采购档案管理的重要性(精选8篇)
时间：2023-08-05
时间：2023-08-05
1健全制度,落实责任制
健全管理制度,实行领导负责制,贯彻执行国家《档案法》,树立全员责任意识和法制意识,制定完善可行的档案管理规章制度,是保证档案资料真实、完整、准确、系统的有效措施。作物科学所在项目实施过程中,严格执行《中央级科学事业单位修缮购置专项资金管理办法》、《农业部科学事业单位修缮购置专项资金管理实施细则》、《农业部科学事业单位修缮购置专项资金仪器设备项目验收办法(试行)》、《中国农科院修缮购置专项资金管理办法》、《中国农科院修缮购置专项资金档案管理办法(试行)》。同时,结合自身的实际情况制定了该所的《中国农业科学院作物科学研究所中央级科学事业单位修缮购置专项管理办法》、《中国农业科学院作物科学研究所中央级科学事业单位修缮购置专项资金管理办法》、《作物科学研究所仪器设备档案管理办法》,并根据每个项目的具体情况制定符合项目实际的项目实施计划和仪器设备采购方案。在项目管理方面,坚持项目法人责任制、招投标制、监理制、合同制管理。为了保证项目的顺利实施,根据项目内容成立项目领导小组和实施小组。领导小组为项目的决策机构,组长由法人代表担任,所领导班子成员和相关专家为领导小组成员,主要负责项目实施方案制定、项目招投标和人、财、物协调及项目验收等重要事项决定。仪器设备实施小组组长由熟悉仪器设备的专家担任,成员由综合办公室和相关人员组成,负责设备具体采购事宜。档案管理实施小组组长由分管条件建设工作的办公室副主任担任,成员由档案管理员和仪器小组的相关人员组成,负责项目执行过程中档案资料的收集整理。财务管理实施小组组长由主管财务的所长担任,成员由计财处和设备小组相关人员组成,负责项目的经费管理。
在档案管理方面,采取领导小组负总责、档案组长督察审查、实施小组落实、专职档案员指导的四级分级负责制,从而落实档案管理体系。项目领导小组,负责总体执行情况监督检查,协调管理。档案小组组长,负责项目前期报批阶段形成的档案资料的收集整理,在项目实施中对仪器小组档案资料收集整理工作进行指导监督检查,对整个项目形成档案资料的完整性审查,负责与招标单位联系落实收集档案资料,其在项目档案资料收集、归档、保存中起着非常重要的作用。仪器设备小组,负责仪器设备采购过程中形成的档案资料的收集整理工作,特别是安装调试阶段档案资料的收集。该所的专职档案员,负责档案资料的组卷、分类、编号的指导检查和完整性复合及装订、检索等。总之,只有健全管理制度,责任落实到人,才能使档案资料的负责人、技术和管理人员明确各自的职责,树立责任心和法制意识,从管理制度上保证项目档案的齐全、完整、准确、系统,做到项目档案管理工作有法可依,有章可循。
2注重收集,资料完整化
在实际工作中,该所总结了仪器设备采购的基本流程,即实施方案批复后,制定设备采购、招标方案,申请设备进口财政审批,委托中介公司进行仪器招标,签订仪器设备采购合同,进口设备办理进口免税,机电审批自动进口许可,进口报关法检,到货安装调试验收,资料收集档案整理,项目验收。属于政府直采设备,签订政府采购协议,电子验收单,项目验收。国产设备公开招标后签订合同,直接到货安装验收。根据上述基本流程,在项目实施的不同阶段,形成不同材料,责任落实到各相关单位人员,其中,招标单位档案管理机构针对招标项目配备专人负责收集、反馈项目资料。项目实施管理单位按照档案管理要求,设备落实到课题组,设置兼职档案员,指定专人负责。进而抓好项目全过程的档案资料收集,确保档案资料准确完整。重视档案资料的分类、收集、整理工作。在项目实施前对新参与项目的档案管理人员进行培训,使其熟悉所收集材料的范围及归档要求,在项目实施中能够认真负责地做好档案资料的收集整理工作。同时将招标单位项目文件资料收集整理纳入合同管理,将档案资料的收集缴存作为合同执行的一部分。在资料收集过程中实行“一同步”、“三纳入”和“四参加”,即资料收集与设备采购进程同步;档案收集工作纳入领导议事日程,纳入项目有关人员的职责范围,纳入研究所管理制度;档案小组人员,参加收集整理培训,参加设备开箱验收,参加设备安装调试,参加项目验收活动。
在资料收集分类方面,根据项目执行进度,将档案资料分为前期资料、安装调试验收阶段形成的资料和项目验收阶段形成的资料。前期资料包括:申报书、项目批复文件、实施方案、预算批复文件、进口产品审批文件、会议纪要、来往函件等;招标合同、招标公告、技术指标、招标文件、投标文件、评标报告、中标通知书、购置合同、自动进口许可证(商务部机电办)、免税证明、报关单等;政府采购供货协议、电子验收单等。安装验收阶段包括:装箱单、说明书、合格证、证明书、保修单、质量保证书、设备认证、产品标识、配件目录、安装调试报告、大型设备试运行报告、测试记录、培训确认、验收报告证明、技术及质量上的异议处理结果、开箱验收记录、软件、光盘等。项目验收阶段包括:财务决算专项审计报告、项目总结、项目验收报告。特别提醒,项目前期管理文件缺失后不易补齐,注意收集。项目实施过程中发生调整和变更,研讨论证材料及领导班子决策等会议及时写纪要及时做保存。
3分类整理,归存精细化
项目完成后,首先要求仪器设备小组的档案管理人员对收集的文件、资料等进行简单分类、整理后交档案小组组长审查;档案组长对资料的完整性核查无误后交所专职档案员复核把关;专职档案员按照项目档案管理规定进行认真复审提出整改意见,并指导项目档案管理人员进行整改。项目档案管理人员在所专职档案员的指导下做好以下5方面的工作:
3•1清理文件资料
从立项审批、招投标、设备到货、安装调试、验收等全过程形成的具有保存价值的文字、图表和光盘等各种载体的文件材料进行清理、剔除重复后,分类组卷。
3•2排序分类整理
排序原则是:遵循文件的形成规律,保持文件材料之间的有机联系,按照文件材料性质区分不同价值,调整文件排序,便于保管和利用。排序,按其重要性或时间顺序排列,批复在前,请示在后,批转在前,报告在后,主件在前,附件在后,正本在前,定稿在后,结论性材料在前,依据性材料在后,纸质性资料在前,光盘等资料在后。分类,按照文件、请示、批复,招标文件资料,投标文件资料,评标文件资料,项目验收资料,设备按单机分类组卷,说明书单独组卷,采购合同、装箱单、安装调试报告等单独组卷。整理,根据国家档案管理要求结合项目实际情况,各种文件的归档范围和保管期限,文件分类办法及编号方案,以“件”为归档文件的整理单位。清点卷内文件材料,检查材料齐全性、完整性、准确性、系统性,对不符合要求的档案资料,及时纠正、补齐。
3•3文件质量要求
