档案管理基础(精选8篇)
时间：2023-08-15
时间：2023-08-15
关键词：城建档案管理 数字化管理城镇档案管理 城中村档案管理
中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：
一、城建档案以及城建档案管理的定义
城建档案，是指在城市规划、建设及其管理活动中直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字资料，图纸，图表，计算材料，照片，影片，录像等不同载体和形式的真实历史记录。
城建档案管理是指：城建档案资料的规范，整理，立卷，存档，保管和利用，是城市管理工作的重要组成部分。城建档案的地域管理一般包括有大城市的城建档案管理、中小城市的城建档案管理以及小城镇的城建档案管理。城建档案是服务于经济建设和城市建设的一项重要信息资源。
二、加强城建档案管理的重要性
（1）记录历史，保存文化
文化对人的影响是潜移默化的，文化的存在形式又是多种多样的。比方说城市建筑文化，在大城市里，建筑肯定是一道亮丽的风景线，有的甚至是该地方的地标，每个城市的建筑，它的设置理念，构造，包含的意义等等都需要做好相关的档案记录工作，这样才能为以后的发展带来借鉴。例如，上海是个国际化大都市，这是人尽皆知的事情，上海最值得借鉴的是它的大都市建设，既可以做到使用，又有美丽的外观。近几年建设完成的浦东新区，就是一个成功的案例，环形的天桥，周围耸立着各式的高楼大厦，不亚于美国纽约华尔街的摩天大楼，有人说，看大都市不用到美国去，尽管到上海溜达一圈就体会有什么叫大都市的魅力了。如果这么有价值的东西一旦丢失了，是文化的损失，是无法弥补的。
（2）整理资料，传递知识
其实，档案从某种程度来说就是知识，知识是人类进步的阶梯。信息繁多，杂乱无章，知识难以传递。图书馆城市文明的重要标志，是开启智慧之门的风水宝地，是传递知识的地方。如果图书馆的资料整理是紊乱的，估计这个城市的文明程度也是不高的。那么城建档案基础管理，就是资料整理的一个重要方式。
（3）便民利民，充分利用资源
有的城市档案按虽然收集保管了各类城建档案8万余卷，城市建设部门的档案室收集保管的专业城建档案有30万卷，一些综合档案馆，公共图书馆，情报科技等也储存有一定数量的城建档案以及专业卷综等，但是这些资源却没有得到很大的利用，再加上传统的管理模式使得档案的分类模糊不清，容易丢失，更重要的是一些急用的人员查找起来极其不方便，既不便民也不利民。
三、如何加强城建档案基础管理工作
（1）进行现代化的城建档案管理
城市档案管理现代化，是为促进现代化建设，变革传统档案管理过度到现代化档案管理，现阶段现代化管理的内容包括有：档案管理观念现代化，档案管理水平现代化，档案管理装备现代化，档案管理人员现代化。城建档案管理特点有：存储量大，处理迅速，查阅方便等。
城建档案现代化管理理念是档案管理现代化的灵魂，没有先进的档案管理理念，即使有一流的档案保管措施，还是不能解决档案管理的落后性与档案发展的先进性之间的问题。构建现代档案管理体系，建立健全档案保管安全体系，在库房建设，温湿度控制，防火防盗报警，虫霉防治，档案装具方面符合国家安全标准，以微缩，光盘等现代技术进行抢救，提高重要，珍贵的档案保管质量，转好计算机运用工作，注重档案数据库基础建设，有条件的档案馆要建立局域网，向数字化档案馆、网上档案馆发展。
（2）城建档案管理内容的分类
一方水土，一方文化，不同地方，文化不用，那么城建档案的内容整理方向显然是不同的。我国是泱泱大国，上下五千年的中华文化，各民族有各民族的特色文化。北方有北方的文化，南方有南方的文化，西北有西北的文化，有大山的文化，有水的文化等等。有大城市的建设经验，有小城镇的特色保留等等。
城建档案管理工作不应该一刀切，按照不同的内容，不同的处理方式。比方说关于古镇之类的档案整理，应该以古镇的特色文化为主进行整理。特色的古镇是我们国家的一道亮丽的风景线，著名的古镇有乌镇，七宝古镇等，古色古香的城镇，带给人们的回忆是无限的，既是旅游胜地，又是文化体验的大本营，又可以向外展示我们国家的文化。
（3）城镇档案管理工作的人员素质
城镇建设最令人头痛的事情是缺乏相应的设备和高素质的工作人员。小榄镇是配有专门的档案管理人员，但是有的却是兼职的，而且对于电脑的操作是极其不熟悉的，有的对于电脑操作是熟悉的，但是却缺乏相关的文化水平，不知道如何整理方为是正确。所以对于管理人员提出的适当的要求是迫不可待的。加强城建档案人员的业务培训是必须的。城建档案作为科技档案的一个门类，除了与其他的科技档案有某些相同的共同点之外，还有其特殊性，比如说城建档案分类大纲，国家建设部门在1993年8月印发了《城市建设档案分类大纲》，该分类大纲设有18个大类，102个属类，使用于大中小城市，基本上是统一的，还有城建档案案卷内容的排序也有其自身的规律，鉴于有的城镇档案人员对于这些基本知识的不熟悉，所以展开适当的业务培训是必须的。
（4）城市的档案管理工作的数字化建设
关于城市的档案建设管理工作与城镇管理业是有所不同的，城市的基础设施配备和专门工作人员的管理等都是优于城镇的，但是城市档案管理共工作要比城镇更加繁琐，因为城市化发展比较快，内容复杂多变，讲求的是速度，一旦停滞下来，将会失去很多东西。
针对城市的特点，建设数字城市档案馆是我们的理念，电子档案是已经成为大势所趋。在网络档案的适时整理是保障，资源的更新是必须的。信息化社会里，数字化已经是潮流，讲求效率，讲求速度。纸质档案曾经是我们保存档案的方式，但是现在已经不可能成为收集档案的主要方式了，因为纸质档案保存的时间以及安全性等方面都比较差。例如，地震一旦发生，档案的损失是相当悲剧的。我国河北唐山发生7、8级大地震，汶川发生大地震，还有青海玉树县也发生大地震时，城建档案遭遇到重大的损失甚至毁灭。此时纸质档案受损程度肯定大于电子档案，流失的文化价值是无法估量的，所以建立电子档案是主流，电子档案和纸质档案并存的管理模式。
