高校学籍档案管理(精选8篇)
时间：2023-08-03
时间：2023-08-03
关键词： 教学管理 学籍档案 思考
高校学籍档案是指高校在招生录取、教学活动、学籍管理、学位授予、毕业生就业等过程中形成的对国家、社会、学校有保存价值的文字、图像、声像等原始记录，它是以人为记录对象的档案。［1］它是学生从入学到毕业整个培养过程发展状况的真实记录和反映。由于近年来高校招生规模的扩大，分配、教学改革的不断深入，因此学籍档案管理是一个重要的研究课题。
一、学籍档案管理的重要性
学籍档案材料包括新生录取名册、新生入学登记表、学生成绩单、学生学籍登记表、学生入团入党材料、毕业生登记表等。存以为用是档案管理永恒不变的任务。它不但能为已经毕业的学生提供在校期间的历史资料，同时也能为社会提供辨别文凭真假的凭证，而且对整个教育教学、科研工作和学生管理有着重要的参考价值。
1、满足学生需求。
（1）继续深造需查档案。随着就业压力的增大，越来越多的学生在毕业后选择继续深造或者出国留学，在申请报名或者复试时，相关单位一般要求必须出示原就读学校盖章的录取底册、大学成绩单、毕业证明和学位证明等相关资料，尤其是学生办理出国留学手续时要求更为严格，有些国外学校不仅要求提供原始档案复印件，而且要求提供学生在校期间的品行鉴定表、任课教师推荐信等资料，这就大大增加了学籍档案的利用率。
（2）补办毕业证明需查档案。有些学生因保管不慎将个人毕业证丢失，补办毕业证明时需由学校出具学历学位证明等相关材料才可到相应部门挂失后补办。
2、满足社会需求。
一方面，学籍档案能够全面准确地反映学生的政治素质、专业素质和身体素质，可以为用人单位提供查询服务，以满足社会选择人才的需要，也是发现人才和识别人才的重要途径，为毕业生自我推荐、自主择业创造了条件。另一方面，学籍档案能够真实地反映出学生的毕结业情况及获得学位情况，学籍管理档案保存有每一位毕业生的学籍材料，并按规定作了最原始的记录。辨别学历、学位真假的最好办法是到相关高等学校核查学生学籍管理档案，就能判定真伪。
3、满足学校需求。
学籍管理档案详细记录了高校教学管理中的各个方面，这些记录可以为教学管理提供可靠信息。完善的学籍档案可以提供准确的数据和资料，从而反映出每学年学校教学水平的高低及管理的好坏，进而及时发现问题以采取对策，改进工作，提高教学质量，学校还可以根据社会对人才的需求程度，形成符合实际的科学决策，制订出切合社会需求的教育教学方案。
二、学籍档案管理存在的问题
高校学籍档案信息资源已成为服务社会最为频繁的查阅利用信息。但是，学籍档案因其原始真实性、周期系统性、多样复杂性，构成了一个庞大的“数据库”，在实际工作中，学籍档案管理存在的问题也逐渐暴露出来。
1、学籍档案材料收集繁琐。
目前，高校对学籍材料管理，往往是教务处负责学习成绩、学籍变动、毕结业及获得学位情况的记载；学生处负责学生在校期间思想政治表现、奖惩情况及结业情况；而学生的毕业实习、毕业论文情况则由论文指导教师负责。形成多头管理，给档案材料的收集带来很大麻烦。
2、学籍档案填写不规范、纸张不统一。
学籍档案中的表格大部分由学生自己填写，其中有的学生书写潦草，甚至有的学生在填写姓名时使用简化字；而且有学生在丢失学校发放的表格后，借用其他同学的空白表格复印，复印在A4、B5纸上情况都有，造成纸张标准不统一。
3、学籍档案内容欠完整、欠准确，缺乏必要的审核。
学籍档案的完整组档一般在毕业生离校前几天，由毕业生将填写好的各种表格交回教学管理部门，教学管理部门再根据毕业审核结果组织填写学业情况并加盖公章，同时要将收集填写好的一部分材料（如学位存根、学籍登记表、成绩单等）移交学生工作部门，由学生工作部门负责组建学生个人档案。另一部分材料由教学管理部门移交学校档案馆。时间之紧迫致使教学管理部门没有时间来检查学生的表格填写是否完整、正确，造成了学籍档案内容欠完整、欠准确。
4、学籍电子档案的组建周期长。
在学籍档案材料移交档案馆前，教学管理部门要将本届毕业生的档案信息手工录入学籍电子档案系统，但是教学管理人员不是专职档案管理员，他们需要在日常工作中下抽时间录入学籍电子档案，导致学籍电子档案的组建周期长。
三、加强学籍档案管理的措施
鉴于高校学籍档案所发挥的重要作用，针对上述问题，我们高校应切实加强和完善学籍档案管理工作。对此，我结合自己的工作思考了以下四个方面。
1、制订周密的收集方案。
一份完整的学籍档案需要对学生的入学注册、考勤与纪律、学习成绩、专业变动、休学与退学、奖励与处分、毕业与结业等方面做完整的记录，数据来源涉及招生、教务、学工等几个部门。因此，需要制定周密的收集计划，根据学籍档案的形成规律，采用多种方式收集，在收集学籍档案以前就要主动收集相关基础资料，并应主动加强与相关部门的联系，各部门之间积极配合就能保证学籍档案材料及时收集到位。
2、加强档案知识宣传，提高全员的认识。
学籍档案管理工作是学校建设的重要组成部分，如果中间的任意一个环节出现失误，都会影响学籍档案的完整性和真实性，档案信息无论对个人还是集体来说都是很重要的历史信息资源。我们应在学生填写学籍档案材料前，从书写、纸张、内容等方面进行严格要求，通过多种形式，宣传档案的重要性及档案与他们学习和生活的紧密关系，培养学生的档案意识。同时，我们特别要强化学校各职能部门的档案意识，也应在业余时间学习档案管理的常规知识，因为只有真正从思想上认识到档案的重要性，才能确保学籍档案的准确性与完整性。
3、对学籍档案材料进行检查审核。
由于数据来自不同部门，质量、格式难免参差不齐，因此，需要从原始材料的收集整理做起，在收集时各部门之间进行分工，明确工作职责，务必进行检查，发现问题及时纠正，确保归档材料的准确性和真实性。
