财政部档案管理办法(精选8篇)
时间：2023-08-18
时间：2023-08-18
第二条会计从业人员职业道德档案管理实行政府部门监管与社会公众监督相结合、日常检查与不定期抽查相结合，体现客观公正、实事求是、注重实效的原则。
第三条区财政局负责本行政区域内的会计从业资格管理。授权区财政局财务会计管理中心具体负责本区会计从业人员职业道德档案管理。对在本区国家机关以及在本区办理税务登记的社会团体、公司、企业、事业单位和其他组织（以下统称单位）从事会计工作、持有会计从业资格证书的人员，实施会计从业人员职业道德档案管理制度。
第四条区财政局财务会计管理中心应按《上海市会计从业资格管理实施办法》第五章有关规定，如实及时记载、更新持证人员职业道德的相关信息，包括持有会计从业资格证书的人员（以下统称持证人员）在会计从业方面受到表彰奖励和处罚、处分的情况等。
第五条会计从业人员职业道德档案中的信息来源：
（一）在区财政管理部门财政窗口持证人员登记的相关基础信息和注册、变更、调转以及接受继续教育情况；
（二）持证人员受到区级以上行政主管部门表彰奖励情况；
（三）持证人员因违反会计法律、法规、规章和会计职业道德被区级以上行政执法部门处罚、处分的情况。
（四）其他奖励与处罚情况由区各部委办、各镇、街道、莘庄工业区财政部门在年度终了后的一季度内报区财政局财务会计管理中心。
第六条职业道德档案内容的记载：
（一）根据持证人员提供的区级以上行政主管部门出具的有关表彰奖励证明，或区级以上行政执法部门对持证人员处罚的书面材料，由局财务会计管理中心负责受理并予以核查，经确认无误后，作出职业道德档案记录决定，并告知当事人。
（二）财政窗口根据财务会计管理中心的决定，将信息情况在《上海市会计人员信息库》中予以记载。
（三）区财政局财务会计管理中心应及时将记载情况汇总后报区财政局会计科备案。
第七条职业道德档案记录结果的使用：
（一）职业道德档案中有奖励记录的，将优先推荐高一级会计人才的培训；将作为上报高级会计师评审委员会申报高级会计师的业绩推荐；将作为评选区级以上会计先进工作者的重要条件。
（二）职业道德档案中有行政处罚或行政处分记录的，区财政部门应按照会计法律、法规、规章和会计职业道德的有关条款规定，予以处理并向社会公告。
（三）以上记录在使用中，如同时有奖励和处罚、处分的，按末次记录为准。
关键词： 会计档案管理； 特点； 重要性
中图分类号： F230 文献标识码： A 文章编号： 1009-8631（2012）04-0063-01
一、会计档案的概念及特点
1、整体性。每一个会计年度产生的会计凭证、会计账簿、会计报表之间是相互紧密联系的整体，保持会计档案管理的整体性和连续性，是整理好会计档案的基础。
2、稳定性。会计档案虽然形式范围广、内容和种类繁多，但它的基本成分：会计凭证、会计账簿、会计报表是具有稳定不变性的。
3、规律性。每一个会计年度产生的会计凭证、会计账簿、会计报表等，在反应一项经济业务活动时，从业务发生到结束，都是连续不断的记录，具有相互牵制、紧密联系、环环相扣的规律性。
4、专业性。会计档案是通过会计核算的方法形成的，而这种方法是会计特有的专门手段。通过这种专门手段形成的会计档案是与经济活动和财务收支紧密相关的，其内容是直接反映机关、企业、事业单位所有各项经济业务收支情况，表现出会计档案的专业性。
二、会计档案管理分类
会计档案管理包括会计凭证、会计账簿和会计报表以及其他会计资料等会计核算的专业材料。
1、会计凭证：原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他会计凭证。
2、会计账簿：总账、明细账、现金及银行日记账、固定资产卡片、及其他会计账簿。
3、财务报表：财务报告、会计报表、及其他财务报告。
4、其他类：如银行存款余额调节表、银行对账单、其他应当保存的会计核算专业资料、会计档案保管清册、会计档案销毁清册。
三、归档前应做好以下几项工作
1、账簿装订前的工作。首先按账簿启用表的使用页数核对账户是否相符，账页是否齐全，序号排列是否连续；然后，按会计账簿封面、账簿启用表、账户目录和排序整理好的账页顺序装订。
2、活页账簿装订要求。将账页填写齐全，去除空白页和账夹，并加具封底封面；多栏式活页账、三栏式活页账、数量金额式活页账等不得混装，应按同类业务、同类账页装订在一起；在装订账页的封面上填写好账簿的种类，编好卷号，由会计主管人员、装订人或经办人签章。
3、账簿装订后的其他要求。会计账簿应牢固、平整，不得有折角、缺角、错页、掉页、加空白纸的现象；会计账簿的封口要严密，封口处要加盖印章；封面应齐全、平整，并注明所属年度及账簿名称、编号，编号要一年一编，编号顺序是总账、现金日记账、银行存款日记账、分类明细账；旧账装订完毕后，按规定要求进行保管。
四、加强会计档案管理还应做好以下几条
1、准确立卷。装订会计凭证必须使用会计凭证专用装订封皮，封粘装订线，并在封粘处加盖会计人员印章，封皮表面的有关内容必须逐项填写齐全。装订完毕后必须按月先后顺序放入会计专用档案盒中，认真逐项填写档案盒面上的内容。年度结束封账，活页账簿必须将空白账页取出，已设置会计科目但无业务发生的账页则应保留。必须按账页编号顺序填写“目录”及“账簿使用登记表”，与账簿一并装订。
2、及时归档。会计档案是一种社会资源，为了加强会计档案的管理，保证会计档案的安全和完整，必须按规定交本单位档案机构或档案工作人员集中统一管理，任何个人都不得拒绝移交归档。《会计档案管理办法》规定：当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可以由会计机构暂时保管一年，期满之后，应当由会计机构编制移交清册，移交本单位档案机构统一管理，未设立档案机构的，应当在会计机构内部指定专人保管。移交本单位档案机构保管的会计档案，应当保持原卷册的封装。确需个别需要拆封重新整理的，档案机构应当会同会计机构和经办人员共同拆封整理，以分清责任。
3、严格保管制度，确保安全。保管好会计档案是充分发挥会计档案作用的基础，各级会计部门和档案部门都应重视对会计档案的保管。按规定要求选配政治素质高、专业技能强的管理人员和保管人员；配置适当规模的档案库、档案架和其他必要的档案设施；配备防盗、防火、防晒、防潮、防蛀的设施和实施安全措施，实行电算化会计档案管理还要做防磁、防鼠咬等工作，逐步实现保管的规范化和标准化，真正做到妥善保管、有序存放、方便查阅、安全保密。
