也是提升档案管理质量和效率的有效方式。因此，从这一点来说，单位应当为档案管理工作配备良好的计算机及其系统。此外， 由于当前窃密技术得到迅速发展，因此为了防止信息外泄，我们必须未雨绸缪，设置严密的安全防护系统以加强对网络共享信息的管理。
4 结语
总之，要想实现人力资源的合理配置，就必须积极适应信息技术发展，正视信息化给我们工作带来的各种的机遇与挑战，加强对流动人员档案管理工作的研究，以完善的流动人员档案管理制度、高素质的流动人员档案管理人才队伍为工作保驾护航。
参考文献
[1]徐颖、流动人员人事档案管理的信息化研究[D]、华东政法大学，2015、
[2]吴正朋、流动人员人事档案管理与改革研究[D]、安徽大学，2013、
[3]周忠生、浅析流动人员人事档案信息化管理[J]、黑龙江档案，2016，03：94、
[4]李波、当前流动人员人事档案管理工作存在的问题及改进建议[J]、科技资讯，2016，17：87-88、
关键词：新时期；机关；档案管理；流程
目前，机关档案工作是新的历史时期机关档案工作面临的新任务和新要求。根据《中华人民共和国档案法》与《中华人民共和国档案法实施办法》有关规定，各地区机关应该从多方面入手，进一步规范档案管理流程工作[1]。这不光是衡量机关管理水平的重要标志，也对今后国家调取档案资料，了解历史事实方面具有重大的意义，即使现阶段的机关档案工作有着与以往相关工作的长足进步，但我们也务必看到它存在的种种不足，有效解决现实存在的问题和困难，着力构筑档案工作典型，以典型带动面上工作，全面推进我国机关档案管理工作。
一、目前机关档案管理流程现状
1、各机关部门对档案管理工作重视不够
机关档案是各地机关在公共行政管理工作中所直接形成的具有保存价值的文字、图像、音频等多种形式的历史记录，是档案工作的宝贵信息资源。各单位对档案工作的有效开展起着至关重要的作用。近年来，各地机关把主要精力都放在抓经济建设上，整天忙于中心工作和施工建设，对与档案管理流程相关的法律法规和业务知识学习甚少，认识不深，许多基层干部档案意识十分薄弱。由于部门对档案工作重视不够，没能把档案工作列入机关年度工作计划，档案工作不研究不安排，档案问题一直得不到解决，场地、经费、人员没有保障，档案工作无法更好展开。
2、机关档案工作人员业务素质不过关
当今办公设备的现代化，档案种类和载体的多样化，管理方法需要进行改革，这就对档案工作人员在业务知识、科学知识以及管理技能等方面都提出了进一步要求。原本那些传统的业务知识与工作方法，都不能适应新的形势，这使得档案管理工作不但是一项政策性很强的工作，还是一项专业技术性很强的工作，档案人员如果没有较好的专业素质就无法胜任档案管理工作。但在实际管理中，有的单位档案人员由于一岗兼多职，除了要对档案进行管理和保护还要完成单位交代的其他日常事务，这将导致他们疲于应付日常事务，无法保质保量完成档案流程工作，加之工作需要变动频繁和业务素质欠缺，大大影响了档案管理工作的持续性和稳定性。另外，档案人员技能水平不足，无法正常操作计算机软件，致使归档文件的整理、分类与保管期限划分等问题上不够准确，档案不及时立卷归档和未及时移交综合档案室等情况时有发生。
3、机关档案管理所需硬件设施不够完善
机关档案管理方面经费投入的欠缺会大大影响档案管理流程工作的开展，虽然有些单位一早就建立了专门的档案管理系统与库房，但在后期工作中忽视了这方面的更新与投入，导致原来的硬件设施远远跟不上如今档案的更新与保管工作所要达到的要求。大部分机关的档案室建设简陋基础条件差，档案柜不少是陈旧老化的铁质结构，通风性能不好，安全措施没落实到位，防虫防霉设施不配套。多数单位还达不到档案工作要求，综合档案室变成了杂物室，设备设施老化，有的综合档案室设施设备不齐全，档案柜也五花八门不统一，比较零乱。个别单位档案室设备防护意识不强，设施设备不完善，治理体制不到位，使一部分档案受到严重损害。