4、解决学籍电子档案管理系统与学籍信息管理系统兼容性问题。
为适应新形势的要求，各高校运用先进的信息技术，建立一套完整的、规范的学生学籍信息管理系统，该系统主要包括学生基本信息模块、成绩管理模块、学籍异动信息管理模块等。这些信息都是学籍电子档案所需要的，但是我国大部分高校档案馆使用的学籍电子档案管理系统还是基于半手工录入，造成时间上、人力上的大量需求。如果学籍电子档案系统能与学籍信息管理系统兼容，能够直接对数据进行归档，不仅能降低在人力、时间上的需求，而且能保证学籍电子档案的完整性、准确性。
总之，学籍档案管理是高校教学管理的重要内容。我们不能只满足于整理和保存，必须努力学习，善于思考，积极探索，通过采取科学的管理方法、现代化的管理技术、合理的管理手段，加强学籍档案的现代化管理并实现最大社会效益与经济效益的开发与利用，把我们的学籍档案管理工作做得更好，以满足高校的教学改革与社会发展的需要。
【关键词】学籍档案；存在问题；管理工作；解决方法
随着高校在校学生人数在不断增长，办学规模在不断扩大，高校学籍档案管理成为学生管理、教学管理以及档案管理的重要组成部分，如何加强和完善，使其规范化、制度化，科学化，是当前高校学籍档案管理工作面临的新问题和新挑战。
1、学籍管理存在问题：
1、1 学生对自己的学籍档案不重视
学籍档案是学生在学习、实验和社会实践等项活动中直接形成的， 对学校、社会和个人具有保存、证明、使用价值的历史真实记录。高职院校学籍档案包括学生的新生录取名册、在校生名册、学籍册、学籍变动、毕业生登记表等原始记录。
我们许多学生对自己的学籍档案不够重视，满不在乎， 毕业时一走了之现象很多 ，致使许多学生档案滞留在校多年。
1、2学籍管理模式落后
高校学籍管理仍以分部门而治的多系统管理模式，没有统一的信息管理平台，每个单位都有自己的一套学籍管理模式，信息无法达到共享，很多高校学籍档案管理方式大部分以手工为主，反而增加了工作量，重复工作多、准确性低、管理无序、反馈滞后等，已满足不了信息化管理发展的需要了。
1、3 学籍档案管理人员建设问题
许多高校领导不太重视学籍管理各单位没有专职档案人员负责文件资料的收集、整理工作，只是配有兼职的老师做学籍档案管理工作，由于兼职档案人员没有经过专业岗位培训 ， 档案意识不强，仅靠自身学习、实践摸索，没有专业能力和管理素质，因而在对学生档案处理时，兼职档案管理人员自身也认为档案管理并不是很重要，使档案管理工作的开展受到一定的影响。
1、4 学籍档案信息存储不够规范
学生的许多档案材料都分别来源于各部门，比如入学学籍档案来源教务处、学生奖励、处分等信息来源学生处 平时成绩来源各系部 等由于各部门对档案工作重视程度上的不同，致使学籍档案材料不能及时地按照档案工作的要求进行收集、分类、整理、归档，导致学生信息材料不完全，档案内容单一，并且对档案资料真实度核审以及监管难度加大。
2、为加强高职院校学籍档案管理，可采取以下有效措施
2、1 提高对学籍档案管理重要性的重视度
首先从高校领导、各系部部门以及学生本人，都应提高对学籍档案的认识和重视，自觉认真收集、更新、完善学籍档案。高校学籍档案种类多、构成复杂、形式多样，涉及的系、部、实验中心特别多，学生成分复杂， 时间跨度大，给收集整理、立卷归档、档案转递和管理利用等环节带来一定的难度，因此校领导要切实加强对学籍档案的建立和管理的督导工作，在人、财、物配备上给予支持，挑选有责任心的专职或兼职人员担任学籍管理工作，改善办公、管理环境， 加大关于学籍档案工作的宣传， 为高校学籍档案管理制度化、规范化、科学化提供有力的保证。科学化、正规化管理学籍档案的前提是建立和健全各项规章制度。
2、2健全档案管理制度，完善学籍档案管理工作
建立健全规范的管理制度是搞好学籍管理工作的基础，并不断对学籍管理制度加以修订。学籍管理应以各教学系为主，高校档案部门实行过程管理、统一标准、监督检查等的一系列目标管理。最终学籍档案归位与高校档案部门 并随着高校自身发展的需要以及学籍管理服务对象的不同而变化，学籍管理工作应在新的管理模式下，围绕学校的中心工作，如学校招生、毕业生就业、专业设置和申报、教育教学管理、学生政治思想教育等，树立“以服务为主”的观念，进一步增强服务功能，开放学籍管理内容和数据，提高学籍管理的效率。
2、3加强学籍管理人员的素质建设
首先加强档案管理人员专业理论学习 ，重视学籍档案管理人员的岗位培训和专题培训，不断提高他们的管理水平和业务素质。专职档案员不仅要学习档案专业知识、学习档案法规标准，还要懂得计算机管理档案的技术和外语知识。档案工作的职业决定了档案员不仅要有一定的档案专业知识和热情服务的工作态度 ，而且对工作有一定的积极性，使其在工作中更主动、更自如，更好的提高发挥办公效率。
2、4充分对学籍档案的开发利用
随着对外开放的不断加强， 高校教育改革的逐步深入， 给高校学籍档案中信息资源的开发利用带来了前所未有的发展机遇。高校学籍档案信息是否得到了社会、用人单位和毕业生的广泛认可和高度评价， 来自于是否高校对学籍档案充分的开发利用 服务学生服务社会。
总之只有充分运用科学的管理方法、现代的管理技术、合理的管理手段，健全和完善学籍档案的管理，加强学籍档案信息资源的开发和利用，才能使高校学籍档案的管理工作适应高校发展和社会发展的需要。建立健全一整套高校学籍档案管理体系，管理好学籍档案至关重要。
【参考文献】
[关键词]高校学籍档案 档案管理 纸质档案 电子档案 可持续发展
一、我国部分高校学籍档案管理的现状