4、严格查阅制度。《会计档案管理办法》明确规定：各单位的会计档案不得借出。如有特殊需要，经本单位负责人批准，可以提供查阅或者复制，并办理登记手续。查阅和复制会计档案的人员，严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。各单位应建立健全会计档案查阅、复制登记制度。会计档案是历史纪录的原始材料，在数量上一般都是单份，且很多内容有一定的机密性，这决定了档案提供利用时，应采取在档案室内查阅的方式。
5、严格档案销毁制度。销毁会计档案时，应当由档案机构和会计机构共同派员监销。国家机关销毁会计档案时，应当由同级财政部门、审计部门派员参加监销。财政部门销毁会计档案时，应当由同级审计部门派员参加监销。会计档案的销毁应按照下列程序销毁：
（1）由本单位档案机构会同会计机构提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。
（2）单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见。
（3）销毁会计档案时，应当由档案机构和会计机构共同派员参加监销。国家机关销毁会计档案时，应当由同级财政部门、审计部门派员参加监销。财政部门销毁会计档案时，应当由同级审计部门派员参加监销。
（4）监销人员在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案；销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告本单位负责人。
6、加大会计档案的监管力度。在各项会计业务检查中，将会计档案的规范化管理纳入其中，以加大对会计工作的整体性和连续性的检查与监督。档案部门应会同财务、审计部门定期出具财务档案质量评估，就会计档案的准确性、完整性、系统性出具意见书。
五、充分认识会计档案在单位日常业务活动中的重要性
根据《会计法》的规定，各单位对会计凭证、会计帐薄、会计报告和其它会计核算资料应当建立档案，妥善保管。会计档案是记录过去的各单位经济活动，它以所有的原始数据为各单位提供可靠的信息，为各单位制定详细财务规划、计划、调查取证以及进行财务决策提供重要依据。因此，它必须引起各级部门及单位的高度重视，为搞好会计档案管理工作，建立健全了各项规章制度，要明确专人管理，对会计档案工作实行规范化管理。
参考文献：
[1] 艾文国、会计电算化[M]、北京:高等教育出版社，2003、
[2] 《中华人民共和国会计法》、
[3] 《会计档案管理办法》、
一、基层财政档案重要性分析
基层财政档案是乡镇财政部门所作的关于财政管理以及收入的重要资料，它对于研究我国乡镇财政部门财务管理工作有着重要的意义。首先，它是乡镇财政部门的财务资料库。乡镇有关部门进行相应的财务管理工作时，可以直接的调出这些基层财政档案，针对基层财政档案的数据进行相应的调查，进而做好财务管理工作。其次，它是决策制订的参谋和帮手。我国乡镇在进行有关经济方面的决策时，可以参考基层财政档案的有关数据，根据乡镇的实际情况进行经济决策。再次，它能准确反映乡镇财政的成长历程。通过建立基层财政档案，可以充分的反应出乡镇在这几年的财政状况，针对财政状况进行乡镇财政的进一步规划，从而促进我国乡镇的健康稳定发展。
二、基层财政档案管理策略探析
1、加强财政档案管理人才培养，制定财政档案管理标准规范
一方面，乡镇财政部门应该加强财政档案管理人才培养。财政档案管理人员应该不断增加财政档案管理基础以及专业知识学习，包括信息技术、法律、管理学科以及计算机技术的学习。另外，财政档案管理人才还应该转变思想观念，树立财政档案管理市场意识，使得财政档案管理适应市场需求。另一方面，制定财政档案管理标准规范。首先，乡镇财政部门应该建立财政档案管理机构，增强人员财政档案管理责任意识，强化财政档案管理机构管理职能。其次，建立健全财政档案管理制度体系建设，在基本管理制度体系的基础上，还应该加强财政档案管理制度体系执行力。
2、加强财政档案管理信息化建设
目前计算机信息技术在我国基层财政档案管理中的地位越来越高，在计算机信息技术支持下进行基层财政档案管理，可以极大地提高基层财政档案管理效率。为此，乡镇财政部门应该加强基层信息化财政档案管理体系建设，结合基层财政档案管理的实际进行档案管理体系建设。另外，加强对于基层信息化财政档案管理体系的完善以及维护，建立财政档案管理完善以及维护队伍，提高他们的财政档案管理水平以及能力。乡镇财政部门可以充分利用现代信息技术进行财政档案管理监督，提高基层财政档案管理水平以及科学性。
3、强化领导，高度重视
乡镇财政部门有关领导应该加强对于财政档案管理的重视，这也是做好我国基层财政档案管理工作的重要环节。为此，基层领导应该转变传统的那种财政档案管理模式，创新财政档案管理新模式，将财政档案管理作为基层的大事情来办。另外，基层还应该加强对于财政档案管理人员招聘以及培训的重视，将财政档案管理人员的管理意识与服务水平充分的调动起来。基层领导还应该加强对于财政档案管理制度的制定以及完善，将对于财政档案管理人员的行为置于管理制度的约束以及管理之下。强化领导，高度重视，是做好财政档案管理的关键步骤。
[关键词]会计档案；管理；作用
一、会计档案及其作用
任何一个、事业、机关、社会团体等会计核算单位每时每刻都在发生着经济活动和财务收支。这些经济活动和财务收支是通过会计工作，即从凭证到账簿、从账簿到报表，连续地记录和反映。它是一项复杂细致而又要求严密的工作。多年来，由于种种原因，我国对会计档案既没有制定统一的管理制度，又未明确规定是国家档案的组成部分。直到1984年6月国家财政部和国家档案局联合了《会计档案管理办法》（以下简称“办法”）。制定《办法》的目的，就是为了加强会计档案的科学管理，统一全国会计档案工作制度，更好地为社会主义经济建设事业服务。
会计档案是指会计凭证、会计账簿和会计报表等会计核算专业材料，它是记录和反映经济业务的史料和证据。会计档案是会计工作作用于会计对象所产生的专业材料，是通过会计核算所取得的会计资料，是单位、企业、社团会计工作从凭证到账簿、再到报表的整个过程的客观反映。具体范围包括会计凭证、会计账簿、财务报告和其他专业资料等四类，不包括单位的财务预算、计划、制度、规章等文件材料（它们属于文书范围）。鉴于机广泛运用于各单位、企业的会计核算当中，《办法》规定这些单位应当保存打印出的纸质会计档案，同时未排除采用磁带、磁盘、微缩胶片等磁性介质会计档案。
会计档案工作是会计工作的组成部分，所以在管理体制上仍然必须遵循会计工作的管理体制。实行统一领导、分级管理。全国统一的档案管理办法由国家财政部、国家档案局统一制定，各省、自治区、直辖市财政机关、档案行政管理部门是各地区、各部门（行业）的会计档案管理的主管部门。可以根据《办法》的规定结合本省（区）、市的具体实际情况制定实施细则。并共同负责进行业务指导、监督与检查。国家机关、社会团体、企业、事业单位以及按规定应当建账的个体工商户和其他经济组织，是会计档案管理的主体单位，也是责任单位。这些单位必须加强对会计档案管理工作的领导，建立会计档案的收集、立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度，做到科学管理。即会计资料收集齐全、完整；会计档案妥善保管；有秩存放，方便查阅、严防毁损、散失和泄密。
