个人档案的重要性(精选8篇)
时间：2023-08-13
时间：2023-08-13
一、机场文书档案分析
机场文书档案是机场发展历史的见证与凭据，它是有着严格的规范性、标准性、保密性以及服务性等特点。
1、规范性
机场文书档案的规范性主要是体现在公文的管理上，是整个文书档案的核心，同时也是做好文书档案管理工作的重要基础。规范性主要表现在公文的用纸、字迹、检查、传递、文种等几个方面。
2、标准性
相对而言，文书档案管理工作拥有较高的技术含量，并且有着很强的操作性。文书档案的收集、管理、鉴定、保管以及利用都有相应的标准、规范，并且其技术流程和操作技术也是统一的。整个过程中各个环节之间相互联系，层次分明，并且有着严格的标准。
3、保密性
机场和其他单位相比，技术要求高，所以信息化方面更加的完善，电子档案较多，同时还有数量不少的纸质档案。这两种形式档案的存在为保密工作带来了一定的难度。相对而言，纸质的档案在形成之后，内容和形式基本就不会发生太大的变化，所以很容易辨认出是否是原始资料。但是对于电子档案，却没有这种特点，对于电子档案往往需要进行加密，并且还必须要不定期更换密钥或者电子锁。但是最重要的是保密意识，如果工作人员缺乏保密意识，这些保密手段都只能是虚设，很容易因为失密，造成较为严重的后果。
4、服务性
文书档案的服务性主要体现在为领导或者职能部门在进行决策分析时提供必要的资料参考，特别是在编研、统计等各项工作中。想要做好服务，就必须先做好机场文书档案的整理工作，让文书档案能够在使用的时候可以满足不同的要求。机场文书档案能够为机场内各级领导干部的变迁以及职工的晋职晋升等提供相当详细的个人资料与依据，并能够促进工作效率的提高，使得工作能够在规定时间内按质、按量完成。同时还能够在机场进行大规模改革的过程中提供机场的各种基本信息以及工作人员的一些基本情况，能让机场领导在进行决策时获取必要的第一手的信息。
二、机场文书档案管理中存在的问题
1、对文书档案的重要性认识程度存在差异，需要进一步改善
对于文书档案的重要性，各个机场的表现各不相同，部分机场在文书档案的管理上还存在需要继续改进的地方，需要进一步提高对文书档案重要性的认识。但是从近几年的情况来看，各个机场都正在改善对文书档案的重要性的认识，并且取得了较好的效果，例如在对于文书档案的搜集、整理与归档上都取得了一定的成绩，但是就文书档案的利用上还需要进一步的进行改善。如在很多机场中虽然有档案室，但是却缺乏相应的查阅档案的硬件条件，没有专门的查阅室，对于查阅档案的制度也不够健全，基本只有档案部门有相关的制度，对于档案很多人都感到神秘。
2、文书工作与档案工作之间缺乏足够的默契程度
严格的讲，文书档案管理工作包含有档案工作与文书工作这两个方面的内容，因此这两项工作之间存在有十分紧密的联系。所以在实际的文书档案管理中需要将文书与档案管理工作进行衔接，两项工作必须要相互配合，并构建起一套较为完善的文书档案管理机制。但是在实际的操作过程中，文书工作与档案管理基本是单独进行操作的，管理上也是分开的，没有形成一个整体。
3、文书档案管理人员素养难以满足文书档案管理工作的需要
从整体上看，我国的档案管理人员队伍在专业素质、理论水平以及文化程度等方面呈现出参差不齐的现象，难以满足时展的需求。虽然，机场的档案管理人员的素质相对较高。但是在专业知识以及知识结构上仍然是存在着老化或者不合理的情况，并且很少有档案管理人员及时的对知识进行更新。这些情况的存在影响到了机场文书档案管理工作的开展，并且会进一步使得机场的工作人员认为文书档案并不重要。在很多部门中，档案管理人员基本都是兼职缺乏足够的档案管理专业知识，虽然也接受过档案管理的培训，但是培训内容基本都集中在操作性知识方面，缺少基本理论等各种系统性的知识。
三、加强机场文书档案管理的措施
1、对文书档案意识进行强化
对于文书档案，不仅仅需要机场领导的重视，所有人员都需要重视，只有这样才能够更好的与文书档案管理工作进行配合，促进文书档案管理工作效率的提升。因此，必须加强对文书档案重要性的宣传。通过宣传，让机场工作人员对于档案不再感到神秘，进一步认识到其重要性。同时加大对文书档案管理工作的资金投入，让文书档案管理工作的各项配套措施能够得到完善，只有做好了档案管理工作才能够进一步的促进机场其它各项工作的开展。
2、实行一体化管理
文档一体化指的是根据文件运动周期理论，将已经完成的文件管理与项目档案管理纳入到一个统一的系统之内，并根据统一的要求，构建起密切的联系，加强协调。对于文件材料的形成，必须要根据档案管理的各项要求去进行，让案卷质量能够得到保障。文档管理一体化对于机场文书档案管理有着十分重要的作用，可以使文书档案的收集更加完整、系统、准确、安全，更加有利于对文档进行超前控制，提高信息检索的效率，促进科学决策，使行政效率得到提升，有利于机场对人、财、物进行更加有效的利用。同时要做好电子文件与纸质文件的归档工作，纸质档案和电子档案一起进行保存。
3、改善档案管理人才队伍现状
要提高文书档案管理工作的效率，人员素质是重要基础。为此，必须要将档案管理人员的培养纳入到机场人员培训计划中，全面提高档案管理人员的素质水平。通过专业培训、继续教育等多种手段来提高档案管理人员的素质。同时，要对档案管理人员的服务意识进行提升，特别是文书档案的开发和利用都需要档案管理人员有着足够的服务意识。在进行教育和培训时，内容不能仅仅放在操作性的知识上，需要根据档案管理人员的实际情况有针对性地提供系统的档案管理理论知识，对档案管理人员的知识结构进行完善。加强对专业档案人才的招聘力度，可以与高校进行合作，引进专业的档案人才。
【关键词】档案管理；创新；服务模式
一、前言
信息资源在信息时代的地位越来越重要，档案管理工作关系着信息资源的存储、传输、运用，重视档案管理工作，提高信息资源的利用效率，是实现信息资源共享的有效途径。对档案管理的创新和对档案服务模式的研究，尤其加强档案管理的信息化和数字化，对提高档案管理工作有着积极的现实意义。
二、档案管理与服务模式现状
第一，档案管理工作守旧，缺乏创新。档案是重要的信息资源的归类和整理，传统的档案管理仅仅重视对信息资源的分类整理过程，忽视对档案管理过程的高效性和时效性，且档案的有效利用和后续维护等重视程度较低。第二，档案管理制度不完善，缺乏统一标准。档案管理人员的工作没有科学的制度约束，档案的整理和收集没有统一的标准，导致档案管理的效率较低，时间成本较高。第三，档案的信息化、集成化程度低，现代技术应用并未普及。档案的管理仍沿袭传统的人工管理的方式，增加用人成本，智能化信息资源管理效率并不高。第四，档案管理忽视以档案内容为服务宗旨。存在着随意管理的现象，档案管理的信息内容存在盲目性、重复性，服务模式与现代档案管理进程相脱节。档案管理和服务模式存在诸多的问题，创新管理思路和改善服务模式是现代化档案管理的要求，是信息资源社会的必然要求。
三、档案管理创新思路
