档案管理责任书(精选8篇)
时间：2023-08-13
时间：2023-08-13
20__年档案管理工作总结
20__年，我局档案管理工作紧紧围绕落实“文化兴市”战略，加快推进文化事业和文化产业发展这一目标，不断夯实档案基础建设，加大档案管理工作力度，有效发挥档案的功能，档案工作有了较大的发展，较圆满完成了工作任务。现将具体情况总结如下：一、高度重视，加强领导
今年以来，我局高度重视机关档案管理工作，将机关档案管理工作纳入工作日程，加强对档案管理工作的领导，真正做到了认识到位，组织到位，措施到位。20__年，新一届领导班子调整后，及时调整了安阳市文化局档案管理工作领导小组，并把档案工作列入全局的长远规划、年度计划及有关人员的岗位标准和职责中，把档案工作作为机关管理的一项重要的内容纳入年度目标，与机关其它工作同部署、同组织、同考核。同时，配备了具有较高专业素质工作人员任档案管理人员，建立档案管理工作网络，形成了以主管领导挂帅、办公室主任分管、档案室具体负责、各职能科室协助抓的四级档案管理网络。
为进一步加强对机关档案工作管理，局机关舍得在档案设施上投入，局机关搬入市党政综合大楼办公后，在办公用房十分紧张的情况下，专门挤出办公房设立了文书档案室、人事档案室；拨出经费，购置档案柜20余节，为档案室配置了计算机等专用设备，投入资金购买安装了益友档案管理系统，使档案管理在硬件上有了保障，适应了现代化管理的需要。
二、加强制度建设，规范档案管理
为进一步加强我局的档案管理制度建设，规范机关的文书档案管理，20__年以来,先后制定了《安阳市文化局档案管理办法》及有关规章制度。如：《档案保管制度》、《档案利用制度》、《档案工作保密制度》、《档案材料归档制度》等，明确了档案工作职责和任务，以及的归档范围及整理要求，使各有关单位对文件材料的形成、积累、收集、整理有据可依，同时，制定了《档案人员岗位责任制》和考核、奖惩制度，并纳入机关的岗位责任制，充分发挥和调动档案工作人员的积极性。
为规范档案管理，提高档案管理质量，20__年，我局按照市档案局要求，在全市率先安装了《益友档案管理系统》软件。对所有须归档的文件材料经整理后，全部输入计算机管理，极大地提高了检索速度和档案的质量。在归档过程中，我局档案所有文件归档目录、盒内文件目录、盒底备考表、文件资料汇编等全部使用计算机打印；文件、材料的归档全部使用无酸档案盒，文件不易被腐蚀、变质，有利于档案的保存，使我局的档案档案逐步走向了规范化、科学化管理轨道。
四、采取有力措施，做好归档和利用工作
20__年以来，我局按照市档案局的要求，全力做好文书档案的归档和移交工作，截止目前，共归档文书档案1100余卷、件，财务档案900余卷。其中，20__年，一次向市档案局移交各类档案1700余卷；20__年，归档文书档案313件，较好地完成了归档任务。并按照市档案局要求，制订工作计划，组织市戏曲研究所专门人员，积极开展全市艺术档案的收集、归档工作。协助市档案局制作了《崔兰田艺术生平展》、《张宝英舞台艺术展》网页，在党政综合大楼举办了《崔兰田艺术生平展》；与市档案局联合出版了《崔兰田艺术研究》，为落实“文化兴市”战略，弘扬崔派戏曲艺术做出了积极贡献。
五、积极参加档案培训，完成上级交办的任务
为进一步提高档案工作的规范化、科学化管理水平，我局档案专职人员多次参加市档案局举办的档案培训班，购买了《档案工作法规文件与业务知识汇编》、《归档文件整理规则汇编》等重要工具书，对档案工作的开展，提供了科学依据。20__年上半年，由于机关搬迁至东区党政综合楼办公，按照市档案局有关要求，必须在当年6月底前向档案局移交建国以来形成的所有文书档案。在时间紧、任务重的情况下，我局克服重重困难，从基层抽调10余名人员，并在档案局领导的指导和支持下，完成了近30年的文书档案与财务档案的整理归档任务，为我局档案管理迈上新台阶奠定了坚实的基础。
六、 工作中的不足和今后打算
1、加强宣传工作力度，提高全员档案意识。由于对档案法规宣传力度不够，缺乏全员档案意识。因此，造成归档不规范，归档质量差等，今后，我们将着力加强档案法制宣传，不断强化档案意识。
[关键词] 病历档案；信息利用；质量；管理水平
[中图分类号] R197、32 [文献标识码] C[文章编号] 1674-4721（2011）04（a）-125-02
