档案日常管理工作(精选8篇)
时间：2023-08-19
时间：2023-08-19
【摘要】大学生诚信教育在当代倍受重视，作为诚信教育中的重要环节——在我国建立大学生诚信档案，已经具备可行性。大学生诚信档案应包括个人基本信息、信用信息、经济信息、操行信息及毕业生去向记录。但诚信档案的建立还需要思考很多亟需解决的难点。
【关键词】诚信教育诚信档案
诚信教育是一项长期、艰巨而又紧迫的任务。在德育教育中积极推进诚实守信教育，并对它们的内在有机联系加以研究和实施，是高等学校德育工作新的历史课题。大学生诚信意识的淡薄和缺失，逐步受到社会各界的关注。诚信，即诚实守信，是中华文明的重要内涵，是我国民族千百年来遵循的道德准则。诚信也是现代文明的基石和标志，是—个现代人应该具备的道德素养和处事原则。公民个人的诚信意识和诚信行为，是维护法制社会有序运转的不可或缺的社会基础。正因此，加强大学生的诚信教育，提高大学生的诚信意识，使诚实守信成为其终身的道德信条和行为准则，是大学德育包括人生观和价值教育的重要课题。但是除了要求大学生提高个人的内在修养，还要有相应的机制对大学生的行为进行约束。建立大学生诚信档案工作一种能够起到约束作用的机制，也是培养学生诚信观念的必要举措。在校学生诚信档案可以向社会大众、相关单位展示在校大学生的基本守信情况、在校学习成绩、品行表现等基本信息，有利于约束学生不良行为和倡导学生培养诚信观念。同时高校建立在校学生诚信档案最终可以成为社会诚信档案的重要部分。
一、在我国建立大学生诚信档案的可行性
我国对档案材料一直十分重视，涉及、了解并证实个人履历等方面的情况都习惯查阅相关人的个人档案，档案的原始性、凭证性是其它材料都不能取代的。在国外一些国家，个人信用档案制度非常完善，当个人需要求职、贷款时，提供服务的单位首先要查看个人诚信记录，发现有失信记录，将会严重影响求职、贷款的成功性。而教育部2001年建立学生高考电子档案并将其作为纸介质档案的补充，高校实现了网上远程录取；2005年首次将考生考试诚信记录记入考生电子档案，考生的诚信记录被载入学籍档案。教育部的这些举措让我们发现：大学生诚信档案的建立指日可待，大学生的诚信记录将成为他们在社会上的“通行证”之一。
此外，大学生诚信意识的淡漠和缺失，迫切需要有一种机制来约束大学生。由于社会价值观的多元化，社会、学校、家庭对道德教育的弱化，以及法制不健全、竞争无序等多方面因素的影响，大学生的诚信意识的淡漠，诚信行为的缺失，成为了非常普遍的现象。最常见的有考试作弊、跑分要分、擅自更改学习成绩；抄袭论文和作业；恶意拖欠学费和国家贷款；利用网络侮辱、欺诈他人，发表不负责任的言论；为评优、入党、谋求职业而制造虚假材料，编造个人简历等等。因此建立大学生信用档案，将学生的相关诚信记录作为其个人档案的重要内容，是防止大学生道德滑坡的必要手段。建立高校大学生信用系统，把对学生进行诚信教育和诚信约束结合起来，对于提高大学生的道德水准、文明素质具有积极意义。
二、在校大学生诚信档案的主要内容
1、个人基本信息：是大学生个人的基本信息资料，包括大学生所在学校、院系、年级及专业名称，个人姓名、性别、籍贯、身份证号码、户籍、家庭住址、父母姓名、父母身份证号码与工作单位等。
2、信用信息：主要记录大学生的信用表现，看学生是否尽最大努力交纳学费，有无恶意欠费现象，有无弄虚作假获取国家贷款和学校困难补助行为，是否积极还贷或准备积极还贷，有无故意不归还借用公家和他人钱款物品的情况，有无掩盖损坏公物过错的行为等等。
3、经济信息：主要记录大学生家庭经济收入情况，个人所获得的奖学金、助学金、困难补助，勤工俭学的经济收入，以及在校期间的消费表现等。
4、操行信息：一方面主要记录大学生有关诚信方面的优良行为，包括见义勇为、助人为乐、实事求是等行为，以及由此获得的各种荣誉、奖励等等；另一方面是劣行记录，主要记录大学生在校期间的诚信缺失行为，包括考试舞弊、论文抄袭等不诚信行为以及因此而受到的批评、处分等等。
5、毕业生去向记录：记录大学生毕业后的去向、联系方式。包括学生就业单位、升学学校、出国留学所在地，学生家庭地址、相对固定的联系方式、与学生长期有联系的人的地址及学生贷款的介绍人、见证人的联系方式等。
三、建立大学生诚信档案的难点
1、管理诚信档案的职责划分问题
大学生的诚信档案如果建立，应当由哪个部门主要负责？由于高校都有专门的档案管理部门，如档案室、档案管等，因此存放和日常维护应当由高校的档案部门负责。但是诚信档案的内容需要高校内相关部门共同完成。并且这项工作势必加大高校学生工作系统、各相关职能部门的日常工作量。在诚信档案的建立、管理工作中，就需要档案部门与各学生工作部门以及其它大学生诚信档案信息来源的部门做好职责划分。否则可能造成职责不清，相互推诿的现象。如果这样大学生诚信档案的建立也就失去了意义，诚信档案难以发挥作用。
2、诚信档案的日常管理
在大学的档案管理工作中加入大学生诚信档案，并且内容较多，这对于高校的档案管理工作而言无疑增加了工作量。并且需要加强日常维护工作，把大学生在校期间的信用信息、经济信息、操行信息等等内容都记入大学生诚信档案，这在日常管理工作中有一定的难度。“学生诚信档建设也是一个系统工程，学生教育管理的职能部门、辅导员、教师、学生、各系统的建设与管理人员都应该参与其中，队伍的广泛性为诚信档案的全面与客观性提供了重要前提。”诚信档案的日常管理势必是任务量大、工作程序多、涉及人员多的系统型工程。
