传统档案管理(精选8篇)
时间：2023-08-13
时间：2023-08-13
关键词：高校教学档案管理信息化建设转变
一、相关内容研究
教学档案是在教学管理实践活动中形成的全部档案,是对教学活动的客观反映与总结。随着科技的发展与高校教育体制改革,使得高校教学档案内容更加丰富。高校教学档案对学校教学工作的考评起到重要作用,是教学活动管理总结经验的重要参考资料。信息化概念最早于60年代由日本提出，信息化是工农业社会向信息社会演变的动态过程。我国学术界对此进行了较长时间的研讨。1997年，首届全国信息化工作会议召开，将信息化定义为培育发展以职能化工具为代表的新生产力造福社会的历史过程。美国的档案信息化管理利用方面发展起步较早，其档案管理机构分为国家档案馆及各地分馆组成的联邦档案管理机构和由各社会机构自行设立的档案管理机构。美国档案管理体制中包括分散于各地机构的文件中心,其档案、图书、资料的一体化管理模式使美国档案信息化建设位于世界前列。70年代末我国档案界开始尝试使用计算机进行档案管理，80年代中期，国家逐步出台档案编目与机读目标制作方面的规范标准，推动了机读目录数据库的建设发展。21世纪以来，电子政务发展迅猛，国家相继出台了一系列的档案信息化建设制度。信息化建设事业全面展开。现代信息技术在国民经济社会发展中扮演重要的角色，高校档案必将随着人类进步不断发展，传统的档案管理模式受到严峻的挑战。随着信息化时代的发展，信息技术的广泛应用为高校教学档案管理提供了有力条件。档案信息化管理是一种现代信息化档案管理技术。将原本纸质档案转化为电子数据存储,以方便不同部门间的档案信息传递。档案管理的信息化建设依托于计算机技术发展,基于计算机处理数据功能进行档案信息存储处理。随着计算机技术的发展档案管理信息化水平不断提高,提高信息化管理必须建立数据信息计算存放相关规章。要实现高校教学档案的信息化管理，首先应构建完备的档案管理体系，制定完善的电子档案管理制度，不断提高高校档案管理水平。使高校档案信息化管理更加规范高效，其次要建立完善相关档案管理安全制度，保障档案管理信息化安全。第三要加强信息技术建设,实现高校档案信息化必须依靠技术支持。要加强对档管人员的专业技能培训，促进档高校案管理信息化建设发展。
二、高校教学档案信息化管理的意义
在高校教学档案管理中运用现代信息技术使传统教学档案工作为现代管理手段代替，档管人员通过运用计算机进行档案立卷等工作,打破了传统教学档案管理模式。传统的查阅方式要到相关档案保管部门进行纸质档案查阅，高校各部门职能不同，会对教学档案信息进行多次重复查阅，降低了高校档案管理工作效率，浪费了大量的人力时间资源,加速了纸质档案的磨损。推行高校教学档案信息化管理,实现教学档案信息的储存索引数字化管理，可以降低教学档案原件利用率,减少教学档案原始材料的人为磨损。高校档案工作综合性较强，其较一般档案部门具有更繁多的档案类型。需更高效更科学的信息化手段进行管理，因此，高校教学档案管理必须加快信息化建设步伐。传统的高校教学档案管理重藏轻用，信息时代的今天社会对信息资源的利用提高了要求。高校教学档案工作者必须积极改变传统的档案管理理念。主动为学校社会提供利用服务。目前大多高校教学档案工作仍沿用传统的管理方式,相关管理部门以纸质档案保管为主,部分高校实现了网络化,但网络上较少传输教学档案信息资源，必须优化高校教学档案管理手段，以增强高校教学档案信息化管理效果。信息化建设在高校教学档案管理工作中的应用现代信息技术，使教学档案工作管理环境发生巨大变化，高校管档人员原有的专业知识技能已不能适应时展的需求。因此，高校档管人员必须学习掌握运用现代信息技术进行档案管理知识技能，提高档案管理效率。
三、高校教学档案信息化管理中存在的问题
我国高校教学档案信息化管理经多年探索发展，取得巨大进步提升，当前高校教学档案信息化管理中仍存在一系列问题。究其原因，高校教学档案管理部门管理观念陈旧，社会服务意识淡薄，管理技术手段落后等问题为其主要原因。1、随着现代信息技术的广泛应用，人们开始加强重视档案信息资源的利用，受传统管理思想的影响，高校主管教学档案领导对其重视不足，管理工作者思想观念落后，教学档案管理工作被动，管理人员较少积极主动收集相关教学档案，优化档案管理模式，阻碍了高校教学档案信息化管理的发展。2、目前我国高校教学档案管理仍沿用传统的封闭管理方式，教学档案仅供相关部门及本校师生使用。教学档案提供利用是档案部门与学校社会的联系桥梁。传统的管理模式不能很好的服务于高校档案管理。要激发教学档案信息化管理生机活力，必须转变封闭的教学档案管理方式。3、经费是教学档案信息化管理的基础保障。部分高校领导对教学档案信息化管理重视不足，导致教学档案管理办公条件欠佳，设备陈旧，从而影响了教学档案信息化管理的顺利开展。4、实现教学档案信息资源共享的重要前提是高校教学档案管理标准化。因社会历史等因素影响，目前我国高校教学档案管理部门的管理工作缺乏规范标准，制约了高校教学档案管理的信息自动化发展。要从高校档案管理的未来长远发展考虑，加强高校教学档案信息化管理的规范性。5、快速实现高校教学档案信息化管理的关键因素在于管理人员的专业素养。管理人员应掌握一定的现代信息技术，具备较高的专业知识能力。当前很多高校教学档案管理人员缺乏现代技术的应用能力，对计算机系统程序数据管理等方面存在一定不足。
四、转变高校教学档案管理方式的策略
1、加强对信息化管理的重视信息时代的发展为高校教学档案管理工作注入了新的活力，为适应新时期高校改革发展需求，高校应重视加强对档案管理人员队伍的技能培训，不断提升教学档案信息化管理水平。高校教学档案信息化管理需相关管理部门及人员树立现代管理理念。运用现代化信息技术手段进行教学档案管理。在转变传统的管理观念时，要积极引进现代档案管理理念，加强对教学档案信息化管理的宣传力度，适时将教学档案信息化管理工作进展情况向领导汇报，为推动教学档案信息化管理奠定基础。促进高校教学档案管理信息化发展。2、优化高校教学档案管理方式目前高校教学档案管理思想手段等方面存在许多问题，高校必须加强对档案信息管理的标准化建设。将高校教学档案信息化管理建设纳入到高校档案事业系统中，发挥国家档案管理标准要求对高校档案管理的指导作用。加强高校教学档案管理标准化，首先要统一档案信息的输入格式，代码符号等基本要求。在高层次上制定档案管理的相关标准规范制度。确保高校行政部门及档案部门对教学档案进行科学系统的管理，以便更好为高校教学及社会发展服务。