档案资料管理办法(精选8篇)
时间：2023-08-09
时间：2023-08-09
关键词：“十一五”；最佳；档案
南京市地下铁道工程建设指挥部组建于1999年5月，为正局级事业单位，与南京市地下铁道总公司合署，一个机构、两块牌子。指挥部主要负责承办南京市地铁工程的规划、设计、筹资、建设、运营及与地铁相关的物业开发等。目前，南京地铁一号线，二号线一期、二号线东延、一号线南延己建成并运营。在地铁项目建设中，我们紧紧围绕“建精品工程，创一流档案”的工作目标，始终坚持项目档案管理与实体工程建设“三同步”，确保工程项目档案材料收集齐全、完整准确，从而为工程项目的建设和地铁的运营维护发挥项目档案的参考和依据作用。
1、一号线一期工程项目概况
南京地铁一号线一期工程是国家“九五”期间批准、“十五”期间建设的重点基础设施建设项目，原定线路为小行至迈皋桥，全长16、9公里，13座车站，投资概算64亿元，总工期5年。南京市委、市政府抓住第十届全国运动会在南京召开的契机，提出了加快建设河西新城区的战略构想，决定将地铁一号线一期工程从小行西延至河西奥体中心，线路总长增加到21、72公里，设16座车站，工程总投资概算调整后为85亿元，综合造价每公里3、72亿元（全国最低），经过各方努力，地铁一号线于2005年9月全国十运会召开前建成试运营。2006年10月23日，江苏省档案局依据国家档案局、国家发改委《重大建设项目档案验收办法》的规定，成立了由江苏省档案局、南京市档案局、江苏省建设厅建设档案办公室、南京市城建档案馆等单位代表组成的项目档案验收组，并在南京主持召开了南京地铁一号线一期工程项目档案验收会。会议听取了南京市地下铁道工程建设指挥部关于项目建设和项目档案工作情况、广州市地下铁道设计研究院南京地铁项目监理部关于项目档案质量审核情况的汇报，现场检查了项目档案及档案管理情况，经过认真讨论和综合评议，形成一致验收意见：认为南京地铁一号线一期工程项目档案全面反映了工程建设的实际状况，能够满足项目运行管理的利用需要，同意南京地铁一号线一期工程项目档案通过验收。地铁一号线共形成各类档案资料21373卷。其中纸质档案20900卷，声像档案473张（盘）。
南京地铁南北线一期工程鼓楼站～玄武门站区间（TA12标）土建工程，开竣工日期为2001年7月15日至2003年11月24日。该标段区间隧道为矿山法施工，从鼓楼站北端K10+337、7起，沿中央路西侧向北，在傅厚岗附近穿过中央路，再沿中央路东侧向北至玄武门站南端K11+401、3止，区间隧道右线全长1063、6m；左线隧道全长1064、094m双洞单线，线间距17、2～13、0m。本工程项目有洞身开挖与初期支护、防水、二次衬砌3个分部，119个分项，通过对各检验批、分项工程、分部工程及子单位工程的检测，合格率达到100%。归档资料涉及五卷共计154册，第Ⅰ卷 综合文件，第Ⅱ卷合同管理及竣工决算，第Ⅲ卷竣工图，第Ⅳ卷勘测设计文件，第Ⅴ卷施工文件。该项目的设计单位为：中铁（洛阳）隧道勘测设计院；监理单位为：铁四院工程监理咨询公司；施工单位为：中铁十三局集团有限公司。
2、重点项目档案管理情况及采取的措施
2001年3月，指挥部正式成立了隶属总师室的档案工作管理部门，目前有专职（含兼职）档案工作人员13名。档案库房面积260平方米，达到防火、防盗、防尘、防虫、防光、防潮、防霉、防高温等“八防”要求。室藏文书档案12360件；工程档案28905卷；照片档案620盘（册）；实物档案116件；资料5600册。
2、1加强领导，健全组织，建立责任体系
指挥部领导十分重视档案管理工作，明确由一名副指挥长分管档案工作，每年均将档案工作纳入年度计划和目标考核，纳入领导议事日程。指挥部主要领导还经常在各种会议上强调档案工作的重要性，要求全体工作人员充分认识到建立“精品档案”是创建“精品工程”的前提，工程竣工验收的同时，项目档案的管理工作也要达到国家的相关标准。
指挥部在明确档案工作管理部门隶属总师室的同时，要求各有关单位都要明确一位领导分管档案工作。同时，建立了横向到边、纵向到底，即由指挥部内部各处（室）与建设地铁的所有建设、设计、监理、施工等单位相关人员联合组成的南京市地下铁道工程建设指挥部档案管理网，建立档案资料员岗位责任制，保证了每项工程建设过程中各类项目材料的齐全完整。
2、2建章立制，规范运作，实现有效控制
为使我部重点项目档案材料的形成、积累、收集、整理、归档移交等各项流程做到有章可循，规范运作，使之更好地为地铁各项工作服务，我们依据《中华人民共和国档案法》及《实施办法》、《建设工程管理条例》、《江苏省档案管理条例》等有关法律法规，结合我部的实际情况，制定了《南京地铁工程档案管理办法》、《南京地铁工程档案管理实施细则》、《南京地铁工程档案分类方案》和《南京地铁工程档案归档范围及保管期限表》、《南京地铁工程会计档案管理实施细则》、《南京地铁工程竣工文件编制办法》和《南京地铁工程竣工档案质量评定标准》等规章制度。为规范各设计、施工、监理等单位项目材料的收集和整理工作，指挥部在与他们签订合同时，都将竣工资料编制作为合同的重要内容；每项工程开工以后，及时将以上各种规章制度和档案管理相关标准以文件形式发至机关各处室、参与地铁工程建设的各设计、施工、监理等单位，并定期召开工作例会，提出工程资料与项目建设同步的要求，从而实现对建设项目全过程材料的有效控制。
2、3加强宣传，提高认识，营造良好环境