原件内容真实、准确;已破损的文件应予修整;字迹模糊或易退变的文件应予复制;耐久性书写材料,字迹清楚、图表整洁、签字盖章完备;文件材料国家标准A4幅面;说明书遵循原貌。
3•4页码编写
按自然页数编写页码,凡有文字的页面均要编码,页码编写位置在装订线的另一侧右下角,用阿拉伯数字编写,避免空号和重号。
3•5编写目录拟写标题
按文件题名编写卷内目录,每份文件要按原文题名编写目录,没有题名的材料要根据内容自拟标题后再编写目录。拟写案卷标题时,将该卷的主要文件内容概括提炼,使其综合反映卷内内容。案卷编号依据档案管理规范进行,最后填写备考表。项目档案管理小组人员完成上述工作后,将全部档案资料交所档案室。由所档案员对档案资料的分类、立卷、卷内目录及备考表等进行全面复核无误后,填写封皮内容,打印案卷封面,装订成册,编制检索工具,装盒上架排列,便于查找和检索利用。
4档案管理工作的几点体会
4•1领导重视,建立健全档案管理体系
俗话说,搞好搞不好关键在领导,任何工作只要领导重视,认真去抓去管,做好督促检查,同时明确各个阶段的管理人员,落实好分工和岗位责任制,确保每个环节不出漏洞,档案工作抓出成效。
4•2抓好岗前培训,资料收集“三勤”
在项目实施前,抓好档案管理人员的岗前培训,要让档案管理人员上岗之前就懂得在哪个环节收集哪些资料,以及如何进行分类、编目和整理归档等。在资料收集中做到“三勤”,即“勤收集、勤督促、勤检查”,是保证档案资料完整和真实有效的有力对策。
4•3制定收集档案资料的保证措施
在签订招标、仪器设备的采购合同时,既要在合同条款中明确对方提交的档案资料范围、质量水平和移交时间,又要明确违约责任,以保证档案资料的真实完整。
文献标识码：A
文章编号：16723198（2015）13007801
医疗设备档案是指在医疗设备申请、论证、购置、到货、验收、安装、使用、质量控制、计量、维修、养护直至报废各个环节所形成的具有保存备查价值的各类技术资料及证明文件。随着医疗新技术的不断发展，医院引进的设备数量逐步增长，精密度愈发提高，医院对于设备的档案管理工作也日益重视。
1医疗设备档案管理的重要性
医疗设备档案能够为强化资产管理、开展设备养护、临床应用风险评估以及追溯监督采购行为提供准确、详实和可靠的依据。医疗设备档案具有涉及环节众多、资料文件复杂多样及归档时间较长等特点。一台医疗设备，从论证、购置到安装、使用直至维修、报废，具有相当长一个周期，涉及众多职能部门和使用科室，将会形成大量的文件和证明材料。医疗设备档案能为医院提供详尽而准确的设备信息资料，有助于领导合理配置医疗设备，使现有的设备效能充分发挥，避免医疗设备闲置浪费，也避免盲目重复引进同样的医疗设备。医疗设备的全生命周期管理是近年来设备管理部门提出的全面管理新理念，这也是体现医院精细化管理的重要部分。
2新建医院医疗设备档案管理面临的问题
某院是在优质医疗资源下沉、市校合作的基础上的新建三甲医院。其引进的设备均是参考省内一流三甲医院的标准配置的优质资源。医院临床医学工程部是医疗设备管理职能部门，在医院筹建阶段一直在不断探索和实践医疗设备的全生命周期管理，以期为医院资源的合理利用，设备的合理引进发挥更大的作用。新建医院设备档案管理主要面临以下问题。
2、1人员短缺
新建三甲医院开业必备的医疗设备就有大大小小上千余种，涉及金额上亿。这些医疗设备从立项审批到组织考察、资金落实、立项招标到安装、验收等过程中产生了一系列的重要文件，具有非常重要的保存价值。然而在医院筹建期间，采购职能科室基本没有专职的档案管理人员来负责档案的收集管理工作，所有的资料只有由采购员兼职管理。由于筹建期间采购任务重，时间紧迫，采购项目是接连进行。采购员几乎是分身乏术，无暇进行精细化、完善化的管理。
2、2管理缺少规范和制度
新建医院万事待兴，既没有专门的档案管理部门，也没有专职的档案管理人员，医院更没有针对医疗设备档案管理制定专门的规章制度，对于医疗设备档案的管理只是停留在建档、收纳这一表层，没有更为深入的管理。
2、3技术手段落后于需求
医院筹建期间，信息化系统的建设远远落后于需求。尽管新建医院都标称是数字化医院，但信息化建设一般是优先完成保证临床需求的HIS和PACS等系统，而涉及固定资产管理的OA系统或者HRP系统，则是延后进行。因此，档案管理人员只能靠手工登记已采购的设备相关的档案信息。尤其是设备的验收、何时开始保修、何时进行PM修护等信息都只有工程师的手工单，查阅起来非常麻烦，并且容易遗漏和丢失。
3如何加强新建医院医疗设备档案管理
根据《档案法》、《医药卫生档案管理办法》等法规和JIC标准、等级医院评审要求，新建医院要在既定时间内通过相关的评审，必须从开始就提高管理层对设备档案管理的重视，加强医疗设备档案管理工作。
3、1建立完善的制度
首先要从管理层面，根据各级监管部门的规定，制定符合规范的医院医疗设备档案管理制度。明确需要归档范围，一般而言对于价值1千元以上的设备都需要有申购审批材料、招标资料和采购合同及供应商的三证、安装验收报告及PM维护记录等。对于单价10万以上的医疗设备要做到一机一档。做到医疗设备档案资料的收集与设备立项、招标、安装、验收、维护维修、调拨、捐赠、报废同步。
实行医院、设备科、使用科室操作人员的三级管理。使用科室必须要做好日常维护保养记录，每半年将整理好的记录上报设备科。设备科核查并整理完善后移交综合档案室归入档案，形成一个有效管理流程。
3、2信息系统管理
医疗设备档案资料文件复杂多样，收集整理过程涉及环节众多，加之归档时间较长，完全依赖人工进行
管理容易出现人为疏漏而造成重要档案资料遗失，导
致资料完整性难于查验、资料检索困难，不利于调阅使用等情形，利用信息系统是医疗设备档案管理的信息化是解决上述问题的有效方案。目前已有成熟的软件开发公司在进行医疗设备的固定资产管理信息系统开发，可以借助其开发经验并根据医院实际需求，进行医疗设备档案的动态实时管理，有效提高资源的利用率。
3、3提高管理人员的意识和素质
医院管理层需重视医疗设备档案管理，在设备科设置专职的档案管理人员，负责医疗设备的全程档案资料的收集整理、归类工作。有计划、有目的对设备档案的专职人员和业务相关人员开展设备管理和建档工作培训，提高整体专业人员业务素质。
关键词：电子商务；招投标；供应商管理；供应商评估；物资管理；ERP
中图分类号：TP3 文献标识码：A 文章编号：1674-7712 （2013） 10-0039-02
一、电网公司电子商务平台的建设背景
“兵马未动，粮草先行”，物资采购工作是电网建设和发展的重要保障。为进一步深化人、财、物集约化管理要求，电网公司采用的“统一采购、统一签约、统一监造、统一结算”的“两集中、四统一”物资管理新模式，必定能提高物资采购及管理的效率，加强供应商管理，实现“大物资”管理，这是对传统电力物资“分散管理、多头采购”的改革和创新。[1][2]