（一）档案学理论研究。档案学是档案管理的遵循依据，对档案学的理论研究，突破传统的理论框架，寻求现代社会的档案学理论基础，为档案管理提供最为全面、科学的理论支撑。一方面，国家应对档案学做好统筹的理论研究，理论研究重点向以解决档案实际管理工作的问题倾斜，并研究档案管理中全局和细节的关系，突出微小信息资源对整合资源的作用。另一方面，社会转型期也要求档案管理升级转型，改变传统的档案管理模式，建立一套与现代社会相适应的档案管理理论，指导档案管理工作。同时，档案管理理论研究重点由人工管理向智能管理转变，突出知识对档案管理的重要性。（二）转变档案管理思想。想要档案管理创新，就需要转变档案管理思想，从意识层面重视对档案管理的创新工作，提高对档案管理的重视程度。第一，打破传统陈旧的档案管理旧观念。第二，明确档案管理是个智能的信息资源管理过程，是个动态的信息资源管理，从归档开始，涉及的档案人员等环节都需要智能化。第三，档案管理工作是一个企业、一个部门的重要工作，领导层应将档案管理工作上升为机构运转的重要战略工作，突出档案管理中的信息资源的利用和共享作用，同时鼓励档案管理工作人员创新管理思路，把档案管理工作融入企业部门的运营背景中。（三）创新档案管理体制。档案管理制度是档案管理的约束和指导。创新档案管理体制，可以从以下几个方面着手：其一，明确规定档案管理的目标和原则，但管理制度的内容要简洁明了，可操作性强，改变过去冗长、复杂的制度内容。其二，管理制度突出高效性，管理重点放在重要档案信息资源的整合上，对管理工作的各个环节有明确的制度约定，档案管理人员的职责明确，避免出现一人多岗的现象。其三，档案管理要人性化，建立完善的档案管理人员的奖惩考核制度，提高档案管理人员的积极性，培养人员的档案管理的责任意识。（四）规范档案管理工作。档案管理实际工作中，需要遵循一套标准的、规范的工作流程。规范档案的管理工作需要规范管理工作各个环节，确保档案管理工作的阶段性和系统性相吻合。首先，档案资料的编写需要充分优化，前期的整合和收集工作需要在机构运行基础上，对涉及到的重要信息进行分类整理，档案信息之间的链接也要突出层次性。同时，制定工作细则，档案提档和查阅需要规范登记流程，借阅需要按照要求的证件和证明才能执行，保证档案的安全性。其次，档案的立案和归档工作设置统一的标准，不仅仅是为了档案立案的美观性，也是为了后期查看翻阅的方便，快速。（五）建立电子文档中心。信息时代讲究信息的数字存储、自动获取功能，数字化和自动化是档案管理的必然发展趋势，为了实现档案管理的智能化，只有通过运用现代技术，利用计算技术推动档案管理现代化进程。首先，信息的载体、传输、存储可以应用计算机技术并在计算机系统平台实现，减少人工抄写、归档的工作量。例如，可以建立电子文档中心，在平台内设置用户权限，拥有权限才能登录平台使用档案信息资源，在该平台上，可以实现信息资源有效传输和资源共享，既能发挥信息集成的中心效应又能达到信息公开的目的，在一定程度上简化了档案信息获取的流程。其次，加大对档案管理的机械设备投入，不仅仅是软件系统的引入，硬件设备也要与软件相配套。（六）创新档案管理模式。首先，建立起数字化档案管理模式。就现阶段看来，身份认证技术、数据库技术、数字加密技术以及扫描技术是比较具有代表性的数字化技术。在档案管理中应用数字化技术则能够将文章信息资料转变为数字化档案信息，从而能够及时补充、更新以及整合信息资料，从而达到提高档案管理效率与质量的目的。其次，建立起自动化档案管理模式。自动化档案管理模式的建设是创新档案管理的重要内容之一，当前电子标签、数码扫描识别以及OCR识别是较为典型的自动化技术。建立起自动化档案管理则能够实现档案信息的自动采集、筛选、检索以及提取关键词等，并且还能自动处理以及批量处理档案信息资料。再者，建立起体系化档案管理模式。体系化主要包括了档案管理内部流程一体化、部门衔接一体化以及档案文档一体化等。主要是利用数据融合技术、数据库技术以及数据集成技术来提高档案信息数据的兼容性与通用性。此外，应当建立起互动化的档案管理模式。在以往的档案管理中，往往每个档案信息只对应一份信息，互动较为缺乏，而通过建立起互动化的档案管理模式则能够有效优化档案管理的系统工作并且有利于服务质量的提高。（七）提高档案管理人员素质。档案管理人员是档案管理的执行者，档案管理人员的专业素质关系着档案管理的有效性，提高档案管理人员的素质迫在眉睫。首先，鼓励档案管理人员解放思想、大胆创新，勇于打破传统的管理模式，转变思想观念，培养他们的管理意识。同时，扩宽档案管理人员层次性。过去的档案管理人力资源配置并不合理，聘用的是较为年长、知识结构较窄的作为管理员。因此需要突出管理员的专业化，随着高校的档案学构建，学科的专业性逐渐凸显，档案管理人才应逐渐走进档案管理岗位中。
四、服务模式研究
（一）用户需求为导向。档案管理的服务内容是多层次的、跨领域的。档案管理的服务不仅仅是档案简单的归类、整理、立案，服务内容应以用户的需求为导向，才能实现档案管理的社会效应。过去的档案服务属于被动式工作，档案资源存在的有无决定了用户享有的信息资源的可能性，若无该档案信息，用户则无法享受到该信息资源。因此，应改变服务内容，变被动为主动，才是档案的服务功能，了解掌握档案受众的人群结构，有针对性根据用户的需求调整服务内容，补充和弥补档案资源。并对用户的需求进行整理和归纳，把用户的需求分为差异性和共同性，用需求导向来促使服务的模式创新。（二）创新服务方式。信息资源的公开和信息资源的共享是档案服务的一项重要内容，通过创新服务方式，达到信息资源的循环使用的时效性。首先，改变重视档案管理，轻视档案利用的观念。对档案的附属价值应提高认识，建立引导式的档案服务理念。其次，档案信息资源应及时公开，并实现有效的动态跟踪，尤其是图书档案资源在库信息的更新，提高档案资源的利用率。再次，增加档案馆藏之间的相互联系，实现资源的相互补充，同时服务兼具人性化和科学性，利用电子导航和系统超链接的方式实现对信息资源的共享。（三）科学技术为依托。服务手段的创新主要以科学技术为依托。首先，强化对档案信息管理的网络建设，扩充档案信息管理的载体，实现档案信息资源的流动性和公开化。其次，改变传统的纸质服务模式，借阅、登记等流程实现数字化和电子化，档案的服务利用更快捷方便。另外，运用科学技术，对档案资源的客观实际情况优化整合，通过开发新的功能板块，增加服务项目业务，让档案服务向着有特色、多层次、多元化的方向发展，满足档案用户的多方需求。（四）优化档案管理流程与业务标准。首先，重构企业档案管理业务流程。其次，对于档案管理的服务内容以及功能范围应当进行积极拓展，从而不断提高档案管理的服务水平与质量。再者，应当积极整合档案管理的各种信息资源以及软硬件建设，不断加快构建档案管理信息化平台的步伐。此外，应当加大引进具有活力以及先进性的新生力量并加强档案管理信息化安全保障措施来重组档案管理组织架构。再者，还可以根据用户需求制定个性化与专业化的服务项目。在对用户需求进行正确掌握与了解的基础上，对各类用户需求的特性与共同点进行分析与研究，从而有针对性、有目的性地归纳整理档案信息资源，让档案管理更具有现代化与专业化性质。（五）深化层次编研。档案资料的编研是档案管理的重要内容之一，因此非常有必要对编研工作进行深入研究与创新。首先，应当全面优化档案的原始信息，并对该类信息数据进行全面、系统的处理，尤其是要做好分类与汇总有价值信息的工作。其次，因为档案资料种类多样、内容复杂而且数量庞大，所以在进行编研时可以采用优先级的方式来编研档案资料。再者，在编研档案资料时，应当聘请具有丰富经验的专业人员来完成，以确保编研的科学性与合理性。此外，还需定期将国家出台相关指导性文件编研与汇总到档案资料库中。
五、结束语
总而言之，在市场经济竞争日渐激烈的今天，时展需要创新，而以往的档案管理以及服务模式已难以满足当前档案市场发展的要求，所以，在确保档案管理工作质量的基础上应当积极探索以及创新档案管理工作，尽可能做到档案体制创新、方法创新、服务模式的创新，并且不断加大对新型档案管理服务模式的开发力度，不断推动档案管理工作适应与时俱进的时代要求。
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[关键词] 高校人事档案 人事档案管理制度 信息化建设
高等学校是各类人才的聚集之地，承担着知识创新、人才培养和服务社会的重要使命。人事档案记载着个人的成长历史，是高等学校发现人才、管理人才、选用人才的重要依据，是稳定教职员工队伍的有力凭证，在人才预测、政策决策及人力资源开发等方面起着十分重要的作用。档案管理的好与坏是一个单位管理水平和文明程度的重要标志之一，随着高校人事制度的进一步深化，人事档案中存在的问题在一定程序上制约了人事档案的利用，已不适应高等教育发展的需要。因此，探索人事档案管理的新模式、新体制、新方法成为当前人事档案管理工作的重中之重。
