最新的档案管理办法(精选8篇)
时间：2023-08-12
时间：2023-08-12
[关键词]中小企业；办公室档案管理工作；现存问题；解决策略
前言
随着我国经济实力的迅速增强，随着我国社会市场经济体系的迅速发展，我国档案管理的相关工作在21世纪已经有了飞速的发展。但与此同时，各类企业对于办公室档案管理的需求正在与日俱增，办公室档案管理工作将面对各式各样的挑战。在现代办公室档案的管理模式中，管理人员如何全面应用现代的信息技术，如何处置多方面的档案信息资源，并对此加以管理与利用，如何建立档案管理的信息管理路径，为企业的持续进步和可持续发展提供必要的支持，将会成为时下相关企业中的档案管理人员共同面对的棘手难题。
一、中小企业办公室档案管理工作现存问题分析
（一）中小企业办公室档案管理人员自身的专业素质存在一定缺陷
中小企业的办公室档案管理工作实际上是一门技术与实践共存的管理工作，近几年来，随着档案数字化和网络化建设的迅速加快，这门工作更是对从事的管理人员提出了更高的挑战。然而，在这样一个办公室档案管理模式迅速发展的背景下，管理人员往往不熟悉档案管理工作的相关流程和工作环境，进而降低了档案管理工作的效率。而除此之外，还有相当一部分的中小企业不选用专业的档案管理人员，而是将档案管理人员这一工作岗位作为超编职工的“根据地”。这部分超编员工往往由于学历、年龄等多方面的原因，并不能很好地为企业员工服务。而在一些复合型较强的行政管理研究工作中，由于专业技能的缺乏，相关优质性的档案研究与管理服务更是难以开展。
（二）档案管理观念跟不上时代需求，管理制度和管理方式较为落后
随着办公室档案管理工作的不断完善，中小企业的办公室档案管理工作也已经渐渐由当初的封闭性的管理模式转变成了现阶段全方位多功能的管理模式，但这同样也对档案管理工作人员提出了更严峻的挑战。就目前中小企业的档案管理工作而言，有很大一部分工作人员还存在着“大锅饭”和“平均主义”等不良思想，导致档案管理工作人员队伍缺乏活力与热情，员工的积极性普遍不高，而中小企业高层人员也难以有时间有精力对员工采取有效的激励机制，最终使得档案管理工作无法为企业做出应有的贡献。
二、改进中小企业办公室档案管理工作的策略分析
（一）加大信息时期办公室档案工作人员综合能力的建设力度
二十一世纪是一个全球信息化的新型时代，信息的时效性以及办公室档案管理的专业性决定了办公室档案管理者的劳动是知识性的劳动。因此，相关的办公室档案工作者更要适应现代化档案管理的新型要求，注重培养优良的协调沟通能力，有效提升档案服务工作质量和效果。在面对繁杂的档案管理及归类工作时，能够在保证档案管理的正确性的同时，进一步提升工作效率。同时还要力争做创新型的档案管理者，不断学习专业新知识，多关注企业不同部门的重点工作动态，结合档案管理新标准、新技术，努力提升档案管理工作水平，加强对运用计算机信息处理多种应用的知识技能的学习，实现单一专业业务知识向多元化知识学习力度的转变，努力成长为中小型企业二十一世纪下迫切需求的复合型管理人才。
（二）建立办公室档案信息化管理模型，实现档案管理工作的自动化
当前的中小型企业多利用纸质档案实行相关管理与记录，而档案信息化模型的成功构建可以进一步完成以往纸质档案管理为主向数字化档案管理为主的重大转变，相关的企业将会以实现数字化管理进程为前提，以企业电子文件的归档和管理为目的，达到加强企业档案信息管理模型的相关建设的目的。另一方面，档案信息的全数字化有利于企业全面实施电子公文，保证今后形成的档案以电子文件为主，在进行档案接收、存储时进一步提升其利用效率。此外，在档案的管理尚未完全实现信息化的情况下，当今企业的管理模式并不能完全符合现代信息技术应用的大体方向。通过建立档案信息化的管理模型，可以使档案信息的管理模式顺利地与国际新型管理模式接轨，使得以计算机技术为基础的现代科技进一步普及与不断发展。以计算机为主的检索工具将可以保证非常高的检索速率，并能通过多角度的检索方式，达到档案检索的全自动化，从而实现档案信息接收、存储与提供利用的一体化服务。
（三）引进尖端的档案管理人才，增强办公室档案管理工作的专业性
在中小企业办公室档案管理工作的过程中，很多档案管理人员的管理方式方法多是凭借日常的工作经验，一方面是由于多数管理者是从基层逐步走来，他们自认为对基层的管理比较了解，自我感觉凭多年的经验足以胜任管理层的工作，另一方面则是由于这些档案管理人员自身缺乏对新知识、新理念、新方法的学习，自身的专业素质还存在一定缺陷。但随着社会的迅速发展，不难看出，这种凭借工作经验的档案管理模式已经难以符合新时期下企业日益增加的各种需求，基于此，笔者认为中小企业办公室的档案工作可以效仿大型企业的管理模式，引进尖端的档案管理人才，让其对现有的档案管理模式进行全面的“诊断”，再根据企业的实际发展情况制定出相应的管理措施，从而提高整体水平，进一步提升办公室档案管理工作的专业性。
三、结束语
在当今信息高速发展的新时代，办公室档案管理工作可谓是任重而道远，如何从理论中不断创新，从实践中勇敢开拓，将成为每个档案管理人员必须面对和努力解决的重要课题。真正实现最高层次的档案信息资源的开发利用，革新不同档案的编研与管理工作，更应当是档案管理工作人员今后工作的重点奋斗目标。只有采取一系列改进办公室档案管理工作的策略，中小企业才能更深层次体现档案管理工作的重要价值，进一步促使高质量的档案知识高效服务于企业的发展建设，促使企业自身为社会主义市场经济创造更大利益。
关键词：办公档案；现代化管理；应用研究
1 办公档案现代化管理的优势
1、1 提高办公档案的健全性
在现代化办公档案管理制度中，为了保证办公档案不会丢失或者损坏，需要进行双份保存，即纸质保存与电子保存。在传统的办公档案管理中，通常仅仅只会采用纸质保存方法。当企业的经营时间过久时，就有可能导致办公档案丢失，或者档案记录模糊等多种不良现象。而采用现代化办公档案管理制度则具有更强的管理优势，采用电子保存方法不仅能够做到多备份，还不会导致档案字迹模糊，是一种先进的办公档案管理模式，能够显著提升办公档案管理水平。
1、2 提高查找效率
