电子档案的概念(精选8篇)
时间：2023-08-19
时间：2023-08-19
[关键词]电子文件；立法；法规建设
伴随计算机网络的使用和信息的普及，电子文件应运而生并普遍发展起来。一方面，电子文件的广泛应用使我们的生活变得便捷和高效，另一方面，电子文件在管理和利用中的问题越来越凸现，进而引发的法律纠纷也在不断增多。因此，电子文件需要相应的法律、制度和标准予以规范，以确保电子文件的完整、准确、安全及管理的高效和科学。
一、电子文件法规建设情况
上个世纪90年代初，伴随着计算机和网络技术的出现和普及，我国电子文件管理和研究工作开始起步。1999年6月，《电子文件归档与电子档案管理办法》正式颁布，该办法细致地规定了电子文件的收集、整理、归档、检验、利用等诸多流程，因而被誉为我国第一部档案信息规章。2000年12月，“全国档案事业发展‘十五’计划”把电子文件管理作为档案信息化建设的重点，并选择北京、上海等地的档案馆开展试点。在国家政策的推动下，各地方档案部门也积极制定适合本地区实际情况的电子文件归档与管理规范。自此，我国从中央到地方电子文件的立法工作逐步开展起来。2003年8月出台的《电子文件归档与管理规范》是对我国电子文件立法工作的进一步延伸。2005年4月1日《电子签名法≯正式实施，确立了电子文件的法律地位，是日后电子文件法律效力予以认可的最重要的法律依据。2006年，国家档案局将“建立一批电子文件中心和数字档案馆，实现档案信息资源社会共享”列为“全国‘十一五’时期档案事业发展规划”的总体目标之一，并将“规范电子文件归档、管理与接收工作，建立健全电子档案接收机制和相关规章制度”作为下一步发展的总体任务之一。这一系列的举措适应了我国信息时代电子文件快速发展的需求，为日后电子文件的立法工作奠定了基石。
二、电子文件立法可行性
（一）技术保障提供了立法支撑。国家档案局、中央档案馆馆长杨冬权“在全国档案安全体系建设工作会议上的讲话”把“认真管好电子文件，确保电子文件安全”作为我国未来档案安全体系建设的主要任务之一。较好的技术保障，已成为电子文件立法的最关键因素。目前，我国可采用的技术主要有元数据披术、系统防火墙检测技术、长期可存取技术、信息数据加密、信息认证技术、对电子文件的追踪技术等等。这些技术能确保电子文件真实有效和完整可读，实现对电子文件生命周期全过程的有效控制，有效防范和降低电子文件管理的风险，解决电子文件管理中存在的问题。
（二）《电子签名法》提供了立法基础。在《电子签名法》出台之前，法律对于身份的确认一般只是要求当事人签名或盖章。然而对于电子商务活动中出现电子化形式的文本，是无法采取手写签名的，必须依靠信息技术来代替。2000年以后，在世界电予商务大发展的环境背景下，我国电子商务发展迅猛。但是，电子商务的立法却远远滞后，最突出的便是已在实践中为交易各方普遍认同和接受的电子签名严重缺乏法律规范。2005年4月1日正式实施的《电子签名法》可谓是我国首部真正意义上的信息化法律，文中明确规定“可靠的电子签名与手写签名或者盖章具有同等的法律效力”，这是我国首次赋予了电子签名的法律效力，是信息领域的一次创举。《电子签名法》还规定了电子签名认证体系，明确了电子签名者和电子认证服务提供者的权力与责任，确认了认证机构的认证程序及法律地位，设置了认证机构市场准人和行政许可的条件，并授权信息产业部制定与之配套实施的《电子认证服务管理办法》。这一系列措施为电子文件认证体系的建立和运行以及档案部门参与和开展电子文件认证服务奠定了基础，对于制定、增补相关档案法律法规也具有重要的参考意义。
（三）我国基本法对电子文件的认同。《行政诉讼法》、《民事诉讼法》、《刑事诉讼法》都规定了视听资料为证据种类的一种，并将计算机产生和存储的数据和文件归入此类证据中。《合同法》规定：“书面形式指合同书、信件和数据电文等可以有形地表现所载内容的形式”。可见，我国多部基本法中都已涉及并认可电子文件存在的价值。
三、《档案法》支持电子文件法规建设
（一）《档案法》中的电子文件的基本概念应与相关标准和规范保持一致。各种标准规范以及国内外专家学者对电子文件下的定义多至几十种，虽然大体相同或相似，但是细小的差别都容易造成在法律慨念上的混淆和认定的困难。因此，《档案法》中电子文件的基本概念应与相关标准和规范保持一致，《电子文件归档与管理规范》对电子文件的定义等概念界定得精准规范，不失为有益参照。
（二）电子文件管理纳入《档案法》须参照《电子签名法》。迄今为止，《电子签名法》是实现电子文件管理法制化和认可电子文件法律效力最基本的依据和最重要的法律保障。它为现行《档案法》的修订，添加电子文件部分提供了基础，在一定程度上保证了电子文件的法律证据性。
（三）赋予电子文件具有同纸质档案相同的法律效力。《档案法》只有在法律上认可那些根据纸质档案原件扫描、与纸质文件原件内容相同的双套保存的电子文件和真实可靠的电子文件归档转换而形成的电子档案具有与纸质原件同等的法律效力，才能全面认可电子文件的法律效力。
参考文献：
[1]吴江华；论我国档案法规体系的建设[J]；档案学通讯；2002年02期
一、关于电子文件、电子档案和数字档案的概念和内涵
电子文件可能是当前档案信息化工作中使用频率、关注度最高的一个词，对电子文件一词的使用一般分两种情况，一种是广义的，也是使用最为广泛的，在档案部门、文书部门、信息化部门等领域普遍认可的，其概念是通过计算机等电子设备产生、传输和使用的电子数据或记录。广义的电子文件涵盖几乎所有的产生途径和数据类型，只要是电子形式的数据都可称为电子文件。另外一种是狭义的，就是目前在相关规章和标准中界定的电子文件。尽管在相关规章和标准中对电子文件概念的表述还不完全一致，但是，我们认为，严格意义上的电子文件应当具备四个方面的特征，一是通过计算机等电子设备产生、传输和使用，二是经过特定流程产生和传输并具有规范体式，三是能够发挥法定效用，四是通过一定的形式得到法律或行政认可。
电子档案一词在国家颁布的规章或标准中出现较少，还没有官方认可的统一定义。参照纸质文件与纸质档案的对应关系，电子档案也应当是由电子文件经过归档、移交等流程转化而来。尽快界定电子档案的概念对于档案部门做好电子文件归档和电子档案的管理特别是长期保存工作非常紧迫和重要。对于电子档案的内涵，就目前的认识水平，有几点是明确的，一是电子档案是由上述所说狭义的电子文件归档形成的，二是电子档案应当包括元数据、内容数据以及必需的过程数据，并且通过一定的方式互相关联，三是电子文件归档应当进行真实、完整、可用方面的检测，四是立档单位向档案馆移交电子档案应当履行法定程序。对于电子档案的长期保存有些问题还未形成共识，一是对于形成时不符合格式要求的电子文件是否必须要转换成标准格式或通用格式，转换后是否影响电子档案的原始性与有效性；二是对于流式文件是否要转换成版式文件作为档案保存；三是各立档单位的软硬件环境是否要向档案馆移交；四是动态数据是否作为电子档案保存。
数字档案一词使用也比较普遍，特别是各地在进行数字档案馆项目的立项和建设过程中，作为核心建设内容的数字档案资源建设，是数字档案一词得到较多使用的重要原因。目前比较一致的看法是，数字档案是馆藏数字信息的统称，包括新接收的电子文件、传统载体档案数字化形成的数字化档案以及根据馆藏需要收集的重要数字信息资料等。
二、关于档案数字化的工作策略
档案数字化工作是实现档案信息化管理的必要途径，从提高档案利用的效率和确保档案原件的安全角度出发，档案数字化是每个档案馆、档案室都需要做的基础性工作。在开展数字化工作过程中应当把握下列几个方面的原则。
完整性原则。应当有效保证档案信息的完整性，一个案卷、一个专题或一个全宗的档案应当全部进行数字化，不能视档案信息内容的重要程度、敏感程度等删减数字化内容，避免人为造成档案信息不完整现象出现，给档案管理和提供利用造成障碍。
目录优先原则。对于馆藏量较大、基础工作比较薄弱的单位，应当优先建立文件级目录数据库，为开展全文数字化工作奠定基础。要注重基础工作的质量。档案数字化是应用计算机等相关技术对档案数据进行高效管理，档案数据的详略、对错决定着数字化工作的成败。应当对档案案卷进行准确无误的分类、著录、整理、编页，建立高质量的案卷目录和文件目录，为数字化工作奠定坚实的基础，从源头上杜绝计算机管理的差错。
最小干预原则。要注重维护档案原貌，必须减少对原件可能造成的损害。应当对数字化、缩微、仿真复制、鉴定整理等工作进行统筹规划、合理安排，尽可能不拆卷扫描，杜绝多次拆装卷和重复扫描。
方便利用原则。数字化的主要目的是方便利用，同时保护原件。对已经数字化的档案，要及时鉴定，划分公开范围和控制使用范围，并将无限制开放的档案及时向社会开放，确保可以公开的数字化档案向社会提供利用，使档案数字化真正成为档案信息资源开发利用的有力手段，而不仅仅作为档案信息保存的另一种形式。
三、关于数字信息转存胶片、缩微胶片数字化及其与纸质档案数字化的关系
将数字信息转存缩微胶片是保证电子文件可靠性、长期保存的重要选项，也是电子文件安全备份的措施Z--。但是，数字信息转存胶片的存档机及其相配套的冲洗设备投资较大，对工作人员的操作也有必要的专业要求，因此，在省级以下档案馆及多数档案室并不需要配备相关设备，可以委托省级以上档案馆或相关专业公司进行转换。
缩微胶片数字化的目的是解决缩微胶片检索速度慢、阅读不方便的问题。已经进行缩微拍摄的档案，为避免重复拆卷、扫描对档案原件造成的损害以及其他安全隐患，应当不再调用原件进行扫描，而利用缩微拷贝片或者母片进行数字化转换。但是，对于有些档案馆早期拍摄的缩微胶片画幅质量不高、对案卷或文件进行有选择性拍摄、案卷整理不规范等情况，如果采用缩微胶片进行数字化转换，会出现数字图像质量不符合标准要求、图像与目录挂接困难等问题，就应直接调用纸质档案原件进行扫描数字化。