随着我国医疗卫生改革的不断深入和信息社会高速发展，保险行业的兴起，医疗纠纷的日渐增多，患者法律意识增强。特别是2002年9月1日新的《医疗事故处理条例》实施后，病历档案已成为重要法律证据，已越来越受到多方面重视，病历档案信息已受到广泛利用。提高病历档案质量及管理水平显得尤为重要，在实践工作中，必须做好以下方面的工作。
1 明确医务人员的工作职责，提高病历档案书写质量
1、1 认真书写病历档案、确保病历档案质量
严格要求医务人员参照《病历档案书写规范》进行病历档案书写，严禁病历档案涂改、伪造。实习生、进修生书写后由带教老师及时检查，并签字。发现错字时应当用双线划在错字上，不得用刮、粘、涂等方法，掩盖或除去原来的痕迹。上级医师查下级医师书写的病历档案时，注明修改日期和签名，并保持原记录清楚、可辨，以保证每份病历档案的真实性、可靠性。
1、2 加强法制教育，提高医务人员法律和病历档案证据意识
组织大家学习《医疗事故处理条例》、《执业医师法》、《医疗机构病历管理规定》等法律法规，使每一位医务人员明确重视提高病历档案质量及管理水平不仅是对患者和医院负责，更是对自己负责的观念，通过学习卫生法规，树立牢固的法律观念，运用法律保护自己的合法权益，严格遵守病历档案书写规范，严肃、认真书写医疗过程中形成的所有医疗文书，提高病历证据意识，以至在出现医疗纠纷或矛盾时，才能保证其举证作用[1-2]。
1、3 加大病历档案内容质量的监控力度
一份出院病历档案从主管医师、科主任到病案质控人员至少要经过四道检查，医院应建立、健全、完善四级病案质量控制组织，抓好病历档案的全程监控，激发医务人员的质量责任感，实行逐级负责制，一级抓一级，明确任务、层层把关，对每一份病历档案逐一检查，及时书写、修改，加大奖惩力度，与晋升晋级挂钩，从根本上提高病历档案质量。
2 抓好病历档案环节质量，保证医疗安全
2、1 及时完成各种医疗文件的书写
对入院患者，特别是急、危重患者入院后，病情危重、复杂、变化发展快，主诊医生应认真细致询问病史，及时作出诊疗计划，按照《病历书写规范》要求，及时完成首次病程记录、抢救记录、手术记录、死亡讨论记录、医嘱执行和知情同意书家属签名等，并说明病史采集时间、记录时间，以确保医疗安全，减少医疗纠纷的发生。
2、2 重视各种医疗文件书写的质量
各种医疗文件的书写必须符合医疗行政管理部门的规定，医院医疗质量主管部门应重视对新毕业、进修、实习医生上岗前的各种医疗文件书写方面的知识培训，并在医疗查房过程中认真、详细检查运行病历，主要检查内容有：各种医疗文件的书写是否及时，病历内容、医学术语及格式方面是否符合《病历书写的规范》要求。要求医务人员不仅要有丰富的临床医学知识，还必须明确病历档案形成和利用过程中每一环节上的法律责任[3]。在医疗过程中，如果某个医疗文件没有及时记录，如重要的病史、重要体征没有及时记录、书写在病历档案中，或者书写的时间不相符等，都将会在医疗纠纷时处于被动的位置，甚至留下被举证的证据[4]。
3 加强病历档案管理水平，更好为病历档案需求者服务
3、1 建立健全病历档案管理的各项规章制度
如制定《病历档案工作流程》、《病历档案工作管理制度》、《病案库房管理制度》、《病历档案借阅制度》、《病历档案查询、复印工作须知》等，使病历档案日常工作有序不紊地开展。
3、2 加强终末病历档案质控工作
终末病历档案质量是最终评价，是反映医院整体管理水平和医护人员整体素质的重要指标之一[5]。医院非常重视终末病历档案的质量，安排两位副高职称人员做专职终末病历档案质检工作，严格按照本院制订的《住院病历质量评价标准》有关规定，对每份出院病历档案进行病历档案首页、住院志、病程记录、其他四方面进行逐项检查，将发现存在质量问题及时反馈到相关科室，通知责任人及时返修、整改，坚决杜绝乙、丙级病历档案流入病案库，确保了病历档案的及时性、正确性、完整性，提高了病历档案质量。
3、3 认真做好病历档案查询、复印工作
首先要求病历档案管理人员不但要熟悉本专业工作职责和工作流程，其次要尽快掌握法律和保险相关知识，以适应查询、复印工作。对病历档案需求者宣传查询、复印制度，明确复印内容《医疗事故处理条例》中的规定：患者有权复印和复制病历档案资料。但复印的内容是有限制的，绘制复印病历资料的流程图，详细注明复印申请人必须提供相关有效证件，使医务人员和患者家属等全面了解复印程序，为方便病历档案信息需求者提供优质的服务[6]。