会计档案在社会主义经济建设中具有极其重要的作用。主要体现在：第一，为企业、事业、机关团体等基层单位加强内部的微观管理，提高经济效益和社会效益提供丰富的原始数据；第二，它为国家进行经济建设计划和决策，对国民经济进行宏观管理和监督提供真实可靠的会计信息；第三，它为保护国家财产和打击经济领域里的不法行为提供有力的证据；第四，为财政、经济和提供可靠的史料。总之，会计档案工作的好坏，对国民经济的正常进行，经济秩序的确立，各项财政政策、预算的贯彻实施都有着直接的影响。
二、会计档案的收集、立卷与归档
会计档案的收集是通过执行归档制度来实现的。然而由于认识的误区和制度不健全，一些会计人员觉得会计档案比较特殊，谁经手谁保存，因而把会计档案和账簿视为禁区，不让别人介入；还有的单位没有建立和实施归档制度，会计档案任人长期分散保存，直至丢失无人问津，有的会计人员调动时，甚至走到哪带到哪。为了维护会计档案的完整与安全，必须按《办法》的要求，收集归档的全部会计文件材料，向历任会计人员收集，要求逐人逐年把会计材料移交齐全，逐件登记，对遗失会计材料的应严肃追究责任并处理。
会计档案的立卷，应由财会部门在会计期间工作事项，按照现金、银行存款等会计科目装订成册，会计凭证应按月整理，加具封面、封底装订成册，会计账簿的装订顺序是：封面、启用表、目录、帐页、封底。订本式账簿未用完的空白账页不得取出，要保持原装100页（或50页）完整无缺。会计报表的装订顺序是：封面、财务情况说明书及附列资料和编制表说明、会计报表、封底。年度终了，应将各月、各季的会计报表分别月、季度报表合并装订成册，另加封面。各期报表均按编报时间顺序排列装订。立卷的会计资料在本部门保存一年后移交本单位档案管理机构。
档案的归档，即在会计年度终了后，由财务会计部门编造清册移交本单位的档案部门保管。会计部门文件的立卷整理归档，对档案部门会计档案的管理有着直接的。会计文件的齐全、完整直接关系到会计档案的质量，会计文件的收集、整理、立卷、归档即会计档案的形成，为会计档案的管理奠定基础。财务会计部门应按照规定整理好会计档案，全部移交给档案部门，不能自行封包保存，档案部门不应拒绝接收。档案部门接收保管的会计档案，原则上应当保持原卷（宗）册的封装，个别需要拆封重新整理的，应会同原财务会计部门和经办人共同拆封整理，以分清责任。但是在实际工作中，有些单位将会计档案由财务部门长期保管，而没有移交档案部门保管，这种做法，是与《办法》不符的。
三、计档案的保管、销毁、调阅和利用
会计档案的保管期限原则上按《办法》和省（区）、市实施细则的规定执行。属于定期保管期限的档案如因特殊需要，可以延长保管期限。凡是在本单位会计核算中形成的记录和反映会计核算的，对工作和考查及活动有长远利用价值的会计资料作为永久保存。如年度会计报表（决算）、财政总预算、行政和事业单位的决算、税收年报、会计档案保管清册、会计档案销毁清册等。
根据《办法》的规定，会计档案保管期满需要销毁时，应由单位档案机构会同会计机构提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和该档案应保管期限、已保管期限、销毁时间等，并由单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见。销毁会计档案时，应当由档案管理和会计机构共同派员监销，监销人在销毁会计档案前，逐项对会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案无误后，应当在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告本单位领导。在销毁会计档案前，对于其中未了结的债权债务的原始凭证，涉及到林、地房产权转让契约、证券、图纸；有关的货币收支凭证；涉及到外事的凭证以及处理遗留有重要价值的原始凭证，均应单独抽出，另行立卷，由档案部门保管到确无保管必要时销毁。建设单位在建设期间的会计档案，不得销毁。
会计档案应为本单位积极提供利用，也可以为上级单位提供利用。调阅时，要严格办理手续。本单位人员调阅，要经会计主管人员同意；外单位人员借阅，要有调阅单位的正式介绍信，并注明调阅会计档案的内容，经单位领导人和会计主管人员批准后，办理调阅手续。在调阅过程中，只能调阅与调阅内容有关的资料，不能调阅与调阅内容无关的资料。原则上档案原件不得借出，也不得拆散原卷（宗）册。外单位调阅会计档案，要抄录和复制的由会计主管人员签署意见，经本单位领导批准。如有特殊需要，经本单位负责人批准后，提供查阅或者复制，并办理登记手续。各单位应当建立会计档案查阅、复制登记制度，为会计档案的利用提供依据。
1、 《会计档案管理办法》正式实施的时间是（）。
A、2017年12月11日 B、2017年1月1日
C、2017年7月1日 D、2017年1月1日
2、根据《会计档案管理办法》规定，负责定期将应归档的会计资料整理立卷，编制会计档案保管清册的部门应是（）。
A、单位的会计机构或会计人员所属机构
B、单位的档案机构或档案人员所属机构
C、单位的人力资源机构
D、单位的有关业务部门
3、根据《会计档案管理办法》规定，当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可由单位会计管理机构临时保管，再移交单位档案管理机构保管。这里所说的单位会计管理机构临时保管会计档案的时间应为（）。
A、1、5年 B、半年 C、2年 D、1年
4、 会计档案销毁清册也是一种重要的会计档案，它的编制部门是（）。
A、单位会计机构 B、单位行政办公室
C、单位人力资源部门 D、单位档案管理机构
5、根据规定，负责组织会计档案销毁工作的部门应是（）。
A、单位会计机构 B、单位办公室
C、单位人力资源部门 D、单位档案管理机构
6、根据规定，属于企业永久保存的会计档案是（）。
A、总账 B、银行对账单
C、财务会计报告 D、会计档案销毁清册
7、根据规定，保存期为30年的会计档案是（）。
A、总账 B、银行对账单
C、财务会计报告 D、会计档案销毁清册
8、下列不属于永久保管的会计档案是（ ）
A、总账 B、会计档案保管清册
C、年度财务会计报告 D、会计档案销毁清册
9、保存期为30年的会计档案并不少，但（）例外。