3、诚信档案内容的收集工作
学生诚信档案信息主要来自学校各职能部门，如教务处、财务处、团委、组织部、学生处所提供的信息，这部分信息包括学生学习诚信、经济诚信、参加各种社会实践活动中的诚信信息。另外还有来自校外关于学生好人好事、经济信息等方面的诚信信息。对每学期产生的学生诚信信息，学校要及时、完整地收集。确定归档时间，既要有利于信息的管理，又要便于利用。
近年来，信息技术飞速发展，给人们日常工作及生活中的方方面面都带来了极大的转变。档案管理信息化建设，促使存档、记录等工作更加快捷、精确。因此我国应及时转变传统档案管理模式，构建自动化和信息化平台，为促进我国档案管理工作的进步奠定良好的基础。本文首先对信息时代下的档案管理进行了简要概述，并对我国传统档案管理模式中的不足进行了探讨，最后有针对性地提出了信息时代下档案管理工作的创新策略。
1 信息时代下档案管理概述
档案管理工作中，包含大量的信息资源，在信息时代背景下，相关工作人员在采集、保存以及传递相关信息资源的过程中，可以加大对信息技术的应用力度，通过信息技术，促使档案信息资源更加充分的利用具有重要意义。传统的档案管理工作开展过程中，信息资源的记录、保存等工作都是人为操作的，而信息时代背景下，信息技术和数字化管理取代了传统的档案管理工作流程，极大地提升了工作效率，同时工作中的误差现象减少。[1]值得注意的是，在应用信息技术和数字技术进行档案管理的过程中，必须统一由行政部门监督和规划下展开。
在信息时代背景下，档案管理工作主要呈现出以下特点：首先，信息时代背景下，我国在积极进行档案管理工作的过程中，相关部门应针对相关工作内容以及性质，制定健全的法律法规，对档案管理工作流程以及内容进行明确的规范；其次，信息时代背景下，信息技术在档案管理工作中的应用，促使电子档案取代了传统的实物档案，这成为各个领域在进行档案管理信息化建设过程中的一个重要标志；最后，同传统的档案管理方式相比，数字化和网络化的档案管理极大地提升了工作效率。[2]
2 传统档案管理中的不足
档案管理工作是一项复杂性和系统性的工作，在对档案进行全面搜集的基础上，进行详细的整理，工作人员针对整理以后的档案应当进行专业的鉴定，将具有价值和应用意义的档案进行妥善的保管，接下来是对大量的档案进行编目和检索处理，在充分的统计基础上，针对档案不同的用途对其进行编辑，最后提供给相关部门和工作人员进行利用。收集到的全部档案是档案管理工作开展的主体，而利用档案展开工作的人员是档案管理的服务对象。[3]
然而，在传统的档案管理工作中，存在很多的不足：首先，运输困难。同单纯的纸制品不同，档案还包含丝帛等材质，这导致档案在运输过程中，如果产生碰撞等现象将造成其发生严重的损伤。因此，传统的档案管理方法对运输提出了较高的要求。其次，保存困难。针对传统的档案管理工作来讲，对信息资源的保持常应用纸质档案的方式，少数档案在保存的过程中，需要对影响、照片、丝织品等方式进行利用，这些材质对存放环境的要求较高，如果将其长期存放于潮湿或者阳光过于充足的地点，将造成其发生氧化和腐烂现象，从而导致信息资源的缺失。与此同时，在应用这种方式进行档案管理的过程中，工作人员需要定期的对其进行护理，而护理的过程也是非常复杂的，需要耗费大量的人力和物力。最后，利用难度高。档案管理过程中，需要面对较多的信息资源，工作人员对其进行整理以及编辑的过程中，虽然耗费了大量的时间，然而也不可能将其完全进行分类，因此使用者在对其进行利用的过程中，通常也需要花费大量的时间进行查找。[4]同时，还有很多档案在保存过程中是孤本，只有在誊写以后才能够进行利用等，这一过程中耗费了大量的时间，同时档案资源的利用率严重降低。
3 信息时代下档案管理工作的创新策略
3、1 管理方面
在信息时代背景下，信息技术以日新月异的速度飞速发展，能够满足人们日常工作及生活中各个领域的不同需求。因此，现阶段针对我国档案信息化管理相对分散的现状，在进行档案管理信息化建设的过程中，应当从档案管理的需求出发，积极构建专门的档案管理系统。更重要的是，促使档案信息化管理能够实现集中统一性。在这一管理模式当中，必须全面登记造册全部的档案，将所有的信息资源规范记录到总系统当中，提升档案整体利用效率。同时，这一过程中，如果个别单位在运行过程中，因技术或自然环境等客观因素导致信息系统发生故障或者信息文件发生损坏和丢失的现象，也可以利用总系统当中的文件继续开展各项工作，不会造成更加严重的损失。[5]在实现统一集中化档案管理的过程中，应保证各个相关部门能够应用统一的软件和技术进行档案管理，促使档案管理更加具有规范性，同时对于有效保护各项信息资源具有重要意义。
3、2 信息共享方面
