事业单位档案规范化管理(精选8篇)

事业单位档案规范化管理篇1

一、强化文书档案管理的宣传力度

事业单位的文书档案管理过程中，要实现规范化的管理效果，就需要提高对文书档案管理的认识，强化文书档案管理的宣传力度，积极推广规范化管理理念，使得事业单位的内部管理以及工作人员能够对档案管理工作有更加客观、准确的认识。事业单位的管理者要提高对档案管理的重视程度，将其纳入到事业单位的日常管理工作中，及时发现文书档案管理工作中的不足，完善档案管理的软环境以及硬环境，使得文书档案管理更加规范、科学。事业单位的管理者要做好部门间的协调组织工作，各部门要共同努力，解决文书档案规范化管理中的不足。

二、完善文书档案管理的制度建设

要使得事业单位文书档案管理取得好的效果，就需要有完善的管理制度作保障。要提高对事业单位管理者对文书档案规范化管理的认识，明确事业单位工作人员的职责，保证每一个人的责任都能够落到实处，充分发挥人的价值，使文书档案管理能够为事业单位的发展提供支持。完善文书档案管理制度，提高工作人员的工作积极性，给予优秀员工一定的激励，将物质与精神激励将结合，使员工更加主动的参与到工作中。对于工作不积极、不认真的员工，要进行批评教育，使员工能够端正工作态度，更好的投入到工作中。

三、利用信息化手段实现文书档案的规范化管理

要使文书档案实现规范化管理，还需要依靠信息化的手段，事业单位的档案管理人员要使用计算机、扫描仪等信息化手段对文书档案进行管理，提高工作效率，保证文书档案管理更加有效、直观，能够在一定程度上减轻档案管理人员的工作任务和压力，提高文书档案管理的水平和质量，更好地为事业单位发展服务。

四、强化文书档案管理人员的培训

为了提高事业单位文书档案规范化管理的效果，要对档案管理人员进行教育培训，提高其专业素质和素养，保证事业单位文书档案管理更加顺利、有效。选择事业单位文书档案管理人才时，需要考虑管理人才的专业性，具有较强的专业知识能力，并且有责任意识，能够积极主动地投入到文书档案管理工作中。事业单位要对文书档案管理人员进行教育培训，使其掌握文书档案管理的专业知识，强化其专业技能，全面提高档案管理人员的素质能力，使档案管理人员的作用得到充分的发挥。此外还需要提高档案管理人员的职业道德水平，在工作中能够认真负责，及时发现文书档案管理中的问题，采取有效措施进行处理和解决，更好地对事业单位文书档案进行规范化管理，为事业单位的发展与进步奠定坚实的基础。

五、结束语

在事业单位的档案管理过程中，文书档案管理是极为重要的内容，文书档案管理是综合性比较强的工作，要做好文书档案管理工作需要长期进行。当前社会不断发展，时代进步，档案管理工作也需要与时展相适应，明确文书档案管理的标准，完善文书档案管理的制度，使得事业单位文书档案的管理更加规范。对文书档案进行规范化的保管、借阅以及统计，由专门的人才对文书档案进行管理，进而满足事业单位各项工作的发展与进步。

作者:于月 单位:山东省滨州市保密技术检查中心

参考文献:

[1]陈美珍、基于新形势下事业单位文书档案管理工作研究[J]、城建档案,2015(04):66-68、

[2]周丽丽、如何做好新形势下事业单位文书档案管理工作[J]、经营管理者,2015(36):333、

[3]王明,席彪,胡炜,吕秀英,王聪慧、新时期政府机关档案管理工作实践思考[J]、兰台世界,2015(03):25-26、

事业单位档案规范化管理篇2

关键词：项目档案　事前介入　事中控制　事后验收

中图分类号：F270　文献标识码：A　文章编号：1007-3973(2011)006-144-02

随着经济的发展，企业在工程项目从立项、设计、施工到最后验收过程中，必然形成大量的工程项目档案材料。2006年6月14日，国家档案局，国家发改委下发了《重大建设项目验收办法》，从项目档案的形成到验收提出规范操作流程。对于企业来讲，保证工程项目档案的管理质量，是保证今后企业长期发展的重要技术性和管理性措施，为此，建立企业工程项目档案质量管理体系势在必行。

1　建立工程项目档案管理体系的重要性

长期以来，虽然档案部门要求对工程技术档案实行制度化、规范化管理，但由于有些企业的个别领导和工程技术人员档案质量管理意识淡薄、工程项目档案建立的各种规章制度不够完善、档案业务人员专业水平不够规范，从而使工程项目档案的管理一直不够规范和细致，并由此造成工程项目档案收集不够齐全，管理不够规范，保管不够完善，缺乏长效性、规范性和实用性，给企业的发展带来了不少麻烦。为此，只有建立程序明晰、制度完备的管理体系，使工程项目档案的管理由“人治”向“法治”的轨道过渡，才能确保工程项目档案管理的质量。

2　工程项目档案管理体系的构成

工程项目的实施过程时间跨度一般较长，参与的单位也较多。因此，对工程项目档案的管理必须实施事前介入，事中控制，事后验收的全过程管理体系，并应由档案管理部门、专业主管部门及项目建设、设计、施工和管理部门共同参与实施。

