人力资源档案管理制度(精选8篇)
时间：2023-08-14
时间：2023-08-14
1、观念更新
第一是服务观。要加强学习，提高自身素质，了解社会发展趋势，明确二重生存发展的市场环境，树 立二重人事档案管理为二重生产经营工作服务的思 想理念，使人事档案信息资源为二重人力资源管理 工作服务。
第二是发展观。自《中华人民共和国劳动法》颁 布实施以来，二重的人力资源管理工作逐步迈入了 法制化、规范化和科学化的轨道，相应的员工人事档 案也具有了上述特征。这与以往计划经济环境下的 固定工档案管理工作产生了很大的差别，表明档案 管理工作已经实现了从行政管理向法制管理的转 变。从而要求二重人事档案管理工作必须适应这一 变化，用发展的眼光对人事档案管理工作方式适时 作出调整。
第三是效益观。这也是市场经济环境对人事档 案管理工作的要求。我们要改变长期以来形成的档 案管理工作只能讲投入，不能讲产出，不能求效益的 观念。以强化内部管理，加强档案管理基础设施建 设为基础，大力抓好人事档案文件材料的征集、接收 和馆藏优化工作；尽力缩短解除及终止劳动合同人 员档案的保存时间，节约管理成本；充分运用计算机 等各种先进技术手段最大限度地开发利用人事档案 信息资源，以满足集团公司生存发展和生产经营工 作的需要；逐步建立开放式的人事档案管理制度，拓 宽人事档案资源利用渠道，形成集团公司人事档案 数据的资源优势。
2、制度和管理创新
首先，要建立和完善集团公司人事档案管理制 度。这与观念更新中谈到的发展观的理念一致，是 集团公司人力资源管理向法制化和规范化转变时， 对人事档案管理的必然要求。建立健全人事档案管 理制度，自觉接受集团公司档案馆在业务上的指导 与监督，是集团公司档案管理和人事档案资源合理 利用的前提。具体而言，人事档案管理制度应当具 有“适应市场，服务二重，科学严谨，运行协调”的特 征。在工作中，我们应当注重人事档案管理工作的 整体规划性、协调性和主动性，充分利用人事档案数 据资源为二重生产经营和生存发展服务。
其次，在运用先进的管理手段方面，当前的首要 任务是将计算机技术引入人事档案管理工作中。目 前，二重人事档案室配置了三台计算机，并且已经促 使人事档案管理突破了人力资源部工作地域的限 制，日常的人力资源信息能够以最快的速度及时反 馈到人事档案室，并且能够使员工的常规信息及其 与人事档案数据的误差得到及时的反映。这大大提 高了人事档案信息的准确性，为集团公司人力资源 及其它方面的管理工作奠定了坚实的物质基础。与 此同时，计算机管理手段的运用，也大大节省了档案 查询的时间。例如只要输入员工工资号或姓名，就 能立即在计算机上检索出个人的基本情况，大大提 高了工作效率。实行计算机管理后，人事档案管理 工作的流程发生了变化。
3、硬件环境的改善
【关键词】行政单位；人力资源；档案管理；提升意义
随着我国整体经济水平的发展，国家行政单位工作效率和质量也得到了进一步提升。对行政单位来说，人力资源是保证其工作高效开展的基础，加强单位人力资源档案管理能够显著提高单位人才利用率，充分发挥人才潜能，为行政单位可持续发展夯实人力基础。本文在此立足于行政单位视角，简要提出几点提升行政单位人力资源档案管理的策略。
一、行政单位人力资源档案管理水平提升意义
提高人力资源档案管理可优化行政单位人力资源配置。通过加强人力资源档案管理，可以更加深入、全面了解行政单位内职工具体情况，然后结合岗位及职工情况来进行安排，这样既能够提高岗位工作质量，还可以为职工更好发展创造平台。人力资源档案是行政单位对职工进行岗位配置和调任调动的主要标准，提高人力资源档案管理质量可以显著提高单位内部人力资源配置的科W性、合理性和有效性。
提高人力资源档案管理可有效激发行政单位职工潜能。职工潜在能力的发挥是提高及创新行政单位工作质量的根本，而加强人力资源档案管理，能够全面掌握职工工作生涯内容，通过对职工以往及当前工作情况进行综合分析，发掘职工潜在能力和价值，帮助职工更好进行职业规划，实现职工价值，同时为行政单位工作质量提升提供人才保障。
二、行政单位人力资源档案管理提升策略
（一）制定高效档案管理制度。科学有效的管理制度是提高工作效率的保障，因此行政单位在人力资源档案管理上也应制定出与单位人力资源情况相符合的档案管理制度。现阶段，随着时代的转变及制度的改革，行政单位各项工作的开展都面临新任务、新机遇及新挑战，对此行政单位人力资源档案管理制定也应随之进行完善创新，不仅要确保档案管理制度的科学性、高效性和完善性，同时还要保证制度能够与时俱进，适应时代及单位发展需求。制定高效档案管理制度不仅能够提高档案管理人员工作规范性，同时还可以提升管理人员工作积极性，培养工作责任意识，进而提高单位人力资源利用率。高效的人力资源档案管理制度应明确规范管理中每个环节和步骤，包括档案保存方式、档案信息流转程序等，统一进行规定，确保制度建立有效性，避免耗费无效工作时间和精力。
（二）丰富内容提高利用价值。提高人力资源档案内容的丰富性，详细记录单位人员专业能力、学术水平、职称等级、特长优点、工作情况等内容，同时结合职员岗位具体情况对其进行综合分析，包括单位职员应具备的能力、条件、知识等。在人力资源档案管理上重视岗位分析，这样可以显著提升行政单位职员聘用的业绩评估、薪酬体系等更加规范化、科学化。另外，丰富人力资源档案内容、进行岗位分析还能够进一步优化人员配置，结合不同岗位任职条件进行公开职位竞争，确保合适人才就任合适岗位。这样不仅可以激发职工工作主动性和积极性，还可以形成系统的人力资源档案管理体系，尽量确保人才配置最优化，提高行政单位人才利用率，充分发挥人才利用价值。
（三）提高档案管理人员素质。提高行政单位人力资源档案管理质量和效率，还要将重点落实在档案管理人员综合素质提升上。行政单位首先要保证档案管理人员引入人才的优质性，扩大人才引入机制，避免出现任人唯亲等现象，从源头上重视人力资源档案管理人员素质。其次，行政单位要重视在职档案管理人员教育培训，着重提高档案管理人员专业能力及素质道德的培养与提升，最大程度上降低档案管理人员工作中违纪、违法行为出现，同时制定适宜的激励体系，促使档案管理人员主动提升自身综合素质。另外，行政单位人力资源档案管理人员还应转变以往“保管员”的身份定位和认识，提高自身工作主观能动性，积极参与到人力资源档案研究及开发利用工作中，从而为行政单位选人、用人、政绩评审等工作提供数据支持。