数字信息转存胶片是一项着眼于档案资料长期保存、安全备份的战略性的技术手段，缩微胶片数字化是为了提高档案复制件的利用效率，纸质档案数字化的作用体现在三个方面，一是避免使用档案原件，保护档案原件，二是能够提高档案利用的效率以及查全率、查准率，三是档案资料安全备份的一种技术方法。应当根据档案资料保管、利用的不同要求以及自身的人员、技术、设备条件等，选择相应的技术方法。
四、关于电子文件中心、电子文件备份中心和数字档案馆三者的建设要求及其相互关系
在国家综合档案馆建设电子文件中心的设想和要求是2005年开始在档案部门提出的，2007年4月，为贯彻落实王刚同志有关电子文件管理工作的批示精神，国家档案局在江苏、安徽召开了“电子文件中心建设经验交流会”，会议对全国档案部门进行电子文件中心建设的任务和要求进行了全面部署。在2009年全国档案局长馆长会议上，电子文件中心作为各级国家综合档案馆“五位一体”的“一位”，成为今后各级国家综合档案馆的一项基本功能建设要求。对于电子文件中心的功能和建设要求，安徽省档案局黄玉明副局长在《档案学研究》2010年第2期刊发的《电子文件中心的定位与核心取向》一文中，已经做了很好的、比较系统的阐述，这里不再赘述。
电子文件备份中心的名称在各地档案部门使用比较少，只是在个别地方档案馆，为了适应当地电子政务建设数据备份的要求，提出建立本地电子文件备份中心的项目需求。在2009年12月两办印发的《电子文件管理暂行办法》文件中，明确提出了在各级国家综合档案馆应当根据灾害备份的要求，建立本级电子文件备份中心或者异地备份库的要求。这是从国家战略高度，从电子文件的安全管理需要出发，国家赋予各级国家综合档案馆在电子文件管理方面的一项新职能。电子文件备份中心建设应当紧紧围绕电子文件管理、国家灾害备份的要求，结合各地档案馆的特点，明确定位和功能要求，建立相应制度，配备相关设备和人员。
数字档案馆概念从提出至今，经历了不断认识、不断发展的过程。最近由国家档案局制定的《数字档案馆建设指南》，将数字档案馆定义为各级各类档案馆为适应信息社会日益增长的对档案信息资源管理、利用需求，运用现代信息技术对数字档案信息进行采集、加工、存储、管理，并通过各种网络平台提供公共档案信息服务和共享利用的档案信息集成管理系统。应该说，数字档案馆是档案信息化成果的集中体现，包括电子文件接收与管理、档案数字化、重要信息资源采集、数字档案信息管理和、计算机辅助管理传统载体档案、库房智能化管理等多项内容。
关键词：电子文件；电子文件管理；电子文件管理系统
1 引言
电子文件的大量形成及其管理需要，极大地冲击了传统档案学的理论基础与管理实践，无论是作为一种独立的管理领域，或者是作为档案管理的前端延伸，世界各国都基本形成了比较明确的电子文件管理机制、体制，开发和制定了相关的应用系统、标准规范与解决方案。然而，纵观电子文件管理的理论研究，我们又惊奇地发现，尽管二十多年来人们对电子文件认识不断深化，管理内容在不断扩展，但在电子文件及电子文件管理领域中，名词术语普遍存在概念模糊、随意性大、使用混乱等不规范、不统一的现象，甚至由此引发“语言缺陷”，严重影响了电子文件管理理论研究、实践发展和国际化交流。特别是涉及的电子文件管理理论研究与实践广泛应用的三个核心概念：即电子文件、电子文件管理、电子文件管理系统，似乎都没有一个统一的名称或者概念解析。2012年，我们承担并完成的国家电子文件管理部际联席会议办公室课题――《电子文件管理术语规范》 ，在中外有关资料的分析和有关专家的建议基础上，对于这三个核心概念作一个探讨，以明确其概念的内涵，以及概念关系。
2 关于“电子文件”概念
中外关于电子文件的用语及解释比较复杂。二十多年来，电子文件有多种称谓，类似有“机读文件”、“数字文件”，也有“数字文档”、“电子文档”、“计算机文档”等似是而非的同类名称。个中关系我们且不深究，单就电子文件（Electronic record），目前，中外相关标准规范、术语表、论著中的定义表述不一。
其中，国内的主要类型列举如下：
（1）电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。[1]
（2）电子文件是国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的各种形式的信息记录。[2]
（3）电子文件是指机关、团体、企事业单位以及其他组织或个人，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的信息记录。[3]
（4）电子文件是以代码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统存取并可在通信网络上传输的文件。[4]
而国际组织和美、澳两国的代表性定义列举如下：
（1）电子文件也称“数字文件”，它是用电子设备传递和维护并具备以下特征的文件：
i）结构：电子文件和附件或其他相关文档任何链接的格式。
ii）内容：在电子文件的结构中传递交易证据的信息。
iii）背景：记录来源的信息，（这些信息）与电子文件的交易相关，包括创建者、日期、安全性和访问、语言、处置、格式等；背景通常分布在结构和内容中。[5]
（2）电子文件是在自动化系统中已被捕获和固定以实现存储和操作的数据或信息，要求使用这个系统呈现这些数据或信息能被人们所理解。[6]
（3）电子文件是用电子设备创建或维护的文件，包括模拟格式（另见数字文件）。[7]
（4）电子文件是：i） （RM）以仅电脑能处理的形式被记录并满足生效的“文件”定义的任何信息。ii） （IT）通常用于一般描述计算机系统的电子文件，不管它们是文件或非文件状态。[8]
以上定义，就可以看作对于电子文件这一概念进行定义的某一形式，但如果中外综合比较，两者之间还是有比较大的差别，国际组织和美、澳两国，比较强调电子文件本身的形式特征与技术特征。而我国有关定义，尤其是规范（包括近两个规范的征求意见稿）中的定义表达，相对而言，比较注重与档案管理相一致的特征认识。事实上，从我国电子文件管理体制确定之后，我国档案部门就重新启用“电子档案”一词，就意味着电子文件一词的理解，需要和电子档案一词关联起来理解了，如同以往处理“文件”与“档案”的关系一样。鉴于我国的电子文件管理核心概念解释，首先要立足于我国电子文件管理的实践进展，尊重现实情况，在本文研究中，我们认为，电子文件归档与管理规范（GB/T18894-2002）、电子档案管理基本术语（征求意见稿）、电子文件元数据基本集（征求意见稿），具备规范的基本要求，因而，就实际规范的制定而言，这三种定义表达，可以作为电子文件的定义基础。同时，比较起来看，电子文件归档与管理规范（GB/T18894-2002）的电子文件定义，强调的是电子文件形成的技术环境，这跟国际档案理事会与发达国家的电子文件认识相一致；而后两者强调的是电子文件的形成主体与形成环境，这跟我国档案管理标准规范衔接比较好。
因而，本文关于电子文件的定义，综合考虑，作以下表达：
“电子文件是机关、团体、企事业单位以及其他组织或个人在履行其法定职责或处理事务过程中，利用计算机等电子设备形成、办理、存储和利用，并可通过通信网络进行交换和传输的各种形式的信息记录。”
这一定义的内涵如下：
第一，电子文件的形成主体是机关、团体、企事业单位、其他组织或个人（“国家机构、社会组织或个人”、“机关、团体、企事业单位以及其他组织或个人”两类表述，后者可能更加明确一些）。
第二，电子文件是在各主体履行其法定职责或处理事务过程中形成的。
第三，揭示电子文件的技术属性是：利用计算机等电子设备形成、办理、存储和利用，并要以通过通信网络进行交换和传输。
第四，揭示电子文件的形式多样性，包括文本、图形、图像、数据库、视频、音频等形式的电子信息。
3 关于“电子文件管理”概念
电子文件管理，目前国内没有明确定义，相关国家的术语规范也没有将其作为独立术语，但一般术语规范中有“电子文件”和“文件管理”词条。对于电子文件管理进行解释，比较权威的有国际ARMA协会2006年和2007对此进行的解释：
（1）是根据文件管理原理和方法，运用计算机设备和软件对信息系统中的电子文件和非电子文件进行的电子化管理。[9]
（2）A、文件管理原则在电子文件中的应用。B、使用电子系统来应用文件管理原则的文件管理。[10]
仔细分析一下，发现以上这两种解释都不适合我国的电子文件管理的实践。我国电子文件管理，尽管没有概念解释，但广泛接受了电子文件管理的全程管理原则。我国电子文件管理的研究者认为，电子文件管理，首先应该是覆盖电子文件整个运动过程的，如同我们在理论上强调的，电子文件管理，需要覆盖全流程、全类型、全业务一样。因而，在本文中，我们认为，“电子文件管理”采用以下解释比较合适：
“电子文件管理是指对电子文件生命周期整个过程进行有效且系统控制的管理活动。”
在这个定义表述中，需要突出两点理解：
一是突出电子文件生命周期的完整性，并将这一特点作为电子文件管理的基础，并将电子文件生命周期的词条，置于电子文件管理之前，指出电子文件生命周期有一个整体过程，即“电子文件从形成、办理到最终处置（销毁或永久保存）的全过程”。
二是注重电子文件的全程管理的特点，即对于整个运动过程实施有效且系统的控制。
这个概念的定义基础，有以下两个方面：