2、1　提前介入机制

对工程项目档案的管理必须在工程立项时就提前介入，并对今后项目实施过程中的档案工作计划和方案，以及可能出现的问题作提前准备，防止“亡羊补牢”。

(1)建立健全组织和制度。作为建设单位，必须将档案工作作为整个工程项目建设的一个组成部分列入议事日程，并开展档案材料的收集，同时应根据工程项目的特点，明确档案工作的管理体制、归档范围、质量和进度要求，组织和经费保障等。健全工程档案管理制度，制定工程项目峻工资料的编制和移交办法、档案分类编号方案、文件材料的归档范围和保管期限表等规范性文件。

(2)工程招标内容应包括文件材料形成、归档等管理要求、峻工文件材料的编制水平应做为选择施工、监理单位的依据之一。在进行勘测、设计、施工、管理以及设备采购时，也应有工程项目档案移交的明确要求。

(3)加强对建设单位、施工单位、监理单位的工程文件管理人员的培训、教育、监督。

建设单位、施工单位、监理单位方面的档案工作人员要落实到位，明确责任。建设单位档案员一般负责收集工程前期资料、工程管理资料，并对施工单位、监理单位的档案工作进行指导和监督；施工单位、监理单位，负责本单位工作范围内档案工作；建设单位应在施工合同和管理合同中对工程项目档案的管理作出明确规定，并辅之以经济手段加以保障。管理单位应负责监督施工档案的管理情况，审查竣工档案的质量。

2、2　事中控制机制

在工程项目的建设过程中，应将档案工作与工程实体的建设同等重视。

(1)开工时应明确各参建单位档案员，建立档案管理网络。印发有关工作标准，召开专项会议，举办业务培训，提高全员档案意识，统一档案管理标准，规范档案员业务素质，明确施工、监理等单位工作职责。

(2)档案工作应贯彻建设过程始终。建设单位在检查工程进度、质量时，应同步检查档案工作情况，对已产生的档案资料的形成、管理进行监管，对现场的资料管理人员进行业务指导。在进行单项工程验收时，应验收归档文件材料的完整度和整理质量。最好利用现代化手段，通过网络化的项目管理系统或档案管理系统监控施工单位、监理单位档案的形成与管理情况，还应将档案工作与经济责任结合起来，在工程计量支付时，考核施工原始记录和质量评定资料的形成与管理情况，对于未能按要求完成竣工文件编制和整理工作的，扣发其工程质量保证金。

施工单位现场资料管理人员应严格规范各种施工记录的填写，并经有关责任人确认。有关责任人在确认时应仔细核对记录的真实性、准确性、规范性，无误后方可签字。

(3)监理单位须将档案工作纳入监理工作范围。监理单位应对在施工过程中出现的施工文件资料不完整、不准确、不规范的情况及时指出。改进后，方可进入下一阶段施工。在进行单位、分部、分项工程质量评定时，同时评定文件资料的形成质量和完整程度。监理单位作为项目建设全过程的控制者，必须明确其对档案工作的监督职责，这是建立工程项目档案工作质量管理体系的关键。

(4)重视视听档案的收集和归档。随着社会的进步，各种新技术手段的应用，势必带来档案载体的变化。因此在施工阶段，各单位的资料管理人员一定要重视录音、录像、照片、光盘、磁盘等特殊载体的视听档案的收集，因为它们更简单、直观，记录更真实、迅速，具有较强的客观性、透明性和不可替代性。

2、3　竣工档案的编制与验收

工程完工时，建设单位、施工单位、设计单位一定要编制好竣工档案。如果设计单位不再出具竣工图，有关人员要依据实际施工情况对施工图加以修改、并加盖工图章。此时，各种工程资料已全部形成，档案管理部门和人员要依据国家有关规定，对工程资料进行归档审核。审核的内容通常包括：

(1)审核文件、资料的有效性。文件、资料必须是原件，这是由档案的凭证性决定的；同时要看文件上签名、盖章是否完整有效。这是工程文件合法性、有效性的标志。同时审核视听档案是否能有效使用。并标明存储格式。

(2)审核文件资料的形式与内容。资料用纸、用墨必须规范。纸张过脆、过薄、酸度过大，或用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水、复写纸等字迹不耐久工具书写，或用不合格金属器装订，都不利于档案的保存。不能出现随意涂改的现象。各项内容填写完整，并能够反映工程项目施工过程的详细情况。工程项目建设的承建单位须根据国家标准要求，使用统一的资料格式和标准图纸格式，实现资料标准化、规范化。

(3)审核竣工图与实际的一致性。竣工图是今后工程的管理、使用、维护、维修、扩建等的重要依据，必须与实际竣工后的工程相符。要审核签字、盖章手续是否完备，是否规范。必要时需有工程技术人员参与。

审核完毕后，最好将平时同步归档的项目档案系统汇总，全面审核一遍，发现问题，及时调整。最后由档案行政管理部门和专业主管部门组织档案专项验收，并将验收中出现的问题和专业主管部门组织档案专项验收，并将验收中出现的问题，进一步整改，完善档案的质量，确保顺利移交。