3、加强高校教学档案信息化管理高校教学档案信息化管理基础是加强对相关硬件标准建设，目前市场上的档案管理软件繁多，各软件开发水平不同，不少档案管理软件在功能设置方面存在缺陷，高校教学档案管理部门应选择标准化的教学档案管理软件。文档一体化管理是将前端控制理念与全程控制思想运用于电子文件管理中，从整体上对文件信息与档案信息进行组织控制。教学档案信息管理系统要汇集所需信息数据，通过网络检索教学档案提高档案查阅效率，高校教学档案信息化管理系统应具有一定的灵活性。以便对高校教学档案信息进行动态管理，高校各相关部门可形成有参考价值的文件。将原有纸质教学档案原件存储到服务器，提高了传统的档案管理效率，方便档管人员查阅管理教学档案。高校传统的档案管理模式下，管理人员要对教学档案基本情况进行统计，超期档案催还等工作。教学档案管理工作较为繁杂。应用标准化的教学档案管理软件,可随时对系统存储的数据进行统计，提高档案管理工作效率。4、提高高校教学档案管理人员专业素质要实现高校档案信息化管理，必须提高高校教学档管人员的职业道德素养，造就适应教学档案信息化管理需求的专业人才队伍。教学档案涉及到教学检查，人员素质评估等工作，档案材料关乎师生的荣誉。高校教学档案管理人员要具备良好的职业道德修养及较高的责任心，按时统计分类归档，确保学籍材料真实准确。当前高校档案信息化人才形势较为严峻，加强档案管理人才队伍建设是高效档案信息化建设的基础条件。当前高校中缺乏专业的档案信息化管理人才队伍，影响了高校教学档案管理的现代化发展。高校档案管理部门应加强对档管人员的培训教学工作，提升其信息素养与现代信息技术的应用能力。档案管理人员要主动收集了解综合教务管理系统，将档案管理思想方法融入到系统设计中。积极了解目前学校运用的综合教务管理系统，关注电子文件归档前的管理模式及运行特点，对归档后的数字化档案实施有效管理。
参考文献
关键词：web；档案；管理
中图分类号：TP311 文献标识码：A 文章编号：1674-7712 (2012) 10-0106-01
一、传统手工档案管理现状及存在的问题
现在，许多学校档案管理工作仍然是传统手工处理模式，流程主要有收集、整理、保管、统计、鉴定与开发利用等。传统手工档案管理模式的主要缺点是无法保证档案的及时归档与档案的完整无损，尤其是在信息化程度比较高的信息社会，传统模式给工作带来了许多不便。档案资料不及时收集，顷刻就可能损失，而确保档案的齐全与完整是档案工作的重中之重。传统手工档案管理模式下的分类、编目工作，由于受档案工作者主观意识和长期习惯的影响，经常会发生较大的偏差，尤其遇到档案工作者经常变动的情况，问题更加严重。同时，传统手工档案管理下的编目工作，会导致档案工作者大量的重复劳动。档案在利用上的问题更加突出，落后的档案查询模式，远远跟不上信息化时代对档案的要求。学校对档案的管理，迫切需要网络化。档案管理实行网络化，可以大大缩短查档时间，提高查全率与准确率，从而提高工作效率。
二、基于Web的档案管理系统数据库的设计
基于Web的档案管理系统使用业内先进的MySQL数据库作为基础平台，Apache作为研发平台，采用PHP语言作为编程语言。MySQL＋Apache＋PHP被誉为网络程序开发的黄金组合。选取这样的开发工具，对于信息档案的管理和存储有独特的优势，对档案数据进行纵向和横向的信息检索非常便利。严格的存储方式有助于数据的保存，实现档案资料的一致性和唯一性，方便系统的维护、操作和拓展，提高系统的工作效能。
三、基于Web的档案管理系统模块的阐述
做好相应的模块划分是系统的首要任务。基于学校档案管理系统的需求，在规范化文档内容格式基础上，将该系统划分为如下部分：档案检索功能模块、档案管理功能模块、系统管理功能模块以及帮助信息模块。
1、档案检索模块——按条件检索档案，检索条件包括档案名称(模糊检索)、档案级别(精确检索)、档案描述(模糊检索)。
2、档案管理模块——按部门结构管理档案(部门结构可通过系统管理的部门管理设置)，具体操作包括档案的上传、查看、删除。
3、系统管理模块——主要实现部门管理、用户管理、权限管理、档案级别管理。
4、帮助信息模块——主要提供系统相关帮助信息和系统属性。
四、关键技术与系统实现
（一）基于Web的档案管理系统核心技术。本系统选择比较易于操作和配置的Win server2003数据库系统，主流Web服务器Apache，PHP语言，MySQL数据库作为构建档案管理系统的平台。
（二）档案添加的实现。下面以新增档案添加的实现为例：
1、设计输入表框与变量的对应关系：
if(empty($_POST["xingming"]))
echo "姓名不能为空"；
elseif(empty($_POST["xingbie"]))
echo "性别不能为空"；
elseif(empty($_POST["bumen"]))
echo "你没有选择部门"；
else{
if(empty($_POST["img"]))
$isimg=''daa''；
else{
$isimg=''dab''；
}
2、通过嵌入PHP变量集合，把录入的数据传给数据库中相应字段，新增一条记录：
$title1=str_replace(''"''，"""，$_POST["xingming"])；
$xingming2=str_replace("；"，"；"，$xingming1)；
$xingming3=str_replace("''"，"´"，$xingming2)；
$aaa=str_replace(" "，" "，$_POST["content"])；
$bbb=str_replace(''"''，''"''，$aaa)；
$cont=nl2br($bbb)；
$daquery="update $news set xingming=''$xingming3''，xingbie=''$ xingbie ''，bumen=''$ bumen ''，''time=''$ddd'' where id=''$id''"；
$daquer=mysql_query($query)；
echo "更新成功"；
3、校验完整性，以避免数据被错误的添加。
if (document、formdaxm、danganxingming、value == "")
{
alert ("必须输入档案姓名! ")；
document、form1、xingming、focus()；
return false；
}
代码的作用是检测是否录入了档案姓名，否则就警示重新录入。