一、高校人事档案管理现状及存在问题
人事档案管理工作是高校工作的重要组成部分，是人才信息的重要载体和主要信息源,是知人善任、选贤举能的重要工具。通过人事档案建设，合理开发利用教师资源，是提高高校教育核心竞争力的迫切需要。当前高校人事档案管理中存在着诸多问题，在一定程序上制约了人事档案的管理与利用。
（一）重视不够 整理不规范 制度不健全
1、 对档案及档案管理工作的重要性认识不足,规章制度不健全，落实不到位。
领导重视是做好档案工作的前提，领导支持是做好档案工作的基础。但不少高校领导没有从思想上真正认识到人事档案及其工作的重要性，对档案法规学习、重视不够，缺乏有效的制度和监管，甚至形成了一定范围内的“盲点”。同时，许多高校人事档案材料补充制度、移交转递制度、材料的鉴别审查制度以及查阅借阅等各项规章制度不健全，各部门档案分室保管，分散管理，许多档案材料经常处于堆放状态，部分档案材料散存于各部门个人手中，致使档案材料不齐全、不完整，造成了人事档案管理中的一些漏洞。
2、 收集整理不规范，材料缺失。
2009年7月,中组部下发了修订后的《干部人事档案材料收集归档规定》,要求抓紧完善工作制度,规范材料收集归档范围,严肃工作纪律,以确保人事档案的真实性和可靠性。但是,由于各单位档案管理人员对法规、政策的重视、执行理解程度参差不齐及管理人员的频繁更换,导致各自对档案材料的收集整理没有标准化,不同单位或地区间的流动人员的档案整理标准不统一[1]。经多次重复整理过的材料往往大小不一、缝切不规范，随意打洞和轻意下刀切坏的材料不少,严重损坏原材料的完整,造成损失不可估量,大大降低了档案的综合利用价值。
3、 材料不完整，无法弥补情况严重。
人事档案生存的前提是材料真实性，但是，在实际的人事档案管理中，经常出现履历表中填写的内容信息不真实等许多档案材料失真现象。由于竞争和发展的需要,许多单位不同程度地存在部分“新建档案”。这类档案主要根据个人填写的干部履历表及个人简历和他们提供的学历、学位、任职资格证书等个人保管的有限原件制成复印件建档, 而初次参加工作时间记载不明确，各个时期的各类考核鉴定及工资等材料严重欠缺。这些“新建档案”人员的大部分历史记录为空白, 很少能找回原件, 造成认定和计算工龄的困难, 削弱了高校人事档案的凭证、依据功能,使用人单位无法全面考察了解引进人员历史,对提拔录用干部造成一定的负面影响。
（二）重藏轻用 开发利用程度低
目前人事档案在管理上大多还沿用传统的手工管理方式,只重视对案卷的分类,强调严格按照十大类进行归档,而忽视其在人才选拔、培养和开发、合理配置人力资源等方面的应用;因此档案的开发过程繁琐,档案检索和利用困难[2]。表现在管理上,只重视存,不重视用,过分强调人事档案的政治性、保密性,而忽视了它的可利用性,使人事档案在普通人眼中显得过于神秘,其作用未能充分发挥。
另一方面,我国人事档案由各级政府人事部门及其所属人才中介机构管理,人事档案调动转递手续繁杂,尤其是异地调动,各地区规矩不一,造成时间成本较高。有的档案管理单位甚至故意刁难,滞留档案,使得不少人为调档来回奔走多次,搞得疲惫不堪。有的管理单位则不合理地收取档案费用。这些都给人事档案的转递带来一定的影响,甚至加剧了“弃档”现象,不利于人事档案的开发利用。
（三）硬件投入不足 制约档案管理数字化进程
现代信息技术的应用是科学管理档案的重要支撑,它快速、准确、全面的优势是提高人事档案管理工作效率和质量的保障。人事档案管理是一个动态的管理,对材料的不断收集、整理、鉴别、分类、剪裁、入档,每装一份材料都需把档案重新拆装一次,再加上频繁的档案查阅,对原始档案材料的无意磨损不可避免。目前很多高校人事档案管理的重心还是实体管理，没有随着科学技术手段的不断更新而实现人事档案的电子化。
虽然档案馆已普遍配备了计算机，但使用范围仍局限于文档目录著入，档案利用的无纸化、电子化、网络化程序不高，无法进行人事信息的查询和检索，更无法实现对人事信息的筛选、排序、分类、汇总，由此导致很多人事统计工作只能靠手工完成，造成人力资源的极大浪费。目前，部分高校在尝试或实现对人事档案原材料进行扫描,放入原件管理系统,通过不同的系统对档案材料进行录入和查阅,但这涉及到资金的投入,有些学校在软件和硬件设施的投入上的困难,制约了档案管理的数字化进程。
（四）队伍不稳定 专业性不强
1、 档案管理队伍不稳定。人事档案收集整理工作是一项非常细致的技术性较强的工作,要求对归档材料做到“认真鉴别、分类准确、编排有序、目录清楚、装订整齐”， 每卷档案整理后都要做到“完整、真实、精炼、实用”。这一工作特点要求档案管理人员必须具备足够的奉献精神和细致的工作态度，不少人不愿从事这项工作, 没有认识到档案管理工作是一项长期的具有很强的专业性、政策性、机密性、科学性、服务性和连续性的工作，对工作缺乏积极性,这就造成档案管理人员频繁的变动，致使档案工作连续性、稳定性差[3]。
2、 档案人员素质不高，专业性不强，未能建立起一支管理型、服务型、技术型并举与相融的档案人才队伍。一是，思想观念陈旧，缺少服务创新的意识, 业务能力不高。当前人事档案管理人员的文化水平虽然从整体上有所提高,但是由于对人事档案方面的专业知识了解不够, 缺乏相应的继续教育与培训。很多档案管理人员的思想和工作方法依然停留在原来的水平上，对档案管理的程序和要求了解较少, 管理状态简单重复。对在深化人事制度改革过程中人事档案工作中出现的新情况、新问题很少坐下来进行认真地分析和研究,缺乏开拓进取精神。二是，奉献精神不强，服务质量不高，没有认真对待，热爱自己工作的态度。三是他们对现代信息技术涉足较浅,计算机操作能力低, 对微缩技术、声像技术、自动化技术和通信技术在档案管理中的应用更是难以适应,能进行档案信息深层次研究和开发的专业人才十分匮乏。因而很难确保档案管理工作的规范性，难以现阶段管理档案的方法和模式，接受时展与技术的进步。
二、加强人事档案管理的措施分析
(一) 建立档案管理制度 健全管理模式
一是建立健全《干部档案管理制度》、《档案查(借)阅制度》、《定期沟通联系制度》、《档案管理联络员制度》、《档案管理责任追究制度》等制度,规范七种簿册的登记，严格按照档案保管期限、归档范围等规定管理人事档案，理顺管理体制，并强化规范化建设改革和完善现有的人事档案管理制度，实现以人为本的服务体制的转化，推进人事档案管理工作的制度化、规范化建设。二是材料的收集采取定期与不定期相结合,做到全面及时地收集和补充。如年度考核材料、表彰奖励、职称评定、工资普调等材料按计划定期收集；对不定期的零散材料随时收集,及时掌握信息,认真鉴别后归档,随时准备为组织人事部门对档案的查阅利用提供更客观、全面、真实的依据。对建立材料的传递、登记制度，实行动态管理，定期检查,完善监督机制,一旦发现遗失，及时查找补救，以确保档案材料的完整性。
(二) 加大宣传 强化档案意识
人事档案是一个人历史经历的浓缩,记载着个人经历、思想政治、工作能力等多项内容材料，这些材料都与个人工资、提职、任免、退休密切相关，是历史地、全面地考察了解和正确选拔、任用人才的重要依据。领导重视是搞好人事档案管理工作的有力保证，各级领导应高度重视，坚持制订工作计划时不忘档案工作、检查工作不忘档案工作、总结工作时不忘档案工作、安排财务经费时不忘档案工作四个“不忘”；同时在制度上、组织上给予保证，并在财力、人力、物力上给予大力支持。