事业单位档案规范化管理篇3

一、提升公文处理现代化手段，提高档案管理水平

国家档案局于2017年颁布了DA/T31—2017《纸质档案数字化规范》，对纸质档案的有效保护和利用做出了详细规范，使档案工作正式步入系统的信息化管理。使用新型档案管理技术，通过建设信息化档案平台，梳理档案管理流程，规范档案管理系统的完整性和统一性、合理划分档案的门类，确保目录著录的准确性，将使档案管理工作更加优化。例如机关事业单位中“OA”“钉钉”等无纸化办公系统的使用越来越普遍，通过权限的分配、分级与控制，就可以优化办公流程和公文处理效率，明确各方职责。有利于各方对工作的监督与审核，加快了公文流转和规范归档的速度。档案工作作为对事业单位决策、发展历史的最完整记录，涵盖了党建、事业发展、民主决策、制度建设、职能履行、保障服务等领域有重要价值的信息的存储和利用，是事业单位管理的重要基础性工作。随着“互联网+”时代来临，档案资源的充分利用变得越来越重要、越来越频繁，信息化的档案在档案总量中所占的比重也越来越高。档案信息化水平的提升，有利于进一步提高档案工作制度化、规范化、科学化水平，使档案的整理、著录标引、数据的输入和分类、保存和利用、备份和销毁进入现代化模式，系统地提升事业单位档案整体管理水平。

二、加大投入强化基础，改善信息处理能力

随着信息技术的发展，档案信息化建设有待进一步细化和完善。尤其需要与事业单位应用的办公系统新技术、新应用对接，充分挖掘出档案信息资源的潜力，实现文件、档案一体化管理模式。因此事业单位管理层必须加大对档案管理信息平台的重视程度，要时刻关注档案管理的发展趋势与新型档案管理技术，并为电子档案管理发展提供有利条件，制定专业的长远规划，尽量避免短期行为，拿出专项资金和资源，加大对质量过硬的信息化设备，例如扫描仪、电脑、档案管理系统、大容量加密储存设备等适合于档案开发和利用的硬件和信息安全的资金投入，另外还需要拓展配套的存储、检索、展示的场所，来建设高效、合理、科学的档案信息化平台。以符合定位的数据库作为基础，发挥高效整合作用，结合单位实际，建立和执行严格、规范的质量管理体系，为提高档案使用效益提供保障。把档案人员从繁杂的档案处理工作解放出来，有充分的精力和时间，变被动为主动，深入发掘各部门产生的有价值的档案资源，随时归档存储，便于相关工作的快速查询与获取，提高档案利用水平。

三、确立严格的标准规范，保障各项工作的运转执行

（一）建设合理流畅，安全便捷的一体化系统平台

是档案信息化的“软要求”依托长远规划，探索实体、非实体档案归档和管理的一体化可行模式，完善档案系统信息化水平。档案管理的信息化是以数字档案室为核心的系统工程，它包括档案的整理、著录标引、数据输入和分类等基础工作，2016年国家档案局颁布《电子文件归档与电子档案管理规范》对电子文件归档范围、收集与整理、归档方式和格式等方面进行了规定，解决了电子文件管理和纸质档案数字化标准等基本问题，为事业单位档案的办理、归档、保管、利用等一系列流程完成档案数据化的规范管理，提供了政策保障。通过质量控制对档案逐卷、逐件检查勘误，保证信息准确、规范、格式统一，内容完整，保证档案存储与检索的正确率。充分调查研究，合理规划，建立以符合事业单位工作性质为原则的数据库和高度兼容、高度整合的操作管理系统，达到自动化归类储存能力，促进档案管理自动化的实现。

（二）事业单位档案信息化管理的规范和制度是档案管理工作的“硬指标”

根据《档案法》等法律法规和有关档案管理规定，从档案的收集归档、保管利用、鉴定收录等方面入手，进一步制定与完善档案管理制度，为事业单位开展档案信息化建设提供制度保障。落实各级工作人员的职责，规范优化工作程序，订立本单位文件材料归档范围和档案保管期限制度，以及其他的开发、销毁、移交的程序流程和检索、查阅、保存的权限规范等，提高每一个工作环节的严谨性，有效提升档案信息化管理工作成效。档案管理人员从职权范围出发，对档案进行务实管理，并承担自己的职业行为责任；在日常管理操作中严格把握档案的保密与利用之间的关系，不讲人际情面、遵循规章办事、做好数据加密，细致确定档案的开放范围和时限，做好身份权限分级认证的权限管理。

四、在档案信息化建设中增强安全意识

事业单位档案规范化管理篇4

【关键词】事业单位；档案管理；电子档案

引言

档案作为事业单位的基础工作之一，对于单位未来的建设发展有着不可取代的作用，档案管理的主要职能就是整理和规范档案资料，并且做好这些档案的管理，为单位制定下一步工作计划提供支持和参考。在社会信息化的背景下，电子档案也逐渐开始普及，在引入电子档案之后，单位的档案管理效率得到了明显提升，并为事业单位各项工作的开展奠定了良好基础。

一、事业单位档案管理中电子档案管理存在的问题

虽然目前大部分的事业单位都认识到了档案管理信息化的重要性，也开始普及电子档案，但是由于电子档案在我国发展时间很短，因此电子档案管理中依旧存在很多问题，下面针对这写问题进行具体分析：

1、电子档案安全问题。

电子档案主要借助计算机信息技术，利用计算机设备实现档案信息的搜集、传输以及归档，与传统纸质档案相比，电子档案在信息获取、整理以及保存等方面效率都更高。但是在安全性方面，电子档案却存在很多隐患，电子档案在发送、接收过程中，很容易遭受到外部因素的影响，一旦病毒入侵，档案信息就有可能被窃取和篡改，进而造成十分严重的损失。