（四）加强档案管理数字建设。借助网络信息技术提高行政单位人力资源档案管理工作信息化程度，加强档案管理的数字化建设。通过数字化、网络化技术手段，建立起各类规范化、标准化、可共享的目录数据库和内容数据库，实现人力资源档案管理信息传输的网络化和人力资源档案管理信息资源的共享化，提高行政单位人力资源档案管理的使用价值，为企业的经济发展提供必要的服务。人力资源档案管理的数字化建设能够帮助管理者更加全面掌握职工情况，动态反映行政单位职工经历、知识、能力、信誉等情况，包括人才的基本信息、教育培训经历、工作履历、工作业绩、成果荣誉和业绩评估等，从而有助于人力资源科学配置，提高单位工作效率和质量。
三、结语
总之，行政单位作为国家代表机关部门，为了充分发挥自身作用及内部人才价值，必须要重视人力资源档案管理工作，进一步提高人力资源利用率，与时俱进对人力资源档案管理工作进行创新，为单位培养更高素质、高水平、高能力行政单位人才奠定基础，进而为国家、社会及民众提供更优质行政服务。
【参考文献】
【关键词】档案管理；资源整合；改进；探索
档案真实记录着人类的各项社会活动，随着人类社会进入信息时代，档案的管理与服务正发生巨大的改变，这就要求档案管理人员务必要重新审视档案管理发展状况，有效整合档案资源，改进档案管理资源整合，优化档案服务。
一、进一步实现档案数字化整合
在信息时代，促进档案资源的数字化整合尤为重要，因为每一个档案馆都是信息资源库，应将单个档案馆信息源联结起来，构建数字化资源库群。换言之，要想进一步改进档案管理资源整合，就务必要集中档案数字化资源，在延伸传统档案馆的功能的同时将其馆藏资源整合成无形的信息中心、资源基地，使档案资源的利用不再受到时间、空间等的限制，促进资源互补的实现，推动档案馆档案资源数字化整合，建成一个涵盖历史文化、政治、经济以及大众生活等信息的综合型档案资源库。
二、规范档案资源整合工作过程
在开展档案管理资源整合工作的过程中，不管是对各项社会工作环节、对档案工作的配合还是对档案工作自身的运行机制，均提出了强烈的法制要求，这是实现档案法制化的强大推力。由于各地区的经济发展水平存在差异，且价值观念、文化传统等不尽相同，使得档案管理资源整合的内容也不一致，这就要求档案管理资源整合工作在应用科学的、先进的、系统的信息管理理念的同时还要注重落实整合的战略与规划、管理系统，致力于建立俗嫉摹⒂星看蠊δ艿摹⒖赏卣沟摹⑽榷ㄇ野踩的档案管理系统；对档案管理系统的整合与应用加以改进的主要目标则在于安全、稳定、操作方便、实用，不能盲目追求先进的、大而全的软件；锁定档案管理资源整合需求，有机结合战略需求和需求驱动，规范、务实地开展档案资源整合工作，并在整合档案资源的观念、方向、目标以及认识等方面达成共识，制定整合的战略及规划时不但要站在全局的高度，更要与整合档案资源的实际需求相符，不能超出既定的档案管理资源整合范围。
三、坚持档案资源整合制度建设
坚持建设制度是改进档案管理资源整合的关键，主要应建立健全这几项制度：一是约束机制的建立。建设制度是在信息时代整合和管理档案资源的根本，但任何行为都要具备约束力，整合档案资源也离不开具备一定约束力的机制。二是督查制度的建立。针对档案管理资源整合工作，要建立起按专题、按期限移交和接收的制度，也就是每一年年初接收档案，保持各个部门与档案部门之间有持续的联系，实时掌握档案信息资源的产生与流转情况，通过加强督查的方式守护档案资源。三是目录备案制度的实施。一直以来，档案管理都强调对信息资源的统一集中管理，这是基本原则，但电子档案尚未普及，在整合实体档案资源时就要充分体现灵活性。因此，在整合实践中要基于档案资源利用实际、档案之间的联系等情况，综合考虑各方面因素，按时段加强对档案资源的异地管理与整合。四是评价制度的实行。以档案鉴定小组为基础建立的评价制度的实行要求档案管理人员要会同相关业务人员，合理评价档案资源，明确其历史价值，做到内容的取舍，从而有机结合对档案资源的价值取向与广泛整合，避免整合工作的盲目性。
四、建立档案资源整合技术保障
一是数字化档案资源存储技术。档案数据仓库有很多数据来源，且档案资源的量每一年都在猛增，随着学术界兴起研究大数据的热潮，档案管理资源整合在这种复杂的、庞大的数据库面前需要专业的技术、设备提供支撑，包括磁盘、光盘、超容量移动硬盘等，在合理存储档案资源的同时快速获取数字档案资源，这些都涉及数字化档案资源存储技术。每一个档案库的档案资源都需要不断更新，更要实时跟踪档案库，所以监控数字档案资源是必然选择，所以存储技术是动态过程，并非静态。二是数字化档案资源ETL技术，即数据仓库技术。该项技术的作用主要在于针对数字化的档案资源进行抽取、转换、清洗，从而装载数字化的档案资源。在该过程中，抽取技术、转换技术、清洗技术发挥各自的功能，且彼此在相互转化，缺一不可。当打算集成所有的档案资源时，就需在整个系统中将相关资源抽取出来，此时就需要抽取技术的保障；处理海量异构档案资源时则需要转换技术的保障，定制各种结构各异的档案资源，消除异构档案资源存在的差异；清洗技术主要是保障对信息冗余问题的解决，包括不完整的、错误的档案信息资源，并修补、排除这些信息；装载技术则是以清洗技术为基础逐渐发展起来的，它按照一定的逻辑结构和类别将各种有用的档案资源输入档案数据仓库，从而通过一系列档案资源整合技术建立起有逻辑结构和层次结构的高效档案库，进一步改进档案管理资源整合。
五、结语
改进档案管理资源整合的最终目的在于避免重复建设，避免浪费资源，实现对资源的最优配置，争取最大化的经济效益。当然，在档案管理资源整合的实践环节，档案人员不能只注重整合档案实体，档案部门还要加强对档案管理资源整合的指导与监督，建立健全更有效、更合理的档案管理资源整合机制，推动档案管理信息化建设进程。
【参考文献】
人事档案管理属于人力资源管理中的一部分，人力资源管理是否科学离不开人事档案管理的辅助，通过人事档案能够了解人才的自身详细情况，合理选择需要的人才，而现阶段人力资源管理中人事档案管理存在问题，需要进一步有效提升人事档案管理水平。
一、人力资源与人事档案之间的关系分析
人力资源管理是与一定物力进行有效的结合人力，通过运用科学有效的方法合理组织、科学培训、合理调配，使物力与人力之间形成合理的比例，做到知人善用。人事档案为人力资源管理提供基础信息，人事档案管理直接影响了人力资源管理工作的效率。
二、人事档案管理对人力资源管理的负面作用
1、虚假的人事档案材料能够阻碍人力资源的合理分配，虚假的人身档案掩饰了档案的真实性，如果存在这些缺乏真实性的人事档案，那么人事档案将失去使用价值。由于现在技术手段的提升出现了很多伪造学历、伪造学士学位、个人简历造假、年龄造假的情况频发，使人事档案管理产生很多问题。档案如果存在不对称的信息将直接影响人力资源的合理分配，让很多有才能的人员丧失就业机会。