学籍档案所含庞杂众多，大体上说是指学生从入学进入该校到毕业离校形成的大量具有查考利用价值的档案材料，主要包括学生学籍卡（含学年评语表、考试成绩登记表）、学生思想政治品德考核表、毕业登记表、健康卡、体育合格登记表等，是学校档案的重要组成部分，也是学校档案中所占数量较多的一部分，它真实地记录了每一位学生在学校的成长历程。然而，不少高校的学籍档案管理手段还相对滞后，很难适应当前形势发展的需要。主要表现在以下几个方面：
1、学籍原始档案不完整，整理不规范。（1）学生毕业前学籍档案大多由学生所在班级的班主任老师负责填写、保管，这样就会因为个别班主任的档案记录不规范，比如有的使用圆珠笔或铅笔填写，造成字迹模糊不清，不利于档案长期保存；又比如有的未按要求填写，经常出现缺栏少目现象，有的没有按规定粘贴照片，使学籍档案不能准确、完整地反映真实情况；同时，由于组卷、装订不规范，卷内没有目录、页码的现象较多，给查找利用带来了不便，从而降低了它的使用价值。
2、检索方法陈旧落后，提供资料信息欠准确。（2）现如今有的学校原有学籍档案的检索工具仍然仅仅是手工抄写制作的案卷目录，且由于学籍档案数量太多，有的根本没有制作相应的全目录，因此，一旦查阅档案者记不清楚确切的毕业届次、班级时，仅靠记忆检索，就犹如大海捞针，花费了大量时间也不一定能找到，大大影响了档案的查全率、查准率，给查阅者和档案员带来了工作上的困扰。
3、档案材料内容空泛无物，不能真实反映学生综合素质和个性差异。这方面最集中的体现就是毕业生鉴定和平时考核方面，内容平淡空洞，评语格调一致，缺乏个性特点。由于毕业生档案材料的内容只记载其在校学业、成绩及政治表现，而他的社会活动能力、组织创新能力等综合素质方面的材料却没有反映。而这些内容恰恰可以从某种程度上反映学生的综合能力和素质，也正是用人单位所需要了解的重要情况。
4、档案使用效率低，毕业转递较为混乱。虽然绝大部分高校学生档案室配有计算机，但没有一套完善的管理系统，毕业生材料没有全部输入进去，其作用难以真正发挥。另一方面，目前高校毕业生档案基本上是落实具体单位之后才能将档案转递出去，在这些转递过程中，难免会造成档案遗失现象。
二、档案工作中查档与档案管理存在的问题。
1、目前，学籍档案管理相对滞后，主要表现在利用现代化技术对档案进行进行开发利用的程度很有限。在国家实施电子注册制度之前，相关的学籍档案管理，属非公开上网范围，如今转向电子档案，实际操作起来有诸多的困难。
（1）1994 年《分类法》颁布之前，高校档案管理没有统一的标准，学籍管理存在着较多不规范、不科学的管理。（3）由于历年的招生录取名册、学生学籍表、成绩表等的填写以手写体居多，多年来经手的人众多，书写难以规范，其中涉及的数据繁复，表格规格多样，要对这些材料进行电脑管理并非一蹴而就。
（2）纸质与磁性介质材料的收集脱节。办公自动化的条件下，教学部门定期对在校生成绩进行计算机著录，待学生毕业后形成一份完整的纸质材料移交给档案部门，由于受到技术维护、保密措施、病毒预防等因素的制约，历时几年后与纸质材料相匹配的磁性载体其完整性、安全性难以保障，故不同载体要达到同步、完整收集有一定的难度，这在客观上影响了档案部门现代化管理的进程。
2、现阶段高校远程网上录取给档案管理带来新问题。全国高校招生已普遍采取远程网上录取或局域网录取，与传统的招生录取方式相比，考生电子档案建立以及被网上录取考生纸质档案管理方面存在较多混乱，表现在以下方面。
（1）考生电子档案所反映的内容不够清晰有效，有的指标表达的含义对高校老师而言还存在理解上的困难，容易长生分歧。
（2）电子档案信息缺失。比如电子档案中的“考生评估”一栏填写内容不真实，有的省份填写认真，有的省份则只有“正常”“合格”等字，有的省份干脆是空白。
（3）被录取考生纸质档案建档、寄发存放混乱。过去，开学后全部学生档案都能到齐，便于对考生进行复查。实行网上招生后，纸质档案寄发变成多途径解决，有的是考生自己带到学校，有的是由招生办寄发，有的省份仅送一张录取学生电子档案光盘到高校了事，给高校学生档案管理工作带来了新的问题。
三、我国现阶段学籍档案管理应采取的对策和措施
针对目前部分高校学籍档案管理的现状和诸多问题，我们必须有清醒的认识。要认识到它的复杂性，这里面的问题，有些是早就存在的，更多的是随着社会的进步，我们工作方式的转变而衍生出来的，我们要直面解决。（4）更要认识到它的迫切性，学籍档案不允许我们出现些许的混乱，要保证每一位学生离校时档案里该生的综合素质是如实体现的，个性差异是鲜活可见的。让档案真正地发挥自身的作用。对目前学籍档案工作的改进，要有针对性强的策略方法。
1、加强对学籍档案的基本管理
（1）增强档案意识，健全规章制度。增强全员档案意识是搞好学校档案工作的重要保证。可采取编制《 档案法学习材料》组织全校师生学习，进行档案法知识竞赛，在报上开辟档案知识栏，以定期介绍档案小知识等手段提高全员档案意识，同时健全档案管理制度，使档案工作有明确的岗位目标责任制。
（2）抓好环节工作，规范档案管理。从学生一进校起就要把新生的各类表格、卡片进行统一保管。诸如专门用笔、字体、项目、页码、组卷、装订、检查、转递等都必须统一规范。
（3）采用计算机检索，提高利用率。学校要在设备和人才上加强投入，加快电子档案的转化速度。学校档案室应购置专业的档案管理软件，将学籍档案的案卷级、文件级条目全部录入计算机，借助计算机查阅学籍档案，以提高档案利用的查准率和查全率。
2、加强网上招生档案的管理
（1）制定相关规章制度，明确考生档案管理的政策要求。各地招办各类中学必须在每次考生建立电子档案的同时，建立纸质档案；被录取的考生档案中，应包括电子档案和纸质档案；被录取考生的纸质档案一律由各省招办归口管理。