2、档案管理人员素质不高。

电子档案对事业单位档案管理者的要求更高，管理人员在具备了良好的专业素质之后，还需要具备较高的职业道德素质，能够自我约束，并且对计算机信息技术操作技巧和流程十分熟悉，这样才能够充分发挥出计算机信息网络的优势，从目前事业单位的档案管理情况来看，档案管理的工作量过大，内容繁杂，档案管理人员本身素质不高，无法将全部精力都投入到电子档案工作的研究上，另外，流动性是人力资源的显著特征，由于岗位人员流动比较严重，频繁的更换人手，也在很大程度上影响了电子档案管理工作的落实和发展。

3、电子档案管理不规范。

从目前事业单位的电子档案管理的情况来看，电子档案管理的不规范性比较普遍。档案管理人员对纸质档案比较重视，并且长久以来单位档案管理人员已经习惯了纸质载体，在引入电子档案之后，很难在短时间内彻底转变工作思路，也没有充分认识到U盘以及光盘、移动硬盘等电子档案载体的重要性与使用方法，这些载体与纸质载体相比，具有一定的不稳定性，但是目前管理人员没有进行规范性的管理，电子档案备份也没有及时进行，电子档案防范措施有些不规范，导致电子档案管理中存在很多漏洞。

二、事业单位档案管理中的电子档案管理

在分析了事业单位电子档案管理中存在问题之后，单位领导就必须要认识到强化电子档案管理力度的重要性，下面针对电子档案管理的措施进行分析：

1、保证电子档案在利用中的安全。

事业单位在进行电子档案管理的过程中，最重要的就是要确保电子档案的安全性，事业单位内部领导要强化档案管理工作人员的安全管理意识，由于计算机网络本身存在很多不稳定因素和不安全因素，因此必须要全面做好硬件、断电以及病毒入侵等方面的防御，并且电子档案管理者要全面掌握这些防范措施，减少这些不安全因素对电子档案安全管理的威胁。另外，档案立卷人员在档案存档过程中，必选秉持安全性原则，档案管理部门的办公设备与软件要及时更新、完善、升级，定期对电脑硬件进行检测和维修，做好计算机系统为安全防护工作，最大限度的提升电子安全管理的安全性。

2、完善相关法律法规。

法律法规的完善与健全是电子档案管理能够稳定运行的关键，也是人们行为与思想得以约束的保障。针对事业单位电子档案管理的情况来看，健全电子档案管理的相关法律法规是非常必要的。只有这样才能够加快电子档案管理的规范化与科学化的速度。具体来说，电子档案管理制度要从文件的制作、审核以及搜集等环节进行详细规定，同时每个单位根据自身的特点进行完善和补充，最终达到提升本单位电子档案质量与效率的目的，使电子档案管理有法可依，有章可循。

3、提升档案管理人员的综合素质。

在强化事业单位电子档案管理的过程中，必须要强化档案管理者的信息化管理理念，要帮助这些工作人员彻底掌握操作的规范与技巧，首先单位应该制定人才培训制度，定期开展人才培训活动，及时更新财务管理者的知识体系，强化其职业技能，另外，加大网络信息技术的宣传与普及力度，实现各种信息数据的分类与整合，这样才能够充分发挥出电子信息档案的优势，真正提升单位的档案管理效力。

4、完善电子档案管理的软、硬件设施。

既然是电子档案，那么必然需要借助各种计算机软件和硬件设备来实现，在这个基础上，单位必须要配置成熟的技术以及性能稳定的软件系统，不能使用盗版软件以及未知软件，单位要定期对计算机内网进行查毒，定期进行防火墙升级和杀毒软件升级。

结束语

我国事业单位在落实电子档案管理的过程中，必须要积极借助先进的管理技术与理念，同时以国家整体市场经济的发展趋势为背景，确保电子档案的安全性与完善性，单位应该积极培养新型档案管理人才，建立完善的档案管理制度与规则，这样才能够更加符合当前国家档案电子化建设的要求。

参考文献：

[1]刘晓焱、水库电子档案管理初探[J]、中小企业管理与科技(上旬刊),2015(12)、

[2]王思南、民政社会救助中心电子档案管理存在的问题及优化措施[J]、办公室业务,2015(24)、

[3]刘妍、论如何加强电子档案的管理与利用[J]、办公室业务,2015(24)、

事业单位档案规范化管理篇5

关键词：机关事业单位；档案管理；规范化标准化

新时期机关事业单位内部工作体制与现行管理模式基于社会经济发展的影响，而不断的改进完善。档案管理问题已经成为了当前机关事业单位管理工作中亟待解决的问题。档案管理制度欠缺、管理队伍素质偏低、过多积压陈旧的历史档案以及档案管理技术落后、档案室环境较差等都是影响档案管理质量的主要存在因素。为此在实际管理中采取积极有效的手段，将档案管理专业水平及工作效率进行不断提升，促使机关事业单位档案管理工作得以安全、稳定的运行。

1 当前机关事业单位档案管理工作现状

1、1 科学规范的档案管理及利用制度较为缺失

新时期机关事业单位若想高效的开展档案管理工作，需要充分借助科学化的规章制度以及完善的工作管理流程来进行。目前，各个部门自行处理内部事宜是大部分机关事业单位档案管理工作主要现状，各个部门依照实际所需资料自行进行查阅与相应管理，致使档案管理非但没有被充分的集中起来，还在各个科室中分散开来，实际管理中缺乏可以直接利用的高效制度作为主要实施依据。另外，信袋式管理模式依据在存在于部分机关事业单位档案管理阶段中，实际采集、提取及有效利用信息的效率并不高，这也严重阻碍了档案管理工作不能科学、规范的开展。