信息技术应用过程中，最大的优势就是拉近了人与人、部门与部门之间的距离，能够进行更加快速的信息传递和共享。针对档案管理工作来讲，由于我国始终存在各部门分散管理的特点，因此信息的交流和应用程度也相对较低，信息资源的利用程度低，不利于相关领域提升工作效率，并实现快速发展。在这种情况下，新时期我国在积极进行档案管理工作创新的过程中，不仅要构建统一的档案管理系统，还应当创建独立的平台，促使档案信息资源实现高度的共享。该平台运行过程中，工作人员应对各种资源进行分类，平台使用者可以及时找到有助于自身工作的信息，有条理的选取和应用资料。在这种情况下，档案管理总部门在运行过程中，应积极制定相关措施，鼓励下属各部门在日常工作中加大交流力度，各部门在明确自身工作重心的基础上，加大合作力度，提升对资源的利用率，从而为各项工作更加高效的开展奠定良好的基础。同时，各部门在日常上传资料的过程中，也应当对资料的名称、来源等进行清晰的标注，从而为使用者的查询提供便利。
3、3 工作人员方面
在信息时代的背景下，实现档案管理工作的创新，最基础的因素就是档案管理工作人员。因此，现阶段只有不断提升相关工作人员的创新精神，才能够在档案管理各个环节当中不断进行创新，并提升档案管理工作效率。事实上，工作人员对现有档案管理工作流程以及缺陷的体会是最为深刻的，因此提升工作人员的创新精神，促使其在日常工作中，对档案管理工作的缺陷进行完善至关重要。[6]与此同时，各个部门档案管理工作人员在日常工作中，还应当加大交流力度，通过合作的方式共同为提升档案管理工作质量做出贡献。上级部门应针对能够发挥创新精神的职工进行鼓励，逐渐引导工作人员意识到创新精神的重要性。
［关键词］ 档案工作 规范化 标准化
档案工作繁琐枯燥，但对工作的开展却极为重要，所以这就要求档案工作必须规范化、标准化。作为卫生监督机构，在管理一些日常文书性档案的同时，还有大部分档案是在日常工作中形成的，这类档案管理原来以科室负责为主，但实践表明，此种管理模式不利于工作开展，于是各科室执法档案也由所统一管理，这样既符合档案工作的基本原则，又能满足卫生监督业务开展的需要，是非常正确的。为了使档案工作进一步规范化、标准化，笔者以为应该采取以下措施：
一、建立健全切合实际的档案管理制度
档案种类繁多，形式各异，有日常文书档案、业务档案、纸质档案、电子档案，要实行规范的管理，就必须建立切合实际的档案管理制度。档案管理制度要以《中华人发共和国档案法》为指导原则，首先要加强硬件的建设，存放档案必须有专门库房，并设有专柜便于查找，做到科学管理，排列整齐，并健全检索工具。库房要经常通风，做到整洁卫生，库房内不准吸烟，以免发生火灾，做到防火、防盗、防潮、防鼠、防虫、防尘、防光，以确保安全和延长档案寿命。其次，建立档案工作网络，由领导负责包括业务档案在内的档案工作的领导、规划，提出业务档案工作的总体要求，具体制定业务档案的各项管理制度，对档案管理进行督促指导。应该指定专人管理文书档案和业务档案，档案室人员应深入各科室，了解各科主要业务活动，以便对各科的业务档案提出统一的立卷要求，促使业务科室在工作中形成的具有保存和利用价值的文件材料，能够及时立卷和定期向档案室归档。归档的文件材料，要保持它们之间的历史联系，区分保存价值，分类整理，立卷、案卷标题简明确切，便于保管和利用。最后要严格有关的档案借阅手续，杜绝档案乱借乱发，防止分散流失。
二、严格公文的制发
公文是档案的前身，档案是由公文转化而来的。可以说公文制发的怎样，不仅仅决定公文本身的质量，同时，也决定了日后档案的质量，决定了档案工作规范化、标准化的质量。因此，我们在公文制发中必须要注意解决好规范化、标准化问题，以提高档案实体质量，为档案工作实施规范化、标准化管理打基础。提高公文质量，首先公文用纸质量要好，幅面尺寸规格要统一、规范、标准，符合国家的有关规定。排版形式为横写横排，左侧装订。二要注意检查制发公文是否履行了签发手续，是否符合审批权限，公文标题是否准确，主送单位和抄送单位准不准，落款是否与公文一致，有无日期等。三是公文字迹要牢固清晰。各种记录、报表、签字、批注等，都不应使用容易褪色的笔种、墨水和纸张，以保证字迹鲜明、清晰，这有利于日后长久保管利用。四是使用文种要合理，拟制格式要规范，行文不要滥用简称和使用不规范的字，以利于日后标准化、现代化检索手段的实施。
三、做好文书以及电子文件的处理工作
工作实践表明，虽然文书处理工作与档案工作各有不同的工作任务，具有相对的独立性，但由于文书是档案的来源，档案是文书的归宿，所以，两者又是文档工作流程中紧密相关的工作环节。因此，我们要强化系统思维意识，树立文书处理工作规范化、标准化与档案工作规范化、标准化同行的工作指导思想，在实际工作中，把住文书处理工作规范化、标准化的入口关，以实现档案工作的规范化、标准化。
在现今的网络工作环境下，电子文件也属于档案的一部分，由于电子文件与传统纸质文件有很大的差别，电子文件通常以脱机方式保存，在实际使用中大量电子文件还是用软磁盘保存。所以在选择软磁盘时一定要把住它的质量关，软磁盘的质量直接关系到磁盘信息的保存寿命，高质量的软磁盘在良好的保管条件下可保存近10年，而低质量软磁盘往往不到1年，所以在选购软磁盘时要认真把好质量关。
在保存方面，要求软磁盘存放在无强磁场干扰、无震动、无尘、无腐蚀气体和温湿度适中的环境里，因为潮湿会使光盘片基霉变，所以环境空气相对湿度应该控制在40％～65％，温度应该控制在14～24℃。
四、实施“以我为主”的立卷归档原则