总之，在当今社会病历档案信息利用日渐增加的情况下，为了搞好医院管理、保护患者、医务人员和医疗服务机构的合法权利，提高病历档案质量和管理水平是十分重要的，广大医务工作者和病案管理人员只要转变观念，提高自身素质，增强法律意识，做到学法、守法、懂法，才能提高病历档案质量和管理水平，为病历档案信息需求者提供优质的服务。
[参考文献]
[1]陈雪辉,陈勇辉、增强法律和病历证据意识、做好病历档案管理工作[J]、临床和实验医学杂志,2010,9(14):1113、
[2]刘元、病案三级质量监控的效果[J]、中国病案,2007,8(1):21、
[3]张玲、增强法律意识,规范病历书写[J]、中国病案,2006,(SI):129、
一、政治思想、职业道德
能够坚持四项基本原则，思想上与党中央保持高度一致。能够认真学习我国三代领导人特别是总书记关于理想信念、宗旨观念、“三个代表”等重要论述，树立起了正确的人生观和价值观，做到了遵纪守法、勤奋敬业、团结同志。能够时时处处以党员的标准严格要求自己，牢记党的为人民服务的宗旨，在档案管理与业务指导繁杂琐碎的工作中，做到了任劳任怨、埋头实干,时时处处以工作为重，培养起了良好的职业道德。
二、档案管理工作
（一）档案资料的收集
1、参与了对各科室档案的接收进库工作。共参与接收文书档案234卷，会计档案381卷，用地档案1875卷，地籍档案7314卷，土地利用总体规划档案86卷，监察档案100卷,规划档案117卷,交易档案47卷,人事档案110卷,评估档案4卷,矿管档案6卷,底图档案152卷,基建档案7卷,照片档案340张，录像、光盘50盘，图书资料230册。
（二）档案资料的整理
1、在接入库前，对各科室的档案进行案卷质量检查，对不符合入库要求的，按《档号编制规则》，指导并帮助进行整理。2、参与整理底图、航片152份，分类组卷归档12卷；对103张照片按《照片档案管理规范》
和市档案局的要求进行了整理归档。
3、负责资料的管理工作。按《中国图书分类法》对图书进行了分类整理，近年来按规范要求整理资料230余册。并按省一级档案管理的要求，建立健全了资料接收、整理与管理体系。
4、对5卷基建档案进行了整理归档。
（三）档案资料检索利用
1、负责对各科室全引目录的接收和整理工作，对各科室报送的11册全引目录进行了整理，并精装成册，并在原有检索工具的基础上，根据局内档案利用情况不断完善，不断增加，续添了职务任免专题目录、专业技术职务专题目录、先进个人专题目录，人名索引50条、用地档案386条、地籍档案1219条、监察档案80条、土地利用总体规划档案75条、规划档案117条、基建、设备、资料、实物目录共287条。健全了检索体系。
2、积极参与档案信息开发利用工作，主持了《充分发挥档案管理优势、积极为规划与国土资源工作提供服务》的编写，20__年已申报山东省档案信息资源开发奖(待批)。
3、负责资料与档案的接待利用工作。共接待利用者1680人，提供档案资料4000余卷（册）次。编写了档案利用实例效果汇编。
（四）档案资料保管保护
负责对局内档案资料的安全管理。定期对其数量和保管状况进行全面检查，填写登记簿；对档案资料库内温湿度按照要求进行调控，并及时对档案资料进行除尘、消毒，定期清理库房卫生，并进行安全检查，未出现任何事故。
（五）档案资料的统计
负责档案资料的登记与统计工作。建立了各种登记统计簿册，并及时进行登记统计。按上级要求及时报送有关数据。
三、档案业务指导工作
（一）参与组织并指导各科室文件材料立卷归档工作。按照档案管理要求，结合局内业务工作实际，承担了全局12个科室、局下属7个事业单位的立卷指导任务；参加了文书处理与文书立卷工作。
（二）参与了本系统各单位档案工作的建立与指导。为使本系统档案管理规范化，参与了全市23处乡镇（街道）规划与国土资源所的业务档案整理，并作了具体指导。
机关档案管理是维护机关历史面貌的一项重要工作。档案工作实行目标管理对提高机关工作质量和效率有着重要的作用。为加强档案资源建设管理和开发利用，加速档案信息化进程，提高档案管理水平，努力实现档案工作规范化管理，根据《中华人民共和国档案法》和《××省机关档案工作目标管理考评办法》的规定，结合本单位的实际情况，市局拟定在今年__月底前，完成机关综合档案工作目标管理省特级的申报、认定工作。现就申报工作制定如下工作方案：