A、总账 B、会计档案移交清册
C、会计凭证 D、会计档案销毁清册
10、 关于会计档案所涵盖的范围，以下说法正确的是（）。
A、会计档案，即为会计凭证、会计账簿和财务会计报告
B、会计档案既包括纸质的会计资料，也包括一些电子的会计资料
C、由于银行对账单和银行存款余额调节表均不属于企事业单位的原始凭证，所以它们也就不属于会计档案资料
D、财政总预算、行政单位、事业单位等的基本建设拨、贷款年报（决算）不属于会计档案资料
11、关于会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书，以下说法错误的是（）。
A、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书均应由单位档案管理机构填制
B、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书均属于会计档案资料
C、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书的保管期限并不完全相同
D、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书产生（或填制）的时间并不一致，涉及的当事人也不完全相同
12、关于会计档案，以下说法正确的是（）。
A、总账、明细账是会计档案，而固定资产卡片和辅助账不是会计档案
B、销毁会计档案时，应当由档案机构和会计机构共同派员监销，单位负责人不需要在会计档案销毁清册上签署意见。
C、对各单位每年形成的会计档案进行整理立卷的部门是立档单位的会计机构或会计人员
D、根据规定，当年形成的会计档案，在会计年度终了后，应暂由会计机构保管半年
13、关于会计档案的销毁，以下说法错误的是（）。
A、保管期满未结清的债权债务原始凭证不得销毁
B、正在建设期间的建设单位会计档案不得销毁
C、会计档案销毁需要单位会计机构编制会计档案销毁清册
D、会计档案销毁需要单位档案管理机构与会计管理机构共同派员监销
14、 关于会计档案保管，以下说法错误的是（）。
A、 会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限一般分为十年和三十年
B、会计档案的保管期限,从会计年度终了后的第一天算起
C、单位的总账和年度财务报告均属于永久保存的会计档案
D、会计档案的保管办法所规定的会计档案保管期限为最低保管期限
15、 按照规定，主管全国会计档案工作，并共同制定全国统一的会计档案工作制度，对全国会计档案工作实行监督和指导的部门，是指（）。
A、财政部 B、 国家档案局
C、 财政部和国家档案局 D、 人大财经委员会和档案部门
16、 关于电子会计档案，以下说法错误的是（）。
A、 电子会计档案移交时应当将电子会计档案及其元数据一并移交
B、 属于归档范围的电子会计资料，必须属于具有永久保存价值或者其他重要保存价值的会计档案
C、电子会计档案的销毁应当由单位档案管理机构、会计管理机构和信息系统管理机构共同派员监销
D、档案接受单位应当对保存电子会计档案的载体及其技术环境进行检验，确保所接收电子会计档案的准确、完整、可用和安全
二、多项选择题（每题2分，共计34分）
1、财务会计报告属于会计档案的一个重要内容，而这里所说的财务会计报告具体包括（ ）。
A、月度财务会计报告 B、季度财务会计报告
C、半年度财务会计报告 D、年度财务会计报告
2、 《会计档案管理办法》修订的依据是（ ）。
A、《企业会计准则》 B、《中华人民共和国预算法》
C、《中华人民共和国会计法》 D、《中华人民共和国档案法》
3、《会计档案管理办法》使用的范围包括（ ）。
A、国家机关 B、社会团体 C、企事业单位 D、其他组织
4、 对于会计账簿，以下属于会计档案的包括（ ）。
A、总账、明细账 B、有关辅助性账簿
C、日记账 D、固定资产卡片
5、对于会计凭证，以下属于会计档案的包括（ ）。
A、原始凭证 B、文件与合同
C、记账凭证 D、预算
6、 《会计档案管理办法》中所规范的会计档案内容有很多，比如其他会计资料就包括（ ）等。
A、银行存款余额调节表 B、银行对账单
C、纳税申报表 D、会计档案移交清册
7、根据《会计档案管理办法》规定，单位内部形成的属于归档范围的电子会计资料可仅以电子形式保存并形成电子会计档案，必须同时满足许多条件，这些包括（ ）。
A、形成的电子会计资料来源真实有效，由计算机等电子设备形成和传输
B、能够采取有效措施,防止电子会计档案被篡改
C、形成的电子会计资料不属于具有永久保存价值或者其他重要保存价值的会计档案。
D、能够建立电子会计档案备份制度，能够有效防范自然灾害、意外事故和人为破坏的影响
8、单位在办理会计档案移交时，按照国家档案管理的有关规定办理移交手续进行移交。以下属于正确说法的是（ ）。
A、纸质会计档案移交时应当保持原卷的封装
B、电子会计档案移交时应当将电子会计档案及其元数据一并移交，且文件格式应当符合国家档案管理的有关规定
C、特殊格式的电子会计档案应当与其读取平台一并移交
D、单位会计管理机构应当编制会计档案移交清册
9、会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限一般分为（ ）。
A、10年 B、30年 C、20年 D、15年
10、单位应当定期对已到保管期限的会计档案进行鉴定，并形成会计档案鉴定意见书。会计档案鉴定工作应当由单位档案管理机构牵头，并组织单位有关部门共同进行，这些部门应当包括（ ）。
A、会计 B、审计 C、纪检监察 D、有关业务部门
11、 会计档案销毁清册，包括拟销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度、档案编号、应保管期限、已保管期限和销毁时间等内容。为了明确经济责任，会计档案销毁清册还需要有关机构的有关人员签署相关意见。这些机构的有关人员包括（ ）等。
A、单位负责人 B、档案管理机构负责人
C、会计管理机构负责人 D、档案管理机构经办人
12、根据规定，单位电子会计档案的销毁应当符合国家有关电子档案的规定,并由以下部门共同派员监销完成（ ）。
A、单位档案管理机构 B、单位会计管理机构
C、单位信息系统管理机构 D、单位人力资源部门
13、对于保管期满但未结清的债权债务会计凭证和涉及其他未了事项的会计凭证，以下说法正确的是（ ）。
A、不得销毁
B、纸质会计档案应当单独抽出立卷
C、电子会计档案单独转存
D、涉及其他未了事项的会计凭证需要保管到未了事项完结时为止