城市地下轨道交通建设工程档案是工程建设活动的真实记录，是城市建设的重要信息资源，是全面鉴定工程质量以及使用、管理、维护和改扩建的重要依据。为了使大家认识到档案工作的重要性，我们在抓好南京地铁工程建设的同时，始终把学习宣传档案法律法规作为加强档案管理的重要组成部份。在地铁工程开工初期，我们分别组织专、兼职档案人员认真学习《中华人民共和国档案法》及国家档案局有关重点建设项目档案管理的文件精神、地铁工程竣工文件编制办法，积极参加省、市档案局组织的档案法律法规知识竞赛，组织外出参观学习等，增强了广大建设者的档案意识和法律观念，提高了全员依法参与工程档案管理的自觉性，从而营造建一流工程，创一流档案的良好环境，确保了地铁建设项目档案工作有序开展。
2、4注重培训，强化指导，严把案卷质量关
地铁建设周期长，涉及面广，参建单位多，项目材料量大繁杂，大部分参建单位档案资料员是兼职，为了提高他们的业务能力，以尽快适应地铁档案管理工作的需要，指挥部把档案业务培训工作作为首要任务，一是组织指挥部专、兼职档案工作人员参加南京市档案局举办的岗位培训；二是组织各施工、监理单位档案资料员参加省、市档案部门举办的重点建设项目档案管理培训班；三是邀请市档案局业务指导部门到施工现场对技术人员和资料员进行现场培训、咨询，答疑解惑。2001年以来先后组织了300多名专、兼职档案员参加各类档案培训。指挥部档案管理部门还定期和工程部档案员一起深入施工现场，重点强化对施工、监理单位档案工作的监督指导，及时了解施工、监理等单位日常资料收集和整理情况。在阶段性工程完工后，及时组织对项目施工、监理材料完整性、准确性的检查。为确保工程档案的案卷质量，我们建立了对案卷质量的“五把关”制度：第一关由质检等技术干部收集整理；第二关由承包商资料编制小组收集、验收、审查；第三关由监理单位检查、验收；第四关由地铁指挥部档案管理人员定期或不定期检查、指导；第五关案卷归档前由指挥部档案管理部门集中进行质量验收和检查。经统计，通过“五关”的案卷合格率达99%。
2、5科学管理，做好保障
地铁建设是城市交通建设的重要工程，更是关乎民生的重大工程，伴随地铁建设而产生的工程项目档案资料不仅承载了地铁建设的历史，更是地铁建设、运营和维护的重要依据和凭证。为科学系统地管理好工程项目档案，提升档案的现代化管理水平，2001年指挥部就与有关院校和软件企业联合组成地铁档案软件课题研究小组，结合地铁建设实际，研制开发了符合地铁特色的档案管理软件，实现了地铁档案一体化管理。为更好地提高利用水平和保护档案，我们还和有关单位合作，开展了室藏工程档案的全文数字化工作，并将所有数据刻录到一次写光盘脱机等形式保存。
3、项目文件收集归档、竣工图编制情况
我部根据档案工作有关要求，制定了南京地铁竣工文件归档管理办法及时下发各参加单位后，定期检查施工、监理等单位日常资料的收集和整理情况，确保完工后工程档案的案卷质量。我们于2003年8月，由省档案局组织的各市档案局局长对南京地铁竣工文件归档情况进行了现场检查和指导，其中对中铁十三局集团有限公司施工现场和内业资料进行了认真察看，高度评价了该单位建设过程中的资料收集、整理、检查验收、归档等工作，并一致对南京地铁南北线一期工程鼓楼站～玄武门站区间（TA12标）施工单位资料归档工作提出了表扬。南京地铁南北线一期工程中铁十三局集团有限公司（TA12标）项目部竣工文件归档做法简述：
在收集齐全各种原始资料和熟悉地铁竣工文件归档管理办法后，才着手档案资料的组卷和编目工作。
第一步是建立总目录。根据南京地铁工程建设的特点和具体情况，地铁一号线工程归档文件先按收集、整理单位，再按文件类别进行分类，其中，施工文件由于涉及专业、系统多，单位广，还要按专业系统划分。因此从南京地铁一号线归档办法提供的总目录中确定本项目的组卷总目录。
第二步是制定明细分目录。首先对工程的子单位、分部、分项、检验批划分规定，明确本项目子单位、分部、分项和检验批划分，制定好详细的明细目录。对总目录进行进一步的细化。
第三步是根据制定好的目录收集整理建设档案资料。
根据目录安排，对本项目的各种原始资料（如施工记录、测量、监测、试验、施工方案、开工报告、评定资料、竣工图等）根据组卷目录有序归档。统一采用国家标准印制的档案盒对资料分册归档。
案卷目录和卷内目录采用南京地铁归档办法规定的表格格式用电脑录入和打印并刻录光盘。
第四步 竣工资料的检查验收
资料归档完成后，由项目部组织相关专业人员进行资料自查，自查完成后向业主申请竣工档案验收。由业主负责档案资料组成的档案验收组进行检查，就资料中存在的问题提出整改意见。项目部根据在检查中发现的问题立即整改，并请业主资料组复查，确定无误并验收合格后组织移交。
竣工图是工程竣工档案的核心组成部分，是进行管理维修、改扩建的技术依据，指挥部统一编制管理办法下发给各施工单位，严格按照规范编制竣工图。南京地铁南北线一期工程鼓楼站～玄武门站区间（TA12标）土建工程竣工图编制完整，竣工图与工程实体一致，所编制竣工文件做到全面反映工程实际情况；竣工图图面整洁、线条清晰，竣工图准确，有修改的竣工图已修改到位、标注到位，竣工图章规范，所有竣工图逐张加盖竣工图章，所有竣工图按GB/T10609、3要求统一折叠。
4、档案在项目建设、管理、运行中的作用
建设工程档案资料是在工程建设施工全过程中形成的文字、图表、声像等各种信息记录，它是体现施工建设活动的重要形式，是反映工程隐蔽后内在的质量凭证，是反映工程质量的重要依据，也是工程使用过程中维修、扩建、改建等重要的参考资料。指挥部档案管理部门牢固树立为工程建设和领导决策服务的意识，工程实施阶段跟踪各施工、监理、设计勘察等相关单位做好原始资料的归档，并定期对归档资料的完整性、真实性、系统性进行检查，确保归档资料的质量切实反映工程实体，积极主动做好利用服务，为各部门根据工作需要调阅前期工程档案、科研档案、特殊载体档案等，解决工程建设过程中遇到的各种实际问题，既提高工作效率，又节约经费开支。如某单位改迁管线费用审核，审前报价136万元，有关部门利用档案提供的地质材料进行审核后，使管线迁移费用下调20万元，提高了谈判进度和办事效率。再如地铁工程量复核模拟计算，由于原设计计算均采用假定值，误差较大，通过查阅地铁档案有关材料后核算，提高了模拟计算的精度。目前各种档案利用，节约工程资金约1000万元左右。工程档案的齐全完整、管理科学系统，对地铁工程建设与管理起到了积极地支撑和保障作用。