一、加强领导，明确职责
档案认定工作涉及面宽，工作量大，质量要求高，为保证档案等级认定工作顺利进行，市局决定成立档案工作目标管理达标升级工作领导小组，全面负责档案达标升级工作。由局长××任组长，副局长××任副组长，机关各科室（会）、直属单位负责人为成员。
领导小组下设档案达标升级办公室，办公室设在信息中心，负责统筹协调，各单位专兼职档案人员负责具体操作和日常工作。
成立档案鉴定销毁领导小组，由局长郭毅任组长，副局长程文辉任副组长，机关各科室（会）、直属单位负责人为成员，负责对不归档文件及到期应销毁档案的审核鉴定工作。
二、加强协作配合
档案目标管理是机关整体工作一个不可或缺的一项重要工作，在各门类档案的收集过程中，各有关人员和有关科室要密切配合，大力支持，积极帮助，共同努力，确保完成机关档案目标管理任务。
三、机关档案工作等级认定的步骤
第一阶段：准备阶段（时间：_月_日至_月__日）
_、制定档案达标升级工作实施方案，明确工作人员，分解落实责任。
_、组织有关人员学习档案管理的有关文件、法律法规、广泛宣传档案等级的目的和意义。
_、制定和完善档案管理办法，各项制度及归档范围，分类大刚、保管期限表。
_、完善和添置档案的硬件设施，如：更换档案室防光窗帘，调整实物档案陈列室，购置除湿机、空调、扫描仪、档案管理软件、检索柜、防磁柜、防尘、防鼠、防虫设施和档案盒等。
第二阶段：实施阶段（时间：_月__日至__月__日）
_、做好档案材料的收集工作。包括各类文件材料的收集、整理、装袋、著录、归档、打印归档文件目录等。各类档案的收集、归档工作由相关科室负责，即文书档案、声像档案由办公室负责；会计档案由财务科负责；人事档案由人教科负责；行政处罚案件档案由公平交易分局负责；登记注册档案由登记注册分局负责；基建档案由负责基建工程的人员负责。各行政分局做好本单位简易处罚案件档案和个体登记档案的收集、整理和归档工作。
_、做好各类档案归档入库工作。在做好档案材料收集工作后，严格按文书档案、声像档案、会计档案和基建档案、专业档案等门类进行收集、归类、整理、入库。此项工作由具体承办人负责。文书档案的整理可按照《归档文件整理规则》进行整理。会计档案按照国家财政部、国家档案局联合下发的《会计档案管理办法》执行，照片档案按照《照片档案管理规范》执行，科技档案按照《科技档案案卷构成的一般要求》来执行。专业档案按照本行业专业档案管理办法执行。
_、规范建立各类档案借阅、管理、登记等簿册。同时完成所需的大事记、组织机构沿革、利用效果汇编、档案信息深层次加工编研材料及印证材料的编写工作。由档案达标升级办公室组织人员完成。
_、搞好档案软件录入工作。按照国家档案局科研所统一研制的档案管理软件要求，将历年各门类档案目录逐一录入微机，对近_年永久保管的文书档案原件进行数字化处理，以便于通过计算机和网络查阅查阅档案。历年各门类档案目录的电子文档由相关科室负责提供。
第三阶段：自查、申报、总结阶段（时间：__月__日至__月__日）
_、按照《××省机关档案工作目标管理考评办法》的标准进行自查。对照自查、考评记录逐项打分。
_、对不符合标准的进行查漏补缺。
_、请市档案局的专家领导现场进行初步验收。
今年，我镇按照县府的部署和要求，积极开展工建档作，对镇级档案升级后至200X年间以及村级“六有”建档后至200X年间的档案资料进行整理归档，切实推进我镇的档案管理上水平、上档次，确保档案管理不滑坡。现将我镇的近年来的档案管理自查情况汇报如下：一、党政重视，加强我镇档案工作的力度
镇委、镇府对档案工作高度重视，把建档工作摆上议事日程，强化领导责任，强化责任意识，认真落实领导干部档案工作责任制，档案工作领导小组由镇党群副书记任组长，组织委员、党政办公室主任任副组长兼档案室主任，落实配备一名专职档案员。明确乡镇建档的工作思路，把县委、县府关于档案工作的决策贯彻好、落实好、真抓实干、把工作落到实处。今年为落实县府及档案局《关于对档案综合目标管理升级及复查后满3年的单位进行复查的通知》要求，我镇召开了专门会议研究部署，确保复查合格。
二、落实责任，切实抓好镇府档案资料归档工作