14、根据规定，对于单独抽出立卷或转存的会计档案，应当在相关资料中予以列明。这些资料包括（ ）。
A、会计档案鉴定意见书 B、会计档案销毁清册
C、财务会计报告 D、会计档案保管清册
15、 单位因分立原因会导致会计档案的保管发生一定的变化，以下说法正确的是（ ）。
A、单位分立后原单位存续的，其会计档案应当由分立后的存续方统一保管，其他方可以查阅、复制与其业务相关的会计档案
B、单位分立后原单位解散的，其会计档案应当经各方协商后由其中一方代管或按照国家档案管理的有关规定处置，各方可以查阅、复制与其业务相关的会计档案
C、单位分立中未结清的会计事项所涉及的会计凭证，应当单独抽出由业务相关方保存，并按照规定办理交接手续
D、单位分立中未结清的会计事项所涉及的会计凭证，应当单独抽出由中介机构保存，并按照规定办理交接手续
16、 对于单位之间交接会计档案，以下说法正确的是（ ）。
A、移交会计档案的单位，应当编制会计档案移交清册
B、交接会计档案时，交接双方应当按照会计档案移交清册所列内容逐项交接,并由交接双方的单位有关负责人负责监督
C、电子会计档案应当与其元数据一并移交，特殊格式的电子会计档案应当与其读取平台一并移交
D、档案接受单位应当对保存电子会计档案的载体及其技术环境进行检验，确保所接收电子会计档案的准确、完整、可用和安全
17、关于会计档案，以下说法错误的是（）。
A、会计档案是各单位档案的重要种类之一，也是国家全部档案的重要组成部分
B、查阅或者复制会计档案的人员，可根据需要对会计档案进行拆封
C、凡是具备单独会计核算的单位，都会形成会计档案，这是会计档案特征中的
普遍性所决定的
D、 采用电子计算机进行会计核算的单位，只能保存磁性介质的会计档案，不能保存打印出的纸质会计档案
三、判断题（每题2分，本题共计50分）
1、会计档案是指单位在进行会计核算等过程中接收或形成的，记录和反映单位经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料，包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。 （）
2、 由于财政部门属于会计工作的主管部门，因此，财政部门应当负责主管全国会计档案工作，制定全国统一的会计档案工作制度，对全国会计档案工作实行监督和指导。 （）
3、县级以下地方人民政府财政部门和档案行政管理部门管理本行政区域内的会计档案工作,并对本行政区域内会计档案工作实行监督和指导。 （）
4、根据规定，单位的档案机构或者档案工作人员所属机构负责管理本单位的会计档案。单位不可以委托具备档案管理条件的机构代为管理会计档案。（）
5、《会计档案管理办法》中所规范的会计档案有很多，但是会计档案保管清册、会计档案销毁清册属于单位档案的重要内容，不属于会计档案所包括的内容。 （）
6、根据《会计档案管理办法》的规定，单位可以利用计算机、网络通信等信息技术手段管理会计档案。 （）
7、 不管是行政单位，事业单位，还是企业，按照规定，固定资产卡片的保管期限应为固定资产报废清理后保管5年。 （）
8、 根据《会计档案管理办法》规定，当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可由单位会计管理机构临时保管1年，因工作需要确需推迟移交的,应当经单位档案管理机构同意。但是单位会计管理机构临时保管会计档案最长不超过两年。 （）
9、 根据《会计档案管理办法》规定，会计档案临时保管期间，出于工作的需要，单位出纳人员可以在此期间兼管会计档案。 （）
10、 单位档案管理机构接收电子会计档案时,应当对电子会计档案的准确性、完整性、可用性、安全性进行检测,符合要求的才能接收。 （）
11、 单位应当严格按照相关制度利用会计档案，在进行会计档案查阅、复制、借出时履行登记手续,严禁篡改和损坏。为了保证会计档案的安全，单位保存的会计档案一律不得对外借出。 （）
12、会计档案的保管期限分为永久、定期两类。根据规定，会计档案的保管期限，是从会计档案归档保管后的第一天算起。 （）
13、会计档案的保管期限分为永久、定期两类。《会计档案管理办法》所规定的会计档案保管期限为最低保管期限。 （）
14、 单位应当定期对已到保管期限的会计档案进行鉴定，并形成会计档案鉴定意见书。会计档案鉴定工作应当由单位会计机构牵头进行。 （）
15、 单位应当定期对已到保管期限的会计档案进行鉴定,并形成会计档案鉴定意见书。对于保管期满的会计档案一定要进行销毁。 （）
16、 根据规定，会计档案销毁工作应由单位档案管理机构负责组织并与会计管理机构共同派员监销。但是对于电子会计档案的销毁还应当有信息系统管理机构派员参与监销。 （）
17、 单位因业务移交其他单位办理所涉及的会计档案。应当由原单位保管，承接业务单位可以查阅、复制与其业务相关的会计档案。对其中未结清的会计事项所涉及的会计凭证，应当单独抽出由承接业务单位保存，并按照规定办理交接手续。 （）
18、根据规定，单位合并后原各单位解散或者一方存续其他方解散的，原各单位的会计档案应当由上级主管单位统一保管。 （）
19、根据规定，单位合并后原各单位仍存续的，其会计档案仍应当由原各单位保管。 （）
20、 根据规定，建设单位在项目建设期间形成的会计档案，需要移交给建设项目接受单位的，应当在建设项目达到预定使用状态时及时移交，并按照规定办理交接手续。 （）
21、 单位委托中介机构记账的，应当在签订的书面委托合同中，明确会计档案的管理要求及相应责任。 （）
22、 一个单位的预算、计划、制度等文件材料，也适用于《会计档案管理办法》。 （）
23、不具备设立档案机构或配备档案工作人员条件的单位和依法建账的个体工商户，其会计档案的收集、整理、保管、利用和鉴定销毁等不适用于《会计档案管理办法》。 （）
为规范财务行为，加强财务管理和监督，提高资金使用效益，合理安排和使用各项资金，保证各项工作顺利进行，特制定本制度。
第一条 学院财务管理的基本原则：贯彻执行国家有关法律、法规和财务规章制度，坚持勤俭办学的方针，正确处理学院发展需要和资金供给的关系。
第二条 学院财务管理的主要任务：依法多渠道筹措办学资金；合理编制学院预算，并对预算执行过程进行控制和管理；科学配置学院资源，努力节约支出，提高资金使用效益；加强资产管理，防止国有资产流失；建立健全会计制度，规范学院管理；如实反映财务状况，对学院经济活动的合法性、合理性进行监督。
第三条 财务审计处根据《会计法》、《高等学校财务制度》、《事业单位财务制度》等国家有关规定，在院党委领导下，负责学院的各项财经工作，严格执行会计法规和会计制度，认真贯彻执行“收支两条线”管理原则的各项规定，保证会计工作依法有序地进行。