一是基于电子文件整体运动的理解。电子文件整体运动可以有两种理论解释：一种是文件生命周期理论，另一种是文件连续体模式。两种理论解释都能够反映出电子文件运动的一般规律，前者的优势在于理论说明简练、跟传统的文件与档案管理模式衔接性较好，并且，可以比较清楚地划分电子文件管理基本流程与主要环节（电子文件运动有形成、办理、交换、传输、归档、移交、保管、利用、处置等环节），但难以解释电子文件某些特殊运动现象；后者的优势在于更好地说明电子文件多因素、跨时空运动的特点，但是对于实践部门来说，理解这种复杂和抽象的概念比较困难。
在本文中，我们认为，采用电子文件生命周期理论的解释，将三个运动阶段与对应的管理系统EDMS、ERMS、TDR，作相对应的层次说明，这比较适合国际电子文件管理的运动阶段划分，也适合我国的电子文件管理与档案管理实践。
二是基于我国电子文件管理法规文件的理解。在《电子文件管理暂行办法》中，把电子文件的运动划分为形成和办理、归档与移交、保管与利用等基本阶段，我们在此基础上，加上交换、传输、处置三个环节。
在本文研究中，我们把电子文件管理运动阶段、管理系统、管理需求作以下层次关系表示（见图1）：
这一图示，能够揭示出电子文件全程管理的特点，同时比较明确地说明了电子文件从形成到档案馆永久保管所涉及的管理机构、管理系统及功能需求。
4 关于“电子文件管理系统”的系列概念
电子文件管理系统，需要跟“电子文件管理”一词的理解密切关联起来。从图1中，我们可以看到，电子文件有着全程管理的需求，但由于我国电子文件管理体制与档案管理体制同时存在，因而，我们还需要区分归档前的电子文件、归档后的电子文件、进馆后的电子文件在概念运用上的不同，而之所以用不同的概念，是因为这三个阶段的电子文件管理，有着不同的管理需要。可见，电子文件管理系统，实际是需要区分三个阶段，因而，也获得三个名称。在本文，我们将其称为“电子文件处理系统”（“Electronic Records Processing System”），“电子文件归档管理系统”（“Filing Electronic Records Management System”），“可信数字仓储”（“TDR――Trusted Digital Repository”）。
由于电子文件的形成、办理、传输与交换等环节，是在现行机关的办公室自动化系统、业务系统中完成，因而，这一阶段的电子文件管理系统，和办理完毕或者归档后的电子文件管理系统，是有本质区别的。前者在国外一般称为“EDMS”（“Electronic Document Management System”），后者一般称为“ERMS”（“Electronic Records Management System”）。我国实践中，也存在类似情况，也需要把这两者运用的系统区分开来，因而，在本文中，前者称为电子文件处理系统，跟EDMS相对应；而后者称为电子文件归档管理系统，跟ERMS相对应。
4、1 电子文件处理系统的释义。鉴于与EDMS相对应，对于电子文件处理系统的解释，可以借鉴国外EDMS的定义。国外EDMS的定义主要有如下几类：
（1）用以支持创建、使用和维护电子文档的自动化系统，其目的是提高组织的工作流程。这些系统不一定整合了文件管理功能，文档可能有情报价值而非证据价值（如文档可能不是文件）。[11]
（2）由软件、硬件、策略和流程组成的系统，可以自动实现电子文件的起草、组织、追踪和分发。（注：EDMS软件包括版本控制和签入/签出功能）[12]
（3）使用自动化的技术、根据既定的政策和程序，恰当地分配、使用、存储、检索、保护和保留以数字格式存储的信息的软件应用。[13]
在本文中，根据我国的实际情况与实际需要，我们对于电子文件处理系统的释义，作如下表述：
“机关、企事业单位用于形成、办理、交换与传输电子文件的计算机信息系统，注重电子文件的业务流传、版本固定与现行效力，包括办公自动化系统和各种业务系统。这相对于国外的EDMS（Electronic Document Management System）。”
4、2 电子文件归档管理系统的释义。电子文件归档管理系统的解释，可以借鉴ERMS的定义，国内外ERMS有以下几种释义：
（1）基于局域网络和信息数据库而运行的计算机管理系统，它能够对电子文件的录入、校对、审核以及数字化加工等流程进行管理，可以实现从档案纸质化管理向数字化管理的转变。[14]
（2）为了满足业务对电子文件管理需要而设计的系统，用以捕获、保存、提供获取业务处理过程中产生的有证据价值的文件的功能。电子文件管理系统包括：档案工作者和文件使用者；授权政策、责任分配、权力授予、程序和做法；政策声明、程序手册、用户指南和其他用以批准和颁发政策的文件、程序和做法；文件本身；控制和记录的专门资料和文件系统；软件、硬件、其他设备、必要工具等。[15]
（3）用以管理电子文件创建、使用、维护和处置的自动化系统，其目的是提供业务活动的证据。这些系统维持适当的结构信息（元数据）和文件之间的联系，以支持它们的证据价值。[16]
（4）由软件、硬件、策略和流程组成的系统，不考虑载体形式如何，自动起草、组织、追踪和分发文件的系统。（注：电子文件管理软件包括保管表和处置）[17]
在本文中，根据我国的实际情况与实际需要，我们对于电子文件归档管理系统的释义，作如下表述：
“为了满足机关、企事业单位对归档电子文件管理需要而设计的计算机信息系统，用以捕获、保存、维护、提供获取业务处理过程中产生的有证据价值的文件的功能。这相对于国外的ERMS（Electronic Records Management System）。”
4、3 可信数字仓储的释义。鉴于中外都将进馆后的文件（电子文件）视作档案，在档案馆阶段注重电子文件的长期有效保存与利用，是一种国际共识，因而，“可信数字仓储”一词，中外基本上可以统一起来。为此，可以对其作如此的概念解释：
可信数字仓储是负责数字资源长期、可靠的管理以及维护的系统，它按照普遍接受的协议和标准设计并运行，具有切实可行的政策和实施方案，并且有持续稳定的财政支持和规范的评价机制，能够对数字资源提供者和用户长期负责，其使命和目标是长久地为用户提供可靠的数字资源访问服务，如，数字档案馆。
5 结束语
电子文件的内涵，电子文件管理的边界，电子文件管理系统的功能要求，在我国都会因需要处理电子文件归档前后的关系，而有不同的观点和声音。这一点，跟国外相比，可能我们因此更需要共识，事实上，这也是电子文件管理术语规范注重国际接轨还是注重国情需要的艰难选择。在本文中，我们更多考虑的是我国电子文件管理实践的需要，也同时兼顾到国际接轨。本文由此提出的核心概念的探讨，希望引起更多专家学者的注意，以期有更多的讨论与交流。
注①：2011年12月下达由浙江省委办公厅承担，浙江大学、浙江省档案局、杭州市档案局、浙江省工商管理局信息中心合作完成。本课题研究，得到国家电子文件管理部际联席会议办公室任守信副主任、姚思远处长，国家档案局技术部蔡学美副主任，中国人民大学赵国俊教授、安小米教授、王健教授、刘越男副教授、张宁副教授，安徽省档案局黄玉明副局长，苏州大学张照余教授等专家教授的指导。
注②：参考中国人民大学，电子文件管理百科。“TDR 是负责数字资源长期、可靠的管理以及维护的系统， 它按照普遍接受的协议和标准设计并运行， 具有切实可行的政策和实施方案，并且有持续稳定的财政支持和规范的评价机制， 能够对数字资源提供者和用户长期负责， 其使命和目标是长久地为用户提供可靠的数字资源访问服务。”
参考文献：
[1]电子文件归档与管理规范（GB/T18894-2002）、
[2]国家档案局、电子档案管理基本术语、（征求意见稿）、
[3]国家档案局、电子文件元数据基本集、（征求意见稿）、
[4]冯惠玲、电子文件管理教程、 [M]、北京：中国人民大学出版社 2001：1、
[5]联合国文档管理部（ARMS）、 Glossary of Recordkeeping Terms、
[6][13]美国（SAA）、A Glossary of Archival and Records Terminology、
[7][11][16]澳大利亚（NAA）、Digital Recordkeeping Guidelines for Creating， Managing and Preserving Digital Records、
[8]（美国密苏里州）Missouri Secretary of state、 the Glossary for Missouri Electronic Records Education and Training Initiative、
[9] ANSI/AIIM/ARMA TR48-2006、 Technical Report、 Framework for Integration of Electronic Document Management Systems and Electronic Records Management Systems， Lenexas： ARMA International、
[10]ARMA International Standards Development Committee、 Glossary of Records and Information Management Terms， 3rded， U、S，ARMA International， April 2007、
[12][17]ARMA Glossary of Records and Information - Management Terms、 3rd Edition、
[14]国家档案局、电子文件安全管理指南（征求意见稿）、
一、现行文件和档案管理分别应用计算机技术阶段