回顾南京地铁项目档案工作发展的体会是：（1）领导重视是关键。多年来指挥部各级领导都十分重视项目档案工作。经常过问关心档案部门的工作，及时帮助档案部门协调、解决工作中遇到的困难，确保了指挥部档案工作的顺利开展。（2）指导服务是保证。近年来国家和省、市档案局领导多次到指挥部检查档案工作，业务指导人员对项目档案工作给予具体的帮助指导。（3）通力配合是基础。南京地铁项目参建单位多，各单位都能够严格按照指挥部的要求，加强了项目档案的收集、整理，为项目档案的收集齐全奠定了基础。
随着南京地铁新的“三线”工程结束，指挥部档案室保管了4万多卷档案和资料，这是南京地铁宝贵财富，保管好、利用好这些档案，任务是艰巨和复杂的。我们将继续在各级档案行政主管部门的指导下，进一步强化档案业务基础工作，提升档案现代化管理水平和档案服务能力，提升地铁档案为地铁工程维护、运营管理服务、为社会经济发展服务的能力，为南京地铁建设做出新的贡献。
参考文献
[1]中华人民共和国档案法和江苏省档案管理条例及南京市档案条例。
[2]苏档发[2006]2号：国家档案局，国家发展和改革委员会关于印发《重大建设项目档案验收办法》的通知。
[3]苏档发[2007]27号，关于印发《江苏省重大建设项目档案验收办法》的通知。
我国新型农村社会养老保险档案是一种农村养老保险经办机构运用文字材料、电子文档及其他不同的载体对新型农村居民进行养老保险参保情况的记载，这些记载内容具有法律效力的特点，有效地将农村养老保险文件、个人投保状况及经办投保业务等内容记录在案，便于经办机构及投保个人的查询。具有政策性强，操作性能高；农村居民投保牵涉面广；农村居民流动性加大等特点。
二、新农保档案管理工作现状分析
在新型农村社会养老保险档案管理体系中，我国农村参保人数众多，内容复杂，在农民的养老档案中涉及到个人参保的详细个人信息、农民交纳的养老保险金额、个人的养老保险账户中基金的转入转出的管理以及保险关系因变动产生转移发生接续等内容，都要全面细致地记录在案，但由于农村人口流动大，情况较复杂，不及时将变动信息提供给社保经办人员，造成档案资料一次录入或缺项，就从此不再有所更改的现象。在档案信息采集过程中，档案信息采集不全，使档案管理资料不详细，对农村居民养老保险档案对象统计不全，管理规范和标准也不统一，对资料的归档口径、分类标准、分级管理以及档案管理的保存期限等事项，经办人缺乏熟知程度，无规范、无要求地处置档案资料。
三、加强新农保档案管理工作的建议
1、制定法律法规，依法治档新型农村社会养老保险档案工作，要依据国家的法律法规，求真务实，统一标准，吉林省政府先后颁发了《社会保险业务档案管理规定（试行）》、《社会保险业务材料归档范围与保管期限》等文件，由社会保障局统一领导，各地区的乡镇领导负责，对档案资料的收集渠道、方式及分类归档管理，设立规范管理的档案管理库，添置档案柜、档案袋及其他相关档案整理工作的管理要件，进行集中管理并制定相关的档案管理制度，包括档案的查询、保管及销毁制度，都要有章可循，使档案工作真正地服务于广大农村民生。
2、加强宣传力度，强化档案管理人员的素质通过新农保的普及宣传，参保人员更加了解新农保的政策及信息，知晓参保的重要性，促进新农保深入人心。吉林省社会保障局每年举办一次组织全省新农保业务档案培训，加强社会保障人员的素质，时间定为1-3天，旨在提高档案管理人员素质，掌握熟练的档案管理方法和操作技能，使档案管理人员在管理意识中改变原有的观念，明确自身所在位置的责任及重要性，意识到养老档案管理是民生期盼的“放心屋”，提高管理好新农保的责任心，增加他们为民谋福的幸福感，为新农保资料内容完整做好服务工作。同时，减少档案管理人员的调动频率，保持档案管理队伍的稳定性。
3、加强现代化信息管理，实现档案信息共享系统，提升档案管理水平新型农村各具特点，人数多且分散，参保缴费的方式各有不同，且参保期限及享受的待遇保障周期相对较长。农村居民向城镇流动频繁，工作单位也处于变动之中，尤其是农村女性由于结婚嫁到男方所在地而将户口进行迁移，养老保险档案也随之变动，提供的档案信息变动情况不及时，要保证档案资料完整、准确性，工作量很大。积极推崇通过与政务网络连接，各地档案资料通过数据信息平台实现档案管理的现代化，完成对农村居民的信息档案的变更、增加及查询等功能。档案管理人员将真实有效的养老保险档案输入计算机，在档案资料管理库进行统一管理，实现养老信息办公、资料存档及对外查询一体化，保密性强，安全性高，可以有效地防止不法分子对养老保险数据信息进行非法修改，以免农村居民的经济受到损失。
四、结束语
关键词:公路 工程档案 整理
近十几年来大规模的高速公路建设、干线公路改造建设和通达、通乡两通公路建设使我国公路交通发展水平步入了发达国家水平。如何同步建设管理好公路工程档案,使之发挥应有的社会经济效益变得尤为重要。如何进一步做好这项工作,笔者谈以下几点体会和认识。
1、把建立健全档案管理体系作为工作重点