“以我为主”的立卷归档原则，即归档的文件要以本单位或直属上级单位形成的文件为主的原则，这不仅是在我国文书立卷归档工作实践中形成并坚持下来的一条原则，而且还是推进档案工作规范化、标准化，乃至现代化的一个重要原则。相近公文的重复与立卷组合的无序是阻碍档案工作实现规范化、标准化的最大问题。实现档案工作规范化、标准化的根本目标就是要实现档案保管利用价值的最大化和案卷完整化、检索利用便捷化。而“以我为主”的立卷归档工作则是解决问题、实现目标的关键性工作。它要求我们在实际工作中，在严格执行国务院办公厅《不归档文件销毁办法》的基础上，要注意解决好三个问题：一是要准确把握文件立卷归档的时效性，完成现行文件阶段任务的，才能予以立卷或归档，而没有完成的，则不能立卷或归档，否则，将会给档案管理造成无序和混乱。二是明确立卷归档的重点和进行合理的立卷分工。在实际工作中要注意区分文件与资料，特别是要注意区分在形式和作用等方面都具有很多相似之处的文件资料之别，减少档案管理中的重复度和信息冗余度，提高档案利用的效率和效果。三是在坚持贯彻“以我为主”归档原则的前提下，要注意有效地维护全宗的完整性。在归档工作中既要掌握重点，分清主次，把住全宗的入口关，使不该归档文件不致混入，同时，又要注意防止应归档文件的散失。
五、提高纸质档案立卷的质量
不断深化的工作实践证明，案卷材料收集的是否完整是决定和影响档案价值的因素，而立卷问题与案卷装订质量问题则可能是决定和影响档案工作规范化、标准化质量的操作性因素。因此，在推进档案工作规范化、标准化的工作进程中，必须一方面要注意解决好立卷方法问题，以有利于档案标准化管理中的分类和检索，另一方面，要注意解决好案卷装订质量问题，以有利于档案规范化管理。
六、加强对声像档案的管理和保护
随着现代化信息技术的不断发展，其在档案管理领域的应用越来越广泛，较之以往传统的档案管理方式有着明显的优越性。随着档案管理工作的日益复杂，利用现代化信息技术进行管理档案已是大势所趋。所谓档案管理现代化，主要是指把计算机技术以及网络技术运用到档案管理工作之中，进而改变传统的档案管理模式，从而实现高效的档案收集、整理以及档案管理水平与利用效率的提升，从而为相关的档案管理工作提供更为有效的服务。
关键词：
现代化信息技术；档案管理；优化
随着计算机快速发展的脚步，现代化信息技术在各行各业都得到了广泛的应用，当然在此其中档案管理也不例外。现代化信息技术在档案管理中的应用，提高了工作效率，同时降低了工作人员的劳动强度，更加方便了档案信息的利用。在网络信息化的时代，以往传统的档案管理方式已无法满足工作的需求，只有运用信息技术来进行档案管理工作，才能真正满足现代化办公的需要，进而适应现代信息化社会的发展趋势。
一、当下的传统档案管理方式已经无法适应现代化办公的需要
我国传统的档案所采用的都是纸质作业方式，在日常的收集与整理的过程中，不仅需要大量的工作人员参与其中，而且耗时耗力效率低下，还极易出错。因为纸质档案的日常保管会受到许多外在因素的制约，所以在对纸质档案的保管过程中，对其所涉及到的具体办公用品和相关设施都有着更高的要求，这也在很大程度上增加了管理工作的难度。从事过相关工作的人都知道，对传统的档案进行统计、查询和利用等，在工作流程上极为复杂且任务繁重，根本无法满足现代化的快节奏办公的需求，从而也就不能完全发挥出档案内在的真正价值。
二、应用现代化信息技术对档案管理工作实施优化
（一）现代化信息技术运用到档案管理工作中的可行性
现代化信息技术在日常档案管理工作中的应用，不仅涵盖了初始的档案收集和整理工作，还涉及到对档案信息进行全面的归纳、自动完成档案信息的分类以及进行分析等工作内容，就日后的查询和提取档案而言也是一个高效的选择，通过大量的实践表明信息技术在档案管理中的应用是可行的，在档案管理工作过程中的各个方面都起到了巨大的作用，从根本上对传统的档案管理工作进行了优化。
（二）现代化信息技术对档案管理的必要性
档案作为一个单位最为主要的参考和借鉴的重要资料来源，有助于帮助单位各项工作的顺利开展。与此同时，对以后的工作也有着启示和借鉴作用。为了使传统静态的档案资料变得更加灵活且方便利用，就必须借助现代化信息技术，这也充分发挥了档案的利用价值。想要实现档案的信息化，首先应该将传统纸质的档案进行数字化，也就是把原本的纸质档案文件生成为电子文件，在这一过程中要对大量的信息进行计算机录入作业，实体照片等一系列的实物资料也要扫描成电子照片，从而来建立档案资料的数据库，进而做到资源的有效整合以及统一的体系化管理。数字化的档案数据库的建立，不仅解决了纸质档案的数字化问题，同时在日后也可对原有的纸质档案进行封存处理，从而更好地对源文件进行保管，有效地避免了反复使用过程中对档案原件的损毁，也就大大延长了档案的使用寿命。此外，现代信息技术也方便了档案的查阅，极大地简化了档案使用的流程。
（三）现代化信息技术对档案管理工作的重要意义
先进的现代化信息技术在档案管理工作中的有效利用程度，其是档案管理整体水平的一个重要衡量标准。具体的档案管理水平在一定程度上反映了一个单位的整体管理水平，同时其也是一个单位文化精神展示的重要窗口之一。因此，有效地利用现代化信息技术对一个单位而言至关重要。充分结合现有的信息传输网络平台，高效开展档案信息资源的共享，档案信息化平台的搭建有利于资源共享，也有利于档案的便捷使用。先进的信息化技术的融入，使得档案信息在单位各部门间互通共享，有效地提高了整个单位的工作效率。
三、现代化信息技术优化档案管理工作过程中的具体措施
（一）建立健全档案管理机制