（2）保证考生档案填写内容的真实性与档案材料的完整性。考生纸质档案归档项目要统一规范，九年义务教育后的各种层次教育的档案都应归入纸质档案，内容包括毕业生登记表，考试成绩登记表，学生评估表，奖惩情况等，对已参加工作考取大学的考生档案还应包括其在工作期间的档案材料。
（3）各省招办应承担学生纸质档案寄发职责，确保考生档案的安全性与及时性。为保证数据的完整和防止篡改，档案部门对档案要定期备份。
（4）各校应尽快建立纸质档案与电子档案相结合的学生综合档案管理模式。要确保考生纸质档案能及时准确到位，没有到位的考生纸质档案要及时向考生所在招办催交；为便于今后查阅，必须对考生电子档案信息刻录成光盘。
总之，学籍档案工作要保持与时代同步发展，就必须与时俱进，开拓创新，对即有问题不回避，妥善解决，对发展带来的问题用发展的手段去解决和提高。以创新思维指导学籍档案工作实践。通过不断努力和实践，使学籍档案管理工作在创新上迈出新步伐，取得新成果，开创新局面。
[参考文献]
[1]李振华、档案概念之我见[J]、档案学通讯，200（06）：9-11、
[2]陶碧云、论档案信息化内涵及其相互关系[J]、 档案学通讯，2002（ 6）：31- 33、
[3]王英玮、档案文化论[J]、档案学通讯，200（32）：48- 52、
关键词：高校;学籍档案;数字化管理建设
高校学籍档案是学生入学到毕业期间在学校的学习状况及生活状况的记录，这些记录对学生以后就业和升学都是比较重要的证明，所以加强对高校学籍档案的管理就很重要。随着信息化技术的应用，其在学籍档案管理中的应用比较关键，从而提高学籍档案管理效率。
1、高校学籍档案数字化管理建设重要性及主要特征
1、1高校学籍档案数字化管理建设重要性分析
对高校学籍档案进行数字化管理能够有效提高管理效率，减少人力劳动的投入。由于高校学生学籍档案中存有学生比较丰富化的信息，加上高校招生人数的增加，自然在学籍档案管理上带来很大麻烦，而数字化管理下能将管理问题得到有效解决［1］。不仅如此，在数字化管理方式下对学生学籍档案在信息的完善性层面得到增强，数字化管理将不同学习信息内容进行集中呈现，让学生的档案信息更完整。另外，学生的学籍信息共享成为可能，实现对档案的科学化管理，让学生的学籍档案为学生和学校及社会服务。
1、2高校学籍档案主要特征分析
高校学籍档案数字化管理建设有比较鲜明的特征体现，首先是在学生学籍档案形成过程中较分散化，是从各项活动及教务处和学生处等层面进行收集的，材料的分散性在具体搜集过程中存在很大的困难，在人工劳动上的付出相对较多。再者就是学籍档案内容较广泛，从学生学籍档案的内容层面看，主要有学生的学习成绩及奖惩情况等［2］，而电子学籍信息则包含学生从入学到毕业期间的所有基本信息内容。基于学籍档案的内容广泛性及材料搜集的困难性，使得档案形成在周期性问题上比较突出。
2、高校学籍档案数字化管理建设问题及优化策略探究
2、1高校学籍档案数字化管理建设问题分析
从实际发展情况看，我国高校学生的学籍档案数字化管理建设过程中还有诸多问题有待解决，这些问题主要体现在学籍档案数字化基础设施方面相对比较薄弱，主要是多媒体技术及通信网络的传输数据在速度上达不到标准要求，存在安全性问题，数字化程度还不是很充足，当前高校使用的数据库及网络技术和时代的发展步伐无法紧密结合。学校对学籍档案的数字化管理建设存在重视硬件轻视软件的现象，这些方面对高校学籍档案数字化管理建设都会造成很大的影响。再者，高校学籍档案数字化管理人员的档案意识不强，在对学生的学籍档案收集整理过程中不积极，在信息上没有完善化，尤其在时间编排和材料分类层面较混乱，以及在组卷装订方面没有得到规范化。另外，高校学籍档案的管理系统层面没有得到完善，以及在学籍档案管理人员自身对计算机操作的水平方面相对比较薄弱，因为学籍档案的管理工作相对比较复杂化，工作内容不容易量化，造成档案管理人员的流动性较大，管理队伍不稳定等［3］。除此之外，高校学籍档案的信息保密性及安全性需得到加强。
2、2高校学籍档案数字化管理建设优化策略探究
第一，针对高校学籍档案的数字化管理建设要从多方面考虑，在管理过程中遵循相应的原则，这样才能将数字化管理的作用得到充分发挥。主要就是将协调统一的原则得到充分体现，学籍和成绩管理是重点管理内容，在学籍档案数字化建设过程中与学校整体发展相结合，建立独立的学籍档案管理系统，实现学籍档案的科学收集及管理和共享［4］。另外，还要遵循学籍档案数字化的标准规范管理原则，确保数据格式及数据库建立的规范统一，在兼容扩展的原则层面得到显著体现。第二，对高校学籍档案数字化建设的加强要从基础设施建设层面着手，从具体措施实施来看要配置高容量及高服务器和刻录机、扫描仪的学籍档案管理软件，并要对学籍档案的资源网站等服务系统的建设进行完善化。还要将电子文件的收集归档及管理工作得到完善，在相关制度建立上进行加强和完善，使电子文件的归档安全性得到保障。第三，高校学籍档案的数字化管理建设离不开专业的管理人员，所以要加强管理软件的开发人员及学校学籍管理人员之间的联系，结合实际开发出适合学校学籍档案管理的软件，这样才能真正将数字化效果良好呈现［5］。不仅如此，在信息技术高水平的学籍档案管理队伍的建设层面要加强，提高自身信息技术水平，在专业化培训及考核层面严格按照要求，培养适合高校学籍档案数字化管理的人员，只有这样才有利于高校学籍档案数字化管理目标实现。
总而言之，针对高校学籍档案数字化管理建设的策略实施，要和实际相结合，不断增强管理人员在这一领域的管理能力，学生学籍档案数字化管理是发展趋势，所以要充分重视。
作者:戴雷雷 单位:应天职业技术学院
参考文献：
［1］秦芳远，刘环琼、学生档案数字化建设的实施方法研究［J］、兰台世界，2015（23）、