建设项目一般有几个特点,一是都有一定的建设工期,工期一般都较长,从立项审批到最后竣工,少则一两年,多则三五年,工程一完就“人走楼空”;二是参建单位多。有设计、监理、施工等几十家单位。三是流动性强,不仅参建单位流动性强,施工人员流动性也强;四是参建单位档案意识较差。由于档案的完整准确性是在文件资料形成时就已定格,事后无法补,所以资料形成也会有几个这样的特别:一是形成的档案数量庞大,数据的齐全完整做起来特别难。二是单位众多,各单位记录数据所用表格、模式不统一。三是参建单位对档案的重视程度参差不齐,档案的准确性控制难。四是档案管理人员流动性太大,不能保证档案资料员的稳定,不利用档案资料的收集齐全完整。针对以上几个特点,必须建立档案管理体系,从项目开始立项就要把工程档案作为工程管理不可分割的内容,建设档案质量管理体系,这是创建工程精品档案的前提和保证。一是要建立健全各项规章制度,如归档,管理,利用等制度,让参建单位有章可循,用制度来规范档案工作。二是建立健全档案管理网络。成立由单位领导分管,档案工作部门主管,专兼职档案人员分管的档案网络,层层抓,层层管。三是做好档案队伍的培训工作。在项目开工之初和工程进行中,必须做好档案人员的培训,在保证参建单位档案人员固定不变的情况下,定期对档案人员进行业务培训与指导,出现问题及时解决。这样一个网络,一套制度和一支专业技术过硬的档案队伍,可以有效地推进参建项目的档案工作。
2、将档案管理纳入合同管理
项目单位要将档案工作纳入项目建设管理计划和工作程序之中,采取有力措施,确保工程档案完整、准确;各有关部门要积极和档案部门协调配合,充分发挥自己的职能作用,重视和支持档案工作,努力形成条块结合、分工协作、齐抓共管的良好局面;加强监督指导,做到完成一个项目,验收一个项目,归档入库一个项目;项目档案工作与项目建设要同步进行,做到同计划、同实施、同验收。从实践来看,业主单位与各参建单位签订合同、协议时就将档案纳入条款,并以经济手段加以约束,以督促参建单位在交工验收后及时整理工程档案,并按约定及时移交业单位,杜绝了以往工程结束后,人去楼空的现象,这是一个比较有效地办法。
3、做好工程档案的预立卷工作
预立卷工作是科技文件材料随时收集积累最有效的形式,它是指科技项目责任者或业务部门立卷人员,随时将科技活动实施前和实施中办理完毕的文件材料按照所编的归卷条款,归入相应的卷盒,预见性做好平时文件材料暂存管理的工作。做好公路工程档案的预立卷工作,对于工程档案工作来说非常重要。要做好预立卷工作,要做好以下几点。一是正确选择预立卷的地点。如某一工程或科研项目在实施之前,就应由项目负责人指定专人或兼管人员对该项目的科技文件材料进行收集、积累、做好平时立卷工作。待项目、课题告一段落或结束后,在单位档案部门或档案人员的指导下,调整立卷后归档。二是拟定科技文件材料归档范围、分类方案、案卷类目等业务指导性文件。三是设置预立卷盒（袋）这是由进行预立卷的部门和个人,按照案卷类目条目设置的。如果某科技项目的科技文件材料较多,可将该项目分为阶段、问题或子项设多个立卷盒。如果项目材料不多,可设置一个立卷盒。四是随时归档。预立卷工作必须要手勤腿勤,及时收集文件材料,按照文件登记簿随时积累归档;按科技、生产程序和有关规定、标准对照检查,积累归卷;按工程性质、阶段随时收集,积累和归卷。要保证平时立卷工作的质量,一方面在文件办理告一段落或办毕后随时归档;另一方面要建立文件借阅登记簿,登记清楚,归还后要随时归卷。
4、做好档案案卷质量的控制工作
为保证工程档案案卷质量,首先要成立档案工作领导小组,确保小组由项目法人,管理、承包、监理、设计、施工等各单位档案人员共同组成,工作小组的职责一是要组织宣传工作,使参建单位了解工程档案的重要性,理解并支持档案工作,使参建单位人员熟悉档案整理办法。二是要经常开展检查指导工作,平常注意加强业务交流,尽快提高工程档案人员业务能力。三是要负责本单位形成的档案资料的收集、整理、归档工作。四是负责全程的工程档案检查,跟踪了解工程进度以及工程资料的进展情况,以便及时发现问题,及时解决。五是负责本单位资料的移交管理工作。其次是要及时组织档案案卷质量的检查工作,在立卷时,对照办法,检查档号、案卷题名、目录编制是否正确。在档案立卷完成后,再次抽查案卷质量,如资料的齐全完整性,装订是否牢固规范。在档案移交时,根据目录组织验收并办理移交手续,通过这几个环节,使案卷达到高质量,从而创建出精品的工程档案。
5、深入贯彻工程档案归档整理办法
公路工程档案的整理,要求达到《关于印发公路建设项目文件材料立卷归档管理办法的通知》（交办发[2010]382号）、《关于印发公路工程竣交工验收办法实施细则的通知》（交公路发[2010]65号）、《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T-11822-2008）的规定,分类科学,组卷合理,保持卷内文件材料排列的合理有序。公路工程档案资料的收集,应严格依据竣交工验收办法,逐项排查,确保过程中产生的资料不遗露。归档严格按照交办发[2010]382号文执行。哪些文件应该存,哪些文件不该存,文件资料的排序,应严格按照办法,按照施工工序的过程进行排。案卷的构成则根据科学技术档案构成的一般要求进行操作,确保所有参建单位统一规范,统一办法。
参考文献
关键词：市政管线；工程档案；质量；执法；制度
Abstract: The paper further explores the main problems existing in the project file archiving and management work of the city municipal pipeline, and puts forward the feasible solutions from the level of management system and law enforcement、Parts of the problems suggested is universal, solving which can have guiding significance for the practical work、