采用现代化办公档案管理制度，可以极大的提升搜索档案的效率，减少查找档案的时间。企业所需要保存的档案数量较为庞大，在传统的办公档案管理制度中，若想要搜寻所需的办公档案，需要花费大量的时间与经历进行寻找。而现代化办公档案管理制度，可以通过建立档案数据库，利用计算机技术，在办公档案数据库中进行搜索，极大的降低了寻找档案的时间。不仅如此，还能对企业的办公档案进行详细的分类，按照不同类型的办公档案进行存放。现代化办公档案管理模式是一种优质管理模式，值得推广。
1、3 现代化办公档案管理更具规范化
现代化办公档案管理管理基础就是规范化与标准化，基于这两项原则再对办公档案进行进一步的分类与归纳。而传统的办公档案管理中，由于档案管理主要是以纸质档案为主，整理难度较大。而采用现代化办公管理制度，可以降低管理难度，设立规范化管理模式，按照不同标准将办公档案进行整理。而在现代化办公档案管理工作中，当档案需要转移时，需要选择适当的转移方法，如U盘、硬盘等方法。为了办公档案不混乱，在进行办公档案管理时，必须设立相应的管理规范，避免出现交叉状况。
2 办公档案现代化管理的重要性
现代社会不论是生活还是生产节奏都明显加快，而企业办公档案管理效率的提升是社会发展的必然结果。为了满足企业需求，符合企业发展的节奏，现代化办公档案管理制度起到了至关重要的作用。就目前而言，现代化管理技术已经渗透到各个领域当中，现代化管理技术可以利用先进的科学技术与管理观念加快行业的发展。而现代化办公档案管理的进步，是企业办公档案管理的一次里程碑性的变革。完全改变了传统的办公档案管理面貌，呈现出一副新的管理容貌。采用现代化办公档案管理制度，不仅提升了办公档案管理的工作效率，还将办公档案管理引入了一个新的领域。在传统的办公档案管理工作中，办公档案管理的工作内容仅仅是将企业的相关办公文件进行保存，而在现代化的办公档案管理工作中，不仅解决的企业文件的保存问题，还能够从所存档的档案中寻找出企业所需要的档案，对企业过去的发展做出相应总结，帮助企业更上一层楼。
3 k公档案管理现代化的内容
在当前进行办公档案管理现代化的建设时，我们首先要知道现代化所蕴含的内容是什么，只有明白我们所要达到的目标，我们才能更好的去实现办公档案管理现代化。总的来说，它包括以下几个内容：1、档案技术与设备的现代化。当前档案工作中的知识含量和技术含量比以前大为增加，现代科学技术在文件档案工作的全过程中得到应用，如文件制作技术、信息存取与传输技术、文件检测与保护技术等。这些现代化的技术都需要现代化的设备来完成。2、档案工作组织和管理的科学化。科学的组织管理与现代科学管理技术的采用具有密切的关系，现代技术要以科学的组织管理为基础，同时也为提高科学管理水平提供了手段。科学的组织管理包括建立合理的文件档案管理组织和工作流程两个方面。3、档案管理业务与技术的标准化。标准化的基本目的是使档案管理和信息资源共享中必要的通用性、互换性得以实现，提高各项业务工作中的质量和效率。档案工作中需制订和执行的标准主要包括有关技术和有关管理业务等方面的标准。4、档案工作人员的专业化。目前，“专业化”的含义不仅是指档案人员要掌握档案专业方面的基本知识，也应具备多元化的知识结构，现代仆、科学仆的管理理点和管理特点等。
4 办公档案现代化管理应用
4、1 充分实现办公档案现代化
选择现代化办公档案管理制度，可以充分体现出办公档案的现代化。首先，应当以现代科学理论为核心，办公档案工作人员在组织工作时，需要根据企业自身的特色，对企业办公档案进行规律性、规范性的整理。想要实现现代科学化的管理方法，不仅仅需要结合现代科技设备，还需要将现代化办公档案管理理念进行充分的宣传，让现代化办公档案管理理念充分溶于员工的心中。将现代化管理理念应用于办公档案管理系统中，对于企业办公档案的发展具有历史性意义，能够显著提升办公档案的管理效果，提高工作效率。
4、2 加强对办公档案现代化管理人才的培养
现代化办公档案管理的实施，离不开专业人才的建设。在选择办公档案管理人员时，需要综合多方面进行思考与选择。首先，进行办公档案管理的工作人员必须具有专业的档案管理知识，能够熟练的操作现代化管理系统，并且具有科学、合理的管理观念。其次，应当尽量选择经验丰富的管理人员。由于现代化办公档案管理工作与传统的办公档案管理工作内容相差较远，除了需要将档案进行保存外，还需要具有分析与统计的能力。而经验丰富的档案管理人员，能够更加合理的将办公档案资料进行分析与整理，能够发现企业在过程发展中的不足之处，尽早解决，促进企业的快速发展。最后，应当定期对管理人员进行培训。在这个信息化快速发展的时代，现代化管理具有较快的发展速度。为了能够获得最新的现代化管理技术，企业应当定期设立现代化管理技术培训，避免工作人员出现滞后的状况。只有保证了现代化办公档案管理人员具有专业的管理技术水平，才能保障办公档案工作获得更好的发展，进而促进企业的进步。
4、3 加大对现代化办公档案管理的投入力度
企业应当加大对办公档案现代化管理的重视度，加大对其的投入力度。不论是财力还是物力，为了能够更好的完成现代化办公档案管理工作，应当全方位的加大投入力度。通过完善现代化办公档案管理制度，加强对企业办公档案管理的建设，才能确保办公档案管理工作发挥其应有的价值，为企业的长远发展奠定基础，同时还能够为企业指引正确的前进方向，让企业能够朝着健康的方向发展。
5 结束语
办公档案管理现代化是一项由多种因素组成的系统工程，它的实现需要多方面的努力与配合。随着新时期市场经济的迅速发展，必将给办公档案工作带来新的机遇，只要我们抓住机遇，找准工作切入点，办公档案工作现代化、科学化的管理水平会有一个新的飞跃。
参考文献
20xx年最新保险公司档案管理办法全文第一条为规范社会保险业务档案管理，维护社会保险业务档案真实、完整和安全，发挥档案的服务作用，根据《中华人民共和国档案法》和社会保险相关法规，制定本规定。
第二条依法经办养老、医疗、失业、工伤、生育等社会保险业务的机构(以下简称社会保险经办机构)，管理社会保险业务档案，适用本规定。
第三条本规定所称社会保险业务档案，是指社会保险经办机构在办理社会保险业务过程中，直接形成的具有保存和利用价值的专业性文字材料、电子文档、图表、声像等不同载体的历史记录。