一是人事档案管理人员认真学习、宣传档案管理的法律法规,增强档案管理、服务意识,正确认识人事档案工作的特点、地位和作用，积极主动地开发利用人事信息，为高校人事制度改革、人才评聘等重大人事决策提供具有参考性、前瞻性的人事档案信息。同时，尝试将档案中部分内容根据个人需要向本人部分公开,以提高这一工作在人们心中的认知度，真正把人事档案部门转变成具有较强综合服务职能的人事档案信息中心。
二是进一步充实档案内容，加强过程监管工作,明确收集范围,确保档案的完整性以及人事档案管理的动态化建设。将一些使用频率高、文本格式相近的个人信息，制成规范的格式化电子文本，使用各种终端设备，根据利用者不同的需要给予相应的权限，提供自动化服务，改变“重藏轻用”的旧观念，树立“以用为主”的新理念，变被动为主动服务，不断提高人事档案的现代化水平和服务质量，增强档案利用的便捷性。
三是多途径、多渠道地开发档案信息资源。档案管理的终极目的，就是利用，就是使档案发挥其潜在的社会效益和经济效益。加强档案利用反馈信息的管理，了解和研究档案利用的各种反馈信息，了解档案效益发挥的情况，以总结经验教训，从而提高档案利用率，改变以往那种只管理信息输出，不管用途如何的视角。开发人事档案信息资源，扩大信息来源，编制科学的检索系统，提供主动服务，更好的为学校管理提供服务。
(三) 加强培训 提高档案管理人员素质
人事档案工作是一项专业性、技术性、政策性极强的工作,既涉及党和国家的方针政策,又涉及个人的切身利益, 必须不断提高人事档案管理人员的自身素质, 以适应新时期高等教育事业对高校干部人事档案管理的新要求。按照“提高素质、熟悉业务、规范管理、服务工作”的要求, 有计划、有步骤地分阶段、分层次对档案管理人员进行业务培训,不断提高档案管理人员的整体素质，使档案工作人员认识到档案的潜在价值，及其所能带来的社会效益和经济效益，自觉参与档案的管理。并且注重档案的服务性,提高档案的利用价值。树立档案利用的“受众”意识,重视研究人事档案用户的多方位需求,有针对性地提供个性化服务。
(四) 创新管理方式 加强信息化建设
创新人事档案管理方式是推动我国人事档案管理科学化、现代化、规范化的必由之路。随着信息化社会进程的推进，人事档案在宏观调控、微观管理、科学决策、人才预测等领域，将发挥出越来越大的作用，使高校人事档案管理向“以用为主”的“人才”管理的模式拓展。
人事档案是人才信息的资源库,不断把先进的科学技术手段应用于人事档案管理之中,以提高工作效率，是人事制度改革与发展的需要,也是适应社会对档案信息需求的客观需要。利用先进的计算机技术和科学的检索系统进行动态管理,积极开发研制档案管理软件,建立人才信息收集、反馈和跟踪系统,快速、准确、全面提供人事信息,改变过去单从纸质档案了解档案信息的传统方式,使档案数据化、信息化。在学校局域网内建立档案信息网络化管理系统，通过网络使信息共享，向需要信息的领导和部门提供最新的资料，为师资队伍的建设提供详实的材料，促进人才的合理流动。并拓宽高校间、高校与社会各方面的联系，根据信息的内容和有关制度在不同的层次内实现信息共享，加强高校之间、高校与科研单位之间及高校与社会各方面间的信息交流与沟通[4]。
(五) 改革服务方式 拓展服务空间 加强宣传 拓展服务思路
人事档案管理应从受控型的利用向服务型利用转变,加强档案意识,使人们在使用中得益,了解其用途,认识其重要性,真正实现档案的价值。同时实行人事档案管理的无偿服务,将授予人才流动服务机构的人事档案管理权收回,成立专门的全额拨款事业单位从事人事档案管理工作,做到统一、规范、集中管理。实现人事档案管理的社会化、开放化。加快人事档案信息全国联网的步伐,实现档案资源共享,为人们利用、查阅档案信息提供更加方便、快捷的服务，变“坐等服务”为“主动服务”,从以往的封闭管理模式转为开放管理模式[5]。充分利用现代信息技术,对档案采取有效性、系统性的管理,简化利用程序,提高利用效率。但凡是内容涉及到国家机密和个人隐私等方面内容的都要限制利用,以保证档案管理的合理性与合法性，全面提高人事档案管理质量。
三、结语
总之，人事档案管理是档案工作的一个重要组成部分，高校人力资源管理与开发的基础性工作, 它集服务性与保密性于一体,对促进人力资源开发、构建和谐社会发挥着重要作用，加强和改进人事档案管理是时代赋予我们的新课题、新任务。只有实施“人才强馆、人才兴室”战略, 从制度上、观念上更新, 不断地发现问题，找出原因，解决问题，积累宝贵经验。按照人才市场发展的基本趋势,采取有效措施,积极探索档案现代管理模式, 走出目前人事档案管理的困境, 为人力资源的开发发挥好储备作用，使人事档案管理与档案管理实现共同发展。
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【关键词】高校档案馆；档案馆职能； 档案馆属性
高校档案馆是保存高校档案信息资源的专门性与服务性机构，其基本职能是保存高校在招生、教学、科研、管理等活动中形成的对学生、学校和社会具有保存利用价值的各种文字、图表、声像等不同载体和类型的历史记录。在信息化社会，高校档案馆不仅仅是高校培养高层次专业人才的教学辅助机构，更是为社会广泛提供各类优秀科研成果和创新成果的研究性和服务性机构。信息时代的新技术、新理念和新管理方式的层出不穷不断推动着我国档案事业改革和创新发展的步伐，在这一社会背景下，高校档案馆在自身职能定位和发展方向上亟须打破常规和传统，深化改革内涵，拓展发展外延。
一、高校档案馆职能
高校档案馆职能在社会改革发展的推动下不断拓展延伸，从最初的以保管、利用为主的单一功能到集多种功能于一体，并承担着更多的社会责任。基于信息时代不断更新的社会发展需求，笔者认为，高校档案馆需要从管理、服务和宣传教育三个方面来定位和拓展自身职能。
（一）管理职能。高校档案馆的管理职能主要涵盖资源管理、制度管理和人员管理等方面。档案资源是高校档案馆职能发挥的基础，档案收集是否齐全完整，档案整理是否规范有序，档案保管是否安全有保障，档案管理系统是否稳定以及档案编研成果是否丰富等都是检验高校档案馆档案资源管理职能是否有效发挥的重要标准。在信息化时代，高校档案馆资源管理职能的侧重点与以往有所区别，电子文件的增多使档案收集和档案整理过程更加简化，并在信息技术的支撑下趋于智能化，相对而言，档案安全保管、信息管理系统的稳定运行和档案资源的充分开发在高校档案馆职能发挥中的重要性更加凸显。
制度管理主要包括贯彻履行部级和省市级档案行政管理部门制定的档案法律法规，以及在充分考虑信息时代多样化社会发展需求和高校档案管理工作变化情况的基础上制定科学合理的规章制度。目前，全国各高校的档案管理制度都各有特色，是高校整体管理制度体系的重要组成部分。一方面可以使全校档案管理工作与其它管理工作相互协调，做到有据可依，有章可循；另一方面也存在着各高校档案馆制度自成体系，无法统一规范的问题。
人员管理是决定高校档案馆管理和服务水平的关键因素之一，档案馆除了遵循学校人事管理规范之外，更需要积极争取引进专业型的优秀人才，特别是既懂档案专业技术又能熟练应用现代信息技术的复合型人才。更重要的是要通过各种方式加强档案人员培训，普及信息时代背景下档案管理工作新理念和新的管理方式，使档案工作人员通过不断学习而提高业务技能和工作热情。
（二）服务职能。档案信息服务是高校档案馆的立馆之本。当下信息开放浪潮的驱动迫使高校档案馆必须突破主要服务于高校内部的传统定位，从学校、师生、校友和社会四个维度来拓展服务职能。
在服务高校方面，档案馆的职能一方面体现在为高校日常管理工作服务，使档案真正成为高校制定重大决策的重要参考和凭证，另一方面体现在为高校学科建设和科研服务，为建立科学完善的学科体系提供重要信息资源。高校档案馆丰富的馆藏资源使其理应成为独具特色的学术研究中心，如美国哈佛大学等高校的档案馆在提供档案信息服务时将学术研究作为主要服务项目。