Key words: municipal pipelines; project files; quality; law enforcement; system
中图分类号：G271文献标识码： A文章编号：2095-2104（2012）
一直以来，由于市政管线工程档案业务难度较大，加上市政管线工程一般不需要办理房地产确权证明，所以工程档案归档过程中存在问题多，困扰多。我市城建档案馆自从成立市政管线科以来，千方百计加大力气做了大量的有针对性的工作，取得了良好的成效！使我市市政管线工程档案（尤其是利用率高的工程准备阶段文件、勘察文件、测量数据、竣工图等）的归档率以及归档质量大大提高；并且随着地下管线工程档案专项工作的开展，地下管线数据的移交工作也在逐步推进中。但是，与成熟的房屋工程档案归档工作相比拟，依然存在着不尽人意的以下几方面问题：
一、市政工程报建手续不完善的现象相对常见，档案资料遭遇先天不足的问题。
市政工程基本都是政府投资工程，有的由于急于上马，常常未完成正常报建程序就开工建设（大多数工程直至竣工阶段用地手续依然未办理完毕）；有的是边开工边报建；有的甚至是先开工后报建（比如由于台风刮坏海堤而产生的修堤应急工程）。部分代建单位怀有侥幸心理，直到工程完工也并未去补全报建手续，档案资料遭遇先天不足的问题；而市政工程都是关系民生，完工之后不管档案资料齐全与否，工程都将投入使用，档案资料欠账就常常不了了之。
二、部分建设单位对档案工作重视程度不够，未能履行其组织、监督、检查、收集、汇总以及移交档案等职能。
部分建设单位对档案工作重视程度不足，无视《珠海市地下管线管理条例》、《建设工程质量管理条例》、《城市建设档案管理规定》等相关法律法规的要求，一是在基建过程中，未履行其组织、监督、检查以及汇总勘察、设计、施工、监理等单位的工程文件的形成、收集以及立卷归档工作的职责；二是在工程档案预验收和归档阶段，亦未组织勘察、设计、监理、施工等单位收集以及向城建档案馆移交档案；三是甚至当施工单位到城建档案馆办理工程档案预验收和归档时，还不积极、不配合城建档案馆，找种种理由或者想各种办法，推诿移交本由该司负责移交的工程准备阶段文件以及竣工验收文件，影响工程档案预验收顺利进行，导致档案资料归档不完整。
三、部分管线建设（或产权）单位无视相关法律法规要求，拒绝向城建档案馆移交管线资料。
附属于道路建设的管线工程，如给水、排水、电缆沟、交通视频监控工程，往往能按照有关要求，与道路一起办理工程档案预验收以及档案移交工作，在城建档案馆归档质量良好。单独报建的管线工程，主要是电力、通讯、燃气、有线电视等工程，建设（或产权）单位一直以来，不但未履行其作为建设单位组织、监督、检查、汇总以及移交工程有关各方档案资料的职能，而且本该属于该司向城建档案馆移交的资料，他们却一直以各种理由拖延移交，尽管该档案资料（含测量数据）齐全。而对于这种不移交档案的明显违法行为，地方执法力度又不足；尽管珠海于2008年又出台了地方性法规《珠海市地下管线管理条例》，这种事实依然没有改变，地下管线档案数据的存档依然是老大难问题，导致挖断管线事情常有发生，社会经济损失不断。
四、档案资料员更换频繁，熟手资料员流失情况严重。
经笔者多年工作发现，市政管线工程相关单位，尤其是施工单位，普遍缺乏固定的档案资料员。每逢工程开工之初，随便指派一名工作人员或者在外面找人兼职担任档案资料员，这样的人大多未经过档案专业培训，他们不光缺乏必要的档案理论知识，也不具备一定的档案专业水平；同时，他们由于身兼多项工作或者纯属兼职，所以缺乏足够的时间在工地从事资料收集工作；再遇上施工项目漏测漏验的情况，档案资料员闭门造车编写档案资料数据的情况普遍存在；而数据资料的盖章审查不严格情况普遍，造假的数据资料往往可以蒙混过关，造成了档案与施工过程不同步，档案不真实，不准确、质量不高的现象。
每当新档案资料员完成一到两个工程项目，刚刚对档案工作有一定的认识，往往又被安排去做其他工作，新资料员重新上岗，重新开始学习档案知识，就这样周而复始，没法保证档案资料的质量与稳定。
综上所述，尽管城建档案馆做了大量的工作，档案归档率以及归档质量情况得到根本好转，但是依然有完善与提高的空间，只有开动脑筋，积极行动，联合有关部门，以法律为依据，从机制上、从流程上、从加大违法成本上着手，就能解决目前工作中存在的主要问题，让归档档案更完整、更高质量。具体如下：
一、严格报建手续管理制度，将完善报建手续与工程结算紧密相连。
针对报建手续不完善的问题，一是有关行政管理部门必须严格按照国家法律法规有关规定，加强监管，工程务必满足相关条件才能进行项目报批。二是将完善报建手续与工程结算紧密相连，市财政部门在结算前要核对工程报建手续是否完善（可由城建档案馆出具档案存档的证明文件），发现有报建未完善的，应停止进行该工程的结算工作，直至建设单位补办相关报建手续后才恢复受理该工程结算工作。
二、做好做大宣传工作、提高档案工作意识。
城建档案馆必须进一步提高工作人员的档案理论知识以及档案工作水平，熟悉有关国家、地方性法律法规及档案专业规范的要求。走向街头，走进相关单位，定期举办大型宣传活动，定期举办座谈会、咨询会，大力宣传国家、地方性法律法规及档案专业规范，转变工作对象的思想观念，为工作顺利开展打基础。日常工作中，遇到不履行职责、不理解档案工作、不愿意移交档案的情况，必须以相关法律法规为依据，晓之以情、动之以理，从大局、长远以及办事对象的角度耐心地进行说服，敦促、提醒该单位转变思想，严格按照有关要求办事。