第四条人力资源社会保障行政部门负责社会保险业务档案管理工作的组织领导。
社会保险经办机构负责社会保险业务档案的管理工作，并接受档案行政管理部门的业务指导。
社会保险业务档案由县级以上社会保险经办机构集中保存。
第五条社会保险经办机构配备专门的管理人员和必要的设施、场所，确保档案的安全，并根据需要配备适应档案现代化管理要求的技术设备。
第六条社会保险经办机构应当认真落实档案保管、保密、利用、移交、鉴定、销毁等管理要求，保证社会保险业务档案妥善保管、有序存放，严防毁损、遗失和泄密。
第七条社会保险经办机构办理社会保险业务过程中形成的记录、证据、依据，按照《社会保险业务材料归档范围与保管期限》(见附件)进行收集、整理、立卷、归档，确保归档材料的完整、安全，不得伪造、篡改。
第八条社会保险业务档案分类应当按照社会保险业务经办的规律和特点，以方便归档整理和检索利用为原则，采用年度业务环节或年度险种业务环节的方法对社会保险业务材料进行分类、整理，并及时编制归档文件目录、卷内目录、案卷目录、备考表等。负责档案管理的机构应当对接收的档案材料及时进行检查、分类、整理、编号、入库保管，并及时编制索引目录。
第九条社会保险业务档案的保管期限分为永久和定期两类。定期保管期限分为20xx年、30年、50年、120xx年，各种社会保险业务档案的具体保管期限按照《社会保险业务材料归档范围与保管期限》执行。
社会保险业务档案定期保管期限为最低保管期限。社会保险业务档案的保管期限，自形成之日的次年1月1日开始计算。
第十条社会保险经办机构依法为参保单位和参保个人提供档案信息查询服务。
第十一条社会保险经办机构应当对已到期的社会保险业务档案进行鉴定。
鉴定工作应当由社会保险经办机构相关负责人、业务人员和档案管理人员，以及人力资源社会保障行政部门有关人员组成鉴定小组负责鉴定并提出处理意见。
鉴定中如发现业务档案保管期限划分过短，有必要继续保存的，应当重新确定保管期限。
第十二条社会保险经办机构对经过鉴定可以销毁的档案，编制销毁清册，报同级人力资源社会保障行政部门备案，经社会保险经办机构主要负责人批准后销毁。
未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。
社会保险经办机构应当派两人以上监督销毁档案。监督人员要在销毁清册上签名，并注明销毁的方式和时间。销毁清册永久保存。
第十三条社会保险经办机构按照有关规定，将永久保存的社会保险业务档案向同级国家综合档案馆移交。
第十四条社会保险经办机构有下列行为之一的，限期改正，并对直接负责的工作人员、主管人员和其他直接责任人员依法给予处分;给参保单位或者个人造成损失的，依法承担赔偿责任：
(一) 不按规定归档或者不按规定移交档案的;
(二) 伪造、篡改、隐匿档案或者擅自销毁档案的;
(三) 玩忽职守，造成档案遗失、毁损的;
(四) 违规提供、抄录档案，泄漏用人单位或者个人信息的;
(五)违反社会保险业务档案和国家档案法律、法规的其他行为。
关键词：高职院校；档案管理；特点
【中图分类号】G271 【文献标识码】A
高校档案管理，是高校档案馆（室）直接对档案实体和档案信息进行管理并提供利用服务的各项业务工作的总称，也是国家档案事业最基本的重要组成部分。高校档案管理就其基本性质和主要作用来说，是高校整个管理体系中的重要组成部分，“是提高学校管理水平、工作效率和工作质量的重要条件，也是维护学校历史真实面貌的一项十分重要的工作”。[1]所以，它具有高校管理的一般属性，故它隶属管理工作范畴。但是，因为国家高等教育在整个国家社会发展中所承担的特殊使命，从而使高校档案管理又有了很强的政治性。而从最终的目的意义上说，其最鲜明的特点还在于它的服务性上。目前国家确立科教兴国战略、人才强国战略，特别是创新驱动发展战略，高校档案及其管理服务于本校的人才培养、事业发展，乃至社会的创新事业都具有其他业务部门、机构难以企及的十分特殊的重要作用。
那么，如何在高校管理中突出档案管理的特点，从而让档案管理提质量、上水平、增效益，真正更好地服务于国家高等教育各项事业的发展呢？笔者认为，首要的应该考虑分析掌握高校本身的一系列特点。本文仅从高职院校自身的特点出发，试图分析其档案管理的若干特点。
一、新组建的高职院校所表现出的许多特点，决定了其档案管理的起点不同于一般普通的高等学校。
我国目前全大约有1100多所各类高等职业院校，这些院校大都建成于21世纪初的前几年，而且一般都是由原来的中等职业（专业）学校升格，或由多所此类学校联合组建而成。
这些学校由于原来各种条件所限，加之对于档案工作认识程度不同，管理水平各异，使其在档案室的建设、管理人员的安排、档案资料的收集与保管等方面都存在许多这样那样的问题，
可以说“无论是管理机制、管理手段、还是开发利用、人员素质都仍然存在着与高校事业发展不相适应的地方，需要不断加强和改进”。[2]这些都给新组建的职业院校规划建设专门的档案机构造成很大困难。再加上新院校领导对档案工作的重视情况的差异，出现了学校组建至今已经十年左右时间，特别是国家教育部颁布《高等学校档案管理办法》也已经过去了八年，仍有部分院校不能按要求建立符合规范要求的档案机构或管理部门。所以面对此类院校，最紧迫的首要工作是建设成立本院校独立的档案馆（室），这是开展档案管理的组织保障和工作前提。而且在上有国家教育主管部门对于档案管理的明确要求下，后建设本单位档案管理专门机构的院校应该按标准和规范，无论是用房、设施设备、人员配置都应该一步到位，千万不可再行凑合。
二、新组建的高职院校，大都没有合格的符合专业要求的档案工作管理人员，这对高职院校档案建设、管理和服务都造成极大困难。