2、如果人事档案材料的管理缺乏集中性，使人力资源的管理效力降低。人事档案需要客观全面的介绍一个人的真实状况，现在人事档案材料中存在档案内容抽象，材料简单不细致，这样很难通过档案了解一个人的真实情况，对于企业通过人事档案选拔人才的时候没有任何参考价值，以至于直接影响到员工的正常晋升等等。
3、人事档案材料管理方式陈旧，时效性不高，使人力资源的管理效率降低。我国现在已经步入了信息化时代，由于经济的发展促进了科技的发展和创新，因此，人事档案的管理方式、管理制度以及管理体系都需要及时更新，这样才能适应社会的发展。如果人事档案管理方式落后、管理制度得不到及时更新、管理体系不进行改革，那么直接影响新制度、新方式、新体系的发展，导致人事档案管理效率不高。由于我国很多城市的人员的流动性大，如果不及时更新管理制度和技术水平，势必将跟不上人事管理规划的步伐，使人力、物力、时间大量的浪费。
三、人事档案管理对人力资源管理的正面作用
1、人事档案它的具体内容是记录了员工一生的个人经历及其日后发展过程，企事业单位通过人事档案才能真正了解一位员工的过去，从而通过档案来衡量一名员工真正的发展潜力，从而有效避免人才被埋没，企事业单位还可以通过人事档案中的有效信息，最大限度的了解人才能否为自己的企业效力。
2、利用人事档案企事业单位对人才能力的不同合理的安排适合他们的工作岗位，充分发挥人才的特长，为企事业的发展合理配置人力资源。
3、人力资源需求主要源于组织内部，真实有效的人事档案能够分析组织内部人力资源状况能否适应快速发展的社会，从而制定科学的人力资源管理机制。
四、现代化的人力资源管理需要完善的人事档案管理
1、人事档案管理过程当中，应该及时更新规章制度，这样才能适应人事档案管理制度的发展，建立科学化、规范化、合理化人事档案管理制度，才能帮助人事档案管理更具有制度化与法制化。在人事档案的管理中要建立完善保密的档案材料传递系统，对人事档案的登记过程进行监督，真正实现动态管理，通过先进的科学技术手段来拟补人事档案管理不足，还能将以前丢失的档案材料查找出来，保证了人事档案材料的完整。
2、将人事档案集中纳入人力资源统一管理中，人事档案能够更加真实的反映一个人的全貌，做为人事档案的管理人员需要采取现代科学手段及时有效的更新全体人员的所以与工作相关的情况，在工作中为全体人员建立真实的人事材料，充实档案的具体内容。
3、人事档案管理人员要具备较高的政治素质、良好的职业道德，拓宽档案管理人员的知识领域，才能提高人事档案管理人员的工作能力，使档案管理人员能够很好的适应全新的档案管理方式。同时我们对于档案管理人员的服务意识要进行提升，更好的为人力资源管理和高层决策提供有效的服务。
五、人事档案管理对于提高人力资源管理的作用分析
1、检索工具要进行科学的完善，建立合理的人事档案管理目录
人事档案检索工具要具备多种类、高功能、检索效率快，档案检索工具要满足档案信息保存的需要，我们要满足档案与日剧增的需求，我们要建立档案数据库并根据数据库的情况建立档案的检索目录。检索工具要设计的简单方便使用，符合人事档案使用的习惯，符合档案内容资料和形式特征。
2、人事档案管理人员要参与单位的薪酬管理制度
为了能够更好的提高人事档案管理在人力资源管理中的作用，作为档案管理工作人员要参与单位薪酬评判，从而制定合理的薪酬制度。逐步推广绩效工资，增加业绩，制定绩效考核机制、奖金分配机制。
3、做为人事档案管理人员要进行定期的教育培训，并建立奖金与工作挂钩机制
提升人事档案在人力资源管理中的作用，人事档案管理人员要进行定期的教育培训。比如对档案管理技术维护人员提供培训教育课程，这对于建立完善的员工档案提供帮助，对日后晋升、评定职称有一定的帮助，为员工奖金评定提供重要的参考依据。
4、人事档案管理必须与人力资源管理相适应
采用现代化科学技术管理手段对人事档案信息进行有效的管理，利用网络信息化管理方式争强人力资源部门与外界人才之间的沟通交流，从而开放交流模式。伴随我国知识经济的进步，人力资源对于企事业单位的发展日益明显，现阶段的人才流动非常频繁，促进了人才质量的提高。而政治体制的改革与深化，人事档案社会化开发式管理模式将成为普遍使用的人力资源管理模式。
关键词：国有企业；人事档案管理；工作探索；提升
一、人事档案材料的主要内容
人事档案管理制度是我国人事制度管理的一个特色，人事档案作为记录一个人的各类基本信息、履历、学历、社会关系、政治面貌、思想品德、专业技术职务或职业资格、业务能力、工作岗位及状况以及奖励惩罚等内容的文件材料，发挥着凭证、依据和参考的重要作用。它是个人身份、学历、资历等方面的证据,与个人工资待遇、社会劳动保障、组织关系紧密挂钩，具有法律效用，是记载人生轨迹的重要依据。现阶段计算工龄、工作调动、遗产继承、考研、考公务员、转正定级、职称申报、办理各种社会保险以及升学、退休审批等都离不开个人档案，特别是在国有企业、事业单位，没有人事档案是不能接收录用的。
二、国有改制企业人事档案管理现状对人力资源管理的影响
近些年来，国有企业随着改革改制的不断深化，企业管理架构也发生了新的变化，大部分国有企业都由过去的工厂制改制成了以国有资产为纽带的母子架构型管理体制，母子架构下的各子公司均为独立的法人治理公司，人事档案也自行管理。由于各子公司大都是从原来工厂制时的分厂、车间或工段改制而来，管理基础相对薄弱，在人力资源管理特别是人事档案管理方面还缺乏管理经验，绝大部分改制子公司都依托总公司（或集团）的管理优势委托总公司管理员工社会保险关系及人事档案，但人事档案材料的收集、归档离不开各子公司的配合，因此各子公司在人事档案管理方面的相对薄弱在一定程度上既影响了员工本人，又影响到公司的人力资源管理工作，主要表现在以下方面：
1、档案材料失真现象影响了人力资源的各项管理
部分国有改制企业由于过去没有管理过人事档案，既缺乏管理经验，又对档案管理认识不足，在长期的工作中有意或无意的形成了失真的档案材料，严重影响了企业的人力资源管理工作。档案材料的真实性是人事档案的基本特性，没有真实性，人事档案也就失去了利用价值，失真现象削弱了人事档案的严肃性。我们在工作中发现，“三龄一历”前后填写不一致的现象比较普遍，通常是学历越填越高，工龄越填越长；岗位变更不及时，岗位名称填写不规范；还有的档案材料有明显的涂改痕迹，甚至是多处涂改等现象。这些问题使档案丧失了真实性、权威性、严肃性，从而给人事档案的利用造成很大的影响，使人才的选拔、配置、退休审批等都失去了重要的参考价值。
2、档案材料内容简单雷同现象降低了对人力资源开发的参考价值