三、严格执行处罚措施，加大违法成本，让违法单位付出违法代价。
《中华人民共和国城乡规划法》、《珠海市地下管线管理条例》、《建设工程质量管理条例》、《城市建设档案管理规定》、《城市地下管线档案管理办法》等法律法规对建设单位在工程档案竣工验收后向城建档案馆或者有关部门移交档案都有明确的规定；对于未移交档案的行为，也明确了相应的处罚措施。虽然有那么多法律法规保驾护航，但是在我市，多年来，未移交档案的违法行为并未得到应有的追究与惩罚，管线建设（或管理单位）的违法行为不必付出成本与代价，这不光亵渎了法律的尊严，而且助长了这种违法行为的长期发生，最终导致了城建档案馆档案存档数据不完整，给政府决策以及社会发展带来诸多不便。
事实上上，若能做到有法可依，有法必依，执法必严，违法必究，这种不移交档案的行为就一定能得到有效地遏止。比如我们的临近城市――中山市，为了收集地下管线测量数据，即使该市未出台地下管线法律法规，仅凭借《城市地下管线工程档案管理办法》，该市规划局与城市管理行政执法局联合发文，对于不办理规划报建、逾期不进行竣工测量、不办理规划验收、不按规定报送工程档案的行为，由市城建档案馆将违章建设单位名单同时报送市规划局和市城管执法局，该市规划局马上暂停受理该单位所有建设工程（含管线工程）的报建审批业务，待其按照要求补办工程报建、竣工测量、规划验收、工程档案归档等所有事项后才恢复受理其建设工程案件；另一方面，市城管执法局则按照有关规定对上述违法行为进行处罚，取得显著的成效。
珠海等城市，完全可以照搬中山市的做法，让违法的建设单位付出违法成本，为其违法行为付出代价。
四、必须实行工程档案资料员上岗证制度、备案制度、相对固定的制度。
首先，过早、盲目地接收现行重大活动、重大事件档案资料有悖档案工作的基本原则。
我国档案工作的基本原则是：集中统一地管理国家全部档案；维护档案的完整与安全；便于党和国家各项工作的利用。“维护档案的完整有两个方面的含义：一方面从数量上，要保证档案的齐全，使应该集中的档案和实际保存的档案不能残缺不全；另一方面从质量上，要维护档案的有机联系和历史的真迹，不能割裂分散、零乱堆砌，不能涂抹勾画、剪裁，使档案失真。”①应该说，一个地区所发生的现行重大活动、事件，一定有其主管部门或主办的单位，也就是说这些活动或事件形成的档案资料一定是有立档单位的。如果档案馆为了丰富馆藏、加强档案资源建设而过早、盲目地将此类档案资料接收进馆，势必使立档单位的档案失去了完整性。这不仅在数量上使立档单位的档案发生短缺，更重要的是在质量上失去了档案本身内在的有机联系和历史真迹。此举有悖档案工作的基本原则。档案部门过早地将现行重大活动、事件档案资料接收进馆，表面上看档案馆的档案数量增加了，内容相对丰富了，但是以牺牲档案工作基本原则为代价来加强档案资源建设，笔者以为极为不妥。
2001年10月，如皋市委、市政府举办了“首届中国・如皋长寿文化节”、“第二届盆景艺术节”、“第三届经贸洽谈会”，按照将重大活动、事件活动形成的档案资料接收进馆的指导思想，如皋市档案馆经过多方努力，将此次活动的档案资料接收进馆，虽然丰富了馆藏，但带来的后果是，市委、市政府档案数量的严重不全，破坏了市委、市政府档案内在的有机联系。
其次，重大活动、重大事件档案资料过早、盲目接收进馆，与档案系统整理的原则有所不符。
保存档案的主要目的就是利用，但处于零乱状态、未经系统整理的档案，不仅查找起来十分困难，更由于它没有系统整理，因而也不能完整反映出各项活动的历史联系和本来面貌。档案系统整理的基本原则之一就是：保持档案文件之间的历史联系，使整理出的档案能够反映历史活动的真实面貌，便于保管利用。如今，档案界出现的这种过早地将现行重大活动、重要事件档案资料接收进馆的热潮，在某种程度上违反了档案系统整理的原则，破坏了档案文件之间的历史联系，使档案脱离了形成单位，破坏了文件的本来面貌。不仅如此，立档单位在系统整理档案时，也会因缺少这部分档案资料而无法进行归档整理和编目。同样，档案馆也会出现一些尴尬：对已接收进馆的档案资料，应归入哪个全宗？如何编目？
以如皋市馆接收的“两节一会”的档案资料为例，这部分材料原本是市委、市政府档案资料，理应由市委办或市政府办进行归档整理和编目，然而由于该部分材料已被档案馆所接收，市委办或市政府办的档案中缺少了这部分内容，因此，就给市委办或市政府办档案的系统整理和编目带来了不便。而档案馆在对此材料进行整理时，也是困难重重。或许有人说，可以进行协调，在档案馆整理好后，有多少件就让市委办或市政府办空多少号。这又何必呢？如果仅仅是为丰富馆藏，那为什么不将它们的档案全部接收进馆呢？
再次，将重大活动、重大事件档案资料过早、盲目接收进馆，不符合《档案法》有关档案移交规定的要求。
《档案法实施办法》明确规定，“机关、团体、企业事业单位和其他组织，应当按照国家档案局关于档案移交的规定，定期向有关的国家档案馆移交档案……属于县级国家档案馆接收范围的档案，立档单位应当自档案形成之日起满10年即向有关的县级国家档案馆移交。”如此规定，是由档案发挥作用的特点决定的。档案具有凭证和参考作用，而档案发挥作用的特点之一就是：档案在一定时期内，先对形成者有用，然后对国家有用。既有现实作用，又有长远作用。基于这一点，档案工作者应以辩证的观点充分认识档案的重要性，正确处理好局部与整体、当前与长远的关系。既不能认为本机关不用就没有用处了而把档案毁掉，也不能只顾本机关的需要，将重要的档案留在本机关长久保存不向档案馆移交；档案馆接收档案也要考虑到形成机关利用的方便，不能过早地接收，给机关工作造成困难。而作为举办重大活动和发生重大事件的单位来说，其开展活动所形成的档案资料在一定时间内，还有较高的利用价值。如果各地档案馆争相过早、盲目地接收重大活动、事件的档案资料，不仅给举办重大活动单位的档案利用带来诸多不便，也不符合《档案法》和《档案法实施办法》有关档案移交的规定。