无规矩，不成方圆。要想档案管理工作有序、健康地进行，最根本的措施是要建立健全的管理制度，从源头上找到病根子;。严格的管理制度是规范管理行为的根本保证。因此，在基层档案管理中，建立健全的档案管理制度迫在眉睫。例如，在进行资料交接和保管过程中，建立严格的问责制度，保证人在岗、责在身，营造人人守岗、人人在岗的工作氛围，防止在关键资料和数据上掉链子。建立健全的管理制度，更倾向于对执行能力的考核，各档案管理机构，应该加强自身管理执行能力建设。只有让管理工作有据可依，才能调动管理员工的积极性和能动性，在主观上加强自身的创造思维，为档案管理工作添砖加瓦。
（二）简化经费申报程序，推进档案管理建设
各级领导应当提高对档案管理工作的认识，在政策上给予支持，在经济上给予扶持，在财政预算中建立起档案管理专项资金，以保证档案管理工作的日常经费支出。同时简化申报程序，让档案管理工作的经费报销减少必要的申报流程，让工作人员能及时报销支出经费，解决财政不足的问题。与此同时，优化资源配置，设立专项基金，及时修缮保管的库室，积极购进专业设备，缓解库室资源紧张、设备陈旧落后的难题。积极推进档案管理信息化建设，逐步引进电子信息保管技术，建立独立系统的电子数据库，促进电子文档资料的保存，实现资料保管方式的多元化与多样性，以适应现阶段政治、经济、文化条件下的档案资源环境。
（三）加强规范、服务意识，引进和聘用专业技术人才
档案管理人员的专业素质决定档案管理工作的质量。因此，注重引进专业人才，培养综合素质强的技术员工，是做好档案管理工作的关键。各级档案管理部门应加强落实薪酬制度，首先解决员工的后顾之忧，才能放心踏实地提升自身素质，积极投入到建设中去。对于各级管理层来说，要扭转传统意识，积极营造良好的职业氛围，加强员工的基层服务意识，组织和聘请相关专业技术人员进行培训讲座，让员工从开始熟悉业务流程到积极创造新思路，为档案管理信息化建设作出贡献。
随着当下现代化信息技术的快速发展，实现档案管理现代化的进程中，在进行相关技术优化的同时，还要充分进行管理思想现代化方面的学习。只有对其有了一个正确的认识，才能在具体档案管理的工作中做到系统且高效。在转变观念的同时强化管理现代化意识也是必不可少的，现代化的信息技术档案管理绝不是单纯的配备计算机而已，有了计算机技术的介入与实现档案管理现代化两者之间有着本质的区别。在运用信息化技术的同时进行不断的技术优化是日常工作当中必不可少的一步，同时也是档案有效管理中重要的一项工作内容。
作者：李丽芳 单位：广东省惠州市第二人民医院
参考文献：
[1]赵飞、用现代信息技术建设人事管理档案[J]、人力管理，2014(8)、
随着我国市场经济模式的逐步建立，医院的建设与发展也处在一个非常的时期，国有非营利的事业单位性质与市场经济模式下的企业管理使医院档案管理工作增添了新的内容；我国对于国际先进的医疗技术的引进以及与国际组织的合作就对医院的档案管理提出了新的要求，根据医院的发展，有效的改进以及完善医院的档案管理成为了亟待解决的问题。
一、增强档案管理意识
领导对档案管理的重视程度直接影响了医院档案管理工作是否能够顺利的进行，所以说首先应当增强领导干部的档案管理意识，这就需要我们从日常出发，将档案的管理工作融入到日常的工作，使其作为日常工作中不可缺少的内容，作为医院发展的重要依据，这样就能够引起领导的重视。
同时，要加强对档案管理工作的宣传，使医院的领导和普通职工都能够充分认识到档案管理的重要性，并且在日常工作中自觉养成重视档案的意识，为档案管理工作提供强有力的支持。长期以来，医院都以提供医疗服务为根本，但是却忽略了医院档案的管理，在实际工作中对于档案管理也存在着一些模糊认识，因此，必须要在人员、设备以及经费等多方面同时采取有效措施，促进档案管理工作的顺利开展。
二、建立健全档案管理制度
有效的对医院的档案进行管理就需要完善的档案管理体系来帮助完成，随着科学技术的不断进步，管理的手段以及方法都得到了不断地提高，以前的管理体制已经不再适应目前日益进步的医疗体系，那么就需要不断的对管理体系进行创新完善才能适应技术的进步。在当前的医院档案管理制度完善过程中，应当通过对档案部门的职能进行明确，将医院内部不同的门类和载体进行统一的管理和考核，使档案管理与医疗业务的进步实现同步发展。其次，医院档案管理的范围应给予确认以及不断的扩展，对于医院针对医疗市场体制的改变所做的改革以及采购招标等活动资料都应由专人进行收集，并进行详细的记载。
三、加强档案管理信息化建设
档案的管理效率对医院的发展建设有着重要的作用，其作为医院日常管理工作中的一部分，就需要得到充分有效的管理，而目前以人为本的概念作为重要的管理理念引导了管理工作的发展，这就需要医院的档案管理工作也随之更新。信息化技术在现代社会已经得到了充分的发展以及广泛的应用，档案的管理工作也需要在此基础上发展创新，档案管理的信息化必然能够提高档案的利用率，现代化的档案管理技术会促进医院的发展与建设能够更加顺利的进行。
现代科学技术的发展，为档案管理信息化建设提供了技术编码的标准化。分类编码是对一些常见重要的数据元素进行分类与取值是否科学直接关系到信息的处理、检索的自动化水平与效率。3、管理系统的开发标准化。管理系统的开发标准化是指在系统开发中遵守统一的系统规范以及项目管理规范。4、数据交换接口的标准化。数据交换接口标准化对管理系统内部及其之间的各种软硬件的接口和联系方式及信息系统的输入以及输出的格式规范和标准，包括了网络的通信协议、异种数据库之间的数据交换格式以及不同信息系统间的数据转换方式等。