现阶段随着我国教育改革进一步深化，对高校各方面管理工作提出更高的要求，其中高校学籍档案数字化管理建设面临很大的挑战。高校招生人数增加，学籍档案数量也大幅增加，为档案管理工作带来很大的麻烦，因此加强学籍档案数字化管理建设显得比较重要。本文主要就高校学籍档案数字化管理建设的重要性及主要特征进行分析，并就高校学籍档案数字化管理建设问题及优化策略进行探究。
关键词：
高校；学籍档案；数字化管理建设
高校学籍档案是学生入学到毕业期间在学校的学习状况及生活状况的记录，这些记录对学生以后就业和升学都是比较重要的证明，所以加强对高校学籍档案的管理就很重要。随着信息化技术的应用，其在学籍档案管理中的应用比较关键，从而提高学籍档案管理效率。
1、高校学籍档案数字化管理建设重要性及主要特征
1、1高校学籍档案数字化管理建设重要性分析
对高校学籍档案进行数字化管理能够有效提高管理效率，减少人力劳动的投入。由于高校学生学籍档案中存有学生比较丰富化的信息，加上高校招生人数的增加，自然在学籍档案管理上带来很大麻烦，而数字化管理下能将管理问题得到有效解决［1］。不仅如此，在数字化管理方式下对学生学籍档案在信息的完善性层面得到增强，数字化管理将不同学习信息内容进行集中呈现，让学生的档案信息更完整。另外，学生的学籍信息共享成为可能，实现对档案的科学化管理，让学生的学籍档案为学生和学校及社会服务。
1、2高校学籍档案主要特征分析
高校学籍档案数字化管理建设有比较鲜明的特征体现，首先是在学生学籍档案形成过程中较分散化，是从各项活动及教务处和学生处等层面进行收集的，材料的分散性在具体搜集过程中存在很大的困难，在人工劳动上的付出相对较多。再者就是学籍档案内容较广泛，从学生学籍档案的内容层面看，主要有学生的学习成绩及奖惩情况等［2］，而电子学籍信息则包含学生从入学到毕业期间的所有基本信息内容。基于学籍档案的内容广泛性及材料搜集的困难性，使得档案形成在周期性问题上比较突出。
2、高校学籍档案数字化管理建设问题及优化策略探究
2、1高校学籍档案数字化管理建设问题分析
从实际发展情况看，我国高校学生的学籍档案数字化管理建设过程中还有诸多问题有待解决，这些问题主要体现在学籍档案数字化基础设施方面相对比较薄弱，主要是多媒体技术及通信网络的传输数据在速度上达不到标准要求，存在安全性问题，数字化程度还不是很充足，当前高校使用的数据库及网络技术和时代的发展步伐无法紧密结合。学校对学籍档案的数字化管理建设存在重视硬件轻视软件的现象，这些方面对高校学籍档案数字化管理建设都会造成很大的影响。再者，高校学籍档案数字化管理人员的档案意识不强，在对学生的学籍档案收集整理过程中不积极，在信息上没有完善化，尤其在时间编排和材料分类层面较混乱，以及在组卷装订方面没有得到规范化。另外，高校学籍档案的管理系统层面没有得到完善，以及在学籍档案管理人员自身对计算机操作的水平方面相对比较薄弱，因为学籍档案的管理工作相对比较复杂化，工作内容不容易量化，造成档案管理人员的流动性较大，管理队伍不稳定等［3］。除此之外，高校学籍档案的信息保密性及安全性需得到加强。
2、2高校学籍档案数字化管理建设优化策略探究
第一，针对高校学籍档案的数字化管理建设要从多方面考虑，在管理过程中遵循相应的原则，这样才能将数字化管理的作用得到充分发挥。主要就是将协调统一的原则得到充分体现，学籍和成绩管理是重点管理内容，在学籍档案数字化建设过程中与学校整体发展相结合，建立独立的学籍档案管理系统，实现学籍档案的科学收集及管理和共享［4］。另外，还要遵循学籍档案数字化的标准规范管理原则，确保数据格式及数据库建立的规范统一，在兼容扩展的原则层面得到显著体现。第二，对高校学籍档案数字化建设的加强要从基础设施建设层面着手，从具体措施实施来看要配置高容量及高服务器和刻录机、扫描仪的学籍档案管理软件，并要对学籍档案的资源网站等服务系统的建设进行完善化。还要将电子文件的收集归档及管理工作得到完善，在相关制度建立上进行加强和完善，使电子文件的归档安全性得到保障。第三，高校学籍档案的数字化管理建设离不开专业的管理人员，所以要加强管理软件的开发人员及学校学籍管理人员之间的联系，结合实际开发出适合学校学籍档案管理的软件，这样才能真正将数字化效果良好呈现［5］。不仅如此，在信息技术高水平的学籍档案管理队伍的建设层面要加强，提高自身信息技术水平，在专业化培训及考核层面严格按照要求，培养适合高校学籍档案数字化管理的人员，只有这样才有利于高校学籍档案数字化管理目标实现。
3、结语
总而言之，针对高校学籍档案数字化管理建设的策略实施，要和实际相结合，不断增强管理人员在这一领域的管理能力，学生学籍档案数字化管理是发展趋势，所以要充分重视。
作者：戴雷雷 单位：应天职业技术学院
参考文献：
［1］秦芳远，刘环琼、学生档案数字化建设的实施方法研究［J］、兰台世界，2015（23）、
要实现这一任务，必须加强和完善学生学籍管理工作，因为学生学籍管理工作在稳定教学秩序、提高教学效果、优化育人环境、保证办学目标的实现等方面有着十分重要的意义。本文认为，为加强高职院校学籍档案管理，可采取以下有效措施：
1、 提高重视程度， 健全规章制度