（5）图书馆和情报局的城建档案管理
其中图书馆和情报局的档案管理工作尤为重要，图书馆是一个城市文明发展的重要标志，图书馆的资源是社会共享资源，图书馆无疑就是个普及知识教育的好地方。城建档案管理工作的强与弱体现在图书馆的资料保全情况以及资料的利用情况等方面。所以加强图书馆的档案管理工作，既是基础，又是关键。
情报局，是国家重要机关单位。情报局的档案管理关键在于如何防止重要文件的泄露以及防止黑客的入侵。要正确处理好档案信息公开与档案保密的关系。
(6)城中村建设的档案管理工作
城中村，我们究竟定义它为城还是村呢？这个问题，往往关系到城建档案管理工作的展开。城中村它自身有着自己浓厚的传统文化，有自己的村规村俗，但是又由于地理位置的原因，不断受着现代城市文明的影响，所以很对村规村俗被和谐化了。对于这种情况，是否应该做好城中村变化前与变化后的记录工作，怎样做好这些记录工作呢，对于城建档案管理工作来说一个考验。
参考文献：
[1] 董杰、城建档案管理现代化的特点
【关键词】高职；档案；基础规范
甘肃交通职业技术学院综合档案室始建于1999年9月，隶属于学院办公室，与我省其他高校相比档案机构设置规模小，人员配置少。近年来我院采取做精做强、彰显特色的工作思路，注重基础设施建设，坚持用制度规范管理，树立责任意识、服务意识，提升了档案管理水平，促进了学院档案工作的持续发展。
1 领导高度重视，体制机制健全
我院领导历来重视档案工作，分管领导均为行政一把手，经常听取档案工作汇报并及时有效地解决学院档案工作中出现的问题。学院档案室本着对高职教育事业高度负责的态度，切实提高责任意识，结合职业院校实际情况执行档案工作统一管理，分级负责的制度。学院建立了由行政一把手主管，办公室主任指导，专职档案员实施，各部门负责人配合协调的管理体系。采取档案收集工作责任制，具体讲就是党群、行政档案的收集由党办、院办主任负责协调提供；教学档案的收集由教务处长负责协调提供；科研档案的收集由科技处长负责协调提供；财会档案的收集由财务处长负责协调提供；基建档案的收集由基建处长负责协调提供；声像档案的收集由宣传统战处长负责协调提供；仪器设备档案的收集由实训科长负责协调提供。各系、各部门都确定了档案工作分管领导和兼职档案管理员。档案专职人员积极向各处室领导开展档案宣传工作，促使他们对档案工作的更加重视。同时，认真履行指导职责，经常深入到学院各部门进行业务监督指导，做到了档案工作年初有布置，平时有督促，年终有总结，从组织机构及责任制上保证了档案管理工作的顺利开展。
2 强化基础设施建设，优化内部环境
学院领导的重视是做好档案工作的关键。多年来历任院长十分重视学院档案工作，积极支持学院档案事业的发展，他们经常亲临档案室检查调研，从人员培训、经费投入、设备装具购置、工作场所、信息化建设、订购档案期刊等方面给予了强有力的支持。档案室建设初期条件比较简陋，只有约60平方米的两间房子，仅有8组密集架和几个木橱。而现在档案室使用面积已达到150余平方米，并实现了档案库房、办公室、阅档室三室分开。2009年学院在经费相当紧张的情况下，拨出专项经费购置了档案管理系统――南大之星档案软件及服务器，即时增加了高配制电脑一台，五节柜七套、刻录机等专用设备，库房安装防盗报警系统、防爆灯、温湿度计等；2013年又拨出专项经费，配置了防磁柜、扫描仪、会计档案隔层板等专用设备；在办公用房十分紧张的情况下，专门挤出一间办公房为下一步建档案二库做准备，使我院档案管理工作在硬件上有了保障。另一方面学院对档案室进行了全面维修粉刷，更换新的办公家具及防紫外线窗帘等，使档案室面貌焕然一新，办公阅档条件得到了极大的改善。学院还注重档案室文化建设，在室内外引人注目、视野开阔的公共空间悬挂馆藏历史照片和学院教师书法摄影绘画作品，处处彰显浓郁的教育文化氛围，将厚重的历史沧桑感和蓬勃向上的校园人文精神高度融合。
3 坚持规范管理，做精做强彰显特色
我院档案室认真学习贯彻、实施《档案法》、《档案法实施办法》、《甘肃省档案条例》、《高等学校档案管理办法》（教育部第27号）等档案工作的法律、法规，始终坚持档案工作的制度化、规范化、标准化。根据学院实际情况，先后起草了《档案人员岗位责任制》、《档案保管安全制度》、《档案接收制度》、《档案借阅制度》、《档案保密制度》等制度，逐步形成了一整套适于高职院校的档案管理人员岗位责任制度和档案管理规章制度。
我院领导对档案工作十分重视且发展思路清晰，院长曾经讲过：我们的档案工作就是要办的小而全、小而精、小而强，办出高职院校特色，办出示范引领省内其他高职院校的水准！
4 加强业务建设，提升管理水平
为了进一步提高档案工作的规范化、科学化管理水平，我院专职档案管理人员多次举办各部门兼职档案员培训班，在提高兼职档案管理人员的业务素质的同时，积极开展档案宣传工作，让全体教职工了解档案工作，支持档案工作。档案室专职人员积极参加省档案局举办的档案业务培训、省高校档案工作协作组会议和交流活动，取得了省档案局、省人社厅颁发的全省档案干部上岗证书。学院各部门兼职档案员积极主动配合档案管理人员及时移交档案，归档文件载体和书写材料规范，近年来档案归档率达到100%。
学院各类档案均按国家档案局、省档案局、教育部或交通部行业标准规定执行，各种文件材料分类科学。根据《甘肃省高等院校档案馆（室）归档文件材料分类方案、归档范围及保管期限表》，我院全部文件纳入档案综合管理体系系统整理，每年6月、11月底前将文书、教学等档案整理完毕，各种档案整理规范，符合国家标准。全部划分标注了准确的保管期限，建立了齐全规范的纸质案卷级目录、文件级目录，并全部录入数据库。
5 注重信息化发展，便捷查阅利用