[关键词]社区 档案管理 水平
中图分类号：G279、2 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2015）14-0198-01
在社区档案管理过程中，档案体系的构建主要以居民的日常需求为主要导向，以最大限度获取公共利益为主要发展目标，尽可能满足社区人们的需求。同时，还需要在社区各个领域中开展多方位合作，让其形成以社区档案管理为主导、多种形式参与的档案服务机制[1]。下面就谈谈如何整合社区档案资源，提升社区档案管理水平的策略。
一、社区档案工作的现状
（一）开展不平衡，资源整合效率低
之前很多城市社区都是由城镇附近的居民逐渐转换成的社区。一部分建立较早的社区设备配置较为完善，但由于工作人员数量少，档案管理工作内容复杂，搜集资料的难度较大。同时，在当前档案管理过程中，工作人员的专业素质较低，无法灵活应对社区日常档案管理工作中的问题；其中一些建立时间较短的社区，设备和工作人员配备不到位，让社区档案管理部门形同虚设。这样的现象便造成了当前社区档案管理工作开展不平衡，严重降低了社区档案资料整合效率。
（二）缺乏规范性，管理标准不统一
目前，社区档案管理工作虽然取得了一定的进步，但是管理机制不规范，管理标准不统一。其中主要表现在党政思想建设、计划生育、综合治理以及各项民生问题的档案管理方面不规范。每个档案管理部门都涉及到相关业务标准，而一些档案管理部门，如：计生部门、组织部门、妇联等在整理一些档案资料的过程中出现了一系列的问题，如：针对一些部门活动档案资料，在整理的过程中应该附上相应的照片，而一些工作者却将档案文字资料与照片分开进行管理。这样的现象很容易导致档案管理资料出现混淆，增加档案资料整理的难度。同时，大部分社区将档案资料由多个人负责，并没有进行集中管理，这样就很容易造成档案资料出现丢失的现象。
（三）缺乏针对性，管理缺少独特性
在社区档案资料的管理过程中，与其他机关单位档案管理工作存在一定的差异性，所以不应该全部采取机关单位档案管理模式。其主要原因是社区档案管理涉及的内容细节较多，所以很多信息在管理中存在着很多共性[2]。其中大部分资料都是记录一些事务性的信息，甚至还有一些上级部门分别下发各种标准性的资料，而只有小部分的资料是需要初步审批的项目。然而，目前大部分社区档案在管理过程中缺乏针对性，管理方法缺乏独特性。
二、整合社区资源，提升社区档案管理工作的策略
（一）加大宣传力度，加强人们对档案管理的认识
为了整合社区资源，提升社区档案管理工作水平，社区档案管理工作者应该不断扩大社区档案管理宣传力度，采用丰富多彩的形式进行宣传，为社区档案管理工作的开展创造良好的社会氛围。其中具体做好以下几个方面：一是可以在社会居住环境中，充分利用网络传媒、专题板报、悬挂标语等传统社区档案管理的重要性。例如：在社区的宣传栏目中排出“社区档案管理之窗”，充分应用文字、照片等各种形式展开宣传，让更多社区人民明白社区档案管理工作的重要性。二是通过举办各类档案管理知识讲座和成就展。通过采取这种通俗易懂的档案宣传载体和形式，让更多的社区人们明白档案管理工作与日常生活非常贴切，并营造出档案管理工作为民和利民的氛围，从而促使社区档案管理工作更好的发展。三是档案宣传活动与档案业务监督相结合。其中在社区宣传活动促进档案管理工作开展的同时，强化社区档案宣传，能够让档案宣传工作与档案管理业务指导工作共同发展。
（二）平衡管理工作，整合档案优质资源
在现代各个社区的管理过程中，应该平衡社区之间的档案管理工作，整合档案优质资源，只有这样才能够推进社区更好的开展档案管理工作。其中社区整合的起点是将社区各种分散的资料搜集起来统一进行管理。整合的难点就是将搜集起来的各项资源重新进行整理和编辑，确保优质资源的规范化管理，从而有效扩大社区档案优质资源服务的范围。不断提高社区档案管理的服务功能，充分展现社区档案资料的使用价值，有效提高社区档案的服务水平，确保各类优质资源更好的为社区的管理服务。
（三）各部门多协调，不断完善档案管理机制
由于社区档案管理工作属于一项系统性的工程，涉及的管理单位较多，所以需要各个部门之间沟通协调，以便做好社区档案日常管理工作。因此，在社区日常档案管理中，需要各个部门将搜集的档案资料集中进行整理和报关，从而确保社区档案管理更加规范化，促进社区档案管理稳定健康的发展。同时，一部分社区还应该成立相应的档案管理小组，制定完善的档案管理标准，确保社区档案管理工作更加规范化。
（四）管理创新，确保资料具有针对性
社区是与人民群众紧密接触的组织，其中在社区档案管理中，不仅需要建立系统的管理账目，而且还应该具有一定的民众味。例如：在社区档案管理中建立社区老人健康资料管理库，为构建社区老年健身服务提供准确的依据；针对一些高素质、经济条件较好的社区，可以采取信息化和网络化的管理手段，有效提高社区档案管理的水平。因此，通过创新社区档案管理工作，让管理内容更具针对性，有利于促进社区档案资料整合。
（五）加强培训，培养高素质管理人才