在竞争日益激烈的今天，各个企业、各个部门的竞争， 更是各类专业人才之间的竞争， 而在激烈的人才竞争中， 高职院校学籍档案发挥着重要的价值与作用， 直接关系到毕业生的就业与前途。高职院校领导、各职能部门以及学生本人， 都应提高对学籍档案的重视和认识， 自觉收集、更新、完善学籍档案。高职院校构成比较复杂，学籍档案种类多、形式多样，涉及的系、部、实训中心特别多，学生成分复杂， 时间跨度大，给收集整理、立卷归档、档案转递和管理利用等环节带来一定的难度，因此校领导要切实加强对学籍档案的建立和管理的督导工作， 在人、财、物配备上给予支持， 挑选有责任心的专职或兼职人员担任学籍管理工作， 改善办公、管理环境， 加强关于学籍档案工作的宣传， 为高职院校学籍档案管理规范化、科学化、现代化提供有力的保证。科学化、正规化管理学籍档案的前提是建立和健全各项规章制度。依据《普通高等学校档案管理办法》以及遵循各高职院校学籍档案形成的规律， 制定、完善学籍档案从产生、收集、保管、归档到查询、借阅、利用以及安全保密等一系列的规章制度， 规定专职和兼职档案人员的工作职责和任务。如制定 学籍管理规定、学籍收集整理制度、 学籍管理人员岗位职责等， 使学籍档案管理做到有章可循， 有据可依， 照章办事。
2、 搞好学籍档案的开发利用，做好档案信息的社会化服务
随着计算机技术和网络技术的发展，学籍档案管理也逐渐实现信息化。以往以保密和单纯保管为主的管理方式已逐渐不能适应社会的需要。高职院校学籍档案管理工作必须跟上时代步伐，改革不适应现代化管理要求的方法，将计算机技术引入学籍档案管理工作中。高职院校可以建立先进的教学管理系统，集排课、选课、学籍等教学管理工作于一体，通过计算机网络信息系统，建立一个学籍管理平台，将新生录取名册、学生学籍、毕业生登记表、毕业证书编号等，由教务部门的总网站下辖各系的分网点，随时检索所需的学籍档案材料，从而实现资源共享，提高工作效率，使学生学籍档案管理走向科学化、规范化。
3、 加强档案管理队伍建设，提高学籍档案管理人员的素质
关键词： 学分制 高校学籍档案管理 规范 优化
高校学籍档案是学生“大学生身份”的客观记录，学籍档案管理则是高校教学管理工作的重要内容和组成部分。规范和优化高校学籍档案管理，对加强高校教学管理工作、保证人才培养质量有重大意义。
在当前高校教学管理过程中，随着以“自主设计、自我选择”为主要特征的学分制的广泛实施，高校教学管理的模式和内容有了很大的变化，传统的学籍档案管理的模式和方法亟待规范和优化。
一、高校学籍档案管理的主要内容
所谓学籍档案，是学生从入学报到直至完成学业的整个过程中进行管理和质量考核所产生的多种载体的原始记录[1]，是高校教学管理档案的重要组成部分。具体包括招生档案信息、学籍档案信息（狭义）、学习过程档案信息、考试档案信息、毕业档案信息等方面的内容，涵盖学生的专业特长、奖惩情况、学习成绩、个人特点、学业水平等基本信息。
（一）招生档案信息，是学生由高中升入大学时产生的有关信息。包括当年的招生文件、招生计划、招生简章、专业；学生的高中档案（纸质档案和电子档案）等。
（二）学籍档案信息（狭义），是指新生进入大学后产生的有关大学身份的信息，包括：新生报到信息；专业、年级、班级及每个学生的身份信息（包括学生所属专业、年级、班级、身份证号、性别、学号等）；学生登记表（即大学阶段的学籍卡）；学籍注册和变更材料（学校有关的学籍文件、学生转学、转专业、休学、复学、升本、留级）；学生的各种奖励和处分材料等。
（三）学习过程档案信息，是评价学生学习质量的重要凭据。包括：专业教学计划、课程安排、任课教师名单；学生选课记录；学生所修课程的成绩登记；学生的各种实践材料：如实习报告及指导老师的评价、毕业设计（毕业论文）；修读双学位或辅修其他专业的课程成绩等。
（四）考试档案信息，包括考试课程、考试方式、考试安排；考试成绩的登记；考试试卷的存放以及补考、重修等记录。
（五）毕业档案信息，主要包括毕业资格审查、毕业证的登记和发放；辅修专业、修读第二学位的资格审查及毕业证书登记等。
二、学分制对高校学籍档案管理的影响
学分制是指以学分作为课程学习的计量单位，以选课为核心，在高校学习期间只要完成一定的学分就可以向学校申请毕业的一种教学管理制度[2]。在学分制下，学生可以根据自己的专业兴趣、个性特长、发展目标在一定范围内选择要学习的课程内容，同一专业、同一班级的学生不再拥有统一的上课时间、教室与教师，传统的班级课表、班级成绩等概念逐步淡化，学生的课程、学制都有一定的弹性。
自1990年《中共中央国务院关于深化教育改革全面推进素质教育的决定》要求高等学校创造条件实行弹性的学习制度，放宽招生和入学年龄限制，允许分阶段完成学业[3]。以来，学分制在各高校得到广泛实施。高校学籍档案作为高校学生学习活动的客观记录，虽然内容的构成没有大的变动，但是其管理理念和管理手段不可避免地受到学分制的影响和挑战，高校学籍档案管理亟待进一步规范和优化。
（一）教学管理以课程管理为主，是学籍档案管理规范和优化的前提条件。
传统的高校教学管理模式实行的是学年制为主导的教学管理模式，学生的培养规格、教学要求相对统一。即同一年级同一专业同一班级的学生学制完全相同，上课使用同样的教室与课程表，学生管理也实行“院管系、系管年级、年级管班级”的管理模式。在相应的学籍档案中，诸如班级学生名单、学籍卡登记和存放、学籍的变更记录、课程安排、考试成绩管理、毕业资格审查等，都是以班级为单位进行管理的。
实施学分制后，学生的学习时限不再有严格的限制，学生对课程的选择也更有自。如《浙江大学学分制管理暂行规定》指出：1、学生可自主安排学习进程，提前或延迟修读有关课程；2、自主选择课程层次；3、自主选择听课方式[4]。因此，在学分制下传统的班级概念逐步弱化，学生的管理转向了“流动管理”为主，这就导致传统的以班级管理为单位的学籍档案管理模式与学分制的变化不相匹配。因此，学籍档案管理要改变传统的班级管理为主的观念，以课程管理为主，让班级管理仅仅体现在学籍注册中，即学生升入大学后学籍档案信息中所分的专业、年级、班级。
（二）实行个性化管理，是学籍档案管理规范和优化的关键。
学分制作为一种新型的教学管理制度，以学生为主体，尊重学生的个性差异是其重要特征。