（三）档案管理模块的实现。从数据库中读取指定条件的职工数据，各变量取出数据后显示在输出页面：
echo"
$leng
$date
"；
}
关键词：高校教学档案管理信息化建设转变
一、相关内容研究
教学档案是在教学管理实践活动中形成的全部档案,是对教学活动的客观反映与总结。随着科技的发展与高校教育体制改革,使得高校教学档案内容更加丰富。高校教学档案对学校教学工作的考评起到重要作用,是教学活动管理总结经验的重要参考资料。信息化概念最早于60年代由日本提出，信息化是工农业社会向信息社会演变的动态过程。我国学术界对此进行了较长时间的研讨。1997年，首届全国信息化工作会议召开，将信息化定义为培育发展以职能化工具为代表的新生产力造福社会的历史过程。美国的档案信息化管理利用方面发展起步较早，其档案管理机构分为国家档案馆及各地分馆组成的联邦档案管理机构和由各社会机构自行设立的档案管理机构。美国档案管理体制中包括分散于各地机构的文件中心,其档案、图书、资料的一体化管理模式使美国档案信息化建设位于世界前列。70年代末我国档案界开始尝试使用计算机进行档案管理，80年代中期，国家逐步出台档案编目与机读目标制作方面的规范标准，推动了机读目录数据库的建设发展。21世纪以来，电子政务发展迅猛，国家相继出台了一系列的档案信息化建设制度。信息化建设事业全面展开。现代信息技术在国民经济社会发展中扮演重要的角色，高校档案必将随着人类进步不断发展，传统的档案管理模式受到严峻的挑战。随着信息化时代的发展，信息技术的广泛应用为高校教学档案管理提供了有力条件。档案信息化管理是一种现代信息化档案管理技术。将原本纸质档案转化为电子数据存储,以方便不同部门间的档案信息传递。档案管理的信息化建设依托于计算机技术发展,基于计算机处理数据功能进行档案信息存储处理。随着计算机技术的发展档案管理信息化水平不断提高,提高信息化管理必须建立数据信息计算存放相关规章。要实现高校教学档案的信息化管理，首先应构建完备的档案管理体系，制定完善的电子档案管理制度，不断提高高校档案管理水平。使高校档案信息化管理更加规范高效，其次要建立完善相关档案管理安全制度，保障档案管理信息化安全。第三要加强信息技术建设,实现高校档案信息化必须依靠技术支持。要加强对档管人员的专业技能培训，促进档高校案管理信息化建设发展。
二、高校教学档案信息化管理的意义
在高校教学档案管理中运用现代信息技术使传统教学档案工作为现代管理手段代替，档管人员通过运用计算机进行档案立卷等工作,打破了传统教学档案管理模式。传统的查阅方式要到相关档案保管部门进行纸质档案查阅，高校各部门职能不同，会对教学档案信息进行多次重复查阅，降低了高校档案管理工作效率，浪费了大量的人力时间资源,加速了纸质档案的磨损。推行高校教学档案信息化管理,实现教学档案信息的储存索引数字化管理，可以降低教学档案原件利用率,减少教学档案原始材料的人为磨损。高校档案工作综合性较强，其较一般档案部门具有更繁多的档案类型。需更高效更科学的信息化手段进行管理，因此，高校教学档案管理必须加快信息化建设步伐。传统的高校教学档案管理重藏轻用，信息时代的今天社会对信息资源的利用提高了要求。高校教学档案工作者必须积极改变传统的档案管理理念。主动为学校社会提供利用服务。目前大多高校教学档案工作仍沿用传统的管理方式,相关管理部门以纸质档案保管为主,部分高校实现了网络化,但网络上较少传输教学档案信息资源，必须优化高校教学档案管理手段，以增强高校教学档案信息化管理效果。信息化建设在高校教学档案管理工作中的应用现代信息技术，使教学档案工作管理环境发生巨大变化，高校管档人员原有的专业知识技能已不能适应时展的需求。因此，高校档管人员必须学习掌握运用现代信息技术进行档案管理知识技能，提高档案管理效率。
三、高校教学档案信息化管理中存在的问题
我国高校教学档案信息化管理经多年探索发展，取得巨大进步提升，当前高校教学档案信息化管理中仍存在一系列问题。究其原因，高校教学档案管理部门管理观念陈旧，社会服务意识淡薄，管理技术手段落后等问题为其主要原因。1、随着现代信息技术的广泛应用，人们开始加强重视档案信息资源的利用，受传统管理思想的影响，高校主管教学档案领导对其重视不足，管理工作者思想观念落后，教学档案管理工作被动，管理人员较少积极主动收集相关教学档案，优化档案管理模式，阻碍了高校教学档案信息化管理的发展。2、目前我国高校教学档案管理仍沿用传统的封闭管理方式，教学档案仅供相关部门及本校师生使用。教学档案提供利用是档案部门与学校社会的联系桥梁。传统的管理模式不能很好的服务于高校档案管理。要激发教学档案信息化管理生机活力，必须转变封闭的教学档案管理方式。3、经费是教学档案信息化管理的基础保障。部分高校领导对教学档案信息化管理重视不足，导致教学档案管理办公条件欠佳，设备陈旧，从而影响了教学档案信息化管理的顺利开展。4、实现教学档案信息资源共享的重要前提是高校教学档案管理标准化。因社会历史等因素影响，目前我国高校教学档案管理部门的管理工作缺乏规范标准，制约了高校教学档案管理的信息自动化发展。要从高校档案管理的未来长远发展考虑，加强高校教学档案信息化管理的规范性。5、快速实现高校教学档案信息化管理的关键因素在于管理人员的专业素养。管理人员应掌握一定的现代信息技术，具备较高的专业知识能力。当前很多高校教学档案管理人员缺乏现代技术的应用能力，对计算机系统程序数据管理等方面存在一定不足。
[关键词]数字档案馆;传统档案馆;联系;区别
从数字档案馆和传统的档案馆上来看，既有差别存在，又有一定的联系。传统的档案馆所针对的管理对象主要是实体的，存在的模式也是纸质的，其记录模式都是文字和相关符号，以及图表，对这些信息的采集到整理整个过程，在管理上也更加遵循传统管理。再来看数字档案馆，这是由数字技术、计算机网路技术等科学技术中衍生而来的，属于新介质的档案馆形式。在管理上也都是通过技术手段来实现，这样的管理效率和管理质量都有了较大的提高，并能实现档案共享，改变了传统的档案管理模式。这两种档案馆形式是有着较大差别，又有着紧密联系的。
一、数字档案馆和传统档案馆区别分析
1、人员素质上的区别