在社区档案管理过程中，为了有效提高档案管理的水平，首先就需要加强社区档案人员的思想认识。坚持树立起为社会服务的全新思想理念，落实为人民服务的工作理念；其次，社区档案管理工作人员应该通过学习，不断深入了解社区档案管理工作的性质和职能，充分熟悉档案管理业务各个环节、步骤的管理办法，坚持对社区档案资料的来源、数量、价值和门类等做到心中有数。同时，培养一批综合素质高的社区档案管理人才，有效提高管理人员的实际操作能力和维护能力，促使管理人员成为新型的档案管理人才，更好地为新时期档案管理工作服务。
三、结论
总之，社区档案工作要为社区居民服务，为政府排忧，为广大人民群众解难。社区档案建设要在服务百姓日常生活、帮助弱势群体、化解矛后纠纷、维护社会治女稳定、促进社区和谐等方而发挥重要作用。
参考文献：
[1] 张珍珍、浅谈如何搞好新农村社区档案管理工作[J]、新农村（黑龙江）；2014（6）：62-63、
[2] 钱海峰、社区档案管理工作的现状、问题及对策[J]、北京档案；2014（6）：30-33、
关键字：文书档案；加强管理；制度完善
所谓的文书档案是单位和机关对其工作业绩和管理水平等进行的记载，是一项严谨细致的工作，文书档案的材料对以后的工作的开展能够提供有益的帮助和借鉴，是机关和单位进行决策和规划的重要依据。因此，文书档案管理的重要性不言而喻。在假期文书档案管理方面笔者提出以下建议：
1 规范文书档案管理
想要做好文书档案工作，规范化的管理手段和管理方法是必不可少的。包括格式规范、种类规范、处理程序的规范等等，规范化程度的高低直接影响着文书档案管理工作的好坏。特别是在二十一世纪的今天，科技的发展使办公自动化的水平在不断提升，规范管理的重要性也变得越来越突出。比如在下一份决策文件之前，首先需要做好档案的归档和文书的归档工作，只有这样才能确保文件的准确性和规范性。在文书档案工作的处理过程中，要注意把握好管理程序和档案记录的有效衔接，使工作更加具有系统性和条理性。例如在做文件的编号、鉴定、分类工作的时候，要提前做好登记工作和归档工作，这样可以节省大量的人力和时间，减少工作中出现的差错，保证了档案资料的系统性和条理性，极大地提高了办公效率和办公质量。
2 提升人员素质，加强管理水平
文书档案工作的管理人员素质的高低对文书档案管理工作的好坏至关重要，这直接关系到机关和单位日常管理的好坏，因此提升档案管理人员的素质，加强管理水平便显得尤为重要。文书档案管理是一项细心和繁琐的工作，管理人员必须做到细心认真精益求精，对每一个细节都做到精确到位，对每一项分类都能够精确的分析。把日常管理工作落到实处，不松懈、不懈怠、不马虎。因为任何一个小小的疏漏或失误，就可能造成文件的丢失或损毁，使档案的完整性和系统性受到影响，很行政决策和管理带来不利的影响。只有不断提升文书档案管理人员的素质，加强其管理水平，才能文书档案工作的系统性和稳定性。
3 加强重视，注重落实
文书档案作为日常工作机关和单位日常决策的重要依据，对机关和单位工作和计划的实施有着重要的影响。因此，加强对文书档案管理工作的重视，做到经常参与和考察，及时的发现存在的问题并进行改进，将文书档案工作的规范和加强纳入单位的日常工作计划当中，并注重有效的落实，给文书档案管理工作提供硬件基础，比创设好的条件，只有这样才能真正的改善文书档案工作，使其形成良好的机制。加强重视，注重落实，将对文书档案管理工作的工作的开展起到极大的推进作用。
4 进一步完善管理制度
好的制度和规矩是规范人们日常行为和工作的重要准则，好的制度会极大的促进工作的开展，坏的制度会阻碍工作的开展，文书档案管理工作更是如此。只有进一步完善文书档案管理工作的规章制度，通过完善的制度对文书档案管理工作人员进行有效的约束和管理，才能保证文书档案工作的有效开展。要虚心的领会和学习文书档案管理工作的相关制度和法律法规，对文书档案管理工作进行有效的管理和规范，建立起严格规范的同意标准和要求，对档案管理人员进行定期的培训和学习，提高工作意识，加强各部门之间的协调和配合，让文书档案管理工作做到有法可依、有章可循、有据可遵，提高文书档案管理工作的工作效率，提升其管理水平。
5 规范态度，注重检查
文书档案管理工作人员的工作态度对其工作的好坏密切相关，因此除了要对文书档案管理工作进行规范化管理，完善管理制度之外，还要对其管理人员的工作态度进行及时的纠正和规范，客服工作中的大意性和懈怠性。让档案管理人员从分认识到自己工作的重要性，严格遵守图书档案管理工作中的各项规章制度，规范工作流程，提高工作能力。注重检查和规范，对工作中出现的问题及时的纠正。对档案的收集要做到准确迅速规范，对某些领导要的文件进行催促让其按时返还，对各种档案资料进行定期检查，如果发现有纰漏的文件要及时的补齐，通过规范工作态度和加强检查，使文书档案管理水平得到有效的提高。
6 把握细节，查漏补缺
正所谓“细节决定成败”，档案管理工作更是如此。对于一名档案管理工作人员，只有把握好每一个细节，细致认真精益求精，加强对档案管理人员的培训和学习，提高其职业素养和责任意识，提高保密意识，只有这样，才能真正的做好档案管理工作。同时，可以多吸收一些优秀党员加入，进一步加强对档案管理人员的规范和调整，做好每一个细节，使文书档案工作有条不紊的进行。在文书档案管理工作的管理过程中，要针对不同的文书档案进行不同的分类和归档，对每一项档案都进行准确的记录，按部就班循序渐进，及时的查漏补缺。不能过分的依赖自己的记忆，要充分的做好记录，方便查询和管理。在对其分类上要做到科学性和条理性，保证档案管理工作的有序性和系统性。文书档案管理水平的高低从一方面上也折射出单位和机关总体管理水平的高低，因此，要对文书档案管理工作加强重视和看管，给机关和单位决策的制定提供有效科学依据，保证机关和单位工作的开展和进行。使文书档案管理工作真正的发挥作用和效果。