人事档案是一个人在社会实践活动中成长的真实写照，本应全面、历史、客观地反映一个人的真实面貌，使组织在翻阅档案时能够一目了然，如见其人。如今我们翻阅的大部分人事档案材料单一，内容抽象，特别是鉴定、考察材料中套话、空话多，体现不出个性特质，失去了真正意义上的参考价值，进而影响到员工选拔，挫伤了员工的积极性，同时也导致企业蒙受损失。
3、档案材料分散、缺失现象破坏了档案的整体性，降低了人力资源的效力
人事档案归档过程应是一个前后衔接、有机统一的整体。但长期以来，由于传统人事管理工作方式的影响，以及宣传、培训力度不够，加之企业改革、改制，人才流动性大，人事管理岗位人员调整平凡，致使归档的材料不全，个别档案材料分散，前后不衔接、不完整，弃档、重新建档的现象时有发生。严重影响了人事档案材料的完整统一，降低了人力资源管理的效力。如由于工作调动，致使一部分材料滞留在原单位；学生参加工作了，档案确留在学校或由于学生分配后又重新改派造成档案转移过程中遗失；个人取得了学历文凭、职业资格、专业技术职务等，相应的学籍材料、审批材料未归档；另外，最常见的个人调动介绍信、报到证等未归档等等。由于档案材料不衔接、缺失，就会造成考学、考公务员、调动等事宜中，对方不接收档案；解除劳动合同的，档案转移不出去，养老保险无法接续等等。
4、人事档案管理手段落后现象制约了人力资源的开发
现代人力资源管理要求人事档案管理科学化、信息化，要求及时有效地为组织提供各种信息，为人力资源管理提供服务。但现阶段绝大部分企业人事档案管理仍处于传统的管理模式，个别信息化建设也仅以检索查寻目录为主，没有实质的档案内容。管理手段受传统观念的束缚，缺乏创新精神和竞争意识，既无法及时为人力资源开发提供有效的服务也为人事档案的安全性、真实性留下了隐患。
三、人事档案管理工作探索
1、人事档案的信息化建设
实施人事档案信息化管理。国有母子架构管理体制公司应联网建立人事档案信息库，并与人事信息库相结合，资源共享，避免重复建设，这样才能相互监督、相互制约、相互补充，保证信息的及时、准确，才能便于组织掌握所需的信息资料，为人力资源管理工作提供可靠的分析数据，同时也为省直部门阅档、退休审批等提供了方便、可靠的信息。
2、扩大归档材料，完善人事档案信息
我们在工作日常中发现，由于档案材料不完善经常会影响到员工的利益。我认为国有企业应将每年员工签字确认的工资台账装入人事档案中，一是为个人养老保险缴费基数核定提供依据；二是如实反映员工在各岗位连续工作的准确时间。养老保险缴费基数的核定是按员工上年度月平均工资收入来确定的，以往的人事档案归档材料中不记载个人养老保险缴费核定基数。近年来不少企业为了减少人工成本，有意降低员工养老保险缴费基数，使得员工退休后养老金较低，造成员工和企业因养老保险核定基数问题发生劳动纠纷的事例屡见不鲜；另外，由于国有改制企业档案管理的不完善，大部分改制后的企业不及时补充档案材料，造成员工档案材料不完整，岗位工作年限反映不清、不真实等现象经常发生，使员工的合法权益受到侵犯，特别是女工人岗位及特殊工种岗位，退休审批困难等。因此，本人认为今后人事档案中应将每年员工签字确认的工资台账装入人事档案中。
四、结语
总之，随着现代企业管理制度的深化改革，结合工作实际不断充实档案材料，完善档案管理，提高人事档案的使用价值，是做好人事档案管理的根本目的；合理开发利用、适当扩大人事档案的归档范围，有助于促进人力资源管理水平的提高。只有加强学习、转变观念，不断改革创新，冲出原有的思路、模式，才能适应人事档案管理的发展。
参考文献：
[1]刘利丽:浅谈企业人事档案管理现代化问题分析[J]、科技创新与应用，2012，(08)：245、
[2]李 熙:加强新时期企业人事档案管理工作之我见[J]、经营管理者，2011，(24）：238、
[关键词]国土资源；档案管理；开发利用
国土资源档案是国土资源管理部门在土地规划、开发、利用以及低地籍管理、土地测绘等工作中形成的具有保存价值的文字、图片、音频视频等数据信息。“国土资源档案管理是国土资源管理工作的重要组成部分，是服务经济、社会、群众的一项基础性工作”。[1]因此，做好国土资源档案的征集、归档、立卷以及管理工作具有重要的现实意义。但是，当前的国土资源档案管理工作存在诸多问题。分析当前国土资源档案管理存在的问题和不足是国土资源档案管理者必须面对的现实问题。
一、我国国土资源档案管理工作的现状与问题
随着我国国民经济的持续快速发展和互联网技术的广泛普及，信息化浪潮席卷社会生活的各个方面，对国土资源档案管理提出了更高的要求。传统的国土资源档案管理模式已经难以满足人们对档案资源存储、开发、利用的社会需要。分析问题是解决问题的前提。纵观当前国土资源档案管理的整体状况，我们认为现有的国土资源档案管理工作主要存在以下几方面问题：
（一）国土资源档案管理制度不健全，安全隐患多。当前国土资源档案管理人员对国土资源档案的重要性认识不足，“思想上不适应，没有从计划经济的模式中彻底解放出来，思想守旧、工作被动、缺乏新思想、新举措，难以适应新形势的需要。”[2]首先，在日常工作过程中，国土资源管理人员的绩效考核往往已完成领导交办工作的完成程度为标准，因此工作过程中的工作记录及相关文件，往往因分工模糊，责任不明等制度不健全等在工作结束后，没有及时收集整理和归档，致使一些珍贵的国土资源档案遗失。其次，一些国土资源档案馆管理极不规范，已有的国土资源信息没有及时归档、立卷、分类，编目和排列也不够规范，部分国土资源档案随意堆放，长时间挤压，造成霉变、虫蛀、破损等现象。再次，有些国土资源档案管理单位的档案存储基础设施落后，国土档案资源存储区与办公区混在，档案库房严重不足，仍采用木质档案柜存放，存放设备简陋，档案管理人员安全意识差，安全管理制度不健全，安全防范措施形同虚设，落实不力，安全隐患多，国土资源档案管理的安全形势堪忧。
（二）国土资源档案管理模式落后，信息化程度低。随着互联网技术的快速发展和信息化进程的不断加快，档案管理的信息化与数字化已经成为未来发展的必然趋势。但是多数国土资源档案管理者仍沿用效率低下传统档案管理模式，严重制约了国土资源档案管理的有效性。一方面，当前国土资源档案管理者的信息化意识较低，没有看清信息化时代档案管理的发展趋势，缺乏国土资源档案管理的创新意识与改革动力，另一方面，现有国土资源档案管理人员的业务素质堪忧，档案管理人员编制少，流动性大，缺少正规培训和专业的档案管理训练，有些档案管理人员连哪些文件需要收集和如何进行档案的立卷归档都不会，仍延续着“你交我收”的被动式档案管理模式。此外，部分国土资源档案管理者的电子档案管理技能不足，档案信息化、数字化管理尚处于数据输入的初级阶段，根本谈不上电子档案的整合和共享。