档案室已将档案信息化建设与学校办公自动化同步规划实施。档案室2009年配备了南大之星档案管理网络版软件，并与学校局域网连通，已开展网上档案查阅工作。档案目录数据库建设是档案信息资源建设的重要组成部分，2009―2014年，学院档案室室藏各类档案全部建立了案卷级和文件级目录数据库，并已全部脱机备份（移动硬盘和光盘）保存。根据档案利用情况积极推进学院档案全文数据库建设，2009―2015年重点将利用率较高的文书档案、学籍、照片（其中历年照片档案全部扫描完毕）档案等建立了档案全文数据库。
目前，我院档案室采用电子文件和纸质文件归档管理并存的方式。我们十分重视加强电子文件归档与管理，为未来数字档案馆的建设奠定了基础。学院制订了《综合档案室信息化管理制度（试行）》和《电子档案管理暂行规定》，档案室负责及时指导文件形成部门加强对所产生的电子文件进行收集、鉴定、著录、归档等工作，保证各单位产生的有保存价值的电子文件真实、完整、有效地得到收集并实现向档案室移交，学院档案室已成为数据流转的接点和归宿地。
6 开发档案资源，强化服务功能
长期以来，档案室不仅为学院各部门提供档案服务等日常工作，还积极为学院校史展览室、文化墙、宣传栏等提供大量资料。特别是近年来为学院接受上级各类评估检查活动提供翔实的基础资料和佐证材料受到领导及相关部门的好评。学院档案室依托室藏编写了《甘肃交通职业技术学院组织机构沿革》、《甘肃交通职业技术学院历任正副校领导简介》、《甘肃交通职业技术学院全宗介绍》、《甘肃交通职业技术学院招生毕业生学籍管理档案排序表》等编研材料。档案人员不仅为院领导提供决策参考的资料，而且主动为学院各职能部门服务，做到有求必应，有问必答，注重实效。目前学院档案室已成为全院师生信得过，相关工作离不开的部门。
我们通过上述6个方面的努力使得学院档案工作在同类高职院校中脱颖而出，有了持续改进发展。我们由衷希望这些档案管理工作经验能与更多的兄弟院校分享，进而为推进全省高职院校档案工作持续发展贡献绵薄之力。
【参考文献】
档案管理基础工作在现代档案管理中的作用主要体现如下：
（一）有利于档案管理的规范化和现代化。狭义的档案业务包含搜集、整理、鉴定、保管、检索、统计、编研、利用共8个环节，在千头万绪的档案基础工作中，档案管理基础工作主要解决“收”“管”“用”3个问题，也即收得齐全、管得科学、用着方便这3个问题。良好的档案基础管理工作相当于打好了现代档案管理的基础，有利于档案管理的规范化和现代化。例如，对于档案管理要求较高的医药监管行业，相关的档案中就包含了丰富的药品质量监管情况，通过对案卷的价值鉴定、编制、立卷、排列，进行系统化的整合，并通过现代管理方法，建立良好的存放位置目录、索引、指南，能够更好地推进档案管理的规范化和现代化，为医药监管行业发展提供更好的信息服务。
（二）有利于反应档案文件的真实性和完整性。作为企事业单位各类活动的重要体现和记录，档案内容具有重要性、独特性、时效性和真实性等特征因素，档案管理就是为了更加准确地为用户提供有价值的档案。例如，对于新的科研成果，科技档案包含了与该成果相关的图纸、图表、文档、计算数据、证书、相关声像资料等，具备了良好的真实性和完整性，能够通过档案来再现科研成果的进度，提供真实的典型材料和第一手资料，为此后的二次技术开发和研究打下基础。
（三）有利于保证档案检索的唯一性和可扩展性。档案检索的唯一性主要是通过档案的分类和编号来实现的，按照档案实体分类的从属和层次关系，来进行档号的编制。对档案实行包括全宗号、案卷目录号、案卷号、类别号、项目号、件号、页号、张号等在内的编号，一方面能够使得编号对象具有唯一性，方便日后查找，另一方面保持适当的递增容量，确保档案的可扩展性，与档案的馆藏需求相适应。
（四）有利于保证档案检索的查全率和查准率。随着计算机技术的不断普及，计算机检索技术的发展给档案检索工具带来巨大的便利，起到良好的交流和管理作用。根据档案检索工具的编制解析图，可以按照体例、载体、功能等进行分类，提供各类目录、卡片、索引等，满足档案使用者的检索要求，保证档案检索的查全率和查准率。
二、我国目前档案管理基础工作薄弱环节分析
基于档案管理基础工作在现代档案管理中的作用，随着现代科技的飞速发展，对档案工作的需求也日益提升。与此同时，面临档案基础工作的繁杂、量大、类别众多等难点，我国档案管理基础工作还存在着一些共性的薄弱环节。分析我国档案管理工作的现状，加强档案管理基础工作，积极推进档案管理的现代化，是我国档案管理基础工作建设的重要任务。
（一）档案管理工作不规范。档案的档号是进行档案基础工作的重要途径，而在我国目前的档案管理工作中，由于管理员的重视程度不够、专业基础不扎实等原因，往往导致档案管理不规范，例如：缺少目录号、出现一卷多册等情况、档号的命名不规范，导致出现重名等现象，从而影响了档案的唯一性，以及相关档案的及时查找；档案标题不能准确全面地反映档案基本内容，不利于档案的定位和价值鉴定；还有一些档案没有卷内目录和索引，仅靠标题查找，给档案管理和检索带来极大难度；档案管理不够仔细，很多案卷出现缺页、少页、断面等情况，尤其是一些存放时间较长的文档，此类问题更加严重。
（二）档案管理流程不明确。良好的档案基础管理离不开明确的档案管理流程支持，以机关档案管理工作为例，其常见的档案程序流程如下：档案收集—档案整理—国家档案全宗—区分档案全宗—档号编制—人物全宗—分类法的选择—全宗内档案的分类—档案价值鉴定—档案的销毁—档案的保管与管理—检索工具的编制—档案的编研工作—档案的提供利用服务—档案的著录与标引。以上几个步骤在档案基础工作中缺一不可，是将零散的、需要条理化的档案通过分类、组合、编目、整理等方法，使之体系化的过程。然而，我国目前档案管理工作流程尚有待完善，往往存在仅重视某几个环节，档案管理工作不够深入的情况。