随着计算机网络技术的应用和蓬勃发展，电网公司在采购领域内实行电子化、网络化采购已经成为一种趋势。它的产生和迅速发展，对采购交易活动产生了深刻而重要的意义。它是架设在业主、招标机构、供应商、专家等不同用户之间的重要沟通渠道，是规范采购业务、简化办事手续、提高工作效率的最佳途径。[3][4][5][6]
在此背景下电网公司必须建设自己的电子商务平台，以实现招投标电子化，支持多种采购策略。[5]
二、国内外电子商务发展
美国电子商务的应用领域和规模都远远领先于其他国家。据美国市场研究公司Forrester Research日前研究报告称，到2015年，全美电子商务销售额将保持10%的年均增速，到2015年，有望达到2790亿美元。
目前电子商务在中国已经逐步开展，已经形成了一些运营型电子商务平台，如阿里巴巴（http：///），也出现了不少企业的电子商务平台，如中石油“能源一号”网（http：///）、中石化电子商务网站（http：//、cn/）等。电子商务在中国日益得到了企业和政府的重视。
能源一号网（）是中石油根据国际企业间电子商务发展的潮流，针对能源企业优化产业供应链的需求适时推出的B2B电子商务平台，2001年7月运行，它主要包括电子采购方案、电子销售方案及电子市场方案三大核心服务，包括目录式交易及包括谈价议价、网上招标、反向拍卖等在内的动态交易模式。
能源一号网作为中石油物资采购管理信息化建设的载体，发挥网络优势和信息优势，通过实施电子商务方案，集中了相应管理，规范了采购流程，推动了管理体制的变革；通过整合供应商资源，大量缩减中间环节，在获得采购价格优惠的同时，节约了流通成本，提高了效率。2001年7月运行以来，能源一号网已累计实现网上交易量2000多亿元，除提供常规物资采购交易支持外，还为西气东输管道工程、西气东输二线管道工程、中亚管道项目、石油储备罐建设等大宗项目物资采购以及石油专用管等批量物资采购提供了网上招标或谈价议价全方位的技术服务，在集团公司物资采购工作中发挥着积极作用。
中国石化物资采购电子商务系统于2000年8月15日正式投入运行，目前网上采购物资涉及钢材、设备、配件、煤炭、化工、贵金属、三剂等56个大类8万余品种，中国石化集团各油田、炼化和建设单位以及2500多家供应厂商在网上进行采购交易。网上注册用户已达5700个。[2]
国家电网公司作为以投资、建设、运营电网为核心业务的国有重要骨干企业，对信息化系统建设工作持续保持着高度的重视。电子商务平台作为公司“十二五”期间，物资集约化管理信息系统的重要建设内容，在系统架构设计、关键技术方案等方面均进行了科学、严谨、可行的设计，为电子商务平台的建设奠定了坚实的技术基础，最终实现以ERP系统和电子商务两大业务平台为基础，物资主数据和辅助决策为支撑，整合系统，构建服务于公司“三集五大”的“国内领先、国际一流”的物资集约化管理信息系统，实现全过程管控与业务支撑，提升公司物资集约化管理的水平，发挥集约化的效率和效益。
国家电网已2007年完成了集中采购，由集团与省公司两级进行集中采购。通过创新物资集中采购模式，不断扩大一级集中采购范围，实现到2010年底一级集中采购比例达到85%以上的目标，充分发挥集团规模优势，有效降低采购成本，提高物资采购质量、效率和效益，推进公司物资集约化管理达到先进水平。
以招投标管理为龙头，进一步深入研究电网公司的电子商务模式，逐步开展“电子商务平台”的建设工作，对电网公司物资采购管理水平的提升具有重大的作用。
三、建设电网公司电子商务平台的目标
电网公司电子商务平台的建设目标如下：（1）业务标准化：实现集中采购工作标准及规范的统一，包括统一采购标准，统一需求计划申报格式、统一技术规范，统一招标文件，统一评标标准与办法，统一合同文本等。（2）采购平台化：利用现代网络技术，加快开发具有网上竞价、网上交易、信息共享等功能的电子商务系统，建立一体化集中采购平台，树立电网公司阳光采购的品牌形象。（3）强化供应商管理：制定统一的供应商资格审查及评估标准，建立统一的供应商合同履约信息管理平台。（4）专业化评标专家管理：科学设置区域、专业、级别等分类属性，建立统一的评标专家库和信息管理平台，完善评标专家分级管理和激励考核等制度，实现专家资源共享和动态管理。（5）自助支付服务：在集中招标模式的基础上，进一步解放财务人员的工作量，实现招标全流程支付的自动化，有助于提高公司管理形象。（6）统一工作流程：针对不同采购方式，采用统一的平台对工作流程进行固化，并规范流程中各环节的响应时间，达到提高工作效率。
四、电子商务平台的功能要求
电子商务平台包括业务标准化、招投标管理、供应商管理、专家管理、金融服务、档案管理、统计分析等功能。
1、业务标准化：实现集中采购工作标准及规范的统一，包括统一采购标准，统一需求计划申报格式、统一技术规范，统一招标文件，统一评标标准与办法，统一合同文本等。实现业务标准化，需求提报时容易发生漏报技术参数的人为错误，供应商投标时为低价中标而故意漏报条款，而导致后续履约易发生商务纠纷的情况就不会发生。通过业务标准化，需求单位业务人员只需填写标准化的参数需求；供应商必须填报标准化投标书中的所有参数后才能网上投标；在招标过程中计算机辅助审核数据完整性和有效性，对招标过程中投标条款的技术参数进行自动核对工作，简化了业务人员的操作。
2、招投标管理。电子商务平台，实现了从采购需求导入、招标信息、供应商报名、资质审核、保证金保函缴纳、生成标书、购买标书、中标结果录入、中标通知书生成及下载、保证金保函退回、服务费缴纳、合同确认、归档管理、统计分析等进行网上招标全流程管理。
3、统一供应商管理：供应商统一通过平台进行注册、资质审核，运营方收取规定的服务费，对供应商进行提供统一管理，并且提供统一的网上信息服务。
通过供应商统一管理，注册的供应商自行在平台上维护企业信息、资质材料，并且对其提供的材料网上签订承诺函，然后由业务人员统一进行资质审核，将纸质文件转换为电子文件进行存档。投标报名审核通过后，平台通过接口将供应商信息同步给现场招标机构，这样可以做到对参与投标单位信息的保密。投标过程中，工作人员只需在平台上调出供应商电子档案进行审核，无需再到档案室翻阅大量纸质资料，节省了工作人员大量时间。这样既降低了供应商资质审核的人力投入，也便于信息的公开监督，同时也约束了注册供应商提供虚假资质材料的行为。在投标过程中，如果发现供应商资质不合格，则根据供应商注册时的网上承诺函，可以合法的取缔供应商资格。通过与其他系统做对接，平台提供供应商履约中交货配送、调试安装、运行维护等各阶段的绩效评估信息，并直接影响供应商整体评估，达到对供应商履约过程的监管，一方面约束了供应商不良行为，另一方面也为公司提供履约监督和风险管控的信息支撑。