（三）国土资源档案只“管”不“用”，开放利用率低。当前国土资源档案管理模式存在着“重管理，轻利用”的倾向，严重制约了国土档案资源的开发与利用。一是国土资源档案管理者对国土档案资源的价值认识程度低，没有认识到国土档案资源对经济发展、政府公共决策以及公民个人需求的重要作用，对现有国土档案资源的开发整理不足，导致大量极具价值的国土档案资源长期积压在档案柜里，难以发挥作用。另一方面，国土档案管理人员对社会各类组织的国土档案资源的需求了解不足，服务的主动性较差，仍然采取坐等利用者上门查询，利用者提出需要什么就查询什么，很少主动了解利用者的需求类型，此外，国土资源管理者没有组织人手根据社会需求类型对档案资源进行深入挖掘与分析，仅能提供原始的档案资源服务，资源服务类型单一，服务质量不高，主动服务意识差。
二、加强我国国土资源档案管理工作的路径选择
（一）建章立制，推进国土资源档案管理规范化、制度化。首先，推进国土资源档案管理的规范化制度化，关键是人。要提高国土资源档案管理人员的管理思维和管理技能，做好宣传教育工作，强化国土资源档案管理人员的现代管理意识，做好教育培训工作，通过短期培训、专家讲座、内部交流，提升国土资源档案管理者的管理技能，全面强化管理人员档案收集、立卷、整理、装订、上架等各个环节的实际操作能力，推进国土资源档案管理的管理模式创新。其次，推进国土资源档案管理的规范化、制度化，要完善制度建设。国土资源档案管理要进一步完善管理人员岗位分工制度，明确不同岗位的具体职责，将管理责任细化到人，明确档案管理、归档范围，细化档案利用、借阅权限，严格鉴定、销毁等规定，做到有章可循、有规可依，实现精细化管理。另外，要进一步完善国土资源档案管理的激励机制，打破档案管理奖励分配的平均主义倾向，对在管理方式创新等管理过程中做出过突出贡献的员工予以精神鼓励和物质鼓励，激励员工不断的学习，不断提高自身的管理能力，调动国土资源档案管理人员的工作积极性；进一步规范国土资源档案管理的安全制度建设，一是要建立层层签订安全责任书的安全责任细化制度，明确每个人的安全责任，做到人人绷紧安全责任这根弦，人人参与安全工作。二是要建立安全巡视和定期检查制度，定期对现有的国土资源档案进行安全检查。检查国土资源档案的存储环境，消防设备的配备等情况。三是要制定安全预案，针对可能出现的火灾、地震等情况制定突发紧急事件发生时国土资源档案的抢救、保存工作。四是要进一步更新国土资源档案管理的基本设备，创造良好的国土资源档案存储环境。
（二）推陈出新，加强国土资源档案管理数字化、信息化。信息化是互联网时代的根本特点，加强国土资源档案管理的数字化、信息化是新时期推进国土资源档案管理的必然要求。进一步加强国土资源档案管理工作的信息化程度，需要做好以下三方面工作：一是要国土资源档案信息化数字化人才培养。国土资源档案数字化、信息化将使档案部门管理的档案资源的形式特征、主要工作以及服务模式都带来了很大的变化。国土资源档案管理的人员不但要掌握档案管理的专业知识和技能，还要掌握计算机技术应用的基本技能。因此，培养和造就一大批既掌握国土资源管理和档案管理等专业知识，又能熟练地远用计算机技术、多媒体及数据通讯和网络技术的优秀人才是推进国土资源档案管理数字化、信息化的前提和基础。二是要大力推进现有国土资源档案的信息化、数字化进程。首先，将保存时间较长的历史档案录入国土资源信息化系统中，将纸质的文档、图片及其他音频视频等资料转化为数字化的新型档案形式，进一步延长其存储期限。其次，不断推进数字化的国土资源档案管理模式，鼓励政府及相关企业采用电子化的档案存储格式，实现档案资源管理效率的提升，为国土资源档案信息的开放和利用奠定基础。除此之外，还需强化对国土资源档案信息管理网站的建设，建立和优化网络检索、查询系统，实现资料的规范化管理和智能化利用，在国土资源档案馆网站上能够实时和在线满足社会各界对政府档案公开的需求，并不断推进网站在线受理、公开的信息化进程。
（三）以用促管，提升国土资源档案管理开发率、利用率。“在社会主义市场经济发展新形势下，档案工作模式必须适应社会主义市场经济。”[3]国土资源档案管理部门不仅要做好档案的管理工作，更要最大限度地开发和利用档案资源，实现国土资源档案为政府公共决策服务，为社会发展服务的功能。如何推动国土资源档案开放程度，提高档案的开发利用价值，成为摆在国土资源档案管理部门面前迫切需要解决的问题：第一，打铁还需自身硬，提升国土资源档案的利用率首先要有树立共享意识，增强服务的积极性和主动性，深入了解社会各界对国土资源档案服务的需求类型、需求主体等潜在的市场需求信息，在保留传统服务项目的基础上，进一步拓展服务范围，优化服务方式，提高服务质量。第二，要实行标准化管理，要制定数字化、电子化国土资源档案的管理章程，建立统一的标准体系，提高国土资源档案的管理、开发和利用的有序化、标准化和规范化水平。各国土资源档案管理部门要加强馆际、馆室协作，打破政府权限分工造成的“信息孤岛”。进行数据资源整合和网络化管理，建立统一的国土资源档案大数据平台。第三，档案管理工作人员应当增强服务意识，提高档案资源收集、加工等信息处理能力、计算机使用、文献复制等现代技术的操作能力以及外语、专业知识等综合知识水平，提高查找文献的水平和速度，确保服务的效果和质量。
参考文献：
[1]王岩、基层国土资源档案管理存在的问题及对策[J]、南方国土资源，2010（11）、
[2]陈玲芽、论新时期的国土资源档案管理[J]、科技信息，2007（14）、
现阶段，随着改革的不断深化，机关事业单位的档案管理水平也得到了一定的提升，但仍存在着与其它工作发展不协调的状况。作为档案管理工作者，我们要弄清楚工作中存在的问题和不足，并研究和探索相应的应对措施，以便促进单位管理工作更好发展。
一、机关事业单位n案管理的现状
（一）对档案管理工作认识不深
主要表现在三个方面。一是不少机关事业学位的领导没有充分认识到档案管理工作的重要性，没有意识到做好档案管理工作对单位发展的作用和影响。甚至一些领导撤销档案管理机构，更不用指望档案能够发挥它应有的凭证和参考的作用了。二是单位的档案工作人员在主观意识上就没有形成一个严谨的对档案进行合理规范管理的思想态度，加之领导不重视，缺乏工作的动力，管理意识和保密意识薄弱，工作懈怠，导致单位内部档案管理混乱，对档案的管理措施实施不到位，造成部分档案的丢失和不完善，在某种程度上，严重影响了单位的发展。三是单位内部各部门的员工对档案工作没有清晰的认识。认为档案工作是档案人员的事情，在工作中缺乏文件归档保存的意识，办理完毕的文件不注重保存，直接导致档案工作人员在收集整理文件时不齐全和不完整，使得收集到的档案资源无法有效地提供利用。