档案人员所展现出现的知识结构是所有差别的，每个档案人员在文化程度上并不是完全相同的，加上自身素质和综合能力，这都是有较大差异的。传统的档案馆在管理上，对档案人员的知识能力要求，更多的都是档案学方面的知识和理论，对计算机知识有所要求，但那时其次的，在计算机操作上也没有较好操作能力。而数字档案馆在人员管理上，对档案人员的知识能力要求，不光档案学方面的知识和理论要好，还要在计算机方面的知识很好，必须能熟练操作计算机，并对数字档案的管理系统清楚掌握，要求全方面知识的才人。在科学技术和时展中，档案管理中将会涉及更多以的学科，也包括冷门的学科知识，这对档案人员来说，就需求综合知识能力较强，要通过各方面的学习去完善自身的知识素养，这样才能将档案管理能力给提高上来。大部分人都觉得传统的档案工作人员就是普通的保管员，任何人都能胜任;但是数字档案馆形式下的档案人员却以新的面貌在人们面前展现出现，让人们改变了看法。
2、档案服务上的区别
从传统档案馆的工作中来看，所有的档案人员都要围绕这档案馆展开工作，人们要想获取某一档案资源，也要到档案馆去查找，然后由档案馆人员帮助其查找，提供档案服务，这样的方式对档案用户和工作人员都带来一定麻烦，影响了档案的利用效果。从数字档案馆的工作中来看，所有的档案服务都不再是围绕档案馆来做，而是向档案用户转移，所有的工作都以档案用户为中心。在档案使用人员想利用某一档案的时候，档案人员可以通过数字管理系统，在众多的档案资源中搜索相关的信息资源，这样更加方便快捷，不能逐一去查找，能更好地位档案用户提供服务。从总体来看，数字档案馆最初的建设目标就是围绕用户的需求来开展的，这样能让带动更多的档案用户有效利用档案，从而使档案信息被更好地利用，让档案发挥出特有的价值和作用。
3、档案的安全保护方面
传统档案馆在安全管理方面，主要是对档案实体进行保护，具体是对档案存放环境的温度、湿度等方面进行了严格的控制。而数字档案馆中的档案信息是一种电子载体的形式，其是与档案内容相互分离的，数字档案馆重点是对档案载体进行保护的同时，也对档案信息能容进行了加密，以此来防止网络病毒和黑客的恶意攻击破坏。并且，数字档案馆建立了完善的安全防护系统，充分保障了档案信息资源的安全、完整性。同时通过技术信息技术、网络技术等大量科学技术的优势，大大提高了档案管理工作效率，也为我国档案事业开辟了崭的发展格局。
4、馆藏方面
21世纪的数字档案馆的馆藏可以看作由实物馆藏和虚拟馆藏两部分组成。实物馆藏经过数字化后，被全文存贮在本馆，转化成为能进行全文检索的虚拟馆藏。数字档案馆的馆藏不仅包括固有的纸质、录音、录像、照片等非数字化文献，还将这些数字化的信息存贮在本地的海量多媒体数据库中，而且对网络中有权访问的信息进行标记和索引，丰富了自己的馆藏，以便于利用者的网上检索。
二、数字档案馆与传统档案馆的联系
1、数字档案馆是传统档案馆为解决新的问题而发展起来
传统档案馆在自身发展过程中，面对新生事物、新兴科技的挑战，出现了许多难以解决的问题。主要有几个方面：（1）档案实体的增多及新型载体档案的增加，如电子文件的管理、检索、利用;（2）非纸质载体档案的管理、检索、利用;（3）人们对信息的传播、接收方式的改变及需求的增加等等。传统档案馆不能再用以前的方法、技术来完全解决这些问题，它不得不依赖于先进的管理思想、科学技术来发展自己，从最初的馆藏资源数字化利用服务，到网络化查询检索，到最终实现数字档案馆。
2、二者始终是信息传递的中间角色
可以说，无论是信息技术多么迅速的发展，还是网路结构如此复杂化，档案馆从始至终都在担任着信息传递者的角色，主要是围绕着信息、档案馆、用户这三者之间进行循环开展的。其中，档案馆并不是信息的生产地，其主要的功能是对信息进行保管。而传统的档案馆能够很好的保护档案信息，并提供给用户们使用。数字档案馆亦是如此，它采集了海量的档案信息资源，以此来为用户提供更优质的服务，所有的工作流程基本与传统档案馆保持一致，都需要进行档案信息的采集、归纳、整理、保管和利用。但是，数字档案馆最大的优点是可以对这种传递结构进行更深入的优化与完善，确保档案效益得到充分的发挥。
3、数字档案馆不会脱离传统档案馆的实体而单独存在
存在于虚拟的网络空间，脱离具体的档案馆实体的数字档案馆是理想化的。传统档案馆的馆藏经验做法都为数字档案馆所应用，不会在数字档案馆时代被彻底抛弃。以前的纸质档案随着年代的逝去而愈发珍贵，它是数字档案馆的镇馆之宝，即使以数字化方式存在，它的实体也会得到妥善保管。
三、结束语
科技技术和计算机网络技术的发展，推动了档案馆也走向了数字化建设，从传统的档案馆相比，数字档案馆在档案信息管理上更加专业，档案信息利用上也更加高效，并对档案人员有着更高的要求，两种档案的保存形式从本质上有了巨大改变。但无论是传统档案馆，还是数字档案馆，都有着自己的优点和缺点。这两者之间是相互影响、相互制约的联系。因此，我们要正确看待数字档案馆和传统档案馆，从而促使它们和谐统一的发展，继续为我国档案事业的长远发展做出巨大的贡献。
参考文献
[1]王主玉、浅谈数字档案馆区别于传统档案馆的特性[J]、科教文汇（下旬刊），2011（03）
【关键词】 知识管理；档案；信息化建设
一、档案信息化建设的现状及存在问题
1、档案信息化建设的内涵
档案信息化建设是以档案工作现代化为导向，坚持用数据库技术、网络技术等改造传统档案工作，确立传统档案在信息化的环境中得到广泛的应用，不断促进档案管理方式、方法的升级改造。档案信息化建设主要包括档案信息的数字化、档案网站建设、数字档案馆建设三个方面的内容。
其中，档案信息的数字化是在安全性、规范性的基础上，用扫描、压缩等现代技术将传统文件如纸质文件、音像文件集成为有序的数据结构；档案网站建设主要是面向公众和用户的档案信息公开，主要以档案机构主页的形式广泛传播档案工作、档案资源、档案利用的信息，是档案部门服务大众、宣传政策和联系社会的窗口；数字档案馆建设则着眼于无形的信息利用环境，实现档案资料的网络化，利用信息网络远程获取档案文件的现代化信息存储方式，区别于传统实体档案资料馆不可移动、不可复制的特点，数字档案馆是无形的信息存储库，与实体档案资料馆相辅相成，相互促进。简言之，档案信息化建设就是用现代信息技术装备档案机构，提升档案管理的现代化水平，是信息时代档案管理的特征。
2、档案信息化建设的现状
上世纪90年代以来，随着信息技术在我国各行各业逐步开展应用，一批机读档案迅速产生，作为对实体档案的补充，信息化档案的应用仍只是档案管理的辅助手段。传统的档案管理依然是主流，实体档案资料依然是主流，信息技术对传统的档案管理模式并没有形成根本性的冲击。