服务师生方面的职能主要体现在为教师科研工作服务和为学生学习与社会实践服务。档案是学术研究的基础，科研档案系统清晰地记录着科研工作的整个过程，能够为科研成果转化和创新思想传播提供有效途径。高校档案馆中的精品教学资源是学生学习的重要素材，学生通过检索和利用一手档案资料既能够解决学习中遇到的难题，也能够锻炼自己的实践能力。
在服务校友方面，高校档案馆不仅仅是为校友提供个人档案材料的机构，更是维系校友与母校情感的重要纽带。档案馆在档案工作中通过与学校其他部门以及社会单位合作，搜集校友相关专题档案，建立并定期更新校友档案资料库，可以为学校联系各方校友提供便捷途径。另外，档案馆在挖掘档案资源过程中开发各类档案文化纪念品也能够使档案成为承载校友与母校情感的重要载体。
服务社会方面的职能体现在积极促进档案信息开放，服务于社会科学研究和构建社会记忆方面。高校档案是构建完整社会记忆的重要原材料，高校档案馆则是保存社会记忆的重要机构之一。档案馆向社会各界公众开放与提供档案信息是高校服务社会这一办学宗旨的充分体现，也是实现高校档案社会价值的有效途径。
（三）宣传教育职能。高校档案馆的丰富馆藏使其成为校史研究和展览的主要阵地，也成为高校对外宣传交流的重要窗口和开展师生爱国爱校教育的重要基地。信息时代的发展理念与技术创新为高校档案馆宣传教育职能的发挥提供了很好的机遇，线上线下手段的结合极大地拓展了这一职能的作用范围。传统的宣传教育职能主要体现为现场参观、展览和教学等线下方式。高校在中学生开放日或接待外来交流访问人员时将参观档案馆校史馆作为重要行程，已成为宣传高校发展历史、传播大学精神以及促进对外交流与合作的有效方式。在新生入学教育和新进教职工培训中，档案馆同样扮演着不可或缺的角色。校史宣传和档案展览能够使学生和教职工充分了解高校发展历程和办学宗旨，增强自身归属感和对校园文化的认同，也有助于提高学生和教职工对档案和档案工作的认识，间接促进整个社会档案意识的提高。
在线下宣传教育方式之外，线上方式更加受到公众的欢迎，特别是近几年新媒体的广泛应用给高校档案工作带来了很多新的变化。高校开始利用新媒体平台开展档案咨询、远程服务、校史巡展等活动，积极拓展业务范围，延伸服务职能，充分利用网络平台优势加强宣传。网络新媒体也为高校信息公开和校园文化传播提供了更加便捷的途径，档案馆网站和移动终端应用极大地拉近了档案馆与利用者之间的距离，档案信息和校园文化传播范围更加广泛，档案馆的宣传教育职能在档案利用过程中得到了更好的展现。
二、高校档案馆属性
档案的属性特点很大程度上决定了档案馆的属性特点，高校档案馆作为保管高校档案的主要机构，其自身既带有与生俱来的一些属性，又因受社会环境的影响而带有很强的时代性。
（一）文化性。档案的文化属性是档案馆文化功能的源泉，科学文化性是高校档案馆的基本属性之一。《档案法》第8条规定：中央和县级以上地方各级各类档案馆是集中管理档案的文化事业机构。这一规定使档案馆的文化属性得到了法律层面的正式确认。高校档案馆不仅是高校内部更是整个社会范围内重要的文化事业机构，其收集保存的各类档案信息既是体现高校发展历程的重要历史记录，也是继承与传播高校精神文化的主要源泉。然而，就目前来说，因高校档案形成范围和行政管理体制的特殊性，高校档案馆尚未在社会范围内展现出独立的文化机构形象。
（二）服务性。服务性是高校档案馆的立足之本。信息时代的高校档案馆经历着由档案管理机构向社会化信息服务机构快速转变的过程。社会对档案信息需求的变化拓展了档案工作的运作空间，高校档案馆不再是一个单纯的实体管理机构，而是通过资源管理和信息服务工作来促进档案信息资源的传递、交流与共享。档案人员的服务意识、丰富的档案馆藏和多样化的信息获取途径是高质量档案信息服务的基础。高校档案馆在保障做好基础工作的同时需依据社会发展需求不断拓展档案服务范围，深化服务内涵，更好地满足学校师生以及社会公众的多样化与个性化信息需求。
（三）专业技术性。档案管理是一项规范性和专业技术性很强的工作，在其长期发展演变过程中，档案人员建立了较为科学适用的档案管理技术，如档案整理技术、库房管理技术、档案修复技术等。在信息时代，电子文件管理和数字化技术的应用使高校档案馆极大地突破了传统档案管理技术的局限，使档案信息服务不再受时间和空间的限制，利用者能够快速高效地获取档案信息并享受个性化服务，这是传统的档案管理技术所不能实现的。高校档案馆专业技术性的凸显必须以其文化性和服务性为基础，在档案工作中使技术应用与人文因素得到最佳程度的结合，让以“数字化生存”的技术与以“社会化生存”的人文实现平衡与和谐的共同发展。
（四）教育性。高校是我国高等教育的主要阵地，高校档案馆作为高校内部文化事业机构理应具有重要的教育功能。2008年颁布的《高等学校档案管理办法》将“利用档案开展多种形式的宣传教育活动，充分发挥档案的文化教育功能”作为高校档案馆的基本职责内容，并建议有条件的高校建立爱国主义教育基地。档案馆的丰富档案资源是高校开展大学生素质教育和校史教育的重要素材，为校园文化建设提供了丰富的文化资源。
（五）社会开放性。目前我国高校档案馆大多囿于高校内部，档案资源的社会开放度不高，无法实现在社会范围内的广泛共享。而开放是信息时代的显著特点之一，也是这一时代背景下社会公众对档案机构提出的重要诉求。在这样的环境下，高校档案馆理应挣脱高校档案服务于高校内部的传统观念的束缚，加快完成由校内组织文化机构向社会文化机构的转变，提高自身社会开放性，积极推进高校档案信息资源社会开放与共享工作，并参与到社会科学研究和人文交流领域，进而推动大学为社会服务目标的实现。
三、结语
时代的发展始终影响着高校档案馆改革发展的步伐，档案馆职能和基本属性随着社会发展的需要而不断地拓展与延伸，这是高校档案馆与社会环境长期博弈的一个过程。在这个过程中，高校档案馆必须积极主动地去适应信息时代背景下不断出现的新变化，才能充分把握发展机遇，应对更多的前所未有的挑战。
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论文关键词 档案管理科学化制度化规范化
随着时代的进步和人类办公技术日新月异的发展，社会各项制度的改革日益加深，档案制度作为当今信息化时代不可或缺的应用技术，其改革也日益加深。面对各界信息量越来越复杂庞大的今天，档案管理工作的改革显得尤为重要。档案管理工作该如何改革，在哪些方面改革，向哪个方向改革，才能更加完善地服务于全局工作，更加高效的应对日趋纷繁复杂的档案种类和数量，更加适应新时期档案管理工作的要求，已经成为每一位档案管理工作者面对的首要问题。
一、档案管理工作改革的困难和重点
（一）大多数人对档案管理工作的重视不够
许多人认为档案管理工作就是简单的记录和抄写，然后把档案放在档案室里存档和分类，定期整理和补查，需要用时取出即可。大多数人由于对档案管理工作缺乏认识和研究，误以为档案管理工作就是以上的简单流程，所以对其不够重视，认为这是一项简单的工作。正是这种错误的观点，才导致了档案管理工作的长期停滞不前，更新缓慢，改革工作无从下手。其实档案管理工作并不是把资料放到资料室正确的位置就可以了。档案管理工作在许多人看来只是普通的事务性工作，而不是单位的主要工作和重点工作。他们认为搞好档案工作并不能给单位创造经济效益，更不会实现任何社会效益，所以从不重视档案管理工作，以至于出现了诸多档案管理方面的问题。这需要我们认真审视，正确看待档案管理工作，承认其重要性。档案管理工作是整个单位工作的基础和根基，正是这项工作有条不紊的进行，才为整个单位工作的顺利进行提供了有力保障。档案记录了单位以及公司工作人员的基本情况和相关个人资料，还记录了单位和公司的相关工作数据和大量重要信息，所以加强对档案工作的重视程度是十分有必要的。
（二）档案交接制度不严谨