1、2 硬件设施在实际档案管理中还不齐全

当前影响机关事业单位档案管理工作流程顺利开展的主要因素之一便是管理经费投入力度不够导致的。部门事业单位没有及时的更新与经费投入对于之前构建的档案管理库房与管理系统，长期下去严重导致新时期档案更新与各项管理工作远远超过现有档案硬件设施运行水平。部分机关事业单位所建立的档案室内部环境较差，且基础设施相对不完善，如铁质结构的档案柜在长期使用用出现老化、生锈现象，没有较好的通风性，档案室管理中因缺少健全的防霉、防虫等安全管理措施，使得档案管理工作质量一直无法提升上去。

2 新时期机关事业单位档案管理工作规范化、标准化的实施策略

2、1 构建完善的档案管理体系，将档案管理职责进行明确

一套健全的档案管理体系需立足于本单位档案管理发展现状上来进行积极构建，将各个管理岗位人员自身的职责M行明确划分，所开展的各项档案管理工作必须严格的依照建立的制度体系进行，这样可以确保在实际的档案管理中，违法乱纪行为有效降低；严格遵循统一管理、管理分级化的原则来做好实际的机关事业单位档案管理工作，分级管理档案管理内部现存的各类信息，在具体实施分级管理中要依照规章制度进行，这样有助于档案管理的规范化与标准化。在机关事业单位日常管理工作中，需将档案管理划定为一项重要的管理工作内容，依据实际情况将档案管理日常工作计划详细的制定出来，并将规范管理小组在档案管理内部积极成立起来，这样在专业化的小组团队中依照所制定出的管理计划来按部就班的针对档案管理的各项事宜进行详细管理，促使档案管理工作更加的规范标准。

2、2 加强档案管理方式的改革升级

新形势下我国各地机关事业单位在档案管理当中，都会因检查各项数据信息以及不定期开展的治理、检查程序导致工作量增加，工作压力急剧上升，这样所采用的陈旧管理方式不能从根本上提升管理效率，还会致使管理人员的工作热情丧失。例如：针对机关事业单位就要其生产方式及各项管理工作内容的整改大检查中，会调取档案资料，为了提升工作效率，可以运用现代化的档案管理方式，将重要的档案信息内容都录入到电脑中，构建完善的档案共享平台，在档案管理信息系统中，实现对档案分门别类的加以管理，当需要时可以及时的对以往数据信息进行查找及调取，并且可以促使监管质量所有提升。与此同时，为了增强档案信息的搜索效率，将档案信息记录的更加全面且完善，需积极借助计算机、互联网等新型设备软件工具，将档案信息赋予图像、文字及影音等效果，便于档案管理人员进行及时查找，促使档案信息内容更加的丰富、生动，由此可以改进以往管理形式及方式，使单一的管理模式变得更具多样化，提升了管理质量。另外要定期的对各式各样的档案材料展开维护工作。基于目前各机关事业单位都开展信息化档案管理，构建了档案管理信息系统，为此需采取数字化扫描、病毒查杀及在线病毒检测的方式进行统一维护管理，做好重要档案文件的备份工作，并予以妥善保存，这样既确保档案信息管理的安全性，由此节省了大量维护管理时间，促使档案管理工作更为标准化、效率性。

2、3 档案案卷全面的实施精细化普查

当前的档案管理工作中，经常会涉及到一些陈旧、没有使用价值的档案，一些早先纸质的档案制作较为粗糙，这样在实际管理中既占用了管理人员大量的处理时间，同时也占据了一定的档案管理资源。基于此，新时期档案管理工作中，可将有价值的档案内容进行保存，清理出一些无用的档案，若是机关事业单位已经构建了信息化管理平台，可直接在网上查出存放年限较长，且没有使用价值的档案直接删除，若没有及时备案，还存有纸质档案，则需分门别类的对档案进行清查，将没有任何存储价值的档案资料予以销毁，随后再对档案管理信息系统进行完善补充。

2、4 档案管理队伍构建

大部分机关事业单位档案管理人员更多都是从其他岗位下来直接上岗的，因此其自身对于档案管理专业知识还十分欠缺，影响到档案管理工作质量。为此新时期档案管理人才队伍构建中，不光要求在岗人员档案管理专业知识掌握牢固，自身的服务精神及档案管理能力也要有所提升。所外聘的档案管理人员要善于迎接新问题、新挑战，勇于摒弃传统管理思想，在实际管理中要同社会发展形式相看齐，管理理念要与时俱进，针对档案业务管理需不断的创新完善，要有质的突破；机关事业单位要定期对在职的档案管理人员进行业务及专业知识的培训，结合单位经济实力及档案管理现状，聘请社会上一些档案管理专家就目前存在的档案管理现状进行有效讲解。根据市场化档案管理模式，将引进来、走出去的新型管理方式积极应用到现行档案管理模式中，促使档案管理人员可以对工作流程尽快的掌握，熟练的操作各项档案业务管理；在档案收集和管理工作中，要切实的遵循完整、统一、效率原则，对于各项归档档案内容加紧完善；档案管理人员知识再教育培训模式要所有增强，在培训过程中促使其自身的档案专业知识及应用技术水平得以不断提升，全面了解档案管理工作中的内容、数量、资料价值以及各种类别等专业知识，促使机关事业单位日后的档案管理工作效率得以全面提升。