第四条 学院财务管理制度是学院管理体制的重要组成部分，学院各部门要遵循本制度。
第二章 财务审计制度
为了加强审计监督，维护财经秩序，促进廉政建设，特制定本制度。
第一条 审计学院各部门有无违反国家规定的支出现象、有无私设小金库、账外账等。
第二条 审计学院各部门有无私自收取学费、培训费，套取现金的现象。
第三条 审计学院各部门有关自收自支、隐瞒办班收费情况。
第四条 审计承包部门办学情况，办学协议、办学计划、办学人数。
第五条 审计承包部门协议执行情况及财务收支情况的合理性。
第六条 每半年自查审计一次，每一年请会计师事务所审计一次。
第三章 财务档案管理制度
为加强和规范会计档案管理，根据《会计法》和《会计档案管理办法》的规定，制定本制度。
第一条 会计档案的范围
会计凭证、会计账簿、会计报表和其它会计资料均为会计档案范围。
第二条 会计档案的立卷
会计年度终了，应及时对会计资料进行整理立卷。做到“三统一”：一是分类标准统一，二是档案形成统一，三是管理要求统一。
第三条 会计档案的装订
会计档案资料要按年度排序和类别账订成册，装订要整齐、结实、规范，符合档案管理要求，便于查阅利用。
第四条 会计档案的保管
会计档案应由专人保管（或监管），出纳人员不得监管会计档案。会计档案的保管期限为永久或定期。会计档案不得借出，如有特殊需要，经单位负责人批准后，办理登记手续方可查阅或复制，严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。
第五条 会计档案的销毁
会计档案，期满后要求销毁时，由财务审计处提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度、档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容，在单位负责人签字同意后，在同级财政部门、审计部门的监督下销毁。销毁后，监销人应当在会计档案销毁行册上签名盖章。
第六条 会计电子档案
1、会计电子档案，包括储存在计算机硬盘中的会计数据以及计算机打印出来的书面形式的会计数据。
2、会计电子档案是重要的会计基础工作，要严格按照财政部有关规定的要求对档案进行管理，专人负责。
3、会计电子档案的数据，每月、每年坚持备份，重要的会计数据应准备双份备份，存放在不同的地点。
4、会计电子档案管理要做好防磁、防火、防潮和防尘工作，要定期检查，定期复制，防止丢失。
5、会计电子档案要严格保密，按规定保管，不得随意翻阅、打印和复制与己无关的数据。
第四章 会计工作交接制度
第一条 会计人员工作调动、调岗和离职必须和接替人员办理交接手续。没有办清交接手续的，不予办理调动、调岗和离职手续。
第二条 会计人员在办理移交手续前必须及时办理完毕未了的会计事项，并整理移交的各项资料，对未了事项要写出书面材料。
第三条 编制移交清册，交接后，交接双方和监交人在移交清册上签名，以明确责任。
第四条 移交人对自己经办且已经移交的会计资料的合法行、真实性，承担法律责任。如发现原经管的会计业务有违反财经制度和财经纪律等问题，仍由原移交人负责。
第五条 对于会计人员临时离职和因病暂时不能工作需有人接替或者工作的，也应办理交接手续，目的是保持会计工作的连续和分清职责。
第五章 财务审计处工作人员守则
第一条 遵守国家法律、法规和社会公德，维护国家利益，保守国家机密。
第二条 积极参加国家政治生活，维护社会主义民主和社会主义法制。
第三条 努力学习和贯彻党的路线、方针、政策和建设有中国特设的社会主义理论，认真钻研法律、法规和专业知识，不断提高政策水平，增强法律意识，强化专业能力，注重工作质量。
第四条 认真履行岗位职责，按照《会计法》和《会计基础工作规范》的要求办理会计事项。对违反《会计法》和国家统一的会计制度规定的会计事项，拒绝办理或者按照职权予以纠正。
第五条 遵守学院规章制度和劳动纪律，按时作息，不迟到、不早退、不矿工。
第六条 遵守职业道德，勇于揭露和纠正工作中的缺点、错误。
第七条 加强廉洁自律，严格依法办事，同消极腐败现象作斗争。
第八条 热爱集体，爱护公物，积极参加学院的各项活动。
第九条 仪表整洁，讲究个人卫生和公共卫生。
第十条 树立服务意识，待人热情大方，使用文明语言，优质高效服务。
第十一条 密切联系群众，接受群众监督，认真开展批评与自我批评。
第六章 财务审计处工作人员纪律
为了规范财务审计处工作人员的职业道德行为，严肃财经纪律，特制定本规定：
会计人员必须遵守《会计法》，依法履行职责，遵守会计人员职业道德准则，加强职业道德修养，自觉接受纪律约束，保证会计工作质量，提高会计工作水平。必须做到“七不准”：
一、不准利用职业之便从事个人经济活动或利用职权为自己谋私利；
二、不准擅自向外界提供或披露会计信息，保守会计秘密；
三、不准篡改会计凭证，提供假的会计信息、会计账簿、原始凭证、会计报告等；
四、不准隐瞒违法或损害国家和社会公众利益的支出；
五、不准拒绝财政、审计、税务、物价等机关的检查，谎报会计资料和有关情况；
六、不准提供、出具或受理不真实、不合法的原始凭证；
七、不准收受或变相索取有关的任何报酬、礼金或有价证券。
会计工作人员违反本规定，视情节轻重，予以批评、教育、行政处分或追究刑事责任。
第七章 财务负责人岗位工作职责
第一条 认真贯彻《会计法》，遵守财经纪律，执行国家有关规章和制度。
第二条 在主管院长领导下开展工作，对财务审计处的会计基础工作负有领导责任。
第三条 制定会计核算内部工作程序和控制制度，强化内部制约机制，使处内工作依法有序地进行。
第四条 参与财务年度收支预算和财务收支计划的编制。
第五条 审核监督预算执行情况，严格执行年度经费预算，控制经费支出，严禁超预算支出。
第六条 审核记账凭证、会计报表。
第七条 编写财务报告，进行财务分析，提出存在问题和今后加强管理的意见和建议。
第八条 完成领导交办的各项工作任务。
第八章 会计岗位工作职责
第一条 遵守财经纪律，执行国家有关规章和制度，认真学习相关业务知识，努力提高政策水平和业务水平。
第二条 严格执行《会计法》，按《会计基础工作规范》处理各项会计事项。
第三条 编制财务年度收支预算和财务收支计划。
第四条 审核原始凭证，办理报销业务，编制记账凭证，登记账簿，编制会计报表和决算报表。
第五条 做好债权、债务及其它往来款项的清理、结算等工作；做好各项法定应交款的计缴工作。
第六条 负责会计凭证、账簿、报表以及其它会计资料的建档和保管等工作。
第七条 加强固定资产、财产物资的财务管理工作，保证账实相符。
第八条 完成领导交办的各项工作任务。
第九章 出纳员岗位责任制
第一条 遵守财经纪律和各项财务制度，履行银行信贷结算和现金管理制度的有关规定，按《现金管理暂行条例》办理现金出纳事项。