任何组织的管理水平，都是由组织中工作人员的管理水平决定的。新组建的高职院校，其前身由于校舍条件、办学规模、经费使用，特别是囿于当时人员构成的局限，决定了其档案资料数量不足、种类不全，大部分学校不可能成立独立的档案管理部门，档案资料文件一般都由单位办公室代为保存，具体工作由办公室临时指定工作人员进行兼管。这些被指定的管理者，很少有专门的档案管理资质。这就造成了此类学校档案管理水平不高，难以实现档案服务于学校中心工作的目的。而新组建后的高职院校，在成立了专业部门的学校，其管理人员仍然是过去相关人员的简单拼凑，其中部分有档案管理专业技术职务资格的人员，甚至是由其他如图书、财会、教师职称系列转换而来，同样难以达到档案管理的专业要求，无法承担合格有效的档案管理工作。由于社会发展水平的不断提高，国家经济实现转型的迫切需要，职业教育、特别的高等职业教育，在国家统一的发展战略中，尤其是在供给侧改革不断深化的重要时刻，承担着及其重要的新型人才培养使命。新形势对于高职院校提出了新的要求，高职院校档案管理工作必须适应这种新发展，不断提升档案管理水平，创新管理模式，改进服务方式，积极探索纸质档案电子化、档案信息网络化，以及开放式管理等新型模式，努力实现档案管理规范化、科学化、标准化，做到档案资料信息数据库资源共享，极大提高档案资料数据信息利用、使用效率。但这所有的一切，都需要一个非常重要的前提，那就是必须具备一支合格的专业化的档案管理人才队伍。所以各高职院校务必把组建一支符合要求的档案管理队伍放以档案管理工作的首位。对于原有人员抓紧进行分流，有基础的通过培训使之能够达到基本要求，其他人员可安排更适合他们的另外岗位，万不可让没有资质的人员占了档案管理本来就不多的工作岗位。而因缺员需要新进人员则一定聘用具有档案资质的专业人才。同时也要重视管理队伍人员的梯队建设。为本单位档案管理事业长远发展打下良好的人才基础。
三、新组建高职院校档案资料归集工作比其他普通高等学校的任务要繁重并困难要大得多。
高职院校新组建后，在档案工作方面遇到的第一个大问题就是把大量的分散存放于不同学校的档案收集起来。困难在于：各校原来对于档案工作的认识和重视程度不同，档案建设方面的水平不同，资料收集的多少不同，资料整理分类的情况不同、资料保管的状况也不同等等。这些都为组建统一的档案机构造成困难。经过几年的努力，许多院校档案组织建设有了雏形，但新的要求不断增加着新的困难。
其一，国家为了不断提升高等教育人才培养水平和教育教学质量，定期对所有高校开展全面深刻细致的评估工作。评估涉及高等院校基本建设、机构设置、教育教学运作、管理与规章制度、图书资料、实习实验实训基地建设等各个方面，由一整套复杂的指标体系所构成，而这些指标体系都需要大量的设施、设备特别是材料、资料、数据来支撑；
其二，高校教育年度报表，每年都必须在规定时间里按要求通过网络完成填报。填报过程要求严格，所有表格涉及到前后有关联的数字、数据必须高度一致，否则报表难以下行，从而导致报表最终无法完成。这不仅要求填报人员工作认真细致， 更重要的是要求平时资料、数据收集齐全、准确无误；
其三，新组建的高职院校，由于原来开展业务性质单一，导致档案资料收集分类不全。而现在国家对高职院校的办学要求及职校本身开设专业的快速增加和不断变化，于是便会出现许多以前没有的新档案。国家教育部2015年的《关于深化职业教育教学改革全面提高人才培养质量的若干意见》指出：“坚持产教融合、校企合作。推动教育教学改革与产业转型升级衔接配套，加强行业指导、评价和服务，发挥企业重要办学主体作用，推进行业企业参与人才培养全过程，实现校企协同育人。坚持工学结合、知行合一。注重教育与生产劳动、社会实践相结合，突出做中学、做中教，强化教育教学实践性和职业性，促进学以致用、用以促学、学用相长。坚持国际合作、开放创新。在教学标准开发、课程建设、师资培训、学生培养等方面加强国际交流与合作，推动教育教学改革创新，积极参与国际规则制订，提升我国技术技能人才培养的国际竞争力”。还要求学校“活动育人、实践育人、文化育人”等等。
以上这些都表明，在高职院校档案建设中，因为新要求和新业务所产生的大量新档案，才是最能体现职业院校办学特色的东西。但它们从生成到规范，从收集到归类，从组卷到入库，这一系列过程，对这些院校的档案管理者来说，都是巨大的挑战。这就要求他们不断学习档案管理业务知识，深刻领会《高等学校档案管理办法》中的具体规定，指导各档案生成部门完整收集必要的资料、信息、数据，把新档案与“管理办法”的标准要求相结合，科学分类，及时组卷，坚决不再给以后档案管理留下后遗症。
四、新组建的高职院校，更多的将是面对不断新增的档案的管理问题
从一定意义上说，新组建的高职院校原有档案，其管理要相对容易一些。困难更大的是源源不断将要和必须新增的档案。档案管理的核心有三，其一是原有档案的保管，其二是新档案的归集，基三是档案的使用、利用。而档案事业的发展，最重要的是能让档案的入口有一个源源不断的活水规范地流进。对于新单位，要突出做好档案管理的三大核心工作，最基础的便是制定完整的档案管理规章制度。关键是抓好档案的开源工作。针对原有类别中的新增档案尤其是新要求下所生成的新型档案，一定要精心设计，认真谋化，制定有利于这方面档案规范、完整、及时的积累、收集和归整的制度和具体工作指导办法。并考虑在各档案产生的业务部门配备兼职档案管理员，经过专业培训，上岗开展工作，随时按要求收集，照规范归整，定时上交期内所生成的档案，确保新生档案及时统一归集到院校档案馆（室）。
五、新组建的高职院校，从一开始就应深刻认识学校档案管理的生命在于对学校中心工作的服务上。
建设档案管理机构，加强档案管理，归根结底就是为了让档案更好地服务于院校的中心工作，即为学校的教育教学、教研科研、评估总结、愿景规划、创新发展提供自己独特的服务，发挥自己独到的作用。也就是说，档案的生命就在于它的使用和利于。档案使用的越充分，利用的效率越高，档案事业的发展动力就越强。
总之，档案管理是一项系统工程。高职院校应当从自身档案管理的特点出发，充分认识到，档案工作机构是前提，队伍是重点，管理是关键，制度是保障，服务是核心，创新是动力。只有六管齐下，方可取得好的成效。
参考文献：
[1]缪正宇、 浅谈高校档案管理工作〔J〕丽水学院学报、 2007（3） 132页：
[2]孙立霞、 如何加强高校档案管理工作〔J〕商业经济、 2010（7） 114页。
1、1职责、权益兼顾原则
在确立事业单位档案管理体制时，一定要遵循职责、权益兼顾的原则。在进行档案管理工作时，单位档案管理的领导以及员工要有不同且明确的管理范围，严格进行职责的划分，如果一旦发生问题，便可以立刻找到责任人，这样便可以很好地提高档案管理工作的效率。在进行职责分配时，单位要重点保护工作人员的合法权益，如果单位在划分职责时一味地忽视或者伤害工作人员的合法权益，就会打击工作人员的工作热情，也为为事业单位的发展带来很大的阻碍。