上世纪90年代中期以来，各个领域、各个部门纷纷开始应用各种各样的信息系统，信息化才真正进入到档案管理之中。随着信息技术的广泛应用，信息软件逐渐取代了传统的管理系统，信息资源的处置、管理逐步实现了现代化，档案管理和利用的现代化水平得到了切实提高。2004年国家档案局《全国档案信息建设实施纲要》，明确提出要加快档案信息化基础设施建设，加强电子文件归档和电子档案的规范化管理，推动馆藏档案的数字化和数据库建设，在部分中心城市建设示范性数字档案馆，开展公众网上查询档案信息服务，加快推进档案信息化标准体系、安全保障体系和人才队伍建设。各地区、各行业纷纷制定档案信息化建设实施办法，至此，办公自动化（OA）系统、ERP系统、财务管理系统、人力资源管理系统在机关、企事业单位得到广泛应用。生产、经营、管理过程中的纸质资料文件越来越少，电子文件日益成为主流。
3、当前档案信息化建设存在的问题
（1）电子文件缺乏统一的标准和规范。档案管理部门在进行档案信息化建设中，往往只注重硬件设施的配套和完善，缺少了档案资源的标准化和规范化建设，具体体现在档案分类编码标准一地一样、一行一样，缺乏统一的技术定标配置。电子档案资源难以顺畅流通。
（2）档案管理人员知识结构参差不齐。传统的档案管理人员有着熟练的纸质档案管理技术和方法，且知识更新慢、知识更新主动性不强，新的档案管理人员则过度依赖于信息技术，对档案管理的基础知识掌握不全，尤其是档案的分类管理知识严重欠缺，成为普通的电脑操作工。档案管理的鸿沟在新老管理人员之间难以逾越。
（3）档案信息管理模式有待提升。一些档案管理部门只重视档案管理信息系统的建设，却忽视了档案信息资源的利用。档案信息只能够在单位内、部门间进行简单的信息传输，且大多以单机运行为主，档案资料只限于简单地进行查询。即使进行了简单的数据联网，数据安全的保障也面临着一定的风险。
二、知识管理与档案信息化的理念融合
1、知识管理与档案信息化建设
知识管理是指在组织中建构一个人文与技术兼备的知识系统，让组织中的资讯与知识，透过获得、创造、分享、整合、记录、存取、更新等过程，达到知识不断创新的最终目的，并回馈到知识系统内，个人与组织的知识得以永不间断的累积，从系统的角度进行思考这将成为组织的智慧资本，有助于做出正确的决策，以适应市场的变迁。
知识管理理论把组织中的知识明确划分为显性知识和隐性知识两个方面的内容。针对档案管理部门的知识管理而言，显性知识是指存在的档案资料，这些资料以纸质、音像、电子形式存在，便于进行分类和整理，能够通过技术手段来进行管理，包括文件、书籍、期刊、情报、报告、资料、规程规范、法律法规等。而隐性知识是指通过对显性知识的分类和规范，能够无形中给予知识受众潜在收获的知识等。隐性知识的存在依赖于精细化的档案管理手段，依赖于员工的专业技能、工作经验等，隐性知识存在于档案管理者的头脑中，并通过相关的档案显性知识传达出来。知识管理的理念就是要把相关的显性传递给受众的同时把成熟的经验、理念等以固化的方式在组织内部传承。档案信息化建设推行知识管理的理念就是使知识的受众能够在最大的限度和范围内获得共享信息资源，并通过促进隐性知识向显性知识的转化实现服务公众共享资源的目标。这既是档案管理部门工作创新的目标，也是档案管理部门服务社会的最终追求。
2、档案管理呼唤知识管理理念
随着信息化时代的到来，迅速信息、率先占有信息、平等共享信息成为信息时代胜负纷争的重要筹码。档案管理工作者作为重要的公共知识存储者应及时把档案资料、数据文件及时、便捷、准确地传播到社会，相应地，档案工作者的角色也要发生变化，正如在上世界90年代，加拿大著名的档案学者特里·库克（Terry Cook ）指出档案工作者应“由实体资料保管员转变为知识提供者”，提出档案工作者不应局限于分类整理知识、保管知识，而应该想办法传播知识、转移知识、探寻知识，并提出要“把着眼点从信息转移到知识上（探寻、传播、理解），从建立数据库到建立知识库上”，“引导利用者从泛滥的具体信息过渡到知识甚至智慧”，倡导把知识管理作为档案工作者的重要职责。既然涉及到管理，知识管理的内涵就不仅仅是纸质文档的分类保存，更应该涉及到知识的传播。
同时，另一位档案学者高德·拉伯楚克（Gord Rabchuk ）呼吁档案管理界要紧紧抓住信息时代知识爆炸的特征，把档案工作同知识管理革命紧密联系，要通过档案管理工作为世界各行业的决策者提供有重要参考价值的信息，也即“21世纪档案工作者将在有关的知识管理决策中，承担重要责任。”档案管理本身就是在对知识进行管理。档案管理工作如对档案的收集、整理、统计、检索实质就是对显性知识进行加工和处理以满足公众需求的过程。信息时代的到来要求档案管理从档案实体管理转变为更加关注于通过隐性能力来实现对显性知识的管理，实现档案管理的智能化，形成显性知识和隐性知识的汇集。
三、知识管理背景下档案信息化建设途径
1、推进知识编码化工作
在知识管理中，显性知识通过传统和现代的技术手段均可以获得，而隐性知识助推着显性知识的可辨性。档案信息化建设不仅要求显性知识在更大的范围得到传播，而且要求在更大的广度上有相应的标码认同，同时要求隐性知识能够切实服务于显性知识的传播。在这种情况下，传统的档案收藏中心就需要转变为知识创新中心，而知识编码化工作为这种转变提供了可能。
知识实现编码的核心思想是将所需的知识标准化。知识实现编码后能够提高知识传播的效率，能够使知识在更大的范围得到认可和利用。运用信息化的手段通过知识编码并存储编码化的信息能够把档案知识转变为有条理的显性知识传播方式。编码的过程则成为工作流程，在此基础上，运用信息技术将工作流程规范化、标准化。最后，建立数据库，将编码后的知识放入数据库，这样，知识就可以被更广泛的受众接收，从而使得知识从无序到有序。
2、推动档案工作者实现隐性知识相互传播
档案是社会生产、管理、经营、历史的原始记录，而档案工作者是熟悉并掌握着这些知识资源。档案的特殊性决定了档案工作者的特殊性。在档案信息化建设过程中，如何把档案工作者长期工作的隐性知识作用于档案资料（属于显性知识）的传播是十分重要的任务。在档案信息化建设中，重要的任务是把传统档案工作者的工作经验与新进档案工作者相对娴熟的信息管理技术相结合，形成隐性的知识管理技能。这就要求档案管理部门要采取多种形式的学习如集体学习制度、技术讨论活动、电子论坛形式等，促进档案工作者的经验交流。促进隐性知识的相互传播。
此外，档案管理部门有必要通过专业技术培训来提升档案工作者的整体素质，缩小管理者和普通工作者、不同岗位工作者之间的知识落差，同时要营造平等和谐的沟通环境，档案管理部门有必要建立平等开放的学习机制，建立档案工作者之间平等分享隐性知识的激励机制，使得经验技能在沟通中得到传播，新的经验技能又在传播中得到升华，从而形成新的隐性知识。
3、实现图情档信息资源一体化管理