第二条 负责学院现金出纳、转账、收费等事项工作。
第三条 按《现金管理暂行条例》规定的支付范围、标准支付现金。办理现金收付和银行结算工作，做到日清月结。
第四条 登记现金和银行存款日记账，按月与会计、银行对账，保证现金和银行存款账账相符、账实相符。
第五条 负责核对会计审核的报销凭证，复核单据与报销金额是否相符，发现错误及时向会计提出纠正。
第六条 保管库存现金和各种有价证券，保管空白支票和领用的空白收据。
第七条 负责办理银行开户、销户及银行预留印鉴更换工作。
第八条 完成领导交办的各项工作任务。
第十章 内部审计稽查岗位工作职责
第一条 监督检查会计核算及财务管理中的有关法律、法规和制度的执行情况。
第二条 监督检查依法设置会计账簿情况。
第三条 监督检查预算内、外各项资金的管理和使用情况。
第四条 监督检查国有资产账、实的管理情况。
第五条 监督检查会计档案保存及管理情况。
第六条 监督检查会计凭证、会计账簿、财务报表和其它各种会计资料是否做到账账、账表、账实相符。
【关键词】基层财政；信息化建设；对策
一、基层财政部门档案信息化建设的重要性
档案信息化管理工作是基层财政部门档案管理工作的重要组成，是档案管理事业发展路程的必然要求。为适应经济发展的新常态，提高档案管理服务水平，基层财政部门必须通过优化档案管理结构，整合档案管理资源，建设档案管理一体化系统，充分发挥科技创新和网络发展的力量，实现档案信息化管理，满足单位和人民对档案管理服务的需求，从而推进服务型政府建设。目前基层财政所档案信息化建设还存在一些问题，这就需要对这些存在的问题进行全面合理的分析，从根本的角度上提出有效的解决对策。
二、基层财政部门档案信息化管理工作存在的问题
1、档案管理员的专业素质不高与变动频繁
档案管理人员不仅要掌握娴熟的档案专业知识，而且需要掌握计算机、网络和软件应用的能力。而从现在档案管理人员现状看，绝大部分基层财政部门单位没有专门的档案人员，而是由从未系统地学习档案管理的财务人员兼职担任，再加上基层单位人员流动频繁，档案管理员任职时间都较短，前后衔接次数多和断层影响了档案信息化建设前后的一致性，所以不能达到专业档案管理现代化要求的水平。
2、硬件设施条件普遍落后
基层财政部门普遍存在基础设施简陋问题，电脑多数为已经淘汰的老旧机型，性能不高。再加上缺乏配套设备，刻录机、扫描仪等更是无从谈起。有些基层财政单位没有固定的档案室和专门的档案柜，无法分门别类地将档案资料杂乱无章地堆放一个柜子里。这些硬件设备的滞后原因，严重影响了档案管理现代化的进程。
3、档案信息化建设的体系不健全
档案信息化工作的推进不能仅仅依靠信息化技术，更要在原有的基础上对档案的管理建立完整的管理体系。我国财政部门内部的档案信息化管理体系通常是由上级部门制定的，各级财政部门大都结合自己实际开发了专用财务软件，比如常用的财务软件按品牌分有用友U8、金蝶等，按品种分有办公自动化、债务管理软件、预算管理软件等等。而档案管理系统大多是根据当地档案局的规定购买投入使用的。品目繁多的财务办公软件使得财政业务系统与档案管理系统通用性方面存在着一定的差异。所以，相对于一些省市财政部门，基层财政部门档案信息化发展较慢。同时，档案信息规范化还没有形成统一的标准和规范，这些都制约着基层财政档案信息化建设前进的步伐。
三、对基层财政档案信息化管理工作的建议
1、加强业务学习提高人员素质
基层财政部门要有计划地组织财政档案人员进行学习业务培训，向档案管理先进工作者取经学习，取他人之长补自己之短，将优秀的档案档案管理经验结合本部门工作实际，培养出属于基层财政部门自己的优秀档案管理人才。同时，鼓励基层财政档案人员加强自身素养，不断学习新知识，新技能，提高自身档案信息化管理水平，成为基层财政部门档案信息化建设不可或缺的高素质人才。
2、加大设施投入提高办公效率
在信息技术飞速进步的背景下，基层财政部门要想提高工作效率，跟上时展的步伐，必须积极进行档案信息化建设，而实现档案信息化的基础就是资金投入。基层财政部门应根据自身情况，适当对资金进行整合，在档案信息化建设中增加财政投入，并根据自己办公所需购买必备的现代化设备，如计算机、数码相机、刻录机、扫描仪、缩微设备、复印、打印机等的配备，为档案信息化建设打下硬件基础，大大提高档案信息化的工作效率。
3、完善体系建设提高档案管理水平
一是要财政部门在开发财务应用软件时就要将财政信息化系统与档案信息系统进行对接，这有利于基层财政部门加快构建档案信息化的步伐；二是构建并完善基层档案信息化建设标准体系。基层财政档案管理部门应向先进档案信息化工作部门学习借鉴成熟的经验和标准，结合基层实际，研究制定出科学合理的档案信息化标准规范体系方案，使之成为基层财政部门档案信息化建设的最重要的依据。
财政档案信息化建设是基层财政部门重要的一项管理工作，为促进基层档案信息化事业健康、快速、可持续发展和为基层政府经济发展与现代化建设提供了优质服务。通过信息化的档案管理模式，能够迅速完成档案查询、借阅等日常工作，大大地提高了档案管理工作效率，促进了基层财政事业健康快速发展，为更好地建设服务型政府打下了良好的财政基础。
参考文献：
关键词：城市轨道交通；会计档案；档案管理
一、会计档案管理的内容
根据最新的《会计档案管理办法》【中华人民共和国财政部国家档案局令第79号】，下列会计资料应该归档：（一）会计凭证，包括原始凭证、记账凭证；（二）会计账簿，包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其他辅账簿；（三）财务会计报告，包括月度、季度、半年度、年度财务会计报告；（四）其他会计资料，包括银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书及其他具有保存价值的会计资料。从该管理办法可以看出，会计档案管理内容非常广泛，涉及日常会计工作全过程，包括出纳、会计、税务、报表等全部会计人员产生的会计资料，给会计档案管理造成很大困扰与难度。
二、会计档案管理现状及原因分析