1、2制定、执行并重原则
在科学技术不断发展的今天，社会经济水平不断提高，事业单位的档案管理体制要不断创新与发展，这就需要单位在认真分析本单位工作特点的基础上，不断进行探索和总结，制定一整套合理、科学、系统的档案管理规章制度。在管理体制建立之后，单位要重视制度的执行工作，首先要检验管理制度是否真正符合单位的实际管理工作，然后成立专门的部门或者派遣专人督查档案管理制度的执行，并要在实践中不断对管理制度进行完善与修改，使得事业单位的档案管理制度逐渐实现人性化、规范化、合理化，使得档案管理制度能够真正地提高单位的管理效率，调动工作人员的工作热情，促进单位的发展。
1、3静态、动态相结合原则
事业单位的稳定发展需要建立一套稳定并可行的管理制度，以此来保证事业单位的协调运作，但是在不断变化的社会中，档案管理制度并不能一成不变，必须要不断适应社会发展的新需求，不断适应本单位的工作变化，因此事业单位的档案管理制度需要在保持相对稳定的状态下不断创新与发展。如今，世界逐步实现全球化，事业单位也要逐步与国际接轨，走上国际化道路，这是一个机遇与风险并存的时代，事业单位必须要积极学习世界各国优秀的档案管理办法，并结合自身实际情况加以运用，不断总结并完善事业单位的档案管理工作制度。
2、事业单位档案管理工作中存在的问题
2、1单位领导对档案管理工作重视程度不够
针对事业单位的档案管理制度，国家制定了一系列的规章制度，事业单位的档案管理必须要严格遵守国家的相关法律法规，但是我国的一些事业单位学习国家法律的力度不够，认识不足，对档案管理工作的重视程度不够，并没有意识到事业单位的档案资源是一笔十分宝贵的财富。领导班子对档案管理工作的不重视，就会使得整个事业单位的档案管理工作十分混乱，管理落实不到位。
2、2档案室现代化管理设施比较落后
事业单位的档案资料是一笔十分宝贵的财富，但是因为长期对档案管理工作的不重视，导致很多单位档案管理的资金不足，很多档案室的管理设施十分落后。有些事业单位的档案室十分简陋，工作人员的办公环境比较差，档案室、办公室、接待室没有分开，一些档案室内甚至还堆放着易燃易爆物品，威胁着档案资源的安全。
2、3档案资源的开发利用工作不够完善
我国很多事业单位并没有意识到档案资源的重要价值，没有对档案资源进行充分利用，档案管理往往只注重档案的收集、整理、保管工作，认为只要档案不丢失、不磨损便已经实现了有效管理，忽视了对档案资源的开发利用。
3、事业单位档案管理创新办法
3、1建立健全档案管理制度
在新的时代背景下，事业单位必须要制定一套行之有效的档案管理办法。创新的档案管理办法要遵循事业单位档案管理的原则，要严格遵守国家相关的法律法规，并要结合事业单位自身的实际情况，使得管理制度真正能够发挥效用。新的档案管理办法必须要具备可操作性，简明易懂，能够在实际工作中起到很好的规范与指导作用。工作人员是事业单位的工作核心，因此档案管理办法必须要坚持制度约束的地位平等性，对单位领导和普通员工都进行约束，重点保护工作人员的合法权益。此外，事业单位的档案管理制度还要实现奖惩分明，在制度制定之后要注重执行，保证制度执行的严肃性和公平性，对表现优秀，工作积极的员工要进行奖励，发挥其模范带头作用，对不能遵守规章制度的员工进行惩罚，这样的奖惩制度可以很好地激发员工的工作热情，促进事业单位的发展。
3、2深化管理，提高人事档案管理水平
事业单位需要不断提高员工的管理水平，通过定期开展培训班，组织员工进行学习，开展员工交流会等提高单位员工的管理水平。单位领导要重视档案管理工作的重要性，在单位内部进行广泛的宣传，使整个单位的员工都重视起档案管理工作，并要采取绩效考核等方式，对档案管理工作进行监督与指导，实行定期考核，通过级别升降来实现动态管理。事业单位还要制定适合本单位的档案管理工作质量评估体系，并要积极落实执行工作，推动档案管理工作的进行。3、3开展信息化建设，提高档案管理工作质量随着现代科学技术的飞速发展，计算机技术得到了广泛的应用,档案管理工作实行信息化管理也是当代社会对档案信息管理需求日益增强的客观需求。事业单位档案管理工作的创新需要最大限度地发挥档案资源，提高管理效率，采用科学的管理办法可以满足新时期社会的需求。首先，事业单位必须利用互联网高速的信息传递功能，实现各级事业单位档案信息的准确与高效传递，保证信息的时效性；然后利用计算机、扫描仪等现代设备，将事业单位的档案信息录入电脑，并对信息进行技术处理，将文字、图片资料转变成数据资料，将档案资料数字化；最后充分利用网络技术进行档案管理创新，构建档案管理数据库系统，为社会各界提供高效的档案信息服务，实现档案资源的共享，提高档案资源的利用率，提高事业单位档案管理工作的质量。
4、结语
一、基本情况
实行综合文书档案与城市建设档案统一管理、资源整合的大档案管理体制。自2002年起，原档案局、 档案馆、 城建档案信息管理中心完成机构整合，简单表述为“三块牌子、一套班子、统一管理”，2009年浦东、南汇两区合并后，继续延续这一体制（原南汇区档案局（馆）、与档案局（馆、中心）合并，南汇建设档案室整建制划入）。
目前，我局（馆、中心）（以下称为我单位）明确为区委、区政府直属机构、参照公务员法管理的正处级事业单位，归口区委办公室管理。业务上受上海市档案局、上海市城建档案管理办公室的监督和指导。城建档案工作和新区规土局、建交委等部门保持密切的业务合作关系。目前，新区档案工作区委分管领导是区委常委、区委办主任韩志强，区政府分管领导是区委常委、副区长严旭。我单位领导班子一正二副一总工，内设9个部室（党政办公室、业务督导办、政策法规办、教育培训办、档案管理部、档案利用部、信息技术部、档案征集编研部、档案缩微影像部）。
我单位现有三处办公点，馆库总面积19600多平方米。其中迎春路新馆是全局行政办公中心及主要业务工作基地，另外，还在川沙新镇（ 档案馆原址）和惠南镇（原南汇区档案馆、南汇建设档案室原址）分设档案保管利用服务基地，方便市民群众就近利用档案。