对照县的文件要求，我镇对镇级建档工作及早部署，精心组织，确保档案资料归档工作顺利开展。今年年初，召开镇级档案资料归档工作会议，党群副书记在会上作了部署，要求镇各办公室、部门实行各办（部门）负责制，各办（部门）负责人为该办公室（部门）的档案归档第一责任人，落实好专人开展具体工作，对200X年以来的档案资料进行整理归档，由于早部署，早行动，我镇档案归档工作有条不紊地开展，工作中各办（部门）各负其责，相互支持，对不懂、不明白的由镇档案员负责指导，或直接向县档案局虚心请教。在这次整理归档工作中，县档案局给予了有力的指导，多次到我镇检查指导，为我镇档案工作提出了宝贵的意见和建议。
三、多管齐下，切实抓好村级档案资料归档工作
我镇在抓好镇级档案资料归档的同时，同步抓好村级档案资料的归档工作。主要做到“四个一”：一是召开了一个支书、文书参加的村级档案专门会议，传达县的档案会议及文件精神，要求各村务必重视，扎实地做好资料归档工作，确保通过县的复查验收；二是举办了一个文书参加的村级档案员业务学习班，使各村文书（档案员）对资料归档的业务来一次再学习，再提高，特别是村级换届后，部分档案员未熟悉档案工作的，要尽快熟悉工作的开展；三是组织了一次村级资料的整理收集工作，由镇党政办牵头，对各村自200X年以来档案资料进行整理，重点是各村委的积存资料，各村委两委干部手头上的文书资料收集、合同等，来一次较彻底的收集，既有效地防止了资料的散失，又对资料进行初步分类；四是组织了一次各村档案集中检查，各村档案资料在初步完成整理归档后，统一集中镇档案室，由镇档案员逐一检查、查漏补缺，补充完善。
四、取得的成效
经过近X个月的时间，在镇、村两级的努力，在县档案局业务指导下，我镇对200X—200X年度以来的档案资料整理基本完成，镇级共立卷X卷，其中永久长期X卷（县级发文X卷，镇级发文X卷，镇级汇报总结、各类报表类X卷，经济合同类X卷，各部门业务档案X卷），短期X卷（县委、县委办发文X卷，县府、县府办发文X卷，县其他部门发文X卷），实物档案X件，完成续编大事记、组织机构沿革、基础数字数据汇编等编研材料，并增加了人代会、党代会、妇代会、团代会等四个专题编研共X卷）。村级共立卷X卷，其中永久长期X卷（本村各项汇报X卷，针对性发文X卷，各类报表X卷，实物档案X件），短期X卷（上级各类文件X卷，会计档案X卷）。
五、存在的不足
主要是个别村委文书资料保存不完整，有资料散失现象，镇级部门资料归档不及时，这些都有待我镇加以克服，不断改进。
文书是档案的前身，档案由文书转化而来。一个单位或部门档案管理的水平高低取决于本单位文书处理工作水平的高低。笔者从事档案管理工作多年，现就文书与档案管理工作谈谈自己的观点。
一、正确认识文书处理与档案管理的关系
文书处理与档案管理是文档工作中紧密联系的两个阶段。正确认识和处理好两者关系，使之有机结合，对于做好文档工作及其重要。
（一）文书与档案管理工作职责与任务不同
文书处理工作的主要职责是文件材料的制作、传递、使用、督办、保存等。而档案管理工作的主要职责是收集、整理、分类、编目、鉴定、保管、统计、利用和销毁等。
（二）文书与档案管理相辅相成
文书处理与档案管理虽属于文档工作中不同的工作和阶段，但两者却相辅相成、互为联系。档案工作是在文书工作的基础上，对有保存价值的各类文件载体进行归档、保管、利用，是文书处理工作的延伸。而通过归档工作可以发现平时文书处理中忽视的一些问题，如：文件材料是否完整、齐全、规范，系统，是否属于归档范围之内的，是否为同一年度的等，这些对各部门做好文书处理工作将会起到一定的促进作用。
（三）做好文书工作，是提高档案工作质量的前提
收集工作是档案工作的起点，一般由部门文秘人员承担。要做好档案工作就必须首先做好文件材料的收集工作，文书工作做好了，就能为档案工作提供良好的条件和基础。因此，做好文书工作，是提高?n案工作质量的前提。
二、文书与档案管理工作容易忽视的问题
（一）文件材料收集归档不完整齐全
归档材料不完整齐全。一是有些归档文件材料只有定稿，没有修改稿。造成定稿缺乏相应的依据，而这个依据就是领导修改的痕迹，是最有保存价值的东西。这样以来发文原始稿件的保存就出现了漏存的现象。有些归档文件只有文头，没有附件，而这些附件往往是文件的核心所在，造成归档文件不完整，没有查考的价值。二是由于文书人员工作的疏忽，造成文件重号、漏号等现象，给文件归档带来了一些麻烦和困扰。三是由于部分人员缺乏档案意识，为了完成任务而归档，仅仅只把手头一些普发性的文件整理上交，而把一些有价值的档案遗漏，如：部门领导的重要讲话、参加会议带回来的一些重要的文件资料，导致有的材料经久遗失，使文件材料无法实现集中统一管理。