4、专业化评标专家管理：科学设置区域、专业、级别等分类属性，建立统一的评标专家库和信息管理平台，完善评标专家分级管理和激励考核等制度，实现专家资源共享和动态管理。通过专家基础管理，对专家进行分类管理，为专家抽取、考评提供了数据基础。通过专家抽取功能，按照不同物资分类抽取相应类别的专家评标，提高了评标结果的专业性、客观性和公正性。通过评标专家考评管理，督促专家遵循招标工作应有的公平、公正、公开原则，减少评标过程中的人情因素，可以提升专家队伍的质量，巩固电网公司的阳光采购形象。
5、自助式金融服务：通过引入合作银行，在平台上实现了自助式完成保证金的支付和退回，服务费的自动支付等操作。在集中招标模式的基础上，进一步解放财务人员的工作量，实现招标全流程支付的自动化，有助于提高公司管理形象。供应商通过平台进行投标报名时，平台自动发送保证金付款通知到供应商企业邮箱，供应商登录平台自助支付服务缴纳后，平台根据银行对账单进行自动对账，对账完成后平台允许供应商进行下步购买标书；供应商购买标书、缴纳服务费都可以通过自助付款服务进行支付。每笔服务完成后，平台自动将账单发送到供应商企业邮箱。银行提供账单推送服务，平台接受账单后，自动根据账户进行对账，清帐，降低了财务人员的劳动量，减少了人为错误的几率，提高了工作效率。
6、统一归档管理：合同确认后，需要对招标过程中的相关文件，如：招标资料、中标文件等进行归档管理。招标结果公示后，系统自动提醒档案管理部门进行档案归档。一方面是通过传统方式进行纸质档案归档，一方面对纸质档案进行电子化归档。档案保存期到期后，系统自动通知档案管理人员进行档案销毁。通过电子档案与纸质档案关联，实现网上快速定位档案货架位置，节省了查找档案的时间。通过档案编号进行网上借阅，不必亲自去档案室就能实现网上浏览档案，节省了借阅人的时间成本，也减少了管理人员的劳动量。电子档案提供了系统性统计和分析的数据基础，基于档案数据，通过统计分析功能可以进行招投标过程的数据分析，为领导决策提供辅助功能。
7、统计分析功能：通过整个招标过程的信息记录及专家、供应商等模块的数据支撑，平台可以对招标档案数据进行深度挖掘和分析，得出具有战略价值的信息。透过数据，系统可以对历次、历年数据进行分析，可以按照采购批次、项目类型（基建、技改等）、标段等多维度进行统计，分析出招标工作量的走势；可以对某类物资一段时间内招标价格、数量进行类比，分析出采购物资期间的价格走势，采购量的变化；可以对供应商中标率进行排序，分析出各类供应商的中标率及分布情况等。通过统计分析，系统可以为未来招标工作提供辅助决策的参考和依据。
8、实现与ERP物资管理模块无缝整合。“电网公司电子商务平台”的很多信息来自ERP物资模块。同时，电子商务平台的很多信息还要传递给ERP物资模块。因此，“电网公司电子商务平台”规划设计时需要考虑与ERP物资管理系统的集成要求，做到无缝整合建设。
五、结束语
“电网公司电子商务平台”首先要为电网公司的招投标工作服务，还要支持多种采购策略。同时，电网公司电子商务其功能将涵盖物资交易及相关业务的全部过程，包括了规划、设计、采购、监造、仓储、检修、报废的多个环节。区别于一般的第三方电子商务平台，“电网公司电子商务平台”要把公司内的业务人员和公司外的供应商相结合，企业内网业务和外网业务联动，从而为电网公司打造高效、稳定、优质的供应链体系。
参考文献：
[1]冯建新、论采购供应链的协作管理[J]、北方经贸，2012，12：68-69、
[2]侯玉生、企业电子商务采购模式研究[J]、企业导报，2012，18：192-193、
[3]刘维珍、利用电子商务系统优化供应链结构的几种方法[J]、中国信息界，2012，6：48-49、
[4]敬春菊，王秀燕、企业采购与招标电子商务平台的业务流程研究[J]、物流工程与管理，2011，8：88-89、
医用耗材的管理过程当中，审核资质证件的工作量大并且责任重，加大了医用耗材资质文件档案管理的难度。特别是大多数的高值耗材会直接进入到患者的人体，价格往往较高，容易出现医疗纠纷。部分纠纷发生在手术结束之后若干年，这时需要追溯耗材的记录档案，因此，医用耗材档案管理有重要的价值。
【关键词】
精细化管理；医用耗材；供应商；资质文件；档案管理
医用耗材管理服务质量同医疗工作存在着密切联系，所以强化医用耗材管理可以说是势在必行的。资质档案管理贯穿医用耗材的管理过程，是确保医用耗材安全使用的有效环节。及时收集、审核并且更新医用耗材及供应商的资质是保证采购合法公开的基本工作。
一、医用耗材档案建档
医用耗材的档案同设备档案存在着很大的区别，设备档案能够采用一机一档的方式，也就是每台大型设备都单独建立档案，保存设备全部的档案资料，但是医用耗材档案无法建立单独的档案。在具体的工作当中，精细化建档管理应当遵守以下原则。
（一）将供应商作为主线来建档。根据医用耗材供应商的特点，实施每个供应商单独建档的形式，供应商的医疗器械，或者是医用耗材，都归纳到同一个档案当中。
（二）关联更名的供应商。相当一部分的医用耗材供应商，尤其是高值耗材供应商，从自身角度出发，经常更名甚至成立新公司，一旦发生这方面的状况，就需要关联新老供应商，合并保存它们的档案，从而实现供货资料完整连贯。
（三）实时动态监控档案材料。设备采购作为单次性的采购，采购档案当中资料也是一次性的，但是医用耗材采购属于多次连续采购，因为大多数的医疗器械资质证照有一定的有效期，存在着证照过期的风险，所以采购档案当中这方面的资料需要动态管理，使用有警示提醒功能的管理系统，实时监控资质证照的有效期。
二、医用耗材档案管理内容
医用耗材档案归档的内容，需要包括申购、采购、审批以及验收等环节各方面的资料，根据档案资料的时间，能够划分成三个不同的阶段。
（一）采购之前的档案资料管理。首先是审批表单。审批表单的内容主要包括耗材的名称、型号规格、耗材生产厂商、中标编码、收费标准、医保编码、耗材用途、科室、负责人以及审批状况。其次是临床试用表单，试用表单的内容主要包括医用耗材的名称、型号规格、商标名、试用状况、同类产品对比、科室以及负责人的签名。