我单位馆藏档案构成主要为 各级党委政府及各部门的政务活动档案、 开发建设的城市建设档案以及涉及百姓生活的民生档案三大类。内容比较丰富、载体形式多样、结构基本合理。截至2012年底统计数据，馆藏档案全宗数362个，案卷总数260、8万卷、以件为保管单位档案13、7万件，城建底图档案2000余张，缩微胶片平片2000余张、卷片286余万幅， 同时还收藏有数量繁多的照片、录音、录像、影片、实物档案等多种门类和载体的档案，馆藏档案数字化总量5412GB。
近年来，新区区委、区政府对档案事业发展十分重视，档案工作列入新区历次五年规划纲要、并制定了档案工作专项规划，列入区级机关年度目标管理绩效考核。我单位先后被评为全国档案系统先进集体、国家一级档案馆，上海市城建档案工作先进集体等荣誉称号，获得国家档案局颁发的“档案管理与服务创新最佳案例奖”，2012年10月被评为上海市区县档案事业发展综合评估先进单位。
二、近年来 城建档案工作开展的基本情况
近年来，在市城建档案管理办公室、市规划管理局等上级部门指导下，在新区规土局、建交委等相关部门的大力支持下，我们不断加强城建档案工作，优化城建档案管理，适应浦东开发建设和档案管理的新形势新要求，加快城建档案管理创新步伐，努力实现“以一流档案服务一流浦东开发建设”的目标。
1、不断完善城建档案工作机制。一是在监督指导上，我们将城建档案管理列入市、区重大工程项目验收管理流程，坚持“重点项目，重点服务”，实行定人跟踪责任制，确保“三同步”（项目立项与制度制定同步、项目施工与现场督导同步、项目竣工与档案验收同步），引入专家组抽查制度。推行规土综合验收，高效服务建设单位；建立重大工程档案巡检制度，突出问题导向监督整改，推进了项目档案特别是涉民工程档案工作的稳定、持续开展；二是在档案管理上，推行建设工程项目档案在线全程监管模式，依托档案区域分级管理系统实现项目档案信息的全程跟踪整理，推动档案行政管理部门、参建单位与各管理部门的共建共管，提高了项目档案的监管力度和服务能力。三是行业管理上，建立了重大工程项目档案工作联席会议、档案学会城建档案会员小组等多种工作平台，促进业务交流协作，及时部署推进各阶段重点工作。我们根据新区城建档案工作量大面广的情况（目前辖区内共12个街道、24个镇，面积达1210多平方公里）。在单位内部实行竣工档案指导验收区域项目负责制，每个区域都设有AB角，做到“三统一”（工作要求统一、工作规范统一、工作标准统一），项目档案指导建立区域城建档案管理网络，各项目建设单位都落实了档案分级管理责任体系，明确了分管领导、落实了责任部门、配备了专兼职档案人员（资料员）。确保竣工档案准确、完整、规范，确保区域城建档案整体协调发展。四是在作风以及廉政建设上，我们加强了制度规范建设。一是办事承诺制，对办事标准、时限、责任等，向服务对象及社会作出的公开承诺的制度，同时设立监督机构和投拆电话，接受社会的监督。二是首问负责制，服务对象前来咨询或办理相关事项，首位接待或受理的工作人员要认真接待、负责解答，做到一次告知。三是项目负责制，一次告知，首问负责、责任到人。四是责任追究制，强化责任意识、规范工作行为，坚决依法办事、廉洁办事。
1、企业档案鼎新缓慢
随着改革开放播下种子的不断生长，传统的档案管理制度已滞后。与此同时，新的档案管理制度还没有形成，这就限制了档案管理工作的发展。在我国的现有经济体制下，第一是因为国有企业是国民经济的主宰者，是以，决定着经济的成长，第二是因为非公有制也在不断成长。因此，国有企业面临着巨大的挑战，即如何适应新的经济制度的发展，如何建立满足现代企业的管理制度；非公有制的企业都希望建立新的档案管理制度，根据各自的特点建立适合自身企业的管理制度，从而提升企业的竞争力。新制度和旧制度处于交替的阶段，档案的管理工作也在观察，等待，不知道如何行动。
2、企业档案看法的落伍
档案管理不仅仅是技能，也是看法的表现。但是，从现在的技术程度来说，档案管理还是不能达到较为理想的程度，因此，还是要凭借人的智慧和能动性，和员工的积极参与。但是企业当中的很多员工，甚至包括比较高级的管理人员，对于档案的认识还是十分落后，不能做到与时俱进，没有充分认识企业的知识资源。所谓的档案，不仅仅是要记录档案的历史知识，还要对现实的情况有所借鉴。除了纸质的档案，现在还有电子档案一说，可以说现在的档案已经出现数字化的趋势。
3、企业档案机构的职位低下
因为很多企业领导人员对于档案管理这一问题的忽视，所以，档案管理机构一直处于被忽视的状态。和财务部门相比，档案管理部门不受企业重视，企业往往不给予经费支持。所以，档案管理这一机构经常被一些企业撤掉。
4、企业档案管理落后
很多企业都知道了信息化的内涵，因此，通过建立信息管理，客户管理等系统，加速信息化的进度，所以，企业也开始频繁的产生数字信息，但是传统的档案管理却不能与时俱进；还由于企业信息的发成长，档案管理人员的本质有待进步，致使档案管理失当。
5、企业档案信息缺少办理
很多企业的管理和存档没有集中的管理，而且档案的信息也没有做到透明化，共享化，资料整合欠缺，所以，缺乏统一的规划。对于这些问题所提出的挑战，如果档案管理部门不能做到很好地改革的话，就很难适应现在的发展。所以，我们要以知识管理作为指导思想，建立新的档案管理制度，才能做到适应市场的发展，适应未来企业的发展。
二、常识办理和企业档案办理
1、常识办理的解说
知识管理是以提高竞争力为目的，从而综合各种信息，收集资料，并且做到合理的应用，鼓励创新，实现了价值。知识管理并不是简单的综合信息，而是处理信息的良好手段，也是增强企业对环境适应力的良好方法。
2、常识办理的内在常识办理的内在，首要包罗以下内容：
（1）知识管理是处理企业在运行过程中所产生知识的有效手段，每个职员都能做到有效的利用这些资源，方便自己寻找到所需要的内容，提高自己的工作能力，提高效率；企业也可以制止出错，以求得本钱最小化，利润最大化。
（2）常识办理只是本领，将这些常识运用到实际工作中去才是目标。以是办理人员要能实现高效的办理，才能让企业取得上风。企业的上风就是在常识的不竭发生和利用的时刻，不竭产生的。
3、档案办理在常识办理之中的影响