二、加强机关档案管理流程的具体办法
加强机关档案管理流程工作是新的历史时期机关档案工作的重点。各地区务必高度重视，聘请与建设一支专业档案管理员队伍，规范单位内部档案管理，真正做到了认识到位、工作到位。时时严格落实档案资料的保存、使用管理制度，坚持做好档案登记、定期清洁等工作，确保档案资料的安全存放。具体流程如图1所示：
1、做好档案归类工作
机关档案的分类必须遵循机关文件材料形成的客观规律，保持机关文件材料归档工作的成果及其与机关档案工作的自然联系[2]。机关单位形成的全部档案，作为一个全宗，按门类可分为：文书档案、专门档案（婚姻档案、司法档案、纪检案件档案、会计档案、党员档案、业务考绩档案、企业转制档案）、科技档案（基建档案、设备档案）、特殊载体档案、实物档案。分类方法可分为：（1）党政工团档案，其属类可按组织机构或问题设置排列，前后保持一致，不可任意改动。（2）基建档案的一级属类，按工程性质或建筑项目设置。（3）设备仪器档案的一级属类，按种类或型号设置。（4） 会计档案的一级属类，按报表、账簿、凭证，工资单及其他设置。（4）已故人员档案的一级属类，按已故人员级别设置。（5）声像档案的一级属类，按照片、底片、录音带、录像带设置。（6）专门档案（本机关形成的专门档案）一级属类，按问题或机构设置。（7）荣誉、实物档案。
2、加强档案管理人员队伍建设
档案管理是一门专业性很强的工作。所以，面对新的形势，迫切需要造就一支政治强、业务精、作风硬、纪律严的高素质档案队伍。这就要求各机关单位选配优秀的档案管理人员，建立稳定的档案队伍。经常关心和支持档案管理员的工作，给他们提供良好的工作环境，落实相关福利待遇，对工作业绩突出的档案管理员要向组织部门推荐提拔重用，调动他们的积极性。档案主管部门需要加强工作指导，通过举办档案业务培训班等形式，组织管理人员学习档案法律法规和业务知识，通过业务学习实行持证上岗，并建立档案管理网络体系，实行动态管理，加强档案队伍之间的交流。与此同时，档案主管部门则要加大监督检查力度，要建立健全档案执法责任制，依法查处违法案件，使档案执法检查变成制度化、经常化、规范化。
3、加强档案管理流程中的硬件设施投入
随着数字化档案馆建设的实施，各地区档案馆档案数据库不断扩展，为使档案信息数据顺畅录入、安全存储、快捷提供，各部门应该对档案设施进行更新改造，给综合档案馆安装了档案库房安全保护综合智能管理系统，保证档案管理的齐全、完整、准确，有效地保护和利用档案提供了先决条件，突出了档案库房档案安全保护的“十防”要求，实现了档案库房安全保护由被动人工管理向现代化、智能化、科学化、人性化管理的历史性跨越。有效确保档案资料的安全[3]。
三、 结束语
我国《档案法》与《档案法实施办法》公布实施以来，各地机关档案部门认真贯彻相关的指导思想及措施，我国的档案工作呈现了较好的发展势头，机关档案工作取得了明显的成绩。但是有部分单位档案管理流程方面还并不乐观，仍然存在对档案工作不够重视的现象，有的部门档案治理意识相当淡薄，致使机关档案工作还存在许多问题。要搞好机关档案工作，应当提高档案人员的素质，促进机关档案工作创新，不断加强档案室基础设施投入，改善档案保管条件等工作。
参考文献：
[1]王英玮，高璐娜；关于修订和完善《机关档案工作条例》的建议与思考[J]、档案学通讯、2013（03）
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