现行文件应用计算机技术源于企业管理信息系统（MIS的建立，什么是MIS，解释不一。虽然各自的文字表述不尽相同，但有两点内涵是共同的，即其一，管理信息系统的建立是依托于企业管理职能系统，并为之服务。它一般都先从会计核算电算化开始，应用商品化的会计软件管理帐务、应收和应付帐款及固定资产核算。在会计核算电算化的基础上完成财务管理电算化，运用计算机辅助完成财务分析和编制财务计划。随后，把计算机技术扩展到采购、销售、库存及人事管理。运用计算机实现财务管理及这些管理在数据上的一体化处理，极大地提高了企业管理的效率。最后，再把计算机技术运用于生产管理，实现生产计划编制和生产指挥调度的计算机化①；其二，管理信息系统的职能主要是对正在形成的现行信息进行收集、加工及处理。
现行文件应用计算机技术是现代企业加强各项管理所需要的，是企业管理运用计算机技术的直接体现和必然结果。
档案管理应用计算机技术主要是用于档案整编、检索、统计及借阅等业务职能。主要包括：其一，用计算机编制档案检索工具。以著录项目组成档案机读目录数据库，然后按不同的要求，利用库内数据自动编制案卷目录、专题目录、分类目录等；其二，用计算机进行档案检索。按照档案著录项目中所标识的内容特征和形式特征，检索出符合不同利用者要求的档案目录及其原件；其三，用计算机对档案管理中形成的各种数据或情况，包括入库与出库数量、库存空间占有率，档案调阅、归还等进行登记与统计。
总之，在计算机技术应用于企业管理之初，现行文件和档案是各自分别运用计算机技术解决原由手工操作的各项文件管理工作。
二、现行文件和档案管理综合应用计算机技术阶段
由于现行文件和档案管理是具有承继联系的密不可分的两个阶段，所以任何一阶段应用计算机技术不仅会对另一阶段的工作带来影响，而且其系统功能的发挥也受制于另一阶段的工作状况。因此，为了实现现行文件和档案管理不同阶段文献信息资源的共享和交换，减少数据的重复输入，规范各系统的数据接口，就需要加强现行文件和档案管理综合应用计算机技术的研究，开发文档管理一体化系统软件。目前，一些企业已经自行开发或购买了文档管理一体化系统软件，进行现行文件和档案管理的综合化管理。
第二阶段不同于第一阶段的特点和难点在于，现行文件和档案自动化管理子系统之间的接口。现在各企业应用的文档管理一体化系统软件在其结构设计和功能上不尽相同。
不管企业应用的现行文件和档案计算机管理系统软件的结构与功能有怎样的差异，但它们基本上都是遵循现行文件和档案手工管理的程序和方法。计算机技术的应用仅是使原有手工管理更加规范化、系统化及效率化，并未对现行文件和档案管理基本理论产生根本影响。三、电子文件阶段
电子文件这一概念的出现是近10年的事。1996年12月，国家科委在北京召开了全国CAD应用工程工作会议，会上宋健主任指示：这件工作要请国家技术监督局和国家档案局参加。国家档案局很重视电子文件的管理问题。1996年9月成立了“电子文件管理、归档研究领导小组”。②1998年1月9日，王刚同志在全国档案局长馆长会议的讲话上也指出：要在1997年研究制订的《计算机辅助设计电子文件应用光盘存储、归档及管理要求》试行稿国家标准的基础上，在35个企事业单位进行试点，为实现我国电子文件管理规范化和现代化探索办法和积累经验。③1998年8月11日－13日，国家档案局档案科学技术研究所召开了电子文件管理研究专家研讨会。该会的中心议题是对《电子文件归档及电子档案管理概论》和《办公自动化电子文件归档及电子档案管理方法》、《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》两个标准的征求意见稿进行修改、补充及完善。④1998年8月18日－20日，在五洲工程设计研究院中国兵器工业第五设计研究院召开了CAD电子文件应用光盘存储技术宣讲演示会。⑤1998年8月23日，国家档案局科学技术研究所和外事办又联合承办了“电子文件归档管理国际学术研讨会”。可见，有关电子文件及其管理问题的研究与应用正在紧锣密鼓地进行。
关于什么是电子文件，美国联邦管理法规对其解释为“电子文件包括数字的、图形的及文本的信息。它可以记录在计算机能够阅读的任何一种介质上，并且符合文件的定义。”⑥国际档案理事会电子文件委员会的定义为“电子文件是一种通过数字电脑进行操作、传输或处理的文件。⑦我国《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》GB／T17678－1999把电子文件解释为能被计算机系统识别、处理，按一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，并可在网络上传送的数字代码序列。为了全面、准确地把握电子文件的概念，不妨从与其最临近的概念——机读文件入手。
机读文件仅指计算机识别的文件最早产生于本世纪40－50年代。这一概念经过近半个世纪的发展演变，至90年代逐渐被电子文件所代之。从机读文件到电子文件不仅仅是概念叫法的变化，而是标志着计算机技术应用于文件管理的不同发展阶段。弄清这两个阶段的差异，有助于深入认识电子文件的形成和管理特点。两者的主要区别在于以下四方面：
其一，生成环境。机读文件中的关键词是“机读”，即“能够由计算机输入装置读出的”文件。⑧所谓“读”包括两层含义：第一，通常指信息从一个存储区读到另一个存储区；第二，从某一形式的记录媒体，如磁带读出信息。⑨可见，复制和识别是机读文件的主要特点。在这一阶段，计算机读出的文件不是由计算机制成的，它源于纸质文件的输入。与机读文件不同，电子文件则包括在计算机上直接生成的文件。它是企业管理和科技开发信息化的产物，是研究和应用CIMS的必然结果。
其二，管理模式。机读文件的管理模式是模拟现行文件和档案手工管理的程序与方法，因此对原有现行文件和档案管理体系的影响是非本质性的。而电子文件的管理模式不是建立在独立的现行文件和档案的管理体系基础上，它是建立在管理手段与现代信息技术的高度结合的基础上。它要按照现代企业管理、科技开发及生产的要求重组管理体系，根据电子文件形成和作用的特点划分管理程序与方法。
其三，存在形式。机读文件的存在形式一般为磁带、磁盘及光盘等有形介质。而电子文件的存在形式则不仅包括有形介质，还可以是网络上传递的代码序列。
其四，管理者的构成。在机读文件阶段，纸质文件管理者是文献信息管理者构成的主体，而且文献信息管理者是独立的群体。而在电子文件阶段，电子文件信息管理、开发人员和载体维护人员将是文献信息管理者的构成主体，但文献信息管理者将不再是独立的群体，文献信息管理者已不能独立承担起文献信息管理职能。文献信息管理系统功能的发挥将取决于文献信息管理者、企业管理及技术开发人员的有机结合和共同努力。
关键词：档案历史联系形态
1历史联系
1、1档案历史联系的记录
在二元档案实践体系下，档案是由“文件实体集合”与“档案历史联系的记录”两种物质实体构成的。二者其一以单独形式存在时是不能构成档案的。只有在这两种物质实体有机结合和相互依存的状态下，档案才能形成。“文件实体集合”是一种看得见、摸得着的物质，这是毋庸置疑的。同样，“档案历史联系的记录”也必须转化为物质性存在——记录性文件，同时与“文件实体集合”相配合，才能显示出其存在的意义。
在这两种物质的比较中，对于档案工作而言，历史联系的记录是更为本质的物质。因为档案物质实体的构成成分之一——文件实体，在其转化为档案之前就已经存在，是文件管理阶段的产物。档案部门是在文件进入档案管理阶段后才介入，对文件实体进行处理。但是这种处理旨在将隐含在文件内容之中、客观存在的文件之间的历史关系加以抽象、固化、显现为历史联系，并创建具有记录历史功能的历史联系的记录。可档案工作并不涉及对文件内容本身的变更。如果仅靠文件材料就能独立、完整地记录历史，档案工作就失去了其存在的意义。我们应该明确，文件本身不能记录历史联系，档案历史联系的记录是档案人员工作物化的结果，档案一旦失去了历史联系的记录，就等于割断了历史的链条，呈现在我们面前的就只是一堆杂乱无章的文件材料，人类社会记忆的延续将无从谈起。
1、2文件与社会实践活动之间的对应关系、文件之间的历史关系、档案的历史联系以及档案历史联系的记录四者之间的关系
同一项社会实践活动，可以被看作一个完整的系统，是由若干相互联系、相互作用的事件组成的具有特定功能和运动规律的整体。系统的整体性决定了社会实践活动的每一个环节之间必然具有千丝万缕的联系，那么作为社会实践活动过程与内容记录的文件之间也必定承载着与形成它的那项社会实践活动一脉相承而又一一对应的关系。但是单份文件却不具有系统性，只能记录和反映孤立的事件和局部的片段，只有在反映该项社会活动原貌的文件整体中才能显示其价值。因为，文件“都是活动的产物，它的意义在很大程度上要依它与活动过程的关系而定。”可见，档案之所以成为档案，是由于它载运了单份文件不具有的、与社会实践活动的整体过程和发展脉络相对应的、自然形成的内在联系。其实，档案历史联系的记录所承担的功能就是将文件按照其内在联系串联成历史，记录一个历史事件的全过程。正如怀特所说，“档案的实质在于：它不仅记录了成就，而且记录了获得成就的过程。”
在档案实践中，文件实体整理与档案历史联系的记录是完全分离开的两个实践体系。“档案的历史联系”是对文件之间客观历史关系的反映，文件之间的历史关系根源于文件与产生这些文件的社会实践之间的内在联系。档案历史联系的记录是对档案历史联系固化的结果。但档案学家不可能进入客观的历史事实，因为档案的历史联系是对文件之间历史关系的一种抽象认识和主观再现，是对历史原貌的无限逼近，而不是绝对还原。所以，档案学家在重构历史信息体系的过程中，应当发现其所构建历史的内在逻辑。所谓历史逻辑就是指档案的历史联系，由来源联系、事由联系和时间联系组成。那么，历史联系的记录是如何体现历史逻辑的呢?