档案信息化建设的一个目标是在信息化技术的基础上，使档案工作被动的信息服务转变为主动的知识创新服务。图情档作为不同的信息资源，统一于知识管理理念下的信息化建设。图情档资源的人为割裂容易造成资源的浪费，不利于资源实现共享，不符合知识管理关于知识传播共享的信息整合理念。档案是社会的原始记录，包含着原始信息，图书是社会发展规律的认识和集成，记录着人类对社会发展的思考，情报则是对社会新知识的探索和记载。图情档信息资源一体化是数据资源共享的需要，是信息化社会的客观要求。档案信息化建设需要把图情档资源通过信息化技术进行深度整合，能够更好地使受众立体化、全方位地进行知识的学习。
【参考文献】
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关键词：电子档案管理；传统档案管理；利与弊；分析；
中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1674-3520（2015）-09-00-01
当下正处于信息化时代，档案管理工作突破了传统形式的管理模式，即抛弃纸质管理方式应用信息化管理。虽然采用电子档案管理方式具有一定的优势，能够有效地提高管理的效率，满足现展的需求，但是其也存在着一些弊端，例如在安全上得不到充分的保障。由于现在越来越多的档案数据被建立起来，电子档案管理会被更加广泛的应用于管理工作中，所以对电子档案管理的安全加强重视具有重要的意义。
一、电子档案管理同传统档案管理的比较
电子档案管理充分的体现了现代化元素的应用，例如应用电子信息技术等形式对数据进行存储以及管理。在应用电子档案的过程中，不会再涉及到纸质档案资料的处理环节，可以利用网络系统和一些专门的管理软件进行数字化管理。电子档案管理同传统形式的档案管理相比，具有诸多方面的差异。
（一）归档时间不同。电子档案管理和传统档案管理具有归档时间的差异性。电子档案具有灵活的归档时间，可以随时随地进行归档工作，没有束缚。在此期间，文件的建立部门能够应用网络把文件向档案的管理部门进行传输，再利用电子数码签名认证，为文件的归类等一系列工作都提供了便捷，提高了工作的效率。对于传统形式的纸质档案管理，主要是通过档案管理部门进行统一方式资料收集以及做档案表格等工作提供给相关部门，这些工作都是具有周期性质的，必须要在实施前做好具有标准性的表格等材料，以方便各部门之间的发放工作以及回收。
（二）管理方式不同。电子档案管理应用电子编码的技术，将各个不同的档案文件贴上不同的标签进行专门归档，所以造成在程序上具有较复杂的特点。与电子档案管理方式不同，传统档案管理因为在进行归档中只要具有有效的证明就可以，所以具有便捷的归档程序。
（三）保存方式不同。电子档案的保存主要是以电子文件为主要载体，虽然保存较方便，但是利用电子文件的方式很容易发生老化以及变质的现象，一旦发生这些状况就会造成档案的可读性受到一定的影响。目前防止出现以上问题的主要措施就是应用安全备份等方式，并且联合形成专门的文件管理部门，转换文件的格式，将文件的格式统一转换后进行存储。而传统档案管理存储只需要保持纸质的完整性，令其不受破损即可，但是对于保护环境却提出了较高的要求。所以，传统档案管理对于档案的保存更具有困难性。
（四）查询方式不同。对于电子档案的查询，需要一定的条件，只有满足条件方可进行正常的查询。例如，查询者只有经过申请注册的方式，正式的成为档案馆或者一些电子中心的会员，才能被允许登陆查询自己想获得的各类信息。而传统档案管理要先向有关的档案管理部门提出申请，再由专门的管理人员查找所需的信息，所以工作效率较低。
二、电子档案管理的利与弊
（一）电子档案管理的优势。电子档案管理具有诸多的优势。首先，应用电子档案管理可以有效提高管理档案的效率。因为在归档的时间以及归档的方式都节省了大量的时间，并且提高了档案的保存以及查询的效率。通过应用现代科学技术，例如应用数据传输技术，减少了文件打印、传输以及张贴的大量时间，采用专门的软件对档案的数据做好归类管理，具有一定的便捷性。其次，采用电子档案管理的方式有效减少了对纸张的利用，所以在环保工作中具有突出的贡献。由于减少了对纸张的使用，不仅能够减少资金的投入，还能够减少对树木的砍伐，有效地保护了森林资源，具有更加重要的意义。同时，采用电子档案管理的方式能够降低对订书钉、印刷和笔墨等材料的应用。
（二）电子档案管理的弊端。采用电子档案管理，虽然应用了科学技术增添了现代的元素，提高了档案管理的效率，给档案管理工作带来一定的便捷。但是，不能忽略掉电子档案管理工作中的一些弊端。首先，目前我国虽然对于电子文件管理工作制订了有关的法律法规进行约束其工作行为，但是以现有的法律规定而言，并没有得到健全和完善，还存在较多的漏洞。所以，当下电子档案管理在法律规定上还有待得到全方位的保障，怎样令电子档案真正受到法律的保障，是目前应该深入的研究的内容。其次，电子档案管理具有的最严重的弊端就是文件载体容易老化以及变质。因为如果在长期使用的情况下其很可能会造成无法读取的状况。一旦发生这种现象，就会引发文件丢失等问题，给档案管理工作带来一定的麻烦。所以，当下有关的电子档案管理部门正在寻求各种方式的保护措施，防止或者避免文件载体发生老化或变质，造成无法读取的现象。例如应用安全备份或云技术等方式，获得了良好的保护效果。再次，电子档案数据在进行传输的过程中或在实施共享的时候，对于数据的安全保护问题也是一项要考虑的问题。当下信息技术正在高速发展，给数据信息的传送带来便利的同时，也产生了黑客以及各种病毒等不利的因素。在传输数据过程中很容易对其安全性产生威胁，所以应该引起有关的管理人员的重视，并且加强防范，例如应用加密措施或者防火墙等方式，保证电子档案的安全。最后，应用电子档案管理对于工作人员提出了较高的要求。因为在归档程序中具有较复杂的程序环节，并且工作繁琐，对于技术水平的要求较高，所以需要具备高素质能力的工作人员。
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关键词：档案管理；传统文化
文化从广义上讲包括人类社会中的物质和精神两方面，即物质文明和精神文明的总和；狭义的文化则指与政治、经济等并列而为人类社会活动之一部分，即关涉人类社会生活中的文学、、道德风尚等精神方面的内容。
1 文化对档案工作者行为研究的意义
它是联系和协调档案工作者行为的牢固纽带，是档案馆灵魂所在，它深刻揭示了档案工作者中含有的文化特质，对于发展档案事业大有益处。
（1）可以在本民族文化基础上正确看待并理解我国档案工作者所特有的民族心理与性格。