3 结束语

总之，当前机关事业单位内部管理中，档案管理作为重要的组成部分，其实际管理质量及效率直接影响到机关事业单位管理内部管理运行的实质效果。这就需要单位相关领导者依据档案管理现状，将健全的档案管理模式予以积极构建，针对现行档案管理过程中存在的问题，采取及时有效的解决策略，将档案管理队伍进行有效整改，由此来不断地推动机关事业单位档案管理工作得以按照规范化、标准化的方向发展。

参考文献

[1]魏淑芹、如何推进机关事业单位档案管理工作规范化标准化[J]、建筑工程技术与设计，2016（22）、

事业单位档案规范化管理篇6

一、我国当前事业单位文书档案管理工作的开展现状

（一）文书档案未实现集中管理。当前事业单位文书档案管理中存在的首要问题就是没有实现档案的集中管理，相应的档案由对口部门集中处理，各部门之间的联系不畅，档案管理效率底下。以某地事业单位的档案管理工作为例，该事业单位共有13个下属事业单位，每个事业单位都有一个档案室，分管医疗档案、养老保险档案、大学生档案、劳动监督档案等，由于我国人口基数非常庞大，所涉及到的工作量和工作范围都极为庞杂，如就业档案管理处掌管着全市7万份事业档案，其他的就业档案更是数不胜数，因此工作量非常庞大，需要更多更加专业的人才从事该工作。另外，各部门之间没有建立统一的共享机制，且各部门之间由于职能、对象等不同，相互之间的交流互动不强，工作效率也无法令人满意。

（二）库房分散、档案存储成本过高。上面已经提到，我国人口基数较大，相应的各类文书档案数量也十分庞大，这就需要更多的库房档案进行存放。纵观我国各地事业单位档案存储现状，所有的档案被分散存储在几个不同的仓库中，且由于档案的材质对存储环境有较为严苛的要求，各个存储仓库都安装有空调、电脑、空气干燥机以及其他必备的办公用品，造成了资源浪费，也使得存储成本持续居高不下。另外，由于一些事业单位的建筑面积有限，没有充足的库房用于存储档案，只能向外界租赁，无疑又增加了存储成本。还有，一些档案管理人员工作中存在粗心大意的毛病，没有严格按照管理制度进行档案的分类管理工作，往往会造成一些关键档案的损坏、遗失等，且档案的安全状况比较堪忧。

（三）文书档案管理人员不足、人才素质不强。事业单位文书档案管理工作的复杂性和专业性决定了从事档案管理人员必须具备较好的专业素质和档案管理技术，也对其组织能力、协调能力和综合实践能力提出了更高的要求。反观我国各地区的事业单位档案管理工作，由于主要工作人员有限且他们还要应对其他各种日常琐碎事务，没有充足的精力投入档案管理工作，很多需要在一定时间内完成的工作中都需要突击完成，难免会忙中出错，甚至会给民众带来切身的利益伤害。一些工作人员的专业素质不强，很多需要分类归档、存储并建立统一的档案目录的档案没有落到实处，工作中效率无法令民众满意。

（四）文案档案管理模式落后。目前很多事业单位的文案管理模式中存在一定的问题，这就在根本上限制了文案管理工作的进一步发展。当前计算机技术与数字档案管理技术已经应用到了社会的各个领域，但是事业单位文书档案管理工作还没有真正实现数字化和自动化，档案管理质量不能满足社会经济技术的发展要求，也进一步影响了服务质量。即使实现了文书档案管理中引进数字技术和计算机技术的事业单位，其在实际管理中也存在诸多不合理之处，没有根据本部门的工作性质和文书档案管理的特点开发个性化的软件挂管理系统，仍然沿用已经淘汰的技术和设备，甚至一些事业单位购置的计算机档案管理系统被闲置，仍然沿用传统的人工管理模式，使得文书档案管理具有一定的封闭性，长此以往必然不利于档案管理工作的长久发展。

二、提升事业单位文书档案管理水平的有效建议

（一）提起对文书档案管理工作的高度重视。大量的分析取证表明，造成事业单位文书档案管理工作效率和质量低下的一个根本原因就是相关领导者缺乏对该工作的高度重视。凡是成绩突出、进展顺利的工作无不与领导的重视与关心息息相关，文书档案管理工作也不例外。因此事业单位档案管理部门领导应该首先从自身角度出发，端正工作态度，摆正工作方法，充分认识到档案管理工作的重要性，摒弃传统的工作理念与工作态度，将完成档案管理工作与服务大众紧密联系起来，并要求下级工作人员努力完成本职工作，做到身先士卒。另外，还应该加强对档案管理工作的宣传力度，让全社会都认识到档案管理工作的重要性，同时积极向上级领导部门和财政部门申请，争取更多的政策和财务支持，切实解决好档案管理工作中人员匮乏、资金短缺、档案管理混乱、人员责任心不强的问题，争取早日建立一个综合性的、性能更加完备的、工作效率更高的大型综合档案室。