2档案的形态
从理论上讲，档案历史联系的记录是一个抽象的概念，并非对应单一的物质实体。而在实践中，档案是有多种形态的，由档案内的文件、案卷、全宗、全宗群构成，具有层次性和结构性。可以说，这些具体的档案实体形态是档案历史联系记录的外在表现形式，与历史联系的结构一一对应。
2、1案卷层次
案卷是档案管理中一个重要的概念，它既是档案的最小保管单位，也是档案数量统计和一般检索的基本单位之一。《简明档案学词典》是这样定义它的：“案卷是把处理一件事情或属于一个问题、一项活动的文件组合在一个卷夹或卷皮中的有机文件单元。”可见，卷内文件的相互关联性，是案卷概念产生和存在的真正内涵和意义。当然，这个定义是对案卷内涵的准确描述，不过是站在档案工作的角度上诠释它的。果我们侧重于案卷在历史联系中所起的作用对其进行定义，就可以更加洞穿其本质。简而言之，案卷就是对同一具体事由的文件按其形成过程排列而产生的具有密切联系的文件组合体。
当然，这里的事由指的是一件具体的事，一个具体的问题，一项具体的活动，一项具体的工作等。它是一个具体的概念，囊括的都是单项的事情，具有相对独立性。从记录历史的角度分析，事件是构成历史的最基本的元素，不可拆分。从档案记录历史的角度讲，档案的最小元素是案卷。文件转化为案卷必须也只有通过事由，才能完成对事件的记录。因为，同一事由必然赋予在该事件发展过程中形成的文件以最紧密的联系，这种联系是自然形成的、客观的、反映事物本质的。那么来源于同一事由的文件就自然地构成了一个有机整体，具有天然的历史联系，不可分割。在档案的整理过程中，只有将同一事由形成的文件排列在一起，再按照事由内的发展过程组成案卷，才能对该事件的过程及内容完整地进行记录，反映出文件在形成时的客观规律和有机联系：才能比较具体地反映该事件的来龙去脉，最大限度地恢复历史原貌。这种“一事一卷”的立卷原则要求文书立卷时必须完整保存文件实体，并最大限度地保持同一具体事由过程下文件的历史关系。它可操作性强。没有太多的灵活性，克服了以往组卷时需要考虑文件的六个特征带来的不便，也更符合文件形成的客观规律，便于保管和利用。
我们说，案卷具有便于保管和利用的功能，这是顺理成章的。然而，其更为本质的作用在于使档案之间的历史联系在微观层次得以保持。正如何嘉荪教授指出的：“立卷在文件和档案管理中还有另外一个极端重要、却又易于受到忽视的功能——它是使文件之间的有机联系在微观层次也能得到保持的有效手段(只要我们能够坚持一件事情形成的文件，基本上组织在一个案卷中)”。因为一项具体的事务往往需多份文件来完成，我们只有把同一项具体事物过程中产生的文件联系在一起，才能真实完整地反映该具体事件的历史原貌。
诚然，近年来随着电子文件的大量涌现，档案界出现了电子文件是否仍需立卷的学术争论，甚至提出了取消立卷的设想。有
本文原文人提出：“在电子文件从文书转化为档案的过程中，人们无需费心去分类、组合、检索，可以尽情地表现文件之间在来源、内容、时间、形式等方面的历史联系，……”不可否认，纸质文件时代的传统案卷原有的保管功能和一般信息检索功能，对于计算机而言可谓是驾轻就熟，已被电子文件时代强大的信息管理功能所替代。但是，由于计算机无法模拟人脑的逻辑思维能力，它无法自动判断隐含在文件材料字里行间的历史联系。只要档案记录和体现历史联系的本质属性没有变，无论其载体形式几经变迁，案卷保持文件形成过程和文件间历史联系的作用就无可替代。“取消案卷的概念，使同一件事情的若干份文件相分离，指望用主题词、文件标题或没有案卷号的所谓档号(全宗号、类号、年号和件号)等，来反映、表现文件之间的互有联系，是有许多难以想象的困难的。”因此，案卷在电子文件时代仍然应该保留，而且更加重要，因为电子文件的特点要求档案工作者更多地关注文件背后的形成过程和历史联系。
2、2全宗层次
全宗的概念是由法国第一次提出的。按照法国尊重全宗的原则，来源于一个团体，一个机关，一个家庭或一个人的所有文件的集合体就称为全宗。荷兰档案学家缪勒、斐斯和福罗英合著的《档案整理编目手册》中定义全宗为“一个档案全宗是下列各种文件的整体，这些文件便是一个行政单位或它的一个行政人员所正式受理或产生的，并经指定由该单位或该行政人员保管的书写文件、图片和印刷品。”在苏联早期档案学中，全宗的概念是“在机关或个人的活动过程中有机形成的档案材料的总和，称为机关或个人的档案全宗。”我国传统经典档案学理论将全宗定义为：“全宗是一个独立的机关、组织或人物在社会活动中形成的档案有机体。
通过对不同国家、不同时期全宗的定义进行分析对比后，我们不难发现，尽管具体的表述方式和侧重点不尽相同，但所有定义中都存在着一类相似的概念，如团体、机关、个人、家庭、行政单位等等。“这些形形的具体概念在档案学中，被抽象表达为全宗构成者。在档案实践中，全宗构成者的具体形式决不仅限于所罗列的这几种具体形式。”
如果说在传统纸质文件时代还确实存在着众多全宗构成者的具体形式，只是我们难以一一列举，那么进入电子文件时代，由于电子文件形成的方式和特点与纸质文件有很大区别，使得传统的实体来源概念受到了挑战，单一来源的概念发生了变化。这就要求我们档案工作者认识全宗时不能在全宗构成者具体表现形式的取舍间徘徊。而应扩大视野，将全宗置于其记录与反映的档案历史联系的大背景下，对众多的表现形式进行概括和逻辑加工，抽象出各档案有机群体共同的本质特征，使用抽象的词汇来阐述更为深刻的客观规律。笔者认为，我们不妨将全宗定义为：同一来源及其机构在社会实践活动中形成的档案有机体。首先，全宗是一个有机整体。不容分割。其次，全宗是在一定的历史活动中形成的，是历史的记录。第三，全宗是同一来源及其机构形成文件的集合体，这是对来源要素的高度概括，对来源原则的充分尊重，
档案作为社会实践活动中直接形成的产物，在产生和运转过程中会形成多方面的历史联系，包括来源联系、事由联系、时间联系，其中，文件之间的来源联系是首要联系，也是最根本的联系。只有首先保持档案的来源联系，将产生于同一来源及其机构的文件集中到一起，使它们和其他来源的文件分开，才能保持同一来源形成的文件之间的本质有机联系，全面深刻地反映形成者的活动原貌。实践也证明，档案馆馆藏来源众多，只有将同一来源的档案组成一个全宗，才能将档案与其特定形成者一一对应起来，档案所记录和反映的其来源主体的历史活动全貌才能得以维护。因此，将案卷组合成全宗的过程也就是区分社会实践活动中的不同来源主体的过程。事实上，全宗无非是一群产生于同一来源及其机构的文件，它们最大的特点是相互之间联系紧密，而与其他来源及机构产生的文件联系较为疏松。不同来源及其机构的社会活动过程相对分离，所以产生的文件可以相互分开，各自构成全宗。
2、3全宗群层次
全宗群是具有某种历史联系的若干全宗的群体。在一定的时间、地点和条件下进行的社会实践活动，不可能是完全孤立存在的，不同机构、不同事件之间是互有联系的。这种联系必然会反映在其形成的档案之中，使得某些全宗之间具有某种历史联系。这样就形成了全宗群。全宗群是在全宗理论的基础上，进一步解决全宗之间的相互关系的一种科学区分尽管它不是馆藏档案整理的实体单位，却是在实际上起指导和组织馆藏的一种思想原则。这要求我们在整理和管理档案时，不仅要维护全宗的完整性，还应维护全宗之间的历史联系。
历史联系在全宗群层次所表现出来的是一种最宏观的联系。这种宏观联系同样表现为三种形式，具体表现就是全宗群里面的来源全宗、事由全宗和年代全宗。这种宏观联系也就在这种不同的全宗与全宗之间的组合中展现出来。
具体来讲，记录同一年代内发生事件的全宗组合体就是年代全宗，例如大事记。年代全宗易于理解，就是按照时间顺序简要地记载同一年代内发生的重大事件，揭示重要事件和活动的发生、发展过程以及它们彼此之间的联系，提供某些事件的历史梗概，便于人们研究史实的演变及其规律性。
一、现行文件和档案管理分别应用计算机技术阶段
现行文件应用计算机技术源于企业管理信息系统（mis?的建立，什么是mis，解释不一。虽然各自的文字表述不尽相同，但有两点内涵是共同的，即其一，管理信息系统的建立是依托于企业管理职能系统，并为之服务。它一般都先从 会计 核算电算化开始，应用商品化的会计软件管理帐务、应收和应付帐款及固定资产核算。在会计核算电算化的基础上完成财务管理电算化，运用计算机辅助完成财务 分析 和编制财务计划。随后，把计算机技术扩展到采购、销售、库存及人事管理。运用计算机实现财务管理及这些管理在数据上的一体化处理，极大地提高了企业管理的效率。最后，再把计算机技术运用于生产管理，实现生产计划编制和生产指挥调度的计算机化①；其二，管理信息系统的职能主要是对正在形成的现行信息进行收集、加工及处理。