在学分制下，学生可以自主选择课程、自主选择教师、自主选择上课时间、自主选择学习进程，学习的灵活性和弹性大大增强。例如选课，每学期学生都要按照自己的学习计划进行选课，同一年级、同一专业、同一班级的不同学生选课内容大相径庭。显然，传统的班级课程表不再存在，取而代之的是每个学生都要有自己的课程表。
同样，由于选课的不同，每个学生考试的课程、考试的时间及考试成绩都有很大的区别，传统的以学期为区间，以班级、专业为单位的考试成绩登记有了很大的难度。
学分制下弹性学制的实行，使同一年级的学生毕业的时间也会有所不同。如《北京师范大学本科生学籍管理规定》规定：学生提前完成主修专业教育教学计划规定的课程和各种教育环节可以申请提前毕业。另外，由于允许修读第二学位和辅修专业，每个学生的情况千差万别。
学分制下这种“因人而异、因材施教”的教学管理模式要求在学籍档案管理上突出学生的主体地位，实行个性化管理。
（三）实施科学管理，是学籍档案管理规范和优化的重要手段。
学籍档案作为专门档案，既反映了学生的学习过程，又反映了教学过程，因此与教学档案具有一定的交叉性。同时，由于档案的服务，学籍档案要随时满足学生本人对各个环节的查询。
传统的学籍档案管理主要以档案的实体管理为主，教学管理人员要花费大量的时间对有关的原始记录进行收集、整理、保管、移交等，任务繁重。同时，学生的具体原始记录来自各个二级学院，学籍管理档案的管理规范上标准不统一，学籍档案材料的收集、整理和立卷等质量不高。这些因素都要求学籍档案管理规范和优化。
在学分制下，学生自主选课，课程设置、课表安排、考试、重修、学籍管理等各个环节都打破传统的班级管理的模式，出现许多变数，教学管理的难度和复杂程度都大大提高，学籍档案管理的环境也发生变化。
因此，变革高校学籍档案管理的方法和手段，实行科学的档案管理的方法，是学分制下学籍档案管理规范和优化的重要手段。
三、高校学籍档案管理规范和优化的重要途径
在学分制下，要有效解决学籍档案管理中存在的不确定因素，达到高质高效的管理目的，就要采用现代信息技术，实行档案信息化管理，即通过现代信息技术，建立标准化、规范化和可共享的目录数据库。笔者认为，采用综合信息管理系统（或称为管理系统等），实行文档一体化管理是规范和优化高校学籍档案的重要途径。
综合信息管理系统是先进的教育管理理念和现代技术手段结合的产物，它面向多个部门（教学管理部门、招生就业部门、学生管理部门）和多种用户（管理人员、教师和学生），通过设置“学生操作平台”、“教师操作平台”、“管理人员操作平台”，使整个管理过程实现动态化、即时化，彻底颠覆传统的手工操作的学籍档案管理模式，使信息查询和维护变得方便和快捷，能达到高质有效的档案管理目的。
（一）管理人员平台。
管理人员操作平台面向教学管理部门、招生就业部门、学生管理部门，主要由教学管理部门负责，通过科学课程设置、优化教学计划，完善学籍管理制度，为学分制的推行提供有利条件。具体包括以下功能：
管理人员平台功能结构图
1、学籍管理（狭义），主要包括学生的基本信息、学籍注册、变更等内容，具体分为几个部分：建立学籍档案、维护学籍档案、学期注册、学籍异动。
建立学籍档案包括录入招生时间、录入学生基本信息、设置新生年级、班级、新生报到情况、生成新生学号等。
维护学籍档案包括增改个人信息、登记学生奖励、处分、撤销处分等信息。
学期注册包括学期报到、学期注册。
学籍异动包括学籍异动规定、学籍异动申请、异动审核、异动处理等。
学生学籍档案有两个作用：生成档案，可打印学籍卡、毕业生档案、在校学生名册、学生证、考试证等；统计分析各种数据等。
2、教学安排与选课。教学安排主要是教学管理人员设置学期开课计划，安排任课教师、上课教室、上课时间，然后由学生根据人才培养方案，自主选择学习的课程。具体包括以下内容：
教学安排板块的结构图
学生通过该板块，根据自己的学习计划选择课程，生成自己的个人课程表。这一板块充分反映了学分制下教学管理的特色――差异性和自主性。
3、学生成绩。由教务处设置参数和成绩录入时间、要求等，按课程由任课教师设置课程成绩构成，录入学生成绩，生成学生的成绩表。
4、毕业处理。设置毕业规定，对毕业生进行审核，生成毕业生名册、获得学位学生名册、获得双学位学生名册。
（二）教师操作平台。
教师是课程教学的主要责任人，其水平的高低直接影响到教学质量的高低。利用该平台，教师可以随时了解学校的教学、科研动态，看到学生的教学评价和建议。同时，及时在讲授课程考试结束后录入考试成绩，供学生查询。
（三）学生操作平台。
学生操作平台主要体现学生自我设计、自我选择的原则，目的在于给予学生更多自主学习的权利，为学生的能力发展提供个性化发展的空间。
该平台的作用如下。
1、选择功能。学生可运用该平台自主选择课程，包括修读课程的选择、课程考试时间的选择、课程的重修免修，申请各种奖励等。
2、查询功能。利用该平台，学生可以随时查询自己的基本信息、学业目标、应修课程与学分、课程安排、考试成绩、奖惩信息等。
3、参与沟通功能。利用该平台学生可以随时提出反馈意见，并对教学进行评价
综合信息管理系统的应用，实现了信息的动态化管理，达到了以下效果：1、解决了学分制下学生自主选课带来的课程设置、课表、考试、重修等个性化的难题；2、实现了学籍档案管理由“相对封闭”向“开放与共享”的转变；3、提高了学籍档案管理的规范性和标准化。
因为学籍档案管理的特殊性和重要性，在档案信息化管理的同时，还要注重关键材料的实体保管，如学生学籍卡、学业成绩、各种实践设计、毕业生证书和学位证书的记录等，在保存电子档案的同时，还需要纸质档案并存，保证重点材料的客观性与真实性。尽管这种“双套归档”的方式引起各种争议，但是鉴于学籍档案管理的特殊性和重要性，笔者认为它还是一种行之有效的方法。