目前，全国各城市轨道交通企业，除北上广深等几个大城市建设时间较长，其他大部分城市刚刚兴建地铁，日常工作主要围绕地铁新线建设与开通进行，能把日常工作做好，已经疲于应付。受建设工期影响，一线业务部门工作重点在现场，确保工程质量安全与进度。据笔者调查研究，目前各城市轨道交通企业连建设档案管理尚无完善的制度与流程，会计档案管理虽有国家法律规章规定，但实际执行情况及效果并不容乐观。银行余额调节表因为事务所审计，情况相对较好，会计报表，纳税报表，增值税进项发票底联等非日常用会计档案管理要求尚不理想。很多公司目前按照办法规定，凭证与会计报表都能完成，但时间有所滞后，延长两三个月是常态，半年后装订凭证也非少数。至于办法里规定的其他会计资料，基本无暇顾及，最终严重影响项目竣工财务决算与国家验收。会计档案管理现状不理想，其完善程度与国家要求甚远，经过综合分析，既有主观因素影响，也有客观因素影响；既有外部因素影响，也有内部因素影响。(一)内部原因1、领导不够重视，档案管理员身兼多职。按照办法规定，公司应设立专门的会计档案管理机构，但现实情况是很多公司因各种原因，财务人员编制比较紧缺，很少设立专门的会计档案管理人员，一般由部门文员兼会计档案管理员。财务部门资料很多，特别是各种收款付款单据、票据量很大，管理要求高，文员很难投入足够资源与精力于会计档案管理。只有会计师事务所审计、政府审计要求提交各种资料或者积压太多时，才进行凭证装订等工作。这也从侧面说明领导对会计档案管理工作尚不够重视，觉得没必要投入专门人力资源开展会计档案管理工作，等其他工作完成后，再来整理会计档案也来得及。2、根据财务部门内部分工惯例，会计档案管理一般都设有财务部会计核算模块。会计核算本身工作繁琐，且工作量较大。特别是新公司，业务与财务制度流程不太完善，会计核算也不太规范，财务人员平花费大量时间与业务部门进行沟通等工作；除此之外，与公司外部门各项沟通，如会计师事务所审计、政府审计、税局稽查等，也需要大量沟通协调工作。这种工作现状造成会计档案管理工作也难以按时开展。3、大多数企业对于财务信息化投入较大，没有信息化建设，财务管理无法有效进行对于会计档案管理信息化建设，停留在手工时代水平。会计档案都是各种纸质材料，包括各类凭证、原始出入库单、发票、收据、各类批文等，这些资料作为凭证附件存在。每个月按时把凭证收集完善、整理、入盒、编号，然后做个档案台帐记录，由会计档案管理员放在个人电脑进行共享，供大家使用。整个档案管理过程，几乎全手工操作，很少借助现代信息技术，所以，这么多年会计档案管理水平一直没有很大发展与进步，越来越跟不上公司与时展。(二)外部原因1、会计师事务所审计对公司财务管理有较大约束力，但更多关注于会计报表层面，并不会过多关注会计管理细节，特别是会计档案管理。在年报审计中，公司只要能提供会计凭证及事务所要求的会计资料即可，事务所并不会检查会计档案资料是来自于具体经办会计手里，还是来自于会计档案室。这就造成会计档案管理没有硬性外部约束。2、对于城市轨道交通项目，建设项目最后一环就是项目竣工验收。目前，根据国家验收标准有十三项专业验收，其中就有一项档案验收，如果档案验收通不过，即整个项目竣工验收通不过。需要关注的是，项目竣工验收里的档案特指工程档案，即与工程相关的招标、合同、图纸、变更资料等，会计档案并不是档案验收关注的重点，正是这点恰恰造成公司把更多精力放在工程档案管理，而忽略了会计档案管理。
三、会计档案管理不完善造成的影响
会计档案管理工作，虽然在一般人眼里并不是十分重要的事情，但如果管理不到位，其对日常财务管理及最终项目验收均有重要影响，具体如下：（一）会计日常工作中，由于各种原因经常需要查阅凭证，档案归档不及时，就会造成凭证在经办会计或出纳手中积压，时间越长、积压越多，这时查找凭证往往需要耗费更多的人力物力进行查找，造成管理成本不必要增加。另外，由于会计档案不及时装订、归档，且分散在不同会计人员手中，造成凭证丢失的风险大大增加，且有些重要资料如原始发票等资料一旦丢失，给公司、个人造成的损失会更加巨大。（二）轨道行业投资巨大，是政府关注重点。所以，各种政府审计、专项审计层出不穷，为了应对各项审计，会计档案管理不到位、不完善，就会导致提供各类资料时手忙脚乱，一来效率很低，提交资料时间较长；二来造成外部审计人员对公司不满意，甚至认为公司不配合审计工作，故意不提供相关资料。（三）城市轨道交通项目作为关系国计民生的重大工程项目，通过国家项目竣工验收是对国家对人民最好的答复。如果日常会计档案管理没有规范，到项目竣工决算时资料不全或难以查找，会极大影响项目竣工财务决算。
四、关于完善会计档案管理的建议
针对会计档案管理工作不完善，结合上述原因分析及其造成的影响考虑，针对不同的原因采取不同的措施，具体如下：（一）提醒公司领导重视，加大资源投入公司领导重视是做好会计档案管理工作的重要前提，只有领导重视，这项工作开展就会顺畅很多，投入到这项工作的资源将会大大加强。（二）会计档案管理工作制度化、流程化、标准化由于会计档案管理工作是整个会计管理工作最后一个环节，所以，有必要把会计档案管理工作制度化、流程化、标准化，把流程做细，工作分配到人，前置环节定到具体时点。当然，要想把这些工作落实到具体工作来，还需要做好会计档案管理宣传与培训，让会计档案管理思想深入每个会计人员之心。将会计档案管理当作会计工作的最终目标，然后按流程倒推给每个环节设置时间节点，且这个时间节点作为硬性要求，非特殊情况不得变化，比如每月5号收齐所有银行对账单，每月10号收齐所有银行余额调节表，每月15号收齐上月会计凭证等。（三）加强全过程管理，从事前规划、事中执行跟踪、事后检查反馈因为会计工作日复一日，年复一年像大气循环一样重复，从不间断，所以，只有把会计档案管理工作当作标杆，上个月完成这项工作，下个月才能正常开展。否则就像骆驼背上的稻草，越来越重，最终会被最后一根稻草压跨。这里特别要提醒一点，因为会计档案涉及人员较多、环节较多、流程较长，设计一个良好的制度流程特别重要，且要有专人监督实际执行情况，把监督工作制度化、流程化、规范化，及时向领导反馈问题并及时跟踪解决，方能做到万无一失。（四）加大信息技术资源投入，利用信息技术手段提高会计档案管理工作效率，降低管理成本如今是信息时代，会计档案管理工作也要跟上时代步伐，如上所述，如果技术手段还停留在纸质层面，进行整理、归档、查阅，提高效率非常困难，只能靠人力投入来实现。目前，全球发展趋势是财务共享中心，其会计档案管理是基于IT技术发展，引入了影像系统、报账系统、ERP系统、银企直联系统等一系列业务财务系统，利用大数据、云存储平台等技术手段来提高会计档案管理效率，并且使得管理成本大大下降，提高公司内部、外部人员档案使用满意度，为项目竣工验收打下坚实基础。
作者:陈玉均 单位:广州地铁集团有限公司
参考文献：
[1]财政部、会计档案管理办法、中华人民共和国财政部国家档案局令第79号，2016、
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[5]孙红雁，邱明东，王樱华、浅探信息化条件下会计档案的电子化管理、商业会计，2012（10）、
[6]杨茜雅、电子会计档案实现机制研究、档案学研究，2015（02）、
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