（三）档案管理现代化程度不高。文/廖虹档案管理基础工作在现代档案管理中的作用档案工作目前，我国企业档案还没有完全具备实现计算机管理的充分条件，传统的以人工整理和归档的现象普遍存在，档案管理的现代化程度还不高。计算机信息技术在档案管理，尤其是信息检索方面的应用还不够普及，尤其是一些小型的档案存放馆，普及度更低，这一定程度上影响了档案管理基础工作的效率，也不利于档案和资料的及时、准确、全面查找。
三、提升我国目前档案管理基础工作的措施
（一）加强档案管理工作。首先，从组织上加强档案管理工作建设，明确专门的档案工作分管领导，并定期进行监督和抽查；建立专业的档案工作机构，配备具备良好专业知识的档案人员。其次，健全和完善档案管理工作体系，结合现代档案管理的需求，制定严格的归档、保管、鉴定、借阅等工作流程，加强档案校核力度，实行归档审查和借阅等级审批制度，通过流程来把控档案管理工作的质量，明确档案工作职责，建立健全工作规章、管理制度和业务规范，并建立相关的奖惩和考核制度。
（二）提升档案基础工作的专业性。首先，针对可能存在的缺少目录号、一卷多册、档案标题不准确、案卷出现缺页、少页、断面等情况，进行案卷的全面普查，纠正由于历史久远、缺少维护等原因造成的错误，对所存档案的基本状况进行调研（种类、内容、保存价值、数量、整理和保管等），并结合具体情况，按照重要性由强到弱的顺序，逐一核对和普查，并制订相应的收集、整理、鉴定、立卷、归档、销毁等规范措施，剔除可能存在的无用文件，提升档案基础管理工作的专业性。其次，进一步完善档案工作的设施设备，确保档案基础管理工作的“三个用房”：档案库房、办公用房、阅览及陈列室，以及“三个用具”：档案装具、保护设备、技术设备。从设施上保证档案基础管理工作的顺利开展。此外，还应积极对档案管理人员进行培训，提升他们的档案管理技能，积极推行入馆（室）档案的标准化齐全，保证档案归档和进馆档案的完整，并积极维护全宗和全宗群的完善性。对档案工作实施监督、指导与控制，通过专业化知识的传授，帮助档案管理工作者做好收集、整理、保管、鉴定、统计、利用工作。
1、现状
1、1收集难
部门归档不够及时、主动和完整。据调查，农场中能够主动归档且按时按质按量的部门仅为少数；大多数部门都是你催他才交，你要什么他才给你什么，不少部门都要三请四催，个别部门还一拖再拖，甚至不了了之。如此一来，常常影响档案室正常的组卷、编号的整理工作，甚至拖延整个档案室工作计划的完成。
1、2整理繁杂
许多文件材料的形成和部门立卷不够规范和标准，有些部门甚至不组卷。具体表现为：载体不够标准统一，纸张规格大小不一，书写不规范，字迹耐久性差，图纸叠放不符合要求，组卷混乱或不组卷等。这样，档案室的工作人员必须花大量时间和精力于繁琐的收集、整理等环节中，甚至完全兼任了某些部门的立卷工作。日复一日，年复一年，除了整理还是整理，整个档案室就是一个整理、加工的车间，忙忙碌碌、零零碎碎，档案室工作的重心和开发利用档案的职能也就在这忙碌和琐碎中逐渐地偏离、淡化了。
2、原因
究其原因主要在于档案室开展工作时，其监督、指导职能得不到充分发挥，而导致文件材料的形成不规范，部门立卷工作的不到位，不标准等，从而大大增加了自身的工作量，以致没有精力去发挥其最重要的职能――档案信息资源的开发利用。具体分析如下：
2、1档案意识及档案法制意识薄弱
由于档案室工作大多长期处于自我封闭的被动状态，宣传又少，造成实际上许多人对档案、档案法、档案工作的认识甚浅，对档案的性质和价值，档案工作的诸多环节更是知之甚少，所以也就谈不上积极和主动，守法和执法了。再加上许多农场的工作重心和领导的主要精力皆集中于农业生产工作中，起间接和辅助作用的档案工作的地位相应地也就较低，从而其监督、指导职能的发挥也就没有什么力度，整个档案室工作既消极又被动。领导不重视，档案员又消极被动，其他人员就更加不引以为重了。
2、2相关人员档案知识缺乏，业务生疏
我场许多部门的档案员都是兼任的，非档案专业的人员对有关档案知识和业务在无任何培训和学习的情况下，是不可能有深入详细的了解，因此在文件材料的形成和积累，立卷归档等具体工作中出现一些不符合档案工作规范的现象是不可避免的，专、兼职档案人员的学习和培训不到位，以及流动频繁，致使工作更加生疏，根本无法开展监督和指导职能。
2、3档案工作的有关规章制度不够健全
档案人员尤其兼职档案员的职责不明确，工作考核不合理，都在很大程度上影响和制约了档案工作的开展。
3、如何改变现状
简而言之，就是要加强档案室的监督、指导职能和主观能动性。
3、1转变观念，提高认识
一方面领导带头转变观念，真正重视档案，把档案工作摆到重要议事日程上来。另一方面档案员要尽快自我转变，从自身做起，树立强烈的档案意识，增强档案法制观念，正确认识并摆正档案及档案工作的性质、地位和作用，摒弃被动消极的思想，积极发挥主观能动性，紧紧围绕档案室的两项主要职能要制订计划、决定工作重心，并严格执行。
再有要加强宣传，促进全场干部职工的转变，多渠道多方式的宣传档案法及其实施办法，档案工作规范，档案的性质、地位和作用等，如：我场档案室编制《档案法》和《档案法实施办法》学习材料，组织全场干部职工学习，编制档案法试题在教工中开展知识竞赛，在《农场信息报》上开辟专栏定期介绍档案知识，大力宣传档案工作的作用意义，从而极大地增强了全场干部职工的档案意识和档案法制观念。
3、2完善规章制度，加大执法力度
建立健全农场档案的各项规章制度，使档案工作的开展亦“有法可依、执法必严、违法必究”。主要有：建立起由分管领导、各部门负责人、专兼职档案员等组成的全场档案管理网络体系，形成由上而下的严密的层层监督机制；健全档案管理制度包括立卷归档制度等；明确档案人员的岗位职责，尤其是建立兼职档案员的岗位责任制和考核制度，以保证部门立卷工作的实现。如我场制定了《浓江农场档案管理实施细则》，详细规定了档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、利用各环节的制度和档案人员岗位职责，从而保证了档案材料及时、完整、系统地移交到综合档案室。