（二）采购过程当中的档案资料。首先是供应商资质方面的资料。供应商资质方面的资料主要有企业法人的营业执照、生产企业的许可证、登记表、医疗器械经营许可证、计量器具生产许可证、税务登记证、组织代码证、厂家授权销售证书、外国企业代表登记证以及质量管理认证等。其次是产品资质方面的资料。产品资质资料主要包括产品认证证书、医疗器械注册证、消毒卫生许可证书、消检测报告、计量器具批准书、CE证书以及FDA证书等。再次是采购记录表单方面的资料。采购记录的表单主要包括采购询价单、院内审计报告，谈判确认表、承诺书、供应商对比状况、谈判结果、谈判过程以及谈判人员包括监督人员的签名。
（三）采购之后的档案资料。一方面是入库验收表单。在医院收到医用耗材之后，需要严格履行验收手续，查验供货产品厂家、数量、规格型号、名称以及生产批号、灭菌批号等方面的内容，高值耗材还需要查验产品说明书、中文标识、标签以及条形码等。在查验结束之后，需要确保这些查验内容都填入到验收表单当中，并且需要验收人签名。一旦发生供货产品的包装或者是质量发生问题，产品的供货不及时以及供货数量不对，急需要退回货物给供应商或者是通知供应商限期整改，还需要填写不合格表单。另一方面是要合适应用反馈表单。在使用医用耗材过程当中，如果发现存在不合格问题或者是发生不良事件，需要使用科室填写反馈表单或者是医疗器械的不良事件报告，反馈表可作为常规工作，每个月向科室发放调查一次，定期汇总。不良事件报告是发生不良事件时及时把发生的问题反馈到医院的采购部门，由采购部门负责联络供货商进行相应的处理。
三、医用耗材档案开发利用
医用耗材供应商资质档案的建立，主要目的是为后续的开发利用，只有发挥档案的开发利用价值精细化管理才有现实价值。建立医用耗材的资质档案之后，可以从以下几个方面进行开发利用。
（一）为采购项目的审批提供可靠依据。在医院采用新品种的医用耗材之前，需要首先审核各种资质证照，确认合法性之后进行临床试用，采购项目审批环节提供上述材料，从而为科学合理的决策提供准确的依据。
（二）为采购招标提供依据。医用耗材在进入医院的时候，院方应当同供应商展开谈判，查阅医院使用的同类产品档案，从而在确定供货方式、供货价格以及售后服务等环节争取优惠。
（三）为供方年检提供相关的依据。采购档案当中一方面保存供应商资质证照，另一方面还保存供货商本期当中的供货行为不合格表单记录，为供方年检提供充足的依据。
综上所述，医用耗材的资质档案精细化管理，可以解决当前医院耗材在流通过程当中存在的诸多问题，为耗材的全程管理提供可靠的实现手段以及技术路线，有着比较高的可行性与操作性，对提高医用耗材管理水平有重要意义。
作者：蒋叶秋 单位：惠州市第一人民医院
关键词：采购成本；控制；改进思想
1 引言
国内医疗行业竞争日趋激烈，国内许多医院面临巨大压力。采购成本直接关系到医院的成本，采购成本下降将直接增加医院利润，增强医院的竞争力。医院每年消耗性物资成本占总成本的50%以上，因此控制好采购成本，能够有效降低医院成本、增加利润、为患者提供更多实惠。加强采购成本的管理和控制，完善采购管理制度，医院将减轻费用负担，提高服务质量。
2 医院采购的主要影响因素
2、1 采购的预算机制
医院在年初根据需要确定预算项目、建立预算标准，合理地编制对外采购业务预算。经批准后，将审核通过的预算下达至相关责任部门，并授权执行。但是医院的年度预算无法客观的反映出医院在下年度的资本性支出、经营与财务状况。
2、2 医院采购的决策机制
医疗耗材按照各病房的预计耗用量与使用期限加以推测，药品按照门诊数和住院量来决定，办公消耗性物资按照实际需求采购。对于临时需求，按照各部门规章要求申请采购。设备的采购根据科室需求，设备部门审核后，报请主管领导批准再行采购。
2、3 供应商和评价制度
供应商的选择是医院采购管理的第一步也是关键。目前该领域中选择供应商的方法有：招标法、协商法、直观判断法等。对于医疗器械、医疗设备、低值易耗品以及其他物品的供应商，绝大部分医院尚未有效的管理，因此很难对供应商统一管理。
2、4 医院内部监管
医院根据内部验收制度规定，结合相关文件，由独立的验收部门或专职人员对物品组织验收。在验收时发现的异常情况，立即向相关职能部门报告；职能部门查明原因，及时处置，并将结果汇报医院领导。
各医院其制度仍然无法达到内部控制的要求，采购管理部门负责采购计划的制定与审批、制定付款计划、执行采购、验收货物等，没有分离不相容的职权。医院采购主管部门没有有效监督，即使有也都是事后监督，作用微乎其微，不能行之有效地保护医院的经济利益。
3 医院采购中的主要问题
3、1 采购的盲目决策
不少医疗机构在采购过程中没有从单位需要和实际出发，采购前不进行足够论证，盲目决策，医疗资源被大量闲置，甚至出现严重负债情况，造成巨大经济损失。决策性浪费是最大的浪费，尤其在我国医疗卫生资源不足的情况下，严重阻碍了卫生事业的发展。
3、2 采购程序不规范
医院所需要采购的物资品种繁杂、数量也多，物资价值也不统一，使用部门又多，往往会发生混乱，出现采购程序不规范的现象。目前，医院的采购方式以政府主导的区域性集中采购为主，其次是政府采购和医院自行采购。由于医院本身的规模、招标的组织能力和经验、材料准备的充分性等方面因素，在招标过程中会带来一些混乱。而多种形式的招标，又导致医院使用产品的来源复杂化，大量成本都消耗在流通和库存环节。
3、3 采购监督不严
医院的采购工作受制于医疗行业的专业性与特殊性，尤其是药物和医疗器械采购时往往指定厂家或品牌，这种限定品牌的采购通常注重使用的角度，却忽视了管理要求。逃避监督会致使失衡、冲突，各类腐败现象的出现。
3、4 采购费用控制难
供货渠道多样复杂，质量参差不齐，供应商的营销手段，使得价格眼花缭乱，尤其是独家医疗产品价格没有参考。另外，医疗机构承担着应对突发卫生事件的任务，通常特事特办，忽略采购渠道，没有落实采购程序，致使非理性的大批量采购。
4 医院采购成本控制的改进思想
4、1 建立严格的采购制度
一方面可以规范医院的采购活动、提高采购工作效率、杜绝部门之间互相推诿，同时还能防止采购人员的不正当行为。医院采购制度应明确物品采购的申请、各级负责人的批准权限、报价和价格审批、采购方式、采购流程、采购实施方案等。
4、2 重视供应商的档案管理
医院的正式供应商要建立供应商档案，档案内容要有编号、地址和详细联系方式，还应记载品质评级、银行账号、交货条款、交货期限等，档案未经审核前，不得归档。有采购需求时，必须在已归档的供应商中选择，档案应定期更新，有专人管理。要实行供应商准入制度，各部门必须联合考核才能决定准入的供应商。
4、3 建立价格档案和评价体系
医院的采购部门要对所有采购物品建立价格档案，对每次采购物品的报价，应首先和价格档案进行比较。一般情况下，采购的价格不能超过档案中的价格水平，否则必须进行全面说明。重点物品的价格，要建立价格评价体系，由医院有关部门组成价格评价小组，进行分析、评价，整合原有的价格水平，及时再评价与更新价格档案。