现行文件应用计算机技术是 现代 企业加强各项管理所需要的，是企业管理运用计算机技术的直接体现和必然结果。
档案管理应用计算机技术主要是用于档案整编、检索、统计及借阅等业务职能。主要包括：其一，用计算机编制档案检索工具。以著录项目组成档案机读目录数据库，然后按不同的要求，利用库内数据自动编制案卷目录、专题目录、分类目录等；其二，用计算机进行档案检索。按照档案著录项目中所标识的 内容 特征和形式特征，检索出符合不同利用者要求的档案目录及其原件；其三，用计算机对档案管理中形成的各种数据或情况，包括入库与出库数量、库存空间占有率，档案调阅、归还等进行登记与统计。
总之，在计算机技术应用于企业管理之初，现行文件和档案是各自分别运用计算机技术解决原由手工操作的各项文件管理工作。
二、现行文件和档案管理综合应用计算机技术阶段
由于现行文件和档案管理是具有承继联系的密不可分的两个阶段，所以任何一阶段应用计算机技术不仅会对另一阶段的工作带来 影响 ，而且其系统功能的发挥也受制于另一阶段的工作状况。因此，为了实现现行文件和档案管理不同阶段 文献 信息资源的共享和交换，减少数据的重复输入，规范各系统的数据接口，就需要加强现行文件和档案管理综合应用计算机技术的 研究 ，开发文档管理一体化系统软件。 目前 ，一些企业已经自行开发或购买了文档管理一体化系统软件，进行现行文件和档案管理的综合化管理。
第二阶段不同于第一阶段的特点和难点在于，现行文件和档案自动化管理子系统之间的接口。现在各企业应用的文档管理一体化系统软件在其结构设计和功能上不尽相同。
不管企业应用的现行文件和档案计算机管理系统软件的结构与功能有怎样的差异，但它们基本上都是遵循现行文件和档案手工管理的程序和 方法 。计算机技术的应用仅是使原有手工管理更加规范化、系统化及效率化，并未对现行文件和档案管理基本 理论 产生根本影响。
三、 电子 文件阶段
电子文件这一概念的出现是近10年的事。1996年12月，国家科委在北京召开了全国cad应用工程工作会议，会上宋健主任指示：这件工作要请国家技术监督局和国家档案局参加。国家档案局很重视电子文件的管理 问题 。1996年9月成立了“电子文件管理、归档研究领导小组”。②1998年1月9日，王刚同志在全国档案局长馆长会议的讲话上也指出：要在1997年研究制订的《计算机辅助设计电子文件应用光盘存储、归档及管理要求》?试行稿?国家标准的基础上，在35个企事业单位进行试点，为实现我国电子文件管理规范化和现代化探索办法和积累经验。③1998年8月11日－13日，国家档案局档案 科学 技术研究所召开了电子文件管理研究专家研讨会。该会的中心议题是对《电子文件归档及电子档案管理概论》和《办公自动化电子文件归档及电子档案管理方法》、《cad电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》两个标准的征求意见稿进行修改、补充及完善。④1998年8月18日－20日，在五洲工程设计研究院?
关于什么是 电子 文件，美国联邦管理法规对其解释为“电子文件包括数字的、图形的及文本的信息。它可以记录在 计算 机能够阅读的任何一种介质上，并且符合文件的定义。”⑥国际档案理事会电子文件委员会的定义为“电子文件是一种通过数字电脑进行操作、传输或处理的文件。⑦我国《cad电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》?gb／t17678－1999?把电子文件解释为能被计算机系统识别、处理，按一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，并可在 网络 上传送的数字代码序列。为了全面、准确地把握电子文件的概念，不妨从与其最临近的概念——机读文件入手。
机读文件?仅指计算机识别的文件?最早产生于本世纪40－50年代。这一概念经过近半个世纪的 发展 演变，至90年代逐渐被电子文件所代之。从机读文件到电子文件不仅仅是概念叫法的变化，而是标志着计算机技术 应用 于文件管理的不同发展阶段。弄清这两个阶段的差异，有助于深入认识电子文件的形成和管理特点。两者的主要区别在于以下四方面：
其一，生成环境。机读文件中的关键词是“机读”，即“能够由计算机输入装置读出的”文件。⑧所谓“读”包括两层含义：第一，通常指信息从一个存储区读到另一个存储区；第二，从某一形式的记录媒体，如磁带读出信息。⑨可见，复制和识别是机读文件的主要特点。在这一阶段，计算机读出的文件不是由计算机制成的，它源于纸质文件的输入。与机读文件不同，电子文件则包括在计算机上直接生成的文件。它是 企业 管理和 科技 开发信息化的产物，是 研究 和应用cims的必然结果。
其二，管理模式。机读文件的管理模式是模拟现行文件和档案手工管理的程序与 方法 ，因此对原有现行文件和档案管理体系的 影响 是非本质性的。而电子文件的管理模式不是建立在独立的现行文件和档案的管理体系基础上，它是建立在管理手段与 现代 信息技术的高度结合的基础上。它要按照现代企业管理、科技开发及生产的要求重组管理体系，根据电子文件形成和作用的特点划分管理程序与方法。
其三，存在形式。机读文件的存在形式一般为磁带、磁盘及光盘等有形介质。而电子文件的存在形式则不仅包括有形介质，还可以是网络上传递的代码序列。
其四，管理者的构成。在机读文件阶段，纸质文件管理者是 文献 信息管理者构成的主体，而且文献信息管理者是独立的群体。而在电子文件阶段，电子文件信息管理、开发人员和载体维护人员将是文献信息管理者的构成主体，但文献信息管理者将不再是独立的群体，文献信息管理者已不能独立承担起文献信息管理职能。文献信息管理系统功能的发挥将取决于文献信息管理者、企业管理及技术开发人员的有机结合和共同努力。
论文摘要：本文从新公共管理、电子政务、知识管理角度，论证了公共档案馆的管理服务的基本职能，以及在这三种环境下，公共档案馆基本职能深化的具体内涵
“公共档案馆”这一概念是舶来品在世界范同内、公共档案馆的存在和发展已有上百年的历史。1838年英国颁布了《公共档案法》，成立了公共档案馆(Public Reeord 0ffiee)、即英国的部级综合档案馆、负责保管中世纪以来英国中央政府各机关和法院的档案、这是世界上第一个依法命名的公共档案馆。…公共档案馆的概念由此产生。l8世纪末的法国档案改革确立了国家档案馆向普通公众开放的原则、使国家档案馆摆脱了王权的枷锁、开始具有社会共有的性质在我国、“公共档案馆”相当于各级各类综合档案馆。《档案法》第二章第八条规定：“中央和县级以上地方各级各类档案馆、是集中管理档案的文化事业机构，负责接收、收集、整理、保管和提供利用各分管范同内的档案。”国家档案局颁布的《档案馆工作通则》明确指出：“档案馆是党和国家的科学文化事业机构、是永久保管档案的基地、是科学研究和各方面工作利用档案史料的中心”这两部法律法规明确了档案馆的性质与职能。概而言之、档案馆的基本职能是档案的管理与利用
在我国、对于我国公共档案馆建设等方面的讨论和研究开始于2001年[2]同年出版的由冯惠玲、张辑哲教授主编的《档案学概论》中，我国理论界首次在高校教材中使用了“公共档案馆”的概念理论界对于公共档案馆职能的研究主要集中在档案馆职能的扩展和新时期档案馆角色定位等方面、主要是结合档案工作的外部环境变化论述公共档案馆的职能定位与拓展问题。下面，笔者将从新公共管理、电子政务、知识管理的背景下分析公共档案馆的职能以及职能深化的具体内涵
l从新公共管理角度来看
自20世纪8O年代以来、随着经济全球化、技术革新和国际竞争的加剧、传统的公共行政因其规模庞大、反应迟缓、效率低下、制度僵化受到了质疑，新公共管理由此兴起虽然各国学者对新公共管理的思想持不同看法、但在以下方面却有共识：1、公共组织服务应以顾客或市场为导向：2、公共组织应广泛采用授权或分权的方式进行管理：3、公共组织应广泛采用私营部门成功的管理手段和经验：4、公共组织应在公共管理中引入竞争机制：5、公共组织应重视提高公共服务的效率、效果和质量。在这种大背景下，就政府机构而言，公共管理、公共服务、公共责任所体现出来的公共性理念成为政府职能转型的方向从新公共管理角度看、公共档案馆的性质和职能如下：
1、1公共档案馆的性质：负责公共物品档案的管理并提供服务的非政府公共文化组织