每年，巨大的档案变动、更新、调取和维护工作确实是档案工作的重点和难点。档案的分类和存档并不困难，最容易出乱的环节就是档案交接时。现如今，大多数单位的档案交接制度不够严谨，导致许多档案在交接时出现错乱和丢失，这样的局面是我们不想看到的，因为档案一旦错乱和丢失就代表着档案管理工作失去了大半意义，而且档案的重新填写和弥补是很复杂和费时的，会严重耽误单位工作的正常进行。有关部门应着力加强档案交接制度的严谨性管理，在交接时，交接双方都应认真对待档案交接工作，一丝不苟地完成交接任务。档案管理工作者更应该负起重要责任，告知调取和变动档案的人员相关规定，敬告擅自调取或是删改档案的严重后果和所应负起的法律责任，做到完成本职工作的基础上，时刻以单位利益为重，重视档案交接工作。加强档案交接工作的规范性，增强档案交接制度的严谨性，改善档案交接工作的实效性，在当今的档案管理工作中变得越来越重要。
（三）许多档案管理工作者没有切实履行宣传档案重要性的义务
很多人由于缺乏对档案的重要性认识，在面对档案工作时只是应付而已，甚至对本人的档案都不够重视，没有充分考虑到档案对今后工作的重要性和广泛应用性，等到真正需要档案时，才发现档案不完整或是没有及时更新，以至于影响了正常工作需要和职位调度，给档案本人带来了极大的不便。这充分说明档案管理人员对档案的重要性宣传不够，许多档案管理工作者没有切实履行宣传档案重要性的义务。在今后的工作中，档案工作人员需要及时明确的告知档案持有人有关档案的相关事项，明确档案持有人的责任和不重视档案可能造成的不良后果，告知前来调取和填写档案的人员应该如何填写，并告诉他们应认真诚实的填写相关档案，如果不认真对待就会造成严重的后果，想要弥补就会变得很麻烦。档案记录了单位以及公司工作人员的基本情况和相关个人资料，还记录了单位和公司的相关工作数据和大量重要信息，擅自调取或是删改档案的后果是十分严重的，所应负起的法律责任也是巨大的。
（四）当前的档案管理工作不够现代化和信息化
这么多年来，档案管理工作依然是以纸质做为档案的重要载体，以手写的抄录为主要的记录方式。档案在填写时容易丢失，也容易弄脏弄乱。档案在收录时需要分类，分类时很容易把各类档案归在不相属的一类里，等到需要用时不能迅速的发现。档案的存储需要档案室，档案室不宜过湿，不然容易引起纸质的档案发霉或发潮，导致档案失真，档案室需要密闭，并且要防火防潮。由此可见，这种陈旧的档案管理方式不仅需要耗费大量的人力物力，而且对于档案的准确性也很难保证，容易丢失和遗漏，一些不可预知的事件很容易导致信息的丢失，比如档案室失火和漏水，都有可能导致大量重要的档案丢失，造成严重的后果。当前的档案管理工作急需引进现代化和信息化较强的技术来应带这种局势，比如电子信息技术的应用。电子信息技术借助电子管理技术和相关程序应用，以电子计算机为硬件设备，以网络技术为先导，能够有效的提高档案管理工作的实效性，加强档案管理工作的技术应用性和各类工作的效率。电子信息技术能够克服陈旧的档案管理工作的缺憾和不足，比如电子信息技术可以省去档案室的存在，将大量数据和档案存储在电脑中，保存完好，节省了人才财力的同时，也增加了档案管理的安全性和简易性。
二、档案管理工作的对策及思考
（一）强化档案管理意识，严格档案管理程序
强化每一名档案管理管理工作者的管理意识，养成严谨认真的工作作风。同时在硬件设施上完善档案管理设备，每个单位都应配备单独隐蔽的档案库房，库房内加装空调、除湿机、档案密集架和电脑等所必须的应用设备和管理配件。为加强档案信息化发展，应在档案管理程序中引进计算机管理软件，充分发挥计算机技术的应用，比如建立档案的信息存储和检索系统。与此同时，应提高每一名档案管理工作人员的综合素质，调动其工作主动性，从根本上确保档案材料准确完备、及时归档。此外，还应建立健全档案管理制度，努力做到档案收集的齐全完整、内容真实可靠。只有这样，才能满足当今档案管理工作的需要，从容面对庞大复杂的档案材料和一系列档案补充调取工作。
（二）档案交接严格按程序进行
档案交接是一项认真细致、手续严密、责任重大的工作，稍有不慎就有可能导致档案丢失或失真，所以交接时应严格按程序办理。档案交接的正确手续应是：一是对所保管的档案进行一次全面清理，做到账务相符；二是对借出的档案要及时催还；三是对未整理的零散文件材料要分类存放，应清理没有的材料，整理可靠的文件，汇编成案，认真将其排序后及时归档。只有按照这样的顺序进行档案交接工作，才能确保档案交接工作的顺利完成。
（三）健全档案管理制度
健全档案管理制度时应按照规范的操作流程，杜绝档案在操作过程中可能出现的风险。首先应加强档案管理人员的职业道德意识和安全操作规范培训，使档案管理员具备较高的职业操守，同时通过规范的操作，杜绝在人员操作的过程中出现不该出现的漏洞。其次，应尽量统一各单位档案存储的格式、统一成相同的处理软件。这样能够防止文档在格式转换中由于软件兼容性问题被损坏或丢失。与此同时，建立档案工作制度必须遵循以下要求：第一，规章制度要体现合理性和科学性。建立起来的规章制度必须符合单位特点和档案管理实际，以适应不同单位对不同的档案管理的需要。第二，坚持制度执行的严肃性。档案部门既是制定档案规章制度的主管部门，又是规章制度的执行部门。在规章制度的执行过程中，要做到有功必赏、有过必罚，充分体现制度的权威性。第三，简明实用。制度必须具有可操作性，其建立应以方便实用、简便易行、可操作性强为目标，以便更好地发挥制度的指导和规范作用，实现人性化管理和简单快速的操作目标。
（四）建章立制，有章可循，规范操作
随着信息化时代的到来，档案管理也进入信息化时期，信息化在档案管理中的应运越来越广泛，在档案信息化管理的过程中，如何有效利用信档案管理资源，实行个性化的档案服务工作，是目前高职院校档案管理重要课题。然而，我国高职院校的档案管理队伍人员缺乏有效的管理手段，管理队伍缺培训制度与激励机制与高职院校管理进行有效的融合，规范档案管理，加强档案管理人员培训研究工作，是目前高职院校档案管理工作之重点。
二、档案管理队伍存在的问题
档案管理就是对个人的经历，在社会活动中各个方面的表现，以个体为单位按档案制度进行整理与保管，以便查询使用的信息载体。是各组织了解使用的参考依据，加强对档案的管理，发挥应有的职能，需要高职院校对人事档案管理队伍进行制度化建设，保障教职员工的合法利益，进行人事制度调整等各个方面起到至关重要的作用，然而在现行的档案管理队伍中还存在诸多问题＼[1＼]，主要体现在以下几个方面：
1、人员结构问题。由于我国高职院校建校历史不长，对于档案管理还初在初级阶段，组成结构存年龄偏小，职称太低，专业知识不强，学历不高等许多不合理象。主要体现在档案管理团队未形成，管理层次不清新，缺少领导管理人才，档案管理专业人员配比严重不足，并且人员流动性大，队伍缺乏稳定性。
2、高职院校管理与档案管理缺乏相融性。档案管理是服务于组织机构，是对高职院校管理工作进行有效的记录，档案管理的好坏是学校今后发展规划的参考依据，两者密不可分。当前高职院校的档案管理工作是为收集信息而注重档案管理，在对高职院校管理的同时忽略对档案的管理，未能将院校管理与档案管理进行有机的结合，为了应付档案管理而进行队伍的临时组建，无法将档案工作进行系统化，档案管理不具有适用性，不能服务于院校管理。
3、档案管理人员素质不高，缺乏培训机制与激励机制。档案管理工作在高职院校管理中视为非技术工种，专职的档案员在高职院校中没有引起足够的重视，通常担当一个文件整理员的角色，划为后勤管理类工作者＼[2＼]。由于得不到重视，使得档案管理员的没有工作激情，思想长期被压抑，工作单调而乏味，不能参与享受职称评定，优秀评选，培训，学习交流，绩效考核等许多的学校政策，导致档案管理人员流动性大，管理队伍不具有稳性。
三、建设高职院校档案管理队伍的几点建议