3、3加强队伍建设，提高工作水平
自我成才。专职档案员要努力学习专业知识，不断参加业务培训，掌握计算机应用能力，提高办公自动化程度，使用档案管理软件进行档案管理和辅助立卷，争取更多的时间从事档案的信息开发，提高自身各方面素质，成为合格乃至出色的档案工作监督指导员，现代的科学的档案管理员和信息的开发者。
促人提高。档案室要通过各种形式和方法努力帮助兼职档案员提高业务水平。如我场不但实现了兼职档案员全部接受业务培训的目标，而且还在《浓江农场档案工作发展五年规划》中专门制订了“加强档案队伍建设，对专、兼职档案员定期进行业务培训更新知识，加强计算机能力的培训，造就一支掌握现代化技术的面向新世纪的档案工作队伍”的长期培训规划。
3、4着重业务指导和监督，充分发挥档案室在文件形成、积累和立卷归档中的作用
（1）以“早”争主动，超前指导。即在文件材料形成前或中时的指导，尽量使许多问题和错误杜绝于萌芽阶段，取得事半功倍之功效。如：我场档案室在每个建筑工程竣工之前，就亲自向基建科的内业工作人员详细交待有关建设档案的书写规范、归档要求等，这样既提高了案卷质量，又减少了归档后的许多不必要的再劳动。
众所周知计算机作为一种高效处理庞大复杂信息与数据的现代先进工具的首要特征就是要求输入计算机的各项原始数据信息必须是准确和科学的否则输入的数据与信息是“垃圾”输出的只会是更高级的“垃圾”。所以实行计算机管理的前提条件是要做好输入信息与数据的收集、整理、著录等一系列前处理性质的基础工作使其充分满足计算机工作的技术要求。那么我国档案管理基础工作究竟在哪些方面不足和较差呢哪些方面尚不能迅速适应计算机管理的要求呢，总体来讲目前我国的综合性档案馆大多是馆藏内容庞杂案卷数量繁多时间跨度长且由于多年来一直处于封闭式管理之中档案管理仅以保管为目的以案卷不丢失为原则再加之每个历史时期档案的整理质量要求不同整理的规格不统一等情况形成了档案基础普遍较差的局面。主要问题集中反映在以下几个方面一是档号不规范没有目录号一卷多册现象较多二是案卷标题不规范有标题但不能反映主题内容或标题缺少基本要素甚至没有案卷标题等现象较为普遍三是大部分案卷缺少卷内目录以至于部分未被案卷标题涵盖的内容永远无法检索而难以利用四是许多案卷未标页码如果使用中掉页很难发现五是组卷混乱现象比较严重如有按时间组的也有按职能部门管辖权限组的还有按文种组卷的六是案卷厚薄不一有的一、二页纸一文一卷有的五六百页纸一类一卷。总之综合性档案馆建馆时间越长馆藏量越大的存在的类似问题就越严重。从以上情况来看我国综合性档案馆目前还未具备实现计算机管理的充分条件需要尽快地、科学地解决这些问题。
二、实行标准化、规范化的工作程序和方法，提高档案管理基础工作水平
从科学与经验中都可以获知要想提高档案管理的水平就必须实行标准化、规范化的工作程序与方法即要求档案管理的收集、整理、鉴定、著录、保管等各个环节都要按照统一的程序和科学的方法进行工作。
1、全面普查案卷，去糟取精
这是实现档案管理标准化、规范化的第一步工作。因为一般的综合性档案馆由于多年来未做全面的清查加之移交单位划分保管期限不准不可避免地存在许多重份或无查考价值的文件所以首先要剔除这些无用的文件才能避免今后实行计算机管理时出现重复与低效率的情况。
2、重新组合案卷实现案卷规范化
将那些组卷过厚内容混杂的案卷进行重新组卷。重新组卷的原则是尽可能将那些相互存在某种联系的文件组合在一起。在重组案卷的过程中还应对那些无页码、无卷内目录、无案卷标题或标题不清楚的案卷要重新加工填写以保证全部案卷更加规范。重新组卷不仅可以优化馆藏、科学保管而且亦可以提高实行计算机管理档案后的利用效率。
3、结合本馆实际规范著录工作
著录是实行计算机管理的一项重要基础工作也是直接影响输入计算机数据与信息的准确性的一项重要的前期工作。1986年国家颁布的《档案著录规则》是规范著录工作的最基本依据。但是由于各个档案馆的条件存在差异再加上计算机管理又提出了新的技术性要求所以各个档案馆应该以《规则》为依据，并从自己的实际情况出发根据计算机管理的技术要求制定出适合本馆著录工作的著录细则。我们根据这一原则制定了《北京市档案馆著录细则》从目前实施的情况来看已经起到了提高基础工作水平的作用并对我馆实行档案计算机管理工作有很大的促进。
4、统一分类号保证检索查全率
计算机检索的显著优势就是能够满足人们族性检索的需要。为了确保检索的完整性我们在分类过程中，首先根据《中国档案分类法》进行分类再因事制宜制定出一些具体细则。例如“物价”问题涉及的行业较多我们就统一归入“J”类然后再根据每一文件具体特征辅以关键词标识加以区分。另外在分类的过程中还应加强校审力度以便及时校正分类人员的错误。并且还应经常组织大家统一认识统一标准尽量做到前后标引一致同一类文件标引一致从而达到标准化和规范化管理。
5、规范题名保证检索查准率
档案的分类号保证了检索查全率而题名准确才能保证检索的查准率。但仅保证查全率是不行的，还须同时保证查准因此在著录时要统一规范题名。我们认为规范题名应掌握的原则与要点是在填写题名项过程中要规范机构简称尽量避免在检索时出现含混不清、文不对题和计算机识别不清的情况发生。如北京市计划委员会简称为市计委北京市计划生育委员会简称为市计生委而不能都简称为市计委还要统一题名中应具备的要素。我们结合计算机检索需要在著录过程中将题名中责任者、事由、文种必要时加上人名、地（下转70页）（上接68页）点和时间）等要素都填写完整。如果题名要素不完整。则要补齐如果题名冗长则删除多余的赘词。还要统一文种题名中经常有“请示报告”等含义不清的文种出现很影响检索的准确率。所以我们便规定凡是要求批复的文件写“请示”凡不要求批复的文件则写“报告”等等这样就可在检索中区分出每份文件的实质作用。