（二）文秘与档案工作人员缺乏沟通，使档案收集渠道还不够畅通
文书工作与档案管理分属不同的主管部门管理，由于文秘人员在平时的工作中常常忙于本部门事务性工作，与档案馆（室）工作人员交集较少，很难做到相互沟通、步调一致，造成档案收集渠道不够畅通，以致运行过程中经常出现脱节现象，使档案材料得不到很好的收集。
（三）文秘人员归档意识淡薄
文书工作具有很高的时效性和很强的灵活性，职能部门工作人员往往面临工作头绪繁杂、任务重、压力大，且多数文秘人员常常是身兼数职。一方面是要把主要精力投入到完成本部门的主要工作任务上，没有把文件材料归档工作摆上议事日程中。另一方面是缺乏专业的档案管理知识的指导和培训，没有独立完成立卷归档的能力，甚至认为把文件放在自己手边使用起来更便捷，往往造成档案延误、遗漏或“玉”“石”不分，统统上交的现象。
三、加强文书处理与档案管理工作的措施
（一）把好文书工作的审核关，保证归档文件的质量
把好文书工作的审核关，是办公室工作的一项重要内容，也是保证文件质量的重要一环。2012年4月，中办和国办联合颁发了《党政机关公文处理工作条例》（中办发[2012]14号），许多部门都认真执行，并按文件要求坚持公文的审核制度，即：职能部门拟写的文件，先由部门负责人核稿签字后交办公室审核，再送主管领导审核会签后交主管校领导签发，然后由办公室登记文号，打印。审核人员负责把好文件的政策关、格式关、文字关，杜绝不规范、不符合归档要求的文件流入档案，保证了归档文件的质量。
（二）强化文档人员的档案意识，保证归档文件的完整
文秘人员主要负责部门的文书处理工作，如文件的核发、会议记录的整理、各种信息的处理等文件材料的形成工作，文秘人员起着至关重要的作用。如文件编号不准确，会议记录不标议题，出席人员只记姓等，所有这些不规范，不仅影响今后的文书归档工作、归档文件质量，还大大影响归档工作效率。因此，作为文秘工作者，应该充分认识到档案管理不只是档案馆（室）的事，而是文书工作的一部分，主动把文件归档工作纳入到自己的工作范畴之内，积极支持并做好档案工作。
档案管理人员主要负责档案的日常管理工作，除此之外，还包括档案库房的温湿度、灯光、除尘等各种管理、档案管理系统的安全与维护、档案数据的各种备份等，不仅仅要有较强的档案意识，还需要具备一定的档案专业知识，熟练的档案管理工作的技能，才可能对兼职档案员的归档工作进行正确的指导，只有这样，文件材料的收集才会齐全、完整、系统。所以，档案工作的质量和管理水平的高低与文秘人员和档案人员的档案意识有着直接的关系。
（三）加强对文书部门归档工作的监督与指导
在局领导和同志们的关心支持帮助下，经过自己的努力，较好地履行了助理馆员的职责，圆满地完成了各项工作任务。现将一年来的工作总结如下：
? 一、政治思想、职业道德
? 能够坚持四项基本原则，思想上与党中央保持高度一致。能够认真学习我国三代领导人特别是江泽民总书记关于理想信念、宗旨观念、“三个代表”等重要论述，树立起了正确的人生观和价值观，做到了遵纪守法、勤奋敬业、团结同志。能够时时处处以党员的标准严格要求自己，牢记党的为人民服务的宗旨，在档案管理与业务指导繁杂琐碎的工作中，做到了任劳任怨、埋头实干, 时时处处以工作为重，培养起了良好的职业道德。
二、档案业务指导工作
（一）参与组织并指导各科室文件材料立卷归档工作。按照档案管理要求，结合局内业务工作实际，承担了全局12个科室、局下属7个事业单位的立卷指导任务；参加了文书处理与文书立卷工作。
? （二）参与了本系统各单位档案工作的建立与指导。为使本系统档案管理规范化，参与了全市23处乡镇（街道）规划与国土资源所的业务档案整理，并作了具体指导。
? 三、档案管理工作
? （一）档案资料保管保护
? 负责对局内档案资料的安全管理。定期对其数量和保管状况进行全面检查，填写登记簿；对档案资料库内温湿度按照要求进行调控，并及时对档案资料进行除尘、消毒，定期清理库房卫生，并进行安全检查，未出现任何事故。
? （二）档案资料的统计
? 负责档案资料的登记与统计工作。建立了各种登记统计簿册，并及时进行登记统计。按上级要求及时报送有关数据。?