所谓公共组织、从广义来说，是指不以营利为目的。而是致力于协调社会公共利益关系、服务社会大众、提高公共利益为宗旨的组织。所谓公共物品，是用来满足社会共同需要的物品和服务公共物品主要有以下两个基本特征：第一，非排他性。排他性是指个人消费被排除在某种物品的消费之外、在公共物品概念下、这种排他性是不存在的、合法公民皆可享用公共档案馆馆藏档案除尚未解密的外、只要是合法公民。理由正当。人人皆可利用。第二，非竞争性非竞争性是指消费者的增加不引起生产成本的增加、即多一个消费者引起的社会边际成本为零、或者说、一定量的公共物品按零边际成本为消费者提供利益或服务公共档案馆馆藏档案的主体是各级政府、社会组织和个人在各类政务活动中形成的原始的信息记录。政务活动具有公共性、是最重要的公共活动、因此其产生的记录也具有公共性。即这些档案属于公共物品从内容上来看、档案具有信息和知识属性、档案的利用对档案内容没有损耗。从载体上来看，档案的利用会造成一定损耗、但这可忽略不计、况且这种损耗可以通过档案的数字化来弥补。
公共档案馆属于非政府组织，所谓非政府组织，即组织本身并不具有行政权力的公共组织与政府组织相比较、非政府组织的最大特点是非强制性和服务性。公共档案馆属于公共文化事业单位、本身没有行政权力。其职能通过国家授权才能获得。我国档案行政权主要是由各级档案局行使。因此，公共档案馆的性质从新公共管理的角度可以界定为：负责作为公共物品档案的管理并提供服务的非政府公共文化组织。
1、2公共档案馆的主要职能：为公众最大限度提供档案利用服务
“职能”是“工作职责”、“工作范围”的浓缩用语。管理与服务是公共档案馆职能的两个车轮、管理是基础、服务是根本公共档案馆的档案服务包括以下两点基本内涵：
1、2、1公众为本。新公共理论理念下，公共组织产生和存在的一个重要目的就是提供公共服务、实现公共利益。所谓以公众为本、就是公共档案馆必须以满足社会公众的档案需求为本这是公共档案馆公共性本质特征最集中的反映、也是贯穿公共档案馆工作全过程的基本要求这一基本原则有以下规定：社会成员的档案需求是多元的这就需要公共档案馆以公众的档案基本需求为准绳、研究档案利用规律、并使公众需要的档案进入管理范畴、确立档案工作的管理目标来开展档案管理工作
1、2、2服务至上。目前、我国处在全面建设社会主义市场经济时期、市场经济的核心在于尊重行为主体基本权利尤其是自利权利、通过提供一定的环境或条件、让行为主体合乎规范的自利行为在实现自身利益的同时增进整个社会利益、因而公共事业管理主体必须顺应管理对象的意志和愿望来实施职能行为，为他们需求的满足提供充分的条件。公共档案馆服务的目的也就应由“最大限度地满足利用者的档案信息需求”拓展为“实现和维护公民、法人和其他组织的根本利益”
基于此、公共档案馆不但要扩大服务对象、而且要主动服务：主动服务的对象不仅包括政府部门、研究者、也包括普通公民：服务的内容不仅包括提供档案原件、也包括提供问题分析报告以及建设性解决方案等：服务方式不仅包括实地查阅，也包括远程查询、专题服务和咨询服务等。公共档案馆不仅提供单一的档案信息服务、还包括提供已公开现行文件在内的政府信息公开
2从电子政务角度来看
在一定程度上、电子政务是信息技术与政务管理的结合。目前，我国的电子政务总体成熟度还比较低为推动公共服务改革、进一步扩大民主，我国制定了加大电子政务建设的战略决策电子政务的内容非常广泛、根据国家政府所规划的项目来看、电子政务主要包括以下几个方面：1、政府间的电子政务：电子公文系统、电子法规政策系统、电子财政管理系统、电子培训系统、业绩评价系统等；2、政府对企业的电子政务：电子采购与招标、电子税务、电子证照办理、信息咨询服务、中小企业电子服务等；3、政府对公民的电子政务：教育培训服务、就业服务、电子医疗服务、社会保险网络服务、公民信息服务、公民电子税务、电子证件服务等。
由于公共档案馆不属于政务系统、因此其馆藏档案信息化不属于电子政务的概念范畴但是公共档案馆是政务系统档案的保管基地、而电子政务建设是一项系统工程、信息化应是全面的信息化、如果发生联系的双方之间存在数字鸿沟、信息化的建设效果将会大打折扣、因此公共档案馆也要加强信息化建设。究其实质，公共档案馆信息化主要由信息技术革命这一原动力推动
2、1公共档案馆档案信息化建设不是其工作职能的扩展
公共档案馆信息化是其管理与提供利用服务的应有之义、其本质并没有变化。变化的只是手段。有人把信息化作为档案馆职能的扩展或创新、这是值得商榷的。公共档案馆的职能是由其性质决定的、应有一定的稳定性。而信息技术的发展是时代性的、新的技术发现与采用可能会使信息技术贬值甚至走向历史。
2、2公共档案馆要主动做好信息化建设、并为电子政务建设提供支持
公共档案馆信息化建设主要包括自身的信息化建设，以及为配合其他部门而做的信息化相关工作。
2、2、1公共档案馆自身信息化建设内容。主要包括：档案馆办公自动化系统、馆藏档案数字化、电子文件归档和电子 档案管理、档案目录数据库、多媒体档案数据库和专题数据库以及档案网站的建设以及数字档案安全等在信息化建设中一定要重视与档案数字化相关的标准化工作、特别是增量电子文件的标准。
2、2、2公共档案馆配合电子政务建设应做的支持性工作。在政府间电子政务方面、公共档案馆应该做好两方面的工作：第一、提前介入电子公文流转系统的设计、从政务电子文件的归档以及长久保存的角度提出合理化建议。第二。提供馆藏档案信息、为政府决策服务
在政府对企业方面、公共档案馆主要应参与其所产生公务档案的接收、以及向企业提供经济政策、法律法规方面的档案、为企业服务
在政府对公民个人方面、公共档案馆主要应参与对公民的教育、为政府对公民的教育、特别是国情、省情、市情教育方面提供原始资料。
在政府对企业、政府对公民两个方面，公共档案馆所参与的内容都是在传统环境下公共档案馆的工作内容。考虑到系统性、笔者故在此述及。
3从知识管理角度来看
知识管理是近十几年来兴起的一种管理范式、由于利益的驱动，首先应用于企业的知识保护、创新。知识管理是指综合运用组织、文化、战略、流程、技术等手段、通过建立基于组织业务内容和职能的知识挖掘和知识共享体系、以最大化对知识及有知识的人的尊重、最大化组织知识的价值、从而提高组织的应变和创新能力、保持并提高组织核心竞争力的管理变革知识管理的兴起给公共档案馆提出了新的要求、公共档案馆的诸项工作内容都要深化
3、1加强档案数据库建设，建立档案知识库、深化公共档案馆管理职能
经济全球化的发展以及我国成功加入WTO、对我国政府决策的科学性与效率提出了更高的要求、我国政府掌握着全国80％左右的信息资源、其中绝大部分由公共档案馆管理。因此、公共档案馆馆藏档案信息资源对于我国信息资源的开发与利用至关重要。
目前、我国的档案信息化工作取得了初步成效、很多公共档案馆建立了档案目录数据库、但仍存在不足：1、条块分割，缺乏宏观管理和协调。2、类型单一、品种不足。在我国已建成的档案数据库中，多以文字型数据库为主、而其中又多数是目录数据库，全文型、事实型、指南型、字典型数据库相对较少。单机、脱机使用的数据库多。联网使用的少，共享程度低。3、规范化、标准化程度不高。由于各档案馆只满足于自建自用的应用要求、没有统一的规范、也没有执行统一的技术标准、从而造成数据库的应用受到严重的限制、各种数据库软件的兼容性很差、转换困难、因而交流的范围与程度受到较大的制约数据库的这些缺点成为档案资源网上建设的不利因素。要解决这一问题、档案行政管理部门应加强协调、控制、监督职能、而档案馆之间应加强档案数据库建设的沟通与合作
从信息资源建设和技术的角度来讲、知识管理的一项重要内容是建设知识库知识库(KnowledgeBase)是知识工程中结构化、易操作、易利用、全面有组织的知识集群，是针对某一(或某些)领域问题求解的需要，采用某种(或若干)知识表示方式在存储器中存储、组织、管理和使用的互相关联的知识片集合对于公共档案馆来说即建设档案知识库、而档案数据库是建设档案知识库的基础档案知识库要求建设文件级档案目录数据库、全文数据库、这对于文件的关联度、结构化要求更高。这样，知识管理系统对相关内容的档案才能够进行数据挖掘、提炼出对决策有利的结论
知识管理不但对档案的质量提出了更高的要求、对档案知识库内的档案数量也有更高的要求，因为丰富的档案信息才可以保证决策的全面性和准确性因此公共档案馆除采取网络实时归档以提高档案的数量外、还要向社会征集相关档案、以使公共档案馆馆藏档案反映政府职能中经济调节、市场监管、社会管理和公共服务的全貌
3、2建立专家系统、提供档案咨询服务。深化公共档案馆服务职能