4、4 加强采购成本的审计工作
应当审计采购计划和采购价格，可以避免不合理的采购造成的资金浪费和物质资源的闲置。要充分发挥审计职能，增强采购审计的效果，必须客观公正、质量价格相统一。要建立经济合同审计制度，以合同形式确立各方面的责任，使采购行为规范化，并对合同的合法性、严谨性及对合同履约情况进行审查，规避医院造成不必要的损失。再次在医疗物资验收入库时严格把关，杜绝缺陷品或者伪劣产品获得不正当利益的行为。同时还应对购货发票、运费单据、入库单等进行严格审计。
5 结论
综上所述，医院采购成本控制的关键还是在于完善采购的体制，提高相关人员的理论与道德水平。 做好采购中的成本控制，医院能提高利润，增强竞争力，能更多的让利于患者，回馈社会。
[参考文献]
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国内各地方本科高校在内部职能部门的设定、责权利划分、组织运行等方面有一定的区别，形成不同的管理模式，廉政风险存在一定的差异性。有人提出，在采购和招标工作中廉政风险主要表现为决策类风险、大宗采购和招标管理流程中的共性风险和非常态下采购和招标管理的风险3个级次。②笔者认为，地方本科高校物质设备的政府采购工作具有系统性，具体流程会有差异，但流程中主要环节大体相当。对政府采购工作各个环节都必须严格管理，加强控制，才能保障政府采购工作规范操作、高效运行。从地方本科高校的政府采购工作实际情况来看，政府采购流程通常包括项目负责人申购、招标文件编制、校内专家委员会审议、编制政府采购计划、省教育厅教育技术装备中心（或省财政厅政府采购处）审批并组织公开招标或竞争性谈判、签订合同、供货、验收、入库、财务审核与报销、文书资料归档保存、售后服务等十几个具体环节。在采购和管理的流程中，必须按照系统论的观念来设计各个环节，从而保证采购目标的顺利实现。否则，各环节都容易出现廉政文化建设风险问题，对于高校自己参与的运行环节而言，尤以下面几项为最。一是招标文件违规编制。编制采购招标文件工作计划时，违反规定，修改采购和招标期限，或是制作有对某种产品有潜在倾向性、排斥潜在投标人的招标文件，从而使招标成为走过场。二是商业秘密泄露。工作人员有意无意泄露标底（采购项目预算）、供应商投标资料和评标专家信息等，给供应商之间相互串标、围标提供机会，事实形成廉政建设风险。三是校内评审不公正。校内评议过程中，评审专家违反评审纪律，打电话、递条子满天飞，人为干预评议结果或存在权钱交易，存在一定的廉政风险。四是阴阳合同的签订，搞明修栈道、暗渡陈仓的把戏，企图躲避监督管理，合同管理执行不严。五是验收走过场。此环节中廉政风险主要表现在用户和供应商事先串通或达成默契，发现并默认合同标的内容、质量、功能、规格、型号和配置等方面的改变，不按合同约定而给予验收过关，验收环节管理薄弱。
二、地方本科高校政府采购中落实廉政文化建设的途径
（一）建立廉政制度文化，为政府采购活动规范、高效运行保驾护航以廉政文化建设的要求规范政府采购行为，是地方本科高校物质设备政府采购廉政建设的重要保障。制度建设是规范高校政府采购行为的基础性工作，也是反腐败的重要依据。要建立健全地方本科高校政府采购相关制度，规范操作流规程，对学校参与的资产设备管理部门、财务部门、监察审计部门、教务部门等各职能部门在政府采购过程中明确分工，划清各自的职责和权限，各负其责，分工、协作、制约互为一体。完善项目负责人制、采购申报制度、审议决策制度、合同管理制度、供货商诚信档案制度，以制度约束人，以制度教育人。地方本科高校廉政文化制度建设，要贯穿于采购工作的全过程。只有按照廉政文化建设的要求，建立行之有效的制度体系，才能切实规范政府采购行为，保障地方本科高校政府采购高效、有序、透明地运行。
（二）培养廉政文化理念，提高工作人员廉政修养有了一套完备的政府采购廉政保障制度，最终要靠人来执行。要使各种制度落地生根，需要参与到各环节的工作人员廉洁自律。提高队伍的廉政素质，加强对工作人员的教育监督是关键的、必须的。中央纪委第四次全会指出“要大力推进廉政文化建设，积极倡导以廉为荣、以贪为耻的社会风尚。”培养工作人员廉政文化理念，就是要将廉政思想融入到工作人员的思想中去，坚持社会主义荣辱观教育，践行党的群众路线，引导形成正确的“三观”。有了廉政理念，工作人员才会有廉洁从业的内在动力，才会有廉洁奉公的责任感和自豪感。在地方本科高校物质设备政府采购廉政文化建设中，要将廉政文化建设融入到教育中、体现在岗位上、结合在工作中，推进党政领导、普通教职员工廉政教育建设的步伐。要借鉴专职与兼职相结合办法组建学校物质设备政府采购管理、执行队伍，提高工作人员整体素质，建立一个呼之能战、战之能胜的过硬队伍。
（三）强化环节管理，体现廉政文化建设的导向性特征1、认真对待前期准备工作前期准备工作是政府采购顺利进行的先决条件。要保证前期工作的基础性、服务性、前瞻性，政府采购后续工作才能有序地进行。一是项目负责人在申请到项目经费后，学校要通盘考虑全校硬件建设总体布局情况，教育引导项目负责人科学规划项目采购经费使用，避免盲目采购和重复采购，提高项目经费使用率，杜绝为了提早用完项目经费，不管采购的设备今后能否用于教学、科研，也不管采购的设备是否是学校重复购置的装备，随意采购仪器设备现象。更要杜绝项目负责人和供应商串通、谋取私利的现象发生。二是科学编制招标文件中相关技术参数。通常情况下，项目负责人或使用单位对购置设备基本情况的了解，主要是通过网络查询或同行介绍等渠道，因而对产品性能缺乏更深入的了解。要鼓励项目负责人根据原项目申报情况、评审情况，认真修正匹配项目的物质设备技术参数，确保参数的准确性、普适性。防止项目负责人在提供物质设备技术参数时，可能会原封不动照抄特定厂商提供的材料，导致其中一些关键指标可能存在排他性。也就是说技术指标文件不能限制潜在投标人参与投标。对技术指标的合理性、科学性、先进性进行把关，避免出现排他性条款，保证后续政府采购工作的公平性。①2、做好物资设备验收工作，把好政府采购工作末道防线验收工作是地方本科高校政府采购行为的最后关键性环节，是对中标单位合同履行情况的检验，对中标单位而言是“最后一公里路程”。标的能不能顺利通过验收、中标单位能否拿到购货款，就在这个节点了。因此，心虚的中标单位往往在这时候往往就坐不住了，要动歪脑筋走门路了。所以说，廉政意识薄弱的工作人员一般容易在这个时候“在河边湿脚”，出现口中腐败、手中腐败等情况。学校组建的由资产管理部门、监察审计部门、采购单位或项目负责人等组成的验收小组成员，应有廉政意识、责任意识，真正地负起把关责任，根据项目的特点进行验收。