高职院校档案管理工作必须与时俱进，坚持创新的管理方式，才能具有持久的生命力，在档案队伍建设的过程中，努力探索，创新管理理念，改革管理模式，才能体现档案管理的重要性与适用性，如何加强高校档案队伍建设提出以下几点可行性建议：
1、改革创新是建设高职院校档案管理队伍的新思路。要重视档案管理工作的重要性，把档案管理工作视为学校重点管理工作之一，坚持专兼结合的方针，即在档案管理队伍中配备一些兼职人员，以专职工作为重心，实现档案管理与院校管理的高度协调与统一。由于高档案管理具有两面性，既要遵守学校教育管理规定，同时又要符合档案管理之规定与档案管理操作规范＼[3＼]。因此高职院校档案管理队全应配备专业的档案专职人员与高素质的管理人员，高技术的档案管理人员负责监管档案管理过程的技术指导，同时还要负责培养一批专业的档案管理员，具有综合素质的档案技术人才既是管理者又是导师，负责组织人员，技术指导，专业培训起好带头作用；兼职的档案管理人员负责档案的管理与收集，而实现档案管理信息化建设，实现信息化管理手段，改革传统档案管理模式需要专业档案管理员提供现代化的技术支持。高职院校的职能是培养专业高技能人才，档案管理的工作重心就是记录记载人才培养的过程，因此档案管理队伍的管理必须与高职院校的管理完美结合，需要复合型的档案管理专业人才为领头军，配备档案管理岗位需要的各种专兼职人才，形成一支具有综合实力的高级档案管理队伍。
项桂芳，计娜：加强高职院校档案管理队伍建设的几点思考十堰职业技术学院学报2013年第4期第26卷第4期2、建立健全激励机制。充分调动档案管理人员积极性与创造性，需要有效的激励政策与体制。首先，激励机制的创建要根据员工的生活需要，心理需要，分析员工心理状态，实行激励机制；其次，根据实际的工作状况建立激励机制，让档案管理工作者参与到学校绩效考核，职称评定等各个环节之中，运用物质与精神激励相结合的方法，充分的激发员工的主动性与使命感，让员工感到成就感与不可或缺性。改革档案人事管理制度，实施聘用制，使管理团队向职业化，专业化的方向发展＼[4＼]。增加档案管理的硬件设施，改变档案工作条件，加大资金投入，同时大力宣传档案管理重要性，营造管理文化氛围，采取不同的方法转变档案管理人员的思想，激发工作热情。
3、加强档案人员管理培训工作，打造专业的管理团队。培养档案管理人员有服务意识，奉献意识，敬业精神，专业的档案管理知识，高度的组织协调能力，应辨能力。档案管理培训工作要从以下几个方面入手：
首先，改变思想。通过培训转变思想，调整心态，树立一切以学校发展为宗旨的思想；以服务为光荣的档案管理理念，增强档案管理的责任心；以良好的心态，奉献的精神投入到档案管理事业之中。
其次，加强综合素质培养。通过专业的培训，加强档案管理员有组织能力，协调能力＼[5＼]，语言表达能力以及书写能力。
最后，加强专业知识培训，通过对档案管理学，档案管理技术，档案管理法规等各个专业的知识的培训，加强档案管理者的管理意识，创新意识，打造一支具有技术过硬的高素质管理队伍。
4、加强高职院校档案管理手段，创新档案管理模式。档案管理工作随着科学信息的发展在不断的改变，改变传统的经验管理模式，创新科学管理方法，做到集中与分散相结合，柔性与刚性相结合，传统与现代相结合的三结合管理模式对高职院校档案进行管理，有效的实现档案管理信息化与现代化目标＼[6＼]。
四、结束语
总之，做好高职院校人事档案管理工作，必须加强档案管理队伍的建设，把档案管理队伍建设做为高职院校行政工作之重点。首先从现今队伍建设现状中分析发现，主要存在人员结构、高职院校管理与档案管理缺乏相融性、档案管理人员素质不高，缺乏培训机制与激励机制等问题，因此必须要结合高职院校实况采取改革创新管理队伍思路、建立健全激励机制、加强档案人员管理培训工作等各种措施，努力实现档案管理服务于院校管理，打造专业的高素质的管理队伍，为高职院校的战略规划打下坚实的基础，推动我国高职院校的发展。
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档案管理的基础工作一般包括档案资料的整理、分类、鉴定、保管、登记、注销等工作，工作内容比较单一，但工作量非常大。档案管理的基础工作大多由人工完成，在进行档案资料整理和分类等过程中会由于疏忽或其他因素的影响，造成档案资料信息记录不完整，甚至是档案丢失，给档案管理机构带来不利的影响。因此，档案管理机构和档案管理工作人员必须重视档案管理基础工作，充分认识档案管理基础工作的重要性和作用。
1、促进档案管理的规范化。
档案管理基础工作可以使档案管理更加的规范化，档案管理基础工作主要是对档案资料进行分类、整理、保管等一系列操作，认真、准确的完成档案基础工作可以简化后续工作，加快提取有效的信息的速度和质量，提高工作效率，此外，还可以明确档案资料的分类和编号，方便进行档案资料查找，使档案资料管理工作更加的规范。
2、提高档案资料的准确性。
档案管理基础工作是后续档案管理工作的基础和依据，提高档案管理基础工作的准确性会对后续工作的进行有很好的帮助。特别是随着计算机网络技术的普及，档案管理信息化建设已经成为必然的趋势，因此，档案资料信息的编辑、汇总、分类等工作准确性就变的更加重要。
3、加快档案管理的现代化进程。
当代社会，档案管理工作现代化建设已经成为必然。档案管理基础工作与可档案管理现代化建设是相辅相成的关系，在计算机网络强大的引擎和运算能力的帮助下，档案资料的检索和调取速度可以得到极大的提高。而档案管理基础工作的准确性和规范性，也减小了档案管理现代化建设的工作量，保障了资料录入的准确性。
二、档案管理基础工作中常见的问题
档案资料的数量庞大，在进行整理和分类时，档案管理工作人员的工作强度非常大，往往忽视了对档案资料的检查，在加上档案管理机构对于档案管理基础工作不重视，就使档案管理工作经常出现一些问题。
1、档案管理基础工作不受重视。
档案管理基础工作是对档案资料进行整理、分类、鉴定、保管、登记、注销等工作，档案管理的基础工作往往工作强度很大，而且工作内容单一，容易使档案管理工作人员产生枯燥乏味的感觉，从而引起对工作的抵触或者是应付了事。此外，许多档案管理机构对档案管理基础工作的重要性认识不到位，日常工作制度也不完善，使得档案管理工作混乱，档案资料损坏或者是丢失问题频发，严重影响了档案管理工作的正常进行，给后续整理工作造成影响。
2、档案的分类不合理。
档案资料分类不合理也是档案管理基础工作中常出现的问题。由于档案资料数量庞大，档案管理机构管理不到位，使档案资料分类不合理，甚至是混乱。尤其是有一些档案管理机构没有规范的分类标准，在进行档案分类时往往是盲目的按时间分类，忽视了档案资料的内容，给档案资料的查找带来很大的困难，增加了档案管理人员的工作强度。
3、档案的编号不准确。
档案编号就像是档案资料的身份证件一样，每份档案都是独一无二的，但是在档案管理工作中常常会出现一个编号多份档案或者是一份档案多个编号的问题，严重的影响了档案资料的查找和归档工作。
4、缺少高素质的档案管理人员。
许多档案管理机构不重视人才的培养，造成高素质档案管理人员严重短缺，许多资历深的工作人员还是按照传统的档案管理模式工作，无法理解和应用信息化的档案管理方法，对数字化档案管理体系不了解，在一定程度上限制了档案管理工作的发展。
三、加强档案管理基础工作的方法
档案管理基础工作对于整个档案管理工作是非常重要的，因此，档案管理机构必须采取科学有效的措施来加强档案管理基础工作，确保档案资料的收集、整理、鉴定、著录、保管等各个环节的准确性和规范性，保障档案管理工作的正常进行。
1、提高工作人员对档案管理基础工作的认识。
在档案管理工作中由于档案管理机构的不重视或者是档案资料基础工作工作强度太大，档案管理工作人员往往忽视了档案管理基础工作，工作状态散漫，档案资料管理不规范，影响了档案管理工作的正常进行，因此，档案管理机构必须要加强对工作人员的教育和培训，要让每一个工作人员认识到档案管理基础工作的重要性，在工作中规范自己的行为，保证档案资料的准确和规范。