那么，如何正确对待现行重大活动、事件的档案资料呢？笔者以为加大这部分档案资料监督指导的力度是当务之急。这部分档案资料是立档单位开展重大活动所形成的，属于该立档单位档案的一部分，因此按照《档案法》及《实施办法》的要求，立档单位有责任和义务对此进行全面收集和系统整理，任何其他部门和单位无权干涉。而这部分档案资料按照什么样的要求进行系统整理，则是档案主管部门和立档单位的共同职责。因此，档案主管部门必须进一步加强对举办重大活动、发生重大事件立档单位档案的业务指导。即：跟踪指导立档单位将重大活动和重大事件所形成的档案资料收集齐全、进行科学分类和系统整理，并将重大活动、事件形成的档案归档与否、归档科学的程度作为档案年终检查的一个重要的考核依据。当然，档案主管部门如果确实因建设爱国主义教育基地或举办展览等活动的需要，可以先征集重大活动、事件过程中形成的备份照片、实物等，但这种征集必须是以保证立档单位照片、实物档案的齐全为基础的。否则，就会给档案接收工作造成不必要混乱。
(一)能防范和化解公积金贷款风险
住房公积金档案是住房公积金管理机构在贷款过程中形成的文件材料，是缴存单位及职工住房公积金帐户设立、缴存、提取、使用、变更、转移、贷款、封存、注销等活动中形成的具有参考利用价值的原始记录。它保留着当事人的真迹，具备法律效应，是承担住房公积金管理的职能部门、经办机构和缴存单位、公积金贷款银行做好工作的依据，是防范和化解公积金贷款风险的有效凭证，当发生法律纠纷时，住房公积金档案可作为当事人凭据，采取相应措施，从而将风险降到最低。
(二)能为缴存人的切身利益提供保障
住房公积金每一笔业务的记载都与缴存公积金的职工的利益息息相关，随着住房公积金数量的增加，其档案数量急剧上升，其业务的拓展和管理的加强，内容更加丰富。加强新形式下的住房公积金档案管理是不仅是当前档案规范化管理的需要，且做好因业务产生的各种住房公积金材料档案的管理是住房公积金各项工作的基础，其档案管理的质量决定了住房公积金管理的规范程度，决定了缴存人切身利益的保障程度。
二、目前住房公积金档案管理存在的问题
(一)思想认识不够深
目前我区在档案管理方面普遍存在思想不够重视的问题，淡化政策性优势，防范意识不强，执法不够严，且档案管理人员大都是临时安排的，在档案管理部门匆匆培训即上岗，对档案管理的相关理论认识不深，缺乏工作经验，易造成贷后管理不善而致资金流失。
(二)基础设施不完善
住房公积金的档案记录着千千万万缴存人的公积金数据，其经营场地应与金融机构一样安全、规范，但在我区其办公设施与所承担的管理职责差距太大，只有6名工作人员，没有专门的公积金档案室，档案管理设备简陋，设置无法规范，档案库房无法保证，遗失、损坏的可能性极大，不仅难以保证其档案的安全性和准确性，且由于缺乏专门部门统一集中的保管，目前很多资料或凌乱或未分门别类摆放，也导致了资料查询的困难。
(三)管理制度不健全
住房公积金档案，作为一个新兴的档案门类，目前针对住房公积金档案管理工作还未制定出一个全国性的管理制度和办法、住房公积金货款档案工作尚处于起步阶段。而随着各级住房经办机构形成的文件、凭证等资料增多，我区在档案归档范围、保管期限、保存方法上缺乏统一性，规范性，没有一套具体的行之有效的管理制度，使档案资源利用不足，服务范围狭窄，针对性、互动性差，另外，由于没建立信息化管理制度和现行的“大而全”保存理念，使档案资料过过度膨胀，且大量的纸质档案占据空间，既增加了成本，又增加了工作量，限制了住房公积金档案资源的利用和共享，整体造成档案管理质量的低下。
三、加强住房公积金档案管理的对策及建议
(一)提高对公积金认识，依法进行管理
加强公积金档案管理是做好住房公积金业务的基础，针对我区管理防范意识不强的问题，一方面需加强组织领导。建立住房公积金档案工作组织体系，统一标准，保证业务资料的统一性和数据的真实性，以利于审查和装订。另一方面需加强人员培训。对档案管理的在岗人员进行相关培训和继续教育，不断提高其素质，以管好住房公积金档案。再次需加大宣传力度。宣传《住房公积金管理条例》等法律法规，同时，发放相关资料，让人们了解住房公积金档案管理工作，充分了解认识其重要意义，为领导的决策提供有效服务。
(二)完善基础设施建设，确保有效管理
应高度重视基础设施建设，建立我区自己的住房公积金管理中心和规范化的住房公积金档案室，配套办公设备，完善管理办公功能，有了标准的住房公积金档案库房和齐全配套的办公设备，档案的规范化管理才有了保障，才能提高办公效率，确保档案管理的有效性。
关键词：企业 职工档案 管理 思考
做好企业职工档案管理工作，是满足企业职工切身利益的的必然要求，是实现全面建设小康社会奋斗目标的必然要求。我们要义不容辞地担负起历史使命，清醒地认识肩上所负的责任，既要科学、规范、安全地保管好职工档案，又要为企业和职工提供及时有效的服务。这是必须认真思考的课题，本人认为在这里谈谈个人的观点。
一、企业职工档案管理工作中存在的问题
企业职工档案是由企业管理部门在职工学习、招用、调配、培训、考核、奖惩、选拔和任用等工作中形成的有关职工个人经历、政治思想、业务技术水平、工作表现以及工作变动等情况的文件材料。是历史地、全面地记录和考察职工的依据，是企业职工退休申报的重要凭证，做好企业职工档案管理工作意义非常重大。近年来，部分企业职工档案管理工作问题比较突出，有些企业擅自将档案交给本人携带、保管，发生多起丢失职工档案事件；有些企业甚至擅自更改职工档案中有关年龄、工龄、工种等方面的历史记录；有些企业不能按时按程序为职工申报退休。这些违反国家档案管理法律和政策规定的行为，严重影响了职工退休的客观公正，损害了职工切身利益。