如果发现质量问题、参数变化问题，一概不予验收通过。否则，谁签字追究谁责任，必要时要调查原因。对可能存在的腐败行为实行高压态势，进行震慑。3、完善监督评估，构筑全方位的监督提防体系可以说，监督是遏制地方本科高校政府采购各环节产生腐败行为的关键措施。要充分发挥学校参与政府采购行为的各职能部门应有的作用，构筑全方位的监督网络。资产设备管理部门要按照规定流程办事，制订学校政府采购实施方案，严格履行采购合同，要预估各环节的廉政风险，提出风险预案。财务部门要按照财经制度办事，检查学校在政府采购工作中是否存在计划外行为，按会计准则审核采购资金拨付是否符合法律法规及合同约定。监察部门及审计部门要按政策办事，加强对学校采购资金使用情况进行审计，并全程参与政府采购校内活动部分，尤其是在采购完成后的验收过程。教务、科研与实验管理部门要按教学规律办事，督查项目负责人采购项目申请情况是否与原始申请书相一致，对已核定的物质设备数据参数进行较验。此外，学校还要走群众路线，充分发挥群众舆论监督的作用。据此构建学校政府采购廉政文化建设良好环境和平台。把监督触角伸入到管理之中，把管理自觉置于监督之下，形成监督管理工作与政府采购工作两条腿走路。
（四）加强政府采购后期档案管理，让文书资料在廉政文化建设中发挥余热地方本科高校物质设备实行政府采购，学校除了要关注廉政保障制度建设、程序管理、队伍建设、效率问题以外，对于政府采购过程中形成的文书资料的管理，也要给予充分的关注。《政府采购法》第四章第四十二条明确规定“采购人、采购机构对政府采购项目每项采购活动的采购文件应当妥善保存，不得伪造、变造、隐匿或者销毁。采购文件的保存期限为从采购结束之日起至少保存十五年。”作为地方本科高校，政府采购行为最终目的是为了强化硬件建设、改善办学条件、提高育人水平、服务地方经济。在政府采购过程中形成的文书资料提供了物资、经费、仪器设备准确、详实的数据信息和过程记录，是珍贵的第一手资料，也是廉政文化建设的重要构成因素，因此显得十分重要。笔者发现，对这些文书资料的事后处理比较常见的做法是，政府采购工作结束后，各类文书资料缺少专人管理，堆放比较随意，给后续工作带来不少麻烦，诸如验收及时，质量保证金有拖欠现象；或是出现纠纷，找不到原始记录去佐证。究其原因就是对政府采购档案管理工作的重要性认识不足、管理不规范。正确做法是：一要充分确定政府采购档案归档的内容，及时归档。学校自行集中招标形成的文书材料远比政府采购后学校能够留存的文书材料多，学校自行集中招标档案可归档的内容包括招标公告及招标文件等十余项。地方本科高校实行政府采购，很大一部分程度上具有参与性，而不是主导者，故很多过程资料都是缺失的，文书具有不完整性。所以要尽可能地收集活动过程中形成的文书资料，必要时，可申请上级采购主管部门提供帮助，比如提供复印件等。一般而言，在政府采购各环节使用到的有价值的文件、资料均应按照要求进行归档（包括部分样品实物档案）。具体来说主要有：项目申请人采购申请、学校内部初审过程材料、向上级主管部门递交的政府采购报告资料（招标过程材料、评标委员会议标材料均由上级主管部门收存）、采购合同书、验收报告、总结材料等等。二是科学分类、编码并索引。收集整理的各类文本、图片、录音录像等文书资料以及可能的样品实物归档时要借鉴综合档案的分类方法进行科学分类。可以考虑从项目、资金、合同、会议活动等方面进行一级划分，一项目一分类，下面再进行二级分类。然后采用数字编码与汉语拼音相结合的方式进行编码，编制档案目录和检索索引。文书资料的归档主要是为学校各职能部门提供完整的数据查询资料，为将来政府采购工作提供真实的借鉴，避免少走弯路。①三是管理政府采购档案。根据地方本科高校政府采购工作性质，可指定资产管理部门负责政府采购档案的收集、整理和保管工作。资产管理部门要负责督促学校政府采购其他参与单位或参与人注意及时收集、交送相关资料并予以保存，要安排专人负责档案的保管、统计、借阅等工作，发挥政府采购档案的参考作用和廉政文化建设资料作用。
三、地方本科高校政府采购中廉政文化建设的意义
关键词:档案管理;技术;文件
中图分类号:G27文献标识码:A
文章编号:1009-0118(2012)09-0248-01
一、摩尔定律下的硬件发展
摩尔定律,是由因特尔创始人之一的戈登摩尔提出来的。其内容为:当价格不变时,集成电路上可容纳的晶体管数量,约每隔18个月就增加一倍,性能也将提升一倍。换言之,每一美元所能买到的电脑性能,每隔18个月就要翻两倍以上。这一定律虽然没有那么精确,但是却深刻地揭示了现今电子科技发展的惊人速度。作为全球最大的处理器研发厂商,因特尔在2012年了22纳米的处理器,使得计算机的性能再次得以大幅度提升。而CPU的研发只是硬件的一个标志,实际上目前的硬盘技术、显卡技术等都得以了长足的进步。
在现代化的档案管理工作中,从文件生命初始产生,到文件归档和档案的保存和利用,都难以离开计算机软硬件系统。因此我们必须充分重视硬件发展给档案管理事业带来的便利和进步。但是面对市场上庞大的软硬件供应商,很多单位的采购人员都无从选择。在此有必要讨论一下在档案管理现代化中对硬件采购的要求:
(一)前瞻性。在摩尔定律之下,计算机硬件发展迅速,而我们在使用中也不可能经常性更换机器,因此在采购硬件时必须要有前瞻性,以满足在未来时期的硬件需求,但同时也必须注重成本的控制,这样就要求我们购买的是性价比较高的产品。
(二)适用性。每一个不同级别的档案馆、企事业单位的档案管理机构,规模与功能都各不相同,对配套软硬件的需求也就各不相同。其在采购软硬件时要考虑到自身的情况而进行定夺,适用于自身即可,以避免出现性能浪费和性能紧张的情况。
(三)稳定性。在采购系统时还要考虑到系统平台之间的兼容性,这些都影响了整套档案管理系统的稳定性。新上市的系统往往会有BUG或者兼容问题,我们在管理工作中,要尽量避免出现问题,所以要从源头上就考虑系统的稳定性。
(四)易用性。我们的档案管理工作人员虽然大多具有很高的专业素养,但是并不都是计算机专业型人才,在采购系统时要考虑到系统对于大部分人都易用,这一点很重要,否则后期的维护和使用将遇到很大的困难。
二、档案管理技术的现代化趋势
(一)档案管理的数字化。目前档案管理的数字化可以分为两部分,一部分是其原始形态为非数字化,我们要对其进行数字转换;另一部分就是其从产生伊始就依托于计算机平台,直接以数字形式记录在案的。由于纸质文档在查阅和保存方面具有很多局限性,我们对纸质文档进行数字转换具有很强的现实意义。随着计算机的普及,对档案的管理已经逐步实现了数字化,这也是现代化档案管理的首要特征。数字档案管理具有易保存、易查询、容量大等优点,是传统档案管理的重要进步。计算机和网络是数字化技术的核心构成,随着其普及,目前我国各个档案管理部门都能实现基本的数字化。