在服务职能方面、知识管理要求公共档案馆提供档案服务的产品化、智能化。长期以来，我国公共档案馆充当的是“仓库保管员”的角色、服务停留在“保存备查”的状态、提供的档案孤立性强，关联度及与问题的相关度不大知识与信息的区别在于、知识是与人的行动相关联的，即能够直接指导人的行动、这就要求公共档案馆档案服务能够提供定型的、综合的档案内容、争取做到“一站式”服务。为满足这一要求、在档案信息系统的基础上，要建立基于档案全文数据库的专家系统。专家系统(Expert System)是一个具有智能特点的计算机程序、它的智能化主要表现为能够在特定的领域内模仿人类专家思维来求解复杂问题因此、专家系统必须包含领域专家的大量知识、拥有类似人类专家思维的推理能力，并能用这些知识来解决实际问题公共档案馆专家系统应具有以馆藏档案为基础、利用人类专家思维的推理能力，提供知识解决实际问题的功能。
知识管理还要求公共档案馆开展档案咨询服务。在我国档案学论著和教材中有“咨询”的概念，但仅限于“参考咨询”的范畴“档案馆(室)的参考咨询工作、是档案工作人员以根据档案解答问题的方式、向利用者提供档案信息及有关情报的一项服务工作”从定义可以看出，这种参考咨询工作、具有很强的被动性，且服务深度不够。档案咨询是指在维护国家利益的前提下、档案咨询服务机构运用以档案专业知识、经验为主的知识、经验，根据委托者的要求、提出有关档案咨询项目的数据、资料、调研报告、建议方案等。供委托者参考。它应包含以下服务：
3、2、1档案专业基本知识咨询服务主要向社会提供档案专业基本知识，如有关档案、档案公布、档案信息资源布局等方面问题的咨询。
3、2、2档案信息咨询服务。根据委托者提供的专题，在充分研究该专题的基础上、向委托者提供以档案信息为主，并辅以建设性解决方案的信息服务。
3、2。3档案管理咨询服务主要向企、事业单位提供档案收集、整理、鉴定、保管、编目、编研、检索、利用等方面的咨询。也包括档案馆(室)选址、档案管理软件应用等方面的咨询
一、现行文件和档案管理分别应用计算机技术阶段
现行文件应用计算机技术源于企业管理信息系统（MIS的建立，什么是MIS，解释不一。虽然各自的文字表述不尽相同，但有两点内涵是共同的，即其一，管理信息系统的建立是依托于企业管理职能系统，并为之服务。它一般都先从会计核算电算化开始，应用商品化的会计软件管理帐务、应收和应付帐款及固定资产核算。在会计核算电算化的基础上完成财务管理电算化，运用计算机辅助完成财务分析和编制财务计划。随后，把计算机技术扩展到采购、销售、库存及人事管理。运用计算机实现财务管理及这些管理在数据上的一体化处理，极大地提高了企业管理的效率。最后，再把计算机技术运用于生产管理，实现生产计划编制和生产指挥调度的计算机化①；其二，管理信息系统的职能主要是对正在形成的现行信息进行收集、加工及处理。
现行文件应用计算机技术是现代企业加强各项管理所需要的，是企业管理运用计算机技术的直接体现和必然结果。
档案管理应用计算机技术主要是用于档案整编、检索、统计及借阅等业务职能。主要包括：其一，用计算机编制档案检索工具。以著录项目组成档案机读目录数据库，然后按不同的要求，利用库内数据自动编制案卷目录、专题目录、分类目录等；其二，用计算机进行档案检索。按照档案著录项目中所标识的内容特征和形式特征，检索出符合不同利用者要求的档案目录及其原件；其三，用计算机对档案管理中形成的各种数据或情况，包括入库与出库数量、库存空间占有率，档案调阅、归还等进行登记与统计。
总之，在计算机技术应用于企业管理之初，现行文件和档案是各自分别运用计算机技术解决原由手工操作的各项文件管理工作。
二、现行文件和档案管理综合应用计算机技术阶段
由于现行文件和档案管理是具有承继联系的密不可分的两个阶段，所以任何一阶段应用计算机技术不仅会对另一阶段的工作带来影响，而且其系统功能的发挥也受制于另一阶段的工作状况。因此，为了实现现行文件和档案管理不同阶段文献信息资源的共享和交换，减少数据的重复输入，规范各系统的数据接口，就需要加强现行文件和档案管理综合应用计算机技术的研究，开发文档管理一体化系统软件。目前，一些企业已经自行开发或购买了文档管理一体化系统软件，进行现行文件和档案管理的综合化管理。
第二阶段不同于第一阶段的特点和难点在于，现行文件和档案自动化管理子系统之间的接口。现在各企业应用的文档管理一体化系统软件在其结构设计和功能上不尽相同。
不管企业应用的现行文件和档案计算机管理系统软件的结构与功能有怎样的差异，但它们基本上都是遵循现行文件和档案手工管理的程序和方法。计算机技术的应用仅是使原有手工管理更加规范化、系统化及效率化，并未对现行文件和档案管理基本理论产生根本影响。
三、电子文件阶段
电子文件这一概念的出现是近10年的事。1996年12月，国家科委在北京召开了全国CAD应用工程工作会议，会上宋健主任指示：这件工作要请国家技术监督局和国家档案局参加。国家档案局很重视电子文件的管理问题。1996年9月成立了“电子文件管理、归档研究领导小组”。②1998年1月9日，王刚同志在全国档案局长馆长会议的讲话上也指出：要在1997年研究制订的《计算机辅助设计电子文件应用光盘存储、归档及管理要求》试行稿国家标准的基础上，在35个企事业单位进行试点，为实现我国电子文件管理规范化和现代化探索办法和积累经验。③1998年8月11日－13日，国家档案局档案科学技术研究所召开了电子文件管理研究专家研讨会。该会的中心议题是对《电子文件归档及电子档案管理概论》和《办公自动化电子文件归档及电子档案管理方法》、《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》两个标准的征求意见稿进行修改、补充及完善。④1998年8月18日－20日，在五洲工程设计研究院中国兵器工业第五设计研究院召开了CAD电子文件应用光盘存储技术宣讲演示会。⑤1998年8月23日，国家档案局科学技术研究所和外事办又联合承办了“电子文件归档管理国际学术研讨会”。可见，有关电子文件及其管理问题的研究与应用正在紧锣密鼓地进行。
关于什么是电子文件，美国联邦管理法规对其解释为“电子文件包括数字的、图形的及文本的信息。它可以记录在计算机能够阅读的任何一种介质上，并且符合文件的定义。”⑥国际档案理事会电子文件委员会的定义为“电子文件是一种通过数字电脑进行操作、传输或处理的文件。⑦我国《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》GB／T17678－1999把电子文件解释为能被计算机系统识别、处理，按一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，并可在网络上传送的数字代码序列。为了全面、准确地把握电子文件的概念，不妨从与其最临近的概念——机读文件入手。
机读文件仅指计算机识别的文件最早产生于本世纪40－50年代。这一概念经过近半个世纪的发展演变，至90年代逐渐被电子文件所代之。从机读文件到电子文件不仅仅是概念叫法的变化，而是标志着计算机技术应用于文件管理的不同发展阶段。弄清这两个阶段的差异，有助于深入认识电子文件的形成和管理特点。两者的主要区别在于以下四方面：
其一，生成环境。机读文件中的关键词是“机读”，即“能够由计算机输入装置读出的”文件。⑧所谓“读”包括两层含义：第一，通常指信息从一个存储区读到另一个存储区；第二，从某一形式的记录媒体，如磁带读出信息。⑨可见，复制和识别是机读文件的主要特点。在这一阶段，计算机读出的文件不是由计算机制成的，它源于纸质文件的输入。与机读文件不同，电子文件则包括在计算机上直接生成的文件。它是企业管理和科技开发信息化的产物，是研究和应用CIMS的必然结果。
其二，管理模式。机读文件的管理模式是模拟现行文件和档案手工管理的程序与方法，因此对原有现行文件和档案管理体系的影响是非本质性的。而电子文件的管理模式不是建立在独立的现行文件和档案的管理体系基础上，它是建立在管理手段与现代信息技术的高度结合的基础上。它要按照现代企业管理、科技开发及生产的要求重组管理体系，根据电子文件形成和作用的特点划分管理程序与方法。
其三，存在形式。机读文件的存在形式一般为磁带、磁盘及光盘等有形介质。而电子文件的存在形式则不仅包括有形介质，还可以是网络上传递的代码序列。
其四，管理者的构成。在机读文件阶段，纸质文件管理者是文献信息管理者构成的主体，而且文献信息管理者是独立的群体。而在电子文件阶段，电子文件信息管理、开发人员和载体维护人员将是文献信息管理者的构成主体，但文献信息管理者将不再是独立的群体，文献信息管理者已不能独立承担起文献信息管理职能。文献信息管理系统功能的发挥将取决于文献信息管理者、企业管理及技术开发人员的有机结合和共同努力。
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