? （三）档案资料的收集
? 1、参与了对各科室档案的接收进库工作。共参与接收文书档案234卷，会计档案381卷，用地档案1875卷，地籍档案7314卷，土地利用总体规划档案86卷，监察档案100卷,规划档案117卷,交易档案47卷,人事档案110卷,评估档案4卷,矿管档案6卷, 底图档案152卷,基建档案7卷,照片档案340张，录像、光盘50盘，图书资料230册。
? （四）档案资料的整理
? 1、在接入库前，对各科室的档案进行案卷质量检查，对不符合入库要求的，按《档号编制规则》，指导并帮助进行整理。?2、参与整理底图、航片152份，分类组卷归档12卷；对103张照片按《照片档案管理规范》和市档案局的要求进行了整理归档。3、负责资料的管理工作。按《中国图书分类法》对图书进行了分类整理，近年来按规范要求整理资料230余册。并按省一级档案管理的要求，建立健全了资料接收、整理与管理体系。4、对5卷基建档案进行了整理归档。
? （五）档案资料检索利用
? 1、负责对各科室全引目录的接收和整理工作，对各科室报送的11册全引目录进行了整理，并精装成册，并在原有检索工具的基础上，根据局内档案利用情况不断完善，不断增加，续添了职务任免专题目录、专业技术职务专题目录、先进个人专题目录，人名索引50条、用地档案386条、地籍档案1219条、监察档案80条、土地利用总体规划档案75条、规划档案117条、基建、设备、资料、实物目录共287条。健全了检索体系。
? 2、积极参与档案信息开发利用工作，主持了《充分发挥档案管理优势、积极为规划与国土资源工作提供服务》的编写，XX年已申报山东省档案信息资源开发奖(待批)。
? 3、负责资料与档案的接待利用工作。共接待利用者1680人，提供档案资料4000余卷（册）次。编写了档案利用实例效果汇编。
? 四、档案学术理论研究
关键词：文书档案；整理；保管方法
文书档案的利用率逐渐升高，因此，做好档案的整理和保管工作是前提和基础，最重要的是档案管理方式不断地与时俱进，主要是为了能够更好地适应社会的发展。在做好档案的管理工作的基础上要不断创新，进而发挥文书档案管理工作的效率，提高管理工作的价值。
1 文书档案的归档范围和保管期限
从文书档案的归档范围上看，不同的单位具有不同的规定，同时也需要根据档案信息本身的特点来进行归档。其保管期限也是如此，档案的价值是确定保管期限的重要因素。各大企事业单位都是根据档案文件对于单位发展的贡献和价值来判断文书档案的归档范围和保管期限。进行归档的文书档案主要可以分为以下两种：一种是针对单位分发的文件类型，其中包括单位机构、人事以及职称、物资、经费等等工作内容做出的皮肤、通告等。这一方面的文件具有一定的法律效益，因此，需要进行长期保存。相关的文书档案管理工作人员需要对这类文件加强重视。另一种就是上级下发的法律或者是政策的规定，作为企事业单位执行的依据，这些文件只是在一时具有较大的效力，但是一段时间之后，就是失去了作用，因此可以进行短期的保存。
文书档案的归档工作包含的范围相对较广，不仅有正式的文件，还有对短期工作的总结和报告、领导的讲话以及工作部署的文字形式等等。对于相对重要的内容要将进行永久性的保存，如果是价值和作用一般的档案可以进行长期保存，然后根据档案的具体应用情况来确定以后的保存时间。同时要做好档案文件的归档工作，尤其是一些合同或者是协议等都需要进行归档处理。
以下下属文件包括计划、总结以及报表等要进行归档处理，其长期性和短期性，需要根据文件的重要程度来确定。由于企事业单位的档案归档类型较多，且文书档案具有一定的权威性，因此，需要将其分成党群工作文件、行政管理文件、经营管理文件以及生产技术文件等等。归档工作主要是为了保证以后工作的合理性和高效性。
2 文书档案的整理方法
2、1 文书立卷责任部门