(二)档案管理的自动化。在文档生命周期的三个阶段,可以由三个不同的信息管理系统完成其该阶段的任务,从而实现了档案管理的自动化过程。在电子办公环境(OA)下,可以将档案管理模块化,为每一个模块设计管理系统。如在档案产生初期,即文件阶段,应用电子文件管理系统,在文件的初始就对其进行自动记录保存,每一个模块无缝链接,自动记录文档的全部生命周期。在完成记录后,还要自动生成目录索引,以方便后期的查找,这是档案管理自动化的理想模型。例如上海通用汽车有限公司,在08年就完成了档案信息自动化管理,跻身中国信息化500强之列。
(三)档案管理的智能化。数字档案具有虚拟性、复杂性、继承性等特征,所谓智能化就是在数字档案管理过程中,利用计算机软硬件的配套系统,对档案对象进行可以代替某些人工服务的智能化存储、归类、分析等业务。从计算机硬件要求来看,智能化需求高兼容性的设备端口,以便与各类输出输入设备连接;其次还需要高扩展性的硬件平台,以适应智能化处理设备的添加;然后还要有很强的网络传输能力和存储能力。从计算机软件要求来看,贯穿于数字文件的生命周期,可以分为智能化的存储、访问、检索、数据分析、安全保护等几个模块。智能化的数字档案管理将节约大量人力物力,同时有效地提高办公效率。
三、档案管理技术现代化的要求
在21世纪的今天,我们处在一个科技迅速发展的新时期,我们在工作时要充分应用科技给我们带来的便利与进步,这是一个思想观念上的转变。这一转变,意味着档案管理的工作人员要接受先进技术与思想,学习现代化的档案管理技术。同时还要结合我国国情,坚持科学发展观,要有为我国档案管理事业的现代化奉献的精神,投入到社会主义现代化建设的大潮中。
另一点,档案管理还有研发和更新设备,学习国内外先进管理技术和经验,熟悉档案管理的硬件平台和软件系统,熟练掌握数字化档案管理的每一个程序,能够为其他部门的工作提供良好稳定的支持,实现档案管理人员的最大价值。
除此之外,还要进行定期的集中培训学习,并且与先进的档案管理部门要有沟通交流。
社会愈向前发展,所产生的档案资料就会无限增多,但如果我们能以现代化技术对档案进行数字化管理,相信定能化繁为简,使我国档案管理事业向前迈进一大步。
参考文献:
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一、采购档案的含义及重要性
（一）采购档案的含义
采购项目档案应包括该项目的全部文件材料和记录，真实、全面反映采购全过程，其中包括图纸、效果图、磁带、光盘、磁盘等载体的各类文件材料，是烟草商业企业采购活动中形成的原始文件。
（二）采购档案对行业的重要性
烟草企业档案是行业改革和发展的真实记录，是行业的宝贵财富，档案管理工作更是企业整体工作的基础性工作，是功在当代、利在千秋的事业。行业领导正是看到这点，才提出要紧紧围绕烟草行业改革发展的中心任务，以服务大局为主题，以规范管理为核心，以职能建设为基础，促进采购档案管理工作迈上新台阶。
采购档案管理工作更是强化内部管理、规范采购行为的一项非常重要的基础性工作，是行业精益采购、阳光采购的最直接体现。从2008年行业开展“三项检查”（工程投资、物资采购和宣传促销）以来，采购项目档案就是个大专型检查的重点和必查内容，这就要求采购项目档案要具有可追溯性，采购过程是否遵循公开、公平、公正原则，是否体现阳光操作。
二、采购档案管理工作的不足
从近年来行业组织开展的检查情况看，烟草行业的采购工作在程序规范上有了很大的提高、档案规范意识也明显增强，但在实践过程中采购项目档案管理工作仍然存在一些问题。
（一）归档责任主体不明确
目前，烟草行业收集采购档案的责任主体比较多，有采购经办部门、下属单位、招标机构等，各主体的标准不一、人员素质参差不齐，导致采购项目档案管理存在极大差异。
（二）采购过程痕迹化资料不完整
近年来，烟草行业采购管理工作严格按照“应招尽招、真招实招”原则扎实推进，大多数的单位都是通过委托招标开展采购工作。招标机构只参与了招标工作的中间环节，对项目立项、决策和合同签订后的履约及验收评价、结算等过程并无介入；采购经办部门经历了项目的全过程，但有些人员对采购档案痕迹化资料收集、规范采购档案的意识薄弱，从而造成采购项目档案过程痕迹化资料收集归档不完整、不规范，导致档案管理脱节。
（三）档案信息化管理水平不高
信息技术的发展给采购档案管理信息化工作的发展提供了完备的资源和技术保障。采购档案信息化建设可以保证档案的安全性外，同时还可以实现采购档案信息的数字化、档案信息接收、传递、存储和提供利用的一体化、档案信息的网络化。
正是为了适应社会信息化的要求，从2011年全国烟草行业“两项工作”试点现场会召开以来，整个行业花费了大量的财力、物力、人力研发了烟草行业物资采购管理信息化系统，但是整个行业的使用情况和利用率比较低，信息化管理水平不够高。
三、加强烟草行业采购项目档案管理的完善对策
（一）充分认识行业采购档案规范化管理的重要性
目前，烟草企业采购项目档案管理不到位的现象与档案管理人员意识薄弱、重视程度不够有关。部分采购人认为采购工作已经委托公司，招标、评标过程的痕迹化资料有公司收集和整理，自身忽略了跟踪和收集相关资料，而公司只保存了招标、评标过程的相关痕迹化资料，项目的立项审批、合同后续的验收、结算、供应商评价等资料未及时收集或没有收集。为有效解决这一问题，应该明确档案收集整理主体、加强对采购项目档案归档业务的监督和指导。
（二）建立采购档案一项一卷归档制度
针对采购项目档案规范化管理，于2014年年初，我们根据省公司的相关管理办法，出台了《宜宾市烟草专卖局（公司）采购项目档案管理办法》，明确五种采购方式的归档内容和具体要求。采购项目一项一卷资料应该包括采购计划批复、采购立项审批、采购实施过程资料、合同审批、合同、验收入库资料、项目结算等相关痕迹化资料，整个采购过程的痕迹化资料不得涂改、伪造、变造、隐匿或者销毁，按相关业务流程的时间逻辑顺序进行整理，并装订归档。
（三）加强采购人员意识培训
在明确归档责任主体后，要加强采购归档人员的业务培训和收集归档意识培训。作为采购项目档案的归档整理经办人员，要树立牢固的责任意识，明确自己的工作范围和职责，掌握档案管理工作的基本常识，熟悉五种采购方式的归档要求。
（四）完善提高信息化管理水平
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