二、做好企业职工档案管理工作的对策
1、严格要求档案保管条件。为确保职工档案的安全和利用，职工档案管理机构保管职工档案，必须具备以下条件：1、1用人单位必须是依法自主经营、自负盈亏、独立核算的生产和经营单位，取得独立法人资格；1、2要有明确的领导分工负责，设有专（兼）职档案管理人员。建立领导、专（兼）职档案人员责任制。档案人员应具备档案专业知识。建立、健全职工档案的归档、管理、利用、转递、保密等有关管理制度并在实际工作中贯彻落实；1、3要有符合条件的档案库房和装具，库房要和阅览、办公两室分开。必须用铁柜存放职工档案，以确保职工档案的安全。
2、严格制定档案管理制度。职工调动、辞职、解除劳动合同或被开除、辞退等，应由职工所在单位在一个月内将其档案转交其新的用人单位或劳动机构。逾期不移交，被延误期间的失业保险待遇由用人单位承担。任何单位和个人无权擅自更改职工档案的相关内容，更不得弄虚作假，通过更改档案中的工种、年龄、工龄等内容，为职工办理提前退休和提高退休待遇。凡办理职工社会保险业务需要将职工档案带出单位时，一律由本单位人力资源管理部门的工作人员负责传递。任何个人不得借用本人及亲属（包括父母、配偶、子女及兄弟姐妹等）的档案，严禁任何人涂改、圈划、抽取、撤换职工档案资料，严禁任何人私自保存本人的档案或利用档案资料营私舞弊。凡未按上述规定携带职工档案办理社会保险等业务的，相关职能机构不予受理。
3、档案移交手续必须齐全完整。企业改制重组或关闭破产后，要有专人负责，做好职工档案资料的整理和保管工作。不得遗弃、销毁与职工身份和权益有关的任何相关档案资料。档案资料移交有管理权限的其他部门保管的，不得在移交前更改、撤换档案的任何内容，确保档案的真实、准确、完整和无遗漏。档案接收部门在接收档案时，应切实履行档案资料验收登记制度。凡移交的档案资料存在伪造、损毁、擅自涂改、添加、抽取等问题的，不列入移交范围。
一、新型农村社会养老保险档案的内容及其特点
我国新型农村社会养老保险档案是一种农村养老保险经办机构运用文字材料、电子文档及其他不同的载体对新型农村居民进行养老保险参保情况的记载，这些记载内容具有法律效力的特点，有效地将农村养老保险文件、个人投保状况及经办投保业务等内容记录在案，便于经办机构及投保个人的查询。具有政策性强，操作性能高；农村居民投保牵涉面广；农村居民流动性加大等特点。
二、新农保档案管理工作现状分析
在新型农村社会养老保险档案管理体系中，我国农村参保人数众多，内容复杂，在农民的养老档案中涉及到个人参保的详细个人信息、农民交纳的养老保险金额、个人的养老保险账户中基金的转入转出的管理以及保险关系因变动产生转移发生接续等内容，都要全面细致地记录在案，但由于农村人口流动大，情况较复杂，不及时将变动信息提供给社保经办人员，造成档案资料一次录入或缺项，就从此不再有所更改的现象。在档案信息采集过程中，档案信息采集不全，使档案管理资料不详细，对农村居民养老保险档案对象统计不全，管理规范和标准也不统一，对资料的归档口径、分类标准、分级管理以及档案管理的保存期限等事项，经办人缺乏熟知程度，无规范、无要求地处置档案资料。
三、加强新农保档案管理工作的建议
1、制定法律法规，依法治档
新型农村社会养老保险档案工作，要依据国家的法律法规，求真务实，统一标准，吉林省政府先后颁发了《社会保险业务档案管理规定（试行）》、《社会保险业务材料归档范围与保管期限》等文件，由社会保障局统一领导，各地区的乡镇领导负责，对档案资料的收集渠道、方式及分类归档管理，设立规范管理的档案管理库，添置档案柜、档案袋及其他相关档案整理工作的管理要件，进行集中管理并制定相关的档案管理制度，包括档案的查询、保管及销毁制度，都要有章可循，使档案工作真正地服务于广大农村民生。
2、加强宣传力度，强化档案管理人员的素质
通过新农保的普及宣传，参保人员更加了解新农保的政策及信息，知晓参保的重要性，促进新农保深入人心。吉林省社会保障局每年举办一次组织全省新农保业务档案培训，加强社会保障人员的素质，时间定为1-3天，旨在提高档案管理人员素质，掌握熟练的档案管理方法和操作技能，使档案管理人员在管理意识中改变原有的观念，明确自身所在位置的责任及重要性，意识到养老档案管理是民生期盼的“放心屋”，提高管理好新农保的责任心，增加他们为民谋福的幸福感，为新农保资料内容完整做好服务工作。同时，减少档案管理人员的调动频率，保持档案管理队伍的稳定性。
3、加强现代化信息管理，实现档案信息共享系统，提升档案管理水平
新型农村各具特点，人数多且分散，参保缴费的方式各有不同，且参保期限及享受的待遇保障周期相对较长。农村居民向城镇流动频繁，工作单位也处于变动之中，尤其是农村女性由于结婚嫁到男方所在地而将户口进行迁移，养老保险档案也随之变动，提供的档案信息变动情况不及时，要保证档案资料完整、准确性，工作量很大。积极推崇通过与政务网络连接，各地档案资料通过数据信息平台实现档案管理的现代化，完成对农村居民的信息档案的变更、增加及查询等功能。档案管理人员将真实有效的养老保险档案输入计算机，在档案资料管理库进行统一管理，实现养老信息办公、资料存档及对外查询一体化，保密性强，安全性高，可以有效地防止不法分子对养老保险数据信息进行非法修改，以免农村居民的经济受到损失。
四、结束语
上一篇：教师退休演讲(精选8篇)
下一篇：劳动节讲话大全(精选10篇)
热门推荐