（二）档案专业人才匮乏
社会发展离不开人才，尤其是专业优秀的人才更是不可或缺的。档案管理作为一项专业的、复杂的工作，必须要有专业的人才才能够胜任。档案工作者的业务水平，直接决定了单位档案管理的质量和效率。由于机关事业单位是定编定岗，编制紧张，使得配备兼职档案员成了一个普遍的现象。兼职档案员在单位中身兼数职，事务繁多，有的档案员感觉进了档案室就像被打入了“冷宫”，不会有再大的发展。有的是单位新入职员工，不能马上担当重任，被领导派到档案室去熟悉单位工作环境，也有的单位通过招聘临时整档人员的方式来应对档案管理工作的需要。极少有档案员是专业科班出身，笔者并非强调只有专业科班出身就能做好档案工作，而是说很多档案员在进档案室之前，对于档案的了解和认识是“0”基础，只能靠前一任档案员口头简单介绍。这就导致档案人员流动太过频繁，档案工作交接不及时，不到位，不全面，档案业务知识和业务技能无法得到有效传承。专业人员不足的现状，导致这些人员在繁杂而专业的档案工作面前力不从心，错误百出。同时，即使有配备专职档案员的单位，也有因档案员工作态度不好而影响了档案工作的实效。
（三）档案经费投入少，软硬件设备落后
机关事业单位的档案管理工作是一项复杂的涉及多个部门的工作。健全的基础设施、充足的资金投入是做好这项工作必不可少的条件。而当前，很多单位暂且不说高大上的现代化管理的软硬件设施投入，就连最基本的档案库房也是为了应对档案行政管理部门的检查临时腾挪出来的。有的单位有档案库房，不仅面积小，还在空地上堆放其它物品，档案库房已然成了杂物库房。档案基础设施不完善，库房建设不规范，档案保管条件差，对温湿度不能有效控制，使得纸质档案材料发生霉变、损毁现象，威胁着档案的安全。
（四）缺乏规范有效的档案管理和利用制度
规章制度和工作流程是机关事业单位工作顺利开展的依据。我们做任何事、任何工作都要遵循一定的道德规范或规章制度，然而目前部分机关事业单位档案管理制度还不健全，甚至漏洞百出，缺乏相应的权力制约机制。也有的单位规章制度不少，看起来也很全面，但是缺乏足够的执行力，再好的规章制度，没有了严格的执行力，也就成了一句空话。
（五）基础环节工作薄弱
纵观档案管理工作，一般我们将其划为8个环节，即档案的收集、鉴定、整理、保管、检索、编研、利用、统计。这8个环节，都贯穿着社会需要和提供利用工作的要求；同时，前面诸环节又都直接影响着提供利用。对档案管理的基础工作做得不到位，如，收集不全面，造成很多有价值的材料没能进入到档案室保管而造成遗失；档案价值鉴定不到位，使得很多没有保存价值的材料进入了档案室，增加了库房压力，加大了工作人员的工作量，到了保管期限可以销毁的材料，由于种种原因，不销毁，也使得保管矛盾越来越突出，等等。档案管理的基础环节工作薄弱是影响档案管理工作质量的一个重要因素。
（六）信息化水平低
随着科学技术的发展，各级政府开始使用信息化办公系统，大大提高了工作效率，而且无纸化办公也不再是一个梦。虽然目前也有不少机关事业单位的档案管理工作转向了信息化，但是也仅仅是实现利用软件来进行档案的录入、排序和检索，还未能实现资源共享，导致档案资料的利用率低，没有完全发挥出应的功能。
（七）对现有档案资源的开发和利用程度不够。
档案的收集、整理、保管是手段，档案信息资源的开发利用才是最终的目的。鉴于前面笔者所罗列的一些现状，使得档案信息资源的开发缺少必要的条件，如人员素质水平、经费投入等等，那当然是不能够做好的。影响档案信息资源开发还有一个重要的因素，那就是单位内部的档案管理人员对档案没有一个全面的认识，他们只单纯地认为档案管理就是保证档案不被遗失，在需要时能够很容易地找到就可以了，其实不然，档案对单位内部进行决策时有着非常重要的指导作用，能够让领导层对单位过去的发展进行分析总结，然后对未来提出一些有建设性的意见，所以，对档案资源的开发和利用有着十分重大的现实意义。目前，许多事业单位的内部管理人员还没有意识到这一点，对现有档案资源的开发和利用程度不够，严重制约了单位的未来发展。
二、提高机关事业单位档案管理工作的对策
（一）提高对档案管理工作的认识
机关事业单位档案管理工作要想取得较高的水平，就需要单位领导和档案管理人员对这项工作提起足够的重视，改变那种把档案管理工作当做可有可无的辅工作的认识。一是档案工作者自身要通过学习、参加培训等等方式，改变自身对于档案管理工作的偏见，如果连档案管理者自身都不重视档案管理工作，又怎能期望得到领导的认同和支持呢？二是档案工作者要多多向领导宣传档案管理工作的重要性。因为很多时候，并非领导不重视档案管理工作，而是领导不了解情况。档案工作者多向领导汇报有关档案的内容、案例、工作，让领导意识到原来档案管理工作是这样一种专业性的工作，重要性的工作，慢慢地就会提高对档案工作的重视程度。三是领导应明确档案管理在单位整体工作中的重要性，把档案管理工作列入到单位发展规划中，列入到日常工作计划中，并制订相应的考核奖惩制度。
（二）提高档案管理人员专业素质
要想让档案管理做得越来越好，档案管理工作人员的专业素质必须有所提升。要保障档案管理工作人员有较高的专业能力，笔者认为可以从以下两个方面入手：
一是在档案管理工作人员的招聘上，设置相应的任职条件，包括专业的档案管理知识以及强烈的职业认同感和责任心，也就是相应提高任职的门槛。档案管理工作是一项专业性很强的工作，并不是无任何基础条件的人员就能够胜任的。
二是在部T工作开展的过程中，要加强并有针对性地对档案管理工作人员进行培训。包括综合运用计算机的能力，文件分类以及快速查找的能力，搜索以及分析能力，记忆力等多方面综合技能，确保档案管理人员拥有足够的能力来完成自己的工作。
三是促进档案管理工作人员基本职业道德的养成。档案管理工作不仅是一项专业性的工作，还是一项保密性的、政治性的工作。良好的职业道德操守，于公于私都是很必要的。要认识到档案管理工作对一个单位发展的影响，在工作中做到公平公正，实事求是，对自己的工作保持高度的警惕性，真实地记录数据，多方面分析数据，力求把自己的工作越做越好。
（三）加强资金投入，完善基础设施
落实档案管理工作，不仅要有思想上的重视，也要有物质上的保障，即资金支持。要不断完善基础设施建设，保障档案资源存放科学，安全、有序。首先，要设置专门的档案室，使档案资源有地方放置；其次要有必要的档案管理现代化的设施设备，使档案资源安全保管，减少档案丢失、损毁的风险
（四）建立和完善档案管理制度