2、加强档案管理的标准，使其更正规化系统化。
档案管理工作主要是对档案进行分类、整理等一系列的工作过程，在对庞大的档案资料进行整理时，往往会由于管理不到位而产生错误，影响了档案管理的后续工作。此外，由于档案管理机构的管理模式和规章制度各不相同，没有统一的管理标准，在进行档案资料的传递和共享时，会产生许多的问题。因此，必须要加强档案管理的正规化、系统化建设。国家和各级政府要统一档案管理制度，建立行业标准，各档案管理机构要加强本单位的正规化建设，完善自身的管理体系，加强档案管理工作人员的教育工作，提高档案管理工作人员的自觉性，在工作中严格遵守规章制度。
3、强化档案管理信息系统。
信息技术的快速发展使得它在档案管理系统中发挥着重要的作用，档案信息大多已经变成数字信息化。但信息管理系统还不够健全，在很大程度上影响了档案信息检索的准确性。若想实现信息化的管理模式就要完善信息管理系统。首先在信息管理上要优化分类，将档案信息分类填写细致，在设置关键词时要准确，提高检索效率。其次在信息分类中要避免使用符号或意义不明的词汇，控制题名的长度。在设置检索信息时要优先一些新的档案信息，分清主次。同时丢失的档案也要标明，方便查阅。强化信息管理系统的主要目的还是要提高档案检索的速度和准确率。既然在档案管理工作中融入信息处理系统那就要不断地进行更新，保持与现代技术的同步性，实现档案管理工作的现代化。
4、提高档案管理的安全性。
确保档案管理和档案资料的安全性也是档案管理基础工作必不可少的一部分。档案资料的数量庞大，在进行管理时会非常的困难，一些档案管理工作人员会疏忽对档案资料的检查，无法及时的发现档案资料损坏或者是丢失，因此，档案管理工作人员必须重视档案管理的安全性建设，要定期的对档案资料进行检查和整理，一旦发现档案资料损坏和丢失要及时采取补救措施，对于有条件的管理机构，要在档案室安装监控系统，确保档案资料的安全。
四、结语
【关键词】信息化；管理；档案
行政事业单位档案工作制度建设，就是按照规范化的质量和效率，适应行政事业单位协作化、规范化、科学化运行的需要，并便于监督和评价。如何提高档案信息资源的开发和利用，解决社会与档案部门的相互隔离问题，以满足社会各界对档案信息资源的需求，充分发挥档案信息资源的作用是我们当前急需要解决的问题。
一、行政事业单位档案工作管理现状及存在问题
1、档案材料重视程度不平衡
行政事业单位档案工作的重视很不平衡，个别单位对档案工作重视还不够。如收集是人事档案管理工作的基础，因此，人事档案材料的收集必须及时，档案内容必须完整。但由于人为重视程度不够，经常会发生档案材料缺漏。档案意识薄弱，监督力度不强，未能对档案工作所需的人、财、物和档案整理归档时间给予充分的保证，虽然各部门把档案工作列入年度工作计划，也有专人负责抓落实，但真正把档案管理工作作为各部门工作有效机制来抓等方面还存在缺陷，造成人事档案部门管理工作一直以来处于较被动位置。
2、档案内容空泛
按照中央组织部关于人事档案管理的要求，人事档案包括十大类别[1]，这些材料中，反映个人的政治历史、家庭社会关系等方面的材料相对较多，尽管这些材料反映了个人的基本情况，也在组织人事部门考察干部时起到一定作用，但内容普遍过于形式和空洞，考核、考察、鉴定、评价等内容大同小异；而反映个人工作能力等材料记载得较少，千人一面，共性和重复性太多，不能从档案中突出每个单位工作人员的个性，使档案的利用价值度大大降低。而且如果由档案管理部门逐个对档案进行审查并要求个人补全材料，工作量较大，管理可控性较弱。
3、信息化管理水平不高
由于人事档案整理具有严格的规范性，因此管理过程中涉及手工劳动的较大，信息化管理的重视程度不高。档案管理工作不仅是一项政策性很强的工作，还是一项专业性技术性很强的工作，档案人员要有较好的专业素质，才能胜任档案管理工作。档案人员因业务不精，导致归档文件的整理、分类和保管期限划分等问题上不够准确，档案不按时立卷归档和未及时移交综合档案室等情况时有发生。而且由于人事档案具有高度保密性的特点，在设计管理信息系统时，要充分考虑其安全性与保密性。随着近几年信息化、数字化技术的迅猛发展，档案管理对管理信息系统又有了不少新的需求，系统的升级更新势在必行。
二、信息化管理的新思路
人事档案管理的信息化，不仅需要管理信息系统的支持，还需档案管理人员不断对管理提出新问题、新思路，将一些重复性、可控性弱的工作进行信息化处理。下面结合工作实践，提出在未来工作中使用信息化技术管理人事档案的新思路。
1、以信息化推进档案资源
整合信息化是档案资源有效、科学整合的重要手段，而数据库的整合是信息化资源整合中一种主要方式。在档案管理基础工作的各个环节中计算机数据的准备工作是一个大工程，尤其是对于人事档案案卷多，工作不仅量大而且复杂，如果没有一整套规范化和科学化的工作程序与方法，会使计算机因数据准备不足而无法使用甚至直接影响档案管理工作现代化的进展速度。只有共同搭建并整合一个综合数据库，作为人事档案管理信息系统有力的数据支撑。才能保证了权威、最新的人事信息数据，根据人事部门管理的数据库每年增加新人的个人信息，档案管理人员可积极主动地向其原单位请求寄送档案，增强接收新人档案的可控性，有效避免“档不随人走”的现象；丰富了人事信息数据，为个人信息添加了新元素，除了文字信息外还存有个人照片，便于查找核实。
2、实现人事档案管理程序的信息化
加强电子文件的管理是做好人事档案信息化的关键：做好档案归档，电子文件的技术处理工作，实施电子文件管理战略。新型文件材料的归档势在必行，这就要求档案工作者必须深入到现行文件工作领域，对产生的大量电子文件的接收、处置乃至存储工作进行指导，保护电子文件的原始信息，了解文件信息重新组合的来龙去脉。首先，各级事业单位档案管理部门要提高信息管理的时效性，准确、及时地传输信息；其次，要对档案实行计算机辅助管理，利用计算机、扫描仪等现代设备和现代技术，将档案资料整理输入计算机，通过相应的技术处理，将文字、图片、声像等资料转变成数据资料，实现档案纸质与数据格式并存。既方便利用者又提高了档案工作的效率和质量，并大大提高档案的利用效率。在实践中需充分考虑安全与权限管理，防止数据的恶意篡改和非法盗用；信息需要档案部门对照相关原件审核，防止出现弄虚作假现象。
3、以信息化帮助做好档案查漏工作
人事档案的查漏工作具有高度重复性、数量大、耗费时间的特点，而在计算机环境下的信息化技术能很好地解决一些重复、大批量且有规律的数据与信息。人事档案的十大门类具有严格的规律，深入了解并研究这些规律，可根据人事档案中的基本信息定制“查漏目录表”，与现有的人事档案目录进行对比分析，将缺漏的材料统计出来。
使用计算机信息化技术，根据人员信息项为每人定制一份“查漏目录表”，与其人事档案目录进行查漏对比分析，实现查漏工作的自动化、批量化，大大减少档案管理人员重复性的脑力劳动，提高工作效率，该项工作可作为人事档案管理信息系统的一个功能模块实现，由于模块的实现涉及系统的二次开发、数据项模糊对比等，需花费一定的人力物力，实现起来有一定难度，但这种智能分析对比必将成为日后信息化管理的趋势。
人事档案管理信息化的最终目的是能更加科学、合理、高效地辅助管理工作，减少重复性劳动。档案管理人员工作效率得以提高，就有更多时间与精力思考新问题，提出新想法，不断提高信息化管理水平。若在信息化的基础上对数据信息进行深度挖掘，就能提升为知识管理的水平，如对职称、科研进行分类统计，做出相应的知识决策分析，为组织人事考察、任命提拔提供信息支持。
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