（2）在中国文化背景中看档案工作者行为，可以看到当今档案工作者行为形成的历史因素，看到优秀的民族文化反映到这一职业上的印记，也可以恰当地解释和描述我国档案工作者所特有的思维和行为方式。
（3）对于档案工作者的服务实践过程来讲，既可以在新形势下弘扬民族的优良传统，进一步塑造档案工作者群体的完美人格，又可以帮助认识分析一些行为中的陋习与弊端，有针对性地加以改进并做出符合时代要求的调节。
2 档案工作者行为独特的文化心态
档案工作者的价值观是与社会的核心价值观紧密相连的。中国传统文化把人的价值归结为道德价值，作为一种道德文化，它之所以可以长期、广泛、持久地影响着档案工作者的行为，是因为道德文化是民族传统中的核心文化，是档案工作者在行为中起主导作用的价值观念，是协调档案馆与国家、政府部门之间，档案馆之间，档案馆与职工之间利益关系的准则。档案工作者对道德践履的尽善追求，对道德人格的完美塑造以及呈现出的高志功低物欲的行为特征，都是道德这把价值尺度在起作用。
当今人们对档案工作者的赞美也是从道德尺度出发的，“人梯”、“桥梁”、“默默无闻”、“为他人做嫁衣”这些话，集中描述了档案工作者行为中的勤恳、艰苦、牺牲、甘于奉献、创造性的人格品质，忽视了这一点，就从根本上模糊了档案工作者的心理特色。社会上很多人都说档案工作待遇、地位这样低，但档案工作者对档案事业、对利用者服务却那么热情，这种忠于档案事业的献身精神真是让人感动，其实这就是道德理想高于物质利益的价值观的力量，它充分体现了中国文化积极有为、奋发向上的基本精神，它从整体上塑造了档案工作者的风貌，也是档案工作者所具有的共同心理特征，其具体表现在：
2、1 道德追求大于社会索取
现实中，档案工作者所从事的工作在道德力量的支持下，历久不渝地与社会上“富贵利达”为生活目标的世俗价值观大相径庭，对社会文化价值观的赞美与对世俗价值观的鄙视，是档案工作者对这种浓重道德的追求经久不衰的深层原因。
2、2 社会本位高于个人本位
档案工作者有着一种强烈推动社会发展的历史使命感，能以天下为己任，且对国家民族有较强的社会从属感。保存党和国家重要档案文献、珍贵文化遗产，传播优秀文化思想，培养人才几乎成为全体档案工作者的信条，对社会未来的负责胜过自身付出的思考，行为表现处处皆反映出它所属的社会团体的性质。
2、3 自我修养先于对他人的服务
自强、刚毅、耐力而乐观向上的性格，是每一个档案工作者心理品质的主流，发愤忘食，乐以忘忧，学而不厌，诲人不倦，已成为档案工作者服务的标准。
3 档案工作者交往中的文化特征
中国传统文化中有关人际关系的理论特别发达，我们民族心理倾向是“仁爱”与“和谐”，档案工作者在对内、对外交往中也具有明显的这一民族文化特征，不但强调“和为贵”的人与人的和谐，知行合一的身与心的和谐，天人合一的人与环境的和谐，而且延伸到人内在的精神和谐，这种文化渗透到历代档案工作者的服务思想、途径、形式和方法之中。直到今天，档案工作者仍保留着“和谐”、“仁爱”、乐融的特色并收到了明显的服务效益，这种文化现象在档案工作者与利用者之间已生成并深化为一种文化型的服务思想并构建了具有经典意义的民族精神。和为贵的文化观念在与利用者的关系上突出的是“爱”，强调的是服务过程中的情感因素，并具有以下特征：
“融”，即情感的融汇状态，首先要解决的是代界的填充和角色界线的延伸。心理相互渗透，“假如我是一个利用者”的心理换位，在服务功能上表现为和风细雨的沟通，减少对立情绪，扫除情感障碍。
“情”，在实际工作中只有产生情的效应，才能充分发挥服务功能，捕捉住服务最佳时机并产生出最佳效果。高质量、高效益的服务，往往会使利用者产生出久久不能平息的激情，而利用者给档案工作者的一点点慰问，也往往使我们难于忘怀。
中国传统文化重视事物的相互联系及统一，主张求同存异，使档案工作者把利用者看成是与之相辅相成的，不是对抗力量，因此要追求和谐。行为中的气质表现应是：稳建，平和，温良，体谅，不凭感情起伏任意发泄，不走极端，不冲动，不破坏内心平稳，对服务工作增加正效应，减少副作用。
4 现实对档案工作者传统道德文化的冲击
从社会发展的现实来看，中国传统文化对档案工作者的人格力量的塑造与支配力量是不可低估的，其有值得肯定和发扬的一面，但传统文化弊端的暴露也是比较明显的。近几年，中西文化的碰撞已明显触及到档案工作者行为的实践领域，商品经济的发展使民族文化传统受到了强大的冲击，档案工作者的价值观也随之发生了变化。首先，当社会在重视了档案工作者高层次道德追求后，却忽视了档案工作者的物质享受，对档案工作者及优秀事迹的表彰几乎都是以艰难困苦作为必备条件，评价中习惯的不是工作效能、质量以及对社会发展进步产生的作用，而仅仅是比较奉献与付出，社会分配中不注意档案工作的需求，尤其是在社会发展的特殊历史时期，档案工作处在比较困惑之中时，以上问题显得尤其严重。其次，中国传统中的“和”对档案工作者行为同时也产生了一定的消极影响，它以进展平稳为理想，采用克制、谅解的方法，追求人际关系的平衡。服务过程中，往往表现为消极容纳、妥协，缺乏工作的主动意识，具有一定的保守性。由于档案工作者的内心普遍存在着“息争”心态，缺乏对冲突的正确认识和恰当处理，当服务中出现矛盾时以调合甚至降低服务水准为代价来平息档案工作者与利用者之间的冲突。
档案工作者情感一般不外露，缺乏宣泄，形成了含蓄、内向、老成、稳建的风度，心理的自责与积累，造成压抑，内心的焦虑与挫折比较严重。
关键词：传统村落村级档案档案管理
传统村落档案是指专门被列入“中国传统村落”名录的村落而建立的档案。从档案内容上看，主要包括三个方面：一是传统村落物质肌理信息，如村落布局、特色民居、街道走向、重点文物等档案，这是村落个性化的标志和赖以生存的物质外壳；二是传统村落历史文化的信息，如历史传承、村规民约、民风民俗、非物质文化遗产等档案，这是村落文化传承的基础，也是传统村落保存价值的体现；三是传统村落在当今社会发展中的变化信息，如人口变迁、房屋改建、新农村建设等档案，这是人们纵古观今，感受时展的依据。从档案介质上看，主要包括纸质、实物及电子媒介等；从档案门类上看，主要包括文书、基建、照片、录音、录像等。传统村落档案管理工作，则是按照一定的原则和方法，完整记录、系统收集、科学管理和有效利用传统村落档案的一项专门工作，是主动、全面、及时地为传统村落保护提供服务的工作。目前，在落实要保护好古村落的讲话精神，村落文化保护逐渐成为全社会共识的背景下，加强传统村落档案管理工作，传承传统村落文化，成为保护传统村落工作中不可或缺的重要组成部分。基于此，本文以近年来门头沟区传统村落档案管理工作为例，介绍地区传统村落档案管理的现状，针对其存在的问题及原因进行分析，并提出相应的解决对策。