从文书档案立卷责任管理部门来看，主要是有文书或者是相关的收发人员来进行档案信息的收集和归档。我国为了保证档案立卷工作的科学和合理性，已经建立了一定的立卷制度。可见立卷工作的重要性。档案对于企事业单位来说可以说起到了监督和控制的作用，但是有些小的企业单位还没有明确的管理制度，档案管理工作的规范程度还不够。在具体的工作过程中，都是有文员来进行档案的归档和整理工作，其规范性和全面性就得不到保证。造成档案的内部质量不高，立卷制度不完善，文书档案管理工作无法适应社会发展的需要。
2、2 文书立卷的基本要求和方法
在进行文书立卷工作的过程中，需要遵守的主要原则就是文件材料本身的规律和联系，要保证文件本身的整体性，对于不同价值的文件进行分类整理，其保管方式也存在着明显的差异，可以从以下几个方面来进行具体的阐述：
2、2、1 分年度。正确的整理方式是要将文书档案按照年度来进行整理，这也是立卷工作需要遵循的基本特征，如果是特殊的文件要进行立卷工作，其中包括一些计划和统计报表等。
2、2、2 分级别。在分级别处理的过程中需要严格按照上下级文件的密切关系来进行，要将上下级的文件进行分开组卷。但是如果是一些批复可以将其放到一起，要注意区分上下级。
2、2、3 分类别，注意问题的专门性和问题之间的联系，按分类方案分成若干类，如企业先按四大类分开，每一大类再按文件多少分成若干卷。
2、2、4 分保管期限，注意保持问题的完整性。一般需要永久、长期、短期保存的文件应分别组卷，但为了保持文件间的有机联系，少量保管期限短的文件与保管期限长的文件一起组卷时，保管期限从长。
2、3 文书立卷的操作程序
2、3、1 初步立卷：根据每年形成的材料数量，剔除不归档文件，按“四分四注意”的方法组成案卷。
2、3、2 拟写案卷题名。案卷题名应当准确概括本卷文件的制发机关、内容、文种，文字应力求简练、明确，一般案卷题名应具备作者、内容、文种三要素，如涉及重要地区的要标出地区，涉及特定时间的要标出时间。
2、3、3 卷内文件排列与编号
a卷内文件排列，密不可分的文件应当依序排列：正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；批复在前，请示在后；转发件在前，被转发件在后；多种文字的同一文件，中文在前，其他文字在后；处理同一问题的文件与电报应根据内容和文件一起依次序排列；案件材料结论、决定、判决材料在前，依据材料在后。一般文件可按问题或时间顺序排列。
b装订的案卷要编页号，卷内文件凡有文字、图象等页面都应每页编写一个号，空白页不编号。编写应该用阿拉伯数字每卷从1开始，文书档案在正面的右上角，背面的左上角编写页号。不装订的文件编件号，要盖档案号章，在档案号章内写档号、件号。
3 文书档案的保管措施
3、1 编制归档文件责任者、内容、文种的报表，并按上述分支对每个词条给分，这些词条我们可以预先找出一部分，其他的一部分可以通过计算机进行找出。另一方面，我们可以通过对列出归档文件的性质，把文件分为重要性和一般性，通过各种性质进行合理的归档。
3、2 根据现行文件的格式，确定不同的模板。如模版一：责任者、内容、文种；模版二：内容、文种。这样可以为计算机的自动抽词提供方便。
3、3 编制计算机的归档程序。对电子文件的标题名中各个字段进行比较，对责任者、内容进行一次性的抽取，并给予相应的分数。它们共同组成了编制工作的核心。
3、4 每一份文档形成电子文件后，需要在设计好的程序中运行，通过对运行后的总分数确认可以实现初步的保管期限，并对其进行人工审阅。
结束语
文书档案的整理需要档案管理人员明确自己的职责所在，确定文书档案的管理范围。本文通过对文书档案的管理的基本要求和归档方法的详细阐述，提出了对档案创新保管方法。做好文书档案的管理工作要与科技的手段相结合，运用计算机辅助文档的管理，达到管理的合理性和科学性，为社会各个领域的发展提供完整的参考资料。■
参考文献
[1]史卫军、新时期档案工作的走向[J]、吉林水利，2003（S1）、
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