另外我们还利用计算机一次输入多次输出的功能将关键词项中的人名、地点、时间与机构分别著录为日后制作《人名目录》等检索工具打下了基础。
三、加快数据准备推进档案现代化管理进程
在档案管理基础工作的各个环节中计算机数据的准备工作是一个大工程尤其是对于那些建馆时间较长的综合性档案馆来讲由于馆藏案卷多著录工作
不仅量大而且复杂如果没有一整套规范化和科学化的工作程序与方法会使计算机因数据准备不足而无法使用甚至直接影响档案管理工作现代化的进展速度。在著录工作中只要掌握了以下重点便基本可以取得著录工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。
1、分清轻重缓急，循序渐进
档案管理的一个重要目的就是要使档案为社会所用而实现计算机管理档案的目的是为了提高档案的利用率。综合性档案馆在推进计算机管理的过程中应先根据各全宗的重要程度、价值大小、利用率高低和是否开放的情况对所有全宗进行排队将那些可以开放的核心档案和社会利用率较高的档案进行优先加工整理。这样就可以加快档案管理计算机化的进程和提高社会利用的效率。
2、分级次著录，省时省力
在著录过程中可以将案卷分为三个层次进行著录即将那些反映问题单一或查考价值不高的档案进行案卷级著录、对那些一卷内几个文件涉及同一个内容且又排在一起的档案进行文件组合级著录而对那些重要文件或反映问题庞杂的文件则进行文件级著录。这样处理不仅能将揭示档案的主题内容和特征而且也可以减少著录条目和录入条目既节约了时间、人力与财力又提高了效率。
3、分门别类，充分利用档案原基础
对于那些案卷基础较好又具备全引目录的案卷在著录时可以直接在全引目录上面分类标引而对那些特殊形式的档案如“房档”、“案件”等则可用计算机程序将人名、地址、时间用案卷目录直接录入然后用计算机统一给出分类号。这样分门别类地充分利用档案目录的原有基础可以减少著录环节大大地提高著录速度。
4、用“关键词”替代“主题词”，简化查找时间，提高效率
关键词：档案管理；问题剖析；解决设想
新经济条件下，以高科技为代表的科学技术飞速发展，一方面给档案管理基础工作带来了前所未有的机遇，同时也面临来自各方面的挑战，人类要进步，经济要发展离不开档案管理工作，档案管理基础工作必将在经济发展的各方面发挥作用，本文拟从档案管理基础工作存在的主要问题分析入手，提出档案管理基础工作的标准化、规范化的工作程序和方法，以提高档案管理基础工作水平，为经济工作做出贡献。
一、目前档案管理基础工作现存主要问题剖析
随着科学技术的普及和发展，计算机作为一种高效处理庞大复杂信息与数据的现代先进工具的首要特征就是要求输入计算机的各项原始数据信息必须是准确和科学的，否则输入的数据与信息是“垃圾”输出的只会是更高级的“垃圾”。所以实行计算机管理的前提条件是要做好输入信息与数据的收集、整理、著录等一系列前处理性质的基础工作使其充分满足计算机工作的技术要求。那么我国档案管理基础工作究竟在哪些方面不足和较差呢？哪些方面尚不能迅速适应计算机管理的要求呢？总体来讲目前我国的综合性档案馆大多是馆藏内容庞杂案卷数量繁多时间跨度长且由于多年来一直处于封闭式管理之中档案管理仅以保管为目的以案卷不丢失为原则再加之每个历史时期档案的整理质量要求不同整理的规格不统一等情况形成了档案基础普遍较差的局面。主要问题集中反映在以下几个方面：
1、传统档案管理改革不够，计算机普及程度不高
传统档案管理目前在我国还占绝大多数，正规档案馆计算机普及程度相对好一些，但在机关和企事业单位相对就差很多，比如在住房公积金管理方面，虽然由于行业较新，计算机应用程度还较好，但管理程度就有很大出入，管理也不规范。
2、基础档案管理工作没有一个统一的行业规范
以住房公积金为例存在的问题较多，首先档案号不规范没有目录号另外一卷多册的现象也非常普遍；另外案卷标题不规范有标题但不能反映主题内容或标题缺少基本要素甚至没有案卷标题等现象较为普遍，另外部分案卷缺少卷内目录以至于部分未被案卷标题涵盖的内容永远无法检索而难以利用，造成资源的浪费。
3、基层单位的档案管理人员队伍亟待提高
以吉林省为住房公积金的档案管理单位为例，从业人员比较杂，专业档案管理人员奇缺，现存管理人员的学历结构和专业技术知识存在很大问题，对现有人员的培训水平也跟不上。
4、档案管理基础工作的重视程度不够
现在的档案管理工作，虽然在表面上被认为是受到重视的，但在实际工作当中，无论是领导层，还是各部门，都把主要注意力放在敏感部位，往往就忽视了档案管理基础工作的开展，有时甚至是流于
形式。
二、完善工作措施
档案管理基础工作是一个系统工程，要想达到系统的产出最大，更好的为经济建设服务必须实行标准化、规范化的工作程序与方法。在档案管理的收集、整理、鉴定、著录、保管等各个环节都要按照统一的程序和科学的方法进行工作。同时要齐抓共管，全方位营造和谐氛围，把档案管理基础工作落到实处。
1、充分动员，做好档案的全面普查工作
档案普查是实现档案管理标准化、规范化的第一步。根据整体要求，首先进行档案的科学普查工作，普查过程中主要是查缺补漏，剔出重复的案卷，提高档案的使用效率。
2、加强案卷的规范化管理
普查之后要将那些组卷过厚内容混杂的案卷进行重新组卷。重新组卷的原则是尽可能将那些相互存在某种联系的文件组合在一起。在重组案卷的过程中还应对那些无页码、无卷内目录、无案卷标题或标题不清楚的案卷要重新加工填写以保证全部案卷更加规范。重新组卷不仅可以优化馆藏、科学保管而且亦可以提高实行计算机管理档案后的利用效率。做到流程式管理
3、著录工作的规范化