因为环境的不断改变，传统的档案管理工作要解决问题，只是做到小改动已经不能解决根本问题了，只有从根本上进行改革才可以。可是从基层开始鼎新，就要有进步的的头脑作为基础。这类想法要顺应时代成长。在新的常识时期，要能指点办理工作的模式便是常识办理。常识办理适应了时期需求，可以从分歧层面给办理工作注入思维活气。
（1）常识办理顺应时代经济发展以常识和信息为主，顺应了时期成长的需求的经济，便是常识经济。它的本色展现在全部生产体系之中，常识产物也起着主导作用。可谓经济资源。由于知识经济和传统的工业经济分歧，因而必要一种全新的思维和管理方法。常识办理便是经由过程立异思维，发挥了常识在日常之中的影响。以求顺应时代成长，这也是办理的必经之路。
（2）常识办理鞭策档案办理的立异知识管理是将常用的技术经过组合，创新，从而创造出适合自己的管理模式，提升竞争力。这是经济时代的新办理模式，常识办理也为档案办理工作供给了新的思维方式。常识办理对档案办理的立异在于：第一，知识管理以知识作为出发点，它可以促进企业人员更新对档案价值的认识：档案不是简单的记录资料，还是未来的展望，是企业的资源。第二，常识办理要以晋升企业在市场当中的其竞争力作为目标。它使人们对档案管理的目标重新认识：档案管理应该以开发利用档案为主，而不仅仅是搜集信息；档案管理是为了给以后的档案管理工作提供借鉴，而不是以保存资料，重复历史为主；档案管理应该以企业的内涵为主，给企业提供最大利润，不是单一的任务。第三，常识办理以构造常识作为内容。它使得人们对档案管理工作重新审视：档案管理应将档案当中的信息存档，了解其中透出的道理和内涵，为以后的工作提供怎样的借鉴，而不是单单的管理档案；收集档案的时候，也应当留意隐含的知识，而不是归档文件就可以了；在整理档案的时候，应当做到分门别类，根据自己的喜好和搜索习惯，对档案内容归类，便于检索；鉴定档案的时候，应当以信息的价值作为标尺，而不是仅仅注重它是否可以保存。第四，常识办理以现代科学技术作为支持。它使得我们重新思考档案管理的方式是否可靠。档案管理应该引进新的技术，而不是单纯使用传统的人工操作方法。档案管理的指导理念是知识管理，它发掘着档案的价值，给企业缔造新的价值，让企业在市场中立于不败之地；凭借新的科学技术，顺应市场之间的剧烈竞争；总而言之，知识管理可以适应环境变迁，从而解决现在所面临的难题。
三、知识管理背景之下的档案办理模式的创造
1、档案办理中实行常识办理的需要社会从工业时期进步到了常识时期。所谓的常识时期，就凭借常识作为依靠，从而产生的经济价值。各个企业都在试图着让自己融入到这场经济潮流当中。不可否认的是，知识管理是是知识时代的档案管理所应用的方式，要从容的应对挑战，档案管理只有促进经济发展，为知识经济做出贡献，才能促使档案管理模式的的快速更新，发挥档案管理工作在知识时代的潜能。
2、档案管理中管理知识资本的方针
（1）档案更加信息化，所以，管理人员应当将各种类型的档案都按照管理知识的方式进行信息化整理。如此才成为企业的资本。将以往的资料看做知识，当成资源进行分类和共享；将将来的信息，设置网上处置的体例，将信息转化成常识，依照资本再处置。
（2）常识支撑着工作人员的进修。将常识和工作人员的进修融合在一起，供给进修的空间。同时，将资源和操作人员的事情融汇在一起，让常识在分歧的关键上也轻易取得。
3、档案常识管理模式的创建
（1）需强化进修思想，让常识在企业之中同享。知识库是否完备，决定着工作人员能否继续学习和更新自我的知识。以是，对操作人员培训，在供给当今的教诲。工作人员也可以感受到浓厚的学习氛围，企业的前景也会十分广阔。
（2）管理知识也是必要的，所以要树立平台。对于信息，特别是局域网，专家咨询等系统，都要提供适时的技术支撑。只有企业具有良好的知识管理系统，员工才会不受其限制，可以随时了解知识库当中的知识，遇到情况也方便和专家联系，解决难题。
【论文关键词】社会保险；档案；创新
随着国民经济的逐步发展，我国社会保险的参保数迅速增加，社会保险档案管理也将面临着严峻的挑战，因此做好社会保险档案管理的根本点是加强创新。只有通过对新时期社会保险档案管理创新的必要性以及现存的问题分析，将纸介档案与数字档案的转换，才是需要对新时期提出社会保险档案管理创新的途径策略。
一、社会保险档案管理现状分析
（一）社会保险的参保人数增长迅速
我国社会保险的参保数，增长迅速。2009年底，全国参加城镇基本养老保险人数为23550万人，比2008年末增加了1659万人。参加基本养老保险的农民工人数为2647万人，比2008年末增加231万人。根据《国家人权行动计划（2011－2012年）》指出，到2012年，中国城镇基本养老保险参保人数超过2、23亿，基本医疗保险参保人数超过4亿，失业保险参保人数超过1、2亿，工伤保险参保人数超过1、4亿，生育保险参保人数超过1亿。参加农村社会养老保险和企业年金的人数逐年增长。可见，我国社会保险档案与日俱增，当今社会的发展对社会保险档案的要求也在提高，需要对社会保险档案进一步创新。
（二）社会保险经办机构实施改革计划
近几年来，国内社会保险经办机构全面实施了各种改革计划，早在2009年最后一次国务院常务会议决定将在2010年内开展全国范围的城镇企业职工基本养老保险关系“跨省转移接续制度”。从2010年7月1日起，流动就业人员基本医疗保险可跨省转移接续。2011年11月15日，人保部就《社会保险费申报缴纳管理规定(草案)》征求意见。根据草案，企业缴纳险种从养老、医疗、失业险三项扩至五项，新增工伤和生育险。这些政策改革都为新时期的社会保险事业的进一步发展营造了很大的发展空间以及机遇。
（三）负责社会保险档案管理的部门分散
我国公民个人社保档案分散在不同的管理部门中管理。现行社会保障管理体制是分散型的。具体情况是：社保中心管理着养老、医疗、工伤等法定的基本保障档案；民政局管理着社会救助、社会福利、社会优抚、城市最低生活保障金；商业保险公司管理着公民个人补充保障的一系列保险金。这种现状造成多头经办，政出多门，业务交叉，资源浪费，政令难以统一的局面。由于管理机构分散、不集中，使人们在利用公民个人社保档案时，存在着许多不便。例如，我们如果需要了解公民个人就业及保险金交纳情况，需要到几个不同的管理机构去了解，这样就给公民个人和组织在查询工作中带来了很大的不便；而且这种分散的管理，使整个社会保障体系出现了许多漏洞，于是就出现了一些奇怪的现象：如“涉保”人死亡以后，其所涉及的个人保险账户并未随之终结，仍有人代领保险金。