7 总结
文书档案的管理工作的好坏直接关系着机关和单位的管理和决策，本文通过对规范文书档案管理、提升人员素质和加强管理水平、加强重视和落实、完善管理制度、规范态度和注重检查、把握细节六个方面对文书档案管理工作提出了有效的建议。作为机关和单位整体管理工作的重要一环，文书档案管理工作的重要性毋庸置疑。因此，只哟加强对文书档案管理工作的重视，规范管理制度和章程，加强对档案管理人员的培养和学习，才能使文书档案管理工作得到有效的开展，从而为机关和企业的发展提供有益的帮助和借鉴。
参考文献
[1]梁军平、如何做好文书档案的管理工作[J]、十堰职业技术学院学报，2010（8）、
一、加强石油企业档案管理的重要性
档案是记录一家企业从创立之初到走上正轨的重要资料，它记录着企业每一天的经济活动，帮助我们发现企业日常经营中的问题所在，以便及时作出调整。通过档案上记录，我们可以轻松查找到企业需要的资料，同时我们也可以看到企业每一笔经济业务的来龙去脉，了解到企业的发展现状，为企业日后的发展提供大致方向，也是企业转型的重要依据。
档案的记录编制是一项十分严谨的工作，它是企业一路发展成长的印记，也是企业不断向前发展的基石，企业的档案可以为企业的管理经营决策提供科学客观的依据，确保企业决策正确。不仅是外部经营，石油企业对内改革整顿时，也可以根据档案记录的原始数据，为每一项决策提供资料支持。
石油企业的档案包含了大量有用信息，比如企业的创立历史、过去的经济交易、经济信息和财务经营状况等，是企业对以往经营状况的总结，也是企业日后发展的参考资料。不仅如此，有了档案库，还可以大大提高工作效率，通过电子化档案，我们可以轻松查询到企业需要的资料，节省时间人力，实现高效办公，为企业谋取更多利益。
二、档案管理中存在的问题
上面我们简单阐述了档案对于企业的重要性，但是在目前的企业经营中，我们发现对于档案的记录管理工作，还是存在着许多问题，对石油企业来说也不例外。
（一）档案管理对于企业的重要性认识不够。对于大型企业来说，档案的数量是十分巨大的，在管理上也就必然存在着一些漏洞。比如我们缺乏科学的档案管理规划，部分企业在日常的档案管理工作中，没有认识到档案对于企业的重要性，只是注重档案的交接工作和合格达标，仅仅把档案管理当作是对资料的整理保存，也因此常常出现档案断层的情况，想要的资料查不到，细节的资料未保存，缺乏科学的长远规划，给企业的运营造成一定困扰，延误企业工作进度。
（二）缺乏完善的档案管理体系。在对一些企业的调查中，我们还发现企业往往缺乏完善的档案管理制度，档案管理制度不健全就会导致档案管理的不规范不严谨。在日常档案管理中，经常会出现档案收集不规范的现象，比如在档案编制时，企业缺乏或者没有健全完善细致的档案收集制度，发散出去的档案有时很难完整回收，也没有健全的追责制度，无法追讨员工责任。还有档案的管理手段落后，管理力度不够，主要体现在领导或工作人员没有对档案保管投入足够重视，对平日的档案工作也过于松散，没有形成一套完整严格的档案管理体系。
三、对于档案管理问题的对策
（一）加强对档案管理工作的重视。对于上述问题，我们可以从源头上一步步着手解决。首先，我们应该对档案管理工作加强重视，不管是企业领导还是相关工作人员，要明白档案对于企业发展的重要性，我们可以组织档案管理的宣传探讨会，让档案管理人员清楚认识到自己的责任，同时我们还可以建立一套档案管理考评制度，以此提醒职员的职责和鼓励工作人员对档案加强管理。对工作失误少、档案保管好的员工进行嘉奖，提高档案管理人员的工作积极性，改进工作中的不足。其次，我们可以建立健全档案交接保管体系，增强档案管理的准确性。
（二）引进专业性人才、完善档案管理体系。对于档案的整理保管，我们还可以引进先进人才，如今信息科技发展迅速，我们在学习更先进的保管方法时，也可以为企业引进新鲜血液，增强企业活力，我们也可以培养专业的档案管理人员，提高档案管理工作人员的综合素质，企业可以定时组织相关工作人员到档案管理部门进行学习与培训，加强实践能力，应对各种可能出现的情况。档案管理是一项精密的工作，我们可以录用学习档案管理专业的人才，他们拥有专业系统的理论知识和相关管理经验，会进一步完善档案管理体系。在档案归档整理方面，我们还可以采用互联网信息技术，简化整理工作，随着企业的发展壮大，企业资料也越来越多，利用先进的计算机技术，我们可以节省更多的人力物力财力，精简企业档案管理体系，提高管理水平和使用效率，也避免了因员工查阅资料而无法及时归还的问题。每份资料的借阅查询记录都可以在计算机系统上找到，追责也更加方便，加强了企业的档案管理能力。同时利用计算机系统，可以有效限制不同岗位职员的权利，上下级之间相互监督相互牵制，防止企业档案信息的外流，大大提高了企业档案信息安全性。
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