“制之有衡，行之有度”，制度是管理的基石和保障，要实现有效的管理，必须首先建章立制。
对于档案管理人员来说，就是要建立合理的档案工作机构，成立档案工作领导小组，明确档案工作的领导负责人，明确档案管理人员的的岗位职责和范围，建立有效的信息沟通渠道，同时建立完善的工作监督制度，以及时有效地堵住档案管理工作漏洞。最后还要建立档案人员合理的激励机制，提高档案管理工作人员的工作积极性和对档案事业的职业认同感。
对于档案信息资源来说，要建立全面完善的收集制度、保管利用制度，明确档案保管期限的划分和归档制度。同时要建立起清楚明晰的档案借阅、登记、统计制度，详细记录档案的使用情况，及时查找遗失缺漏。
（五）加强信息化在档案管理中的应用
现代社会，信息化和互联网技术对我们的工作、生活影响越来越大。在这样一个信息大爆炸的时代，档案管理工作要跟上时代的步伐，将先进的计算机技术和互联网技术应到到现代档案管理工作中。一是通过配备信息设备和技术手段，对已有的档案资源进行整理，以提高查全率和查准率，提高工作效率；二是通过对档案信息资源的数字化，实现提高档案资源利用频率，更好应对档案实体的自然损坏和自然灾害；三是通过对档案信息资源管理的网络化，实现网络借阅、异地借阅和信息共享。
（六）加强档案信息资源的开发利用
1作用绩效
高校人力资源档案主要以个人为基本“单元”，综合记载着每一位高校教职员工个人的重要信息：诸如其思想品德、个人经历、业绩成果、薪职变动、奖惩层级、行为轨迹以及家庭背景等重大事件，无一不在其中得到真实而全面的再现，成为高校各项管理活动不可或缺的凭证和依据。随着市场经济体制的确立和人事制度改革的深入，强化高校人力资源档案管理的作用绩效也日渐显现出来。
1、1客观公正的评价依据
客观公正地评价人、任用人、培养人是所有高校进行科学管理、实现“内涵式”发展的重要前提。一份系统完整的高校人力资源档案材料，动态地记录反映了某一特定教职员工的思想倾向、教学水平、科研能力、资质经历等真实信息，是保障高校人事管理科学化、定量化的必备条件，也是客观公正地评价每一位教职员工综合能力与基本素养的“真凭实据”。通过查阅利用高校人力资源档案，有助于保障对每一位教职员工的评价客观具体、清晰完整，进而有助于保障对每一位教职员工的选拔任用、考察培养等更加客观公正、真实透明。高校对合格人才的选拔任用、考察培养等活动均需以高校人力资源档案所载内容为基本依据，业已成为高校人事管理工作的必备环节与基本制度。因此，立足创新，建立科学合理的高校人力资源档案管理体系，丰富高校人力资源档案的信息内容、发挥高校人力资源档案的应有作用，是切实提升高校人事管理水平、促进高校实现“内涵式”科学发展的有效途径。众所周知：高校人力资源档案是由组织机构而非个人收集形成的，产生于对教职员工的选拔任用、考察培养等实践之中，真实而全面地记录反映了每一位教职员工的德、能、勤、绩等基本情况。高校人力资源档案的这一属性，可以有效地防范一些不诚实者在职务晋升、职称评聘、业绩考核中弄虚作假、谎报成绩的现象发生，消除简单地凭“人缘”“印象”去评价人、任用人、培养人的弊端，从而有助于建立起诚信可靠的人际关系与客观公正的评价体系。由此可见，强化高校人力资源档案管理，对于形成客观公正地评价人、任用人、培养人的“常态化”机制具有重要保障作用。
1、2凝聚人心的激励功能
全体教职员工的共同努力与无私奉献是所有高校开展科学管理、实现“内涵式”发展的基本条件。高校人力资源档案对于每一位教职员工在不同时期的工作实绩均可实行不间断的连续记录：其业务能力的强弱、专业水平的高低、社会贡献的大小、工作质量的优劣等均可在高校人力资源档案中得到记录反映，成为高校有关职能部门日后进行选拔任用、教育培养以及量化考核、综合评估等的重要参考依据。高校人力资源档案不仅保障了对教职员工评价的客观公正，也使这种评价更为具体可视、动态全面，对于从历史的角度考察了解每一位教职员工的成长过程，确保对每一位教职员工的评价在政策导向、基本目标、业务方向等方面始终保持连续性、一致性。尤其是高校人力资源档案所载信息内容与每一位教职员工的职务晋升、职称评聘、评优考核、荣誉待遇等密切关联，正如亚当•斯密所说：“个人永远比团体更关注自己的利益。”高校人力资源档案能够“诱发”高校教职员工产生积极向上、努力进取、不断创新的热情，使其以自己的奉献行为书写自身历史的光彩华章，从而促进高校内部良性竞争氛围的形成；同时，强化高校人力资源档案管理本身也可以对教职员工产生一种无形的约束力———激发教职员工的归属感与责任感，起到凝聚人心、振奋工作热情的良好效果。因而，强化高校人力资源档案管理，对于在高校内部形成良好的学术氛围和激励机制，调动教职员工的敬业爱岗、乐于创新的积极性，提升教职员工队伍的整体素质，加快高校教育教学改革的步伐等均是大有稗益的。
1、3科学决策的支撑效用
确保对未来发展进行决策的科学性是所有高校进行科学管理、实现“内涵式”发展的基本要求。高校人力资源档案汇集了大量的人才与人力资源信息，是高校人才与人力资源信息库。强化高校人力资源档案管理可以为高校科学决策自身发展方向、办学模式与办学路径提供强有力的信息支撑。高校是优秀人才汇集的地方、也是培养造就人才的摇篮，更是各类人才施展才华、体现人生价值的舞台。高校的发展离不开培养造就一大批优秀的专业人才，更是迫切需要优秀人才充分施展自己的聪明才智、创造优异的业绩成果。而上述所有内容均可在高校人力资源档案中铭刻下“鲜明印记”、寻觅到“真凭实据”。由此可见，强化高校人力资源档案管理，可以为高校科学决策、制定发展规划提供强有力的信息支撑：通过查阅、开发利用高校人力资源档案，可以对全体教职员工的教学科研成果进行纵横对比，掌握全校教学科研发展的总体状况与总体水平，制定科学适宜的长远发展规划；也可以对全校教职员工年龄、学历、职称结构进行综合比较，了解未来专业发展的优势所在，确定重点明确的专业发展路径；还可以对不同年龄段教职员工学术水平进行考察评估，预测师资队伍的未来演进趋势，及时补充紧缺的优秀专业人才等等。高校人力资源档案作为重要的信息库，可以为高校的决策者提供大量人力资源基础数据，使其在决策高校未来发展、学科发展规划、师资队伍建设以及经费投入趋向等重大问题时避免产生盲目性、随意性，进而提高决策的科学性、准确性，保障高校能够得到可持续的健康发展。
2动力来源
强化高校人力资源档案管理的主要目的，在于构建起那个维系高校未来生存与科学发展的人力资源信息平台，而绝非仅仅出于实施高校内部管理辅助手段的需要。这应当得益于高校人力资源档案的内容扩展性，相对于高校人事档案，高校人力资源档案具有来源渠道更加宽泛、载体内容更加多样、信息容量更加充足、作用领域更加广阔的等特点，成为事关高校生存与科学发展的关键要素之一。由此可知：强化高校人力资源档案管理的动力来源同样基于高校科学发展本身的多方面需要。