（四）社会保险档案工作缺乏硬指标考核
社保档案数量巨大，工作环节繁琐，相对于社会保障工作，社保档案工作没有硬指标来考核，也没有统一的管理办法和标准，因此让部分档案工作者放松了对工作的要求。社会保险的五个险种档案并非一个部门管理，进而导致不同的开发商参与系统建设，相互之间的互不信任以及人为设置壁垒，或者同一家系统开发商采用了不同的标准和技术架构，导致系统割裂。数据只能采用共享或交换的形式，只有极少数地区实现基本信息的共用。比如2008年1月央视报道深圳农民工的“退保潮”现象，就是因为不同的省市之间不能共享社保缴费信息，从而导致社保对于“候鸟型”的打工者来说只是带不走、挪不动的“地方粮票”。
（五）社会保险的经办效率和范围需要扩大
社会保险覆盖范围不断扩大，经办管理效率也越来越引起人们的关注。近年来伴随着生活中网络的普及和对税务、银行等网上业务的接受，热切期待社会保险经办业务网际申报模式的实现，而传统性纸质档案管理约束将无法从根本上解决参保者要求简化手续、便捷服务的利益诉求，因而我们应从社会保险事业发展的战略高度认知社会保险档案管理问题，再继续讨论介质原始性问题显然已是过去时了。现今解决档案数字化的关键是讨论如何确保数据归档前后原始性认证和原始性保证问题。
二、我国社会保险档案管理系统存在的问题
（一）对社会保险档案管理工作不够重视
由于社会保险档案管理工作是比较新的工作，人们还不是很重视。社会保险工作的重点都集中在扩大基本社会保险的覆盖面，强化社会保险基金的征缴和确保企业离退休人员基本养老金按时足额发放等方面，忽视了社会保险档案管理，使社会保险档案管理工作处于无序状态，其作用无法得到充分发挥。
（二）社会保险档案管理体制不规范
由于我国目前的社会保险档案管理制度缺乏统一的规范和标准，造成归档范围不明确，社会保险文件材料收集不齐全，档案管理方法不健全等现象时有发生，严重影响社会保险档案管理的规范化、标准化。社会保险档案专职人员难落实。有些社会保险部门档案机构不健全，没有专职或兼职人员管理档案，即使有，也是临时抽调，没有经过专职培训，严重影响社会保险档案的质量。
（三）社会保险档案存档的条件差
由于场地限制和经费不足等问题无法解决，社会保险档案管理始终未能列入社保经办机构的议事日程，大多数社保经办机构至今未设立固定的场所存放档案，历年累积的社会保险档案只能由经办人员分别保管。由于没有专有的库房，只能存放在潮湿的房间里，致使社会保险档案存在诸多安全因素。这种不规范的档案管理方式不仅查阅起来非常困难，也给日常经办工作带来许多不便。
（四）缺乏专业社保档案的管理标准和规范
社保档案管理缺乏国家标准，职工档案管理仍在执行1992年劳动部与国家档案局共同制定的《企业职工档案管理规定》，而该项制度中的部分条款如适用范围、归档范围、管理形式、交接流转等规定已经不适应现实工作的需要，亟须修改。在没有统一标准的情况下，有的制订了一些社保档案的地方标准，有的地?市制定和公布了医疗保险档案管理办法、低保档案管理办法，而全国许多地?市则没有建立相关管理标准和规范，造成社保档案的各地管理方法不统一。在不同专业类别中，管理的规范和水平也不一致。
三、社会保险档案管理的解决办法
（一）将纸质档案转换成数字档案存档
社会保险经办机构出于业务办理需要，会在办理过程中出现大量的纸质材料或证明，各类保单合同、证件扫描件以及各种需要存档备查的档案资料，是非常庞大的一个数字。纸质材料保存起来不方便，但是将这些材料进行电脑扫描储存，就可以将纸质档案转变成数字档案。根据档案工作的实际需要，可灵活运用，如目录数据适宜采用文本录人；全文数据则可以采用图像扫描录入；而一些当前常用的数据可制作成光盘。
（二）根据社保档案类别进行分类管理
根据不同档案的类型进行分类管理，方便查找、储存，可以防止档案的丢失与缺漏。应针对不同门类的档案，确定不同的归档整理方法。首先，确定立卷原则。遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，按社保档案不同价值性质分类，以便于保管和利用。其次，确定归档形式。根据各社保经办单位文件材料形成的类型，确定以“件”或“卷”进行整理、归档的文件材料范围。最后，根据社会保险档案的保存价值确定“永久”、“长期”和“短期”三种保管期限。
（三）建立全国统筹的社保管理系统，规范标准
建立全国统筹的社保档案管理体系可以为社会保障事业的进一步发展和不断完善奠定重要的基础。以电子政务标准体系和劳动及社会保障标准体系为指导，以投融资与运营模式和项目实施监理模式为依托，按照多层架构的模式将系统自上而下构架成为组件与业务组件、业务运作支撑平台、it基础设施三个层次，树立以监控及管理、信息安全为主的贯穿三大层次的两大体系模式。为适应劳动者的流动和工资收入的变动，对每个劳动者按号码设立档案卡，并用计算机储存，记录公民个人历年的工资收入情况。在全国设立计算机网络，对每个劳动者的情况进行追踪记录；并建立全国范围内统一的网络查询接口，允许公民定期查询，同时也可替他们预测，比如退休时可拿到多少养老金，以提高工作的透明度。
（四）在全国统一管理下设分支机构
在国家劳动和社会保障部的领导下成立一个全国统筹的社保档案管理中心，结束社保档案管理分散问题，实行高度统一的管理，改变目前政出多门、决策分散、管理混乱的局面，使其成为统一管理全国社保档案的领导和决策机构，负责拟订社保档案的发展规划、改革计划、重大决策和有关法规、规章制度，参与制定社保档案的管理标准和规范。其次，全国统筹的社保档案管理中心还可以在全国各地设置分支机构，包括地区局、地方办事处、数据处理中心和项目服务中心。负责公民社保档案内容的定期增加和更新，并送交国家劳动和社会保障部统一保管。
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