（二）落实基本政策。如果说领导重视是前提，那么落实基本政策就是核心与保障。首先，事业单位要从完善人员配置入手，编制部门要根据不同部门的工作性质与工作强度合理分配不同工作能力和数量的人员参与档案管理工作，明确分工，落实责任终身制度。其次，要努力实现公共资源的共享。事业?挝坏蛋缚葡率舻墓ぷ鞯ノ恢诙啵?若每个单位都配置同样的一套办公设备、档案用具及档案信息系统，必将造成档案管理资源的极大浪费。因此必须将这些资源进行统筹规划，建立完善的办公用品共享系统，合理配置办公设备、避免出现资源浪费的问题。最后，应该逐步实现档案管理系统的更新换代，增强档案管理的效率性、安全性以及系统性。事业单位要设置专项资金用于引进国内外先进的数字化管理系统，逐步淘汰旧有的以纸质档案为主的档案系统，建立更加完备的社会保障档案管理体系。

（三）逐步完善档案管理制度。一套科学、合理的文书档案管理制度是保障档案管理工作高效开展的关键。一方面，事业单位要针对当前文书档案管理工作中存在的主要问题进行系统的探究，针对其中不合理之处出台合理的整改措施，逐步弥补文书档案管理制度中的漏洞，从而在制度上规范文书档案管理工作的高效运行。另一方面，要大力加强工作人员的工作能力和综合素质，提升其专业能力，并定期对档案管理人员进行技能培训，提升其对于数字档案管理工作的认识和实际操作能力，并加强工作人员的保密意识，定期对档案管理人员的工作能力和业务表现进行评测，并逐步完善奖罚机制，促使文书档案管理走向规范化和正规化。

事业单位档案规范化管理篇7

1、档案移交不及时

已辞职、辞退、解除劳动合同等流动人员的人事档案，有些没有及时移交当地人才服务中心，有些没有人事权的单位擅自保管流动人员人事档案，造成部分流动人员人事档案丢失、材料不齐全、手续不完备等情况出现。

2、“弃档”现象较严重

一是人事档案作用逐步淡化，医院在聘用专业技术人员时往往只是面试即可。

二是人才流动日益频繁，有的人受利益的驱动，不顾组织是否同意，一走了之，新用人单位还可以在当地人事部门的帮助下为其重新建档。

三是人事费普遍过高，也是导致“弃档”的原因。

3、档案管理不规范

有的单位对档案的作用缺乏足够的认识，用人不规范，考核、档案工资晋升、评定机制不健全，不注意平时材料的形成，导致档案材料缺失，给出国政审、职称评定、出具人事档案相关证明和办理流动手续工作带来一定的困难。

4、人事缺少特色服务

目前大部分地方人事还处在单一服务阶段，在很多业务领域里还是空白，缺少个性化、专业化的服务，无法满足社会和个人的发展需要。

5、档案管理队伍建设有待加强

档案管理人员业务培训机制尚未健全，部分单位档案管理人员变化较大，对人事档案管理业务不熟悉，有待加大对档案管理人员的培训力度。

二如何加强医院流动人员人事档案管理

为了保证医院流动人员人事档案的真实性、严肃性，促进卫生事业单位人才合理流动时流动人员人事档案的完整性、真实性，应该加强对其的管理，认真做到以下几点。

1、加大宣传教育的力度，营造人事档案规范化管理氛围要加强领导，广泛宣传流动人员人事档案管理的政策规定，提高档案管理人员整体素质，建立档案管理人员业务培训机制，定期对档案管理人员进行业务培训，努力提高档案管理人员的业务知识和管理水平。

2、完善流动人员人事档案管理政策法规

一是对过去不合时宜，制约人事档案管理方面的政策加以完善，建立统一的法律法规，杜绝各地区各部门各自为政的现象，以适应我国经济社会的发展需要。

二是加强对企事业单位人事档案管理的力度，规范对人才中介机构的管理，不准民营和合资人才中介机构从事人事和人事档案管理以及人事调动业务，促进我国人才中介机构的健康发展。

3、创新人事服务形式

要不断丰富人事档案的内容，提高人事档案的使用价值，经常了解用人单位和人才对人事档案材料的新要求，树立人事档案利用的“受众”意识，变过去“守摊式”服务为“开发式”服务，重视研究人事档案用户的多方位需求，有针对性地提供个性化服务。健全管理人事档案的机构，要在条件具备的地方成立人才服务机构档案管理部门，认真做好人员配置、经费来源、安全保密等方面的工作，通过档案管理机构的规范化管理，促进流动人员人事档案管理朝着科学化、制度化和规范化方向发展。

4、明确职责，理顺关系

事业单位档案规范化管理篇8

关键词：企事业单位；办公室档案；规范管理；内容；发展方向；意义；

文章编号：1674-3520（2015）-05-00-01

办公室档案管理是单位稳定高效发展的重要保证。建立系统、科学、民主的管理制度对于企事业单位的发展极为重要。企事业单位办公室档案的规范化管理建设，就是按照规范化的质量和效率，强化系统思维意识以适应企事业单位标准化、规范化、科学化运行的需要、