一、传统村落档案管理工作现状
门头沟区传统村落资源丰富，是北京市完好保存传统村落的典型。门头沟区现有的186个自然村，其中33个村庄依然较完好地保持着古村原貌，在北京市54个古村落中占68%。北京市入选的5个中国历史文化名村中有3个在门头沟区，分别是爨底下村、灵水村、琉璃渠村。在已公布的“中国传统村落名录”中，北京市有21个，其中有12个在门头沟区，即琉璃渠村、三家店村、爨底下村、黄岭西村、灵水村、苇子水村、马栏村、千军台村、碣石、沿河城、西胡林、东石古岩。
在保护传统村落的背景下，门头沟区档案史志局联合区农委、文委、旅游委等多个部门共同推进传统村落保护发展工作。自2014年开始，传统村落档案管理工作在新农村建设档案工作的基础上，建立了以村书记主管、村委或村官兼任档案员的档案管理网络。2016年，门头沟区档案史志局根据传统村落档案管理内容，结合传统村落中民居修建问题突出、村落传统文化遗失及人口外流等现象，重点对相关信息档案管理情况进行调查。调查发现：建立村落历史文化遗产档案占41、7%；建立村落发展变化方面档案的占33、3%；建立村落物质肌理档案的占25%。可见，门头沟区传统村落档案建档工作已经初见规模。
二、传统村落档案管理工作存在的问题及原因
传统村落档案是传统村落历史发展的见证，也是传统村落保护传承的文化支撑。从门头沟区传统村落档案管理情况调查的结果看，目前传统村落档案管理工作仍然存在一定的问题亟待解决。
（一）收集不齐全，导致传统村落特色档案明显缺失
传统村落档案有别于其他村级档案，具有鲜明的个性特色。按照2013年7月，住房和城乡建设部、文化部、财政部联合印发《关于做好2013年中国传统村落保护发展工作的通知》中提出的“一村一档”和中国传统村落档案管理要求，摸清传统村落家底，记录现状，是传统村落的建档主旨。从门头沟区的实际情况来看，由于魍炒迓涞蛋甘占工作没有制定统一的收集标准和明确收集范围，也没有根据传统村落的特点制定收集重点，从而造成传统村落特色档案明显缺失。从归档内容来看，存在重要的档案收集不全，信息丢失的现象。以首批入选的爨底下村、灵水村为例，档案中村落肌理信息不全，主要街巷布局、特色房屋布局、古树古井古寺庙的方位等信息并没有归档。从档案的载体来看，大部分村落只有单一的纸质档案，少量的照片档案，录音、录像、图纸等载体档案目前尚没有正式列入传统村落档案的归档范围。
（二）保管机制不健全，导致传统村落档案家底难清
作为保管主体的传统村落，其软硬件条件有限，乡镇一级档案部门支持力度不够，加上传统村落牵头单位又没有有效的保管机制，导致传统村落档案保管问题突出。以门头沟区为例，大多数传统村落没有专门的档案室，不具备档案的保护技术、保管条件，档案无法实行分级保管。而乡镇一级行政机关又没有建立相关档案代管机制，致使一部分照片、音像档案散落在个人手中，甚至遗失。同时，涉及传统村落保护工作的部门之间档案保管要求不统一，档案交叉重复或遗漏缺失，导致档案家底不清。
（三）档案管理共享机制不健全，难以开展有效的档案利用服务工作
随着传统村落保护工作的深入，门头沟区涉及传统村落保护工作的部门越来越多，形成的档案信息各具特色。由于这些部门之间缺少统一规划与协调，没有建立起档案资源共享的平台，导致档案管理较为混乱，难以开展有效的档案利用服务工作。以门头沟区为例，区文委从保护文物的角度制定和编制了《古村落保护办法》《门头沟区传统民居修建手册》，对全区33个传统村落中的传统建筑、村落选址和格局特征、非物质文化遗产等相关信息建档；区农委则按照传统村落保护的整体要求，为传统村落制定村落档案；区旅游委从发展旅游出发，完成了对传统村落的旅游基础设施建设项目建档。
三、传统村落档案管理工作的对策
传统村落档案是适应传统村落保护而建立的档案，属于村级档案又不同于一般意义上的村级档案，无论是从归档范围、档案门类、档案载体等方面都应具有鲜明的特色。目前，传统村落建档和管理工作仍旧处于探索阶段，建议围绕档案收集、保管、利用工作要求，尽快建立科学规范的传统村落档案管理体系，以便为传统村落保护工作提供全方位的支撑。
（一）明确收集范围，丰富建档门类，增强传统村落档案特色
1、明确档案收集范围。针对传统村落特色档案内容缺失的问题，档案部门要根据传统村落保护的整体要求，与传统村落保护的主管部门协调制定规范统一的档案收集范围，细化村落肌理、村落文化遗产、村落变化等与村落保护传承密切相关的档案归档范围。在规范统一的标准下，强化个性鲜明的特色档案。在收集村落肌理档案上，爨底下村要突出“元宝形”村落的特点；在收集村落历史文化档案上，灵水村要突出“举人村八德”的特色；在收集村落发展变化的档案上，黄岭西村要突出“房屋改建、新农村建设”的特点，以形成个性突出、特色鲜明的档案信息。
2、丰富档案载体门类。传统村落保护是一个立体式、全方位的保护，从物质外形到文化内涵，凡需要传承保留的都在保护范围之内，因此档案收集管理工作也要全方位入手，充分利用现代化手段，建立声像、基建等档案门类。具体而言，利用图纸、照片、录像等载体，全方位收集街道走向、房屋坐落、文物古迹、名人名宅等信息资料，完整记录历史原貌和历史文化，丰富传统村落肌理信息。
3、抢救文化遗产档案。村落肌理是物质外壳，村落文化是传承的内涵。门头沟区传统村落千军台历史久远，文化底蕴深厚。随着历史发展，其村落肌理发生较大变化，物质外壳几近消失，但作为村落保存的古幡会却生生不息，传承着千军台久远的历史文化。可见，在传统村落档案管理工作中，还要特别注意对文化遗产的抢救。建议组织专门力量，对传统村落古稀老人进行走访座谈，全面记录村落历史文化信息，特别是要积极开展对村落“活”档案的收集，诸如口述史、民间传说、村戏等。
（二）建立保管联动机制，确保传统村落档案底数清
鉴于村级档案保管条件有限，涉及传统村落保护工作责任单位众多的客观实际，要确保传统村落档案保管底数清，就要建立档案保管联动机制。由主管传统村落保护工作部门牵头，与档案部门合作，协调乡镇、文化、规划、旅游、财政等相关单位，联合下发文件，建立传统村落档案保管联动机制，并把传统村落档案保管列入工作日程，形成以村级为主、乡镇为辅，相关单位支持的联动档案管理工作机制。同时，根据各级工作职责和特点，明确保管范围和责任，分工合作，确保档案保管工作跟上魍炒迓浔；さ牟椒ァ
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