参考文献：
[1]崔丽君，董建维、学分制与高校学籍管理制度改革[J]、理论界，2006（10）：111-112、
[2]刘畅、学分制背景下高校学生管理理念的创新[J]、中国成人教育，2013（13）：44-46、
[3]曾宪年、对我国高校实行学分制的思考[J]、湖南师范大学教育科学学报，2006（3）：52-54、
【关键词】高校；学籍档案管理
高校学籍档案是指学生在校学习期间成绩、思想表现、评价等一系列真实记录，档案通常由学校教务处或者学生处保管，学生毕业后由所在单位人事部门或者人才交流中心保管。内容主要包括学生报名注册登记表、个人基本情况表、学习的课程、考试成绩以及学籍异动情况记录等。学籍档案会作为各级教育行政主管部门以及学校检查、审核毕业资格的重要依据。俗语说得好：自己的历史自己写！正是学籍档案最真实的写照。对于做好高校学生学籍档案管理工作，我主要有以下几个方面体会：
一、健全学籍档案管理制度
战国·邹·孟轲《孟子·离娄上》：“离娄之明，公输子之巧，不以规矩，不成方圆。“没有规矩不能成方圆”是句俗语，常强调做任何事都要有一定的规矩、规则、做法、否则无法成功。但普遍高校各系院都没有完整的建立学籍档案管理制度，有的是制定的标准有所不同，缺乏专业的学籍档案的管理标准和规范。这就导致人员以及部门之间在收集整理数据时相互推诿，特别是出现问题时，更是相互指责。因此健全学籍档案管理制度、划分责权就显得非常重要。
二、必要的专业档案管理岗前培训
高校的学籍档案管理人员大多数人员都身兼数职，普遍缺乏档案管理的专业知识，管理水平较低，仅靠自身的实践学习难以迅速达到目前学籍档案管理标准，对上岗之前管理人员进行专业的扎实的培训是非常有必要的，如今计算机被广泛应用到学籍管理中，计算机新技术掌握就显得非常重要。因此对学籍档案管理人员进行专业的培训是非常有必要的。
三、管理工作人员应提高对学籍档案管理的认识
学籍档案管理工作人员应该高度重视这项档案管理工作，必须要及时学习新的档案管理知识更新档案管理的新观念，提倡改革学籍档案管理模式，在新形势下充分重视计算机技术在档案管理中的应用，主动增强各部门之间的沟通合作。此外，领导也应对学籍档案保存形成规范性的意识，有效的管理机制、人员培养及激励机制等相关体系，激发学籍档案管理人员工作积极性。还应利用各种渠道以及各种途径大力宣传高校学籍档案工作的重要性，广泛提高高校学籍档案的意识。
四、及时做好学籍档案管理人员流动时的档案交接工作
随着岗位聘任或者自身的发展，档案管理工作者也会出现人员流动，并且人员流动情况比较复杂。如果没有及时做好档案管理的交接工作，这样就很容易导致学籍档案出现偏差或者信息不完整、不准确，有的甚至导致档案信息丢失。所以及时做好学籍档案管理人员流动时的档案交接工作显得尤为重要。要想做好这项工作，必须要有领导牵头做好档案交接工作，工作人员写好交接清单，交接人、接收人以及监收人当场清点数量，核对清楚后交接人、接收人以及监收人应在交接清单上签字，交接清单一式两份双方各执一份。这样及时的做好学籍档案的交接工作，就能确保不因人员岗位的流动变化而影响学生的学籍档案丢失缺档。
五、遵循学籍档案的真实性、精准性以及完整性
学生的学籍档案的形成需要一个漫长的过程。内容必须真实，不能造假。例如：学生的成绩单，成绩就绝对不能随意去更改，确实因为某种原因造化成绩错误而需要修改成绩的，一定要履行成绩变更手续，要让出现错误成绩的科任老师在成绩变更表中说明出错的原因并且附带上原始的成绩册证明成绩的真实性，并且签上他的名字。管理工作者绝对不能私自更改学籍档案里面的任何东西。真实性是第一要素。
精准性，管理学籍需要准确，更深层次的来说需要的是精准，不能出一点错，所谓差之毫厘谬以千里！例如新生的报到注册工作、根据教育部出台的文件，要求各高校必须严格按照国家招生规定对录取的新生进行学籍电子注册，即当年录取结束后，教育部在网上公布各大高校经省招办录取的新生名单，高校组织新生上网核对名单，网上有的学生进行注册取得学籍，网上没有的要及时与学生来源省级招办复核更正。这就需要学籍档案管理的工作人员核对清楚学生人数，必须做到精准无误，否则待学生毕业后数据错误将会直接导致学生发不了毕业证书。由此给学生以及学校带来一系列不良的后果。
完整性，高校学生的学籍档案主要包括下面几个内容：学生报名注册登记表、注册学习专业、学习的课程、考试的成绩记录表以及学籍异动的情况等。学籍档案作为学校以及各部门查询、检查、以及学生毕业资格审核的标准。毕业生毕业后，在其学籍档案内放入毕业生的报到证，师范的学生取得教师资格证的放入审批成功后的教师资格申请表。毕业生进入单位后学籍档案转变为人事档案。因此学生的学籍档案管理必须要完成，每一个学生一袋，必须完整。
随着社会的进步，高校学籍档案管理工作在社会中的地位显得越来越重要，高校的学籍档案管理工作是一项涉及学生切身利益的工作，学生的就业、提干、学历的认证等都离不开学籍档案。对于管理档案的工作人员来说合理的运用现代管理技术、遵循档案管理的规律，健全高校学籍档案管理制度，管理人员拥有更专业的档案管理知识。真实、准确、完整的收集整理好学生的学籍档案资料才能使学籍档案管理工作适应学校教学发展以及社会发展的需要。
参考文献
[1] 唐伟元、学籍、学历电子注册与高校学籍档案管理[J]、宿州学院学报，2008（02）、
[2] 梅琼，陈明、学习实践科学发展观 促进高校学籍管理工作科学发展[J]、西北医学教育， 2011年02期、
[3] 罗辉，李晓、高校学籍管理问题及应对研究[J]、教育艺术，2010（09）、
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