一、规范办公室档案管理工作的主要内容

（一）规范办公室档案管理工作的前提-―制发公文。绝大多数的办公室档案的前身为公文演变，如何制定与公文，直接影响其质量的好坏，也决定着未来办公室档案及其管理工作规范式的质量问题。所以，制发公文是办公室档案工作规范化的根本性前提，必须处理好其标准，提升实际操作中的办公室档案质量，好为将来实行规范式的办公室档案工作奠定根基。一是要规范好公文用纸，严格遵照国家相关规定，选择质量上乘，规格尺寸统一的纸型。二是要确保公文字迹打印的清晰性，且易于长期保存。无论公文是打印或草拟，要确保有清晰明了的字迹，便于将来长期保存使用。三是要对公文制发的签发手续、审核权限、正文标题、主/抄送单位、落款及日期等进行严格的检查。四是文种的使用要合理，格式拟定标准，在行文中避免简称及不标准的字，有助于未来规范管理及运用信息化检索方式的实行。

（二）规范办公室档案管理工作的准则――立卷归档。公文相似、重复及无序的立卷组合给规范办公室档案工作造成困难，也对办公室档案价值使用的最大化及快捷检索、案卷整体性基础目标造成影响。文件的归档重点由本部门的文件构成，要运用立卷归档作为规范办公室档案工作的准则，延续我国对文书处理的实践准则，从而促进标准式的办公室档案工作甚至满足信息化的要求。在现实工作里；应严格按照国务院颁布的关于《销毁不归档文件办法》，另外需处理好如下三项内容：一需正确掌握立卷归档文件的时间性，只有达成目前文件任务才可立卷归档，否则会使办公室档案工作出现混乱及无序而无法立卷归档。二需确立重点及合理分工。现实操作里应重视资料及文件的区别，详细问题需详细剖析，由此降低重复与冗余的办公室档案工作，有效提升办公室档案的使用效率。三需重视整体性的全宗维护。归档时不仅把握中心与主次，严格把守住全宗的出入口，禁止不能归档的文件进入，且需预防归档资料文件丢失情况发生。尤其在归档立卷里，需将相同类型或有关联的文件资料归于一个卷里，确保同一问题的整体处理进程能体现，由此提升办公室档案的使用价值，让完整的办公室档案文件为将来规范式的办公室档案工作奠定基础。

（三）规范办公室档案管理工作的保障――案卷质量。在实际操作中可看出，办公室档案的价值直接取决于案卷资料是否能被全面搜集到，只有完整的文件资料才能确保办公室档案保存的意义。可见立卷方式及装订案卷对规范式办公室档案工作的操作起着决定作用。所以，提高办公室档案订卷的质量至关重要，因此我们除了重视处理好立卷方式，便于办公室档案目标化管理里的检索与划分，还需把握好装订案卷的质量关，有效管理其办公室档案。

二、办公室档案工作的发展方向

（一）做好办公室档案工作标准――依法治档。现代化管理办公室档案设施，多样性办公室档案载体及类别，直接影响着办公室档案工作的方式，需与时俱进、持续变革，方可顺应时代新趋势，打造办公室档案工作新篇章。办公室档案工作能持续不断地发展需遵循依法治档之路，唯有此方可发挥其影响力。新形势下的办公室档案工作需对不同地方给予充分运用立法的权限，成立相应的办公室档案法规。各部门也应相应健全相关办公室档案制度，做到灵活有效地管理

（二）增进办公室档案工作目标――运用办公室档案。办公室档案的有效运用是体现其自身价值的径直办法，搞好其开发更是办公室档案管理的主要表现所在，它已成当今社会主要的缺一不可的信息资源。要增强办公室档案的有效开发运用，一方面需共享信息资源。办公室档案员在做好搜集、整理、评定及保存办公室档案的同时，还需健全检索系统及汇编办公室档案文件等资料，以便使办公室档案使用者之需。另一方面需顺应时代变化的要求，把“死”办公室档案变“活”，寻找出更为新型便捷的服务渠道，提升其运用的水平以促进办公室档案工作健康发展。

三、规范办公室档案管理工作的意义

如今办公室档案工作已成不可或缺的部分，它可较高的提升工作品质及效率，更是其茁壮发展的基础，有助于将历史保存还原其真实性。另一方面，规范式的办公室档案管理，更是衡量其单位管理能力及成果的重要标准。它承载整个单位在发展进程里所取得成绩，作为探讨其运营成果及发展观提供参考信息。办公室档案工作管理的好否，直接决定着单位领导是否能把握住本单位整体运营情况与及时调整运营政策。所以，在我国规范好企事业单位办公室档案工作，提升其管理理念，勇于研究及体验新型办公室档案管理措施，将单位的总体运营成果及发展情况如实具体地反映出来，不仅有利于推动社会经济的不断发展，更有助于提高本单位的市场竞争性，拥有着深远的现实意义。在信息化迅速发展下，人们对办公室档案工作的管理意识逐渐淡薄，忽略其在社会发展里的现实作用及战略意义。实际工作里出现的无责任感、缺岗、办公室档案工作宣传力度不足，且办公室档案工作无用论不断影响整个企事业单位，使其形成较弱的办公室档案工作管理理念，在管理模式上，也使得传统至新型过渡阶段出现阻碍，不利于企事业单位的健康发展。因此，必须规范对办公室档案工作的管理。

四、结束语

现代化管理下的办公室档案工作，拥有规范的标准不但能有效地利用已有的良好硬件设施，且影响着日常文书工作效率。唯有与时俱进地将办公室档案工作管理规范化，方可顺应时代需求，为将来的办公室档案工作铺平道路。办公室档案工作并非可有可无，特别是对当今信息化下的企事业单位来说，更是推动其机制朝着良性方向发展有力基础。所以，规范好办公室档案工作势在必行。

参考文献：