规范化档案管理过程中著录工作是一个非常重要的环节，著录是实行计算机管理的一项重要基础工作也是直接影响输入计算机数据与信息的准确性的一项重要的前期工作。国家颁布的《档案著录规则》是规范著录工作的最基本依据。但是由于各个档案馆的条件存在差异再加上计算机管理又提出了新的技术性要求所以各个档案馆应该以《规则》为依据，并从自己的实际情况出发根据计算机管理的技术要求制定出适合本馆著录工作的著录细则。各单位要结合自己的实际情况对细则进行分解，以真对自己单位的实际情况。
4、统一分类号，保证检索查全率
区别于手工档案，计算机检索的显著优势就是能够满足人们检索的需要。为了确保检索的完整性我们在分类过程中，首先根据《中国档案分类法》进行分类再因事制宜地制定出一些具体细则。例如“物价”问题涉及的行业较多我们就统一归入“J”类，然后再根据每一文件具体特征辅以关键词标识加以区分。另外在分类的过程中还应加强校审力度以便及时校正分类人员的错误。并且还应经常组织大家统一认识统一标准尽量做到前后标引一致同一类文件标引一致从而达到标准化和规范化管理。既保证了检索查全率，也提高了检索的效率。
5、规范题名保证检索查准率
档案的分类号的设立保证了检索查全率，而题名准确才能保证检索的查准率。但仅仅保证查全率是不行的，还须同时保证查准因此在著录时要统一规范题名。我们认为规范题名应掌握的原则与要点是在填写题名等项的过程中要规范机构简称尽量避免在检索时出现含混不清、文不对题和计算机识别不清的情况发生。
6、齐抓共管，推进档案管理基础工作的规范化
目前在推进档案管理现代化的进程中通过实行标准化、规范化的工作提高了档案管理基础工作水平并已初步建成了计算机检索体系为实行计算机管理打下了一定的基础。一方面要充分重视，齐抓共管；同时也要科学管理、人本管理共同促进档案管理基础工作的扎实
[关键词]工程；基础设施建设；档案
doi：10、3969/j、issn、1673 - 0194、2016、04、137
[中图分类号]G278 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2016）04-0-01
随着社会经济的快速增长，我国政府加大了在基础设施建设方面的投资。近年来，基础设施建设规模不断扩大，随之而来的是基础设施建设前期的档案数量不断增长，对档案管理工作的要求也越来越高，工程基础设施建设前期档案管理成为新时期档案管理工作的一个难点。在新形势下，必须充分认识工程基础设施建设前期档案管理工作的重要性，分析其中存在的问题，积极寻找解决对策，提高工作质量与效率。
1 当前工程基础设施建设前期档案管理存在的问题
1、1 对前期档案管理认识不足
在工程项目档案中，前期档案是重要的组成部分。工程基础设施建设前期档案又称为工程准备阶段文件，主要是指工程开工之前和工程准备过程中形成的文件材料，主要包括立项材料、审批材料、勘察材料、设计材料与投标材料等，是一个主体单位永久保存的法律原始性凭证。现行前期档案管理体制产生于我国工程基础设施建设进程的基础之上，并对我国基础设施建设具有重要作用，地位非常重要。但是，前期档案管理的重要性并没有得到充分认识，长期以来，工作人员的工作中心都在工程建设之上，没有抓好前期档案管理工作，在工作中存在的随意、随便性管理，使工程建设工作不能顺利进行，因此，一定要充分认识到新形势下做好前期档案管理工作的重要性，做到思想高度重视、工作常抓不懈，水平不断提升。
1、2 前期档案管理与建设速度脱节严重
当前我国工程基础设施建设不断加快，前期档案管理与城市基础设施建设速度存在严重脱节问题。众所周知，基础设施建设工程周期长，涉及诸多部门，因此基础设施建设档案具有多样性、复杂性的特点。受经济利益趋势或工期所限，管理者一直重视工程建设速度，轻视工程档案，这就导致工程建设与基础设施档案管理工作不能同步进行，这不仅影响前期档案管理工作效率，而且也影响其他档案资料管理工作的正常进行。
1、3 管理人员素质参差不齐
管理人员对档案管理工作的重要性不言而喻，其不但是档案管理工作的核心，也是工程基础设施前期档案管理工作正常运行的保障。工程基础设施前期档案资料需要管理人员及时整理，但是与工程基础设施建设的快速发展相比，管理人员的综合素质明显偏低，管理水平相对低下。工程基础设施前期档案管理工作很复杂，缺乏较高的理论水平与实际管理能力是无法胜任的，管理人员素质参差不齐就不能满足工程基础设施前期档案管理工作的需求，档案管理工作的效率必然会低下。
2 加强工程基础设施建设前期档案管理工作的建议
2、1 提高对前期档案管理的认识
工程基础设施建设前期档案管理工作对工程建设的顺利开展具有重要影响，提高对其认识是做好管理工作的内在要求。工程基础设施建设的快速推进，对前期档案管理的要求也越来越高，提高档案管理工作效率势在必行。档案管理人员应加深对前期档案工作重要性的了解，从思想上重视档案管理，认真研究档案管理规范，才能真正做好工程基础设施建设前期档案管理工作。
2、2 完善前期档案管理体制
无规矩不成方圆，档案管理工作亦是如此，完善工程基础设施建设前期档案管理必须建立完善的管理体制。因此，相关管理部门需要积极转变管理职能，积极推进前期档案管理工作在精细化、常态化方面的建设。进一步明确前期档案管理工作重点，规范档案管理工作程序，实现前期档案管理工作有标准可依。另外，还应建立相应的监督制度，对相关单位的前期档案管理进行监督，对其中存在的问题进行整改，保证档案管理工作的稳定、有序。
2、3 提高管理队伍综合素质
在档案管理工作中，管理队伍起着主导作用，工程基础设施建设前期档案的采集、整理、维护都需要管理人员去做。前期档案管理的综合性要求管理人员只有具备相应的专业技能和素质，才能真正提高前期档案管理工作实效。因此，务必要加强管理队伍建设，提升管理队伍的整体综合素质，比如：可以采取考核制度、加强培训、开展互帮互学活动等措施，实现管理队伍整体综合素质的提升。
2、4 采用新技术，促进管理数字化