2、1提升高校管理效率的需要
高校的发展需要大量创新型人才。人才依靠培养、高质量的人力资源“资本”更是必须依靠不断地开发与积累。强化高校人力资源档案管理，其基础环节在于应用现代信息技术手段，将高校人事管理、教学成果、科研业绩以及培养提高等相关信息内容整合形成高校人力资源档案，实现高校人力资源信息由“分散”到“集中”的转变，形成科学合理效的人力资源档案信息系统，将人力资源管理与人才选拔任用、培养提高相关的档案信息内容系统化、规范化、集约化，构建高校人力资源档案管理的网络平台。唯有如此，方能够消除以往高校人事、教务、师培、科研等相关业务部门自成体系、多头管理、载体分离所导致的各种弊端，达到集成共享、综合利用高校人力资源档案信息的目的。而现代信息技术与科学管理手段的高度融合，极易使高校人力资源档案管理更加系统准确、相互联系、彼此互见、方便利用，不仅可以节约管理成本、减少差错，还可以加快决策速度、保证质量，其对提升高校内部各项管理活动效率效益的积极影响是毋庸置疑的。
2、2优化师资队伍结构的需要
教师是保障高校发展的主体力量，师资队伍的结构状况更是关系到高校实现“内涵式”科学发展的成败，影响到教学质量乃至人才培养质量的优劣。正如曾长期担任哈佛大学校长的知名学者科南特所说：“大学的荣誉不在于它的校舍和人数，而在于它一代又一代素质优良的教师。一所学校要站得住脚，教师一定要出色”。强化高校人力资源档案管理，就是要以数字化建设为手段，将涉及人力资源内容的高校教职员工人事管理、教学成果、师资培训、科研业绩等所有信息“集合”成为有机整体，使对每一名教职员工的选拔任用、培养考核、奖励惩处等既相互联系、又相对独立的各类人力资源档案信息能够有效“链接”起来，发挥“集成”的优势，取得彼此互参、共建共享的良好成效，从而拓宽其利用渠道、扩大其利用范围、实现其作用功能，以更好地满足高校提高教师队伍素质、优化师资队伍结构的实际需求。
2、3完善制度体系建设的需要
高校人力资源档案管理与以往的高校人事档案管理相比，具有综合协调的特点。而强化高校人力资源档案管理需要高校人事、教务、师培、科研以及院部科系等诸多职能部门的协作配合与共同努力。高校人力资源档案形成主体的分散性、信息内容的多样性以及管理要求的差异性等，决定了建立科学完善的高校人力资源档案管理制度理应成为一种必然举措。因而，通过制定与完善高校人力资源档案管理制度，科学规范高校内部各职能部门的工作，在高校人力资源档案的积累形成、管理流转、开发利用以及信息化建设方面形成统一标准，以消除高校人事、教务、师培、科研以及院部科系等职能部门各自为政、局部优化的问题，在统一标准规范、统一制度要求的基础上进一步强化高校人力资源档案管理，并将其作为高校制度体系建设的重要组成部分认真地贯彻施行。
3建设策略
随着高校教育教学与认识管理体制改革的推进，高校对人才管理的理念已逐步转型为以“以人为本”为核心的人力资源管理。即以人为重心，关注对人的管理。因此，强化高校人力资源档案管理必须适应这种变化，将重视人的发展作为重点，有针对性地择取强化高校人力资源档案管理的建设策略，确保高校人力资源档案管理工作深入、有序地开展起来。
3、1以制度化建设为基础，转变管理理念
密切结合高校的特点，转变高校人力资源档案管理理念，形成与完善必要的制度体系，切实解决高校人力资源档案管理中存在的实际问题。将高校人力资源档案的收集形成作为基本切入点，从提升高校人力资源档案的角度，对高校人事档案管理活动中既有的“十大类”内容进行删减与补充：减少空洞虚无的主观“描述性”材料，尽可能地增加真正反映教职员工个性特征的“实录性”信息内容———根据高校专业技术人员数量多、优秀人才集中的特点，将高校人力资源档案的收集重点确定在反映教职员工思想倾向、教学水平、科研能力、资质经历等客观评价方面，尤其是重点关注高层次人才、优秀专业技术才档案材料的收集形成与归档保存。制订科学的高校人力资源档案收集制度，是为了从源头上保障高校人力资源档案的形成，并为以后的诸多工作环节奠定“物质基础”。因而，要明确各相关职能部门的职责任务，形成组织人事部门为主、各业务职能部门为辅的高校人力资源档案收集体系。在充分保证高校人力资源档案收集、形成质量的基础上，进一步修订、完善高校人力资源档案的鉴别归档制度、检查核对制度、借阅利用制度、流转移送制度、保管保密制度等。同时，转变管理理念，认真处理好高校人力资源档案信息保密与开发利用之间、档案信息资源局限性与利用服务无限性之间、档案信息内涵单一性与利用需求多样性之间的矛盾关系，尽可能地减少或消除高校人力资源档案管理中客观存在的某些局限，更好地发挥高校人力资源档案的作用绩效。
3、2以信息化建设为依托，实现资源整合
当前，高校的发展速度日渐加快，传统的手工管理已经无法适应当前高校人力资源档案管理的要求，强化高校人力资源档案管理，必须借助现代信息技术手段，实现高校人力资源档案的积累形成、归档保管、查阅利用、编研统计以及信息开发的信息化。在强化高校人力资源档案管理的进程中，要利用高校校园网络环境的优势，根据高校人才集中、知识层次高、业绩成果突出等特点，建立健全类型多样的高校人力资源档案信息数据库，形成综合集成的高校人力资源档案信息管理与信息利用平台，满足各种不同的利用需求，服务高校科学发展的需要，充分实现强化高校人力资源档案管理的应有价值。现代信息技术的应用，无疑将为强化高校人力资源档案管理“插上飞翔的翅膀”。然而，现代信息技术也是一把“双刃剑”———在拓宽了高校人力资源档案管理的信息容量、方便了共享利用的同时，由于现代信息技术本身所具有的脆弱性与不完善性，也极易使高校人力资源档案在信息存储、处理、传输、利用、开发过程中受到干扰，出现遗漏、丢失，甚至被泄密、篡改、冒充等问题。因此，强化高校人力资源档案管理，必须重视信息安全问题，将其置于突出重要的位置。从“管理”与“技术”两个领域采取措施：既要明确各自的管理职责，通过宣教、培训手段不断提高专业人员的信息安全意识，形成“常态化”的管理机制，定期或不定期地进行监督检查,拾遗补缺、完善管理；又要及时分析各种风险隐患，制定实施整体防护的技术方案。如采取必要的内外网物理隔离、设置防火墙、安装并更新杀毒软件、进行数据备份等技术手段，切实保证高校人力资源档案信息的安全，提升高校人力资源档案的管理质量与信息服务水平。
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