时代进步的要求档案管理工作必须积极采用新技术，这直接关系到档案管理工作的创新和发展。工程基础设施的大量建设必然会导致前期档案大量增加，造成查阅不便、存贮空间不足、维护困难等问题，这就会增大管理成本，工作费时费力。推进管理数字化能有效解决这些难题。推行数字化以后，前期档案资料存储在计算机的硬盘里，解决了大量档案资料的存储问题，而且可以利用软件技术对前期档案进行归类，提高前期档案查阅的便捷性。
3 结 语
在新形势下，工程基础设施建设前期档案管理工作面临着诸多挑战，工作人员必须充分认识并积极采取措施应对。只有不断提高对前期档案管理工作的认识，建立完善的体制，管理队伍整体素质，努力促进管理数字化，才能满足当前工程基础设施建设档案管理工作的需求，提高工程基础设施建设效率。
主要参考文献
[1]陈英、谈基础设施建设项目的档案管理[J]、广东科技，2013（8）、
[2]李殿波、浅谈工程基础设施建设前期档案管理[J]、黑龙江史志，2013（19）、
1、档案管理基础工作存在的主要问题分析
我国档案管理基础工作究竟在哪些方面不足和较差呢？哪些方面尚不能迅速适应计算机管理的要求呢？总体来讲，目前我国的综合性档案馆大多是馆藏内容庞杂案卷数量繁多时间跨度长且由于多年来一直处于封闭式管理之中档案管理仅以保管为目的以案卷不丢失为原则再加之每个历史时期档案的整理质量要求不同整理的规格不统一等情况形成了档案基础普遍较差的局面。主要问题集中反映在以下几个方面：
一是档号不规范没有目录号一卷多册现象较多。二是案卷标题不规范有标题但不能反映主题内容或标题缺少基本要素甚至没有案卷标题等现象。三是大部分案卷缺少卷内目录以至于部分未被案卷标题涵盖的内容永远无法检索而难以利用。四是许多案卷未标页码如果使用中掉页很难发现。五是组卷混乱现象比较严重如有按时间组的也有按职能部门管辖权限组的还有按文种组卷的。六需要管理的额案卷有不同的规格，越是历史悠久的档案馆这种情况越严重，我国档案馆发展并不完善，对于这种情况还不能很好的解决，要尽快寻求一条新的工作道路，将这种情况及早解决，让档案管理工作进行的更好。
2、实行标准化、规范化的工作程序和方法
档案是一个比较繁乱的工作对象，要想取得良好的工作成果就要对档案实行科学化、标准化的管理方法。
2、1全面普查案卷，去糟取精
要想实现档案的规范化管理，要对档案进行彻底的普查，去除不需要的陈旧档案，达到档案管理的最高效率。
2、2重新组合案卷实现案卷规范化
有些案卷内容混杂或者装订过厚，对于这种档案我们要进行规范化处理，将混杂的信息去除，将过厚的档案进行分类重新装订，让档案管理提高效率。
2、3结合本馆实际规范著录工作
在计算机管理档案的过程之中，著录工作是一项基本工作，著录工作进行的是否科学决定了计算机工作是否准确，我国相关法律曾经出台过著录工作的相关规则，但由于不少工作部门对规则不遵守造成了著录工作混乱，在档案管理时，要结合单位实际，将著录工作进行重新规范。
2、4统一分类号保证检索查全率
计算机检索的显著优势就是能够满足人们族性检索的需要。为了确保检索的完整性我们在分类过程中，首先根据《中国档案分类法》进行分类再因事制宜制定出一些具体细则。
2、5规范题名保证检索查准率
档案分类号保证了检索查全率而题名准确才能保证检索查准率。但仅保证查全率是不行的，还须同时保证查准，因此在著录时要统一规范题名。规范题名应掌握的原则与要点是在填写题名过程中要规范机构简称，尽量避免在检索时出现含混不清、文不对题和计算机识别不清的情况发生。如北京市计划委员会简称为市计委北京市计划生育委员会简称为市计生委而不能都简称为市计委还要统一题名中应具备的要素。我们结合计算机检索需要在著录过程中将题名中责任者、事由、文种，必要时加上人名、地点和时间）等要素都填写完整。如果题名要素不完整，要补齐；如果题名冗长则删除。还要统一文种题名，不要出现有“请示报告”等含义不清的文种出现。所以规定凡是要求批复的文件写“请示”，凡不要求批复的文件则写“报告”，这样就可在检索中区分出文件的实质作用。
3、加快数据准备推进档案现代化管理进程
在档案管理基础工作的各个环节中计算机数据的准备工作是一个大工程尤其是对于那些建馆时间较长的综合性档案馆来讲由于馆藏案卷多著录工作不仅量大而且复杂如果没有一整套规范化和科学化的工作程序与方法会使计算机因数据准备不足而无法使用甚至直接影响档案管理工作现代化的进展速度。在著录工作中只要掌握了以下重点便基本可以取得著录工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。
3、1分清轻重缓急，循序渐进
档案管理的一个重要目的就是要使档案为社会所用而实现计算机管理档案的目的是为了提高档案的利用率。综合性档案馆在推进计算机管理的过程中应先根据各全宗的重要程度、价值大小、利用率高低和是否开放的情况对所有全宗进行排队将那些可以开放的核心档案和社会利用率较高的档案进行优先加工整理。这样就可以加快档案管理计算机化的进程和提高社会利用的效率。
3、2分级次著录，省时省力
在著录过程中可以将案卷分为三个层次进行著录即将那些反映问题单一或查考价值不高的档案进行案卷级著录对那些一卷内几个文件涉及同一个内容且又排在一起的档案进行文件组合级著录而对那些重要文件或反映问题庞杂的文件则进行文件级著录。这样处理不仅能将揭示档案的主题内容和特征而且也可以减少著录条目和录入条目既节约了时间、人力与财力又提高了效率。
3、3分门别类，充分利用档案原基础
对于那些案卷基础较好又具备全引目录的案卷在著录时可以直接在全引目录上面分类标引而对那些特殊形式的档案如“房档”、“案件”等则可用计算机程序将人名、地址、时间用案卷目录直接录入然后用计算机统一给出分类号。这样分门别类地充分利用档案目录的原有基础可以减少著录环节大大地提高著录速度。
上一篇：春季消防工作重点(精选8篇)
热门推荐